NDICE

1. INTRODUCCIN 2. CDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PBLICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Objetivos Principios Concepto de Servidor Pblico (Artculo4) Concepto de Funcin Pblica (Artculo 5) Principios ticos del Servidor Pblico IMSS (Artculo 6) Deberes ticos del Servidor Pblico del IMSS (Captulo II)

Pgina 7 8 8 8 8 9 9 9 14 14 14 15 17 19 19 20 20 22 23 24 24 26 26 26 26 26 28 28

3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE FARMACIAS 3.1 Introduccin al Sistema de Abasto 3.2 Informacin de Apoyo al Sistema de Abasto 3.3 Redes 3.4 Cdigo de Barras y Lectores pticos 3.5 Instrucciones para uso de los Lectores pticos 3.6 Proceso y Funciones que conforman el Mdulo de Farmacias 3.7 Instrucciones generales para la Operacin del Mdulo de Farmacias 3.8 Requisitos para tener acceso al Sistema 3.9 Acceso a los Procesos y Funciones 3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del Sistema 4. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA 4.1 Profesiograma del Oficial de Farmacia

5. ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Definicin de Farmacia Objetivo de la Farmacia Dependencia Normativa Dependencia Operativa Estructura Interna Funcionamiento de la Farmacia

NDICE
6. PROCESOS 6.1 CATLOGOS 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 Artculos (Transmisin) Artculos (Consulta) Unidades (Transmisin) Unidades (Registro) Mdicos (Transmisin) Mdicos (Registro) Cdigos de Barras (Transmisin) Calendario de Resurtido y Mx y Min, CPM (Transmisin) 6.1.8.1 Calendario de Resurtido (Consulta) 6.1.8.2 Mximos y Mnimos, CPM (Consulta) 6.1.9 Catlogo de Enfermedades 6.1.10 Pacientes con Transcripcin 6.1.11 Prescripcin Razonable 6.1.12 Dotacin de Servicios 6.1.13 Enlace de Proveedores 6.2 ENTRADAS 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 SALIDAS 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Receta Individual Receta Colectiva Internos Remisiones Fuentes Alternas Internos Liberacin de Artculos

Pgina 33 33 33 34 34 37 38 38 41 41 42 43 43 44 45 46 47 48 48 49 51 53 54 54 57 58 63 63 66 67 67 67 68

6.4 ESTADISTICAS 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6 Estado del Inventario Inventario Valorizado Artculos Fuera de Rango Estadsticas de Consumo Suministro Superior Consumo Proyectado

6.4.7

Receta Individual, Consumo por

NDICE
6.4.8 6.4.9 6.5 CIERRE 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6 6.5.7 6.5.8 6.5.9 6.5.10 6.6 UTILERAS 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.6.5 6.6.6 Respaldo de Base de Datos Impresiones Tablas y Parmetros Configuracin Seguridad de Acceso Seguridad de Acceso (Cambio de Contrasea) Fin de Turno Cierre Diario Reporte de Recetas Informe de Fuentes Alternas de Abasto Informe Directivo Artculos Suspendidos Movimientos Valorizados Transmisin Contabilidad/Presupuesto Indicadores de Desempeo Cierre Mensual Estado de Receta Individual Pendientes de Recibir o Enviar

68 Pgina 69 69 70 70 71 72 72 73 73 73 74 76 78 81 81 81 82 84 85 86 87 87 87 88

6.7 PROCESOS ESPECIALES 6.7.1 6.7.2 6.8 ENLACES 6.8.1 Diario Presupuesto de Operacin Determinacin de Necesidades

88 88 88

6.9 ACERCA DE 6.9.1 Nmero de Versin del Mdulo de Farmacias

NDICE
7. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRPICOS 7.1 Grupo I Estupefacientes 7.2 Grupo II Psicotrpicos 7.3 Grupo III Psicotrpicos 8. FARMACOLOGA BSICA 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 9. Libros requeridos para uso en el Servicio de Farmacia Conceptos bsicos que el empleado de Farmacia debe conocer. Abreviaturas de uso comn en farmacia Formas farmacuticas Formas farmacuticas slidas Formas farmacuticas semislidas Formas farmacuticas lquidas

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89 89 90 90 91 91 92 93 93 93 94 94 95 96 96 98 98 99 99 100 101 102 102 103 104 105 106 107

PRINCIPIOS DE COMPUTACIN 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 Qu es la computadora Tipos de computadora Cmo funciona la computadora Presentacin y Configuracin del Equipo Descripcin y Funcionamiento del Equipo Recomendaciones de uso del Equipo Mensajes de error en el sistema

10. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 Procedimiento para la Recepcin de Medicamentos Conteo de Medicamentos Posterior a la Recepcin Fsica Procedimiento para la Aclaracin de Diferencias entre Remisiones y Recepcin por Conteos Posteriores a la Entrega Fsica Procedimiento para la elaboracin de la solicitud extraordinaria de abastecimiento Procedimiento para el traspaso de medicamentos entre farmacias Procedimiento para la devolucin de medicamentos de los Servicios de la Unidad a la Farmacia

NDICE
10.7 10.8 10.9 10.10 10.11 10.12 10.13 10.14 Procedimiento para el surtido de receta individual y vale de lcteos Procedimiento para el Surtido de la Solicitud de Medicamentos para Hospitalizacin y Servicios Auxiliares Procedimiento para la Concentracin de medicamentos Procedimiento para la notificacin a Control Tcnico de Insumos Delegacional de medicamentos presumiblemente defectuosos Procedimiento para la Baja de medicamentos Procedimiento para el Control de Caducidades en Farmacia Procedimiento para la suspensin de medicamentos Procedimiento para la Liberacin de medicamentos

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108 109 110 111 112 113 114 115 116 116 118 121 121 121 122 122

11. ADMINISTRACIN DE PERSONAL 11.1 11.2 Marco Terico Administracin de Recursos Humanos

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE 12.1 12.2 12.3 12.4 Manejo de objetos pesados Prevencin de incendios Red fra Sistema computarizado

1.

INTRODUCCIN

El Instituto Mexicano del Seguro Social interesado en proporcionar un servicio acorde con la Gestin en Servicios de Salud actual, requiere de fortalecer la interaccin con el personal de salud que interviene en el proceso integral de la atencin mdica dentro de principios ticos que normen su conducta, por lo que es necesario que el Oficial de Farmacia posea los conocimientos necesarios, habilidades y destrezas en el desempeo de las funciones propias de su rea que le permitan suministrar en condiciones de eficacia, eficiencia y efectividad los medicamentos prescritos por los mdicos para garantizar el tratamiento farmacolgico que requiere el derechohabiente. Lo anterior enriquece el resultado de las acciones del Oficial de Farmacia, y fortalece el compromiso institucional en beneficio del personaje ms importante en la atencin mdica institucional: EL DERECHOHABIENTE.

2.

CDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PUBLICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Se transcriben elementos muy importantes de este Cdigo los cuales son tiles para normar la conducta del Oficial de Farmacia, lo cual servir para un mejor desempeo de labores y un trato humanitario, de calidad al derechohabiente. 2.1 Objetivos Contar con un servicio profesional de carrera que garantice una adecuada seleccin y desarrollo laboral y profesional. Impulsar una cultura que favorezca los valores ticos de honestidad, eficiencia y dignidad en la prestacin del servicio pblico y fortalezca los principios de probidad y responsabilidad.

2.2 Principios El IMSS es una Institucin que tiene a su cargo la prestacin de un servicio pblico de carcter nacional, por lo que sus servidores pblicos cumplirn con eficiencia sus funciones y obligaciones que les correspondan. El Servidor Pblico debe observar en el desempeo de su funcin los principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia.

Finalidad (Artculo 1) El presente cdigo tiene por objeto establecer las normas de conducta que debe observar y las acciones que debe realizar todo servidor pblico que preste servicios bajo cualquier modalidad de vnculo laboral, en el IMSS. Alcance (Artculo 3) El presente cdigo gua la conducta de todos los trabajadores del IMSS en sus actividades laborales, cualquiera que sea su jerarqua o la denominacin del puesto que ocupe. 2.3 Concepto de servidor pblico (artculo 4) Se entiende como servidor pblico al funcionario y empleado, y en general, a toda persona que desempee un empleo, cargo o comisin de cualquier naturaleza en el IMSS..

2.4 Concepto de funcin pblica (Artculo 5) Para los efectos de este cdigo, la funcin pblica es el conjunto de actividades que realiza el IMSS, con el fin de prestar el servicio pblico a su cargo. 2.5 Principios ticos del servidor pblico del IMSS (Artculo 6 ) La tica de los servidores pblicos, tiene como propsito fundamental, el bien comn. Para su consecucin ceir su conducta, sus decisiones y acciones a los valores que constituyen los principios rectores del servicio pblico. La lealtad, la legalidad, la dignidad, la probidad, la integridad, la eficiencia, la responsabilidad, la veracidad de informacin, la confidencialidad, la imparcialidad, la respetabilidad, la armona laboral, la iniciativa y el espritu de superacin son valores fundamentales, propios del ejercicio de las funciones de los servidores pblicos. El servidor pblico, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello cumplir la ley y someterse a los principios de tica. El ejercicio del servicio pblico estar fundamentado en la legalidad, as como en la confianza y credibilidad. En ese sentido, los principios ticos tienen como funcin primordial el desarrollar hbitos y actitudes positivas en los servidores pblicos, que permitan el cumplimiento de los fines del Instituto Mexicano del Seguro Social para beneficio de la comunidad. 2.6 Deberes ticos del servidor pblico del IMSS. (CAPTULO II ) Actuar con transparencia y evitar el conflicto de intereses (Artculo 21)

El servidor pblico debe actuar en todo momento con absoluta transparencia y abstenerse de participar en procedimientos de contratacin o en cualquier otro procedimiento decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, cuando por su vinculacin a personas o a las actividades que stas realicen, se pueda comprometer su criterio y el desempeo imparcial de su empleo, cargo o comisin, por lo que deber excusarse de intervenir en cualquier forma en la atencin, tramitacin o resolucin de asuntos en los que tenga inters personal, familiar o de negocios. Armona laboral (Artculo 18)

El servidor pblico debe promover un clima de armona laboral, partiendo del respeto a las normas internas y programas que se implementen en materia de salud y medio ambiente, as como proyectar siempre una imagen positiva de s 9

mismo y de los compaeros de la institucin, a fin de contribuir al desarrollo de la Cultura Organizacional. Observar conducta adecuada en su empleo, tratando con respeto y rectitud a las personas con las que tenga relacin, abstenerse de incurrir en agravio o abuso de autoridad. No incurrir en actos de violencia, injurias o malos tratos en contra de compaeros o derechohabientes. Confidencialidad (Artculo 11)

El servidor pblico est obligado a guardar discrecin y reserva sobre los documentos, hechos e informacin a que tenga acceso y conocimiento en razn al ejercicio de sus funciones o con motivo ellas, observando los criterios y procedimientos para la clasificacin de la informacin considerada como pblica, reservada o confidencial, conforme a las disposiciones legales o institucionales aplicables. Conocer las leyes y reglamentos (Artculo14)

El servidor pblico estar obligado a conocer y cumplir las normas jurdicas inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas, as como las que regulen el empleo, cargo o comisin que desempee, tales como: la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus reglamentos, Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, as como el Contrato Colectivo de Trabajo que rige las relaciones laborales del IMSS con sus trabajadores y en general las disposiciones legales aplicables en el mbito de competencia de la Institucin. Creatividad (Artculo 20)

Es deber del servidor pblico, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el rol que est llamado a realizar en su diaria labor. Por ello el servidor pblico, debe ser parte de las soluciones, usando responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los obstculos que surjan en el desempeo de la actividad laboral.

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Dignidad y respeto (Artculo 16)

El servidor pblico debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado en su relacin con los usuarios, con sus jefes, con sus subalternos y con sus compaeros. Debe comprender que su condicin de servidor pblico del IMSS, implica asumir la ms alta y delicada responsabilidad ciudadana que le encarga el IMSS para el servicio de la colectividad. El servidor pblico, adems del profesionalismo debe proporcionar un trato de calidez, que permita aminorar dentro de las posibilidades, el rigor de los apremios y necesidades de los usuarios. Eficiencia (Artculo 8)

Debe desempear las funciones propias de su cargo, en forma personal, con elevada moral, profesionalismo, vocacin, disciplina, diligencia, oportunidad y eficiencia para dignificar la funcin pblica y mejorar la calidad de los servicios, sujetndose a las condiciones de tiempo, forma y lugar que determinen las normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes reglas: a).- Debe utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando siempre el mejor esfuerzo, en la forma ms productiva posible, por lo que deber ejecutar las tareas propias del cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiados. b).- Debe aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas ms eficientes y econmicas de realizar las tareas, as como para agilizar y mejorar los sistemas administrativos y de atencin a los usuarios, debiendo hacer del conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones que considere convenientes para el mejoramiento del servicio. c).- Debe contribuir y velar por la proteccin y conservacin de todos los bienes que conforman el patrimonio del IMSS, estn o no bajo su custodia. El servidor pblico est obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando corresponda. d).- Debe hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del desempeo de sus labores reciba, procurando el rendimiento mximo y el ahorro en el uso de sos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la proteccin del medio ambiente. e).- Los servidores pblicos tienen el compromiso de ejercer su cargo o autoridad de manera responsable y slo para las funciones y actividades que les hayan sido encomendadas.

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Imparcialidad (Artculo 12)

El servidor pblico actuar sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organizacin o persona alguna. Su compromiso es tomar las mejores decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas. Integridad (Artculo 13)

El servidor pblico debe conducirse en el desarrollo de sus funciones con honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecucin de sus labores toda su capacidad, conocimiento y experiencia laboral. En cualquier circunstancia deber actuar de tal forma que su conducta genere y fortalezca la confianza en el IMSS. Lealtad (Artculo 7)

Debe ser leal al IMSS y al Estado Mexicano. Debe ser fiel a los principios ticos expresados en el artculo 6, buscando el cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio. Objetividad (Artculo 15)

El servidor pblico debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros no autorizados por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de tomar cualquier decisin cuando medie violencia moral que pueda afectar su deber de objetividad. Debe hacer caso omiso de rumores, annimos y en general de toda fuente de desinformacin que afecte la honra al servicio o la toma de decisiones Probidad (Artculo 9)

El servidor pblico debe desempear sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Debe actuar con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos institucionales que le son confiados por razn de su funcin. Debe repudiar, combatir y denunciar toda forma de corrupcin.

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Respetabilidad (Artculo 17)

El servidor pblico tiene el derecho a la dignidad, a la honra, al buen nombre, a la buena reputacin y a la intimidad personal y familiar. As como el deber de respetar esos derechos en los dems. Responsabilidad (Artculo 10)

El servidor pblico es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el cumplimiento del fin encomendado. Es deber de todo servidor pblico responder sobre la forma en que cumple sus obligaciones, incluida la informacin suficiente sobre la administracin de los bienes. Proporcionar oportuna y verazmente la informacin solicitada por quien le competa la vigilancia y defensa de los derechos humanos. Superacin (Artculo 19)

El servidor pblico debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y como servidor pblico procurando la superacin personal y profesional que le permita incrementar sus conocimientos, experiencia y solidez moral.

13

3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE FARMACIAS

3.1

INTRODUCCIN AL SISTEMA DE ABASTO.

Mdulo de farmacia. Dentro de las unidades mdicas del rgimen ordinario, la mayora de las farmacias contarn con este mdulo, para el cual se tiene previsto el uso de equipos de cmputo con tecnologa que permite la transmisin de informacin hacia los almacenes delegacionales, sistema de abasto en Unidades Mdicas de Alta Especialidad y/o nivel central. Adicionalmente se contar con equipos de lectura de cdigo de barras para que en las farmacias con una o ms computadoras se registren las salidas de medicamentos por este medio, lo que redundar en un registro oportuno y confiable; asimismo, al contar con una infraestructura como la ya mencionada, la periodicidad del suministro podr variar, para lo que el mdulo de farmacias contar con la flexibilidad que permite generar los enlaces de consumos y existencias con la periodicidad que las autoridades determinen. 3.2 Informacin de apoyo al sistema de abasto.- Durante el desarrollo del proceso de abasto institucional surge la necesidad de conocer y manejar datos o informacin que sirve de base a otras reas institucionales, generndose con esto distintos enlaces de informacin contable y presupuestal, as como la interrelacin con el Sistema Nacional de Salud en lo que se refiere a la clasificacin y disponibilidad de los artculos. a) Tipos de control contable Control analtico. Sistema aplicado a las unidades que se manejan de acuerdo con el Control de Inventarios teniendo dentro de sus principales caractersticas contar con servicio almacenario (almacn, farmacia, CEYE, etc), ser inventariables (cuenta 1114). Control global. Unidades o servicios que aplican el arribo de artculos a la cuenta de gastos directamente, teniendo dentro de sus principales caractersticas no contar con servicio almacenario y no ser inventariables (cuenta 4206). Solidaridad.

b) Clave Presupuestal Consta de 12 dgitos con lo que se identifica la unidad de servicio y los diferentes servicios que conforman la unidad.

c) Grupos de suministro manejados en farmacia Grupo 010 Grupo 020 Grupo 030 Grupo 040 Medicamentos Medicina preventiva Lcteos Narcticos, psicotrpicos y estupefacientes

d) Partidas presupuestales de uso en farmacia Partida 0301 0304 0305 0306 0320 Grupo de suministro Medicamentos Lcteos Medicina Preventiva Narcticos y psicotrpicos Medicamentos de alta especialidad (claves 5000)

3.3 Redes En el mundo actual, las redes se han convertido en elementos de fundamental importancia y todo indica que la tendencia seguir igual. Incorporando tecnologas cada vez ms novedosas para obtener mayor velocidad de transferencias y seguridad de los datos, as como compatibilidad de productos de diversos fabricantes. Concepto de red Es un conjunto de computadoras y otros dispositivos asociados, conectados por un canal de comunicaciones capaz de compartir informacin y otros recursos entre diversos usuarios. Componentes bsicos de una red Servidor de Archivos (File Server): es una computadora donde reside el sistema operativo de la red, los programas aplicativos y los archivos de datos que todos los usuarios de la red pueden compartir. Estacin de trabajo (Work station): son aquellas PCs mediante las cuales se accesa la informacin almacenada en el servidor de archivos,

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tambin se les denomina Clientes, estas se encuentran interconectadas por medio de tarjetas de interfaz y cableado. Tarjeta de red: dispositivo que reside en cada nodo de la red (estacin de trabajo o servidor de archivos), auxilia a la computadora a convertir al formato adecuado la informacin y para que sea enviada a travs del cable a otra tarjeta. Sistema de cableado: es la columna vertebral de cualquier sistema de red, por medio de este se interconectan todas las tarjetas de interfaz, proporcionando con esto, comunicacin entre todas las computadoras de la red (coaxial, par trenzado y fibra ptica). Sistema operativo de red: reside en el servidor de archivos y lo auxilia en la tarea de compartir los recursos de la red, se compone de dos partes fundamentales, el software del servidor y el cliente. Software de aplicacin: este puede ser tan diverso como las necesidades que la empresa o el usuario requiera y puede incluir procesadores de texto, sistemas administrativos , paquetes integrados, correos electrnicos, etctera.

Tipos de configuracin del Mdulo de Farmacias ARQUITECTURA TPICA DE UNA RED NOVEL Estacin de Trabajo

Estacin de Trabajo Otras Terminales

Servidor SAM

Servidor Delegacional/Central

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ARQUITECTURA DE UNA RED DE WINDOWS Estacin de Trabajo Servidor

Estacin de trabajo cliente Impresora

CONFIGRACIN MONOSUARIO Estacin de trabajo

Impresora Subsistema de farmacias en ambiente de red: El sistema opera aproximadamente en 1320 farmacias a nivel nacional.

