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Référence de l’annonce : DOC-CDD-2008-01

DÉNOMINATION DU POSTE

Poste Assistant(e) du service de documentation

Catégorie d’emploi 3 Secrétaire-Assistante

LOCALISATION GÉOGRAPHIQUE

Adresse 12 rue du Val d’Osne


Château de Vacassy
94410 Saint Maurice

L’Institut de veille sanitaire (InVS), établissement public de l’État, placé sous la tutelle du ministère chargé
de la Santé, a pour mission de surveiller l’état de santé de l’ensemble de la population, et d’alerter les
pouvoirs publics en cas de menace pour la santé publique.

Site web : www.invs.sante.fr

AFFECTATION

Département / Service DOC – Service Documentation

Unité / Pôle

Missions / contexte
Le Service Documentation a pour mission principale de mettre à disposition
des personnels de l’InVS et des Cires (Cellules inter-régionales
d’épidémiologie) les informations scientifiques nécessaires à la mise en
œuvre de leurs programmes et de leurs activités.
Il gère les ressources documentaires pour les départements scientifiques et
les services de l’InVS, assure des recherches ponctuelles et des veilles
bibliographiques et d’information à l’intention des personnels scientifiques, et
développe deux bases de données documentaires internes.

24/10/2008
DESCRIPTION DU POSTE

Missions L’assistant(e) a pour mission d’assister la responsable du Service Documentation dans


les activités administratives et logistiques nécessaires au fonctionnement du service.

Il (elle) doit assurer, en binôme avec l’assistante documentaliste actuellement en


poste, la continuité du secrétariat et des principales tâches quotidiennes propres à la
gestion d’un service de documentation.

Activités L’assistant(e) prend en charge les activités suivantes :


Activités de secrétariat (environ 30%) :
- accueil téléphonique,
- gestion des courriers et télécopies,
- mise en forme de courriers, notes, supports de présentations (PowerPoint),
- gestion des commandes courantes (fournitures de bureau),
- classement, rangement, archivage,
- reprographie, numérisation de documents,
- organisation des réunions et des déplacements des personnels du service (ordres de
mission, réservations de transports et d’hébergements, états de frais)

Activités de documentation (environ 70%, formation assurée en interne) :


- gestion des abonnements aux revues papier et électroniques,
- réception et bulletinage quotidien des périodiques,
- gestion des commandes d’ouvrages et autres documents,
- gestion des commandes d’articles dans les centres de ressources,
- réalisation de lettres d’informations internes électroniques sur Dreamweaver,
- surveillance automatisée des sites sur le logiciel WebSite Watcher,
- saisie dans les bases de données documentaires internes (progiciel ES-DMS/ Ever),
- recherches ponctuelles dans la base Medline et autres bases bibliographiques,
- gestion de l’espace documentaire sur l’Intranet (Intradoc) en lien avec le service
communication.

Finalités - Garantir le bon fonctionnement administratif et logistique du service

- Garantir, en collaboration avec l’équipe, une bonne continuité de service aux


utilisateurs du Service Documentation
PROFIL RECHERCHÉ

Niveau Bac à Bac+ 2/3

Diplômes Bac Professionnel ou BTS secrétariat ou DUT Documentation ou DUT Information-


Communication

Expériences Expérience en secrétariat minimum 5 ans. Une expérience dans un service de


documentation ou bibliothèque serait un atout supplémentaire.

Aptitudes / Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)


compétences Aisance parfaite sur Internet et la messagerie électronique (Outlook)
Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et du service
Qualités relationnelles, esprit d’équipe, réactivité
De bonnes notions d’anglais écrit seraient appréciées.
La pratique de Dreamweaver et de WebSite Watcher serait un atout supplémentaire.

DIVERS

Type de contrat CDD de droit public de 4 mois à plein temps (remplacement maternité)

Rémunération Selon l’expérience et le niveau de formation par référence aux grilles des agences
sanitaires.

Prise de fonction Février ou Mars 2008

Renseignements Christine Durand : 01 41 79 69 26

POUR POSTULER

Adresser les candidatures (lettre de motivation + cv) en indiquant la référence de l’annonce à :


Institut de Veille Sanitaire
Service des Ressources Humaines
12 rue du Val d’Osne
94415 Saint-Maurice cedex
ou par courriel : recrut@invs.sante.fr