Vous êtes sur la page 1sur 81

COMPTABILITE ET ASSOCIATION

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Il n'y a jamais eu autant d'associations en activit :


Estimes plus d'un million, 70 000 nouvelles crations chaque anne, 14,5 millions de bnvoles mobiliss.

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction


Un des premiers employeurs de France :
un million six cent mille salaris, soit 900 000 emplois quivalent temps plein (Insee 2006),

auxquels il convient d'ajouter l'appui du bnvolat qui reprsente chaque anne des millions d'heures de travail effectues

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Un emploi nouveau sur cinq, 7 % de l'emploi salari en Europe, Vritable gisement d'emplois :
Le secteur de la sant et de l'action sociale reprsente lui seul prs de 800 000 emplois.

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Essentiellement compos de petites structures :


Seules 168 000 associations emploient des salaris, Le budget de ces associations employeurs reprsente 85 % du budget total du secteur associatif estim 310 millions d' euros.

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction La vie associative sexerce dans le secteur :


culturel (21 %), social (16 %), des loisirs (15 %) sportif (12 %).

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Les associations :


jouent un rle de pionnier dans l'invention des rponses aux besoins nouveaux. ont apport sur la plante des rponses humaines et concrtes aux dsarrois des populations. constituent de nombreuses occasions un vritable amortisseur la dtresse.

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Cette capacit du monde associatif :


traduire les changements, rpondre aux besoins

a impliqu d'apporter la fois :


plus de professionnalisme, plus de rigueur dans la gestion.

COMPTABILITE ET ASSOCIATION Introduction Grer, animer et diriger une association relve des mmes rgles que celles de lentreprise et donc, en cas d'chec, des mmes sanctions !

I. Les obligations comptables et de contrle

Aucune obligation lgale ni formelle en matire de comptabilit. Mais :


la tenue de documents comptables est indispensable pour exercer un contrle effectif sur l'association

I. Les obligations comptables et de contrle

Des textes particuliers imposent une comptabilit pour certaines associations. Les autres dcident du mode de tenue de leur comptabilit.

I. Les obligations comptables et de contrle La comptabilit permet :


une vue transparente et stable de la situation financire de l'association ; des tats financiers (bilan, compte de rsultat, budget et tableau de financement) ; de faire apparatre les besoins de financement, pouvant ainsi justifier l'octroi d'une subvention ; de rendre compte de l'emploi des ressources de l'association.

I. Les obligations comptables et de contrle

L'association a donc toujours intrt tenir une comptabilit.


Une socit commerciale n'a de comptes rendre qu' elle-mme et l'administration fiscale, L'association doit pouvoir justifier tout moment et toute personne le caractre non lucratif de son activit.

I. Les obligations comptables et de contrle


A. Les obligations comptables

Depuis le 1er janvier 2000, certaines associations sont soumises au PCAF :


Plan Comptable des Associations et des Fondations

Cette obligation va se dvelopper


A terme quasiment toutes les associations auront intrt lutiliser.

I. Les obligations comptables et de contrle


B. Le contrle des comptes

Respect dune obligation de transparence, tourne la fois vers :


les adhrents les autorits qui subventionnent leur activit.

I. Les obligations comptables et de contrle


B. Le contrle des comptes
1) Les obligations.

Le contrle est diffrent en fonction du montant de subvention reue :

Montant de subvention

Consquences comptables

Contrle

Transparence financire

Facultatif

> 50 % du budget

Tenir une Comptabilit

Interne : certification du prsident

Externe par un commissaire aux comptes

entre 76 000 et 150 000

Tenir une Comptabilit

Interne : certification du prsident

Externe par un commissaire aux comptes

=150 000

Tenir une Comptabilit

Externe par un commissaire aux comptes

= 153 000

Tenir une Comptabilit

Externe par un commissaire aux comptes

Dpt des comptes en prfecture

> 23 000

Tenir une Comptabilit

Dpt des comptes en prfecture

Externe par un commissaire aux comptes

I. Les obligations comptables et de contrle


B. Le contrle des comptes
2) Transparence financire

Documents remettre la Prfecture :


le budget ; les comptes annuels (bilan, compte de rsultat, annexe) ; les conventions de subvention ; les comptes rendus financiers des subventions reues.

II - Dfinition et lexique comptable


A. Dfinition

Systme dorganisation de linformation financire permettant de :


saisir, classer, enregistrer les oprations commerciales et financires (flux rels) et flux financiers) de la structure. fournir aprs traitement en ensemble de documents de synthse (bilan, compte de rsultat, annexes)

II - Dfinition et lexique comptable


A. Dfinition

Etablir des comptes rguliers et sincres, Etre la source dune information normalise et vritable. Les informations comptables doivent donner une description adquate, loyale, claire, prcise et complte des oprations, vnements et situations.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
1. La comptabilit gnrale

But = enregistrer toutes les oprations affectant le patrimoine de l'entreprise ou de l'association.


Obit des rgles nonces par le conseil de la comptabilit S'excute suivant une norme : le plan comptable gnral, (PCG).

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
1. La comptabilit gnrale

Les principes de la comptabilit gnrale sont garantis par une autorit :


un ordre professionnel ; le trsorier et le prsident de l'association,
qui assument la bonne excution et la probit des oprations.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
2. La comptabilit auxiliaire

Sous-ensemble de la comptabilit gnrale :


L'association doit enregistrer les charges et les produits lorsqu'ils sont constats, indpendamment du paiement.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
3. La comptabilit analytique

Permet de cerner les cots et les recettes par type d'activit de l'association.
Extension de la comptabilit gnrale, S'apparente plus une mthode de gestion.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
3. La comptabilit analytique

Ne rpond aucune exigence lgale ou rglementaire,


c'est un plus pour l'association.

Lors de l'assemble gnrale, le trsorier prsente, activit par activit, charges, produits et rsultat.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
4. Les budgets

Pour prvoir les dpenses et les recettes de lanne venir.


Souvent appel budget prvisionnel ou budget d'exploitation, Concerne l'ensemble des charges et des produits prvisibles qui affecteront l'exploitation de l'exercice futur.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
4. Les budgets

On peut aussi construire :


un budget d'investissement, des budgets particuliers pour des oprations ponctuelles.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
5. La trsorerie

Ensemble des liquidits de l'association (banque et caisse). Varie tout au long de l'anne, en fonction du rythme des paiements et des encaissements.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
5. La trsorerie

Le budget de trsorerie prvoit l'talement dans le temps des entres et des sorties.
Prvenir les accidents de trsorerie est bien prfrable la gestion en urgence de situations de crise.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
6. Le plan comptable

La rfrence commune toutes les associations. Le cadre dans lequel les oprations sont enregistres et classes.
Le plan comptable associatif est une adaptation du plan comptable gnral (PCG). Organis en 8 classes de comptes (ou groupe de comptes)

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
6. Le plan comptable

Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7 Classe 8

comptes de fonds permanents comptes d'immobilisation comptes de stocks comptes de tiers comptes financiers comptes de charges comptes de produits comptes spciaux

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
6. Le plan comptable

Chaque classe (ou groupe) de comptes est divise en neuf sous-classes,


Elles-mmes divises en neuf souscomptes
eux-mmes re-divisables en cas de besoin.

En pratique, l'immense majorit des associations se contente de 350 comptes.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
6. Le plan comptable

Les petites associations pourront se contenter de n'utiliser que le niveau des comptes 2 chiffres,
ce qui donne un plan comptable oprationnel, avec moins de 50 comptes.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
7. La notion de charges et de produits

Charge = l'acquisition ou la mise disposition d'un produit, d'un service ou d'un bien qui ne sera utilis que le temps de l'exercice comptable.
En sont exclus tous les biens qui ont une dure d'utilisation sur plusieurs annes (immobilisations).

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
7. La notion de charges et de produits

Faire la diffrence entre une charge et une dpense, qui recouvrent deux ralits diffrentes :
l'utilisation de la charge et son paiement.

II - Dfinition et lexique comptable


B. Lexique
7. La notion de charges et de produits

De la mme manire, les produits ne concernent que les ressources affectes l'anne en cours.
Des subventions d'quipement sont des fonds permanents (qui restent dans l'association pendant plusieurs exercices).

III. Les principes de base moyen de gestion et de direction des entreprises et des associations , la comptabilit est :
un moyen de preuve entre les commerants ; un moyen dinformation des associs (ou adhrents), des salaris et des tiers en gnral ; un moyen de calcul de lassiette de diffrents impts.

III. Les principes de base la comptabilit doit permettre dobtenir des informations homognes sur le plan national. la comptabilit doit tenir compte de linfluence de la jurisprudence et de la doctrine.

Ces principes sont la base de la comptabilit.

III. Les principes de base


A. Les principes explicites

Rgularit. Sincrit. Prudence. Image fidle. Permanence des mthodes. Indpendance des exercices (annes comptables). Non-compensation. La bonne information.

III. Les principes de base


B. Les principes implicites

Continuit de lexploitation. Stabilit de lunit montaire.

IV. Les outils comptables


A. Les options

L'association peut :
Se limiter tenir une comptabilit de caisse dite recettes-dpenses . tablir une comptabilit complte, dite comptabilit partie double

La tenue d'une comptabilit partie double peut se raliser selon deux modes :
la comptabilit de trsorerie, la comptabilit d'engagement.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple a) Caractristiques

2 inconvnients majeurs :
Ne permet pas de distinguer les charges d'exploitation courantes et l'acquisition de biens durables. Ne donne pas les moyens de contrler les enregistrements pour rectifier les erreurs ou les omissions.

Seul avantage :
Extrmement simple mettre en oeuvre.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple b) Pour qui ?

Les associations qui :


ne demandent pas de subventions, n'ont pas d'activit commerciale, ont un nombre limit de mouvements financiers.

Elles possdent peu ou pas de :


biens durables, rserve financire importante.

Principal intrt = le suivi de la trsorerie.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple c) Comment ?

Se concrtise par l'ouverture d'un livre journal o les oprations sont enregistres chronologiquement. On y inscrira :
la date ; le libell de l'opration ; le montant de l'opration ; la nature (recette ou dpense) de l'opration.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple c) Comment ?

l'ouverture du livre journal , les fonds possds par l'association sont inscrits en recettes. En pratique :
on peut tenir le livre journal sur un cahier simple ; numroter les pages. Les critures doivent tre effectues l'encre.

Systme comptable peu contraignant.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple c) Comment ?

Il est recommand de tenir un registre des adhrents, o, figureront :


le nom de l'adhrent ; son numro d'enregistrement ; la date de l'adhsion ; le montant de la cotisation paye ; les lments d'tat civil et d'adresse ncessaires.

IV. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
1. La comptabilit partie simple c) Comment ?

Attention, ce fichier ne doit tre utilis que pour les activits de lassociation. La loi ne permet pas son usage d'autres fins, moins d'une autorisation formelle des intresss.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double

Ds que l'association acquiert une certaine ampleur,on utilise un systme de comptabilit en double . Avantage = permettre l'laboration d'tats financiers annuels, en particulier le bilan et le compte de rsultat.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
a) Caractristiques communes

Point de passage oblig = matrise de la notion de dbit/crdit.


Technique qui fait office d'pouvantail pour les non-initis, En fait = mcanique (relativement) simple qui demande juste l'acquisition de quelques repres de base.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
a) Caractristiques communes

Des logiciels spcialiss grent la production des documents : les journaux, dans lesquels sont passes les oprations de mme nature ; le grand-livre, qui retrace le dtail des oprations compte par compte ; la balance, qui tire les soldes (dbit - crdit) de chaque compte.

On pourra tablir le compte de rsultat et le bilan de faon manuelle ou informatiquement.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
b) La comptabilit de trsorerie, ou encaissement/dcaissement

On n'enregistre les mouvements financiers qu'au moment de l'encaissement et du dcaissement.


Comme support des critures, on pourra utiliser un journal par compte de trsorerie.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
c) La comptabilit d'engagement, ou crances/dettes

On enregistre les charges et les produits la date o on les constate.


Les paiements et encaissements sont passs indpendamment des charges et des produits. On utilise trs souvent les comptes des tiers, de la classe 4 du plan comptable, (les usagers et les fournisseurs).

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
c) La comptabilit d'engagement, ou crances/dettes

Systme d'information complet et prcis. Oprations passes dans les journaux correspondant la nature de l'opration :
achats, ventes, salaires, oprations diverses, banque, caisse.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
d) Pour qui ?

Plus la taille de l'association est importante, plus s'impose la ncessit de passer une comptabilit d'engagement.
Pour viter les incertitudes et les approximations de la comptabilit de trsorerie.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
e) Comment ?

On enregistre 2 fois chaque opration de l'association :


D'abord chronologiquement au journal gnral, Ensuite retranscrite dans le grand livre,
compos de l'ensemble des rubriques du bilan et du compte de rsultat.

Les oprations seront enregistres au jour le jour.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
e) Comment ?

En fin d'exercice :
procder un inventaire, puis constituer le bilan de fin d'exercice et le compte de rsultat.

Les critures d'inventaire consistent :


valuer les amortissements, prendre en compte :
la dprciation des immobilisations, les ventuelles provisions et les prvisions de dpenses non encore effectues.

V. Les outils comptables


B. Les critres et les enjeux
2. Les comptabilits partie double
e) Comment ?

Les logiciels de comptabilit permettent la tenue des oprations avec :


beaucoup de souplesse, beaucoup de fiabilit, un minimum de technicit.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales

Chaque anne, l'association est conduite produire des comptes :


suivant une forme commune, comprhensible par tous lors de l'assemble gnrale.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
1. Le compte de rsultat

Retrace les oprations de l'exploitation normale et courante de l'association pendant une anne d'activit. Il s'agit principalement :
des produits ou recettes d'exploitation (cotisations, dons, subventions de fonctionnement) ; des charges d'exploitation (salaires et charges du personnel, EDF, Poste, loyers, etc.).

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
1. Le compte de rsultat

Cest la traduction chiffre d'une anne d'activit de l'association. Le compte de rsultat ne sera tabli qu'en fin d'anne.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
1. Le compte de rsultat

Dresse le solde des oprations d'exploitation, (diffrence entre les charges et les produits enregistrs dans les comptes). Concerne uniquement les oprations lies au fonctionnement. Toujours quilibr par le rsultat, positif ( gauche) ou ngatif ( droite).

1. Le compte de rsultat
Charges Produits

Frais de bureau

120

Produits d'activits

850

Loyer

1 200

Cotisations

590

Frais de dplacement

85

Dons

300

Poste et tlcoms

180

Amortissement (dotation)

40

Rsultat excdentaire

115

Total

1 740

Total

1 740

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
2. Le bilan

Exprime la situation financire de l'association une date donne. Utilise deux sries de comptes :
les comptes d'actif et les comptes de passif.
Lactif comporte l'ensemble des biens et des crances de l'association. Le passif fait tat des fonds qui ont permis l'acquisition des biens.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
2. Le bilan

Le premier bilan doit tre tabli la cration de l'association :


C'est le bilan d'ouverture.

Il consiste en une valuation du patrimoine de dpart dont dispose l'association. Le bilan montre la situation de l'association en termes de patrimoine.
C'est la photographie, un instant donn, de la situation financire de l'association.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
2. Le bilan

En fin d'anne on value les diffrents postes et on les prsente sous forme de bilan, avec :
gauche, les emplois de l'association : l'actif ; droite, les ressources de l'association : le passif.

Par nature, le bilan est toujours quilibr :


Total du passif = Total de l'actif.

2. Le bilan
Actif Passif

Immobilisations brutes

580

Fonds associatif

345

- Amortissements

70

510

Rsultat excdentaire de l'exercice

115

Crances

120

Dettes

280

Banque

110

Total

740

Total

740

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
2. Le bilan

Ncessit tous les ans d'tablir pour l'anne suivante un bilan prvisionnel ; L'affectation des rsultats de l'exercice la constitution de rserves sera un gage de sa prennit financire.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
2. Le bilan

L'association :
ne dispose que de revenus alatoires (les cotisations), ne dispose pas de fonds propres qu'elle pourrait utiliser le cas chant. doit prvoir l'affectation des rsultats de l'exercice dans les statuts ou le rglement intrieur.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Le rapport financier

Prsent en Assemble Gnrale par le trsorier de l'association :


Moment privilgi pour commenter la situation financire de l'association. Doit donner une vision dynamique et concrte des finances de l'association ; Permet ainsi aux dirigeants et aux adhrents d'changer.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Le rapport financier

S'appuie sur le compte de rsultat et le bilan, et se dcline en plusieurs axes :


Aborder les volutions et la situation par rapport aux grands quilibres financiers. Mettre en valeur les lments significatifs de l'activit de l'exercice prcdent pour dgager les enjeux en terme de gestion quotidienne . Analyser qualitativement la vie financire.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Budget prvisionnel de fonctionnement

Ce que seront :
les ressources financires en termes de cotisations et recettes diverses de l'association et, les charges fixes et le cot estim et supportable des projets.

Rflexion :
conduite en runion par les membres du bureau de l'association, discut en conseil d'administration.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Budget prvisionnel de fonctionnement

Il constitue le meilleur des antibrouillards pour la gestion..


Evaluation des charges et des produits venir sur l'exercice venir. Traduit en termes financiers la mise en oeuvre des objectifs (tels qu'ils sont dfinis dans le projet associatif).

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Budget prvisionnel de fonctionnement

Construit pour reflter les proccupations en matire de gestion :


l'quilibre ; la ralisation d'excdent ; la matrise des situations de crise.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Budget prvisionnel de fonctionnement

Mme prsentation que le compte de rsultat pour pouvoir apprcier les volutions et les enjeux. Principales contraintes dans l'laboration :
L'valuation des recettes :
Rgle d'or : la prudence (minimiser les prvisions de recettes, chaque poste).

L'exhaustivit des charges :


Il vaut mieux prvoir largement, quitte survaluer les charges.

V. Les outils comptables


C. Les exigences minimales
3. Budget prvisionnel de fonctionnement

Prsent en assemble gnrale, Ne fait pas toujours l'objet d'un vote


Le rglement intrieur statue sur les modalits de prsentation et/ou d'approbation du budget.

VI. Conclusion : La comptabilit associative A. quoi sert la comptabilit dans une association
1. La comptabilit sert communiquer

Avec les membres de l'association. Les informations financires doivent tre comprhensibles par tous. Une fois tous les 12 mois (au minimum), l'assemble gnrale des adhrents doit : approuver, ou dsapprouver, la gestion de l'anne coule, ventuellement voter le budget pour la priode venir.

VI. Conclusion : La comptabilit associative A. quoi sert la comptabilit dans une association
1. La comptabilit sert communiquer

Avec les partenaires de l'association. Objectif = assurer la transparence vis--vis des partenaires extrieurs.
Cette transparence va rassurer les partenaires financiers. En donnant une image claire et soigne, l'association gagne en crdibilit.

VI. Conclusion : La comptabilit associative A. quoi sert la comptabilit dans une association
2. La comptabilit sert grer

Les dirigeants doivent assumer la gestion de l'association. Il faut analyser :


l'volution des actions, des activits, quantitativement comme qualitativement.

Cette volution ne peut se mesurer que si l'on tablit des comptes rgulirement.

VI. Conclusion : La comptabilit associative A. quoi sert la comptabilit dans une association
2. La comptabilit sert grer

L'analyse des donnes financires permet :


d'tablir un diagnostic de la situation financire ; de suivre l'volution des activits ; de prvoir les moyens mettre en oeuvre pour assurer la survie de l'association ou son dveloppement matris.

VI. Conclusion : La comptabilit associative


B. La conservation des documents comptables

Tous les documents comptables :


inventaires, copies de lettres, pices de recettes et de dpenses,

doivent tre conservs pendant un dlai de 10 ans. Les rapports des commissaires aux comptes doivent tre conservs 3 ans et les documents bancaires 10 ans.

VI. Conclusion : La comptabilit associative


B. La conservation des documents comptables

Les associations non soumises des obligations comptables ont intrt conserver leurs comptes annuels pendant 3 ans. Les documents sociaux doivent tre conservs 30 ans.
Il faut mettre en place des mthodes et moyens d'archivage srieux et adapts.