Vous êtes sur la page 1sur 76

Proses Bisnis dan Pemodelan Proses Bisnis

Albi Fitransyah, S.Si, M.T

Pokok Bahasan Setelah UTS


Proses Bisnis dan Pemodelan Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Data Siklus Hidup Pengembangan Sistem Inisiasi Proyek dan Penentuan Batasan Pemodelan Proses dan Pemodelan Data Internet dan Aplikasi Web Etika dan Keamanan Sistem Informasi

Sub Pokok Proses Bisnis


Definisi proses Definisi bisnis Definisi proses bisnis Kerangka proses Pemodelan proses bisnis Studi kasus

SDLC Process

Sejarah Perkembangan Proses


1. The Age of the Crafts worker 2. The Age of the Factory 3. The Age of Specialist 4. Reengineering

The Age of Crafts Worker


Terjadi pada kurun waktu pertengahan abad 18, sebelum revolusi Industri Kebanyakan produk dihasilkan oleh pengrajin Proses dan produk tidak ada bedanya, sehingga mengukur pekerjaan sama halnya dengan mengukur hasil dari pekerjaan itu. Seluruh pekerjaan dikerjakan di satu tempat. Satu pekerja dapat mengerjakan keseluruhan proses, mulai dari membuat produk, memasarkan, merancang, dan memberi pelayanan kepada pelanggan.

The Age of Factory


Didorong oleh penemuan mesin uap oleh James Watt. Mulai ada pembagian pekerjaan (spesialisasi) dalam organisasi. Jumlah produksi per pekerja meningkat drastis. Efisiensi produksi meningkat. Suksesnya pembagian kerja meningkatkan efiensi, divisi kerja dibentuk dengan spesialisasi yang lebih fokus.

The Age of the Specialists


Revolusi industri menyebabkan kebutuhan akan spesialis pada organisasi meningkat. Spesialis yang dibutuhkan tidak hanya pada bidang manufaktur, tapi juga pada area-area seperti keuangan, akuntansi, hukum, sumber daya manusia, pemasaran, dan lainnya. Mulai dilakukan usaha penyempurnaan produk dengan pemanfatan research & development, teknik, dan perencanaan manufaktur. Mulai ada manajer professional yang bertugas untuk melakukan perencanaaan, pengorganisasian, dan pengontrolan. Organisasi mulai dibangun dengan struktur yang berdasarkan pembagian fungsi (organisasi fungsional).

Reengineering
Reengineering dilakukan dengan mengidentifikasi dan merancang ulang proses bisnis dari awal hingga akhir secara radikal untuk meningkatkan performansinya. Organisasi berorientasi proses mengurangi akumulasi inefisiensi dan irrasionalitas. Reengineering is undoing the Industrial Revolution (Hammer). Dalam reengineering, proses-proses yang telah dibreakdown menjadi fungsi dalam organisasi fungsional yang muncul pada Revolusi Industri disatukan kembali. Reengineering dilakukan dengan berorientasi pada proses, bukan fungsi.

Definisi Bisnis
a course of action or a procedure a series of stages in manufacture or some other operation [the concise oxford dictionary]

A collection of activities that, taken together, create value for customer e.g. new product for customer. This tasks are inter-related tasks
a series of actions, changes, or functions bringing about a result. [dictionary.com]

Business

Definisi Proses
A process is a set of actions that take inputs, and then add value to provide desirable outputs. these are value added activities Core that meet business and customer needs. Support these are activities that enable core activities to take place

Customers

Suppliers

Resources

Internet

Product

Inputs

Process

Outputs

Business Process
A business process as a series of tasks or activities to achieve a given purpose or goal, which can be completed either in sequence or in parallel, by people or systems, either inside or outside an organization. [Butler Group] The task are pre-defined, and the process can be repeated. The sequence of tasks in any process is usually important. Proses bisnis: A business process is a collection of interrelated work tasks, initiated in response to an event, that achieves a specific result for the customer of the process.

...that achieves a specific result...


proses ada karena diperlukan untuk menghasilkan sesuatu: result hasil bisa berupa produk atau jasa result: countable dan identifiable contoh proses:
develop new product; hasilnya new product resolve service problem; hasilnya resolved service problem

...that achieves a specific result...


Bukan proses:
Research and development Help desk

Apakah Research and development yang sudah diselesaikan bisa dihitung? Apakah Help desk yang sudah dilakukan bisa dihitung?

...for the customer of the process...


Customer adalah pihak yang memperoleh hasil dari proses Customer dapat menilai seberapa memuaskan suatu proses Contoh proses:
Menerbitkan SIM

Bukan proses:
Menangani formulir aplikasi

...initiated in response to a specific event...


proses seperti mesin yang diam sebelum dinyalakan harus ada event yang memicu dimulainya proses contoh:
resolve service problem dipicu oleh event customer reports service problem

...work tasks...
kumpulan dari aktivitas, langkah, task, aksi aktivitas atau langkah akan sering digunakan aktivitas dikerjakan oleh aktor aktor dapat berupa orang, fungsi kerja, departemen, atau sistem komputer jangan terjebak hanya melihat aktivitas satu aktor

...a collection of interrelated...


aktivitas atau langkah dalam proses harus terkait, langsung maupun tidak langsung ada urutan mulai event pemicu sampai ke customer

Karakteristik proses lainnya


Measurable
customer mengukur result aktor mengukur produktivitas owner/manager mengukur biaya, kepuasan pelanggan, dll

Karakteristik proses lainnya


Otomasi
proses bisnis mencakup aktivitas yang dilakukan manual maupun yang otomatis

Level
proses dapat dijelaskan dalam berbagai level kedetilan

Karakteristik proses lainnya


Customer
internal atau eksternal proses yang melayani customer eksternal biasanya core process proses yang melayani customer internal biasanya support process

Karakteristik proses lainnya


Proses tersembunyi dalam organisasi

Karakteristik proses lainnya


Kesalahan identifikasi proses:
Capture service order Assign Facilities Install Service Update Customer Records

Seharusnya:

Karakteristik proses lainnya


Bigger is (usually) better

Framing the Process


Langkah-langkah
Identify process and name in verb-noun format; Event that triggers the business process; Result achieved by the process; Customer that receives the result; Other stakeholders and the result(s) they expect;

Framing the Process


About five to seven major activities or milestones within the process; Actors with a role in the process; Mechanisms (systems, forms, equipment, etc.) that support the process; Process timing and frequency; Related (but out-of-scope) processes depicted on an overall process map. Assessment of current process performance; Performance objectives for the new process

Identifikasi Proses
Lakukan secara bottom-up
Identifikasi aktivitas atau milestone yang ada

Lakukan dengan brainstorming


Untuk memperoleh bahan Ingat aturan brainstorming: jangan ada kritik dan evaluasi Olah ide-ide yang diperoleh: kelompokkan ide sejenis, hapus yang tidak wajar dan mustahil Periksa lagi apakah ada ide terlewat Jangan diurutkan dulu

Identifikasi Proses
Lakukan Brainstorm milestone
Milestone adalah jika ada sesuatu yang dihasilkan, baik antar aktivitas atau pada akhir proses, contoh:
Product is reserved Shipment is packed Inventory replenished Order is accepted Order is submitted

Identifikasi Proses

Identifikasi Proses
Ubah milestone menjadi aktivitas
Reserve Product; Pack Shipment; Replenish Inventory; Accept Order; Submit Order.

Identifikasi Proses
Urutkan Proses

Identifikasi rasio Kelompokkan proses berdasarkan rasio

Identifikasi Proses

Identifikasi Proses
Beri nama proses dan aktivitas dengan bentuk verb-noun

Pemodelan
Menuangkan proses bisnis dalam bentuk diagram, sehingga:
Terdokumentasi Dapat disampaikan kepada orang lain Memudahkan pemahaman

Pemodelan dilakukan terhadap as-is dan to-be

Standar Pemodelan
Tujuan standar pemodelan adalah agar mudah dikomunikasikan dengan pihak lain yang juga mengerti tentang standar itu Ada beberapa contoh standar:
ASME (American Association of Mechanical Engineering) Flowchart/Flowmap IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling) IGOE (Input, guide, output, enabler) BPMN (Business Process Modeling Notation) UML (Unified Modeling Language)

IGOE
Manage projects External Roles Request Details to skilled resources Project Priorities Guiding Factor Rejected request Validated request Manage Projects
Understand existing commitments

Review Request Request Recipient

Analyze Priorities Strategic Partner

Resource Assigner

Flowchart

Flowmap
PROSES PEMBUATAN PASSPOR DI KANTOR IMIGRASI BANDUNG
PEMOHON LOKET 1 Kasi FORSAKIM Kasi WASDAKIM KAKANIM LOKET 2 LOKET 3 LOKET 4 Mulai PERDIM 11 +Lampiran PERDIM 11 +Lampiran Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Passpor
Ya

Lengkapi

Input data pemohon Cetak Bukti Terima PERDIM 11

Wawanc ara cek dg dok asli

Persetujuan (Ditandatangani)

Cetak Form Bayar Photo

Update Data Pemohon + photo

PERDIM 11 +Lampiran
Tidak

LENGKAP?

