ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI

Oleh : Hardiyansyah Dosen PNS dpk pada Universitas Bina Darma Palembang Abstract. Management process begin with planning, organizing, actuating and controlling process. In each stages of this process needs information that comes from Management Information System (MIS). MIS very usefull for managers in decision making process. This system collecting, processing and presenting data based on user needs. Computer in MIS has giving positive contribution especially for decision makers. By the efficiency and effectivity in decission making, produces the qualified and valuable information. Key words : Management Information System, Computer, decision making, managers 1. PENDAHULUAN Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama. Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen,

sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya. Salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan. Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan informasi yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam menyediakan data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan. Berkenaan dengan uraian tersebut, maka tulisan/artikel ini akan menganalisis bagaimana peranan Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer dalam proses pengambilan keputusan bagi pimpinan/manajer dalam perusahaan/organisasi. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagianbagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian; (a) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.

Dari ketiga definisi di atas, terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem memakai pendekatan pada elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem haruslah terdiri atas berbagai komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang utuh. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Menurut Alter dalam Effendy (1989:11), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Wilkinson, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan
(input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Ilmu Informasi adalah ilmu yang mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi, menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai dasar dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Sistem informasi dapat pula membantu para manajer dan pegawai dalam hal menganalisa masalah dan juga dapat dipakai membuat produk-produk baru. Misalnya sistem informasi yang sederhana adalah sebuah sistem informasi yang digunakan untuk mengontrol inventaris pada sebuah toko sepatu. Masukan (input) untuk sistem tersebut dapat berupa penjualan sepatu-sepatu dan tagihan-tagihan sepatu. Proses yang dilakukan sistem tersebut dapat berupa memperbaharui inventaris sepatu. Keluaran (output) dari sistem itu bisa berupa laporan inventaris untuk masing-masing bentuk dan ukuran sepatu. Sistem informasi tersebut berfungsi untuk memproses transaksi jual beli sepatu. 2.2. Sistem Informasi Manajemen Kombinasi dari istilah sistem, informasi, dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu Sistem Informasi Manajemen. Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang

terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang teat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen. 2.3. Manajemen Salah satu cabang ilmu yang saat ini sangat berkembang pesat adalah ilmu manajemen. Ilmu ini telah melakukan intervensi keberbagai bidang ilmu lain, atau paling tidak telah menggandeng ilmu lain dalam pengembangannya. Kita kenal ada manajemen sumber daya manusia, manajemen perbankan, manajemen industri, manajemen keuangan, pemasaran, produksi, manajemen perkotaan, manajemen pemerintahan, manajemen pendidikan, manajemen sistem informasi, sistem informasi manajemen, sampai kepada manajemen qolbu yang dikembangkan oleh Abdullah Gymnastiar. Menurut Atmosudirdjo (1986:158), secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya yang menurut suatu perencanaan (planning), diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu. Sedangkan menurut Siagian (1989:5) manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Akhirnya, menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari ketiga definisi tersebut di atas, ada tiga hal penting dalam definisi-definisi tersebut. Pertama, ada tujuan yang hendak dicapai; kedua, tujuan yang hendak dicapai memerlukan/membutuhkan tenaga orang lain; dan ketiga, kegiatan/aktivitas orang lain tersebut harus dibimbing dan diawasi atau dikontrol.