3.4 Cdigos de Barras y Lectores pticos El cdigo de barras est basado en la representacin mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que en su conjunto contienen una determinada informacin.

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Objetivos. Permitir una identificacin nica de los productos en cualquier parte del mundo. Obtener informacin por producto sin errores, desde su recepcin hasta su consumo. Permitir una captura automtica y efectuar la transferencia inmediata de informacin, para hacer ms eficiente y preciso su manejo. Mejorar y agilizar el control de inventarios, la administracin del almacn y la distribucin.

El cdigo de barras es la manera de representar caracteres numricos por medio de barras claras y oscuras de diferente grosor. Estas son interpretadas por un lector ptico o scanner, permitiendo capturar la informacin en forma ms rpida, oportuna y sin errores. A las barras oscuras se les conoce como Barras y a las claras como Fondo. Cada caracter numrico consiste en dos barras y dos fondos o espacios, cuyo ancho es variable dependiendo del caracter. Para evitar duplicidad en la asignacin de cdigos, en todos los pases donde se maneje este sistema existe una organizacin interna que los regula, en Mxico toda empresa que desee obtener los cdigos, deber registrarse ante la Asociacin Mexicana para el Comercio Electrnico (AMECE) quien asigna alguno de los dos tipos de cdigos: EAN Internacional European Article Numbering Association (Asociacin Europea Internacional de Numeracin de Artculos) o UPC Uniform Product Code (Cdigo Uniforme para el Producto), segn el caso. Para el caso del EAN, AMECE asigna los primeros ocho dgitos para el pas y cinco para la empresa, y para UPC los primeros seis dgitos (uno del sistema y cinco de la empresa). La empresa bajo su criterio asigna cuatro dgitos, en el caso del EAN, y cinco para la UPC incluyendo el ltimo que es el dgito verificador. Para DUN, estructura basada en la identificacin primaria (EAN o UPC) y una variable logstica, est formado por catorce dgitos, la variable logstica identifica el contenido por empaque colectivo. A partir de 1993 el IMSS incluy las bases para licitaciones, es decir, la obligatoriedad de los proveedores de identificar los productos con su correspondiente cdigo de barras. En Marzo de 1994 se suscribi un acuerdo de concertacin entre CANIFARMA, AMECE (antes AMECOP) y el Instituto, establecindose los criterios para el manejo de los cdigos de barras, aplicndose los siguientes estndares internacionales: EAN-8 y 13 Internacional European Article Numbering Association. UPC Uniform Product Code DUN-14 Despatch Unit Number

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 UCC Uniform Code Council Para el uso y manejo de los cdigos de barras en el Instituto, se les ha solicitado a los proveedores de bienes de consumo de uso teraputico, proporcionen las codificaciones de cada uno de sus productos en sus diferentes unidades de empaque (primarios y/o secundarios y colectivos), con el objeto de crear, estructurar y mantener actualizado el catlogo de Cdigo de Barras. Para que el cdigo de barras pueda ser utilizado de manera eficiente, es necesario crear, estructurar y mantener actualizado un catlogo que nos permita tener una llave de acceso y que relacione los cdigos de barras con las claves del cuadro bsico institucional. Como un proceso general podemos mencionar que el cdigo de barras, ser ledo por scanners en las farmacias al momento de la recepcin y el despacho a los derechohabientes y servicios de la unidad. 3.5 Instrucciones para el uso de Lectores pticos En las farmacias se contar con lectores fijos y porttiles, los que una vez configurados permitirn leer de las recetas individuales y colectivas los siguientes datos: folio y nmero de la receta, cantidad, cdigo de artculo (equivalente al especfico de la clave). Ambos lectores conectados a la computadora permiten introducir datos como si fueran digitados en el teclado y el lector porttil podr utilizarlos separado de la misma. Para esta modalidad se requiere contar con el Instructivo de cdigo de barras para la configuracin del lector, a continuacin se describen los pasos generales: Antes de desconectar la pistola del equipo de cmputo, deber leer el cdigo almacenar con la finalidad de habilitar la memoria de la pistola para trabajar fuera de lnea. A continuacin leer el cdigo borrar para limpiar la memoria de la pistola. Para iniciar la lectura de cada documento leer el cdigo inicio de esta forma separamos la informacin por documento.

3.6 Procesos y funciones que conforman el Mdulo de Farmacias Qu es un proceso? Es la secuencia de las diversas etapas en que se organiza, clasifica y ordena la informacin con el objeto de alcanzar determinado fin.

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En el Sistema de Farmacias IMSS, los procesos son el conjunto o secuencia de actividades en que se organiza la informacin que se maneja, con el fin de operar adecuadamente el Mdulo de Farmacias. Qu es una funcin? Es el grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos deseados. En el caso del sistema del mdulo de farmacias, las funciones son las acciones especficas que se ejecutan en cada uno de los procesos, con el objeto de dar un adecuado tratamiento a la informacin que de ellas se recibe. La funciones que tiene cada proceso varan de acuerdo con su objetivo y complejidad. 3.7 Instrucciones Generales para la operacin del Mdulo de Farmacias Para la operacin del sistema del mdulo de farmacias, la computadora es una herramienta indispensable para su trabajo. Al realizar sus labores, el operador est interactivado con su computadora a travs de la pantalla, y a travs de la impresora genera los resultados que se estn ejecutando (ejemplo: impresin de registros, consultas, informes, etc). Los pasos o procedimientos generales y especficos que debe seguir, dependen del documento fuente (recetas, remisiones, traspasos, etc.) para registro, consulta o emisin de reporte. 3.8 Requisitos para tener acceso al sistema Para tener acceso al sistema es necesario haber llevado a cabo las siguientes acciones: Arranque del sistema Formato y carga de procedimientos en disco duro Carga inicial del sistema Creacin de archivos Registro inicial de consumos o migracin Registro de mdicos Registro de altas de unidades o migracin Registro de recetarios Prescripcin razonable

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Acceso al Mdulo de Farmacias El acceso al sistema comienza desde el encendido de su equipo y consta de los siguientes pasos: Verificar que su equipo est correctamente conectado. Encender el monitor Encender la computadora Encender la impresora

Entrar a C: Imss, Farma exes, en el ejecutable Imssedi, el sistema inicia la conexin con el servidor y emite una pantalla de Entrada al Sistema SAI Farmacia, en donde el usuario teclear su contrasea

para posteriormente acceder al men del mdulo de farmacias, en donde el sistema emitir el siguiente mensaje con el nombre del usuario que en ese momento est haciendo uso del sistema:

Al oprimir el botn de aceptar, se inicia la operacin, enseguida se deben encender las estaciones de trabajo o clientes. Nota: no encender primero los clientes, antes que el servidor, ya que no se establecer la comunicacin; si esto ocurriera, se deber apagar la estacin de trabajo o clientes que se encendieron y una vez encendido el servidor, iniciar desde Acceso al Mdulo de Farmacias.

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El sistema en red cuenta con la opcin de generar reportes desde cualquier cliente e imprimirlos en una sola impresora, por lo que en caso de que la impresora est sin papel, apagada o fuera de lnea; enviar mensaje de error; para evitar esta situacin, se deber verificar que la impresora est encendida y con papel suficiente. Apagado de la Red Esta accin se realiza en el siguiente orden: a) Apagado de clientes b) Apagado del servidor c) Apagado de impresora Si por alguna razn se apaga el servidor antes que los clientes, el sistema enviar mensajes de error, por lo que deber oprimir las teclas control,alt, supr; salir de la aplicacin y apagar el cliente. En caso de que no exista comunicacin en la red, se debern verificar las conexiones de los cables que enlazan a cada uno de los clientes y el servidor con el concentrador, as como el cable de energa. Si existiera alguna desconexin, se deber apagar el sistema y encender nuevamente. No desconectar los cables de comunicacin que se encuentran en la parte posterior de cada una de los clientes, ni los que se encuentran conectados en el concentrador, porque se pierde la seal. Si esto ocurriera, se debern apagar los clientes y el servidor. Nuevamente encender en la secuencia indicada anteriormente.

3.9 Acceso a los procesos y funciones Qu es un Men? En nuestro sistema el men de procesos generales es una lista de alternativas de los procesos a los que se tiene opcin, ya sea para registrar informacin, hacer consultas o imprimir reportes. Las tipos de men que contiene el sistema son: Men de procesos generales (ocho procesos) Men de funciones por cada proceso Una o varias opciones especificas por cada funcin.

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3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del sistema De cada uno de los procesos se pueden seleccionar las alternativas que se requiera, es importante precisar con el cursor la funcin y opcin a usar, y le guiar enviando desplegados e instrucciones. Para salir de la aplicacin, se posesiona en el men Salir. Para salir del sistema (apagado del equipo), posesionarse en Inicio con clic derecho seleccionar apagar, el sistema despliega el mensaje, Qu desea que haga el equipo?, con clic derecho seleccionar apagar.

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4.

ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA

4.1 PROFESIOGRAMA DEL OFICIAL DE FARMACIA Elementos y actividades que integran la Categora: Oficial de Farmacia. Integracin Requisitos: 51. Haber aprobado un curso de capacitacin sobre conocimientos, habilidades o destrezas y responsabilidades sobre la categora, relativos a las actividades del rea de adscripcin de la plaza. Relaciones de mando: 3. Directas del Jefe de la Dependencia 4. Directas del Director o Jefe de la Unidad 19. Indirectas del Instituto, siempre a travs del Jefe de la Dependencia o de la persona designada al efecto. Catlogo abierto de movimientos escalafonarios 2. Por antigedad a la categora inmediata superior 3. Por prueba de oposicin o concurso 6. Por examen a cualquier categora de otra rama. Actividades: Organiza, dirige y controla el trabajo del personal de categoras inferiores de farmacia para el desarrollo correcto y oportuno de la entrega de medicamentos y la correcta atencin a derechohabientes, resolviendo casos y problemas. Expide y autoriza vales para farmacias subrogadas cuando se carezca de medicamentos en la farmacia. Controla que la existencia de medicamentos se mantenga en los mximos y mnimos que el Instituto determine incluidos su buen estado y vigencia. Elabora y tramita los pedidos reglamentarios de acuerdo con las necesidades de la farmacia y participa en los sistemas de aprovisionamiento y control. Opera y maneja equipos mecanizados y de cmputo de acuerdo a las normas que el Instituto determine. Rinde informes relativos de las labores y anomalas que encuentre o le sean reportadas, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca.

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Maneja y despacha medicamentos de acuerdo a las recetas mdicas, individuales y colectivas utilizando lector ptico o cualquier otro instrumento tecnolgico que lo sustituya. Revisa e informa sobre reportes emitidos de la captura de recetas. Identifica a los derechohabientes y los orienta en su caso sobre la obtencin de medicamentos que no existan. Solicita cuando as proceda aclaraciones del mdico que expidi las recetas. Participa en cualesquiera de las actividades de la farmacia cuando haya sobrecarga de trabajo. Interviene cuando as sea necesario en la recepcin, despacho y manejo de estupefacientes y psicotrpicos Labores administrativas inherentes a sus actividades.

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5 ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA

5.1 DEFINICIN DE FARMACIA: Es el rgano en cuyo cargo se encuentran la recepcin, guarda, control y surtido de medicamentos para los derechohabientes de consulta externa y hospitalizacin. 5.2 OBJETIVO DE LA FARMACIA: Suministrar en condiciones de efectividad los medicamentos prescritos por los mdicos, para garantizar el tratamiento farmacolgico que requieran los derechohabientes. 5.3 DEPENDENCIA NORMATIVA: Las farmacias dependen normativamente de la Coordinacin de Abastecimiento y Control de Abasto, a travs de las Jefaturas Delegacionales de Servicios Administrativos. 5.4 DEPENDENCIA OPERATIVA: Debido a las caractersticas de las unidades mdicas donde se encuentran las farmacias, estas pueden tener diferentes lneas de mando. A continuacin se describen las caractersticas de dependencia operativa: a) Farmacias en Unidades Mdicas de Alta Especialidad (UMAE) dependen de la Coordinacin de Unidades Mdicas de Alta Especialidad.
Direccin de Prestaciones Mdicas Unidad de Atencin Mdica Coordinacin de Unidades Mdicas de Alta Especialidad Director de Unidad Mdica de Alta Especialidad Director Administrativo de Unidad Mdica de Alta Especialidad Departamento de Abastecimiento

Farmacia

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b)

Farmacias en unidades mdicas que cuentan con Subdireccin Administrativa. Dependen de la Direccin a travs del Departamento de Abastecimiento de la unidad.

Direccin

Subdireccin Administrativa

Departamento de Abastecimiento

Farmacia

c) Farmacias en unidades mdicas que no cuentan con Subdireccin Administrativa. Dependen de la Direccin de la unidad a travs de la Administracin.

Direccin

Administracin Unidad Mdica

Farmacia

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5.5 ESTRUCTURA INTERNA De acuerdo con el tamao de la poblacin derechohabiente a la que atienden, es posible encontrar en las farmacias la totalidad de las categoras de la rama o slo algunas.
Coordinador

Oficial de Farmacia

Ayudante de Farmacia*

Auxiliar de Farmacia

Auxiliar de Farmacia

* Esta categora se ubica en las farmacias que cuentan con equipo de cmputo.

5.6 FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA La farmacia tiene como funcin principal proporcionar a los derechohabientes los medicamentos indicados por el mdico, con oportunidad y en condiciones de efectividad, para cumplir esto se realiza una serie de actividades que se pueden clasificar en: a) Movimientos de entrada. Aquellos mediante los cuales se ingresan medicamentos a la farmacia y afectan sus controles de inventario, estos pueden provenir de: el almacn, otras unidades, proveedores y/o devoluciones de los servicios de la misma unidad, a esto se le denomina recepcin. b) Movimientos internos. Son los realizados cuando los medicamentos han sido ingresados, su propsito fundamental se relaciona con el control de las existencias, mantenindolas dentro de los lmites establecidos por la norma y garantizar la calidad del producto. Entre ellos estn: conteo rotativo, acomodo y control de caducidades.

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c) Movimientos de salida. Se refieren a las actividades de surtido de recetas, traspaso por apoyo, suspendidos por instrucciones, bajas y concentracin al almacn, afectando tambin el inventario de la farmacia. El cumplimiento de estas actividades conlleva a efectuar registros y movimientos en los controles: Los registros contables fidedignos son indispensables para el correcto manejo de la farmacia. Conocer con qu se cuenta, cuntos y qu medicamentos se consumen, cules hacen falta, etctera. Lo mismo puede decirse de los reportes, deben basarse en informacin confiable, ya que fundamenta decisiones trascendentales en lo que se refiere al suministro de medicamentos, tanto para la farmacia de que se trate como a nivel institucional. Nota: La documentacin generada por estos movimientos, deber conservarse por un perodo de 5 aos con base en la Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin vigente. d) Sistema de informacin. Se encarga de generar informacin homognea, veraz y oportuna para los diferentes niveles operativos delegacionales, regionales y centrales del Instituto, sobre consumos y existencias. e) Medidas de seguridad. La adopcin de medidas de seguridad e higiene en la farmacia adems de proteger la salud del trabajador, evita prdidas y daos en los medicamentos como en el equipo de trabajo. MOVIMIENTOS DE ENTRADA Recepcin de medicamentos. La recepcin de medicamentos es una funcin administrativa, cuyo objetivo principal es mantener la eficacia de los medicamentos y lcteos, as como un estricto control de las cantidades existentes en la farmacia. La farmacia puede recibir medicamentos, estupefacientes, procedentes de: Almacn delegacional Servicios de la propia unidad Otras farmacias Proveedores lcteos y psicotrpicos o

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Un factor importante que debe ser considerado en la recepcin de medicamentos es la fecha de caducidad. La farmacia est obligada a rechazar medicamentos cuyas cantidades no puedan ser surtidas a los derechohabientes antes de la fecha de caducidad, conforme a los movimientos de consumo de cada medicamento. Los medicamentos provenientes del almacn delegacional para su recepcin en farmacia, debern acompaarse de la forma Remisin del Almacn en original y copia. Por devoluciones de los servicios y los que proceden de otras farmacias por traspaso, se acompaaran de la forma Movimientos Varios. Los medicamentos debern recibirse en envases cerrados y en condiciones de ser surtidos para su consumo; los envases debern estar ntegros, con las etiquetas originales adheridas y dentro de los lmites sealados con respecto a su caducidad. Los medicamentos que proceden de los proveedores solo se pueden recibir por indicaciones expresas de las autoridades del Departamento de Abastecimiento, en cuyo caso se deber presentar la forma Remisin del Pedido o la factura correspondiente. CONTEO DE MEDICAMENTOS El conteo de medicamentos debe efectuarse en forma inmediata a su recepcin, atendiendo lo siguiente: a) Verifica que la cantidad fsica coincida con lo sealado en los formatos: Remisin del Almacn, Movimientos Varios, Remisin del Pedido o Factura del Proveedor. b) Verifica que los medicamentos y lcteos con caducidad estn dentro de los lmites establecidos. c) Si las cantidades no coinciden, aclara con el transportista o persona que entrega, las diferencias detectadas. d) Circula con bolgrafo en las formas sealadas en el inciso a), las cantidades incorrectas y anota las correctas, haciendo las aclaraciones correspondientes en la parte inferior a la hoja afectada por dichas diferencias. e) Si la caducidad se encontrara fuera de lmite, tambin circula las cantidades de los medicamentos caducos en las formas sealadas en el inciso a), anotando la leyenda Caducidad fuera de Lmite. f) Separa y regresa medicamentos, lcteos y psicotrpicos caducos.

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g) Si las cantidades y caducidades son correctas, firma de recibido en el original y copia del documento correspondiente e imprime los siguientes sellos: fechador, presupuestal y nombre de la persona que recibe. h) Entrega al transportista los medicamentos, lcteos o psicotrpicos caducos para ser devueltos al almacn. i) Entrega al transportista el original del Reporte de Diferencias. Cuando la aclaracin procede, si las diferencias fueron de ms, recibe el documento econmico que ampara el envo del medicamento. Si las diferencias fueron de menos, puede recibir la cantidad faltante o un documento aclaratorio que ampare la cantidad real recibida.

MOVIMIENTO INTERNOS ACOMODO DE MEDICAMENTOS, LCTEOS Y PSICOTRPICOS Para el acomodo de medicamentos y lcteos se identificarn por grupos de presentacin: Slidos Lquidos Ampolletas Lcteos Psicotrpicos

Para facilitar la localizacin de los medicamentos, se requiere la colocacin de marbetes que contienen la clave, la presentacin y el nombre genrico del medicamento, estarn ubicados en los entrepaos de los anaqueles. Los marbetes de medicamentos con caducidad se marcarn con una franja roja que facilite su identificacin. El acomodo de los medicamentos en los anaqueles se har por grupos de presentacin de la siguiente manera: Por orden alfabtico de acuerdo a su nombre genrico o en orden numrico por clave. Con el nombre y la clave hacia el frente. De izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia el frente. Dejando espacios suficientes entre ellos para evitar que se revuelvan. Ligando los medicamentos en grupos de diez en diez para facilitar su conteo.

31

 llave.

La guarda de psicotrpicos y estupefacientes se har en vitrina bajo Los medicamentos que por su naturaleza requieran para su guarda condiciones especiales de temperatura, luz, etc., sern guardados en los refrigeradores respectivos o en los lugares designados para ellos. Cuando por algn motivo se cuente con medicamentos suspendidos, rotos o caducos, se almacenarn en otro lugar con indicaciones muy visibles para evitar que se revuelvan. Los medicamentos que por su volumen no se puedan acomodar en los anaqueles, se estiban por grupos de presentacin y en su caso por fechas de caducidad en el rea destinada al almacenaje.