Ada dalam daftar cegah?

Form Bayar Photo

Cetak Passpor

Pengambilan Contoh Sidik Jari

Bukti Terima PERDIM 11

Bukti Terima PERDIM 11 Bukti Terima PERDIM 11

Cetak Form Bayar Passpor Berkas PERDIM 11 Form Bayar Passpor Passpor

Bukti Bayar Photo

Passpor

Berkas PERDIM 11 Contoh Sidik Jari ( Berkas) Passpor

1 bulan Form Bayar Passpor

Bukti Terima PERDIM 11

Bayar Ke Kasir 1

Cari Berkas Pemohon

Bukti Bayar Passpor

Pengesahan (Ditandatangani)

Berkas PERDIM 11 Passpor

Bukti Bayar Passpor

Berkas PERDIM 11

Form Bayar Photo

Pemohon

Bayar Ke Kasir 1

Bukti Bayar Photo

Selesai Page 1

IDEF0
Kebijakan perusahaan, hukum dll Pengendalian

Input Material Informasi dll

Proses

Output Produk Informasi dll

Mekanisme

SDM Sistem Sarana dll

IDEF0

ASME (American Society of Mechanical Engineers)


Operation V Indicates the main steps in a process we use 2 types; one for value-adding and one for non value-adding steps

Inspection Indicates a check on quality or quantity

Steps Steps A

Time Comment

Indicates movement Steps B Transport of people, materials, paper, information, Steps C etc Steps D Delay Indicates a temporary storage, delay or hold-up between consecutive operations Steps E Steps F Steps G

Storage Indicates a controlled storage, such a filing, which is not a delay

ASME
No Aktivitas V 1 Periksa kelengkapan Berkas PERDIM 11 Input Data Pemohon Cetak Bukti Terima PERDIM 11 Penyerahan Bukti Terima PERDIM 11 ke Pemohon Pemohon Menunggu Berkas diproses 5 menit Waktu Keterangan

10 menit 2 menit 2 menit

1 bulan

BPMN

BPMN
Proses Pembuatan SIUP menggunakan BPMN
Start

Isi Formulir dan Berkas Permohonan

Tidak Lengkap Data Tidak Valid

Start

Cek Berkas permohonan Lengkap

Buat Permohonan

Pemeriksaan Permohonan

Pengesahan penandatanganan SIUP

Data Valid

Pengesahan Permohonan

Pengesahan penandatanganan SIUP

Pengesahan Permohonan

Pengesahan penandatanganan SIUP

Pembayaran (bank jabar)

Penomoran

Swimlane
Swimlane yang digunakan di buku mirip dengan IGOE dan BPMN Ada penyederhanaan notasi
Hanya menggunakan kotak dan panah Lebih menekankan pada deskripsi pada proses

Tujuannya agar lebih mudah dipelajari, digambarkan, dan dipahami

Komponen
3R
Roles: aktor yang melakukan proses Responsibilities: task yang dilakukan oleh aktor Routes: workflow atau jalur yang merupakan urutan langkah

Aktor

Penamaan Proses

Urutan Langkah

Percabangan

Langkah opsional

Jika urutan tidak jadi masalah

Paralel

Bentuk percabangan lain

Tambahan trigger waktu

Studi Kasus
PT XYZ adalah sebuah perusahaan asuransi, yang bisnis utamanya adalah manajemen resiko dan return akibat dari ketidakpastian masa depan. Resiko selalu melibatkan dua istilah, yaitu :
Ketidakpastian Kerugian, entah kerugian fisik maupun finansial.

Batasan Masalah
Proses bisnis yang dimodelkan adalah berdasarkan proses pengajuan klaim asuransi yang ada di PT XYZ. Proses bisnis dimodelkan dilihat dari sudut pandang perusahaan asuransi bukan dari sudut pandang customer atau sudut pandang perusahaan reasuransi.

