Access

2010
BertusSoft
[CURSO DE MICROSOFT ACCESS]
CURSO DE MICROSOFT ACCESS
Tabla de contenido
Definiciones y Convenciones Primera forma normal Segunda forma normal Tercera forma normal Sentido comn Relaciones entre tablas Relacin uno a uno Relacin uno a muchos Relacin muchos a muchos Crear una base de datos sin usar un asistente Cambiar de nombre, eliminar, copiar o mover una base de datos o un proyecto de Access Cambiar el nombre de una base de datos Copiar o mover una base de datos o un proyecto de Access Agregar un campo a una tabla en la vista Diseo Definir relaciones entre tablas Ver relaciones existentes Modificar una relacin existente Eliminar una relacin Imprimir la ventana Relaciones Quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario Ordenar los registros de una tabla, consulta o formulario Consideraciones para ordenar registros Ordenar registros en la vista Formulario u Hoja de datos Ordenar registros mediante la cuadrcula de diseo de una consulta o un filtro avanzado Abrir o ejecutar una consulta Abrir una consulta en la vista Diseo Ver los resultados de una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas Quitar una tabla o consulta de una consulta Tipos de Consulta Crear un formulario con un asistente Abrir un formulario Vistas de un formulario Guardar un formulario Eliminar un formulario Para mostrar datos Para mostrar texto o etiqueta Para calcular un total 6 9 9 9 10 10 10 11 11 19 24 24 25 35 42 45 45 45 46 49 50 50 51 51 52 52 53 54 54 63 66 66 67 67 70 70 71
Para dar formato Para mover Para ajustar el tamao Para alinear Subformularios Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente Abrir un informe Crear un informe mediante un asistente Guardar un informe Eliminar un informe Crear un informe vaco y seleccionar el origen de los registros Ordenar los registros en un informe Agrupar registros en un informe Agregar o quitar un encabezado y pie de informe o un encabezado y pie de pgina Controles Para mostrar datos Para mostrar texto o etiqueta Para calcular un total Para dar formato Para mover Para ajustar el tamao Para alinear
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Establecer las opciones de configuracin de pgina para una tabla, consulta, formulario o informe 84 Ver una vista previa del diseo de un informe Ver una vista previa de los datos de un informe Datos de orgenes de registros no relacionados en un informe principal con dos subinformes Datos de un origen de registros en un informe principal y un subinforme Datos de orgenes de registros relacionados en un informe principal y dos subinformes Crear un subinforme Crear un subinforme en un informe existente Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme Una secuencia de acciones Un grupo de macros Acciones condicionales Crear una macro Ejecutar una macro Ejecutar una macro directamente Crear un botn de comando en un formulario que ejecuta una consulta o una macro Crear un grupo de macros 85 86 86 87 87 88 88 88 92 92 92 93 93 93 94 94
Hacer una copia de seguridad de una base de datos
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Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco 95 Compactar la base de datos o proyecto de Access actual Compactar una base de datos o un proyecto de Access que no est abierto Compactar automticamente una base de datos o proyecto de Access al cerrarlos Optimizar el rendimiento de la base de datos de Access mediante el Analizador de rendimiento Automatizacin con Microsoft Access Utilizacin de objetos de datos ActiveX en Microsoft Access 2000 Soluciones para el acceso a datos locales La Situacin La Solucin Modelo bsico de programacin ADO Modelos de objeto Uso del espacio de trabajo Microsoft Jet Uso del Modelo de objetos ODBCDirect Novedades del trabajo con otras aplicaciones Novedades sobre cmo trabajar en Internet Importar datos Vincular datos Trabajar con un proyecto de Access 95 96 96 97 98 99 100 100 100 101 101 102 103 104 104 105 105 106
Fundamentos para diseo de aplicaciones y bases de datos La importancia de la informacin en la mayora de las organizaciones, y por tanto el valor de las bases de datos, ha llevado al desarrollo de una gran cantidad de conceptos y tcnicas para la gestin eficiente de los datos. La gestin de datos implica tanto la definicin de estructuras para el almacenamiento de informacin como la provisin de mecanismos para la gestin de informacin. Las bases de datos permiten la definicin y almacenamiento de la informacin, y los sistemas manejadores de bases de datos proveen los mecanismos para su gestin. Se define una base de datos como una coleccin de datos interrelacionados almacenados juntos sin redundancia perjudicial e innecesaria para servir a mltiples aplicaciones. Los datos son almacenados de tal manera que:

Sean independientes de los programas que los usan. Presentan un enfoque comn y controlado para agregar nuevos datos, actualizarlos o eliminarlos. Su estructura sirve de fundamento al desarrollo de futuras aplicaciones.
Entre las ventajas ms importantes de una base de datos podemos resaltar: 1. Mnima redundancia de informacin. 2. Consistencia de datos. 3. Compartimiento de datos. 4. Seguridad de datos. 5. Integridad de datos. 6. Independencia de datos. La aparicin de los Sistemas Manejadores de Bases de Datso (Data Base Management Systems DBMS) tuvo, y tiene, una gran influencia en los sistemas de informacin, no slo desde el punto de vista de la organizacin de los servicios informticos, sino sobre todo en el anlisis de sistemas de informacin. Un DBMS es una coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos. El objetivo primordial de un DBMS es proporcionar un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer y almacenar informacin de la base de datos. Adems los DBMS deben mantener la seguridad de la informacin almacenada, pese a cadas del sistema o intentos de accesos no autorizados. Si los datos van a ser compartidos por varios usuarios, el sistema debe evitar posibles resultados anmalos. Procesos bsicos para crear una aplicacin El desarrollo de una aplicacin, enmarcada dentro de un Sistema de Informacin, implica varias fases, tales como: Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V Fase VI Levantamiento de Informacin Diseo de la base de datos Diseo de entradas y salidas de informacin del Sistema Implementacin el Sistema Implantacin y pruebas del Sistema Puesta en marcha del Sistema
Entre los procesos bsicos definidos para crear una base de datos estan: 1. Definir el propsito de la base de datos. 2. Definir la estrategia de desarrollo de la base de datos. 3. Diseo de la base de datos. 4. Definicin de las consultas. 5. Determinacin de los formularios y reportes requeridos. 6. Diseo de la interfaz con el usuario. El Modelo Entidad-Relacin Un buen diseo es la clave para la creacin de una buena base de datos. Una base de datos bien diseada puede conducir a un uso ms eficiente de las tablas, consultas, formularios e informes, aumentando as la legibilidad de la informacin extrada. Adems, una base de datos diseada de forma eficiente ser ms fcil de ampliar a medida que crezcan y cambien los requerimientos de la informacin en su organizacin. Para establecer cual es la informacin utilizada en una organizacin y gestionarla a travs de una base de datos eficiente, es necesario la aplicacin de tcnicas y herramientas adecuadas que garanticen que dicha informacin est definida con precisin y consistencia. El Modelamiento Entidad Relacin es una de las tcnicas ms usadas para desarrollar modelos de datos de alta calidad, los cuales proveen una manera estndar en la definciin de los datos y las relaciones entre los datos de todos los sistemas de informacin, incrementando de esta manera la productividad de los programas y mejorando la calidad del sistema. Al producto que resulta de aplicar esta tcnica se le denomina Modelo Entidad Relacin. De manera sencilla, el Modelamiento Entidad Relacin identifica los objetos de importancia en una organizacin (Entidades), las propiedades de estos objetos (Atributos) y cmo estn relacionados unos con otros (Relaciones). Pero cada uno es evaluado dentro del contexto de cada negocio y cmo las funciones del negocio actan sobre este modelo de informacin. Los objetivos del Modelamiento Entidad relacin son los siguientes:

Proveer un modelo exacto de las necesidades de informacin de la organizacin, que permitan desarrollar nuevos sistemas y mejorar los existentes. Proveer un modelo independiente de cualquier medio de almacenamiento de datos y mtodos de acceso, que permitan tomar decisiones objetivas en cuanto a las tcnicas de implantacin y la coexistencia con otros sistemas.
Definiciones y Convenciones Entidad: es una cosa u objeto de importancia, real o imaginaria, de la cual se necesita conoce o mantener informacin. Un cliente, una orden de compra, una coleccin de libros, etc., son objetos reales de una librera, de las cuales se pudiera querer almacenar informacin, constituyndose de esta manera la entidad CLIENTE, ORDEN y LIBROS, para cada objeto respectivamente. Una entidad se representa grficamente mediante un rectngulo con las puntas redondeadas (caja) con un nombre, tal como se muestra en la figura:
Ejemplos:
Atributos: es cualquier detalle que sirva para calificar, identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad o cualquier descipcin de la cosa de importancia. En este sentido la entidad CLIENTE tendra como atributos el nombre, el nmero de la cdula de identidad, la direccin, el telfono, la compaa a la cual representa, etc. CLIENTE: Nombre, Cdula, Direccin, Telfono, Compaa Relacin: es una asociacin significativa entre dos entidades. Una relacin es binaria, en el sentido que siempre es una asociacin entre exactamente dos entidades o entre una entidad consigo misma (relacin recursiva). Cada relacin tiene dos puntos terminales y para cada uno de ellos hay un nombre (rol), un grado o cardinalidad (cuntos) y una opcionalidad (opcional u obligatorio). Una relacin se representa grficamente mediante una lnea que une dos cajas o recursivamente una caja consigo misma.
Relacin entre dos entidades
Relacin recursiva De esta manera se pueden relacionar las entidades CLIENTE y ORDEN con la relacin Un cliente hace un pedido.
Clave Primaria: es un atributo o una combinacin de atributos que permite identificar univocamente a una entidad, es decir, distinguir cada instancia u ocurrencia de otra en la misma entidad.
As el nmero de la cdula de identidad identifica y distingue a una instancia de otra que est almacenada en la entidad CLIENTE. El nmero de ISBN identifica y distingue un libro de otro en la entidad LIBROS. El nmero de la orden de compra identifica una orden de otra en la entidad ORDEN. Bases de Datos Relacionales El trmino Base de Datos puede ser utilizado para describir una serie de datos relacionados. Esto puede ser desde una hoja de clculo de Excel, pasando por el motor de bases de datos de Access (conocido como Microsoft Jet) y llegando a una Base de Datos Relacional cmo Oracle o Microsoft SQL Server. En este curso hablaremos de las bases de datos relacionales. Una filosofa de almacenamiento de datos que se concentra en tablas, consultas, filas, columnas, campos y registros. Tablas: una tabla es el lugar donde almacenaremos datos especficos de un objeto en particular. En una tabla vamos a colocar los datos de los objetos definidos como Entidades. Consultas: una consulta es un mecanismo de bsqueda y actualizacin de los datos almacenados en las tablas. A travs de las consultas podemos ubicar un trabajador especfico en una tabla de trabajadores o podemos actualizar el precio de todos los productos importados de Mozambique, almacenados en la tabla de productos. Las consultas son un mecanismo poderoso y complejo. Su utilizacin exhaustiva permite explotar al mximo las capacidades de las bases de datos relacionales. Para lograr esto debemos conocer un lenguaje de consultas denominado SQL (Structured Query Language). Filas, Registros, Columnas, Campos y Atributos: las Columnas, Campos o Atributos comparten el mismo concepto. Son una serie de datos que componen el objeto o entidad. En el caso del objeto Producto los atributos o campos podran ser Nombre, Descripcin, Cdigo, Precio, Existencia. Las Filas o Registros son todos los elementos que hemos almacenado en una tabla y que estn formados por los campos. En este caso podemos ver un ejemplo de filas. Nombre Mermelada Rosa Sabor Tropical Siete Potencias Descripcin Mermelada de Rosas Coco Rallado Mariscos y Crustceos Cdigo Precio Existencia
M32458 2.000,00 150 C32122 1.500,00 200 P211231 2.800,00 100
En el ejemplo vemos tres filas o registros, formados por cinco campos, columnas o atributos que definen una tabla o Entidad. En resumen podemos decir que una tabla es un conjunto de datos compuesta de campos y llena de registros. Cada elemento que agregamos es un registro. Fila=Registro. Campo=Columna=Atributo. Clave Primaria: el o los campos (columnas, atributos) que identifican unvocamente una fila o registro se le asigna el nombre de clave primaria. La clave primaria se utiliza adems, para acceder a un registro concreto y relacionar otras tablas. La clave primaria no puede tener valor nulo y su contenido no debe ser extenso. En el caso del ejemplo el campo Cdigo identifica a cada uno de los registros, diferencindolos unos de otros.
Normalizacin La normalizacin implica seguir una serie de reglas de diseo para las bases de datos. La normalizacin ofrece varios beneficios:
1. Elimina la informacin redundante. Muchas bases de datos, que no estn normalizadas, obligan a introducir la misma informacin una y otra vez segn se necesite. Eliminar la informacin redundante reduce la probabilidad de errores en la introduccin de los datos y aumenta la efectividad de las correcciones, en el momento de detectar algn error. El mantenimiento de la base de datos es mucho ms fcil porque los datos slo se actualizan o eliminan en un sitio. 2. Reduce el tamao de la base de datos. Dado que cada tipo de dato est almacenado slo en un lugar, la base de datos no tiene que guardar la misma informacin repetida una y otra vez. 3. Simplifica las consultas. Cuando existen datos no relacionados en una misma columna, por ejemplo, nombres y apellidos juntos, hay muchos problemas al momento de hacer las consultas si necesitamos hacer una bsqueda slo por apellidos. Las reglas de normalizacin se denominan Formas Normales. Hay varias formas normales y una serie de reglas especiales especiales adicionales. Primera forma normal La primera forma normal establece que cada campo debe tener un nico valor indivisible, en algunos casos a este valor se le denomina atmico. Este campo debe ser nico en la tabla, es decir, no pueden existir dos campos que almacenen la misma informacin en una tabla, por ejemplo, una tabla de evaluaciones para alumnos no debera tener campos llamados Examen1, Examen2, Examen3. Esto viola las reglas de la primera forma normal. En unas bases de datos que cumple con la primera forma normal, hay mayor probabilidad de establecer una clave primaria. Esto permite identificar cada fila de manera nica respecto a otras filas dentro de la tabla. La bsqueda y los clculos que afectan a una tabla que se encuentre en la primera forma normal son mucho ms sencillos. Por ejemplo, si tuviramos las columnas Examen1, Examen2, Examen3 en la tabla Evaluaciones, deberamos programar una rutina que sumara las notas de cada examen para obtener el total. Si normalizamos esa tabla podemos utilizar el lenguaje SQL para que haga los clculos por nosotros. Segunda forma normal Para que una tabla cumpla con la segunda forma normal, es necesario que antes est en primera forma normal. La segunda forma normal obliga a la creacin de tablas adicionales cuando alguna tabla tenga datos no tengan ninguna relacin con la clave primaria. Si por ejemplo tenemos una tabla de alumnos y establecemos como clave primaria la cdula del alumno, encontraremos que el nombre o los telfonos del profesor no tienen ninguna relacin con la cdula del alumno. Estamos en presencia de una tabla que no cumple con la segunda forma normal. En el ejemplo anterior slo tenemos que dividir la tabla creando una nueva que almacene los datos del profesor. Tercera forma normal La tercera forma normal slo se cumple cuando la tabla est en segunda forma normal. Esta regla dice que ninguna columna, que no pertenezca a la clave primaria, puede depender del valor de otra columna. Por ejemplo, si almacenamos la fecha de nacimiento de un alumno, no deberamos almacenar la edad. El valor de la edad depende directamente de la fecha de nacimiento del alumno. Otro ejemplo lo podemos encontrar si tenemos una tabla que maneje los detalles de la facturacin. En caso de que la organizacin pueda dar descuentos a sus clientes, slo deberamos almacenar el porcentaje de descuento que se aplicar a cada producto, no deberamos almacenar el precio final que cancelar el cliente dado que este campo depende del precio normal y del porcentaje de descuento.
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Sentido comn Hay situaciones donde las reglas deben romperse. Es difcil determinar con exactitud cuando hacerlo. El rendimiento de la aplicacin es un factor fundamental para tomar la decisin de no cumplir con la normalizacin. Por lo general la primera y segunda formas normales no afectan en mayor medida el rendimiento de una aplicacin. La tercera forma normal, sin embargo, podra degradar en gran medida la respuesta de nuestra base de datos. Imaginemos que existe una complicada frmula para obtener un dato en base a otros datos de las columnas. Para cumplir con la tercera forma normal no deberamos guardar ese dato calculado pero almacenar ese resultado podra aumentar muchsimo la velocidad de ejecucin de un programa.
Relaciones entre tablas Una vez creadas y normalizadas las tablas es necesario crear relaciones entre las mismas. Las relaciones entre las tablas evitan lo que se denomina en la jerga de base de datos Inconsistencia. La inconsistencia puede presentarse si una tabla hace referencias a datos inexistentes en otra tabla. Por ejemplo, tenemos una tabla Alumnos que tiene una columna llamada Carrera donde se almacena la carrera que est cursando dicho alumno. Dado que nuestra tabla est normalizada, no encontraremos los nombres de las carreras, slo una clave que nos permita buscar ese nombre en otra tabla. Si esa clave no existe en la otra tabla nos encontramos ante un caso de inconsistencia. Tabla ALUMNO: Nombre Luis Snchez Rosa Martnez Laura Morillo Jos Bravo Tabla CARRERA: Cdigo Nombre 001 002 003 004 005 Ingeniera Contadura Sistemas Biologa Matemticas Cdula 14.856.256 15.562.348 15.321.564 14.147.458 Carrera 001 003 004 008
El cdigo de carrera 008 asignado al Alumno Jos Bravo no existe en la tabla Carrera, por lo tanto se ha generado una inconsistencia. Cuando creamos una aplicacin que maneja bases de datos, es necesario considerar las relaciones entre las tablas que componen dicha base de datos. Hay tres tipos de relaciones en una base de datos: uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos. Relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro o fila en una tabla corresponder a un registro o fila en otra tabla. Esta relacin no es muy comn. Esta relacin es til por motivos estratgicos. Imagine que va a desarrollar una base de datos que contenga informacin con muchas fotografas u otro tipo de datos muy grande. Debido a la carga que implica tener las fotografas dentro de la tabla es posible aplicar varias estrategias que eviten dicha sobrecarga. Una de ellas es sencillamente dividir la tabla para que las fotografas estn en una tabla separada. Luego se relacionan las fotografas con la tabla que contiene el resto de los datos. Esta estrategia slo funciona si las fotografas son una informacin
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opcional cuando se realizan consultas a los datos, es decir, el usuario puede en algn momento solicitar las fotografas pero no es siempre necesario. Otra ventaja de la relacin uno a uno se presenta cuando hay limitaciones del nmero de columnas que puede almacenar una base de datos. En el caso de una base de datos Microsoft Jet (las utilizadas por Access), el lmite de columnas que puede tener una tabla es de 256. Aunque es muy poco probable encontrar tablas que superen ese tamao, existe la posibilidad. Cuando nos enfrentemos a dicha limitacin lo ms aconsejable es dividir la tabla y establecer una relacin uno a uno. Relacin uno a muchos Se presenta cuando una fila en una tabla corresponde a muchas filas en otra tabla. Se conoce tambin como una relacin Padre/hijo. Un registro en una tabla padre puede tener muchos hijos. Este sera el caso de la relacin entre una tabla Facturas y una tabla Detalles Factura. Una factura puede tener varias lneas que se vern reflejadas en la tabla Detalles Factura. Cada uno de los registros de esa tabla pertenecer a una sola lnea de la tabla Facturas. Relacin muchos a muchos En el mundo real es la ms comn de todas las relaciones. Una persona puede hablar muchos idiomas y cada uno de los idiomas es hablado por muchas personas; una empresa tiene muchos clientes y cada uno de los clientes a su vez es cliente de otras empresas. Este tipo de relacin no puede implementarse en una base de datos relacional, sin embargo es necesario simularla a travs de una tabla intermedia. Cuando creamos una tabla intermedia por lo general slo contiene los claves principales de las dos tablas que relaciona. As una tabla que una los datos de estudiantes y profesores contendra slo la cdula del alumno y la cdula del profesor (si es que las cdulas fueron elegidas como clave primaria de esas tablas). Diseo de una Base de Datos Decidir cuales son los objetos pertinentes en una aplicacin y cuales no es un asunto de diseo. El diseo de una base de datos es complejo y requiere de conocimientos tericos bastante profundos. El Modelamiento Entidad Relacin permite generar un modelo donde cada entidad se puede representar como una tabla, y los atributos como los campos de la tabla. Las relaciones a su vez se representan como tablas cuyos atributos estn formados por los campos claves de las tablas relacionadas. A pesar de todo, es posible, en sistemas muy sencillos, actuar de manera intuitiva. Tomemos el ejemplo de una aplicacin que nos permita llevar el control de los discos que tenemos en casa. Para este sencillo ejemplo podemos deducir que vamos a tener una tabla con los siguientes atributos. Ttulo Artista Estilo Ao Disquera Sonogrfica Sony Music Sony Music Sony Musc
Alibombo Payasitas Ni Fu Ni Fa Nevermind Nirvana Serenatas Wolfgang A. Mozart y Danzas In Utero Nirvna
Infantil 1980 Grunge 1992 Clsico 1995 Gruge 1993
Esto se parece mucho a una hoja de clculo de Excel. Podemos trabajar perfectamente con esta tabla, sin embargo no est libre de problemas.
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Aquellos lectores atentos habrn notado que el ltimo registro tiene errores en las columnas Artista, Estilo y Disquera. Esto se conoce como Inconsistencia de Datos. Hay varias formas de eliminar la inconsistencia (la ms inmediata es despedir al transcriptor). Una de las razones clave del uso de una base de datos relacional es eliminar la inconsistencia. Esto lo conseguimos creando tablas adicionales que guarden los datos que se repiten. En este caso en lugar de slo tener una tabla tendramos cuatro. En la primera tabla guardamos los Artistas y un cdigo: Cdigo Artista 1 2 3 Payasitas Ni Fu Ni Fa Nirvana Wolfgang A. Mozart
Una segunda tabla nos permite almacenar el estilo de msica: Cdigo Estilo 1 2 3 4 Infantil Grunge Clsico Salsa
La tabla Disquera para las empresas disqueras: Cdigo Disquera 1 2 3 Sonogrfica Sony Music Sonorodven
Y para finalizar la tabla Discos almacenando slo el cdigo de artistas, estilos y disqueras: Ttulo Alibombo Nevermind Serenatas y Danzas In Utero Artista Estilo 1 2 3 2 1 2 3 2 Ao 1980 1992 1995 1993 Disquera 1 2 2 2
Sin embargo al momento de ver los datos, nos sirve de muy poco ver cdigos. Para eso existen las consultas que unen todas las tablas y nos muestran la informacin final. Ttulo Alibombo Nevermind Serenatas y Danzas In Utero Artista Payasitas Ni Fu Ni Fa Nirvana Wolfgang A. Mozart Nirvana Estilo Ao Disquera
Infantil 1980 Sonogrfica Grunge 1992 Sony Music Clsico 1995 Sony Music Grunge 1993 Sony Music
La consulta busc cada uno de los cdigos en la tabla correspondiente y devolvi el valor adecuado. De esta manera hemos evitado la inconsistencia (y el transcriptor salv su trabajo).
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Microsoft Access Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos relacionales que permite almacenar y recuperar la informacin, de acuerdo con las relaciones que se hayan establecido, en las tablas de una base de datos. Las herramientas que utiliza Microsoft Access para llevar a cabo la gestin de la informacin almacenada en una base de datos se componen de objetos. El trmino objeto se refiere a cada una de las siguientes definiciones: Tabla Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Los datos de la tabla se representan en columnas (campos) y filas (registros) siguiendo el modelamiento entidad relacin.
Consulta
Una consulta es una pregunat que se plantea a Access sobre el contenido de una base de datos. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una o varias tablas. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos.
Formulario
Un formulario es un diseo personalizado para introducir, modificar y ver los registros de una base de datos. Al disear un formulario se especifica la posicin y colores para resaltar datos, la presentacin de mensajes y la posibilidad de introducir datos en varias tablas a la vez.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos estn almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La pgina de acceso a datos tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.
Informes
Un informe es un objeto que permite imprimir registros con un diseo personalizado. Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla. Mediante un informe se pueden agrupar registros, presentar los datos de un campo, los resultadoos de un clculo, el texto para un ttulo o mensaje, un grfico e incluso otro formulario o informe.
Macros
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
Mdulos
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
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Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Despus de que haya conocido Microsoft Access y haya aprendido cmo crear tablas, consultas, formularios, informes, barras de comandos personalizadas, etc., puede agregar macros y cdigo de Visual Basic para aplicaciones para unir todos estos objetos en una aplicacin. Una aplicacin organiza tareas relacionadas para que el usuario pueda centrarse en su trabajo, no en cmo trabaja la aplicacin o en el programa usado para desarrollar la aplicacin. Diseo de una base de datos con Microsoft Access Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que formarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos. Independientemente de que est utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Disear una base de datos que ser implementada con Microsoft Access no difiere mucho de lo descrito anteriormente con respecto al diseo general de sistemas, y con el diseo del modelo entidad relacin. Sin embargo al integrar dichos conceptos con los objetos propios de Microsoft Access podemos presentar los siguientes: Pasos para disear una base de datos en Access: 1. Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear. 2. Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales: a. Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse informacin entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos relacional es diferente a una tabla de una aplicacin de archivos simples como por ejemplo una hoja de clculo. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee
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almacenar la direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla. b. Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto: Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre el cliente. 3. Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias: a. b. c. d. Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo). 4. Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro: Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal. 5. Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas en una base de datos de Microsoft Access. 6. Perfeccionar el diseo: Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya llenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseo. 7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos que desee.
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8. Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseo de la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. El ambiente de trabajo de Microsoft Access A continuacin se mostrarn los elementos bsicos que se presentan en el ambiente de trabajo de Microsoft Access, as como las instrucciones para iniciar Access, salir de Access y cmo conseguir ayuda.
Iniciar Access Para iniciar Microsoft Access haga clic en el botn Inicio de la barra de tareas de Windows, seale la opcin Programas y seleccione Microsotf Access. En este momento aparecer en pantalla una ventana auxiliar, como se muestra en la siguiente figura:
En esta ventana podemos seleccionar entre crear una base de datos nueva o abrir una existente. Una vez que hacemos clic sobre el botn Aceptar, se presenta el ambiente de trabajo de Microsoft Acces, es decir, la ventana inicial:
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En la ventana inicial de Access aparecen los siguientes elementos: Barra de Ttulo Est ubicada en la parte superior de la ventana inicial y es donde aparece el nombre de la aplicacin Microsoft Acces. Aqu se encuentran los menes (Archivo, Herramientas, Ayuda) que al desplegarse muestran un conjunto de opciones disponibles que reciben el nombre de comandos. Los menes varan de acuerdo al objeto que se est utilizando. Presenta un conjunto de botones que permiten un acceso rpido a los comandos de Access que se utilizan con ms frecuencia. Es esta rea de la ventana inicial irn apareciendo las diferentes ventanas que permitirn la manipulacin de los diferentes objectos de Access. Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece informacin relativa a los comandos de los menes o de las barras de herramientas. Tambin ofrece informacin general sobre la operacin que se est realizando.
Barra de Men
Barra de Herramientas
Ventana de Microsoft Access
Barra de Estado
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Ayuda en Access Acces dispone de un conjunto amplio de ayudas a las que puede acceder el usuario. Estas ayudas proporcionan informacin adicional sobre las situaciones que pueden suceder durante una sesin de trabajo con Access. Informacin sobre la barra de herramientas A medida que desplace el apuntador del ratn por los botones de una barra de herramientas aparecer, al lado del mismo, el nombre del comando que ejecutan. El Comando Qu es esto? Haga clic con el botn derecho del ratn en el rea acerca de la cual desee obtener ayuda y seleccione la opcin Qu es esto?, si est disponible para el elemento en cuestin. Otra manera es hacer clic sobre el comando Qu es esto? del men Ayuda, el apuntador del ratn toma forma de flecha con un signo de interrogacin, luego haga clic sobre el elemento del cual desea obrtener ms informacin. En ambos casos se despliega una ventana con la descripcin del elemento seleccionado. El Ayudante de Office El Ayudante de Office puede responder a preguntas, ofrecer sugerencias y proporcionar ayuda acerca de las diferentes caractersticas especficas del programa de Office en que se et trabajando. Para mostrar el Ayudante de Offcie selecione la opcin Mostrar el Ayudante de Office del men de Ayuda (?) o haga clic cobre el botn de ayuda de la barra de herramientas. Aparecer el Ayudante de Office:
Informacin detallada Seleccione el comando Ayuda de Microsoft Access del men Ayuda. Aparecer la ventana de Ayuda de Microsoft Access. Los archivos de ayuda se muestran en una ventana semejante a un explorador de tres paneles: 1. El panel superior contiene la barra de herramientas. 2. El panel izquierdo (de exploracin) contiene las fichas Contenido, Asistente para Ayuda e Indice: a. Ficha Contenido: Para buscar un tema en la ayuda agrupado por materias. b. Ficha Indice: Para ver una lista de entradas de los temas de ayuda ordenada alfabticamente. c. Asistente para ayuda: Para buscar las palabras o frases que pueden estar incluidas en un tema de Ayuda. 3. El panel derecho (de temas) muestra el tema seleccioando en el panel izquierdo. En un tema, puede hacer clic en las palabras subrayadas para ver otra informacin relacionada con el mismo.
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Salir de Access Para salir de Access una vez finalizada la sesin de trabajo, existen dos opciones: 1. Seleccione la opcin Salir del Men Archivo 2. Haga clic sobre el botn Cerrar de la ventana de Microsoft Access.
Crear una base de datos Del proceso inicial de diseo y planificacin de una aplicacin de bases de datos, se obtienen:

La informacin de la actividad o de los objetos organizada en categoras de ideas principales o tablas, La informacin detallada y precisa (campos) que define a cada uno de los elementos de cada una de las tablas (registros), El o los campos que identificar de manera inequvoca a cada uno de los elementos de una tabla (clave principal) que es lo que permitir crear conexiones o relaciones para tratar de manera global y compartida la informacin contenida en diferentes tablas.
Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos. Puede crear una base de datos en blanco y, posteriormente, agregar las tablas, formularios, informes y dems objetos que desee; este es el mtodo ms flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datos. Alternativamente, puede utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado; este es el mtodo ms fcil para iniciar la creacin de una base de datos. Cualquiera que sea el mtodo elegido, puede modificar y ampliar la base de datos en cualquier momento posterior a su creacin.
Crear una base de datos sin usar un asistente 1. Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de dilogo, haga clic en Base de datos de Access en blanco y luego en Aceptar.
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Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en la ficha General.
2. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos y haga clic en Crear.
Despus de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarn su base de datos.
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Crear una base de datos mediante el Asistente para bases de datos 1. Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de dilogo, elija Asistentes, pginas y proyectos de bases de datos de Access y luego seleccione Aceptar.
Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva Base de datos en la barra de herramientas. 2. En la ficha Bases de datos haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de base de datos que desea crear.
3. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos.
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4.
Haga clic en Crear para empezar a definir su nueva base de datos.
La Ventana de Base de Datos Una vez creada la base de datos, usando o no un asistente para ello, aparece en pantalla en el rea de la venta de Microsoft Access la ventana de la Base de datos tal como se muestra a continuacin:
En la ventana de Bases de datos aparecen los siguientes elementos: Barra de Ttulo Est ubicada en la parte superior de la ventana de Bases de datos y es donde aparece el nombre de la base de datos abierta. Presenta un conjunto de botones que permiten un acceso rpido a los comandos para crear, abrir o modificar objetos de la base de datos. Presenta en orientacin vertical los distintos objetos que pueden formar una base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Para seleccionar un objeto primero se hace clic en la barra de
Barra de Herramientas
Barra de Objetos
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objetos en el tipo de objeto que se desea. Al hacer clic aparecen los nombres de los objetos existente en el rea interna de la ventana. Barra de Grupos Facilita la organizacin de objetos de base de dtos en grupos, que pueden contener accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos. rea que muestra los elementos existentes de un tipo de objeto. Si es una base de datos en blanco, nicamente se presentan los accesos a los diferentes modos de crear nuevos accesos.
rea lista de Objetos
Abrir una base de datos de Microsoft Access 1. En el men Archivo, haga clic en Abrir .
2. Haga clic en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos de Microsoft Access que desee. 3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la base de datos. Si no encuentra la base, haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Buscar . En el cuadro de dilogo Buscar, especifique criterios de bsqueda adicionales. Si necesita Ayuda sobre una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, en la opcin. 4. Siga uno de estos procedimientos:
Para abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario, para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos, haga clic en Abrir. Para abrir la base de datos con acceso en modo exclusivo, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir exclusivo . y, a continuacin, haga clic en Abrir en modo
Para abrir la base de datos para un acceso de slo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir continuacin, haga clic en Abrir en modo slo lectura. y, a
Para abrir la base de datos para el acceso de slo lectura, y evitar que otros usuarios puedan abrirla, haga clic en en la flecha situada junto al botn Abrir continuacin, elija Abrir en modo exclusivo de slo lectura. y, a
Sugerencia: Para obtener Ayuda acerca de una opcin del cuadro de dilogo, haga clic en el signo de interrogacin de cierre y, a continuacin, haga clic en el elemento.
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Notas: Para abrir una de las ltimas bases de datos que haya abierto, haga clic en el nombre de archivo en la parte inferior del men Archivo. Microsoft Access abre la base de datos con la misma configuracin de opciones que tena la ltima vez que la abri. Si no se muestra la lista de archivos abiertos recientemente, en el men Herramientas haga clic en Opciones, haga clic en la ficha General y, a continuacin, active la casilla de verificacin Archivos usados recientemente. Microsoft Access puede crear automticamente un acceso directo en la carpeta Favoritos, que le permitir abrir la base de datos directamente la prxima vez que desee utilizarla. Puede abrir un archivo de datos directamente en un formato de archivo externo como por ejemplo el de dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, Microsoft Excel, etc.; tambin puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC, tal como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Microsoft Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla en la base de datos externa.
Cerrar una base de datos de Microsoft Access Una vez finalizado el trabajo con una base de datos, se debe cerrar. Para ello, se deben cerrar todos los objetos que estn abiertos y luego seleccionar la opcin Cerrar del men Archivo o hacer clic en el botn Cerrar de la Ventana de la base de datos.
Cambiar de nombre, eliminar, copiar o mover una base de datos o un proyecto de Access
Cambiar el nombre de una base de datos 1. Cierre la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los usuarios han cerrado la base de datos de Access. 2. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas. 3. En el cuadro de dilogo Abrir, localice la base de datos o el proyecto de Access al que desee cambiar el nombre y, a continuacin, haga clic en el archivo con el botn secundario del mouse (ratn). 4. En el men contextual, haga clic en Cambiar nombre. 5. Escriba el nuevo nombre. Incluya la extensin .MDB o .ADP nicamente si ha configurado Microsoft Windows para que muestre las extensiones de archivo de MS-DOS y, a continuacin, presione ENTRAR. El nombre del archivo puede tener hasta 255 caracteres, incluidos espacios. Nota: Tambin puede cambiar el nombre de una base de datos o un proyecto de Access desde fuera de Access. Cierre el archivo, haga clic con el botn secundario en el archivo en el Explorador de Windows o en Mi PC y, a continuacin haga clic en Cambiar nombre en el men contextual.
Eliminar una base de datos 1. Cierre la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los usuarios han cerrado la base de datos de Access. 2. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas. 3. En el cuadro de dilogo Abrir, localice la base de datos o el proyecto de Access que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en el archivo con el botn secundario del mouse (ratn). 4. En el men contextual, haga clic en Eliminar.
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Notas: Si desea recuperar el archivo, busque en la Papelera de reciclaje. El archivo eliminado permanecer en la papelera hasta que la vace. Al eliminar una base de datos o un proyecto de Access que incluye pginas de acceso a datos, no se eliminan los archivos HTML de la pgina. Al eliminar un proyecto de Access, no se elimina la base de datos de Microsoft SQL Server a la que est conectado el proyecto de Access. Tambin puede eliminar una base de datos o un proyecto de Access desde fuera de Access. Cierre el archivo, haga clic con el botn secundario del mouse en el Explorador de Windows o en Mi PC y, a continuacin, seleccione Eliminar en el men contextual. Copiar o mover una base de datos o un proyecto de Access 1. Cierre la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los usuarios han cerrado la base de datos: 2. En Mi PC o en el Explorador de Windows, busque el archivo de base de datos (.MDB) o el archivo de proyecto (.ADP) y seleccinelo. Nota: Para seleccionar ms de un archivo con el fin de copiarlos o moverlos, mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione cada archivo. 3. Para copiar el archivo elija Copiar en el men Edicin. Para mover el archivo elija Cortar en el men Edicin. 4. Abra la carpeta o el disco donde desea situar el archivo. 5. En el men Edicin, elija Pegar. Para deshacer la operacin de pegado, en el men Edicin elija Deshacer Copiar o Deshacer Mover. Notas: Cuando copia o mueve una base de datos o un proyecto de Access que contiene vnculos a pginas de acceso a datos, Access mantiene las pginas en su carpeta original y actualiza automticamente los vnculos a las pginas para que funcionen como lo hacan anteriormente. Cuando copia o mueve un archivo de proyecto de Access, no copia ni mueve la base de datos de Microsoft SQL Server a la que est conectada el proyecto de Access. Sugerencia: Si el lugar de destino donde desea situar el archivo ya est visible, puede mover el archivo rpidamente arrastrndolo a su nuevo destino o bien puede copiar el archivo manteniendo presionada la tecla CTRL mientras lo arrastra.
Importante Si cambia de nombre, elimina, copia o mueve una base de datos de Microsoft Access, y otra base de datos incluye vnculos a objetos en esa base de datos, utilice el Administrador para tablas vinculadas con esas otras bases de datos para actualizar la informacin sobre los vnculos. De lo contrario, se producir un error en Access cuando intente utilizar esos objetos vinculados en la otra base de datos. Los vnculos a una pgina de acceso a datos slo deben actualizarse si se cambian de nombre, eliminan o mueven los archivos .HTML de la pgina de acceso a datos.
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Las Tablas Muchos negocios que utilizan bases de datos le restan importancia al diseo de las tablas. Se concentran ms en el diseo de formularios y reportes, los cuales son visibles al usuario. Pero el diseo de las tablas y consultas de una base de datos afectar de manera significativa el desempeo de la aplicacin. Hay que tomar en cuenta adems que los formularios y reportes pueden alterarse sin afectar al resto de la aplicacin. Cuando modificamos una tabla, sin embargo, debemos modificar todos los objetos que dependen de ella. Es posible que un cambio sencillo en alguna tabla signifique muchas horas de trabajo corrigiendo todos los objetos que utilizan sus datos. Las tablas son el bloque fundamental de las bases de datos. Cada tabla de una base de datos debe contener datos de slo una entidad especfica. Por ejemplo, una tabla de Clientes slo debe contener informacin relacionada con los clientes: Nombres, Apellidos, Cdula y Direccin entre otras. En la tabla Clientes no debera haber informacin relacionada con los objetos que compra o los servicios que utiliza. Las tablas tienen una estructura muy similar a una hoja de clculo. Cada fila representa una instancia de la entidad diseada. Siguiendo el ejemplo anterior, cada fila de la tabla Clientes representa un cliente de la organizacin. En una tabla Productos existir una fila por cada producto que exista en el inventario. No importa el orden en que se introduzcan las filas, una base de datos nos permite ordenar posteriormente de acuerdo al criterio necesario. En la tabla Clientes podramos ordenar las filas por el nombre del cliente o por apellidos o quiz por el nmero de cdula. Cada columna o Campo debe mantener un tipo de informacin nica. En una sla columna no deberamos colocar informacin de la cdula y el nombre. Debera existir una columna para cada informacin. La mayora de la tablas poseen uno ms campos que identifican a cada fila de manera nica. Estos campos se llaman Clave Principal. De esta manera, si se quisiera crear una clave principal para la tabla Clientes, se podra elegir la cdula de identidad, esto garantiza la manera de identificar cada cliente. Disear una tabla para la base de datos no se limita a escoger las entidades y tablas. Es necesario almacenar los datos de la manera ms eficiente posible y dando la mayor flexibilidad a la hora de consultar y modificar los mismos.
Elementos de una tabla En la estructura de una tabla se destacan los siguientes elementos: Nombre de Campo El nombre de los campos puede estar formado por un mximo de 64 caracteres (letras, nmeros, espacios en blanco o caracteres especiales). Es conveniente que estos nombres sean significativos (Apellido, Nombre, Cdula) para que el usuario pueda deducir los datos almacenados en el campo. Es aconsejable seguir las siguientes recomendaciones al colocar nombres a los campos:
No incluir espacios dentro de los nombres de campo. Si se desea que un nombre de campo est compuesto por ms de una palabra, se pueden unir con el carcter de subrayado (_). Ejemplo: Notas_Mensuales. No utilizar caracteres especiales como $, &, @, #, %, , etc. No llamar Nombre a los campos que contienen el nombre de personas, organizaciones o cosas para no crear confusiones. Ejemplo: Nombre_Empleado, Nombre_Cliente, Nombre_Producto, en vez del campo nombre en las tres tablas.
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Tipos de Datos El tipo de datos que se especifique para un campo determina las siguientes caractersticas:

Tipo de datos que almacenar el campo (texto, nmeros, fechas, etc.). El espacio que Access reservar para almacenar el contenido del campo. Las operaciones que se podrn realizar sobre el campo. La posibilidad de utilizar el campo como clave principal.
La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilizacin y su tamao de almacenamiento. Tipo de datos Texto Utilizacin Texto o combinaciones de texto y nmeros como, por ejemplo, direcciones. Asimismo, nmeros que no requieren clculos como, por ejemplo, nmeros de telfono, nmeros de pieza o cdigos postales. Tamao Hasta 255 caracteres. Microsoft Access slo almacena los caracteres insertados en un campo; no almacena espacios de caracteres correspondientes a posiciones no utilizadas en un campo Texto. Para controlar el nmero mximo de caracteres que se pueden insertar, establezca la propiedad .TamaoDelCampo
Memo Numrico
Texto y nmeros de gran longitud como, Hasta 64.000 caracteres. por ejemplo, notas o descripciones. Datos numricos que se han de utilizar 1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para clculos matemticos, para Id. de rplica (GUID) exceptuando los clculos relacionados exclusivamente. con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Establezca la propiedad .TamaoDelCampo (FieldSize) para definir el tipo Numrico especfico. Fechas y horas. 8 bytes.
Fecha/Hora Moneda
Valores de moneda. Utilice el tipo de 8 bytes. datos Moneda para evitar el redondeo durante los clculos. Precisin de 15 dgitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dgitos a la derecha del mismo. Nmeros secuenciales exclusivos (con 4 bytes. 16 bytes para Id. de incremento de una unidad) o nmeros rplica (GUID) aleatorios que se insertan exclusivamente. automticamente cuando se agrega un registro.
Autonumrico
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S/No
Campos que van a contener slo uno de 1 bit. dos valores posibles, como S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objetos (como, por ejemplo, Hasta 1 gigabyte (limitado documentos de Microsoft Word, hojas por el espacio en disco). de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas mediante el protocolo OLE, que se pueden vincular a, o incrustar en, una tabla de Microsoft Access. Se debe utilizar un marco de objeto dependiente en un formulario o en un informe para mostrar el objeto OLE. Campo que va a almacenar Hasta 64.000 caracteres. hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta UNC o una direccin URL.
Objeto OLE
Hipervnculo
Asistente para Crea un campo que permite elegir un bsquedas valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado. La eleccin de este opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definicin automticamente.
El mismo tamao que el campo de clave principal que tambin es el campo de bsqueda; normalmente 4 bytes.
Propiedades de campo Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, se puede controlar el nmero mximo de caracteres que se pueden escribir en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad TamaoDelCampo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualizacin de una tabla en la vista Diseo, la seleccin del campo situado en la parte superior de la ventana y la seleccin de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana. Las propiedades disponibles para cada campo estn determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo. Nota: Los tipos de datos Numrico, Fecha/Hora, Moneda y S/No proporcionan formatos de visualizacin predefinidos. Establezca la propiedad Formato (Format) para elegir entre los formatos disponibles para cada tipo de datos. Tambin se puede crear un formato de visualizacin personalizado para todos los tipos de datos, excepto el tipo de datos Objeto OLE. Crear Tablas Microsoft Access ofrece varias alternativas para definir la estructura de una tabla. Para los efectos de este curso se presenta la creacin de una tabla usando un asistente y crear una tabla desde cero o personalizada.
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Crear tablas utilizando el Asistente de Tablas Existe una serie de asistentes que permiten la creacin de tablas, diseadas por Microsoft y previamente normalizadas. Esto d una ventaja enorme siempre y cuando la aplicacin a crear necesite alguno de los ms de 25 diseos de tablas includas con el producto. Estos diseos estn agrupados en dos categoras: Negocios y Personal. Para crear una tabla utilizando el Asistente de Tablas se trabaja en la ventana de Bases de datos y se procede como se indica a continuacin: 1. 2. Hacer clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos. Hacer doble clic sobre el acceso a Crear una tabla utilizando el asistente.
3. Aparece una ventana de dilogo donde se debe indicar:

Categora de tabla que se desea utilizar (Negocios o Personal). Hacer clic en el botn de seleccin correspondiente. En el cuadro Tablas de Ejemplo elegir el tipo de tabla ms acorde con la tabla que se desea crear haciendo clic sobre su nombre. En el cuadro Campos de ejemplo aparecern los campos presentes en el tipode tabla antes elegido; seleccionar los campos que se deseen incluir en la tabla y hacer clic en el botn Pasar uno ; repetir este proceso hasta que en el cuadro Campos en la nueva tabla aparezcan los deseados.
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El botn Pasar todos ejemplo. El botn Devolver uno El botn Devolver todos
incluir en la nueva tabla todos los campos presentes en la tabla
elimina de la nueva tabla el campos que se tenga seleccionado. elimina de la nueva tabla todos los campos presentes.
El botn Cambiar el nombre del campo, abre una ventana donde se puede modificar el nombre de un campo de la lista de campos de la nueva tabla.
4. Existen cuatro botones que aparecen en la parte inferior de esta ventana de dilogo y en las sucesivas:
El botn Cancelar cierra el asistente sin crear la tabla. El botn Atrs regresa al paso anterior del asistente. El botn Siguiente muestra el siguiente paso del asistente. El botn Terminar crea la tabla adoptando los valores preestablecidos en cada paso del asistente.
5. Hacer clic en el botn Siguiente. 6. Aparece una ventana de dilogo donde se debe indicar:

El nombre de la tabla en el cuadro Qu nombre dese dar a la tabla?. Se debe decidir si la Clave Proncipal ha de ser establecida por el asistente o por el usuario; hacer clic sobre el botn de seleccin correspondiente.
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7. Hacer clic en el botn Siguiente. 8. Si seleccion asignar la clave principal ud. mismo aparece una ventana donde debe especificar:

Nombre del campo que ser Clave Principal. Seleccionar el tipo de dato que almacenar dicho campo. Hacer clic en Siguiente.
La ltima ventana mostrada por el Asistente nos permite elegir que haremos luego de creada la tabla: modificar el diseo, introducir datos directamente o introducir datos mediante un formulario creado por Access. Seleccionar la opcin deseada.
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Hacer clic en el botn Finalizar.
Ventana para modificar el diseo de la tabla
Ventana para introducir datos directamente en la tabla
Ventana para introducir datos en la tabla utilizando un formulario creado por el asistente Crear una tabla sin un asistente Los siguientes pasos sirven de gua para la creacin de una tabla desde el principio hasta el final. Muchos de estos pasos sern tiles para crear cualquier tipo de tabla. Los dems pasos sern tiles cuando tenga que disear una tabla que contenga un determinado tipo de datos o haya de definir el aspecto de un campo. Slo tendr que utilizar los pasos necesarios para el tipo de datos o las definiciones de campos especficos para la tabla que est creando. Para crear una tabla desde cero en la vista Diseo: 1. Hacer clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos. 2. Haga doble clic sobre el acceso a Crear una tabla en la vista diseo.
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3. Aparece la ventana de diseo:
Escriba el nombre del campo en la columna Nombre de campo, una vez escrito pulsar la tecla ENTRAR. Seleccione el tipo de datos que se almacenar en el campo que se est definiendo, desplegando la lista de la columna Tipo de datos. Defina las Propiedades del campo (formato, ttulo, valor predeterminado, etc.) en la parte inferior de la ventana de diseo. Pulsar la tecla ENTRAR. Escriba en la columna Descripcin una breve descripcin sobre el campo. Esto es opcional. Pulsar la tecla ENTRAR para ir a definir un nuevo campo. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal, luego haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.
Nota: No tiene que definir una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, Microsoft Access le preguntar si desea crear una clave principal automticamente al guardar la tabla. Para eliminar una Clave Principal simplemente seleccione el campo que es Clave Principal y haga clic sobre el botn Clave Principal de la barra de herramientas. 4. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de Microsoft Access y, a continuacin, escriba un nombre para la tabla que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.
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Notas: Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene datos, pero Microsoft Access genera un mensaje al guardar la tabla si encuentra valores duplicados o Nulos en el campo. Si aparece este mensaje, tiene tres posibilidades: utilizar una Consulta de buscar duplicados para localizar registros con valores duplicados o valores Nulos y, a continuacin, modificar el campo para quitarlos, seleccionar un campo diferente o bien agregar un campo Autonumrico y establecerlo como la clave principal. En una clave principal de campos mltiples, el orden de los campos puede tener importancia. Los campos de una clave principal de campos mltiples se ordenan segn su orden en la vista Diseo de la tabla. Si desea un orden diferente, especifique primero los campos para la clave principal segn se ha descrito en el procedimiento anterior y, a continuacin, haga clic en ndices en la barra de herramientas para mostrar la ventana ndices y volver a ordenar los nombres de los campos para el ndice denominado PrimaryKey.
Mover un campo en la vista Diseo de la tabla 1. Hacer clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos. 2. Seleccione la tabla a modificar. 3. Haga clic en Diseo en la Barra de herramientas de la ventana de Bases de datos. Aparece la ventana de diseo. 4. Seleccione el campo o los campos que desea mover. 5. Presione y mantenga presionado el botn del mouse en el selector de filas de nuevo. Microsoft Access muestra una barra horizontal fina justo por encima de la ltima fila seleccionada. 6. Arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde desea mover los campos. 7. Haga clic en Guardar guardar los cambios. en la barra de herramientas de la ventana de Microsoft Access para
Nota: Al cambiar el orden de los campos en la vista Diseo de tabla, se modifica el orden en el que los campos se almacenan en la tabla y tambin se cambia el orden de las columnas en la hoja de datos de la tabla.
Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseo 1. Hacer clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos. 2. Seleccione la tabla a modificar. 3. Haga clic en Diseo en la Barra de herramientas de la ventana de Bases de datos. Aparece la ventana de diseo. 4. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. 5. Haga clic en Eliminar filas 6. Haga clic en Guardar guardar los cambios. en la barra de herramientas de Microsoft Access..
en la barra de herramientas de la ventana de Microsoft Access para
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Notas: Si otros objetos de la base de datos contienen referencias a un campo eliminado, deber eliminar tambin esas referencias. Por ejemplo, si un informe contiene un control dependiente de un campo eliminado, Microsoft Access no podr encontrar los datos del campo y generar un mensaje de error. No es posible eliminar un campo que forma parte de una relacin. Debe eliminar primero la relacin.
Agregar un campo a una tabla en la vista Diseo 1. Hacer clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos. 2. Seleccione la tabla a modificar. 3. Haga clic en Diseo en la Barra de herramientas de la ventana de Bases de datos. Aparece la ventana de diseo. 4. Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y, a continuacin, haga clic en Insertar filas herramientas. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco. 5. Haga clic en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access. 6. En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione el tipo de datos que desee. 7. En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr este campo. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la Definicin del objeto de la tabla. La descripcin es opcional. 8. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana. 9. Haga clic en Guardar guardar los cambios. Validar los datos Al momento de disear una base de datos es necesario definir la manera de mantener la integridad de los datos que sern almacenados en ella. La integridad de los datos depende, entre otras cosas, de que la tabla slo contenga datos vlidos. Access 2000 ofrece algunas caractersticas para lograr eso. en la barra de herramientas de la ventana de Microsoft Access para en la barra de
Requerido y Permitir longitud cero En muchos casos se encontrar que hay campos que son informacin fundamental para su aplicacin mientras otros son opcionales. Es posible obligar al usuario a introducir datos en un campo para poder guardar el registro. Para hacer esto debemos establecer la propiedad Requerido a S.
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La propiedad Permitir longitud cero. Determina el valor que se guardar en un campo de tipo Texto si no se introducen datos directamente. Hay casos donde ser necesario dejar el campo como Nulo y en otras tendremos que almacenar un valor de cadena vaca. Para almacenar una cadena vaca () habilite la propiedad Permitir longitud cero.
La propiedad Mscara de entrada La mscara de entrada es una plantilla especial que determina la manera en que se introducirn los datos en un campo de tipo Texto o Fecha/Hora. Podemos utilizar el Asistente para mscaras de entrada o podemos escribir directamente la mscara en el campo.
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El asistente nos permite elegir entre una serie de mscaras preestablecidas. Una de ellas crea una mscara para contraseas. El usuario que escriba en ese campo slo ver asteriscos. Esto evita que miradas inescrupulosas observen el contenido de alguna contrasea. El resto de las mscaras restringen la entrada de horas y fechas. Si queremos aplicar formato a un campo Fecha/Hora, luego de elegir la mscara nos aparecer otro cuadro de dilogo solicitando informacin adicional.
En esta ventana podemos alterar la mscara manualmente y cambiar el Caracter marcador. Este caracter es el que aparece en el campo y que ser sustituido al momento de escribir valores vlidos.
Regla de validacin y Texto de validacin La Regla de validacin es una expresin que limita los valores que pueden introducirse en el campo. Es posible validar, por ejemplo, un intervalo de valores. De esta manera, cualquier valor que salga fuera de ese intervalo generar un error informando que se est violando una regla de
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validacin. El siguiente ejemplo muestra una regla que no permite introducir un valor menor a 10 en el campo: >= 10 El Texto de validacin permite personalizar el mensaje de error para que el usuario pueda ver, por ejemplo, cuales seran los valores vlidos para ese campo. Si es necesario incluir ms de una regla para un campo, ser necesario agregar la letra Y entre cada regla. Siguiendo el ejemplo anterior, necesitamos que los nmeros que se introduzcan en el campo sean mayores a 10 y menores a 20: >= 10 Y < 20 El texto de validacin podra decir: Por favor, introduzca un valor entre 10 y 20. Es posible crear reglas ms complejas utilizando funciones. Por ejemplo, podra validar que un campo fecha no pueda ser anterior a 10 das a partir de la fecha actual: Fecha() - 10
Fecha() es una funcin de Access que devuelve la fecha actual. Al restarle 10 estamos estableciendo una fecha 10 das antes a la fecha actual. Las reglas de validacin podran hacerse muy complicadas. Es por ello que Access incluye un Generador de expresiones que simplifica en gran medida la creacin de reglas complejas. Definir ndices Un ndice determina cmo se realizar la bsqueda y ordenacin de informacin en la tabla. Los ndices aumentan la velocidad de estas operaciones. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los ndices provocan una ligera sobrecarga al momento de crear nuevos registros. Utilizar ndices es bueno cuando se realizan bsquedas exahustivas para un campo, sin embargo, si el campo rara vez se utiliza como campo de bsqueda no es bueno crear un ndice para dicho campo. Para crear ndices seleccione ndices del men Ver mientras se encuentra en el modo diseo de una tabla o seleccione el botn ndices de la barra de herramientas.
En la lista de ndices aparecen todo los ndices que hemos creado para la tabla, adems de la clave primaria.
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Para crear el ndice hay que escribir un nombre en la columna Nombre del ndice y asignarle uno o ms campos por los cuales se crear. Los ndices con mltiples campos permiten crear claves primarias donde no existe un campo evidente que sea nico. Por ejemplo, cuando creamos una tabla Persona, el campo Cdula de la persona sera un candidato perfecto para convertirse en clave primaria, sin embargo, si trabajamos en una tabla de Materias Cursadas donde se reflejan las materias a las que asisten los alumnos, no existe un campo que sea nico por cada registro. En este caso podemos combinar dos campos, la cdula del alumno y el cdigo de la materia, para crear un ndice nico. Para crear un ndice con mltiples campos escriba el nombre del ndice en la columna Nombre del ndice y seleccione en la columna Nombre del campo el primer campo que se agregar a dicho ndice. Luego, en la fila siguiente, seleccione el siguiente campo en Nombre del campo y contine el proceso hasta finalizar de agregar todos los campos a los ndices. Access admite un mximo de 10 campos por ndice. Luego de crear el ndice puede establecer las propiedades adicionales Principal, nica e Ignorar Nulos.
Slo puede haber una clave principal por tabla. Cuando establecemos la propiedad Principal de un ndice a S, Access establecer a No el valor de esta propiedad en el resto de los ndices. Un ndice puede tener valores duplicados, sin embargo, si necesitamos evitar valores duplicados en campos especficos de una tabla debemos crear un ndice para ese campo y establecer la propiedad nica a S.
La propiedad Ignorar Nulos permite crear ndices en los campos donde los valores nulos son permitidos. Si algn campo no es requerido, pero se quiere indexar dicho campo, ser necesario establecer esta propiedad a S, de esta manera evita que Access genere un error cuando se cree un registro nuevo y el valor de dicho campo no se haya llenado. Relacionar Tablas Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye informacin de cinco tablas:
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En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos a travs de los campos Id. de empleado.
Relacin uno a varios La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
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Relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de ftbol benfico.
Relacin varios a varios En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves
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externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relacin varios a varios definida mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos.
Definir relaciones entre tablas El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados:

Se crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un ndice nico. Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen ndices nicos. Una relacin varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Para definir una relacin, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuacin, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla, como se indica a continuacin: 1. Cierre todas las tablas que estn abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. 2. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 3. Haga clic en Relaciones en la barra de herramientas.
4. Si la base de datos no tiene ninguna relacin definida, se mostrar automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas. Si las tablas que desea relacionar ya estn mostradas, contine en el paso 6.
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5. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuacin, cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo. En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de informacin. Adems, cuando los campos coincidentes son campos Numricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamao del campo. Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un campo Autonumrico con un campo Numrico cuya propiedad Tamao del campo est establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un campo Autonumrico con un campo Numrico si ambos campos tienen la propiedad Tamao del campo establecida a Id. de rplica. 7. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario.
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Si es preciso, establezca las opciones de relacin. Para obtener informacin acerca de un elemento especfico del cuadro de dilogo Relaciones, haga clic en el botn de signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en el elemento. 8. Haga clic en el botn Crear para crear la relacin. 9. Repita los pasos 5 a 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar. Al cerrar la ventana Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseo. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.
Notas: Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic en Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver slo las relaciones definidas para una tabla en la determinada, haga clic en la tabla y, a continuacin, haga clic en Mostrar relaciones directas barra de herramientas.
Si necesita realizar un cambio en el diseo de una tabla, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la tabla que desea modificar y, a continuacin, hacer clic en Diseo de la tabla. Puede crear relaciones utilizando tanto consultas como tablas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige en las consultas.
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Para crear una relacin entre una tabla y s misma, agregue esta tabla dos veces. Esto resulta til en situaciones en las que necesita realizar una bsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados de la base de datos de ejemplo Neptuno, se ha definido una relacin entre los campos Id. de empleado y Jefe, de modo que el campo Jefe pueda mostrar datos de los empleados procedentes de un Id. de empleado coincidente.
Ver relaciones existentes 1. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 2. Haga clic en Relaciones relaciones en la barra de herramientas.
3. Para ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic en Mostrar todas las en la barra de herramientas.
Para ver slo las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic en la tabla y, a continuacin, haga clic en Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.
Nota: Si todas las tablas relacionadas con la tabla seleccionada ya estn mostradas en la ventana Relaciones, al hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas no se llevar a cabo ninguna accin, porque slo se agregan las tablas relacionadas con la tabla actual. Si desea ver slo las relaciones directas de una tabla, haga clic en Borrar diseo en la barra de herramientas para quitar todas las tablas de la ventana Relaciones (de esta forma no se eliminarn las tablas ni las relaciones, slo desaparecern de la ventana Relaciones), vuelva a agregar la tabla y, a continuacin, haga clic en el botn Mostrar relaciones directas. Para agregar una tabla, haga clic en Mostrar tabla de herramientas, haga doble clic en la tabla y, a continuacin, elija Cerrar. en la barra
Modificar una relacin existente 1. Cierre todas las tablas abiertas. No es posible modificar relaciones entre tablas abiertas. 2. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 3. Haga clic en Relaciones Mostrar tabla agregar. en la barra de herramientas.
4. Si las tablas cuya relacin desea modificar no estn mostradas en pantalla, haga clic en en la barra de herramientas y haga doble clic en cada tabla que desee
5. Haga doble clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desea modificar. 6. Establezca las opciones de las relaciones. Para obtener informacin acerca de un elemento especfico del cuadro de dilogo Relaciones, haga clic en el botn de signo de interrogacin y a continuacin, haga clic en el elemento.
Eliminar una relacin 1. Cierre todas las tablas abiertas. No es posible eliminar relaciones entre tablas abiertas. 2. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
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3. Haga clic en Relaciones
en la barra de herramientas.
4. Si las tablas cuya relacin desea eliminar no estn mostradas en pantalla, haga clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas y haga doble clic en cada tabla que desee agregar. A continuacin, elija Cerrar. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desea eliminar (la lnea se mostrar en negrita al seleccionarla) y, a continuacin, presione la tecla SUPRIMIR.
Imprimir la ventana Relaciones En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de crear un informe que muestre las relaciones segn aparecen en la ventana Relaciones. 1. Abra la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir. 2. En el men Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones. 3. En el men Archivo, haga clic en Imprimir relaciones. Nota: No se pueden imprimir las relaciones en un proyecto de Microsoft Access. Sugerencia: El asistente para imprimir relaciones genera un informe con el encabezado Relaciones existentes en nombrebasededatos y la fecha de creacin del informe. Puede guardar este informe para poder consultarlo en el futuro. Manipulacin de Datos Una vez definida la estructura de las tablas de una base de datos se procede a la manipulacin de los datos que consiste en el aadir datos o registros, editar los datos, guardar los datos, eliminar los datos y modificarlos. Agregar datos nuevos en la vista Hoja de datos o Formulario 1. Abra un formulario en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario. 2. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas.
3. Escriba los datos deseados y presione TAB para situarse en el siguiente campo. 4. Al final del registro, presione TAB para situarse en el siguiente registro.
Mtodos para trabajar con datos en un formulario En la vista Formulario, se dispone de todas las herramientas necesarias para trabajar con los datos.
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Mtodos para trabajar con datos en la hoja de datos de una tabla En la vista Hoja de datos de tabla, hay muchas maneras de trabajar con datos.
Mtodos para trabajar con datos en la hoja de datos de una consulta Hay muchos mtodos para trabajar con datos en la hoja de datos de una consulta.
Agregar datos nuevos en la vista Hoja de datos o Formulario
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1. Abra un formulario en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario. 2. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas.
3. Escriba los datos deseados y presione TAB para situarse en el siguiente campo. 4. Al final del registro, presione TAB para situarse en el siguiente registro.
Guardar registros en la vista Formulario u Hoja de datos Microsoft Access guarda automticamente el registro que se est agregando o editando, en cuanto mueva el punto de insercin a un registro diferente o cierre la hoja de datos en la que est trabajando. Para guardar explcitamente un registro mientras lo est editando, haga clic en Guardar registro en el men Registros.
Eliminar un registro en la vista Hoja de datos o Formulario 1. Abra una Hoja de datos, o un formulario en la Vista formulario. 2. Haga clic en el registro que desee eliminar. 3. Haga clic en Eliminar Registro en la barra de herramientas.
Nota: Al eliminar registros, quizs desee eliminar los datos relacionados en otras tablas. Por ejemplo, si elimina un proveedor de una tabla, probablemente desee eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos casos, puede asegurarse que se eliminan los datos correctos, forzando la integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada.
Modificar los datos de un campo en las vistas Hoja de datos o Formulario 1. Abra una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario. 2. Para editar los datos de un campo, haga clic en el campo que desea editar.Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que se convierta en puntero ms y entonces haga clic. 3. Escriba el texto que desea insertar. Notas: Si comete un error al escribir, presione la tecla de RETROCESO. Si desea cancelar los cambios en el campo actual, presione la tecla ESC. Si desea cancelar los cambios en todo el registro, presione ESC de nuevo antes de salir del campo. Cuando se mueva a otro registro, Microsoft Access guardar los cambios.
Buscar o reemplazar datos Microsoft Access ofrece muchas formas de buscar o reemplazar exactamente los datos que se necesiten, a la hora de buscar un valor determinado, un registro o un grupo de registros.
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Se puede buscar un registro desplazndose por una hoja de datos o un formulario, o escribiendo su nmero de registro en el cuadro de nmero de registro. Mediante el cuadro de dilogo Buscar se pueden localizar determinados registros o buscar ciertos valores en campos. Es posible desplazarse por los registros cuando Access encuentra cada aparicin del elemento que se est buscando. Si desea reemplazar ciertos valores una vez encontrados, utilice en su lugar el cuadro de dilogo Reemplazar. Mediante un filtro, se puede aislar y ver temporalmente un grupo de registros especfico con el que trabajar mientras se muestra en pantalla un formulario o una hoja de datos. Mediante una consulta, se puede trabajar con un grupo de registros concreto que cumpla los criterios especificados a partir de una o ms tablas de la base de datos. Ejecutando la consulta, se puede trabajar en este subconjunto con independencia de una hoja de datos o un formulario especficos.
Desplazarse entre registros utilizando botones de desplazamiento en la vista Pgina Utilice los botones de desplazamiento situados en la barra de herramientas de exploracin de registros para desplazarse con rapidez entre registros o entre un grupo de registros de una pgina de acceso a datos agrupada.
Filtrar Informacin Un filtro es una condicin o condiciones que se aplican sobre los registros de una hoja de datos o formulario abierto para mostrar temporalmente el subconjunto de registros que cumplen las condiciones o criterios.
Aplicar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario
En un formulario, una hoja de datos o cualquier ventana de filtro, haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas.
Notas: Cuando se aplica un filtro a una hoja de datos, Microsoft Access tambin aplica los filtros creados en cualquier hoja secundaria de datos que contenga. Microsoft Access puede aplicar un filtro automticamente al abrir un formulario si se establece la propiedad Al abrir (OnOpen) del formulario a una macro que utilice la accin AplicarFiltro o a un procedimiento de eventos que utilice el mtodo ApplyFilter del objeto DoCmd. Si crea un filtro en un formulario, un subformulario, una hoja de datos principal o una secundaria que ya contena un filtro de una sesin de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.
Quitar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario
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Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla, la consulta o el formulario, haga clic en Quitar filtro Hoja de datos o en la vista Formulario. en la barra de herramientas en la vista
Para quitar un filtro de una base de datos multiusuario (compartida) y ver qu registros se han agregado, eliminado o modificado desde que se abri la tabla, la consulta o el formulario, en el men Registros elija Quitar filtro u ordenar en la vista Hoja de datos o Formulario.
Notas: Si se quita un filtro no se elimina permanentemente. Puede volver a aplicarlo haciendo clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas. Al quitar un filtro de una hoja de datos, Microsoft Access tambin quita cualquier filtro aplicado a cada hoja secundaria de datos que contenga. Si lo prefiere, puede utilizar la accin MostrarTodosRegistros en una macro o en cdigo de Visual Basic para aplicaciones para quitar el filtro.
Ordenar los registros de una tabla, consulta o formulario Cuando especifica un orden en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos, puede llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no en ambos). Cuando especifica un orden en la vista Diseo de la consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado, puede llevar a cabo ordenaciones complejas. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente segn algunos campos y en orden descendente segn otros. Con independencia de cmo especifique el orden, Microsoft Access lo almacena cuando guarda el formulario o la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma automtica cuando se abre de nuevo el objeto o se basa un nuevo formulario o informe en ese objeto. Puede ordenar registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Puede tambin ordenar los datos filtrados especificando un orden en la ventana Filtro u orden avanzado, u ordenar los resultados de una consulta especificando un orden en la vista Diseo de la consulta. Consideraciones para ordenar registros El orden se guarda con la tabla, consulta o formulario. Si basa un nuevo formulario o informe en una tabla o consulta que tiene un orden guardado con ella, el nuevo formulario o informe hereda el orden. Microsoft Access ordena hasta 255 caracteres, en uno o ms campos, en el resultado de una consulta o filtro avanzado. El orden depende de la configuracin de idioma especificada en el cuadro de dilogo Opciones en el momento de crear la base de datos. Para comprobar o cambiar esta configuracin, en el men Herramientas haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha General para ver la configuracin establecida bajo Nuevo orden de la base de datos. Si su base de datos contiene tablas vinculadas de una base de datos que utiliza un orden en un idioma diferente, Microsoft Access usar el orden de la base de datos que contenga el vnculo a la tabla, no el de la base de datos en donde est almacenada la tabla. Si la cuadrcula de diseo de la consulta o el filtro contiene el asterisco de la lista de campos, no podr especificar un orden en la cuadrcula de diseo a no ser que agregue tambin a la cuadrcula de diseo los campos por los que desea ordenar.
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Para ordenar las fechas y horas de ms temprano a ms tarde, use el orden ascendente. Utilice el orden descendente para ordenar de ms tarde a ms temprano. Los nmeros almacenados en los campos de Texto se ordenan como cadenas de caracteres, no como valores numricos. Por tanto, para ordenarlos en orden numrico, todas las cadenas de texto deben tener la misma longitud, con los nmeros ms cortos rellenos con ceros a la izquierda. Por ejemplo, el resultado de una ordenacin ascendente de las cadenas de texto 1, 2, 11 y 22 ser 1, 11, 2, 22. Debe rellenar los nmeros de un nico dgito con un cero a la izquierda para que las cadenas se ordenen correctamente: 01, 02, 11, 22. En el caso de los campos que no contienen valores Null, otra solucin sera ordenar por el valor numrico de la cadena mediante la funcin Val (Val). Por ejemplo, si la columna Edad es un campo de Texto que contiene valores numricos, al especificar Val([Edad]) en una celda Campo y al establecer un orden en su celda Orden, se ordenarn los registros en el orden correcto. Si slo est almacenando nmeros o fechas en un campo de Texto, considere la posibilidad de cambiar el tipo de datos del campo a Numrico, Moneda o Fecha/Hora en la tabla que contiene el campo. A continuacin, cuando ordene el campo, los nmeros o las fechas se ordenarn en el orden numrico o de fecha sin necesidad de utilizar ceros a la izquierda. Al ordenar un campo en orden ascendente, todos los registros en los que ese campo est en blanco (contenga un valor Null) se incluyen al principio. Si un campo contiene registros con valores Null y con cadenas de longitud cero, los campos con los valores nulos aparecen primero en el orden, seguidos inmediatamente por las cadenas de longitud cero. No es posible ordenar un campo cuyo tipo de datos es Memo, Hipervnculo u Objeto OLE.
Ordenar registros en la vista Formulario u Hoja de datos 1. En la vista Formulario o la vista Hoja de datos, haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar registros. Para ordenar los registros de un subformulario, haga clic en el campo que desee ordenar. Para filtrar los registros de una hoja secundaria de datos, hgala aparecer haciendo clic en el indicador de expansin. 2. Para ordenar en orden ascendente, haga clic en Orden ascendente 3. Para ordenar en orden descendente, haga clic en Orden descendente Notas: En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias que se encuentren en dicho nivel. . .
En un formulario slo se puede ordenar segn un campo a la vez, en una hoja de datos principal o secundaria, puede seleccionar dos o ms columnas adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas. Microsoft Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada situada ms a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de datos, Microsoft Access guarda el orden.
Ordenar registros mediante la cuadrcula de diseo de una consulta o un filtro avanzado Antes de especificar un orden, hay ciertas cosas que debe tener en cuenta. 1. Abra una consulta en la vista Diseo o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario.
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2. Para ordenar por ms de un campo, coloque los campos en la cuadrcula de diseo en el orden en el que desee que se lleve a cabo la ordenacin. Microsoft Access ordena primero por el campo situado ms a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y as sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellidos y a continuacin por el campo Nombre, el campo Apellidos debe estar a la izquierda del campo Nombre en la cuadrcula. 3. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que desea ordenar, haga clic en una opcin. 4. Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver Las Consultas Las consultas son objetos que permiten formular preguntas a Access sobre el contenido de una o de varias tablas. Tambin es posible realizar consultas sobre otras consultas realizadas con anterioridad. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Al resultado de una consulta se le denomina Hoja de Datos y presenta aspecto de tabla; sin embargo, las consultas no crean nuevas tablas, sino que muestran parte de la tabla o las tablas sobre las que se realiza la consulta. en la barra de herramientas.
Abrir o ejecutar una consulta Puede abrir una consulta de seleccin, de tabla de referencias cruzadas o de accin en la vista Diseo. Tambin puede abrir una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas en la vista Hoja de datos con el fin de ver el resultado de la consulta. No es posible abrir una consulta de accin en la vista Hoja de datos para ver sus resultados. No obstante, en la vista Hoja de datos puede ver una vista previa de los datos que se vern afectados por la ejecucin de la consulta de accin.
Abrir una consulta en la vista Diseo 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos.
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2. Seleccione la consulta que desea abrir y, a continuacin, elija Diseo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Notas: Si una pgina de acceso a datos, formulario o informe est basado en una consulta, puede abrir la consulta directamente desde la pgina de acceso a datos, formulario o informe para modificar su diseo. Si anteriormente ha guardado una consulta mientras estaba mostrada en la vista SQL, sa ser la vista que muestre Microsoft Access la prxima vez que haga clic en Diseo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos de esa consulta.
Ver los resultados de una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas Microsoft Access muestra los resultados de una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas en una hoja de datos. Puede mostrar la hoja de datos desde la vista Diseo de la consulta o haciendo clic en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Desde Vista Diseo de la consulta Ventana Base de datos Realice esta accin Haga clic en Ver en la barra de herramientas.
Haga clic en Consultas , bajo Objetos, y, a continuacin, haga doble clic en el nombre de la consulta, o bien seleccione la consulta y haga clic en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
Cambiar entre las vistas de una consulta Una consulta tiene tres vistas: la vista Diseo, la vista Hoja de datos y la vista SQL. 1. Haga clic en clic en la flecha situada junto a Ver barra de herramientas. 2. En la lista desplegable, haga clic en la vista que desee. en la
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Quitar una tabla o consulta de una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseo. 2. En la parte superior de la vista Diseo de la consulta, seleccione la tabla o consulta que desee borrar haciendo clic en cualquier parte de su lista de campos, y a continuacin presione la tecla SUPR. Los campos que haya arrastrado desde la lista de campos a la cuadrcula de diseo tambin son borrados de la consulta. Sin embargo, la tabla o consulta no es borrada de la base de datos.
Tipos de Consulta Consulta de seleccin Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consulta de parmetros Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de dilogo que solicita informacin, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Microsoft Access puede entonces recuperar todos los registros que quedan entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Microsoft Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe. Cuando se introduce un mes, Microsoft Access imprime el informe apropiado. Tambin puede crear un formulario o un cuadro de dilogo personalizado que solicite los parmetros de una consulta, en lugar de utilizar el cuadro de dilogo de la consulta de parmetros. Consulta de tabla de referencias cruzadas Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos. Sugerencia: Puede mostrar datos de una tabla de referencias cruzadas sin crear una consulta independiente en la base de datos mediante el Asistente para tablas dinmicas en un formulario o creando una lista de tabla dinmica en una pgina de acceso a datos. Con un formulario o una lista de tabla dinmica, puede cambiar los encabezados de fila y columna segn desee para analizar los datos de distintos modos. Consulta de accin Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla.
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Consulta de eliminacin Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin, desea anexarla a la tabla Clientes. Las consultas de datos anexados tambin son tiles para: 1. Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar slo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamao considerable. 2. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11 campos. Supongamos que desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los campos coincidentes e ignorar el resto. Consulta de creacin de tabla Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para: 1. Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y, a continuacin, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de personal. 2. Crear pginas de acceso a datos que muestren datos de un determinado momento en el tiempo. Por ejemplo, supongamos que el 15-May-96 desea mostrar una pgina de acceso a datos que muestre los totales de ventas del primer trimestre segn los datos contenidos en las tablas base a las 9:00 A.M. del da 1-Abr-96. Una pgina de acceso a datos basada en una consulta o una instruccin SQL extrae los datos ms actualizados de las tablas (los datos correspondientes al 15-May-96), en lugar de los registros de una fecha y hora especficas. Para conservar los datos tal como estaban exactamente a las 9:00 A.M. del 1-Abr-96, cree una consulta de creacin de tabla en ese momento del tiempo para recuperar los registros necesarios y almacenarlos en una tabla nueva. A continuacin, utilice esta tabla, en lugar de una consulta, como base de las pginas de acceso a datos. 3. Realizar una copia de seguridad de una tabla. 4. Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual. 5. Mejorar el rendimiento de las pginas de acceso a datos, formularios e informes basados en consultas de tablas mltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales. Puede
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acelerar el proceso creando primero una consulta de creacin de tabla que recupere los registros que necesite y los almacene en una tabla. A continuacin puede basar los informes en esta tabla o especificar la tabla en una instruccin SQL como el origen de los registros para un formulario, informe o pgina de acceso a datos, de modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creacin de tabla. Consulta SQL Una consulta SQL es una consulta creada mediante una instruccin SQL. La consulta de unin, la consulta de paso a travs, la consulta de definicin de datos y la subconsulta son ejemplos de consultas especficas de SQL. Consulta de unin Este tipo de consulta combina campos (columnas) de una o ms tablas o consultas en un campo o columna del resultado de la consulta. Por ejemplo, si tiene seis distribuidores que envan nuevas listas de inventario cada mes, puede combinar estas listas en un conjunto de resultados mediante una consulta de unin y, a continuacin, crear una consulta de creacin de tabla basada en la consulta de unin para crear una tabla nueva. Consulta de paso a travs Este tipo de consulta enva comandos directamente a las bases de datos ODBC, como las de Microsoft FoxPro, utilizando comandos aceptados por el servidor. Por ejemplo, puede emplear una consulta de paso a travs para recuperar registros o modificar datos. Consulta de definicin de datos Este tipo de consulta crea, elimina o modifica tablas, o crea ndices en una base de datos, como tablas de Microsoft Access o Microsoft FoxPro. Subconsulta Este tipo de consulta consta de una instruccin SQL SELECT dentro de otra consulta de seleccin o consulta de accin. Puede introducir estas instrucciones en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta para definir un campo nuevo o bien en la fila Criterios para definir criterios para un campo. Puede utilizar las subconsultas para:

Comprobar la existencia de algn resultado de la subconsulta (mediante las palabras clave EXISTS o NOT EXISTS). Encontrar los valores de la consulta principal que sean iguales, mayores que o menores que los valores devueltos por la subconsulta (mediante las palabras reservadas ANY, IN o ALL). Crear subconsultas dentro de las subconsultas (subconsultas anidadas).
Crear una consulta de seleccin sin un asistente Para crear una consulta se deben seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos sobre la cual se desea realizar la consulta. 2. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el objeto Consulta de la Barra de Objetos.
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3. En el rea de lista hacer doble clic sobre la opcin de Crear una consulta en vista Diseo. 4. Aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En la parte superior presenta las pestaas Tablas, Consultas y Ambas. En el rea interna de la ventana, selecionar la tabla o consulta que desee utilizar y haga clic en el botn Agregar o doble clic sobre el objeto seleccionado.
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Haga clic en el botn Cerrar.
En este momento aprece la ventana Consulta1: Consulta de Seleccin. En la zona superior de dicha ventana aparecen las tablas o consultas agregadas, en la zona inferior aparecer la cuadrcula QBE (Query By Example, Consulta segn ejemplo).
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En la cuadrcula QBE se especifican los campos de la tabla que intervienen en la consulta. Se deben especificar tanto los campos que se desea que aparezcan como resultado de la consulta como los campos sobre los que se establecen las condiciones en la consulta. La cuadrcula est dividida en filas y columnas. Cada Columna corresponde con un campo. Cada fila especfica una caracterstica del campo:

La fila Campo especfica los campos que intervienen en la consulta. La fila Tabla muestra el nombre de la tabla de donde proceden los campos. La fila Orden establece el orden en el que aparecern los registros resultantes de la consulta al mostrar la hoja de datos. La fila Mostrar indica que campos de los que se encuentran en la cuadrcula QBE aparecern en la hoja de datos. La fila Criterios permite estableceer la condicin o condiciones que debe cumplir un campo para que el registro correspondiente apareca en la hoja de datos.
Asistentes para el diseo de consultas Al crear una consulta a travs del botn Nuevo de la barra de herramientas de la ventana de Base de datos, aparece el cuadro de dilogo Nueva Consulta:
Este cuadro de dilogo presenta varias opciones:
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1. Vista Diseo que permite crear consultas de cualquier tipo sin utilizar los asistentes. 2. Asistente para consultas de referencias cruzadas que permite crear consultas de referencias cruzadas mediante la ayuda de un asistente. 3. Asistente para consultas sencillas que permite crear consultas de seleccin mediante un asistente. 4. Asistente para bsquedas de duplicados que permite crear consultas que muestren informacin de aquellos registros que presentan valores repetidos en un campo. 5. Asistente para bsquedas de no coincidentes permite crear consultas que muestren registros de una tabla (tabla principal) que no tienen registros relacionados en otra tabla (tabla relacionada).
Crear una consulta de seleccin sencilla mediante un asistente El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o ms tablas o consultas. Si lo desea, el asistente tambin puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mnimo o mximo de un campo. No obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas y, a continuacin, bajo Objetos, haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas. 3. Elija Aceptar.
4. Haga clic en el nombre de la tabla o consulta en la que desea basar la consulta y, a continuacin, seleccione los campos cuyos datos desea recuperar. 5. Haga clic en una tabla o consulta adicional si lo desea y, a continuacin, seleccione los campos que desea utilizar de ella. Repita este paso hasta que disponga de todos los campos que necesite.
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6. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseo.
Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo. Las Expresiones Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresin siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte: = [Subtotal] + [Transporte] stos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones:
Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una regla de validacin o establecer un valor predeterminado de un campo.
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Introducir una expresin de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro. Establecer una condicin para realizar una accin o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones. Especificar argumentos para funciones, instrucciones y mtodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones. Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instruccin SQL como valor de una propiedad o como argumento.
Crear un campo que realice clculos personalizados o que manipule valores de campo en una consulta Puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un clculo definido con una expresin. 1. Abra la consulta en la vista Diseo. 2. Realice una de las siguientes operaciones: Escriba una expresin en una celda en blanco de la fila Campo. Si la expresin incluye un nombre de campo, debe incluirlo entre corchetes. Si necesita ayuda para crear la expresin, utilice el Generador de expresiones. Para mostrarlo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la celda Campo en la que desee agregar el campo calculado y, a continuacin, haga clic en Generar. Al presionar ENTRAR o al moverse a otra celda, Microsoft Access introduce el nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un nmero entero que se incrementa con cada nuevo campo de expresin de la consulta. El nombre aparece antes de la expresin y va seguido por dos puntos. En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de la columna. Puede seleccionar ExprN y escribir un nombre ms descriptivo, como NuevoPrecio. 3. Si la expresin incluye una o ms funciones agregadas (Suma (Sum), Promedio (Avg), Cuenta (Count), Mn (Min), Mx (Max), DesvEst (StDev) o Var (Var)) y si la cuadrcula de diseo incluye otro campo o campos que desee utilizar para agrupar, haga clic en Totales en la barra de herramientas (a no ser que la fila Total ya est mostrada). Deje Agrupar por en la celda Total del campo de agrupacin y, en el campo calculado, cambie Agrupar por a Expresin.
4. Si lo desea, realice una de las acciones siguientes para completar la consulta: Introduzca criterios que afecten al clculo. Ordene los resultados. Establezca las propiedades del campo, como por ejemplo Formato (Format) (dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base).
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Notas: Para introducir o ver una expresin completa sin necesidad de desplazar la visualizacin, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.
Crear una consulta de parmetros que solicite criterios cada que vez que se ejecute Una consulta de parmetros muestra uno o ms cuadros de dilogo predefinidos que le solicitarn el valor del parmetro (criterio). Tambin puede crear un cuadro de dilogo personalizado que solicite los parmetros de la consulta. 1. Cree una consulta de seleccin o de referencias cruzadas. 2. En la vista Diseo de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrcula de diseo de la consulta. 3. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrar este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.
Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto Introduzca la fecha inicial: y el texto Introduzca la fecha final: para especificar un intervalo de valores. En la celda Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha inicial:] And [Introduzca la fecha final:]. 4. Para ver los resultados, haga clic en el botn Ver en la barra de herramientas y escriba el valor del parmetro. Para volver a la vista Diseo de la consulta, haga clic de nuevo en el botn Ver Notas: Debe especificar el tipo de dato de los parmetros en la consulta de referencias cruzadas o en una consulta de parmetros en la que se basa una consulta de referencias cruzadas o grfico. En la consulta de referencias cruzadas, tambin debe establecer la propiedad Ttulos de columna. En otras consultas de parmetros, especifique el tipo de dato de un campo con el tipo S/No y de los campos que vienen de una tabla de una base de datos externa SQL. Para solicitar al usuario uno o varios caracteres por los que buscar y, a continuacin, buscar registros que comiencen o contengan los caracteres especificados por el usuario, cree una consulta de parmetros que utilice el operador LIKE y el smbolo comodn de asterisco (*). Por ejemplo, la instruccin: LIKE [Escriba el primer carcter por el que buscar: ] & * busca palabras que comienzan por la letra especificada. La instruccin: LIKE * & [Escriba cualquier carcter por el que buscar: ] & * busca palabras que contienen el carcter especificado en la barra de herramientas.
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Los Formularios Los formularios son objetos que Access proporciona para ver, introducir o imprimir datos de una o varias tablas. Es la presentacin de la informacin contenida en las tablas a travs de la pantalla del ordenador con un diseo intuitivo y agradable. A travs de los formularios el usuario visualiza la informacin contenida en las tablas, examina los resultados de una consulta y altera su contenido introduciendo, modificando o eliminando informacin en los campos.
El formulario es una herramienta de Access que ofrece las mismas funciones de la Hoha de Datos o las Consultas aportando una mejor presentacin de cara al usuario final. Las ventajas de usar los formularios consisten en que:

Permite presentar los datos de una forma sencilla y atractiva utilizando elementos de diseo como ttulos, grficos, lneas, colores y sombreados. Muestra a la vez todos los campos de un registro, sin utiliar las barras de desplazamiento. Situa los campos con el mismo formato que en los formularios de papel que est utilizando, pudiendo alterar su orden. Evita errores mecanogrficos, pues se pueden crear listas desplegables en el formulario partir de las cuales se elige el valor introducido en el campo. Visualiza datos de varias tablas o de una consulta. Calcula totales.
Crear un formulario con un asistente El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orgenes de registros, campos, diseo y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Formularios, bajo Objetos. 2. Haga clic en el botn Nuevo datos. en la barra de herramientas de la ventana Base de
3. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, seleccione el asistente que desea utilizar. En el lado izquierdo del cuadro de dilogo aparecer una descripcin del asistente. 4. Seleccione el nombre de la tabla u otro origen de registros que contiene los datos en los que desea basar el formulario.
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Nota: No es necesario que siga este paso si elige la opcin Asistente para formularios; puede especificar el origen de registros para el formulario en el asistente. El Asistente para formularios, Asistente para grficos o Asistente para tablas dinmicas muestran una serie de instrucciones adicionales. Las opciones Autoformulario: columnas, Autoformulario: tabular o Autoformulario: hoja de datos, permiten a Microsoft Access crear el formulario de forma automtica. 5. Elija Aceptar. 6. Seleccione los campos.
7. Seleccione la distribucin de los campos
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8. Seleccione el estilo del informe
9. Escriba un ttulo al informe
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10. haga clic en el botn Finalizar Si el formulario creado no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseo. Nota: Si selecciona una de las opciones de Autoformulario, Microsoft Access utiliza el ltimo autoformato especificado, ya sea en el Asistente para formularios o mediante el uso del comando Autoformato del men Formato en la vista Diseo.
Abrir un formulario 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Formularios, 2. Seleccione el formulario que desea abrir. 3. Elija el botn Abrir para abrir el formulario en la vista Formulario o el botn Diseo para abrir el formulario en la vista Diseo. Sugerencia: Tambin puede abrir un formulario en la vista Formulario arrastrando el formulario desde la ventana Base de datos hasta el fondo de la aplicacin. Una vez abierto el formulario, puede alternar con facilidad entre las tres vistas del formulario haciendo clic en el botn Vista de la barra de herramientas. bajo Objetos.
Vistas de un formulario Los formularios tienen tres vistas: vista Diseo, vista Formulario y vista Hoja de datos. Para crear un formulario se utiliza la vista Diseo. La visualizacin de un formulario en la vista Diseo es equivalente a trabajar en un taller rodeado de tiles herramientas.
Una vez creado un formulario en la vista Diseo, puede visualizarlo en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos.
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Guardar un formulario 1. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.
2. Si est guardando un formulario por primera vez, escriba un nombre que siga las reglas para dar nombre a formularios de Microsoft Access en el cuadro de dilogo Guardar como y, a continuacin, elija Aceptar. Si hace clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Guardar como, el objeto no se guardar.
Eliminar un formulario 1. Cierre el formulario que desee eliminar. En un entorno multiusuario, confirme que todos los usuarios han cerrado el objeto. 2. En la ventana Base de datos, bajo la seccin Objetos, seleccione Formularios. 3. Seleccione el Formulario en la Lista de objetos y presione la tecla SUPRIMIR.
Crear un formulario sin un Asistente Puede utilizar los siguientes pasos como gua para la creacin de un formulario desde el principio hasta el final. Muchos de estos pasos sern tiles para crear cualquier tipo de formulario. Los dems pasos sern tiles cuando tenga que crear un tipo determinado de formulario; por ejemplo, un formulario que muestre datos de ms de una tabla. Slo tendr que utilizar los pasos necesarios para el tipo de formulario que est creando. Puede utilizar las tcnicas siguientes para personalizar un formulario que haya creado con un asistente o para crear completamente un formulario.
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Paso 1: Iniciar el formulario 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Formularios, bajo Objetos. 2. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseo.
4. Seleccione el nombre de la tabla u otro origen de registros que contenga los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de dilogo personalizado), no seleccione nada en la lista. Nota Si desea crear un formulario que utilice datos de ms de una tabla, base el formulario en una consulta. 5. Elija Aceptar.
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Paso 2: Agregar encabezados y pies de pgina
1. Abra el formulario en la vista Diseo. 2. En el men Ver, elija Encabezado o pie de formulario o Encabezado o pie de pgina.
Paso 3: Mostrar datos, texto y totales en el formulario
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Para mostrar datos 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Haga clic en Lista de campos en la barra de herramientas. Aparecer la lista de campos. En un formulario o informe, si el botn de la lista de campos o el comando no estn disponibles, tendr que hacer depender el formulario o el informe de un origen de registros. Si la lista de campos est vaca en una pgina de acceso a datos, deber conectar la pgina a una base de datos. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Seleccione uno o ms campos de la lista de campos en un formulario o un informe. Seleccione una campo, tabla o consulta en la lista de campos en una pgina de acceso a datos.
4. Siga uno de estos procedimientos:

Arrastre el campo o los campos desde la lista de campos y pngalos en el formulario o informe. Arrastre el campo, tabla o consulta de la lista de campos y colquelo en la pgina de acceso a datos. En el cuadro de dilogo Asistente para formato, haga clic en Controles individuales.
5. Rehaga el tamao del cuadro de texto de forma que tenga el tamao adecuado para los datos que desea mostrar. 6. Si es necesario, cambie el texto de la etiqueta. 7. Cambie a la vista Formulario, vista Hoja de datos, vista Pgina o Vista preliminar para comprobar el control. Para mostrar texto o etiqueta Utilice este procedimiento para crear una etiqueta individual (una etiqueta que no est adherida a ningn otro control). Para crear una etiqueta que se adjunta a un control, simplemente cree el control. Microsoft Access adjunta de forma automtica una etiqueta al control cuando lo crea. 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Haga clic en la herramienta Etiqueta en el Cuadro de Herramientas.
3. En el formulario, informe o pgina de acceso a datos, haga clic en donde desee colocar la etiqueta, e introduzca a continuacin el texto de la etiqueta.
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Para calcular un total 1. Abra el formulario en la vista Diseo. 2. Haga clic en la herramienta Cuadro de texto en el cuadro de herramientas.
3. En la seccin de detalles del formulario, haga clic en el lugar en el que desee colocar el cuadro de texto. 4. Realice una de las siguientes acciones: Coloque el punto de insercin en el cuadro de texto y escriba una expresin que calcule el total.
Asegrese de que el cuadro de texto est seleccionado, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas para abrir su hoja de propiedades y escriba la expresin en el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource). En una base de datos de Microsoft Access (.MDB), a fin de utilizar el Generador de expresiones para crear la expresin, presione el botn Generar al cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource).
Paso 4: Dar formato, mover, alinear y ajustar el tamao de etiquetas, cuadros de texto y otros controles Para dar formato 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Seleccione el control que contiene el texto que desea cambiar. 3. En la barra de herramientas Formato de formulario o informe o la barra de herramientas Formato de pgina de acceso a datos, haga clic en Negrita aparezca en negrita, haga clic en Cursiva Subrayado Para mover 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Elija el control o su etiqueta. Cuando hace clic en cualquiera de las partes de un control compuesto en formularios e informes, Microsoft Access muestra los controles de desplazamiento de ambos controles, as como los controles de tamao del control en el que ha hecho clic. En pginas de acceso a datos, cuando se selecciona el control, la etiqueta no se selecciona automticamente. Si desplaza el control, la etiqueta ir con l, pero si desplaza la etiqueta, el control no se mover. 1. Mueva el puntero por encima del borde (no del controlador de movimiento) del control o de su etiqueta. En los formularios e informes, el puntero se convierte en una mano abierta. En las pginas de acceso a datos, el puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas. Despus de que cambie el puntero, arrastre los controles a una nueva posicin. para que aparezca subrayado. para hacer que el texto para que aparezca en cursiva o haga clic en
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Para ajustar el tamao 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Elija el control o controles que desea cambiar de tamao. 3. Arrastre los controladores de tamao hasta que el control sea del tamao que desea.
En un formulario o informe, si selecciona ms de un control, todos los controles cambian de tamao cuando arrastra el controlador de tamao de un control. Para alinear 1. Abra un formulario en la vista Diseo, o un informe en la vista Diseo. 2. Seleccione los controles que desea alinear. Seleccione solamente controles situados en la misma fila o columna. 3. En el men Formato, site el puntero en Alinear y elija uno de los siguientes comandos:

Izquierda. Alinea los lmites izquierdos de los controles con el lmite izquierdo del control situado ms a la izquierda. Derecha. Alinea los lmites derechos de los controles con el lmite derecho del control situado ms a la derecha. Arriba. Alinea los lmites superiores de los controles con el lmite superior del control situado ms arriba. Abajo. Alinea los lmites inferiores de los controles con el lmite inferior del control situado ms abajo.
Paso 5: Mostrar registros de una tabla relacionada en un subformulario Subformularios
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Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de una tabla Categoras y de una tabla Productos. Los datos de la tabla Categoras es el lado uno de la relacin. Los datos de la tabla Productos constituyen el lado varios de la relacin, ya que cada categora tiene ms de un producto.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal presenta la categora Bebidas, el subformulario muestra slo los productos de la categora Bebidas. Cuando utilice un formulario con un subformulario para introducir nuevos registros, Microsoft Access guarda el registro actual en el formulario principal cuando se introduce el subformulario. Esto asegura que los registros de la tabla varios tengan un registro en la tabla uno con el que relacionarse. Tambin guarda automticamente cada registro conforme lo agregue al subformulario. Un subformulario se puede mostrar como una hoja de datos, como en la ilustracin precedente o como un formulario simple o continuo. Un formulario principal slo se puede presentar como formulario simple. Un formulario principal puede tener cualquier nmero de subformularios si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta diez niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y as sucesivamente. Por ejemplo, podra tener un formulario principal que mostrara los clientes, un subformulario que presentara los pedidos y otro subformulario ms que mostrara los detalles de los pedidos. Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente Antes de utilizar este procedimiento, asegrese de que ha configurado la tabla de relaciones correctamente. 1. Abra el formulario que desee agregar al subformulario en la vista Diseo. 2. Asegrese de que la herramienta Asistentes para controles est presionada. 3. Haga clic en la herramienta Subformulario/Subinforme en el cuadro de herramientas
del cuadro de herramientas.
4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el subformulario. 5. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del asistente. 6. Cuando haga clic en Terminar, Microsoft Access agregar un control de subformulario al formulario. Tambin crear un formulario independiente para el subformulario.
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Paso 6: Realizar los ajustes finales Comprobar el diseo de un formulario observndolo en vista Formulario o en vista Hoja de datos: Haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas. Para cambiar la vista indicada por el botn, haga clic en el propio botn. Para ver una lista de las otras vistas que se pueden seleccionar, haga clic en la flecha situada junto al botn. Los Informes Los informes son los objetos de Microsoft Access que permiten presentar en papel los datos que estn almacenados en las tablas o consultas. Aunque es posible imprimir los formularios y las hojas de datos, los informes permiten un mayor control sobre la apariencia final de la presentacin de los datos y la posibilidad de presentar subtotales y resmenes de totales por categoras de informacin, as como calcular el porcentaje que representa cada categora sobre el total.
Un informe es la forma de recuperar y presentar la informacin almacenada en una base de datos de forma clara y atractiva, aunque no se puede utilizar para modificar la informacin de la tabla o consulta en la que estn basados. Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla:
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Abrir un informe 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes 2. Elija el informe que desea abrir. 3. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en el botn Diseo para abrir el informe en la vista Diseo, o haga clic en el botn Vista preliminar para abrir el informe en Vista preliminar. Sugerencia: Tambin puede abrir un informe en Vista preliminar arrastrando el informe de la ventana Base de datos al fondo de la aplicacin. , bajo Objetos.
Crear un informe mediante un asistente El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orgenes de registros, campos, diseo y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes 2. Haga clic en el botn Nuevo datos. , bajo Objetos.
en la barra de herramientas de la ventana Base de
3. En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripcin del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. 5. Nota: Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. 6. Las opciones Asistente para informes, Asistente para grficos o Asistente para etiquetas presentan unas instrucciones adicionales. Las opciones Autoinforme: tabular o Autoinforme: en columnas, permiten a Microsoft Access crear automticamente el informe. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Seleccione los campos.
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9. Agregue un nivel de agrupamiento si lo desea.
10. Agregue una ordenacin si lo desea.
11. Seleccione la distribucin de los datos en el informe y la orientacin.
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12. Seleccione el estilo.
13. Escriba el ttulo el informe.
14. Haga clic en el botn Finalizar. Si el informe obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseo. Guardar un informe
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1. Haga clic en el botn Guardar
de la barra de herramientas.
2. Si est guardando un informe por primera vez, escriba un nombre que siga las reglas para dar nombre a informes de Microsoft Access en el cuadro de dilogo Guardar como y, a continuacin, elija Aceptar. Si hace clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Guardar como, el objeto no se guardar.
Eliminar un informe 1. Cierre el informe que desee eliminar. En un entorno multiusuario, confirme que todos los usuarios han cerrado el objeto. 2. En la ventana Base de datos, bajo la seccin Objetos, seleccione Informes. 3. Seleccione el informe en la Lista de objetos y presione la tecla SUPRIMIR. Crear un informe sin un Asistente Puede utilizar los siguientes pasos como gua para la creacin de un informe desde el principio hasta el final. Muchos de estos pasos sern tiles para crear cualquier tipo de informe. Los dems pasos sern tiles cuando tenga que crear un tipo determinado de informe; por ejemplo, un informe que requiera agrupar registros por categoras o calcular totales. Slo tendr que utilizar los pasos necesarios para el tipo de informe que est creando.
Paso 1: Iniciar el informe Crear un informe vaco y seleccionar el origen de los registros 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes 2. Haga clic en el botn Nuevo datos. , bajo Objetos.
en la barra de herramientas de la ventana Base de
3. En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseo.
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4. Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista) 5. Sugerencia: Si desea crear un informe que utilice datos de ms de una tabla, base su informe en una consulta. 6. Haga clic en Aceptar. Microsoft Access presenta el informe en la vista Diseo.
Paso 2: Ordenar o agrupar los datos del informe
Ordenar los registros en un informe En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones. 1. Abra el informe en la vista Diseo. 2. Haga clic en Ordenar y agrupar Ordenar y agrupar. en la barra de herramientas para mostrar el cuadro
3. En la primera fila de la columna Campo/Expresin, seleccione un nombre de campo o escriba una expresin.
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4. El campo o expresin de la primera fila es el primer nivel de ordenacin (el conjunto mayor). La segunda fila es el segundo nivel de ordenacin y as sucesivamente. 5. Cuando se rellena la columna Campo/Expresin, Microsoft Access establece el tipo de orden a Ascendente. El tipo de orden ascendente ordena desde la A a la Z o desde 0 a 9. 6. Para cambiar el tipo de orden, seleccione Descendente en la lista Tipo de orden. El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.
Agrupar registros en un informe En un informe se pueden agrupar hasta 10 campos o expresiones. 1. Abra el informe en la vista Diseo. 2. Haga clic en el botn Ordenar y agrupar cuadro Ordenar y agrupar. de la barra de herramientas para mostrar el
3. Establezca el tipo de orden para los datos del informe. 4. Haga clic en el campo o expresin cuyas propiedades de grupo desee establecer. 5. Establezca las propiedades de grupo en la siguiente lista. Se debe establecer a S o Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un nivel de grupo y establecer las dems propiedades de agrupamiento.

Encabezado del grupo. Agrega o elimina un encabezado del grupo para el campo o expresin. Pie del grupo. Agrega o elimina un pie de grupo para el campo o expresin. AgruparEn (GroupOn). Especifica cmo se desean agrupar los valores. Las opciones que se ven dependen del tipo de datos del campo por el que se est agrupando. Si se agrupa por una expresin, ver todas las opciones para todos los tipos de datos. IntervaloDelGrupo (GroupInterval). Especifica cualquier intervalo que sea vlido para los valores en el campo o expresin por el que est agrupando. MantenerJuntos (KeepTogether). Especifica si Microsoft Access debe imprimir todo o slo parte de un grupo en la misma pgina.
Paso 3: Agregar encabezados y pies de pgina La informacin de un informe puede dividirse en secciones. Cada seccin tiene una finalidad especfica y se imprime en un orden predecible en la pgina y en el informe.
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Agregar o quitar un encabezado y pie de informe o un encabezado y pie de pgina 1. Abra el informe en la vista Diseo. 2. Haga clic en Encabezado o pie del informe o en Encabezado o pie de pgina en el men Ver.
Paso 4: Mostrar datos, texto y totales en el informe Controles Toda la informacin de un formulario o informe est contenida en los controles. En las pginas de acceso a datos, la informacin se almacena en controles del mismo modo que se hace con formularios e informes. Sin embargo, la informacin tambin se puede escribir directamente en la pgina de acceso a datos. Los controles son objetos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoracin. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar datos, un botn de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los cuales se puede tener acceso a travs del cuadro de herramientas en la vista Diseo del formulario, en la vista Diseo del informe o en la vista Diseo de la pgina de acceso a datos: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botn de opcin, casilla de verificacin, cuadro de lista, botn de comando, imagen, lnea, rectngulo y controles ActiveX personalizados. Los formularios e informes disponen de estos controles adicionales: botn de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme y salto de pgina. Las pginas de acceso a datos tambin incluyen el cuadro de lista desplegable, hipervnculos, texto de desplazamiento y la lista de tabla dinmica, hoja de clculo y componentes grficos. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Un control dependiente est unido a un campo de una tabla o consulta base. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. La ilustracin siguiente muestra ejemplos de controles dependientes, independientes y calculados. Un control calculado utiliza una expresin como origen de los datos. Una expresin puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe.
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Para mostrar datos 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Haga clic en Lista de campos en la barra de herramientas. Aparecer la lista de campos. En un formulario o informe, si el botn de la lista de campos o el comando no estn disponibles, tendr que hacer depender el formulario o el informe de un origen de registros. Si la lista de campos est vaca en una pgina de acceso a datos, deber conectar la pgina a una base de datos. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Seleccione uno o ms campos de la lista de campos en un formulario o un informe. Seleccione una campo, tabla o consulta en la lista de campos en una pgina de acceso a datos.
4. Siga uno de estos procedimientos:

Arrastre el campo o los campos desde la lista de campos y pngalos en el formulario o informe. Arrastre el campo, tabla o consulta de la lista de campos y colquelo en la pgina de acceso a datos. En el cuadro de dilogo Asistente para formato, haga clic en Controles individuales.
5. Rehaga el tamao del cuadro de texto de forma que tenga el tamao adecuado para los datos que desea mostrar. 6. Si es necesario, cambie el texto de la etiqueta. 7. Cambie a la vista Formulario, vista Hoja de datos, vista Pgina o Vista preliminar para comprobar el control. Para mostrar texto o etiqueta Utilice este procedimiento para crear una etiqueta individual (una etiqueta que no est adherida a ningn otro control). Para crear una etiqueta que se adjunta a un control, simplemente cree el control. Microsoft Access adjunta de forma automtica una etiqueta al control cuando lo crea. 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Haga clic en la herramienta Etiqueta en el Cuadro de Herramientas.
3. En el formulario, informe o pgina de acceso a datos, haga clic en donde desee colocar la etiqueta, e introduzca a continuacin el texto de la etiqueta.
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Para calcular un total 1. Abra el informe en la vista Diseo. 2. Agregue un cuadro de texto calculado a la seccin de detalle. 3. Para ver la hoja propiedades, asegrese de que el cuadro de texto est seleccionado, y luego haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas. 4. En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), introduzca una expresin apropiada.
Paso 5: Dar formato, mover, alinear y ajustar el tamao de etiquetas, cuadros de texto y otros controles Para dar formato 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Seleccione el control que contiene el texto que desea cambiar. 3. En la barra de herramientas Formato de formulario o informe o la barra de herramientas Formato de pgina de acceso a datos, haga clic en Negrita aparezca en negrita, haga clic en Cursiva Subrayado Para mover 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Elija el control o su etiqueta. Cuando hace clic en cualquiera de las partes de un control compuesto en formularios e informes, Microsoft Access muestra los controles de desplazamiento de ambos controles, as como los controles de tamao del control en el que ha hecho clic. En pginas de acceso a datos, cuando se selecciona el control, la etiqueta no se selecciona automticamente. Si desplaza el control, la etiqueta ir con l, pero si desplaza la etiqueta, el control no se mover. 3. Mueva el puntero por encima del borde (no del controlador de movimiento) del control o de su etiqueta. En los formularios e informes, el puntero se convierte en una mano abierta. En las pginas de acceso a datos, el puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas. Despus de que cambie el puntero, arrastre los controles a una nueva posicin. para que aparezca subrayado. para hacer que el texto para que aparezca en cursiva o haga clic en
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Para ajustar el tamao 1. Abra un formulario en la vista Diseo, un informe en la vista Diseo o una pgina de acceso a datos en la vista Diseo. 2. Elija el control o controles que desea cambiar de tamao. 3. Arrastre los controladores de tamao hasta que el control sea del tamao que desea.
En un formulario o informe, si selecciona ms de un control, todos los controles cambian de tamao cuando arrastra el controlador de tamao de un control. Para alinear 1. Abra un formulario en la vista Diseo, o un informe en la vista Diseo. 2. Seleccione los controles que desea alinear. Seleccione solamente controles situados en la misma fila o columna. 3. En el men Formato, site el puntero en Alinear y elija uno de los siguientes comandos:

Izquierda. Alinea los lmites izquierdos de los controles con el lmite izquierdo del control situado ms a la izquierda. Derecha. Alinea los lmites derechos de los controles con el lmite derecho del control situado ms a la derecha. Arriba. Alinea los lmites superiores de los controles con el lmite superior del control situado ms arriba. Abajo. Alinea los lmites inferiores de los controles con el lmite inferior del control situado ms abajo.
Paso 6: Obtener una vista previa o imprimir el informe Establecer las opciones de configuracin de pgina para una tabla, consulta, formulario o informe 1. Abra la base de datos en una de las vistas siguientes.

Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o Vista preliminar. Abra un formulario o informe en cualquier vista (o desde la ventana Base de datos). Nota: Las opciones de configuracin de pgina no estn disponibles para macros ni mdulos.
2. En el men Archivo, elija Configurar pgina.
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3. Haga clic en las fichas siguientes para configurar las opciones que desee:

Mrgenes. Para establecer los mrgenes y para imprimir slo datos (para formularios e informes) o para imprir encabezados (para tablas o consultas). Pgina. Para configurar la orientacin, el tamao del papel y la impresora. Columnas. Para establecer el nmero, tamao y diseo de las columnas solamente para formularios e informes.
4. Haga clic en Aceptar. Microsoft Access guarda el valor de las opciones de configuracin de pgina junto con un formulario o informe, de modo que slo necesitar establecerlas una vez para cada formulario o informe. Para las tablas, consultas y mdulos, deber establecer opciones de configuracin de pgina cada vez que imprima.
Ver una vista previa del diseo de un informe Visualizar un informe mediante la vista previa muestra cmo aparecer una vez impreso. Puede visualizar el diseo, que contiene un ejemplo de los datos del informe, o bien puede comprobar la informacin revisando todas las pginas del informe. La vista previa del diseo de un informe es una forma rpida de ver el diseo de un informe, ya que Microsoft Access slo utiliza aquella informacin de la tabla o consulta necesaria para mostrarle el aspecto final del informe. Si desea visualizar la informacin exacta que aparecer en el informe, use Vista preliminar.
En la vista Diseo de un informe, haga clic en la flecha situada junto al botn Vista barra de herramientas y luego en Vista previa del diseo.
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Ver una vista previa de los datos de un informe Para obtener una vista previa de un informe desde la vista Diseo, haga clic en Vista preliminar en la barra de herramientas. Para obtener una vista previa de un informe desde la ventana Base de datos: 1. Haga clic en Informes , bajo Objetos.
2. Seleccione el informe que desea ver. 3. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en el botn Vista previa .
Subinformes Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir como informe principal. Un informe principal es dependiente o independiente; es decir, se basa o no se basa en una tabla, una consulta o una instruccin SQL.
Datos de orgenes de registros no relacionados en un informe principal con dos subinformes Un informe principal independiente puede servir como contenedor para subinformes no relacionados que desea combinar.
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Datos de un origen de registros en un informe principal y un subinforme Vincule el informe principal a una tabla, una consulta o una instruccin SQL base cuando desee insertar subinformes que contengan informacin relacionada con los datos del informe principal. Por ejemplo, puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados, como todas las ventas de un ao y utilizar un subinforme para mostrar informacin de resumen, como las ventas totales de cada trimestre.
Datos de orgenes de registros relacionados en un informe principal y dos subinformes Un informe principal tambin puede contener datos comunes a dos o ms subinformes paralelos. En este caso, los subinformes contienen los registros detallados relacionados con los datos comunes.
Un informe principal puede incluir subformularios as como subinformes, y puede incluir tantos subformularios y subinformes como desee. Adems, un informe principal puede contener hasta dos niveles de subformularios y subinformes. Por ejemplo, un informe puede contener un subinforme, y ese subinforme puede contener un subformulario o un subinforme. La tabla siguiente muestra las posibles combinaciones de subformularios y subinformes en un informe principal.
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Crear un subinforme El modo de crear un subinforme depende de si desea crearlo en un informe existente o agregar un informe existente a otro informe existente para crear un informe y un subinforme.
Crear un subinforme en un informe existente Si el subinforme se va a vincular al informe principal, compruebe que ha configurado correctamente las relaciones de tabla antes de utilizar este procedimiento. 1. Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista Diseo. 2. Compruebe que la herramienta Asistentes para controles est presionada. 3. Haga clic en Subformulario/Subinforme en el cuadro de herramientas
en el cuadro de herramientas.
4. En el informe, haga clic donde desee situar el subinforme. 5. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. Cuando haga clic en el botn Terminar, Microsoft Access agregar un control de subinforme a su informe. Tambin crear otro informe que se mostrar como subinforme.
Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme Si el subinforme se va a vincular al informe principal, asegrese de que ha configurado correctamente las relaciones de tabla antes de utilizar este procedimiento. 1. Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista Diseo. 2. Compruebe que la herramienta Asistentes para controles est presionada. 3. Presione F11 para cambiar a la ventana Base de datos. 4. Arrastre un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos a la seccin del informe principal donde desea que aparezca el subinforme. Microsoft Access agregar un control de subinforme al informe. La Impresin La impresin permite obtener una copia impresa de los datos contenidos en una base de datos. Microsoft Acces permite imprimir los siguientes objetos:

en el cuadro de herramientas
Hojas de Datos: al imprimir una hoja de datos se obtienen los registros que se encuentran en la tabla, la consulta o el formulario seleccionado, en el mismo orden en que aparecen. Formularios: se obtienen los datos que se encuentran en el formulario junto a las etiquetas y controles establecidos. Informes: es el objeto que ms se imprime, pues presenta los datos con un aspecto ms legible, permite mostrar datos procedentes de varias tablas relacionadas y adems ser posible agrupar y ordenar los registros segn el contenido de uno o mas campos.
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Configurar la Impresin Microsoft Acces permite, para los formularios y los informes, establecer caractersticas relativas a la impresin. Para ellos se deben seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos y seleccionar el objeto que se desea imprimir. 2. Seleccione el comando Configurar Pgina del men Archivo. 3. Aparece el cuadro de dilogo Configurar Pgina. Si el objeto seleccionado es una tabla o consulta el cuadro estar formado por las fichas Mrgenes y Pgina. Si el objeto seleccionado es un formulario o informe el cuadro estar formado por las fichas Mrgenes, Pgina y Columnas. 4. En la ficha Mrgenes se establecen los mrgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Seleccione Encabezados de impresin para imprimir los encabezados de las columnas al imprimir una hoja de datos. Seleccione Imprimir slo los datos para omitir las etiquetas, los bordes de los controles, la cuadrcula y los elementos grficos, como lneas y cuadros, al imprimir un formulario o informe.
5. En la ficha Pgina se establece la orientacin (vertical, horizontal), el tamao del papel, y la impresora.
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6. En la ficha Columnas establece las opciones de la cuadrcula (No. de columnas, espacio entre filas y espacio entre columnas), El ancho y alto de la comuna y el diseo de la columna.
7. Haga clic en el botn Aceptar.
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Imprimir Una vez establecidas las opciones de impresin se puede imprimir, para ello siga estos pasos: 1. Abrir la ventana de la base de datos y seleccionar el objeto que se desea imprimir. 2. Seleccione el comando Imprimir del men Archivo. 3. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir donde se establecen algunas acarcatersticas relativas a la impresin. 4. Haga clic en Aceptar. Si se hacle clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas, no aparece el cuadro de dilogo, pero ejecuta de igual forma la accin de imprimir. El botn Configurar muestra el cuadro de dilogo Configurar Pgina.
Las Macros Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
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Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.
Una secuencia de acciones La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
Un grupo de macros Si tiene numerosas macros, agrupar las macros relacionadas en grupos de macros puede ayudar a administrar la base de datos ms fcilmente. Para mostrar los nombres de las macros de un grupo de macros, haga clic en Nombres de macros en el men Ver en la ventana Macro. Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, llamado Botones, est compuesto de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo de macros, Access lleva a cabo la accin de la columna accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente, cuya columna Nombre de macro est en blanco. Para ejecutar una macro en un grupo de macros, utilice el nombre del grupo de macros seguido de un punto y a continuacin el nombre de macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados.
Acciones condicionales Para mostrar la columna Condicin, haga clic en Condiciones en el men Ver en la ventana Macro. La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la expresin en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo en el campo IdProveedor).
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Crear una macro 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros , bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones. 4. Haga clic en la accin que desee utilizar. 5. Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales pero harn la macro ms fcil de entender y mantener. 6. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si es que se requiere alguno. 7. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita los pasos 3 a 6. Microsoft Access lleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren. Sugerencia: Para crear rpidamente una macro que lleva a cabo una accin sobre un objeto de base de datos especfico, arrastre el objeto desde la ventana Base de datos hasta una fila de accin en la ventana Macros. Por ejemplo, puede crear una macro que abra un formulario arrastrando el formulario a una fila de accin. Para hacer esto, haga clic en Mosaico vertical en el men Ventana para posicionar la ventana Macros y la ventana Base de datos de forma que aparezcan una junto a otra en su pantalla; en la ventana Base de datos, bajo Objetos, haga clic en el tipo de objeto que desee, a continuacin, en el objeto y, por ltimo, arrstrelo hasta una fila de accin. Arrastrar una macro o un procedimiento agrega una accin que ejecuta la macro o el procedimiento, mientras que arrastrar otros objetos de base de datos agrega una accin que abre el objeto.
Ejecutar una macro Cuando ejecuta una macro, Microsoft Access comienza desde el principio de la macro y lleva a cabo todas las acciones en la macro hasta que alcanza o bien otra macro (si la macro se encuentra en un grupo de macros) o el fin de la macro. Una macro puede ser ejecutada directamente, desde otra macro o un procedimiento de evento, o como respuesta a un evento que se produce en un formulario o informe, o un control en un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar una macro a un botn de comando de forma que la macro se ejecute cuando el usuario presiona el botn. Tambin puede crear un comando de men personalizado o un botn de la barra de herramientas que ejecute una macro, asignar una macro a una combinacin de teclas, o ejecutar automticamente una macro al abrir una base de datos.
Ejecutar una macro directamente Ejecute directamente una macro, haciendo lo siguiente:
Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, haga clic en Ejecutar la barra de herramientas. Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos, haga clic en Macros haga doble clic en el nombre de la macro.
en
y despus
Para ejecutar una macro desde cualquier parte de Microsoft Access, en el men Herramientas, haga clic en Macro y en Ejecutar macro. A continuacin haga clic sobre una macro en el cuadro desplegable Nombre de la macro.
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Nota: Por lo general, slo se ejecuta una macro directamente cuando desea probarla. Puede entonces agregar la macro a un formulario, informe o control, de forma que se ejecute como respuesta a un evento, o puede crear un comando de men personalizado que ejecute la macro.
Crear un botn de comando en un formulario que ejecuta una consulta o una macro 1. Abra un formulario en la vista Diseo del formulario. 2. Haga clic en la herramienta Asistentes para controles est ya presionada. en el Cuadro de herramientas si no .
3. En el Cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Botn de comando 4. En el formulario, haga clic en donde desee colocar el botn de comando.
5. En el primer cuadro de dilogo del asistente, haga clic en Varios en el cuadro de Categoras, y a continuacin, en el cuadro Acciones haga clic en el tipo de botn que desee crear. 6. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, haga clic en Terminar para presentar el botn de comando en la vista Diseo. Si desea ver el procedimiento de evento que pone en funcionamiento al botn, haga clic en el botn Generar en la propiedad AlHacerClic del botn de comando.
Crear un grupo de macros Si desea agrupar varias macros relacionadas en un punto, en lugar de seguirles la pista de forma separada, puede organizarlas como un grupo de macros. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Nueva de la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. Haga clic en Nombres de macros relieve. en la barra de herramientas, si no est ya en bajo
4. En la columna Nombre de macro, introduzca un nombre para la primera macro del grupo de macros. 5. Agregue las acciones que desee que la macro lleve a cabo. 6. Repita los pasos 4 y 5 para cada una de las macros que desee incluir en el grupo de macros. Nota: Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique ser el nombre del grupo de macros. Este nombre se muestra en la lista de macros y de los grupos de macros en la ventana Base de datos. Cuando haga referencia a una macro en un grupo de macro, utilice esta sintaxis: nombregrupomacros.nombremacro Por ejemplo, Botones.Productos se refiere a la macro Productos en el grupo de macros Botones. En una lista de macros, tal como la lista de argumentos Nombre de Macros de la accin EjecutarMacro, Microsoft Access presenta la macro Productos como Botones.Productos. Administracin de base de datos Hacer una copia de seguridad de una base de datos
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1. Cierre la base de datos. Si se encuentra en un entorno multiusuario, asegrese de que todos los usuarios han cerrado la base de datos. 2. Por medio del Explorador de Windows, Mi PC, Microsoft Backup, el comando copy de MSDOS o de algn otro programa de copia de seguridad, copie el archivo de la base de datos (un archivo .MDB) al medio de almacenamiento de su eleccin. Notas: Si desea hacer una copia de seguridad en un disquete y el tamao del archivo de su base de datos es mayor que la capacidad del mismo, no podr utilizar el Explorador de Windows ni Mi PC para hacer la copia de seguridad; deber utilizar Microsoft Backup u otro programa de copia de seguridad que le permita almacenar el archivo en ms de un disquete. Tambin es necesario que haga una copia de seguridad del archivo de informacin del grupo de trabajo. Si este archivo se daa o se pierde, no se podr iniciar Microsoft Access hasta que se restablezca o se reconstruya dicho archivo. Puede hacer copias de seguridad de objetos de base de datos individuales creando una base de datos en blanco e importando los objetos que desee desde la base de datos de origen. No puede usar la instruccin FileCopy en una segunda instancia de Microsoft Access para hacer una copia de seguridad de una base de datos abierta en la primera instancia.
Restaurar una base de datos desde una copia de seguridad Segn el mtodo empleado originalmente para hacer la copia de seguridad, utilice el Explorador de Windows, Mi PC, Microsoft Backup, los comandos copy o restore de MS-DOS u otro programa de copia de seguridad para copiar la base de datos almacenada a la carpeta que contiene su base de datos. Advertencia: Si la base de datos existente en su directorio y la copia de seguridad tienen el mismo nombre, al restaurar la copia de seguridad se puede reemplazar el archivo de base de datos existente. Si desea conservar dicho archivo, cmbiele el nombre antes de restaurar la copia de seguridad.
Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco Para asegurar un rendimiento ptimo, compacte las base de datos de Microsoft Access y los proyectos de Microsoft Access con frecuencia. Se ha mejorado la compactacin y la reparacin, y ahora estn integradas en un nico proceso que es ms seguro y eficaz. Obtener ms informacin sobre cmo compactar una base de datos o un proyecto de Access.
Compactar la base de datos o proyecto de Access actual 1. Si se compacta una base de datos multiusuario (compartida) ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningn otro usuario la tiene abierta. 2. En el men Herramientas, seleccione Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos.
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Nota: Puede detener el proceso de compactacin presionando CTRL+INTER o ESC.
Compactar una base de datos o un proyecto de Access que no est abierto 1. Cierre la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access en uso. Si se compacta una base de datos multiusuario (compartida) ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningn otro usuario la tiene abierta. En el men Herramientas, seleccione Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifique la base de datos de Access o proyecto de Access que desee compactar y, a continuacin, haga clic en Compactar. En el cuadro de dilogo Compactar la base de datos en, especifique un nombre, unidad y carpeta para la base de datos de Access o proyecto de Access compactado. Haga clic en Guardar.
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Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos de Access o proyecto de Access se compacta con xito, Microsoft Access reemplaza el archivo original por la versin compactada.
Compactar automticamente una base de datos o proyecto de Access al cerrarlos Microsoft Access puede compactar automticamente una base de datos de Microsoft Access o proyecto de Microsoft Access cada vez que los cierre. 1. Abra la base de datos de Access o proyecto de Access que desee compactar automticamente. 2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. 3. Haga clic en la ficha General. 4. Active la casilla de verificacin Compactar al cerrar.
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Nota: La compactacin no tiene lugar si cierra una base de datos multiusuario (compartida) mientras otro usuario la tiene abierta.
Optimizar el rendimiento de la base de datos de Access mediante el Analizador de rendimiento Puede utilizar el Analizador de rendimiento para optimizar el rendimiento de una base de datos de Microsoft Access. Tambin puede optimizar el rendimiento de un proyecto de Microsoft Access; sin embargo, el Analizador de rendimiento slo est disponible en una base de datos de Access. 1. Abra la base de datos de Access que desea optimizar. 2. En el men Herramientas, elija Analizar y, a continuacin, haga clic en Rendimiento. 3. Haga clic en la ficha correspondiente al tipo de objeto de la base de datos que desea optimizar. Seleccione la ficha Todo para ver una lista de todos los objetos de la base de datos. 4. Seleccione los nombres de los objetos de la base de datos que desea optimizar. Haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todos los objetos de la base de datos de la lista. 5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya seleccionado todos los objetos que desea optimizar y, a continuacin, elija Aceptar. El Analizador de rendimiento muestra tres tipos de resultados del anlisis: Recomendacin, Sugerencia e Idea. Al seleccionar un elemento de la lista Resultados del anlisis, se muestra informacin acerca de la optimizacin propuesta en el cuadro Notas del anlisis situado bajo la lista. Antes de llevarse a cabo las sugerencias de optimizacin, deben tenerse en cuenta ciertos inconvenientes potenciales que presentan. Para ver una descripcin de los inconvenientes, seleccione una sugerencia en la lista y lea la informacin incluida en el cuadro Notas del anlisis. Microsoft Access puede realizar las optimizaciones de tipo Recomendacin y Sugerencia automticamente, mientras que las de tipo Idea tienen que ser llevadas a cabo por el usuario. 6. Seleccione una o varias de las recomendaciones o sugerencias que desee llevar a cabo y, a continuacin, elija Optimizar. El Analizador de rendimiento realizar las optimizaciones y las marcar como Resuelto. Contine este proceso hasta que el Analizador de rendimiento haya finalizado todas las recomendaciones y sugerencias que desee que realice. Para llevar a cabo todas las recomendaciones y sugerencias, elija Seleccionar todo y, a continuacin, elija Optimizar. Para llevar a cabo una optimizacin del tipo Idea, seleccione esa optimizacin y siga las instrucciones que se muestran en el cuadro Notas del anlisis. Nota: El Analizador de rendimiento no proporciona sugerencias acerca de cmo mejorar el rendimiento del programa Microsoft Access propiamente dicho ni del sistema en el que se est ejecutando. Dividir una tabla en tablas relacionadas mediante el Asistente para analizar tablas Si la base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene informacin duplicada en uno o ms campos, puede utilizar el Asistente para analizar tablas con el fin de dividir los datos en tablas relacionadas de forma que pueda almacenar los datos de un modo ms eficiente. Este proceso se denomina normalizacin.
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1. En el men Herramientas, elija Analizar y, a continuacin, haga clic en Tabla. 2. Siga las instrucciones del Asistente para analizar tablas.
Puede especificar las tablas que desea que cree el asistente o dejar que el asistente normalice la tabla automticamente. Una vez definidas las nuevas tablas propuestas, el asistente le ayuda a conciliar los datos que la tabla original repeta de una forma incoherente. En el ltimo paso, puede crear una consulta para ver toda la informacin de las tablas divididas en una sola hoja de datos similar a la tabla original. Nota: En un proyecto de Microsoft Access, las tablas residen en una base de datos de Microsoft SQL Server; por lo tanto, el Asistente para analizar tablas no est disponible. Caractersticas Avanzadas de Microsoft Access 2000
Programar con Visual Basic Se han efectuado numerosos cambios en el modelo de objeto de Visual Basic para Microsoft Access 2000 a fin de admitir las nuevas funciones mejoradas de la aplicacin. Muchos objetos, propiedades y mtodos han sido reemplazados. Para proporcionar compatibilidad con versiones anteriores, la mayora de los componentes sustituidos en lugar de eliminarse se han ocultado. Esto significa que no aparecen en Examinador de objetos de forma predeterminada, pero el cdigo antiguo que utiliza los componentes ocultos todava funciona correctamente sin modificacin. Sin embargo, al escribir nuevo cdigo, se debern utilizar los nuevos objetos, propiedades y mtodos.
Automatizacin con Microsoft Access Microsoft Access es un componente COM compatible con la Automatizacin, denominada anteriormente Automatizacin OLE. Microsoft Access admite la Automatizacin de dos formas.
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Desde Microsoft Access, puede trabajar con los objetos suministrados por otro componente. Microsoft Access suministra tambin sus objetos a otros componentes COM. En Microsoft Access, puede establecer una referencia a la biblioteca de tipos de un componente para mejorar el rendimiento cuando trabaje con ese componente a travs de Automatizacin. Microsoft Access incluye tambin el Examinador de objetos, una herramienta que le permite ver los objetos de la biblioteca de tipos de otro componente, as como sus mtodos y propiedades. La biblioteca de tipos de Microsoft Access ofrece informacin acerca de los objetos Microsoft Access a otros componentes. Puede establecer una referencia a la biblioteca de tipos Microsoft Access desde un componente y ver sus objetos en el Examinador de objetos. Para trabajar con los objetos de Microsoft Access a travs de Automatizacin, debe crear una instancia del objeto Application de Microsoft Access. Por ejemplo, suponga que desea mostrar datos de Microsoft Excel en un formulario o informe de Microsoft Access. Para ejecutar Microsoft Access desde Microsoft Excel, puede usar la palabra clave New para crear una instancia del objeto Application de Microsoft Access. Tambin puede usar la funcin CreateObject para crear una nueva instancia del objeto Application de Microsoft Access, o puede usar la funcin GetObject para apuntar una variable de objeto a una instancia existente de Microsoft Access. Compruebe la documentacin del componente para determinar la sintaxis con la que es compatible. Una vez iniciada una instancia de Microsoft Access, si desea controlar cualquier objeto de Microsoft Access, deber abrir una base de datos (.MDB) o un proyecto (.ADP) en la ventana de Microsoft Access, utilizando el mtodo OpenCurrentDatabase o el NewCurrentDatabase para una base de datos o utilizando el mtodo OpenAccessProject o el NewAccessProject para un proyecto. Si slo ha abierto Microsoft Access como una forma de usar los objetos de acceso a datos proporcionados por Microsoft DAO, entonces no es necesario que abra una base de datos en la ventana Microsoft Access. Puede usar la propiedad DBEngine del objeto Application de Microsoft Access para tener acceso a los objetos de la biblioteca de objetos DAO 3.6 de Microsoft durante una operacin de Automatizacin.
Utilizacin de objetos de datos ActiveX en Microsoft Access 2000 Microsoft Access 2000 proporciona tres nuevos modelos de objetos para utilizarlos en la creacin, mantenimiento y administracin de bases de datos de Access 2000 y de sus datos relacionados, mediante la utilizacin de Visual Basic. Objetos de datos ActiveX de Microsoft (Microsoft ActiveX Data Objects, ADO) ADO contiene los objetos necesarios para crear, mantener y eliminar registros en un origen de datos dado. Microsoft ADO Ext. for DDL and Security (ADOX) ADOX proporciona los objetos del lenguaje de definicin de datos (Data Definition Language, DDL) necesarios para crear una nueva base de datos y los objetos que contiene adems de los objetos necesarios para administrar la seguridad. Microsoft Jet and Replication Objects 2.1 Library (JRO) Puesto que los objetos ADO fueron diseados para trabajar con muchas bases de datos adems de bases de datos Microsoft Jet, las funciones especficas de Jet se incluyeron como parte de la biblioteca JRO.
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La Automatizacin La automatizacin (antes llamada automatizacin OLE) es una de las caractersticas del Component Object Model (COM), una tecnologa estndar en la industria usada por las aplicaciones para revelar sus objetos a las herramientas de desarrollo, lenguajes de macros y otras aplicaciones que sean compatibles con la automatizacin. Por ejemplo, una aplicacin de hojas de clculo puede revelar una hoja de clculo, un diagrama, celda o rango de celdas, cada una como un tipo diferente de objeto. Un procesador de textos puede revelar objetos como una aplicacin, un documento, un prrafo, una frase, un marcador o una seleccin. Cuando una aplicacin es compatible con la automatizacin, Visual Basic tiene acceso a los objetos revelados por la aplicacin. Utilice Visual Basic para manipular esos objetos mediante la aplicacin de mtodos sobre el objeto o leyendo y dando valor a las propiedades del objeto.
Soluciones para el acceso a datos locales
La Situacin Se desea una interfaz de programacin de aplicaciones (API) coherente y sencilla que permita a las aplicaciones tener acceso y modificar una amplia variedad de orgenes de datos. Un origen de datos puede ser tan simple como un archivo de texto, tan complejo como un conjunto de distintos tipos de bases de datos o algo que no se haya inventado todava. Es ms, la API no debera presuponer los medios para tener acceso y tratar el origen de datos. Aunque stos sean sus requisitos especficos, el origen de datos tpico es una base de datos relacional compatible con el estndar Conectividad abierta de bases de datos (ODBC, Open Database Connectivity) y se trata mediante comandos escritos en el Lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query Language). La solucin general que ofrece Microsoft a este problema es OLE DB, un conjunto de interfaces del Modelo de objetos componentes (COM, Component Object Model) que proporciona un acceso uniforme a los datos almacenados en orgenes de informacin diversos. Sin embargo, dado que la interfaz de programacin de aplicaciones de OLE DB est diseada para proporcionar una funcionalidad ptima en una amplia variedad de aplicaciones, no cumple el requisito de la simplicidad. Se necesita una API que acte como puente entre la aplicacin y OLE DB. ActiveX Data Objects (ADO) es ese puente.
La Solucin ADO define un modelo de programacin: la secuencia de actividades necesarias para tener acceso y actualizar un origen de datos. El modelo de programacin resume la funcionalidad completa de ADO. El modelo de programacin sugiere un modelo de objetos: el conjunto de objetos que corresponde e implementa el modelo de programacin. Los objetos poseen mtodos, que realizan algunas operaciones en los datos, y propiedades, que representan algunos atributos de los datos o controlan el comportamiento de algunos mtodos de objetos. Asociados con estos objetos estn los eventos, que son notificaciones de que algunas operaciones han sucedido o estn a punto de suceder.
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Modelo bsico de programacin ADO ADO proporciona los medios para realizar la siguiente secuencia de acciones: 1. Conectarse a un origen de datos. Opcionalmente, puede asegurarse de que todos los cambios del origen de datos se realicen correctamente o no se realice ninguno. 2. Especificar un comando para tener acceso al origen de datos, opcionalmente con parmetros variables o con el mejor rendimiento. 3. Ejecutar el comando. 4. Si el comando hace que los datos se devuelvan en forma de filas en una tabla, almacenar las filas en una cach que se pueda examinar, tratar o cambiar con facilidad. 5. Si corresponde, actualizar el origen de datos con los cambios de las filas de la cach. 6. Proporcionar un medio general para detectar los errores (normalmente, como resultado de establecer una conexin o ejecutar un comando). Normalmente se emplearn todos estos pasos en el modelo de programacin. Sin embargo, es interesante advertir que ADO es lo suficientemente flexible para que se pueda realizar un trabajo til simplemente con una parte del modelo. Por ejemplo, se podran almacenar los datos a partir de un archivo directamente en una cach de filas y despus utilizar los recursos de ADO exclusivamente para examinar los datos. Introduccin a los objetos de acceso a datos DAO Los objetos de acceso a datos (DAO) le habilitan para utilizar un lenguaje de programacin para tener acceso y manipular datos en bases de datos locales o remotas y administrar bases de datos, los objetos y la estructura.
Modelos de objeto El DAO admite dos entornos diferentes de bases de datos o espacios de trabajo.
Los espacios de trabajo Microsoft Jet permiten tener acceso a datos en bases de datos Microsoft Jet, orgenes de datos Microsoft conectados a ODBC y orgenes de datos ISAM instalable en otros formatos, como Paradox o Lotus 1-2-3. Los espacios de trabajo ODBCDirect permiten tener acceso servidores de bases de datos mediante ODBC, sin cargar el motor de base de datos Microsoft Jet.
Utilice el espacio de trabajo Microsoft Jet cuando abra una base de datos Microsoft Jet (archivo .mdb) u otra base de datos de escritorio ISAM o cuando necesite aprovecharse de la caractersticas particulares de Microsoft Jet, como la posibilidad de unir datos de diferentes formatos de base de datos. El espacio de trabajo ODBCDirect proporciona una alternativa cuando slo necesita ejecutar consultas o procedimientos almacenados en un servidor, como Microsoft SQL Server o cuando la aplicacin cliente necesita las capacidades especficas de ODBC, como las actualizaciones por lotes o la ejecucin de una consulta asncrona.
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Uso del espacio de trabajo Microsoft Jet
Abrir una base de datos Para abrir una base de dato, simplemente abra un objeto Database existente o cree uno nuevo. Este objeto puede representar una base de datos Microsoft Jet (archivo .mdb), una base de datos ISAM (por ejemplo, Paradox) o una base de datos ODBC conectada mediante el motor de base de datos Microsoft Jet (tambin conocido como una base de datos ODBC conectada a Microsoft Jet).
Lenguaje de definicin de datos (DDL) Puede utilizar variables de objeto y otras caractersticas DDL para modificar la estructura de la base de datos.
Manipulacin de datos El DAO proporciona un excelente conjunto de herramientas de manipulacin de datos. Puede crear un objeto Recordset para consultar convenientemente una base de datos y manipular el conjunto de registros resultante. El mtodo OpenRecordset acepta una cadena SQL o un nombre de un objeto QueryDef (consulta almacenada) como un argumento de origen de datos, o se puede abrir desde un objeto QueryDef o un objeto TableDef, utilizando este objeto como el origen de datos. El objeto Recordset resultante presenta un conjunto extremadamente rico de propiedades y mtodos con el que examinar y modificar datos. El objeto Recordset est disponible en cuatro tipos diferentes: Table, Dynaset, Forward-only y Snapshot.
Transacciones Todos los objetos Database abiertos a travs de un objeto Workspace comparten un alcance de transaccin comn. Esto quiere decir que cuando utiliza el mtodo BeginTrans en un objeto Workspace, se aplica a todas las bases de datos abiertas con ese objeto Workspace. Del mismo modo, cuando utiliza el mtodo CommitTrans a travs del objeto Workspace, se aplica a todas las bases de datos abiertas en el objeto Workspace.
Rplicas Puede utilizar la rplica de base de datos para crear y mantener rplicas de una base de datos modelo de Microsoft Jet utilizando el mtodo Synchronize para actualizar peridicamente todas o parte de las rplicas o para copiar datos nuevos de una rplica a otra. Tambin pude restringir la actualizacin a slo los registros seleccionados, utilizando la propiedad ReplicaFilter y despus sincronizar esos registros con el mtodo PopulatePartial.
Seguridad Puede restringir el acceso a una o ms bases de datos .mdb o a las tablas utilizando los valores de seguridad establecidos y administrados por el motor de base de datos Microsoft Jet. En el cdigo, puede establecer los objetos Group y User para definir el alcance y nivel de permisos disponibles a usuarios individuales en una base objeto a objeto. Por ejemplo, puede establecer permisos para un usuario especfico para proporcionar acceso de slo lectura a una tabla y acceso total a otra.
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Uso del Modelo de objetos ODBCDirect
Conexin a una base de datos Un objeto Connection es parecido a un objeto Database. De hecho, un objeto Connection y un objeto Database representan referencias diferentes al mismo objeto y propiedades en cada uno de los dos tipos de objeto que le permiten obtener una referencia al otro objeto correspondiente, que simplifica la tarea de convertir las aplicaciones cliente ODBC que utilizan Microsoft Jet para utilizar en vez de ello ODBCDirect. Utilice el mtodo OpenConnection para conectarse a un origen de datos ODBC. El objeto Connection resultante contiene informacin acerca de la conexin, como el nombre del servidor y el nombre del origen de datos.
Consultas Aunque el DAO no admite consulta almacenadas en un espacio de trabajo ODBCDirect, se puede crear una consulta compilada como un objeto QueryDef y se puede utilizar para ejecutar consultas de accin y tambin para ejecutar procedimientos almacenados en el servidor. La propiedad Prepare le permite decidir si crear un procedimiento almacenado temporal y privado en el servidor de un QueryDef antes de ejecutar la consulta actual. Las consultas de parmetros tambin se pueden transferir al servidor, utilizando objetos Parameter en el QueryDef. La propiedad Direction le permite especificar un Parameter como entrada, salida o ambos o aceptar un valor de un procedimiento almacenado.
Manipulacin de datos Crear un objeto Recordset es una forma oportuna de consultar una base de datos y manipular el conjunto de registros resultante. El mtodo OpenRecordset acepta una cadena SQL o un objeto QueryDef (consulta almacenada) como un argumento de origen de datos. El objeto Recordset resultante presenta un conjunto extremadamente rico de propiedades y mtodos con el que examinar y modificar datos. El objeto Recordset est disponible en cuatro tipos diferentes: Table, Dynaset, Forward-only y Snapshot - que corresponden a los tipos de cursores ODBC: Dynamic, Keyset, Forward-only y Static. Est disponible una biblioteca de cursor de actualizacin por lotes para aplicaciones cliente que necesitan trabajar con un cursor sin mantener bloqueos en el servidor o sin emitir las peticiones de actualizacin de un registro al mismo tiempo. En cambio, el cliente almacena la informacin de actualizacin de muchos registros en un bfer local (o por lotes) y despus enva una actualizacin por lotes.
Ejecucin de mtodo ascrono Los mtodos Execute, MoveLast, OpenConnection y OpenRecordset presentan la opcin dbRunAsync. Esto permite a la aplicacin cliente realizar otras tareas (como, por ejemplo, cargar formularios) mientras se est ejecutando el mtodo. Puede comprobar la propiedad StillExecuting para ver si la tarea se complet y para terminar una tarea asncrona con el mtodo Cancel. Novedades de seguridad, mantenimiento y conversin de una base de datos 1. Proteger su base de datos de Access con el Asistente para seguridad por usuarios El Asistente para seguridad por usuarios ahora es ms fcil de utilizar y es el mtodo ms adecuado para definir la seguridad para los usuarios en una base de datos de Microsoft Access para los esquemas de seguridad ms habituales.
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2. Proteger su cdigo mediante una contrasea de Visual Basic para Aplicaciones Los mdulos y los mdulos que se encuentran tras los formularios e informes ahora estn protegidos mediante una contrasea de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede crear en el Editor de Visual Basic; ya no estn protegidos por la seguridad para usuarios. 3. Usar la utilidad de compactacin mejorada Compactar bases de datos de Microsoft Access y proyectos de Microsoft Access con una utilidad mejorada que combina la compactacin y la reparacin en un nico proceso, y resulta ms seguro y eficaz. 4. Compactar automticamente Seleccione Compactar al cerrar para compactar automticamente una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access al cerrarlo. 5. Convertir una base de datos al formato de Microsoft Access 97 Convertir una base de datos de Access 2000 al formato de archivo de Access 97.
Novedades del trabajo con otras aplicaciones Microsoft Access 2000 ofrece caractersticas nuevas para trabajar con otros productos. 1. Trabajar con Microsoft SQL Server Crear un proyecto de Microsoft Access que sea fcil de conectar a una base de datos de Microsoft SQL, o utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server para crear rpidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access a la vez. Trabajar con un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access, el proceso de crear formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos es el mismo. Una vez que conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseo de Microsoft SQL Server. 2. Crear una nueva base de datos de Access a partir de datos en un formato de archivo diferente Simplemente abra el archivo que tiene un formato diferente, como por ejemplo formato de texto, de hoja de clculo, dBASE o Paradox, en Access; Microsoft Access crea automticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. 3. Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Usar el Asistente de Exchange/Outlook para importar o vincular datos de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server. Por ejemplo, podra querer vincular con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuacin, crear cartas de formularios y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar de correspondencia de Microsoft Word.
Novedades sobre cmo trabajar en Internet Microsoft Access proporciona nuevas funciones que se han diseado para facilitar el uso de Internet. Se necesita un explorador Web como, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer y un mdem, una conexin de intranet u otra conexin de red para tener acceso a Internet y aprovechar las ventajas que ofrecen algunas de estas nuevas funciones. 1. Crear pginas de acceso a datos Cree pginas Web que se puedan utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL Server. 2. Colaborar a travs de una intranet o de Internet Utilice NetMeeting para colaborar con otros usuarios en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access.
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3. Asignar un hipervnculo a un botn de barra de herramientas o a un comando de men Asigne un hipervnculo a un botn de la barra de herramientas o a un comando de men para facilitar el acceso a una ubicacin en su equipo, una red, una intranet o Internet.
Exportar datos y objetos de base de datos a otra base de datos o formato de archivo La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportacin es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. En general, se utiliza el comando Exportar del men Archivo para exportar datos u objetos de base de datos, pero se pueden utilizar otros comandos como los que se describen ms adelante. Se pueden exportar datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. Importar y vincular datos e importar objetos de base de datos Microsoft Access proporciona dos opciones para utilizar datos de un origen de datos externo. Permite: 1. Importar los datos a una nueva tabla de Microsoft Access, que es un mtodo para convertir datos de un formato diferente y copiarlos a Microsoft Access. Tambin se pueden importar objetos de base de datos a la base de datos de Microsoft Access o al proyecto de Microsoft Access en uso. 2. Vincular los datos, que es un mtodo para conectar a datos de otra aplicacin sin importarlos, de modo que se pueden ver y modificar los datos tanto en la aplicacin original como en una base de datos de Access. En versiones anteriores de Microsoft Access, este proceso reciba el nombre de adjuntar. Se pueden importar o vincular datos de una gran variedad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.
Importar datos La operacin de importar datos crea una copia de la informacin en una nueva tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access en uso. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso. Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo cuando se importan archivos de texto u hojas de clculo). Sin embargo, una vez importada una tabla, en una base de datos de Access se puede realizar una consulta de datos anexados, o en un proyecto de Access se puede utilizar un procedimiento almacenado, para agregar los datos de la tabla a otra tabla. Tambin se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.
Vincular datos En una base de datos de Access, la operacin de vincular datos permite leer y, en la mayora de los casos, actualizar datos en el origen de datos externo sin necesidad de realizar una importacin. El formato del origen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo cre originalmente, y tambin se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Microsoft Access. Una tabla se puede vincular nicamente en una base de datos de Access, pero no en un proyecto de Access.
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Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono correspondiente a una tabla vinculada, se eliminar el vnculo a la tabla, pero no la propia tabla externa. Proyecto de Microsoft Access Un proyecto de Microsoft Access (.ADP) es un nuevo tipo de archivo de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server mediante la arquitectura de componentes OLE DB. Con un proyecto de Access se puede crear una aplicacin cliente / servidor con la misma facilidad que una aplicacin servidor de archivos. Esta aplicacin cliente / servidor puede ser una solucin tradicional basada en formularios e informes, una solucin basada en Web mediante el uso de pginas de acceso a datos o una combinacin de ambas.
Un proyecto de Access recibe el nombre de proyecto porque contiene nicamente objetos de base de datos basados en cdigos o en HTML: formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos. Estos son los objetos de base de datos que se utilizan para crear una aplicacin. A diferencia de una base de datos de Microsoft Access, un proyecto de Access no contiene datos ni objetos basados en definicin de datos: tablas, vistas, diagramas de base de datos o procedimientos almacenados (que tambin pueden contener cdigo de aplicacin). En su lugar, estos objetos se almacenan en la base de datos de SQL Server. Para crear la aplicacin y tener acceso a los datos, es necesario conectar el proyecto de Access a la base de datos de SQL Server utilizando el comando Nueva del men Archivo o el Asistente para bases de datos. Obtener informacin sobre crear un proyecto de Access.
Trabajar con un proyecto de Access El trabajo con un proyecto de Access es muy parecido al trabajo con una base de datos de Access. El proceso de crear formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos es prcticamente igual al que se utiliza para crear una base de datos de Access. Despus de conectarse a una base de datos de SQL Server, se pueden ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante la utilizacin de las Herramientas de diseo de Microsoft SQL Server, que son las mismas que se utilizan en Microsoft Visual Interdev y Microsoft Visual Basic. La interfaz de usuario para trabajar con objetos de estas bases de datos es diferente de la de los objetos equivalentes en una base de datos de Access; no obstante, es igual de sencilla para el usuario. Un proyecto de Access tambin contiene muchos de los asistentes que se utilizan en una base de datos de Access como, por ejemplo, el Asistente para formularios, el Asistente para informes y el Asistente para pginas, que se pueden utilizar para crear de forma rpida un prototipo o una aplicacin sencilla.
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Especificaciones generales acerca de la base de datos Microsoft Access Atributo Mximo
Tamao de archivo de una base de datos de 2 gigabytes. Sin embargo, debido a que Microsoft Access (.mdb) la base de datos puede incluir tablas de otros archivos, su tamao total slo est limitado por la capacidad de almacenamiento disponible. Nmero de objetos en una base de datos 32.768
Mdulos (incluyendo formularios e informes 1.000 con la propiedad TieneUnMduloAsociado (HasModule) establecida a True) Nmero de caracteres en un nombre de objeto Nmero de caracteres en una contrasea 64 14
Nmero de caracteres en un nombre de usuario 20 o de grupo Nmero de usuarios que pueden tener acceso a 255 la vez
Especificaciones generales de un proyecto de Microsoft Access Atributo Mximo
Nmero de objetos en un proyecto de 32,768 Microsoft Access (.ADP) Mdulos (incluidos formularios e informes con 1,000 la propiedad TieneUnMduloAsociado (HasModule) establecida a True) Nmero de caracteres en un nombre de 64 objeto
Especificaciones tcnicas de una base de datos de Microsoft SQL Server Las especificaciones tcnicas de Microsoft SQL Server aparecen en la documentacin de SQL Server. Estas especificaciones incluyen los tamaos y valores mximos de objetos SQL Server, los valores mnimos y mximos de las opciones de configuracin, y la utilizacin de memoria para varios objetos SQL Server. Obtener informacin sobre documentacin de SQL Server.
Especificaciones acerca de la tabla de base de datos de Microsoft Access Atributo Nmero de caracteres en un nombre de tabla Nmero de caracteres en un nombre de campo Mximo 64 64
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Nmero de campos en una tabla Nmero de tablas abiertas
255 2.048. El nmero real puede ser menor debido a tablas que abre Microsoft Access internamente. 1 gigabyte 255 65.535 cuando se introducen datos desde la interfaz de usuario; 1 gigabyte cuando se introducen datos mediante cdigo. 1 gigabyte 32 10
Tamao de tabla Nmero de caracteres en un campo de texto Nmero de caracteres en un campo memo
Tamao de un campo objeto OLE Nmero de ndices en una tabla Nmero de campos en un ndice
Nmero de caracteres en un mensaje de 255 validacin Nmero de caracteres en una regla de validacin 2.048
Nmero de caracteres en una descripcin de 255 tabla o campo Nmero de caracteres en un registro (sin incluir 2.000 los campos memo y objeto OLE) Nmero de caracteres en la configuracin de una 255 propiedad
Especificaciones acerca de la consulta de base de datos de Microsoft Access Atributo Nmero de relaciones forzadas Mximo 32 por tabla menos el nmero de ndices que hay en la tabla para campos o combinaciones de campos que no forman parte de las relaciones 32
Nmero de tablas en una consulta
Nmero de campos en un conjunto de 255 registros Tamao de un conjunto de registros Lmite para ordenar Nmero de niveles de consultas anidadas 1 gigabyte 255 caracteres en uno o ms campos 50
Nmero de caracteres en una celda de la 1.024 cuadrcula de diseo de consulta Nmero de caracteres para un parmetro en 255 una consulta de parmetros
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Nmero de AND en una clusula WHERE o 40 HAVING Nmero de caracteres en una instruccin aproximadamente 64.000 SQL
Especificaciones de macros Atributo Nmero de acciones en una macro Nmero de caracteres en una condicin Nmero de caracteres en un comentario Nmero de caracteres en un argumento de accin Mximo 999 255 255 255
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