MOVIMIENTOS DE SALIDA Surtido de medicamentos. El objetivo principal es el suministro de medicamentos, lcteos, narcticos y estupefacientes a los servicios de las unidades mdicas de primero y segundo nivel de atencin, de las unidades mdicas de alta especialidad y a la poblacin derechohabiente del Instituto, a travs de las diferentes recetas individuales y las colectivas. Tambin se considera dentro de los movimientos de salidas los traspasos por apoyo a otras unidades, bajas por caducos, deteriorados, suspendidos por instrucciones y concentraciones.

32

6.
6.1

PROCESOS CATLOGOS

En este proceso estn las bases de datos del sistema, es decir, informacin que nos permite integrar y/o actualizar los registros para la operacin del sistema. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.1.1 Funcin: Artculos (Transmisin)

Objetivo: actualizar el catlogo operativo de claves de medicamentos, de acuerdo con los movimientos generados (altas, bajas, cambios de grupos de suministro y precios), por el rea normativa, as como proporcionar informacin de las afectaciones contables por revalorizacin de existencias y reclasificacin de grupos de suministro. Al seleccionar en el catlogo de artculos la transmisin, se desplegar la pantalla donde podr seleccionar la ubicacin del archivo de actualizacin, oprimiendo el botn de correr proceso. Al iniciar, muestra la siguiente pantalla con el porcentaje que lleva el proceso:

Al terminar el proceso, emite el siguiente mensaje:

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Los reportes son los siguientes: dos archivos en Excel (Inventario Valorizado anterior e inicial) Reclasificacin Grupos de Suministro Actualizacin al Catlogo de Artculos Revalorizacin del Inventario Inventario Valorizado Anterior Inventario Valorizado Inicial

6.1.2 Artculos (Consulta) Se podr consultar en pantalla por clave o cdigo de barras y con la opcin de imprimir, la informacin por cada uno o todos los artculos que existen en el catlogo. Para consultar algn artculo oprimir el botn <buscar>, se desplegar la pantalla donde seleccionar primero si desea que su bsqueda sea por clave o por cdigo de barras, esto lo determinar haciendo click con el mouse en el crculo de la opcin deseada. Si elige por clave, en el combo de artculo capture el especfico. En caso de que el artculo presente ms de un diferenciador y variante, cada una de estas desplegar una lista de su contenido en el combo que les corresponde para elegir la que se est buscando. Si la bsqueda se realizara por cdigo de barras, digite el cdigo de barras. En caso de no saber la clave de un artculo, presione la tecla <F5> para consultar de manera general el catlogo de artculos, por clave o descripcin. Si desea obtener en forma impresa el artculo consultado presione el botn <Imprimir> y se desplegar la pantalla en que podr determinar el tipo de reporte que desea generar.

6.1.3

Funcin: Unidades (Transmisin)

Objetivo: actualizar o agregar informacin de las unidades con que interacta la farmacia, con base en el catlogo de Unidades de Servicio de la Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin Financiera.

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Al seleccionar en el catlogo de unidades <transmisin>, el sistema desplegar la siguiente pantalla:

Al oprimir el botn <correr proceso>, el sistema se enlazar a PREI (Planeacin de Recursos Institucionales), si existieran clasificaciones equivocadas, emitir la siguiente pantalla de informacin, ejemplo:

Si requiere corregir alguna clasificacin presupuestal, oprimir el botn <siguiente>, el sistema mostrar la siguiente pantalla en donde elegir la clasificacin actual que desea modificar, as como la clasificacin nueva.

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Al terminar de efectuar la correccin, oprimir el botn <siguiente> para confirmar la clasificacin elegida.

Si el dato es correcto, oprimir el botn <siguiente>

Una vez aceptado el proceso, el sistema realizar la actualizacin del catlogo de unidades.

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6.1.4 Unidades (Registro) Al seleccionar en el catlogo de unidades se podr agregar de manera manual, modificar o consultar en pantalla la informacin de los servicios de la propia unidad, as como las diferentes unidades con las cuales tiene relacin la unidad en donde est instalado el sistema. Al seleccionar, se despliega pantalla con las siguientes opciones:

Insertar. Dar de alta la Clave PREI (clasificacin presupuestal), y el nombre de la unidad en el archivo de unidades. Borrar. Eliminar una o ms claves PREI del archivo de la unidad. Cambiar. Efectuar modificaciones cuando existen errores en los datos ya capturados de alguna unidad. Buscar. Consultar una por una, las Claves PREI. Buscar <F5>. El sistema despliega por pantalla Consulta al Catlogo de Unidades. Imprimir. Muestra el Reporte de Modificaciones del Catlogo de Unidades, mismo que se podr imprimir. Salir <F9>. Regresa al men principal.

Documento fuente: oficio, circular o memorndum enviado por el Departamento de Abastecimiento, Contralora Delegacional o Contador de la Unidad.

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Nota: Cuando existan movimientos de entrada o salida con alguna clave PREI que se desee cambiar, emitir el siguiente mensaje: Existen registros contables de la Unidad, No se puede cambiar. 6.1.5 Funcin: Mdicos (Transmisin)

Objetivo: actualizar y validar el catlogo de mdicos. Nota: Actualmente esta funcin se encuentra inactiva. 6.1.6 Mdicos (Registro) Objetivo: registrar los datos de los mdicos y enfermeras del Servicio Materno Infantil, para llevar una estadstica de los medicamentos y lcteos prescritos, por cada uno respectivamente, as como el control de recetarios distribuidos, devueltos y extraviados . En esta funcin podr consultar en pantalla o en forma impresa la informacin de los mdicos de la unidad y los recetarios asignados.

Las opciones son las siguientes:

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Insertar. Dar de alta en la base de datos, cada uno de los mdicos y enfermeras del servicio de Materno Infantil que expiden recetas y vales de lcteos respectivamente. Capture la matrcula del mdico, automticamente presentar el nombre del mdico, para avanzar presione la tecla del tabulador, seleccione la especialidad mdica, la unidad (servicio al que est asignado), y el identificador <M si es mdico o E si es enfermera>. Borrar. Eliminar o dar de baja algn mdico o enfermera del catlogo de mdicos, que no tenga asignados recetarios y que ya no est adscrito a la unidad. Capture la matrcula del mdico que desea eliminar o presione <F5> para consultar en el catlogo de mdicos la matrcula, una vez seleccionado el registro mostrar por pantalla los datos del mdico. Para confirmar la baja presione el botn de <Aplicar> o <F1> y para anular la baja <Cancelar> o <F12>. Si la matrcula no es vlida, el sistema emitir el siguiente mensaje: Registro inexistente, verifique por favor. Si el mdico tiene recetas asignadas, la baja no se puede realizar y el sistema emitir el siguiente mensaje: El mdico tiene recetas asignadas, no se puede dar de baja. Modificar. Efectuar cambios cuando existen errores en los datos ya capturados en el registro de mdicos o enfermeras de la unidad. Capture la matrcula del mdico y proceda a modificar los datos, Presione <Aplicar> para confirmar los cambios o <Cancelar> para anularlos. Buscar. Localizar o consultar los datos de un mdico o enfermera por medio de la matrcula, adscritos a la unidad. Capture la matrcula del mdico que desea buscar y los datos de este mdico se desplegarn en pantalla para su consulta, o <F5> mostrar pantalla de Consulta al Catlogo de Mdicos. En caso de que no se encuentre registrado el mdico, se desplegar el siguiente mensaje: Registro inexistente, verifique por favor Recetas. Permite dar mantenimiento a recetarios, desplegar pantalla que contiene el siguiente cuadro de botones de seleccin nica, dependiendo de la tarea que se requiera:

a) Distribucin de Recetarios: Asignacin de blocks de recetarios. Mostrar pantalla de Busca un Mdico, teclee la matrcula del mdico al que se le asignar nuevo recetario y presione <Aceptar>. Enseguida se capturarn los datos de la seccin de Detalle de recetas entregadas, 39

teclee la serie y el folio inicial; el sistema automticamente asigna el folio final y la fecha. Presione el botn de para que se acumulen los datos en el grid de detalle y a continuacin <Aplicar> o <F1>. En el caso de que los recetarios ya estuviesen asignados a otro mdico, se desplegar pantalla con el siguiente mensaje Las recetas ya fueron asignadas al mdico (muestra la matrcula) . Presione <Aceptar> y asigne un nuevo nmero de folio. Presione <Aplicar> para confirmar o <Cancelar> para anular. b) Devolucin Recetarios: mostrar pantalla Detalle de recetas devueltas, capturar la serie y el folio de inicio del recetario que se va a devolver al rea que lleva su control, automticamente muestra los datos del mdico y el servicio al que est asignado. Presione <Aplicar> o <F1>. Oprima <Aplicar> o <F1> para realizar la devolucin o <Cancelar> o <F12>, para suspender la devolucin. Si ese recetario ya haba sido devuelto, se desplegar el siguiente mensaje: Las recetas ya fueron devueltas c) Recetas Extraviadas: perdidos. registro de recetas o recetarios completos

Botn: <Reportadas>: capturar el detalle de recetas extraviadas la serie y el folio de inicio y fin del recetario, el sistema muestra automticamente los datos del mdico y el servicio al que est asignado. Botn: <Aplicar> o <F1> para reportarlas y/o <Cancelar> o <F12> para suspender. Presione <Salir> o <F9> y regresar al men principal. Botn <Buscar>: se desplegar la pantalla donde deber capturar la serie y el folio inicial del recetario que se busca. Presione <Aplicar> y de ser correctos los datos de bsqueda, regresar a la pantalla de Detalle de recetas extraviadas con los datos del recetario solicitado. Nota: El registro de recetas extraviadas es desde una sola receta, hasta un mximo de un block. d) Depuracin de Recetarios: En esta opcin se depuran los recetarios, una vez que ya han sido devueltos. Esta operacin slo se realiza el da 10 de cada mes. e) Impresiones: En esta pantalla podr elegir el reporte de recetarios: Distribuidos, Devueltos, Extraviados o en su caso, Todos, adems por tipo de recetarios: Individuales, Colectivos, Vales de lcteos o Todos.

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Imprimir. Muestra el reporte del Catlogo de Mdicos registrados en el sistema de farmacia, presione el botn donde podr determinar la fecha del ltimo movimiento para su impresin.

Si requiere el reporte de todos los mdicos registrados en el Catlogo de Mdicos, suprimir la fecha que automticamente muestra el sistema y oprimir el botn <Preliminar>. Si no hay registro de mdicos o enfermeras, despliega el siguiente mensaje: no hay datos para generar el reporte <Aplicar>: para confirmar el alta o <Cancelar> para anularla. Para salir presione la <Salir o F9> y regresar al men inicial. Si el registro ya est dado de alta, se desplegar pantalla con el siguiente mensaje: Registro ya dado de alta, verifique por favor. En caso de que la matrcula no est dada de alta en el catlogo de mdicos, se desplegar el siguiente mensaje: La Matrcula no existe en el Catlogo de Mdicos CentralDesea registrar el mdico?, si oprime <S> deber digitar nombre, especialidad mdica y unidad (servicio en el que se dar de alta al mdico). Buscar <F5> El sistema despliega por pantalla, matrcula y nombre de mdicos o enfermeras registrados en la unidad, la cantidad de recetas prescritas, clave de especialidad mdica, alta o baja del mdico o enfermera y clasificacin presupuestal. Salir <F9> Regresa al men principal. Cancelar <F12> Regresa al inicio de proceso.

6.1.7

Funcin: Cdigos de Barras (Transmisin)

Objetivo: actualizar el catlogo que correlaciona la clave del artculo con el cdigo de barras otorgado por la Asociacin Mexicana para el Comercio Electrnico (AMECE) a los productos del proveedor, mediante transmisin de datos. Nota: Actualmente esta funcin se encuentra inactiva, se describe para fines informativos.

6.1.8

Funcin: Calendario de Resurtido, -Transmisin

Max.,

Min. y

Cpm.

Objetivo: actualizar por clave de artculo los mximos y mnimos , el consumo promedio mensual y el calendario de resurtido, mediante transmisin de datos.

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Al seleccionar en el catlogo de calendarios de resurtido, max., min. y CPM, mostrar pantalla Actualizacin de Catlogos, las opciones son: < Mx, Min y CPM F1>, <Cal Resurtido F2> y < Salir F9>:

Al elegir el botn Mx, Min y CPM <F1> mostrar pantalla en donde solicita tipo de enlace: por <ubicacin> o <Por Servidor>. Si la eleccin es por CD, se solicita insertarlo, una vez insertado se realiza el enlace y afecta informacin. Si la opcin elegida es por servidor aparece la siguiente pantalla: en el grid de user name automticamente se desplegar Teclee el user name y el password correspondiente . Para continuar presione <aceptar> o <Cancel> para anular el proceso. 6.1.8.1 Calendario de Resurtido

Consultas Al seleccionar en el catlogo de calendario de resurtido y max., min. y CPM., se desplegar la pantalla donde podr consultar el calendario de resurtido. Los campos que contiene el grid son: clas_ptal, gpo, fecha_solic, fecha_surt, fecha_emb y fecha_recep.

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6.1.8.2

Mximos, mnimos y CPM

Al seleccionar en el catlogo de calendario de resurtido y max., min. y cpm., se desplegar la pantalla donde podr consultar estos rubros. Los campos que contiene el grid son: grupo, genrico, especfico, diferenciador y variante, existencia mxima, existencia mnima y cons._prom_mensual_v.

6.1.9

Funcin: Enfermedades

Objetivo: actualizar el catlogo de enfermedades de acuerdo con los criterios que el rea mdica considere pertinentes o con base a la validacin de padecimiento (OMS). Al seleccionar el catlogo de enfermedades, se desplegar la pantalla donde podr identificar enfermedades o consultar un tipo de enfermedad por la clave y automticamente el sistema muestra el nombre de la enfermedad.

El sistema despliega una pantalla con las siguientes opciones: Buscar. Localiza por clave algn tipo de enfermedad. Enlace. Genera enlace a travs de CD para modificaciones al catlogo de enfermedades. 43 efectuar

Reporte. Genera el reporte marcando la clave especfica que se busca. Reporte <F5> Muestra la clave digitada que se busca y/o todo el catlogo de enfermedades, por clave o descripcin.

Los campos de consulta son: Clave de enfermedad: Nmero con que se identifica a la enfermedad. Descripcin: Nombre de la enfermedad. <Buscar>: digitar la clave de la enfermedad y el sistema automticamente mostrar la descripcin completa de la enfermedad. <F5>: muestra la lista del Catlogo de Enfermedades por clave o descripcin, movindose hasta ubicarse en la clave solicitada, as como las relacionadas con la misma. 6.1.10 Funcin: Pacientes con Transcripcin Objetivo: contar con el catlogo de pacientes con transcripcin con el fin de validar que los medicamentos que fueron prescritos en nivel superior estn incluidos en el catlogo local y en cantidad suficiente en la unidad de origen, garantizando la continuacin del tratamiento. En este catlogo se registran los datos de pacientes de unidades hospitalarias de segundo o tercer nivel de atencin, de acuerdo al formato Referenciacontrarreferencia 4-30-8/98 su equivalente Notas mdicas 4-30-128 para el suministro y control en otro hospital de segundo nivel o unidad de medicina familiar en la cual se dar continuidad a la atencin mdica del paciente.

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El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones: Registrar <F4> Se capturan los datos del paciente, mdico de transcripcin, se elige del combo la unidad de transcripcin, mdico de la unidad que recibe al paciente, cdigo o clave de padecimiento, clave del medicamento que se le prescribe y tiempo que estar en tratamiento. Modificar <F2> Realizar cambios en los datos del paciente, agregar o eliminar la clave del medicamento, as como el perodo de tratamiento. Borrar. Eliminar registros del archivo de pacientes con transcripcin. Reporte <F5> Muestra el registro de todos los pacientes de transcripcin con los siguientes datos: afiliacin, agregado, unidad de transcripcin, nombre completo, vigencia, cantidad surtida, especfico, tipo de surtido y fecha de surtido, mismo que se podr imprimir. Salir <F9>. Regresa al men principal.

Una vez capturados todos los datos, incluyendo el medicamento prescrito y el tiempo de administracin y, si los datos son correctos, presione <Aplicar o F1>, de lo contrario, presione <Cancelar o F5>. 6.1.11 Funcin: Prescripcin Razonable Objetivo. consultar en pantalla o en forma impresa el catlogo de prescripcin razonable de medicamentos, determinada y autorizada por el Comit de Farmacia y Teraputica de la unidad mdica. El sistema despliega pantalla en donde se da de alta y se consulta la prescripcin razonable para una o ms claves, as como dar de baja, cambiar, buscar e imprimir el reporte de artculos con prescripcin razonable por grupo o el total de 45

claves y reporte de claves con consumo que no fueron marcadas con prescripcin razonable.

Para las opciones de altas, bajas y cambios se mostrar pantalla en donde se pedir una contrasea de usuario, ya que solamente el usuario Director tendr permitido efectuar estos movimientos en el catlogo de Prescripcin razonable. Si la contrasea de usuario es incorrecta, desplegar el siguiente mensaje de error. La contrasea es incorrecta, verifique por favor Si el usuario que esta utilizando el sistema no est autorizado para efectuar modificaciones en el catlogo de Prescripcin razonable, desplegar el siguiente mensaje: No tiene permiso para modificar la prescripcin razonable 6.1.12 Funcin: Dotacin de Servicios Objetivo: consultar en pantalla o en forma impresa el catlogo de dotacin de servicios, determinados por el Comit de Farmacia y Teraputica Mdica de la unidad y autorizados por el Subdirector Administrativo o Administrador de la unidad mdica o Director Administrativo de UMAE, para proporcionar el suministro requerido por el servicio correspondiente. Solo el usuario Director tiene permiso para insertar, borrar y modificar dotaciones de servicios, quien vigilar que la actualizacin de dotaciones fijas de medicamentos se realice con la participacin conjunta del personal involucrado, debiendo considerar requerimientos a granel y para 36 horas (constante 1.5 das). Si otro usuario intentara cambiar la dotacin de servicios, el sistema emitir los siguientes mensajes, segn sea el caso: No tiene permiso para dar de alta, borrar o modificar dotaciones de servicios.

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El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones: Insertar. Dar de alta en la base de datos algn nuevo servicio. Borrar. Elimina el registro de dotacin de una o ms claves de medicamentos. Modificar. Cambia la dotacin de una o ms claves de medicamentos. Buscar. Localiza algn servicio de la unidad registrado con su dotacin, Imprimir. Despliega el reporte Catlogo de Dotacin de Servicios para su impresin.

6.1.13 Funcin: Enlace de proveedores Objetivo: enlazar al servidor delegacional o UMAE, para validar al proveedor que efecta entrega directa de medicamentos en la farmacia de unidades mdicas del Instituto, al momento de otorgar nmero de alta por medicamentos recibidos.

47

6.2 ENTRADAS
Objetivo: garantizar el suministro de medicamentos a la poblacin derechohabiente del Instituto con la cantidad y calidad que demandan los servicios que se brindan, adems de proporcionar al personal de las farmacias del Instituto, las instrucciones operativas y administrativas para realizar las actividades de recepcin de medicamentos. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.2.1

Funcin: Remisiones Registro

Objetivo: capturar las remisiones (ordinaria, extraordinaria o complementaria), que recibe la farmacia del almacn delegacional, as como obtener constancia mediante el registro de incidencias detectadas entre la remisin y recepcin, valorando el total de la remisin, diferencia y el valor de lo recibido. En caso de que se detecten diferencias entre las cantidades remisionadas y las recibidas fsicamente, se informar al Departamento Delegacional de Abastecimiento, para su aclaracin y seguimiento. Documento fuente: extraordinaria. remisin de almacn ordinaria, complementaria y

El sistema despliega pantalla con las opciones iniciales de aplicacin: <Registrar o F4>, mostrar la pantalla para iniciar la captura de remisiones; <Diferencias o F5>, emisin del reporte de la remisin capturada, el cual mostrar tambin si existieran diferencias de lo que se surti, contra lo que se recibi, mismo que se podr imprimir y <Salir o F9>, regresa al Men principal. Los datos que contiene una remisin y que se deben registrar al capturarla, son los siguientes: Nmero de documento: de 1 a 6 posiciones numricas. Tipo de remisin: ordinaria, complementaria o extraordinaria. No. de Solicitud: de 1 a 6 posiciones numricas. Hoja No.: el nmero es consecutivo y se genera automticamente, se pueden registrar de 1 y hasta 15 renglones por hoja, al llegar a esa cantidad, solicitar la cifra control de especficos, surtidas y recibidas Fecha Remisin: fecha que trae la remisin. Cve. PREI Unidad Remitente: clasificacin presupuestal del almacn delegacional o unidad que proporciona apoyo. Cve PREI Unidad Receptora: clasificacin presupuestal de la farmacia. 48

Cdigo del Medicamento y contenido: stas casillas no es necesario requisitarlas, avanzar con la tecla del tabulador. Esp: nmero de clave del medicamento (4 posiciones numricas). Di.Va.Presentacin: automticamente aparecen estos datos al digitar el especfico, excepto cuando existen varios diferenciadores y variantes de la clave, que se tendr que seleccionar a travs del combo y con base en el documento fuente. Cant. Surtida: nmero de artculos solicitados de una clave. Cant. Recibida: nmero de artculos fsicamente recibidos de una clave.

Al terminar de capturar la remisin, oprimir: casilla de Cifras Control: especficos, es la suma total de las claves capturadas, surtidas, es la suma total de la cantidad solicitada y recibidas, es la suma total de la cantidad recibida fsicamente en la farmacia. La opcin de <Terminar o F1>, genera el reporte de Remisin de Almacn, muestra la clasificacin presupuestal de la unidad remitente o del almacn delegacional, tipo de remisin, nmero de remisin, nmero de solicitud, fecha de remisin, grupo de suministro, genrico, especfico, diferenciador, variante, cantidad remisionada, cantidad recibida, Importe total remisin e Importe total recibido. En caso de detectar diferencias entre lo que se surti, contra lo que se recibi, muestra: cantidad diferencia, importe diferencia e Importe total diferencia. Transmisin Permite recibir las remisiones en lnea o consultar las remisiones anteriormente aceptadas. 6.2.2 Funcin: Fuentes Alternas Registro

Objetivo: ingresar al sistema los artculos para los que el almacn delegacional celebr contrato con entrega en unidades mdicas y de acuerdo al calendario de resurtido, capturando con base en la remisin del pedido. (aplica para las unidades que no cuentan con el mdulo Control de compromisos). Documento fuente: remisin de pedido. La pantalla presenta dos opciones iniciales de aplicacin <Registrar o F4> y <Salir o F9>. El sistema despliega una pantalla donde solicita diferentes conceptos para su llenado e igualmente da opciones para seleccionar el movimiento que se va a capturar. Seleccionar <Registrar o F4>:

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a) b)

No. Docto. Registrar el nmero de acuerdo al documento fuente (de 1 a 6 posiciones numricas). Tipo de Compra. En el combo seleccione el tipo de compra a registrar. (Fuente alterna de abasto o Unidades de apoyo): Fuentes alternas de abasto. Permite registrar las compras efectuadas por el almacn delegacional, con entrega directa del proveedor a la unidad, solamente que a stas, la farmacia les asigna un nmero de alta institucional para el pago al proveedor y afectando el pasivo de la unidad. Unidades de apoyo. Permite registrar las compras efectuadas por la unidad, previa autorizacin del Departamento de Abastecimiento.

c) d) e)

Fecha. nicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema. Unidad solicitante. El sistema muestra automticamente la clasificacin de la farmacia. No. de expediente. Digitar el nmero de circunscripcin de la Delegacin a que corresponde la unidad, el grupo de suministro al que pertenece el medicamento y el ao.

Al terminar de capturar oprimir <Aplicar o F1> el cual solicita se proporcione las Cifras de Control : Especfico, cantidad y el Importe neto total, en este rubro se debe teclear 2 veces el importe neto total, oprimir el botn de aceptar y emite el reporte de los Artculos Registrados por Fuente Alterna de Abasto. Si se cometi error al capturar la cantidad o el precio, oprimir <Borrar o F11> y regresa al grid de cantidad. Cuando se comete error al digitar la clave, se debe posesionar en el regln del error y oprimir <borrar o F11> regresando al grid de cantidad. Si requiere cancelar la captura del documento, oprimir <Cancelar o F12>. Al oprimir <salir o F9>, regresa al Men principal. Transmisin Funcin en donde se presentan movimientos de fuentes alternas de Movimientos embarcados por aceptar y Movimientos de entrada aceptados. Al seleccionar esta opcin, el sistema despliega pantalla de Transmisin de Fuentes Alternas con dos opciones iniciales de aplicacin: <Recibir o F4> y <Salir o F9>. <Recibir o F4> despliega listado de los movimientos embarcados, seleccionar los que se vayan a recibir, enseguida lo presenta en la parte inferior en Movimientos

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de Entrada aceptados, solicitando requisitos para terminar de agregarlo. Al oprimir < Salir o F9> regresa al Men principal.

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Compras emergentes : Solicitud de compra Presenta la pantalla de Solicitud de compra, en este rubro se registran los datos de compras emergentes previamente autorizadas por l Subdirector Administrativo o Administrador de unidad mdica o Director Administrativo de UMAE, debidamente documentada y sustentada, utilizando el fondo fijo de la unidad con cargo al presupuesto de adquisiciones; cuando la existencia se encuentre debajo del mnimo de inversin o en su caso, la existencia disponible est en cero. El sistema asigna automticamente el nmero de solicitud, la fecha en que se registra, el status E de extraordinario, el RFC y nombre del proveedor. Digitar el Grupo, Genrico, Especfico, Dif. Var., Cantidad y precio, al terminar la captura de las claves que se solicitan, oprimir el botn Aplicar o F1, emite una pantalla en la que se digita el especfico y el total de la cantidad solicitada, si los datos son correctos, oprimir el botn de aceptar para generar el reporte de Solicitud de compra Registro Presenta la pantalla de Fuentes Alternas inmediatas, permite recibir las Solicitudes de compra emitidas, a fin de cubrir una parte del consumo. Elegir el nmero de orden para consultar o aceptar embarque y/o bien cancelar movimientos. En caso de equivocacin, presionar el botn de cancelar movimientos. Si es aceptado el movimiento de Solicitud de compra, digitar el nmero de factura del proveedor, el sistema los muestra automticamente la fecha y el rfc del proveedor. Digitar la cantidad total recibida y el precio unitario del artculo, oprimir <aplicar o F1>, el sistema emite pantalla de cifras control, en donde se digita, especfico, cantidad, precio unitario y precio bruto de los artculos recibidos. Nota: En las unidades que cuentan con el mdulo de Control de Compromisos, esta opcin se inhibe (aparece tenue y no permite utilizarla). 6.2.3 Funcin: Internos Registro

Objetivo: registrar los tipos de movimientos recibidos por traspasos (apoyo de otra unidad), devoluciones de los servicios de la propia unidad y ajustes documentados realizados en la farmacia (autorizados por el director de la unidad), as como los motivos del movimiento. Documento fuente: Formato de movimientos varios. Descripcin del procedimiento para el registro de datos:

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Traspasos por apoyo: cuando no hay existencia de algn medicamento y otra unidad puede proporcionarlo, se efecta una entrada a travs de una remisin de traspaso por apoyo. Devolucin: cuando algn servicio de la unidad regresa medicamentos por tener sobreexistencia o por instrucciones de el rea Control Tcnico de Insumos delegacional (mediante oficio), indicando suspender algn medicamento. Ajustes de entrada: son aplicados con la autorizacin del director de la unidad, en base a conteos fsicos contra existencia en sistemas, y por los siguientes casos: porque falt capturar alguna remisin, factura, etc., de artculos que ingresaron a la farmacia o errores generados en las cantidades capturadas contra la recibidas; (esto deber documentarlo el personal de la farmacia al solicitar al director su autorizacin para realizar el ajuste). Nmero del documento. Corresponde al nmero con el que ingresa el registro. Tipo de movimiento. Seleccionar en el combo el tipo de movimiento de acuerdo con los anotados anteriormente. Motivo del movimiento. Seleccionar en el combo la opcin deseada (apoyo de otra unidad, excedentes, instrucciones C.T.I., por autorizacin) Fecha. El sistema automticamente la genera. Clave Prei Unidad Remitente. Elegir en el combo la clasificacin presupuestal del servicio que remite, en el caso de ajustes, automticamente presenta la clasificacin de la farmacia, adems de un grid para anotar el nmero de documento que contiene el motivo y autorizacin del ajuste. Clave Prei Unidad Receptora. Presenta automticamente la clasificacin de la farmacia. Observaciones. Anotar nmero de oficio o documento conteniendo instrucciones y/o autorizacin. Cantidad. Registrar el nmero de medicamentos anotados en el documento fuente. Cdigo de medicamento. Se registra por medio del lector ptico de cdigo de barras o si se captura manualmente, avanzar con la tecla del tabulador al siguiente campo. Especfico. Registrar el nmero de la clave del medicamento. Di.Va. Presentacin. despus de haber digitado la clave del medicamento, automticamente aparecen estos datos, en caso de que la clave tenga ms de una presentacin, en el combo elegir el diferenciador y variante correspondiente.

a) b) c) d) e)

f) g) h) i) j) k)

La pantalla de internos, tiene dos opciones iniciales de aplicacin <Registrar F4> y <Salir F9>.

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<Registrar o F4>. El sistema despliega una pantalla donde solicita el nmero de documento a registrar, proceda a registrar el movimiento de acuerdo con los conceptos antes citados. Al terminar de registrar el primer rengln, se encienden las teclas de: <Aplicar o F1>, <Borrar o F11> y <Cancelar o F12>. Al trmino de la captura de los registros oprimir <Aplicar o F1>, el sistema solicitar Cifras Control, es la suma de los especficos y cantidades registradas, al oprimir aceptar, emitir el reporte del movimiento registrado. Nota: Si el nmero de documento ya fue registrado, el sistema enva el mensaje de El documento, ya se encuentra dado de alta. 6.2.4 Funcin: Liberacin de Artculos

Objetivo: registrar los artculos que por instrucciones del rea de Control Tcnico de Insumos delegacional se tenan previamente a no disponibles por suspendidos y que pasan a disponibles. Documento Fuente: Oficio, circular o fax, proveniente del rea de Control Tcnico de Insumos delegacional. Al seleccionar el botn inicial <Registrar o F4>, capturar el nmero de documento de liberacin, nicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema. Para registrar el nmero de documento de suspensin, oprimir <F10> se despliega la lista de los documentos que amparan las claves suspendidas, elegir el que se desea liberar, enseguida elegir con <F10> el No. Lote y Rfc. Proveedor, capturar el Esp., cuando existe ms de una presentacin, elegir el Di. Va., capturar la cantidad a liberar, as como en Observaciones, capturar el nmero de oficio circular o documento con la descripcin de motivo que ampara la clave a liberar. Al oprimir <aplicar o F1> emite el reporte de suspendidos, el cual lo puede guardar y/o imprimir. Liberacin de Artculos

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6.3

SALIDAS

Objetivo: registrar el mayor nmero de movimientos del sistema, como son los de suministro de medicamentos, lcteos, narcticos y estupefacientes a los servicios de las unidades mdicas de primero y segundo nivel de atencin y de las Unidades Mdicas de Alta Especialidad a travs de recetas colectivas y/o movimientos internos, as como a la poblacin derechohabiente del Instituto, por medio de las diferentes recetas individuales. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.3.1 Funcin:

Receta individual

Se registran y controlan las salidas de vale de lcteos y de medicamentos a travs de las diferentes recetas individuales (manual, electrnica, Transcripcin, Resurtible, Especial estupefacientes o psicotrpicos), otorgadas por los mdicos a los derechohabientes y expedidas en la unidad, en algunos casos las generadas en otras unidades. Es la funcin ms utilizada, ya que se registra el mayor nmero de movimientos de salidas de artculos de bienes teraputicos. Para obtener las unidades de uso ms frecuentes presione <F7> o <F8>. stas unidades deben estar registradas en el proceso de utileras, funcin de configuracin, opcin de datos bsicos. Para iniciar con la captura de las recetas individuales, presione: <Registrar o F4>, el sistema despliega una pantalla, en donde solicita diferentes conceptos para su llenado. Los campos de captura son: Receta: En este campo se lee el cdigo de barras de la receta individual, la cual se relaciona con los rangos de los folios de las recetas individuales capturadas en el catlogo de mdicos, opcin Distribucin de recetarios, permitiendo conocer de que mdico proviene la receta y por lo tanto, de que clasificacin presupuestal y servicio. Al capturar una receta en el sistema, si es de un mdico de los que ya estn dados de alta en el sistema, se desplegarn los datos de matrcula y nombre del mdico. En caso de que no se encuentre el mdico registrado en el servidor local ni en el catlogo central de mdicos, el sistema emite el siguiente mensaje:

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Si acepta, se proceder a la captura del nombre del mdico manualmente para tambin dar de alta la receta, datos que quedan grabados en el Catlogo de Mdicos. Si se captura una receta que ya estaba previamente registrada, aparece el siguiente mensaje: <Receta ya registrada> Clave PREI: Es la clasificacin presupuestal de la unidad de la cual proviene la receta. En caso de que la receta pertenezca a otra unidad o no este asignada a algn mdico de la unidad, digite la clasificacin presupuestal a la que pertenece. Matrcula Mdico: Es el nmero de matrcula asignado al mdico que expidi la receta. Nombre del Mdico: Nombre del mdico que expidi la receta. Fecha: Es la fecha en la que se surte la receta. Automticamente se registra con la fecha del sistema Da/Mes/Ao. Nota: en caso de que los medicamentos sean sustitutos, presione <F3> antes de registrar la cantidad surtida. Cantidad Surtida: Este campo se refiere a la cantidad de medicamento que se va a proveer al derechohabiente Cdigo del Medicamento: Son los dgitos que identifican al cdigo de barras. Especfico: En este campo se registra el especfico o la clave del medicamento. Si el especfico tiene ms de una presentacin se proceder a la seleccin a travs del combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo de presentacin y existencia. Di. Va. Uni. Cant. Tipo Pres. Existencia: Este combo contendr la informacin del diferenciador, variante, etc. del artculo. Tipo de Despacho: En este campo se especifica el tipo de despacho del medicamento. Seleccione: Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento. Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del medicamento prescrito y solo por instrucciones del mdico, se surte un sustituto. Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la receta corresponde a la misma unidad o unidad cliente.

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Proceda con la captura de los datos: en la receta se lee el cdigo de barras de la receta individual, la clave PREI (clasificacin presupuestal), de la unidad y servicio de la que proviene, si la receta es de un mdico de los que ya estn dados de alta en el sistema, se desplegarn los datos de unidad, servicio, matrcula y nombre del mdico, la fecha en la que se surte la receta y la cantidad surtida; el cdigo del medicamento es registrado por el lector ptico, en caso de no poder ser registrada por el lector se proceder a la captura del especfico. En caso de existir ms de una presentacin del artculo se desplegar el diferenciador y variante, para la eleccin de la presentacin del medicamento que corresponda a la receta. Una vez terminada la captura verifique que los datos sean correctos y presione el botn de <Aplicar o F1>, para actualizar los registros y continuar con una nueva captura. Si desea eliminar un registro, colquese en el rengln del medicamento que es necesario eliminar y presione: <Borrar o F11> Si no requiere continuar con la captura de recetas individuales presione <Cancelar o F12> y <Salir o F9> par abandonar la pantalla de recetas individuales. Si alguno de los medicamentos de cuadro bsico prescrito en la receta de la unidad no tiene existencias, adems de no tener registro de existencia mxima y mnima (con excepcin de medicamentos de transcripcin), en el sistema se emitir el mensaje de No hay existencia en el inventario para la clave seleccionada, y/o cuando la receta sea de una unidad sin marca de cliente se desplegar el mensaje Cantidad no disponible. Existencia =0, en estos casos, el personal de farmacia deber orientar al derechohabiente para su oportuna atencin.

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6.3.2

Funcin: Receta Colectiva

Objetivo: Registrar y controlar los consumos de medicamentos generados por las solicitudes de medicamentos para hospitalizacin y servicios auxiliares, expedidas por los servicios de la propia unidad. Para iniciar con la captura de las recetas colectivas, presione <Registrar o F4>. Proceda con la captura de los datos: teclee el nmero de documento, elija la clave PREI del servicio que solicita el medicamento, la especialidad mdica, el servicio; el sistema genera automticamente la fecha en la que se captura la receta, proceda a capturar la cantidad de medicamentos requeridos; el cdigo del medicamento es registrado por el lector ptico, en caso de que no, se proceder a la captura del especfico. En caso de existir ms de una presentacin del artculo, se desplegar el diferenciador y variante para la eleccin del mismo. Si la cantidad que desea surtir, excede a la cantidad que existe en inventarios, desplegar el siguiente mensaje: <Existencia 0 Desea registrar el medicamento como negado?> Si la cantidad que desea surtir es mayor a la permitida, en el campo etiquetado como Max.Surt. se desplegar la cantidad que slo tiene permitida, adems, se desplegar un mensaje: <La cantidad excede al mximo a surtir> Para continuar presione <Aceptar>. Una vez que ha proporcionado la cantidad correcta para surtir, seleccione el tipo de despacho. Por cada artculo que registre se alimentar el grid de detalle. Las opciones de surtido son: Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento.

Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del medicamento prescrito y por instrucciones del mdico, se surte un sustituto. Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la receta corresponde a un servicio de la propia unidad. Una vez terminada la captura, verifique que los datos sean correctos y presione <Aplicar o F1> se desplegar la pantalla de cifras control en donde verifica que la sumatoria total de claves y cantidades sea correcta. Si es correcto, presione <Aceptar> y la solicitud quedar registrada. Si presiona <Cancelar o F12> el sistema regresa a la ltima receta capturada.

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En caso de que exista error en especfico o cantidad surtida, se desplegar el siguiente mensaje:<Cifra de control de especifico incorrecta> o <Cifra de control de cantidad surtida incorrecta>, respectivamente. En este caso presione <Modificar registros>, y regresar a la pantalla de receta colectiva que estaba capturando, para modificar y corregir sus registros. Si necesita dar de baja algn registro, coloque el cursor en el rengln de artculo que se va a eliminar y presione <Borrar o F11>, aparecer la siguiente pantalla de confirmacin <Desea borrar el registro>. Si no requiere continuar con la captura de recetas colectivas presione <Cancelar o F12> y <Salir o F9> par abandonar la pantalla de recetas colectivas. Si necesita verificar las recetas colectivas capturadas utilice los botones del navegador y podr acceder a cada una de ellas.

6.3.3

Funcin: Internos

Objetivo: Registrar la informacin de los movimientos de traspasos de apoyo a otra unidad, concentraciones, muestras, a no disponibles, bajas y ajustes, as como los motivos del movimiento. Documento fuente: movimientos varios, oficios, fax, etc. Los campos de captura son: Tipo Movimiento: Elija el Tipo de movimiento por el cual se realiza la salida de artculos: Traspasos Traspasos IMSS-oportunidades Concentraciones Muestras Bajas Ajustes A No Disponibles

Motivo del Movimiento: Elija el Motivo por el cual se realiza la salida de artculos, de acuerdo al tipo de movimiento: Traspasos Por apoyo. Traspaso IMSS Oportunidad: Por Solidaridad. Concentraciones: Por Disponibles, deteriorados, suspendidos y caducos. Muestras: actualmente esta opcin no se usa. Bajas: Por Deteriorados, caducos y suspendidos.

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Ajustes: Por Autorizacin. (opcin autorizada solo para el Director de la unidad y con documentos que justifique el motivo) A No Disponibles: Deteriorados, caducos y suspendidos.

No. de Documento: Nmero que le corresponde al documento que se va a registrar. Fecha: Fecha en que se realiza el movimiento. El formato de la fecha es Da/Mes/Ao. Clave Presupuestal Unidad Remitente : El sistema automticamente presenta la clasificacin de la farmacia de la propia unidad. Clave Presupuestal Unidad Receptora : Registrar la clasificacin presupuestal de la farmacia o unidad a la que se envan los artculos. En el caso de que el tipo de movimiento sea, Bajas, Ajustes (opcin autorizada nicamente para el director, quin deber conocer el motivo ya documentado, por el que se va a efectuar el ajuste), o A no disponibles, no se captura, ya que automticamente despliega la clasificacin presupuestal de la unidad en la que est instalado el sistema. Doc. de referencia: Nmero del documento fuente que contiene el motivo por el que se efecta el movimiento. Observaciones: Descripcin del motivo que ocasion el movimiento, si se cuenta con oficio o fax, tambin capturar el nmero de documento. Seccin de Artculos de salida. Cantidad: En este campo se registra el nmero de artculos afectados por el movimiento. El cdigo de barras del medicamento ser ledo por el lector ptico, esto es, para registrar la salida de medicamentos colocando el cursor despus de cada lectura en el campo de cantidad para surtir otro artculo. Si por alguna razn el medicamento no puede ser registrado por el lector ptico, pase al campo de especfico con el tabulador. Nmero de Lote: Se debe registrar en no disponibles, suspendidos y concentracin. No. Prov.: Nmero de proveedor. Cdigo del Medicamento: Contiene el cdigo de barras del medicamento. Si por alguna razn el medicamento no tiene cdigo de barras, pase al campo de especfico con el tabulador. Esp.: En este campo se registra el especfico o la clave del medicamento. Si el especfico tiene ms de una presentacin se proceder a la seleccin a travs del

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combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo de presentacin y existencia. Di.Va.Presentacin Existencia: Este combo contendr la informacin del diferenciador, variante, etc. del artculo. Para iniciar el registro de movimientos internos de salida, presione: <Registrar o F4> Proceda con la captura de los datos: elija el tipo y el motivo del movimiento, teclee nmero de documento, la fecha del sistema. La clave presupuestal de la unidad remitente, automticamente presenta la clasificacin presupuestal de la farmacia en la que est el sistema. Traspasos: Elegir la clasificacin presupuestal de la unidad a la que le ser proporcionado el apoyo Traspaso IMSS Oportunidad: Automticamente muestra las clasificaciones presupuestales de Solidaridad, elegir la correspondiente. Concentracin: Por disponibles; automticamente genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora del almacn delegacional; capturar especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante y digitar el nmero de artculos. Al oprimir <aplicar o F1>, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn involucrados), si el dato es correcto, emite el reporte de Concentracin de Artculos disponibles Por deteriorado; automticamente genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente la farmacia y receptora el almacn delegacional, en Observaciones digitar el documento y motivo que genera la concentracin, digitar el especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, y la cantidad de artculos deteriorados; al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades involucrados), si el dato es correcto, emite el reporte Concentracin de artculos deteriorados. (Para esta opcin, los artculos debern estar primeramente a No disponibles por deteriorados). Por suspendido; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora almacn delegacional; digitar el nmero del documento de referencia (con el que fue suspendido) y en Observaciones digitar el documento y motivo que genera la concentracin, automticamente el sistema presenta los datos

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del artculo, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn involucrados), si el dato es correcto, emite el reporte Concentracin de artculos suspendidos. (Para esta opcin los artculos debern estar primeramente a No disponibles por suspendidos). Por caduco; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora del almacn delegacional; digitar el especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, si el dato es correcto, emite el reporte Concentracin de artculos caducos. (para concentrar los artculos, primeramente debern estar a No disponibles por caducos). Bajas Por deteriorados; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, digitar en Observaciones el motivo que genera la baja, capturar el especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn involucrados), si el dato es correcto, emite el reporte de Baja de artculos deteriorados. (Para esta opcin, los artculos debern estar primeramente a No disponibles por deteriorados); Por Caducos; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, digitar en Observaciones digitar el motivo que genera la baja, digitar el especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn caducos), si el dato es correcto, emite el reporte de Baja de artculos caducos. (Para esta opcin los artculos debern estar primeramente a No disponibles por caducos). Por suspendidos; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, digitar nmero de documento de referencia (a no disponibles), en Observaciones digitar el motivo que genera la baja; el sistema automticamente muestra el rengln con los datos, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (especfico y cantidad), si el dato es correcto, emite el reporte de Baja de artculos suspendidos. (Para esta opcin los artculos debern estar primeramente a No disponibles por suspendidos).

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Ajustes; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, en Observaciones digitar el motivo que genera el movimiento, en especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn involucrados en la solicitud de ajuste), si el dato es correcto, emite el reporte de Ajuste de Salida. (estos ajustes son aplicados con autorizacin del director de la unidad, con base en conteos fsicos contra existencia en sistemas, y por los siguientes casos: porque falt capturar alguna remisin o documento que gener salida de artculos de la farmacia o errores generados en las cantidades capturadas contra el documento de salida; tambin de recetas que faltaron por capturar, o error en la captura de cantidades surtidas contra lo plasmado en la receta. Esto deber documentarlo el personal de la farmacia al solicitar autorizacin al director, para realizar el ajuste), A no disponibles; por deteriorados, caducos; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, en Observaciones digitar el motivo que genera el movimiento; capturar el especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn deteriorados o caducos), si el dato es correcto, emite el reporte de Movimientos a no disponibles de artculos por deteriorados o caducos. (artculos que despus de encontrarse A no disponibles, slo se podr efectuar su concentracin al almacn delegacional o causar baja en la farmacia de la propia unidad) y suspendidos; automticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, en Observaciones, digitar el motivo que genera el movimiento; el nmero de lote, RFC de proveedor, especfico, elegir cuando existe ms de un diferenciador y variante, digitar la cantidad a suspender, al oprimir el botn de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos especficos y cantidades estn suspendidos), si el dato es correcto, emite el reporte de Movimientos a no disponibles de artculos suspendidos. (artculos que podrn liberarse si no existiera algn inconveniente).

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6.4

ESTADISTICAS

Objetivo: generar la informacin estadstica y reportes de los movimientos de medicamentos, establecidos en el Subsistema de Farmacias, de acuerdo a la frecuencia solicitada por la Coordinacin Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o por el Departamento de Abastecimiento de la Unidad Mdica de Alta Especialidad. Proporciona los elementos necesarios para facilitar la informacin del estado en que se encuentra el inventario de medicamentos en la farmacia, as como su consumo. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.4.1 Funcin: Estado del Inventario -

Muestra el status que guarda cada uno de los medicamentos al momento de consultar o emitir el reporte. Consulta: Carpeta Generales: muestra de forma individual la informacin general de cada uno de los artculos (artculo, presentacin, precio unitario y descripcin), contenidos en el inventario de la farmacia.

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Artculo: clave del artculo (grupo, genrico, especfico, diferenciador y variante) Presentacin: Unidad (envase, caja, frasco, frasco mpula, etc.), Presentacin (cantidad contenida dentro de cada unidad), Tipo (forma farmacutica del medicamento) y Cuadro Bsico (cuando tiene la clave est contenida en el Cuadro Bsico de Medicamentos Institucional, cuando el cuadro est vaco, la clave est fuera de cuadro bsico). Precio Unitario: P.U.U. (precio IMSS del medicamento) Solicitado: (cantidad solicitada).

Carpeta Entradas: muestra los conceptos que generan entrada de medicamentos a la farmacia (por remisiones, compras inmediatas, traspasos, devoluciones, ajustes, ltima entrada y total de entradas), as como el estado de cada uno.

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Carpeta Salidas: muestra los conceptos que generan salidas de medicamentos de farmacia (por receta individual, colectiva, traspasos, Solidaridad, concentraciones, bajas, ajustes, suspendidos, fecha de ltima salida y total de salidas), as como el estado de cada uno.

Consumos: contiene informacin que es til para calcular el requerimiento por artculo (en das, promedio diario, mximo en das, mximo en piezas, promedio mensual, estadstico, mnimo en das, y mnimo en piezas).

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Carpeta Existencias: muestra los conceptos del estado del inventario por artculo (Inicial disponible - no disponible y Actual disponible, no disponible, suspendido, deteriorado y caduco), as como el estado de cada uno.

Reporte: proporciona la informacin del Estado del inventario de todos los artculos por Grupo de suministro, rango de especficos o todos los grupos; por clave, existencia mxima y mnima, inventario inicial, entradas, salidas, demanda no atendida, existencia disponible y no disponible, as como la marca de artculos sin movimiento.

6.4.2 Funcin: Inventario Valorizado Proporciona el reporte de artculos disponibles, suspendidos, deteriorados y caducos con el precio unitario e importe total de los mismos, mostrando la situacin del inventario para la toma de decisiones, por parte de las autoridades. As mismo, contar con el resumen total por partida presupuestal, inventario disponible, suspendido, deteriorado, caduco, al momento de emitir el reporte.

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6.4.3 Funcin: Artculos Fuera de Rango Proporciona el reporte de medicamentos agotados, de baja existencia o con sobre-existencia, al final de la ltima pgina muestra el resumen de artculos por cada uno de estos rubros. Se debe emitir semanalmente de forma general o por grupos de suministro, entregando copia a las reas directivas de la unidad y departamento de abastecimiento. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: Agotados Informacin de artculos cuya existencia se encuentra en cero, solicitados en forma general o por grupo de suministro. Baja Existencia Informacin de artculos cuya existencia sea menor al mnimo, solicitados en forma general o por grupo de suministro. Sobre-existencia Informacin de artculos cuya existencia sea superior al mximo o que sin tener mximo y mnimo, aparecen con existencia (con excepcin de los medicamentos de transcripcin), solicitados en forma general o por grupo de suministro. 6.4.4 Funcin: Estadsticas de Consumo Proporciona los reportes con informacin de los consumos generados de la unidad, otra unidad, de centros mdicos, de otras delegaciones, de mayor consumo y mayor importe. Mensual: muestra el consumo mensual de artculos; de la unidad, de otras unidades, de otras delegaciones, de mayor consumo y mayor importe. Anual: muestra el reporte de la informacin del consumo de la unidad por artculoservicio y consumo por artculo, anual. 6.4.5 Funcin: Suministro Superior Proporciona el reporte con informacin del suministro de medicamentos, para la toma de decisiones de las autoridades directivas de la unidad. Reporte que muestra la informacin de los artculos negados, parcialmente atendidos, totalmente atendidos, resumen general de suministro y todos. El requisito para la emisin del reporte debe coincidir en la opcin de Configuracin, la fecha del sistema con da de cierre y haber efectuado el Enlace diario.

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6.4.6 Funcin: Consumo Proyectado Proporciona informacin del consumo real registrado y consumo proyectado, que adems considera la demanda no atendida. El reporte muestra el grupo de suministro, genrico, especfico, diferenciador y variante, descripcin, existencia mxima, mnima, disponible, consumo registrado (directo, subrogado, sustituto, total), consumo proyectado (subrogado directo, demanda no atendida y real). 6.4.7 Funcin: Recetas Individuales Consumo por Mdico o Artculo Proporciona el reporte con el detalle de consumo de medicamentos por mdico y servicio al que est asignado, o por artculo, de acuerdo con el surtido de recetas. Mdico El reporte muestra clasificacin presupuestal del servicio de la propia unidad mdica al que est asignado, matrcula y nombre completo; clave, descripcin, cantidad prescrita, nmero de renglones, promedio de artculos por rengln, precio unitario del artculo, costo total y costo promedio de la cantidad prescrita. Podr elegir un mdico o un rango de mdicos por medio de la matrcula o clasificacin presupuestal del servicio que requiera y/o el reporte de Todos los mdicos, que prescribieron medicamentos por medio de receta de la propia unidad.

Artculo Al oprimir la opcin de Recetas Individuales, consumo por artculo, digitar la clave completa del medicamento, al oprimir <preliminar> muestra el reporte con la siguiente informacin: clave de rea (servicio), nombre del servicio de la propia unidad, grupo, genrico, especfico, diferenciador y variante; descripcin, matrcula, nombre del mdico, cantidad prescrita, nmero de renglones, artculos por rengln, precio unitario del artculo, costo total y costo promedio de la cantidad prescrita. Podr elegir un artculo determinado o a todos los artculos que tuvieron movimiento de salida.

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6.4.8 Funcin: Estado Receta Individual Proporciona el reporte con la informacin del estado de receta individual, con el detalle de nivel de atencin del mes en que se est trabajando, con los siguientes conceptos: Del da: Recetas atendidas al 100% (de la propia unidad y de otras unidades), recetas negadas (pendientes y atendidas), Parciales (pendientes y atendidas), y cantidad Total de cada uno de los rubros. Acumulado al da anterior: proporciona la informacin de recetas Atendidas al 100% acumuladas en el mes que se est trabajando, hasta el da anterior a la ltima captura. Los rubros son: Negadas (anterior, del mes, atendidas y total), Parciales (anterior, del mes, atendidas y total) y el Total de presentadas por los tres rubros. Acumulado mensual: Atendidas ( oportunamente, posterior negadas, posterior parciales y el total, en cantidad y porcentaje respectivamente). Sin atender (negadas, parciales 1. vez, total en cantidad y porcentaje respectivamente) y Total presentadas (cantidad y porcentaje), muestra el nivel de atencin de recetas acumuladas hasta cumplir un mes, rebasado este periodo, la informacin en el reporte se depura al efectuar el cierre de mes, a fin de contener exactamente registros del mes en el que se est trabajando. Resumen:: (presentadas, de la unidad, atendidas oportunamente, posterior total, posterior parciales, parciales 1. vez, negadas, Otras unidades, atendidas), presenta el detalle del total antes de efectuar el cierre mensual. 6.4.9 Funcin: Pendientes de Recibir o Enviar Muestra los artculos pendientes de recibir por la farmacia por los diferentes tipos de movimientos que son: Remisin de almacn, movimientos varios de entrada, fuente alterna, salidas y todos.

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6.5 CIERRE
Objetivo: realizar las actividades de cierre diario y mensual, contar con la informacin peridica del estado de inventario de farmacia y emitir los reportes de los movimientos de entrada y salidas, generados dentro de las actividades del da, diario y/o mensual. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.5.1 Funcin: Fin de Turno Al correr el proceso:

Presenta el reporte Informe de Movimientos de Fin de Turno, con datos generados en el sistema de los diferentes movimientos de entradas y salidas de medicamentos en el turno matutino, acumulado del mes y mantenimiento de catlogos y bibliotecas.

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6.5.2 Funcin: Cierre Diario Para generar el proceso de cierre diario, se deber haber ejecutado el proceso de fin de turno. Esta opcin debe ejecutarse al finalizar la jornada de un da, para continuar trabajando hasta el siguiente da.

El reporte Movimientos de Fin de da muestra informacin de movimientos de entradas y salidas de medicamentos, realizados en el da, el acumulado del mes y mantenimiento de catlogos y bibliotecas.

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Despus de haberse ejecutado el cierre diario, si intenta seguir capturando informacin, el sistema emitir el siguiente mensaje:

6.5.3 Funcin: Reporte de Recetas Muestra el reporte con la informacin de recetas individuales y/o colectivas, surtidas y capturadas en la propia unidad mdica. Esta eleccin despliega dos opciones: individual o colectiva. Individual por - Fecha Muestra el reporte con la informacin de recetas individuales por fecha y por usuario, contiene el nmero de receta, cantidad surtida, clave completa del artculo y en caso de estar negada, la muestra con un asterisco. Individual por - Unidad Muestra la informacin de recetas individuales atendidas de la propia unidad y de otras unidades, determinada por clasificacin presupuestal, descripcin de la unidad y el total de recetas surtidas. Colectiva Muestra el reporte de la captura de recetas colectivas, determinando la fecha y el usuario del sistema, contiene clasificacin presupuestal del servicio, fecha en que se captura, nmero de receta, especfico (clave del medicamento), cantidad e importe por receta, as como el total de recetas registradas y el importe total de todos los artculos surtidos. 6.5.4 Funcin: Informe de Fuentes Alternas de Abasto Muestra informacin de las compras de medicamentos de acuerdo al Calendario de resurtido de la Coordinacin Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, con entrega en unidad, y/o compra emergente para satisfacer una necesidad inmediata, autorizada previamente por el Departamento de Abastecimiento y la administracin de la unidad. (aplica para las farmacias que no cuentan con el Mdulo Control de compromisos)

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El reporte muestra: nmero y fecha de documento, nmero de expediente, nmero de alta, grupo de suministro, RFC y nmero de proveedor, cantidad, precio, clave completa y descripcin del artculo. 6.5.5 Funcin: Informe Directivo Genera informacin de los movimientos que se procesaron en el transcurso del mes, para conocimiento y anlisis de los niveles directivos de la unidad mdica. Refleja el estado que guarda la farmacia, para la toma de decisiones oportunas que permitan una mejor administracin en el servicio. El reporte muestra: total de consumos, compras, atencin de almacn superior, claves fuera de rango, movimientos registrados por recetas individuales (atendidas, pendientes, negadas de la propia unidad y de otras unidades), recetas colectivas (nicamente de la propia unidad), inventario valorizado inicial y final, situacin contable al cierre mensual por partida presupuestal (saldo inicial, entradas, salidas, saldo final y ajustes de entrada o salida). 6.5.6 Funcin: Artculos Suspendidos Muestra el reporte Informe de artculos suspendidos, conteniendo la clave y descripcin completa del artculo, nmero de documento, fecha en que se suspende, nmero de lote, RFC de proveedor y cantidad total a suspender. Para generar movimiento de A no disponibles por artculos suspendidos, deber existir previo a esto, oficio de la Secretara de Salud, Direccin de Prestaciones Mdicas, Unidad de Administracin, Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento o por el rea de Control de Calidad Delegacional. 6.5.7 Funcin: Movimientos Valorizados Muestra el reporte Informe de movimientos valorizados, el cual se podr obtener en forma general o parcial, para conocimiento y anlisis de los niveles directivos de la unidad mdica.

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Al generar el proceso, el reporte muestra por renglones: tipo de movimiento, partida presupuestal, clasificacin presupuestal, tipo de control (analtico y global), nmero de compromiso (documento), fecha de documento, Importe (por documento, partida presupuestal, clasificacin presupuestal y total del concepto (movimiento), en el caso de compras con entrega en unidad, RFC de proveedor y nmero de alta.

6.5.8 Funcin: Transmisin Contabilidad / Presupuesto Ejecuta el enlace de Contabilidad/Presupuesto en lnea, a disco duro o dispositivo ptico (CD), de movimientos internos de entrada y salida, recetas individuales, colectivas y si hubiere, variacin de precios, generados en la propia unidad.

Al realizar el proceso, emitir el siguiente reporte de Relacin de Volantes de Codificacin, informacin que deber entregarse inmediatamente despus de haber efectuado las actividades de fin de mes de forma impresa y en dispositivo ptico, a la oficina de contabilidad o administracin de la unidad mdica para su respectivo anlisis, obteniendo acuse de recibo mediante libreta de control.

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6.5.9 Funcin: Indicadores de Desempeo El reporte muestra datos de calidad, eficacia y productividad de la unidad, generando reportes mensuales e histricos. Los datos que deben ser capturados cada mes son: mes del indicador, ao del indicador, consultas otorgadas y nmero de poblacin de usuarios.

Los conceptos de parmetros de Indicadores de desempeo son los siguientes: Nivel de cobertura a la farmacia por renglones. Gasto de bienes teraputicos de consumo por 1000 derechohabientes usuarios. Porcentaje de recetas surtidas Sobre inversin de artculos de lento movimiento. Porcentaje de existencias superior al mnimo. Porcentaje de claves con sobre-existencia. Porcentaje de existencias en la farmacia. Nivel de atencin en la farmacia. Nivel de atencin a servicios de la unidad. Gasto de bienes teraputicos de consumo por consulta otorgada. Nivel de cobertura a la farmacia en piezas.

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El reporte mensual, muestra los parmetros de indicadores generados del 1 a fin de mes.

El reporte histrico muestra todos los meses del ao con informacin por hoja, de cada uno de los conceptos anteriores.

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6.5.10 Funcin: Cierre Mensual Muestra el reporte del fin de mes y prepara los archivos del sistema para la operacin del siguiente ciclo, al oprimir el botn de <cierre mensual>, el sistema valida que se haya efectuado el enlace diario, en caso de que no, emite el siguiente mensaje:

Enseguida el sistema se prepara para efectuar el cierre mensual, emitiendo el siguiente mensaje:

Al oprimir el botn <S>, automticamente el sistema ejecuta respaldo de la base de datos, antes de procesar el cierre mensual, mostrando la siguiente pantalla de informacin:

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Al finalizar, inicia el proceso de los movimientos efectuados en el mes, mostrando la siguiente informacin:

Genera el reporte Informe de Movimientos del Mes.

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Al cerrar el reporte, el sistema muestra la siguiente pantalla de informacin:

Al oprimir el botn de <aceptar>, el sistema automticamente genera el respaldo de la base de datos, despus del cierre mensual.

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6.6 UTILERAS
Objetivo: Ofrecer al usuario una serie de herramientas las cuales le permitirn operar de una manera eficiente el sistema, las funciones que ofrece este men son las siguientes: 6.6.1 Funcin: Respaldo de Bases de Datos Objetivo: Guardar la base de datos para proteccin de la informacin de cada da, mediante la creacin de un archivo comprimido con formato.ZIP. El proceso de respaldo de bases de datos podr realizarse por los siguientes medios: disco duro (queda guardado en C:\imss\farma\respaldo), a otro directorio (cualquier otra carpeta que se elija), o dispositivo ptico (CD). Nota: Actualmente los equipos de cmputo en las farmacias ya no tienen el compartimiento para el disco flexible.

6.6.2 Funcin: Impresiones Objetivo: obtener en el momento que se requiera, la impresin de los reportes que previamente fueron emitidos y grabados en el sistema. Aparecer la pantalla que desplegar una lista de reportes los cuales estarn indicados como reportes sin generar (color azul) y reportes ya generados (color verde). Estos reportes podrn ser ordenados por nombre o descripcin. Al seleccionar un reporte no generado y presionar <Preliminar> se desplegar la siguiente pantalla de informacin: <Reporte no ha sido generado> Al seleccionar un reporte generado y presionar <Preliminar> se desplegar una pantalla con la informacin correspondiente al reporte seleccionado: Para imprimir este reporte presione el botn <Imprimir>.

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6.6.3 Funcin: Tablas y Parmetros Objetivo: generar para consulta e impresin, referencias bsicas de los siguientes conceptos: catlogo de grupos, tipos de movimientos, especialidades mdicas, indicadores de desempeo, motivos de movimientos y catlogo de das feriados. a ) Catlogo de Grupos Los campos son: Grupo: Es el identificador o clave del grupo de suministro, el cual se compone de tres caracteres: 010, 020, 030, 040 y 050. Descripcin: Es la descripcin correspondiente al grupo de suministro: Medicinas, Medicina Preventiva, Lcteos, Estupefacientes y Sustancias Psicotrpicas y Medicina Magistral, respectivamente. b) Tipos de Movimientos Esta carpeta se divide en 3 subcarpetas, las cuales son: datos bsicos, cargos y abonos, estos datos se utilizan para el aspecto contable. Subcarpeta Datos Bsicos Los rubros son: clave de movimiento, partida presupuestal, descripcin, identificacin, clave del volante, nmero de proveedor, nmero de compromiso, nmero de alta, contable. Sub Carpeta Cargos Los rubros son: Unidad Operativa, Tipo de Unidad, consecutivo, centro de costo y cuenta cargo. Sub Carpeta Abonos Los rubros son: Unidad Operativa, Tipo de Unidad, consecutivo, centro de costo y cuenta abono. c) Especialidades Mdicas Muestra la clave y descripcin de la Especialidad Mdica. Los rubros que se manejan son: Clave de especialidad mdica: Clave que identifica a una especialidad mdica o servicio de la propia unidad. Este dato es irrepetible dentro del catlogo. Descripcin de la especialidad mdica: Nombre de la especialidad mdica o servicio de la propia unidad.

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d) Indicadores de Desempeo Catlogo en donde se podr consultar los rubros que contiene la tabla de Indicadores de Desempeo. Muestra la clave de indicador, descripcin, tipo de parmetro 1, 2 y 3:

e) Motivos de Movimientos Permite consultar los registros que contiene la tabla. Los campos que despliega son: Clave del Movimiento: Clave que identifica el tipo de movimiento. Este dato es irrepetible dentro del catlogo. Clave del Motivo: Clave que identifica el tipo del motivo. Este dato es irrepetible dentro del catlogo. Descripcin del motivo: Nombre de la descripcin del motivo. F) Catalogo de Das Feriados Muestra las fechas en las que se calcula el suministro de artculos para los fines de semana y das festivos, de recetarios colectivos a los servicios de la unidad mdica. Al inicio del ao se debe actualizar este catlogo.

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6.6.4 Funcin: Configuracin Objetivo: proporcionar los datos bsicos que identifican a la unidad mdica en la que est instalado el sistema y la ltima fecha de cierre mensual, cierre diario, actualizacin de bibliotecas, enlace diario y la ltima versin de bibliotecas, as como las rutas de configuracin de la base de datos. Se compone de dos carpetas: Datos Bsicos: son generados al inicio de operaciones, al efectuar la carga inicial del sistema: Clave PREI que corresponde a la unidad mdica. Nombre de la unidad mdica. Lugar en que est ubicada la unidad en que est instalado el sistema. Clave PREI del almacn que suministra los artculos a la farmacia. Nombre del responsable de la farmacia. Nombre de la delegacin a la que corresponde la unidad en que est instalado el sistema. Nombre de la Direccin regional a la que corresponde la unidad en que est instalado el sistema. Nombre del Director de la unidad mdica en donde se encuentra la farmacia. Nmero de das en que se genera el resurtido. Das transcurridos desde el ltimo cierre mensual. ltimo da de mes en que se ejecuta el cierre mensual. Das de ltimo movimiento que se tomaron como parmetro. Unidades (clave PREI) de uso ms frecuente para surtir receta.

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Directorios y Fechas Fechas de Actualizacin y Cierre, al efectuarse estos movimientos, el sistema genera automticamente los siguientes datos: Fecha de ltimo cierre mensual Nmero de ltima Versin de bibliotecas Fecha ltimo enlace diario

6.6.5 Funcin: Seguridad de Acceso Objetivo: registrar usuarios del sistema de la base de datos de farmacia, as como a los mdulos a los que tendr acceso, tambin si se requiere verificar o corregir algn dato del catlogo de usuarios o agregar y/o eliminar derechos en el sistema de un usuario determinado. Se desplegar pantalla agregando al usuario, teclee el login del nuevo usuario y presione <Aceptar> para agregarlo o <Cancelar> para anularlo. Si acepta darlo de alta, regresar a la pantalla de catlogo de usuarios, donde teclear la contrasea y el nombre completo del usuario. A continuacin determine en los mdulos disponibles los mdulos a los que tendr derecho el usuario que se est dando de alta, y adicinelos presionando el botn <Agregar>. Una vez que termine presione el botn <Grabar> para dar de alta al nuevo usuario: Si necesita verificar o corregir algn dato del catlogo de usuarios o requiere agregar o eliminar derechos en el sistema de un usuario determinado, colquese sobre ste y presione <Editar>. Una vez terminada la verificacin de datos presione <Grabar> para salvar los cambios: <Editar> Si lo que quiere es eliminar a un usuario, colquese sobre ste y presione <Borrar>. Se desplegar la siguiente pantalla de confirmacin: <En verdad desea borrarlo> Presione <Aceptar> para eliminarlo y <Cancelar> para anular el proceso.

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6.6.6 Funcin: Seguridad de Acceso (Cambio de Contrasea) Objetivo: Permitir cambiar la contrasea de entrada al sistema, funcin a la que slo el Administrador del sistema o el Coordinador de farmacia tiene permiso. Al seleccionar en el catlogo de utileras la seguridad de acceso, cambio de contrasea, se desplegar la pantalla que se utiliza para cambiar la contrasea de entrada al sistema. Para el cambio, teclee la contrasea anterior, la nueva contrasea y la verificacin de la contrasea (repitiendo la nueva contrasea). Presione <Aceptar> para realizar el cambio y <Cancelar> para anular la modificacin. Presione <Salir> para abandonar la pantalla de cambio de contrasea.

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6.7

PROCESOS ESPECIALES

Objetivo: Proporcionar informacin que sirve de apoyo en la toma de decisiones a nivel directivo, obtenida durante las operaciones llevadas a cabo en la farmacia, como es el caso de la determinacin de necesidades 6.7.1 Funcin: Presupuesto de Operacin

Contiene las siguientes cuatro carpetas: Gasto Diario por partida presupuestal Objetivo: consultar por partida presupuestal, fecha, gasto acumulado por da y disponible, emitiendo el reporte <Relacin del gasto diario por partida>. Gasto Diario por artculo Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relacin de gasto diario por artculo>, el cual muestra la fecha y el gasto por da. Gasto Acumulado - por partida presupuestal Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relacin de gasto mensual por partida>, los datos que muestra son: partida presupuestal, mes, presupuesto, gasto, saldo y porcentaje ejercido. Gasto Acumulado - por artculo Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relacin de gasto mensual por clave> los datos que muestra son el mes y el gasto ejercido.

6.7.2

Funcin: Determinacin de Necesidades

Carpeta de Validacin Objetivo: enlazar la informacin a la delegacin, calcular las necesidades de la unidad mdica, modificar su necesidad mensual y enlazar el catlogo de artculos de cuadro bsico. Carpeta de Consulta Objetivo: Permite buscar informacin y calcular necesidades por artculo.

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6.8 ENLACES Objetivo: realizar la transmisin diaria de los enlaces del consumo ordinario y para medicamentos de pacientes con transcripcin, conteniendo los movimientos generados y calcular en forma automtica la reposicin de inventarios. 6.8.1 Funcin: Diario Esta opcin emite el reporte Reposicin de inventarios, el cual contiene los siguientes datos: artculo, existencia, consumo y estimacin al mximo. Para medicamentos de transcripcin, emite el reporte <Solicitud de Medicamentos de Pacientes con Transcripcin, Control de Medicamentos de Alta Especialidad>, el cual contiene los siguientes datos: artculo, nmero de necesidad, cantidad, requerimiento, precio unitario e importe total por artculo requerido

6.9

ACERCA DE
6.9.1 Nmero de Versin del Mdulo de Farmacia

Presenta nmero de versin y fecha del ltimo cambio efectuado al Mdulo de Farmacia.

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7.

MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTROPICOS

Se presentan a continuacin conceptos muy importantes reglamentados por la Secretara de Salud sobre este tipo de medicamentos que el personal de farmacia debe conocer para un desarrollo seguro y adecuado de sus funciones. 7.1 GRUPO I ESTUPEFACIENTES.

Medicamentos que para su venta deben ser prescritos en recetario especial autorizado por la Secretara de Salud a un profesionista titulado. La prescripcin de estupefacientes se har en recetarios especiales, que contendrn, para su control, un cdigo de barras asignado por la Secretara de Salud, o por las autoridades sanitarias estatales, en los siguientes trminos: 1. Las recetas especiales debern estar foliadas y sern formuladas por los profesionales autorizados en la Ley General de Salud, datos impresos (imprenta) nombre, direccin, nmero telefnico, nmero de cdula profesional del mdico que la expida, con fecha y firma del mismo, para tratamientos no mayores de 30 das, y 2. La cantidad mxima de unidades prescritas por da, deber ajustarse a las indicaciones teraputicas del producto. nicamente se puede surtir una vez, la receta deber retenerse en la farmacia que la surta, se sella, se archiva en orden alfabtico y nmero progresivo, se descargan los datos en el libro de control autorizado por la Secretaria de Salud y se guarda. Debe mostrarse y entregarse cuando lo solicite el personal autorizado de la Secretara de Salud (Departamento de Control de Estupefacientes y Psicotrpicos para el Distrito Federal y en los Estados del interior de la Repblica, a la Jurisdiccin correspondiente). La prescripcin ser en las cantidades suficientes para 24 horas. Caractersticas de los recetarios especiales con cdigo de barras para prescribir estupefacientes que el mdico debe imprimir: Las recetas deben imprimirse en original y dos copias, incluyendo la leyenda original para la farmacia, copia para el paciente y copia para el mdico y presentarse en block de 50 recetas.

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7.2

*GRUPO II

PSICOTRPICOS.

Los medicamentos psicotrpicos de este grupo, requieren para su adquisicin receta mdica que contenga impresos (imprenta) nombre, direccin, nmero telefnico, nmero de cdula profesional del mdico que la expida, con fecha y firma del mismo. La receta deber retenerse en la farmacia que la surta, sellarla y registrarla en los libros de control autorizados por la Secretaria de Salud, que al efecto se lleven, se sella y se archiva en orden alfabtico y nmero progresivo. Podrn prescribir dos presentaciones comerciales comunes del mismo producto como mximo, especificando su contenido y tendr vigencia de treinta das a partir de la fecha de elaboracin. 7.3 *GRUPO III PSICOTROPICOS

Los medicamentos psicotrpicos de este grupo, requieren para su adquisicin, receta mdica que contenga impreso (imprenta): nombre, direccin, nmero telefnico y nmero de cdula profesional del mdico que expida, con fecha y forma del mismo; que se podr surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada vez en el libro autorizado que al efecto se lleve; esta receta debe retenerse por el establecimiento que la surta en la tercera ocasin tendr una vigencia de seis meses a partir de la fecha de elaboracin . NOTA IMPORTANTE: Por ningn motivo, en una misma receta se pueden prescribir medicamentos del grupo II, mezclados con grupo III por lo tanto no se debe surtir en el establecimiento. *En las farmacias de unidades mdicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, se surte una vez y es retenida en la farmacia.

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8. FARMACOLOGA BSICA
8.1 Libros requeridos para uso en el servicio de farmacia: Cuadro Bsico de Medicamentos del Sector Salud. Cuadro Bsico de Medicamentos del Instituto Mexicano del Seguro Social Diccionario de Especialidades Farmacuticas (PLM) Farmacopea Nacional

De acuerdo a la Ley General de Salud los medicamentos se clasifican en: Magistrales. Medicamentos preparados conforme a la frmula por prescripcin mdica. Oficiales. Cuando el medicamento se elabora de acuerdo con las reglas de Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos. Especialidades farmacuticas. Medicamentos preparados con frmulas autorizadas por la Secretara de Salud, en establecimientos de la Industria Qumico-Farmacutica.

Otra forma de clasificar los medicamentos es de acuerdo con su venta y suministro al pblico. Medicamentos que slo pueden adquirirse con receta o permiso especial, expedido por la Secretara de Salud. Medicamentos que requieren para su adquisicin receta mdica que deber retenerse en la farmacia que la surta y ser registrada en los libros de control. El mdico tratante podr prescribir dos presentaciones del mismo producto como mximo, especificando su contenido. Medicamentos que slo pueden adquirirse con receta mdica que se podr surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada vez en los libros de control. Medicamentos que para su adquisicin requieren receta mdica y pueden surtirse tantas veces como lo indique el mdico. Medicamentos sin receta, autorizados para su venta exclusivamente en farmacias. Medicamentos que para su adquisicin no requieren receta mdica y pueden expenderse en otros establecimientos.

Nota: Queda prohibida la venta y suministro de medicamentos con fecha de caducidad vencida.

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Las recetas donde se prescriben medicamentos que contengan estupefacientes o sustancias psicotrpicas debern contar con los siguientes datos: Narcticos, receta especial con cdigo de barras: Nombre, domicilio, firma del profesional y nmero de registro del ttulo expedido por la autoridad educativa correspondiente. Nombre del medicamento prescrito, cantidad y dosificacin y en su caso preparacin.

Psicotrpicos: Nombre, domicilio y nmero de la cdula profesional de quien prescribe, expedida por las autoridades educativas competentes. En caso de que sean medicamentos incluidos en el grupo III de la anterior clasificacin, se podrn surtir como mximo dos presentaciones comerciales comunes y la venta tendr vigencia de treinta das.

Receta mdica de uso en el IMSS. Documento que debe contener los siguientes datos: 8.2 Cdigo de barras En forma impresa o Sello con clave presupuestal Nombre y afiliacin del derechohabiente Nombre de los medicamentos prescritos, cantidad, dosificacin y modo de uso. Nombre, firma y matrcula del mdico tratante Fecha vigente (72 horas)

Conceptos Bsicos que el empleado de farmacias debe conocer.

Droguera. Establecimiento que se dedica a la preparacin y expendio de medicamentos magistrales y oficiales, adems de la comercializacin de especialidades farmacuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrpicos. Botica. Establecimiento que se dedica a la comercializacin de especialidades farmacuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrpicos o dems insumos para la salud.

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Farmacia. Establecimiento que se dedica a la comercializacin de especialidades farmacuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrpicos, insumos para la salud en general y productos de perfumera, belleza y aseo. Receta mdica. Documento que contiene la prescripcin de uno o varios medicamentos simples o compuestos, en cualquier forma farmacutica, suscrito por: mdicos generales, cirujanos, odontlogos, homepatas, veterinarios, pasantes de las carreras anteriores, en servicio social, enfermeras y parteras. 8.3 C.B.P. C.P. G. I.A. I.M. I.V. M.C.G. M.G. M.L. P.R.N. R.S.S. U.I. V.O. 8.4 FORMAS FARMACUTICAS SLIDAS Bujas Cpsulas Comprimidos o tabletas Grageas Granulados Jabn Oblea vulos Pastillas o Trociscos Perlas Pldoras Polvo 94 SEMISLIDAS Crema Emulsiones Jalea Pasta Ungento o pomada LQUIDAS Aceite Elixir Emulsiones Jarabe Extractos Inyectables Soluciones Suspensin Tinturas ABREVIATURAS DE USO COMN EN FARMACIA ABREVIATURA SIGNIFICADO Cuando Baste Para Cdula Profesional Gramo Intrarticular Intramuscular Intravenoso Microgramo Miligramo Mililitro Por Razn Necesaria Registro Secretara de Salud Unidades Internacionales Va Oral

8.5

FORMAS FARMACUTICAS SLIDAS

Bujas. Slidos en forma de barra para aplicacin por va uretral o vaginal. Cpsulas. Slidos de forma ovoide o cilndrica con extremos redondeados, blandos o rgidos, de gelatina o de otras sustancias. Se dosifican por unidad y se administran por va oral. Comprimidos o tabletas. Slidos de forma generalmente cilndrica aplanada, biconvexa u otra, se dosifican por unidad. Grageas. Tabletas o comprimidos recubiertos con varias capas de azcar, coloreadas o no. Se administran por va oral. Granulado. Grnulos pequeos de forma esfrica o de forma irregular. Se administran por va oral y se dosifican por cucharadas. Jabn. Sustancias medicinales que tienen como excipiente jabn. Se emplea para uso externo. Obleas. Slidos de forma cilndrica aplanada, Se administran por va oral. vulos. Slidos en forma ovoide, en ocasiones ovoide aplanada, para aplicacin por va vaginal. Pastillas o trociscos. Slidos de forma generalmente cilndrica aplanada, se administran por va oral. Perlas. Slidos de forma esfrica . Pldoras. Slidos de forma esfrica, generalmente con peso promedio cercano a 50 mg., se administran oralmente. Polvo. Sustancia medicinal pulverizada en partculas finas para su administracin oral, dosificados por cucharadas o bien para aplicacin externa. Supositorios. Slidos de varios pesos y formas adecuadas para su administracin por va rectal o vaginal que se funden, se reblandecen o se disuelven a la temperatura del cuerpo.

8.6

FORMAS FARMACUTICAS SEMISLIDAS

Crema. Excipiente ACNO-grasoso emulsionado (con un mnimo de 20% de agua), para aplicacin tpica (por va drmica, vaginal, etctera).

95

Emulsiones. Sistema de dos fases en que un lquido se dispersa en forma de pequeos glbulos en otro lquido. La consistencia de las preparaciones vara desde lquida hasta semislida, segn sea su viscosidad. Administracin oral o tpica. Jalea. Compuestos medicinales incorporados a un excipiente de naturaleza gomosa semejante al Gel, pero de consistencia ms espesa. Se aplica por va externa, drmica vaginal, etctera. Pasta. Sustancias medicamentosas pulverulentas contenidas en un excipiente grasoso o no, formando un semislido que se aplica por va externa, drmica, dental, etctera. Ungento o pomada. Excipiente grasoso, generalmente anhidro o con menos de 20% de agua. Para aplicacin tpica, drmica, oftlmica o nasal. 8.7 FORMAS FARMACUTICAS LQUIDAS Aceite. Oleoso que puede ser medicinal por si mismo o contener sustancias medicamentosas disueltas. Se administra oral, tpica o parenteralmente. Elixir. Hidroalcohlico que contiene entre 5 y 18% de alcohol, transparente, endulzado, aromatizado y en ocasiones coloreado. Se administra por va oral y se dosifica por cucharadas o cucharaditas. Extractos. Se obtienen concentrando hasta determinado grado los extractos lquidos procedentes de drogas frescas o secas, vegetales o animales y diluyndolas despus con un solvente apropiado como agua, alcohol o ter. Jarabe. Lquido transparente cuyo vehculo contiene azcar de caa o sacarosa como edulcolorante. Puede contener alcohol hasta 10%. Solucin. Transparente constituido por una o varias sustancias medicamentosas disueltas en un vehculo determinado. Se emplea para administracin parenteral, oral o externa. Inyectable. Solucin transparente envasado en ampolletas o en frascos, mpula transparentes, para administracin parental, por va intramuscular, intravenosa, intrarterial, intradrmica, etctera. Suspensin. Lquido opaco constituido por sustancias activas insolubles, dispersas en el vehculo empleado. Segn la naturaleza del lquido transparente pueden ser fluidas o consistentes. Tintura. Lquido hidroalcohlico, transparente, coloreado. Se obtiene por extraccin de los principios activos de las drogas vegetales o de sustancias qumicas, utilizando como vehculo el alcohol.

96

9.

PRINCIPIOS DE COMPUTACIN

9.1 QU ES LA COMPUTADORA? Los ordenadores o computadoras llamados as, puesto que al principio se les utilizaba para realizar clculos matemticos (computo = clculo), son mquinas electrnicas diseadas para que funcionen como herramientas programables de procesamiento de informacin y faciliten el trabajo mediante tres actividades bsicas: procesar, guardar y recuperar informacin. Se distinguen en el computador dos aspectos o niveles de funcionamiento: el hardware y el software. Hardware (neologismo ingls, ferretera). Comprende todos los elementos materiales, es decir, los componentes electrnicos, mecnicos y de soporte. Software (neologismo ingls creado por similitud entre sof (blando) y hard (duro). Se refiere a los aspectos lgicos y abstractos que describen mtodos acerca de como se ha de tratar la informacin, es decir, instrucciones acerca de que el computador tiene que hacer con el resto de la informacin que guarda. Velocidad La computadora trabaja con una velocidad muy cercana a la velocidad de la luz, es decir, casi 300, 000 kilmetros por segundo. Por ejemplo: el tiempo requerido para que una computadora ejecute una suma, es de microsegundos. Las computadoras ms lentas pueden ejecutar cientos o miles de sumas en un segundo, mientras que otras ms rpidas, pueden completar varios millones de sumas en el mismo tiempo. Exactitud Adems de ser muy rpidas, las computadoras tambin son muy exactas, se estima que usted y yo tendramos un error en cada 500 1000 operaciones con una calculadora. Pero los circuitos de una computadora no requieren intervencin humana entre las operaciones de procesamiento y no tienen partes mecnicas que se desgasten o funcionen mal. La computadora nicamente funciona si alguien la gua o dicho en lenguaje tcnico, si alguien la programa.

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Un programa es un detallado conjunto de instrucciones preparado por personas para dirigir la computadora, de manera que esta funcione para que produzca el resultado deseado. Las computadoras son capaces del ms exacto procesamiento de datos y las ms altas velocidades; adems tienen la importante habilidad de comparar datos y luego ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la comparacin. Estas capacidades fciles de entender, hacen de la computadora una de las ms poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy, sin embargo, alguna falla en su aplicacin puede producir errores. En la mayora de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la computadora. 9.2 TIPOS DE COMPUTADORA TIPO
Gran ordenador (mainframe)

CARACTERSTICAS
Es de gran potencia. La unidad central de proceso (CPU) ocupa una habitacin y tiene muchas terminales distribuidas en lugares geogrficamente remotos su mantenimiento se realiza por tcnicos y operadores profesionales.

UTILIZACIN/USUARIOS
Son utilizados por instituciones y grandes corporaciones para mantener bases de datos, para hacer aplicaciones de nminas, para gestin con teleproceso (banca, venta de billetes), y para investigacin. Utilizado por empresas pequeas en tareas similares a las de las grandes, pero a menor escala. Se utiliza en centros de investigacin y de servicios publico y privado Su utilizacin es como su nombre lo indica, personal, aunque tambin se le utiliza en pequeas empresas. Sirven para hacer ms potente el uso local de los pequeos computadores, para las comunicaciones y transferencia de datos y programas.

Miniordenadores (minicomputer)

Computador mediano pero potente, similar a los mainframe pero a una escala algo menor. Exige mantenimiento profesional. Estaciones de trabajo Computador de tamao (work stations) pequeo pero potente, diseado para un solo usuario. El mantenimiento lo puede realizar el propio usuario. Ordenador personal Es un computador pequeo, (personal computer) o muy manejable, diseado para (PC) usuarios no necesariamente profesionales Redes Interconexin de varios (networks) computadores, estos pueden locales (conectan unas cuantas PC), o grandes redes a nivel nacional o internacional.

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9.3 CMO FUNCIONA LA COMPUTADORA? Una computadora est formada por diferentes componentes integrados que trabajan juntos para cumplir los pasos exigidos por cada tarea encomendada. Un sistema bsico de cmputo consta de dispositivos de entrada, una unidad de proceso (CPU) y dispositivos de salida. Dispositivos de entrada Los sistemas de computacin usan muchos dispositivos de entrada, una unidad de proceso (CPU) y dispositivos de salida. Son muy conocidos los dispositivos que leen datos grabados en dispositivos pticos (CD). Los dispositivos de entrada usados en la computadora son el teclado, dispositivos pticos (CDs) y los lectores pticos de cdigos de barras. Unidad central de proceso El corazn de un sistema de computacin es la unidad central del proceso (CPU) la que a su vez se subdivide en tres componentes principales que son: Memoria Unidad aritmtica lgica Unidad de control

En la memoria es en donde se almacena la informacin, es la que facilita la informacin y las instrucciones en cada etapa que efecta la computadora. En la unidad aritmtica se realizan las operaciones solicitadas, etc. (sumas, restas,etc.) La unidad de control es la encargada de controlar la secuencia en que se debe ejecutar cada instruccin dentro de las computadoras y acta como un sistema nervioso central para sus otros componentes. Dispositivos de salida Como las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos de interpretacin y comunicacin entre los humanos y el sistema de la computadora.

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Los dispositivos de salida toman los resultados de salida de la CPU en forma de cdigo de mquina y los convierten en una forma que puedan ser usados, ya sea impresa (impresora), en CD o en la pantalla de la computadora. Todas las unidades de entrada, salida o almacenamiento secundario son algunas veces llamadas dispositivos perifricos. Esta terminologa se refiere al hecho de que aunque estos dispositivos no son parte de de la CPU, se localizan casi siempre cerca de ella. 9.4 PRESENTACIN Y CONFIGURACIN DEL EQUIPO El equipo consta de los siguientes elementos bsicos: Mdulo base, teclado, monitor o pantalla, unidad de CD, impresora y lector ptico fijo y/o porttil.

Configuracin tpica

9.5 DESCRIPCIN Y FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO Mdulo base El mdulo base es la parte principal del equipo y est integrado por una serie de circuitos electrnicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros componentes auxiliares. De el parten los cables de comunicacin con los dems elementos de la configuracin y el cable de toma corriente. En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de discos compactos, con sus respectivos indicadores de funcionamiento. En la parte posterior se encuentran los conectores con los dems elementos de la configuracin y el conector de alimentacin, de estos conectores parten los cables mencionados anteriormente. La ubicacin del interruptor de encendido/apagado depende del modelo.

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9.6 RECOMENDACIONES DE USO DEL EQUIPO El equipo es enfriado por un ventilador que dispone de entradas de aire alrededor de la base, Esta zona ha de mantenerse libre de papeles y otros objetos que pudieran obstruir la circulacin del aire. REQUISITOS DE LIMPIEZA Cualquier esfuerzo que haga para mantener limpio su equipo de cmputo, redundar en gran eficiencia del mismo y habr menos fallas. Considerando el precio de las computadoras y la facilidad de descompostura, unos pocos minutos gastados en mantener limpios estos dispositivos es tiempo bien empleado. PANTALLA DE VDEO El vdeo atrae polvo como si fuera un magneto, una pantalla de vdeo sucia puede agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a cometer errores. Si el operador es un fumador, una pelcula de nicotina se forma en la superficie de la pantalla de la misma manera que en el parabrisas de un coche. Las pantallas de vdeo deben ser limpiadas con toallas de papel y soluciones especiales; las soluciones limpiadoras con partculas deben ser evitadas ya que rasparan la superficie del vdeo. Evite el uso de productos que contengan amoniaco, ya que pueden arruinar la superficie del vdeo. TECLADO Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, lmpielas frecuentemente con pao. Deben evitarse los paos que suelten partculas, un pao de algodn es recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla. IMPRESORA La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o pao hmedo, los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atencin especial. EN CASO DE FALLA Si despus de encender el equipo y esperar algunos segundos no se carga el sistema sealando xito de auto Diagnstico (pass; ready), es posible que alguna tarjeta del sistema est fuera del conector, que los cables de voltaje de la fuente no estn conectados o que alguno de los circuitos de memoria del procesador est fallando. Revise todas las conexiones y vuelva a intentar el encendido. Si persiste la falla reprtela al tcnico autorizado.

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9.7 MENSAJES DE ERROR EN EL SISTEMA La computadora permite la deteccin de errores en el sistema a travs de mensajes o cdigos generados por componentes del software, stos aparecen en pantalla. Si la causa del problema no puede ser determinada, llamar al Departamento de Informtica Delegacional reportando la problemtica y proporcionando la informacin necesaria. Los cdigos permiten identificar alguna condicin de error y generar la accin correctiva.

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10. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 10.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE MEDICAMENTOS

Verifica nmero de cajas colectivas

Farmacia recibe de Abastecimiento Delegacional remisin en original y copia de medicamentos. Tambin por indicacin puede recibir artculos directos de proveedor
NO CUENTA A DETALLE EN FORMA INMEDIATA

SI CUENTA A DETALLE EN FORMA INMEDIATA

Verifica que la cantidad fsica coincida con lo sealado en la remisin.

SI COINCIDEN NO COINCIDEN

Verifica que los medicamentos y lcteos con caducidad estn dentro de los lmites.

CADUCIDAD FUERA DE LMITE CADUCIDAD DENTRO DE LMITE Aplica sello y firma de recibido, en original y copia de la remisin. Circula con bolgrafo en original y copia de la remisin las cantidades incorrectas y anota las correctas Contina con el procedimiento para la aclaracin de diferencias. Separa medicamentos y lcteos caducos para ser devueltos al almacn. Entrega al transportista o encargado original de la remisin y los medicamentos con caducidad fuera de lmite, recabando acuse de recibo en la copia. Revisa y separa los psicotrpicos. Contina con el procedimiento para el Control de Caducidades cuando sean caducables. Registra las cantidades recibidas y actualiza saldos en la libreta de Psicotrpicos.

Conserva bajo llave medicamentos y las libretas de control.

10.2 CONTEO DE MEDICAMENTOS POSTERIOR A LA RECEPCIN FSICA

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La farmacia revisa que coincidan las cantidades de medicamentos con las anotaciones en la remisin.

Firma y sella de recibido.

Entrega original de la remisin.

SI COINCIDEN

Verifica que los medicamentos con caducidad estn dentro de los lmites establecidos

Circula con bolgrafo las cantidades incorrectas y anota las correctas.

CADUCIDAD DENTRO DE LMITE

Circula en la copia las cantidades de los medicamentos con caducidad fuera de lmite. Anota caducidad fuera de lmite .

Revisa y separa psicotrpicos

Si son psicotrpicos

Separa los medicamentos fuera de los lmites establecidos para su devolucin.

Registra las cantidades recibidas y actualiza saldos en la libreta de control de psicotrpicos. Conserva bajo llave.

Contina con el procedimiento para la concentracin de medicamentos.

Acomoda en anaqueles y estibas los medicamentos.

Determina diferencias y registra entrada de medicamentos.

Contina con el procedimiento para el control de caducidades, cuando sean caducables.

Contina con el procedimiento para la aclaracin de diferencias entre remisin y recepcin.

Conserva cronolgicamente copia de la remisin para la afectacin del registro de entrada.

10.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ACLARACIN DE DIFERENCIAS ENTRE REMISIONES Y RECEPCIN POR CONTEOS POSTERIORES A LA ENTREGA FISICA

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La farmacia elabora el reporte de diferencias.

Abastecimiento Delegacional recibe reporte de diferencias Investiga y determina si procede la reclamacin

Enva a Abastecimiento Delegacional el reporte de diferencias, y archiva la segunda copia.

Si procede la reclamacin

Elabora oficio comunicando la improcedencia de la reclamacin Investiga y determina el envo de medicamentos. Realiza el ajuste al cargo original de la farmacia en el sistema contable. La farmacia recibe original del oficio donde se comunica la improcedencia de la reclamacin.

La farmacia recibe en original y Copia reporte Remisin de Almacn

Elabora remisin complementaria con base en el reporte de diferencias y anexa los documentos correspondientes.

Anexa copia de la revisin original del oficio de improcedencia y copia del reporte de diferencias, archiva en orden cronolgico.

Contina con el procedimiento y recepcin de medicamentos.

Archiva en orden cronolgico por unidad reclamante.

10.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN EXTRAORDINARIA DE ABASTECIMIENTO

DE

LA

SOLICITUD

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La farmacia elabora en original y copia, solicitud extraordinaria de abastecimiento de acuerdo a instructivo.

Recaba la firma del director o encargado de la unidad.

Enva al almacn delegacional, original y la primera copia de la solicitud. La segunda copia la conserva temporalmente en espera de su surtido por parte del almacn delegacional.

Contina con el Procedimiento para Recepcin de Medicamentos.

10.5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASPASO DE MEDICAMENTOS ENTRE FARMACIAS

La farmacia solicitante investiga si en otras farmacias pueden proporcionarle el suministro, por las claves y cantidades que le hacen falta.

Si proporciona apoyo

Elabora en original y copia, formato Movimientos Varios, recabando firma del director, administrador o encargado de la unidad y enva a la farmacia el apoyo.

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La farmacia de apoyo recibe original y copia del formato, obtiene los medicamentos solicitados y recaba firma de autorizacin del director, administrador o encargado de la unidad.

Obtiene firma de recibido de la farmacia solicitante en el formato de Movimientos Varios

No proporciona Apoyo

Entrega los medicamentos surtidos y copia del formato, conservando el original para el registro de salida.

Procede con la solicitud de Abastecimiento Extraordinaria o en su caso solicitar compras emergentes. La farmacia solicitante recibe los medicamentos y/o lcteos y copia del formato Movimientos Varios, acomodando los medicamentos de acuerdo con las normas establecidas.

Conserva cronolgicamente la copia del formato para el registro de entrada.

Contina con el procedimiento para el control de caducidades, cuando los medicamentos sean caducables.

10.6 PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS DE LOS SERVICIOS DE LA UNIDAD A LA FARMACIA

La farmacia recibe de los diferentes servicios en original y copia, el formato de Movimientos varios, excedentes de medicamentos.

Verifica que la forma de Movimiento varios contenga: Nombre del servicio que efecta la devolucin. Clave presupuestal de la unidad y el centro de costo del servicio. Clave, descripcin, presentacin, unidad y cantidades por devolver. Firma del responsable del servicio y de la enfermera de piso.

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Mal requisitada Bien requisitada

Verifica que los medicamentos y lcteos se encuentren en buen estado.

No cumple requerimientos

S cumple requerimientos
Verifica que la cantidad fsica de medicamentos coincida con la anotada en el formato de Movimientos varios

Si coinciden
Aclara las diferencias con el servicio, circulando con bolgrafo en el original y copia las cantidades incorrectas y anotando las correctas. Aplica sello y firma de recibido en el original y copia del formato, entregando la copia del servicio.

Acomoda los medicamentos de acuerdo con las normas establecidas. Devuelve al servicio original y copia del formato, medicamentos y lcteos. Conserva en orden cronolgico el original de la forma Movimientos varios para la afectacin de registros de entrada.

10.7 PROCEDIMIENTO PARA EL SURTIDO DE RECETA INDIVIDUAL Y VALE DE LCTEOS

La farmacia recibe del derechohabiente la receta individual o vales de lcteos y revisa que contenga los datos correspondientes.

Recetas
Datos incorrectos

No psicotrpicos

Revisa que la receta contenga el nmero de cdula profesional del mdico que prescribe.

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Regresa las recetas al mdico o los vales de lcteos a la enfermera materno infantil correspondiente, para su correcto llenado.

Vales de lcteos

Lee cdigo de barras mediante Lector ptico, de no poderse registrar con el lector, se proceder a la captura de la receta y los datos contenidos en la misma.
No h ay ex i s t enc i as

Aplica sello de codificacin y despacho.

incorrectosDatos
Regresa la receta al mdico para su correcto llenado.

Solicita al derechohabiente que el mdico valide si procede surtir medicamentos de sustitucin, y en su caso, derive al derechohabiente a otra unidad para su atencin, o bien, se registra como negado. Entrega al derechohabiente copia de la receta de medicamentos o vale de lcteos prescritos. Revisando si los medicamentos surtidos son psicotrpicos

Si son psicotrpicos

10.8 PROCEDIMIENTO PARA EL SURTIDO DE LA SOLICITUD DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIN Y SERVICIOS AUXILIARES
La farmacia recibe del servicio demandante, en original y copia, solicitud de medicamentos para hospitalizacin y servicios auxiliares, revisando que est debidamente requisitada.

No est debidamente requisitada

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Si est debidamente requisitada

Revisa si hay existencias de los medicamentos solicitados.

Regresa la solicitud al servicio para su correcto llenado.

No hay existencia

Si hay existencia

Anota en la solicitud: - Cantidad - Clave - Tipo de despacho(negado) Investiga en otras farmacias si pueden proporcionar apoyo, o en su caso, elabora solicitud extraordinaria o solicita compras emergentes o consolidadas.

Obtiene y ordena los medicamentos, anotando: - Cantidad surtida - Clave - Presentacin

Aplica sello de Codificado y despachado, en original y copia. En el caso de las farmacias con sistema mecanizado se deber obtener la cifra de control de cada solicitud, sumando la columna de cantidad y clave.

Entrega al servicio solicitante medicamentos y lcteos, as como la copia de la solicitud, recabando en el original nombre y firma de la persona que recibe.

Identifica las solicitudes por centro de costo o por unidad mdica.

Acomoda las solicitudes por cada Centro de Costo de la propia unidad y las expedidas en otras unidades, para la afectacin Contable.

110

10.9

PROCEDIMIENTO PARA LA CONCENTRACIN DE MEDICAMENTOS

La farmacia identifica medicamentos a concentrar excedentes en mal estado prximos a caducar

Concentracin a solicitud de la farmacia.

Concentracin por instrucciones de Abastecimiento Delegacional o de Control Tcnico de Insumos Delegacional.

Elabora oficio de solicitud de concentracin, en original y copia, y recaba firma del director o encargado de la Unidad.

Enva a Abastecimiento Delegacional, original de oficio de Solicitud de Concentracin, la copia se archiva en orden cronolgico.

Recibe de Abastecimiento autorizacin para la concentracin.

Elabora formato de Movimientos Varios en original y ocho copias.

Empaca medicamentos a concentrar y recaba firma del director o encargado de la Unidad.

Enva a Abastecimiento medicamentos y formato de Movimientos Varios, debidamente requisitado

Conserva cronolgicamente copia de Movimientos Varios y Autorizacin de Concentracin para la afectacin de los registros de salida.

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10.10 PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIN A CONTROL TECNICO DE INSUMOS DELEGACIONAL, DE MEDICAMENTOS PRESUMIBLEMENTE DEFECTUOSOS

La farmacia detecta medicamentos defectuosos en su calidad.

Separa los medicamentos defectuosos y los identifica con la leyenda No tocar, suspendidos.

Elabora reporte RQME-1 comunicado a Control Tcnico de Insumos Delegacional, en original y cuatro copias.

Recaba firma del director o encargado de la Unidad en la forma RQME-1 o comunicado a Control Tcnico de Insumos.

Separa las muestras a enviar a Control Tcnico de Insumos.

Enva a Control Tcnico de Insumos, mediante oficio: original y tres copias de la RQME-1 comunicado y la muestra del medicamento o lcteo defectuoso.

Conserva temporalmente la 4. copia de la RQME-1 comunicado, para el registro de la salida d e las unidades y para efectuar el movimiento de existencias disponibles, conforme al sistema de control que se tenga establecido.

Contina, segn dictamnen de Control Tcnico de Insumos, el procedimiento correspondiente: - Liberacin de medicamentos - Concentracin de medicamentos

Baja de medicamentos

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10.11 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE MEDICAMENTOS

La farmacia identifica medicamentos para baja y destruccin.

Conserva cronolgicamente dictamen y documentacin que se genere sobre el particular.

Elabora oficio de la solicitud de baja para Abastecimiento Delegacional y Relacin de Bienes de Consumo Informa al Contador de la Unidad, sobre el monto de la baja.

Recaba en la solicitud, firma del director, administrador o encargado de la unidad. Realiza las acciones de acuerdo con el dictamen.

Enva a Abastecimiento Delegacional oficio de solicitud de baja y Relacin de Bienes de Consumo, obtiene acuse de recibo en segunda copia.

Recibe de Abastecimiento Delegacional del Dictamen autorizado por Control Tcnico de Insumos.

Archiva temporalmente la 2. copia en espera del dictamen respectivo.

113

10.12 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CADUCIDADES EN FARMACIA

La farmacia identifica al momento de la recepcin, los medicamentos con caducidad que entran a la farmacia.

Revisa mensualmente el registro de control de caducidades e identifica las claves y lotes cuya fecha de caducidad sea dentro de los cuatro meses siguientes.

Efecta recuento fsico de las claves y lotes que caduquen dentro de los siguientes cuatro meses siguientes.

Determina con base en los promedios de consumo, si las cantidades en existencia de cada clave y lote pueden ser consumidas.

Si pueden ser consumidas

Contina con el procedimiento para la Concentracin de Medicamentos al almacn. Conserva existencias para el surtido de medicamentos.

Actualiza tarjeta(s) de control de caducidades cuando se agoten las existencias de cada clave y lote.

10.13 PROCEDIMIENTO PARA LA SUSPENSIN DE MEDICAMENTOS

Archiva cronolgicamente tarjeta(s) de control de caducidades.

114

La farmacia recibe del Almacn Delegacional, informacin sobre las claves y lotes de medicamentos a suspender. Tambin podr suspenderlos cuando se detecte alguna anomala.

Revisa fsicamente si se tienen existencias de los medicamentos a suspender.

Si hay existencias

Separa fsicamente los medicamentos a suspender, identificndolos con la leyenda No tocar, suspendidos.

No hay existencias

Registra la informacin recibida en original y copia de la forma Registro de Comunicados de Almacn Delegacional.

Enva a fin de mes, original del Registro Comunicados del Almacn Delegacional.

de

Conserva en orden cronolgico, circular, oficio, etc., y copia de la forma Registro de Comunicados del Almacn Delegacional.

115

10.14 PROCEDIMIENTO PARA LA LIBERACIN DE MEDICAMENTOS

La farmacia recibe del rea de Control Tcnico de Insumos informacin sobre las claves y lotes de medicamentos a liberar.

Revisa fisicamente si se tienen existencias de medicamentos suspendidos con base a la informacin recibida.

Si hay existencias

No hay existencias

Separa y acomoda de acuerdo con las normas establecidas, los medicamentos liberados para su consumo.

Registra la informacin recibida de la forma de Registro de Comunicados de Control Tcnico de Insumos.

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Enva a fin de mes, al parea de Control Tcnico de Insumos, original del registro de comunicados.

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12

ADMINISTRACIN DE PERSONAL

La administracin de personal ha cobrado mayor importancia, tanto en el sector privado como en el pblico, debido al reconocimiento del ser humano como centro medular de toda organizacin, muchos han sido los aos de lucha para que el trabajo del hombre sea valorado, y gracias a la aportacin e investigaciones de ingenieros, socilogos, psiclogos, economistas y administradores; se han desarrollado tcnicas y sistemas cada vez ms modernos en materia de administracin de recursos humanos que aumentan la productividad de una organizacin sin descuidar el desarrollo integral de sus trabajadores. 12.1 MARCO TERICO

Despus de incursionar en el campo de la administracin, se entiende que la administracin de personal comprende todas las actividades humanas; abarca desde el director general hasta el ltimo trabajador, siendo todo elemento humano de igual importancia, ya que entre los hombres se establecen mltiples relaciones, directas o indirectas, de superior a inferior, de subordinados a jefes, etc., y la administracin de personal procura, precisamente, que tales relaciones se logren tanto en lo individual como en lo colectivo, con la mxima eficiencia y la mayor cooperacin. En estos dos ltimos puntos, la eficiencia y la cooperacin constituyen los dos elementos fundamentales en toda organizacin. La eficiencia se refiere a las actividades desarrolladas por los individuos que forman parte de una organizacin; mientras que la cooperacin se refiere a la disposicin de los individuos en la realizacin de los fines perseguidos por la organizacin a la que pertenecen. El redescrubrimiento del hombre, la complejidad de la organizacin de las empresas y la necesidad de uniformar las reglas, los sistemas y mtodos empleados para obtener eficiencia y cooperacin del personal, fueron factores decisivos para que empezaran a crear departamentos especializados en esta importante materia que sirvieran de apoyo a los ejecutivos para facilitarles la difcil labor de mejorar en forma gradual la eficiencia y la colaboracin de sus subordinados. Las relaciones humanas dadas en una organizacin pueden considerarse dentro de cinco tipos bsicos: a) b) c) d) e) La relacin entre el hombre y su puesto. La relacin entre el jefe y el subordinado. La relacin entre el hombre y su grupo de trabajo. Las relaciones interdepartamentales. Las relaciones entre los jefes.

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a)

El hombre y su puesto

Cuando un trabajador, empleado o directivo, considerando sus habilidades, capacidades y aptitudes, desarrolla una labor cuyos requerimientos se apegan ampliamente a los rasgos de su personalidad; el resultado es que tal individuo se encuentra integrado a su puesto y, por lo tanto, desempea con la mxima eficiencia las actividades y sume las responsabilidades inherentes al mismo. La armona y el verdadero ajuste traen como consecuencia un alto rendimiento en las actividades del individuo y tambin un alto grado de satisfaccin personal, situacin que se considera como causa fuente de relaciones humanas. b) El hombre y su grupo de trabajo

La relacin que existe entre el jefe y subordinado es de naturaleza armnica y ajustada cuando el jefe ejerce adecuadamente su autoridad, apoyo y comprende al subordinado, pondera y premia sus aciertos y est dispuesto a ayudarlo en su desarrollo y, asimismo, cuando el subordinado respeta al jefe, acepta voluntariamente y de buen grado la autoridad de este y se halla dispuesto a colaborar estrecha y eficientemente con l. c) El hombre y su grupo de trabajo

Es un hecho que para lograr en las empresas objetivos de mxima eficiencia, tanto los directivos como los empleados tienen necesariamente que trabajar en equipos. Tambin es una realidad innegable, que entre los trabajadores y empleados surgen en forma espontnea, pequeos grupos que actan de acuerdo con ciertos patrones de conducta y bajo la autoridad de un lder natural y espontneo. As la relacin hombre-grupo de trabajo ser armoniosa y los trabajadores laborarn satisfechos, se apoyarn mutuamente, colaborarn entre s para lograr la mxima eficiencia. Existen situaciones de desajuste cuando por alguna razn especial el individuo no se integra al grupo de trabajo y es rechazado por los compaeros, lo cual provoca en l sentimientos de antagonismo y agresividad, que conllevan a graves problemas de baja eficiencia, rotacin, ausentismo, quejas, boicoteo de la produccin y dems actitudes negativas que perjudican el buen ambiente de las relaciones en el trabajo. d) Las relaciones interdepartamentales

Dentro de las organizaciones, necesariamente deben establecer vnculos estrechos de conocimiento y amplia colaboracin entre los grupos humanos, integrados debidamente como tales y que constituyen las diferentes divisiones o departamentos en la organizacin. Cuando todo el personal de los departamentos conoce con amplitud las actividades y responsabilidades de cada uno de ellos, cuando todos ellos estn dispuestos a colaborar ampliamente para el logro de los 118

objetivos de la organizacin, cuando existen lazos de verdadera amistad recproca entre los departamentos y cuando los jefes de los mismos, mediante un profundo conocimiento de sus problemas y necesidades, influyen sobre sus subordinados para coordinarse mejor con el personal de otros departamentos y as alcanzar objetivos comunes en beneficio de la propia organizacin, podremos hablar de un ambiente realmente ajustado. e) Las relaciones entre los jefes

El llamado cuerpo administrativo de la organizacin, o sea, el conjunto de jefes o ejecutivos que forman parte de la organizacin formal, tambin est sujeto a estas interrelaciones; de tal modo que si los jefes de divisiones, departamentos o secciones son conscientes de su responsabilidad de dirigir los destinos de la organizacin y como tales se identifican con los objetivos de la misma, se conocen entre s, se estiman se comprenden, se apoyan mutuamente y son conscientes de la necesidad de formar un autntico equipo de administradores para lograr una buena administracin en la empresa y alcanzar los objetivos de la misma, existe armona y ajuste, esta relacin se convierte en una causa de buenas relaciones humanas. Si cuando por el contrario, todos los directivos carecen de consciencia de grupo, no constituyen un autntico equipo de trabajo, no se encuentran debidamente coordinados entre s y viven en una atmsfera de antagonismo, nos encontramos con una causa de malas relaciones humanas. 12.2 Administracin de Recursos Humanos

Para lograr sus objetivos, la organizacin requiere de una serie de recursos o elementos que administrados correctamente, permiten o facilitan el logro de sus objetivos. Estos tres tipos a saber son: a) Recursos materiales, como el dinero, las instalaciones fsicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc. b) Recursos tcnicos, entre los que se encuentran los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc. c) Recursos humanos, que comprenden el esfuerzo o la necesidad humana y factores derivados como experiencias, conocimientos, motivacin, intereses vocacionales, aptitudes, habilidades, salud, etc. Los recursos humanos son ms importantes que los otros dos, pues pueden mejorar y perfeccionar el empleo y el diseo de los recursos materiales y tcnicos, lo cual no sucede a la inversa. La administracin de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al incremento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organizacin en beneficio del individuo, de la propia organizacin y del pas en general.

119

DESCRIPCIN DEL PUESTO Una de las herramientas ms antiguas en la administracin de personal es la descripcin de puestos, que contina desempeando una funcin bsica dentro de la amplia variedad de actividades de las organizaciones, y uno de los principales problemas en el cmo puede aprovecharse al mximo en los procedimientos relacionados con el personal. Otro problema se refiere a las implicaciones que tienen las caractersticas del titular de un puesto, cuando stas no concuerden exactamente como las sealadas en la descripcin respectiva. La descripcin de puestos tiene como fin proporcionar informacin organizacional y funcional. La primera se refiere al lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, en tanto que la segunda describe precisamente en qu consiste el trabajo y define el alcance de las actividades y sus principales responsabilidades. CAPACITACIN Y DESARROLLO Para que el objetivo general de una organizacin se logre plenamente, es necesaria la capacitacin, ya que aporta un personal debidamente adiestrado, capacitado y desarrollado para desempear bien sus funciones; entendiendo la capacitacin como una actividad planeada y basada en las necesidades reales de una organizacin y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador. La concepcin de desarrollo y sano crecimiento de una organizacin implica un esfuerzo planeado que abarca a todos sus integrantes; slo en caso de que el crecimiento sea planeado y encausado debidamente, llevar el nombre autntico de desarrollo integral, lo que implica un plan global y sistemtico de capacitacin. Tambin ayuda en forma trascendente el establecer una o varias polticas de comunicacin abierta, donde algn colaborador no importando su nivel y especialidad, que sea testigo de cualquier anomala, tenga personalidad suficiente para dar testimonio de ella, y si viene al caso, pueda proponer el medio de solucin. Se debe luchar para que el ambiente de las organizaciones sea cada vez ms abierto y permita mayor automotivacin, creatividad y comunicacin efectiva, lo cual redundar en resultados benficos a corto plazo. EL SUPERVISOR Un supervisor es todo aquel que tiene personas bajo sus rdenes y de acuerdo con esta definicin pertenece por lo menos a tres grupos definidos: el del trabajo al que supervisa; el de la direccin del que es representante inmediato y el de supervisores del que es compaero. De aqu se deduce que sus principales 120

responsabilidades se extienden en cinco direcciones y le obligan a desempear de manera efectiva al menos seis papeles diferentes: l) m) n) d) e) Gua e instructor de sus empleados. Ejecutor de ideas, de las propias y de las procedentes de sus superiores o de especialistas del personal. Miembro del grupo de trabajo de los superiores de su propio nivel. Subordinado de su propio jefe y de otros de jerarquas superiores. Mediador ante los niveles superiores, en cuanto a las necesidades de sus subordinados tal como son presentadas stas por los delegados sindicales y por los propios interesados.

121

12.

MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE

La adopcin de medidas de seguridad e higiene en la farmacia, adems de proteger la salud del trabajador, evita prdidas y daos tanto en los medicamentos, como en el equipo de trabajo que repercute en un costo econmico para el propio trabajador, la familia del afectado, la empresa y el pas. Por lo tanto, se requiere precisar las condiciones y actividades peligrosas para detectar, evaluar y controlar los riesgos de trabajo mediante la aplicacin de medidas preventivas especficas para evitar riesgos en los centros de trabajo. CAUSAS DEL ACCIDENTE Las causas ms frecuentes que exponen al trabajador a sufrir accidentes son las siguientes: Falta de capacitacin y adiestramiento sobre las normas de seguridad. Riesgos inherentes por acciones personales en las actividades, como son: Confianza excesiva, incumplimiento a normas y procedimientos establecidos como seguros, fatiga e irresponsabilidad, etc. Malas condiciones del equipo de seguridad. Falta de orden y limpieza. 12.1 MANEJO DE OBJETOS PESADOS

Aunque por lo comn en las farmacias no se maneja carga pesada, deben aplicarse las siguientes reglas en el levantamiento de artculos pesados: Considerar previamente si el artculo o carga pesada puede levantarse o transportarse sin riesgo. Solicitar ayuda si el peso es excesivo o las dimensiones son incmodas. Limpiar la grasa o sustancias resbaladizas de las manos o los objetos. Levantar una carga pesada manteniendo los brazos y el dorso en posicin recta, colocarse en cuclillas junto a la carga y concentrar el esfuerzo en las piernas al levantarse. 12.2 PREVENCIN DE INCENDIOS

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Para protegerse contra incendios se contar con el equipo de extinguidores con cargas vigentes y debidamente distribuidos en sitios especialmente destinados para ello. 12.3 RED FRIA

Si se cuenta con red fra en la farmacia, se requiere sea revisada peridicamente para prevenir fallas y evitar que los medicamentos sufran alteraciones o cambios que impidan su consumo. Objetivo: Minimizar los accidentes de refrigeracin en medicamentos que se manejan en la red fra. Accidente de Refrigeracin: Falla ocurrida en una cmara fra, refrigerador o caja termo que resguarda medicamentos. Puede ser ocasionada por interrupcin de energa elctrica, fallas del equipo o humanas que originan la elevacin o disminucin de la temperatura normada de 2 a 8C.

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SISTEMA COMPUTARIZADO

Las medidas de seguridad con relacin al sistema computarizado, contribuyen a la durabilidad de los equipos y a su mejor aprovechamiento. Vigilar que se utilice solamente para los fines que fue implantado, emplear programas ajenos al sistema puede ocasionar dao en los archivos que en la mayora de los casos es irreversible. Mantener alejadas estibas y anaqueles del rea donde se encuentra instalado. Prohibir fumar y consumir alimentos y bebidas en el rea. Mantener el rea en condiciones ptimas de limpieza. Colocar letreros preventivos. El equipo deber estar alejado de fuentes generadoras de calor y de material inflamable. Proteger el mdulo central y los dispositivos perifricos con una cubierta que evite la acumulacin de partculas de polvo. Realizar peridicamente la limpieza exterior del equipo, utilizando un pao suave humedecido con agua (no usar solventes). Proteger y guardar en lugar seguro los CDs utilizados en el sistema del mdulo farmacias.

En general, en las farmacias debern observarse diariamente diversas medidas de seguridad por el propio trabajador, comprobando en su puesto especfico que el

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medio ambiente y sus herramientas de trabajo estn en buenas condiciones, para iniciar sus labores.

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