Lazimnya perusahaan asuransi akan menghadapi klaim pertanggungan dari para anggota pada waktu yang tidak terkirakan sebelumnya Ketika perusahaan berupaya untuk meminimalisir jumlah kerugian, perusahaan akan mengambil suatu jumlah tertentu sebagai jaminan atas resiko yang ditanggung, jumlah inilah yang disebut dengan retensi.

Jika batas retensi yang telah ditetapkan ternyata lebih rendah dari jumlah klaim yang harus dibayarkan, maka perusahaan akan menghadapi resiko reputasi sekaligus resiko default yaitu perusahaan tidak mampu menutup klaim yang diajukan oleh anggota secara penuh

Suatu perusahaan asuransi pasti akan mereasuransikan sebagian resiko tersebut kepada perusahaan reasuransi selama biayanya lebih tinggi dibandingkan dengan yang dibebankan oleh perusahaan reasuransi, dengan kata lain jika expected loss nya lebih tinggi dari pada yang diperkirakan oleh perusahaan reasuransi

Hirarki Perusahaan

Batasan Masalah (3)


Proses pengajuan klaim yang dimodelkan hanya klaim yang menjadi wewenang Head Office (HO) meliputi klaim kematian untuk polis kadaluarsa, polis medikal, cacat tetap total, rawat inap, klaim dari polis yang diajukan di HO, klaim dengan nilai pertanggungan diatas 50 juta rupiah (US$ 5000). Proses pengajuan klaim dilakukan di Branch Office (BO) tempat objek pertanggungan

Brainstorming Milestone

Framing Process
Klaim Asuransi
Event Klaim diajukan Validasi Dokum en Penerimaan Rekomendasi Medis Kalkulasi Manfaat Asuransi Pengajuan Klaim Reasuransi Subprocesses Penerimaan Manfaat Reasuransi Result Penerbitan Desisi Klaim Pengiriman Pemberitahuan Pembayaran Manfaat Asuransi Pembayaran Manfaat Asuransi Case for Action - Pengecekan berkas dilakukan berulang-ulang sehingga membuang waktu pemrosesan klaim - Pengiriman berkas klaim dilakukan dengan cara batch pada akhir bulan sehingga klaim yang diajukan di awal bulan harus menunggu hingga akhir bulan untuk diproses - Klaim reasuransi expired akibat waktu pemrosesan klaim melewati batas expirasi yang ditetapkan oleh reasuradur - Divisi Aktuaria menangani klaim asuransi yang merupakan tanggung jawab dari Divisi Underwriting - Informasi klaim yang direasuransikan tidak dimiliki kantor cabang sehingga identifikasi klaim reasuransi tidak bisa dilakukan sejak awal Actor Pegawai seksi pelayanan nasabah Kepala seksi pertanggungan BO Dokter penasihat medis perusahaan Kepala bagian pertanggungan RO Kepala divisi underwriting Kepala divisi keuangan Perusahaan reasuransi (reasuradur) Kepala divisi aktuaria Tertanggung Mechanism Perbaikan proses bisnis Pengembangan Sistem Informasi Reasuransi Perbaikan Standard Operational Procedure Vision - Meningkatkan jumlah klaim yang diproses dan dibayarkan - Mengurangi rata-rata pengeluaran untuk pembayaran klaim - Mengurangi jumlah dan total biaya proses hukum akibat tuntutan hukum terkait dengan klaim - Mengurangi biaya total pemrosesan klaim - Mendokumentasikan klaim dengan baik - Memperbaiki rasio antara jumlah klaim dengan polis yang dikeluarkan - Memperbaiki rasio antara klaim yang dibayarkan dengan klaim yang diterima - Mengurangi komplain konsumen - Mengurangi dampak penipuan asuransi

Metrics - Pengecekan berkas hanya dilakukan satu kali - Pembayaran klaim yang dikeluarkan perusahaan dibawah batas retensi - Klaim yang direasuransikan dikirimkan dan diproses pada hari yang sama - Waktu penanganan reasuransi klaim dibawah batas ekspirasi reasuradur - Pembayaran klaim yang direasuransikan harus berasal dari dana yang diterima dari reasuradur

Analisis as-is

Analisis as-is

Breakdown Process

To-be

Tugas Kelompok
Lakukan analisis proses bisnis terhadap perusahan/ organisasi Tugas dikumpulkan dalam bentuk print out dan file laporan+PPT dikirim ke sisteminformasi09@gmail.com Tugas dikerjakan selama < 2 minggu Terlambat, dapat nilai C

Vous aimerez peut-être aussi