Comit de RR.HH A.I.R.A.U.P.

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Podra utilizarse para un Foro de capacitacin.

Coordinador/a:

MESA DE SECRETARIOS
Tareas concretas:
Registros. Modo de archivo y actualizacin. Formularios a llenar y curso a darles. Informe a la junta directiva. Informe al club patrocinador. Informe al R.D.R., G.D. y R.I. Trabajo en comn con el tesorero. Colaboracin con el presidente. Agenda de la reunin. Correspondencia y actas. Altas y bajas de socios. Conservar todos los registros del club y guardar actas de todas las reuniones del club y de la junta directiva. Encargado de comunicar al club con el pblico y mantener al da los registros de las actividades. Registra las solicitudes de ingreso al club, enva al club rotario patrocinador el formulario de notificacin para ex rotaractiano.

Lo Fundamental:
Un secretario eficiente y buen colaborador es esencial en la buena administracin de un club. Es fundamental que en todo registro el secretario exprese lo que se ha dicho. Es posible nombrar un 2 secretario quien asistir al primero en el ejercicio de sus funciones, y as se capacita para llegado el momento adecuado poder asumir la responsabilidad. El secretario se desempea como promotor del club a travs de la correspondencia (con los clubes rotrarios, organizaciones extra rotarias, socios potenciales y clubes rotaract). Por estas razones el secretario deber tener condiciones adecuadas para comunicarse.

Otros puntos:
Es el encargado de la conservacin de la carta constitutiva. De llevar registros de: Todo lo que se hable en la reunin trasfirindolo al libro de actas. SI se hace en borrador no dejarlo ms de 24hs, sin pasarlo en limpio. No es imprescindible su lectura en una reunin posterior, pero si es conveniente al finalizada la misma. Guardar copia de correspondencia recibida y enviada. Enfatizar la relacin con Rotary. El secretario no es secretario del presidente sino del club. Nombre, club y motivo de la asistencia de los invitados. Quienes izan las banderas y cuales.

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CMO HACER UN ACTA?

1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero de acta. Lugar, fecha y hora de comienzo de reunin. Personas presentes. Temas tratados: Se explicarn brevemente las decisiones adoptadas. Hora de finalizacin de la reunin y fecha de la prxima. Firma del presidente, secretario, asesor rotario y un socio.

Orden posible en que deberan aparecer los datos en un acta.

Fecha y hora de comienzo. Nmero de reunin. Izamiento de banderas. Presentacin de los invitados. Asesores rotarios. Visitas. Informe de secretara. Informe de los distintos comits. Asistencia. Informacin rotaractiana. Orador. Varios. Arro de banderas. Hora de finalizacin y prxima reunin.

Adems:
Todo acta debe ser aprobada. Lo ideal es hacerlo al finalizar la reunin (generalmente no se da, por lo que el primer punto del da de la reunin siguiente deber ser dar lectura al acta para su aprobacin). Si hubiera algn error u omisin, al pie de la misma se hace la enmienda y vuelve a ser firmada.

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Posible modelo de Acta:

Acta de Reunin de Club RTC.

Fecha: Hora de Comienzo: Presentes Socios: Colaboradores: Aspirantes: Rotarios y Rueda: Invitados: Temario:

Reunin n: Hora de Finalizacin: