ANFITRIONES e INVITADOS

Como vimos a travs de las mesas y sus cabeceras, las personas cumplimos roles especficos dentro de las acciones protocolares, segn nuestras responsabilidades As, podemos diferenciar entre ANFITRIONES e INVITADOS. Adems de todos los criterios a tener en cuenta en toda gestin comunicacional y que ya fueron detallados en el captulo I y II para todos en general, las personas segn el rol de anfitrin o invitado, tienen diferentes responsabilidades. El ANFITRIN ser responsable de: 1. Ocupar su lugar. No delegar sus funciones o dejar espacios de poder y responsabilidad vacos. Tomar las decisiones necesarias. 2. Ensayar si es necesario, teniendo en cuenta todas las variables. Dejar la menor cantidad posible de elementos librados al azar 3. Mostrar armona y respeto por el/los invitado/s, no dejando personas fuera de su inters o atencin. Si por la cantidad de invitados esto no fuera viable, ser responsable de designar personas de sus equipos que se encarguen de diferentes grupos de invitados, de manera que en su nombre, todos los presentes se sientan valorados, cuidados y cmodos. 4. Liderar sus emociones, creando un clima de confianza y disfrute. Liderar las acciones y emociones de las personas que estn colaborando con la organizacin de la actividad, ya sea un personal de servicio en un domicilio personal para una actividad social, como un equipo de trabajo para la organizacin de una actividad protocolar de mayor envergadura. 5. Formalmente abrir, desarrollar y cerrar las actividades.

6. Integrar, presentar a todos los invitados entre s, a travs de la conversacin directa haciendo que personas de su entorno, lo hagan con ese fin. Detectar personas invitadas con gustos o actividades afines para conectarlos. 7. Atender, estar atento a sus invitados y a sus colaboradores y/o profesionales, servicios contratados. 8. Recibir a los invitados cuando esto sea posible, por ejemplo cuando se invita a una comida protocolar en la propia casa o en un lugar especialmente reservado para tal fin a un nmero limitado de personas, enviar alguien designado por l que represente su rol con validez, en caso de actividades organizacionales de rango que impida la recepcin personal o cuando la figura de anfitrin est personalizada en una alguien con un grado tal de representatividad que no sea pertinente que as lo haga. Ejemplo, si el anfitrin es una empresa o nacin y el que representa ese anfitrin en ese acto, es el presidente de esa empresa o el presidente de esa nacin. 9. Honrar a todos y, de modo especial, al/los Invitado/s de Honor.

10. Liderar, mostrar, indicar cundo se inicia o se cierra algo, cundo, cmo y dnde se lleva a cabo cada movimiento. Es el gran orientador que da la seales de cmo se desarrolla esa obra que es el evento protocolar.

 As, la ANFITRIONA de una comida organizada en su casa, recibir a sus invitados, indicar por ejemplo cundo pasar al comedor, cuando comenzar a comer, as como tambin invitar a los comensales a pasar a otro espacio una vez finalizada la comida. A su vez, el ANFITRIN en ese mismo encuentro, recibir a los invitados como la anfitriona y, ya en el momento de la comida, ser el responsable de las bebidas en general. Abrir las botellas de vino y determinar si est en condiciones de ser compartido. En cambio, en caso de que invite a un restaurante, ser responsable de abonar la cuenta, avisando con anticipacin al matre para que no se generen movimientos de dinero ni tarjetas de crdito entre los presente, por confusiones con la factura o deseos de liderazgo de algunos de los invitados. Asimismo, ser el responsable de tomar y abrir la carta de vinos y, slo en este mbito, l podr designar a alguien ms de los presentes para elegir y/o probar y aprobar el vino, si considera que esa persona est ms calificada para cumplir esa funcin o como una forma de honrar a aquel que realmente cuenta con la pericia para hacerlo. La diferencia que acabamos de describir entre la casa y el restaurante, se fundamenta en que esta responsabilidad slo puede ser delegada a otro cuando esta persona pueda expresar su opinin sin sentir que incomoda al anfitrin y donde pueda pedir que el vino sea cambiado por otro tipo, marca y/o cosecha, de la carta. Sin embargo, en una casa, se puede generar una incomodidad al entendido si es sincero al desvalorizar la calidad del vino seleccionado por el dueo de casa para esa ocasin o si fue aportado como obsequio, por otro invitado y ms an si no lo descalifica por esta cuestin y hace que todos coman con un vino que puede no ser ptimo. Ambos indicarn en una comida, si no est especificado con indicadores escritos en tarjetas o en planos, cul es el sitio de cada uno de los comensales, de manera clara y amable. El INVITADO, a su vez, ser responsable de: - Tener claro cul es su grado de representatividad para la invitacin de la cual es objeto y cul es la responsabilidad que tiene en funcin de ella. - Estar atento a lo que propone y/o presenta el anfitrin/anfitriones y permitir que sea quien lidere y se luzca. - Aceptar las ubicaciones, menes, etc. y no explicar, ni justificar, ni sumar historias personales que no aporten o generen un ruido para el objetivo de la reunin. - Integrarse a los dems invitados, evitar formar grupos cerrados con una ms personas que dejen fuera al resto. Estar atento al perfil de los dems invitados para desarrollar participar de conversaciones interesantes para todos. - Respetar los tiempos de cada actividad, evitando retrasar o apurar etapas, pasos, momentos. Tambin, llegar y retirarse en el momento oportuno.

Agradecer enseguida o al da siguiente la invitacin, llevando enviando un saludo en forma escrita, un presente, etc.