Compras

Cmo gestionar bien las

Cuando preguntamos sobre la situacin de la funcin de compras en una gran empresa, la respuesta habitual es que las compras estn centralizadas y gestionadas por un departamento dedicado. En la mayora de los casos la centralizacin se ha hecho efectiva solo para una pequea parte de los productos y servicios que se compran en la empresa.
Por: Juan Gabriel Corral gabriel@cic-rp.com

COMPRAS?

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primera vista se nos presenta una situacin adecuada y a priori con pocas necesidades de optimizacin. Al profundizar en el estudio de la situacin real, descubrimos que en la mayora de los casos la centralizacin se ha hecho efectiva solo para una pequea parte de los productos y servicios que se compran en la empresa, y que la dedicacin del personal del departamento de compras se reparte principalmente entre funciones administrativas y logsticas o de aprovisionamiento. Solo una pequea
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parte de la dedicacin se destina a la gestin del proceso concreto de negociacin y contratacin, aun siendo ste la principal fuente de creacin de valor de la funcin de compras. La situacin real dista mucho de la situacin ideal.

Declogo sobre la gestin ideal de las compras

Para optimizar la gestin de la funcin de compras en su totalidad, es necesario empezar por definir claramente los
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 distintos procesos que la componen, e

La peticin de ofertas identificar en cada uno de ellos los puntos crticos, y las competencias y perfi- En este paso es crtico cubrir todos los les adecuados para su gestin. Una vez puntos importantes a los que se comprorealizado este anlisis en detalle, se com- meter el suministrador a la hora proveer prueba que para conseguir un proceso el producto o servicio objeto de la comoptimizado y gestionado con eficiencia pra: las especificaciones del producto o y control, es necesaria la implicacin servicio, los plazos y las condiciones de activa y distribuida de usuarios, tcni- entrega, la calidad requerida y las penacos, compradores, gestores logsticos y lizaciones por incumplimiento. personal administrativo, en las distintas Tambin es importante estructurar la fases y procesos comprendidos en la forma en la que los proveedores responden a la peticin de ofergestin de la compra particular de cada material y La optimizacin ta de manera que se faciservicio. del proceso pasa lite la comparacin entre por la distribu- las diversas ofertas reciLa definicin de las nebidas. El comprador escin de funcio- pecializado ayuda al tccesidades de compra nes y el trabajo nico o usuario en esta taLos procesos de compras rea, basndose en su exse inician con la defini- en equipo entre periencia en la generacin de las necesidades los distintos im- cin y gestin de anterioque la compra debe de res peticiones de oferta. plicados. cubrir. En esta fase, el comprador debe trabajar con el tcni- Seleccin de proveedores co o usuario que requiere la compra para conseguir plasmar de forma con- Comprador y usuario consensan la liscreta y detallada todos los factores y ta de proveedores potenciales, intentancuestiones que deben responder los do incluir el mximo nmero de proveeproveedores potenciales en las ofertas dores capaces de suministrar el producque presentan. to o servicio.

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Compras
Anlisis de las primeras
ofertas recibidas

Una vez recibidas las primeras ofertas de los suministradores, el comprador tabula las ofertas y analiza los detalles con el tcnico o usuario, para asegurar que las ofertas comparadas son todas vlidas y homogneas. Si es preciso, se contacta con los proveedores para pedir aclaraciones, puntualizaciones o modificaciones sobre las ofertas recibidas. Cuando las ofertas estn homogenizadas y se han descartado aquellas que no cumplen los requisitos, usuario y comprador, bajo la supervisin de los responsables de compras, realizan la comparativa de ofertas recibidas, y juntos establecen los objetivos y la estrategia de negociacin. La negociacin y adjudicacin La negociacin la debe realizar nicamente el comprador. El comprador ne-

Solo con un modelo correctamente equilibrado se consigue un potencial de mejora ilimitado

gocia hasta que llegue a un resultado satisfactorio o estime agotado el potencial de negociacin. Llegado este punto, usuario y comprador se renen de nuevo para, analizando el resultado de las ofertas recibidas tras la negociacin del comprador, juntos consensuar la decisin de adjudicacin. La formalizacin contractual Con el apoyo de servicios jurdicos, el comprador se encargar de la concepcin del contrato y la firma de este con el suministrador. El aprovisionamiento A partir de este momento, el aprovisionamiento del producto o servicio

lo realiza o bien el usuario o bien el personal de logstica especializado en esta funcin. Esto depende de la naturaleza del producto o servicio. El comprador se limita a realizar un seguimiento que asegure que el aprovisionamiento se realiza sin incidencias, pudiendo interceder con el suministrador en el caso de que surjan deficiencias. Se deben proveer herramientas adecuadas para la gestin gil del aprovisionamiento por parte de usuarios o aprovisionadores. La administracin del pedido y facturas Las tareas administrativas relacionadas con la aceptacin y pago de facturas se deben intentar minimizar, delegando en los usuarios peticionarios el registro de las recepciones y basando en las recepciones aceptadas la

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 aceptacin de las facturas recibidas,

que se gestionan por el personal de administracin. Utilizacin de herramientas especficas El empleo de sistemas informticos de gestin aplicados al rea de compras es fundamental tambin para un mejor control, y seguimiento de procesos y mejora en la toma de decisiones. El uso de las nuevas tecnologas es tambin clave de cara a la gestin eficiente de la funcin de compras. Conclusin En definitiva, este el modelo descrito demuestra cmo el personal relacionado con la compra interviene de manera

eficaz en los pasos del proceso de contratacin. Al fin y al cabo, hablamos de personas y procesos: los dos grandes ejes sobre los cuales pivota una funcin de compras eficiente y optimizada. As pues, la excelencia ha de conseguirse estructurando un proceso gil, que gestionado con comits y reuniones operativas est soportado adems por herramientas que faciliten su administracin. Solo consiguiendo un equilibrio de responsabilidades y una correcta distribucin de tareas se consigue extender el modelo a la gestin de todas las compras realizadas por la empresa, potenciando de esta manera la consecucin de resultados y entrando en un modelo con potencial ilimitado de optimizacin. Zl g
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