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EMPRESA CONSTRUCTORA FE GRANDE LTDA.

ORURO BOLIVIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Oruro, abril de 2009

INTRODUCCION Los manuales de procedimientos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, se destaca lo relativo a los manuales procedimientos, ya que facilitan al personal el aprendizaje acerca de las operaciones de la empresa, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la prctica como puntos de referencia para la instruccin del nuevo personal. La importancia de los manuales de procedimientos a travs de una mirada retrospectiva a la

administracin permitir llevar a la empresa desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. De este modo, se espera que para los antiguos y nuevos empleados con la implantacin de este manual de procedimientos no surjan inconvenientes, ni deficiencias internas en la entidad.

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

INGRESOS DE EFECTIVO
Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de registro del efectivo ingresado a la entidad Alcance: - Se inicia con la verificacin de documentos internos o externos, elaboracin del recibo y/o comprobante de ingreso y finaliza con el depsito del efectivo si no existiera diferencias. Unidades que intervienen. - Contabilidad, - Auxiliar de Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Depsitos del efectivo mximo en 24 horas. - El encargado debe tener una garanta o fianza. - Crear documentacin fuente para las entradas de efectivo como recibos y otros prenumerados. - Efectuar peridicamente un examen sorpresa de las partidas que figuran en el depsito, confrontndolos con el registro de ingresos de caja y las boletas de depsito. - Separacin de funciones entre la persona que recibe y el que realiza los depsitos. - El encargado de recibir el efectivo no debe realizar pagos a proveedores u otros. - Debe efectuarse rotacin del personal encargado del manejo y custodia del efectivo. - Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados. Formularios y documentacin utilizada: - Documentos de respaldo (planillas de avance de obras, planilla de liquidacin, control de horas efectivas, etc.) - Factura, - Comprobante de Ingresos Caja Formulario DAF CG CDE 001, - Krdex de Control de Ingresos de Efectivo Formulario DAF CG CDE 002, - Arqueo de Efectivo Formulario DAF CG CDE 003, - Papeleta de Deposito, - Libro de Caja. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la verificacin de saldos en documentos internos y externos, - Se prepara la factura si no existe diferencias, - Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja Form. DAF-CG-CDE-001, - Registro en el Krdex de ingreso de efectivo, para su acumulacin temporal Form. DAFCG-CDE 002, - Se procede a realizar el arqueo de efectivo Form DAF CG CDE 003, - Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y formularios usados, - De no existir, se conecta con el proceso del depsito de efectivo.

Firmas Autorizadas: - Auxiliar Contable, - Contador, - Gerente Administrativo Financiero. Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

Procedimiento:

INGRESO DE EFECTIVO FLUJOGRAMA

DESCRIPCION

INICIO DE PROCESO

Se inicia con la verificacin de saldos en documentos internos y externos,

VERIFICACIN DE SALDOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

EXISTE DIFERENCIA

SI

ENVI SOLICITUD DE REVISIN DE DATOS

NO ELABORACIN DE FACTURA ORIG. - CLIENTE

Se prepara la factura si no existe diferencias, Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja Form. DAF-CG-CDE001,

COP IA EMPRESA -

ELABORACIN COMPROBANTE DE INGRESOS CAJA


Form DA F-CG-CDE 001

REGISTRO EN KARDEX DE INGRESOS


Form DAF-CG-CD-002

Registro en el Krdex de ingreso de efectivo, para su acumulacin temporal,


SI

EFECTUAMOS ARQUEO

Form DAF CG-CDE-003 -

Se procede a realizar el arqueo de efectivo, Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y

EXISTE DIFERENCIA?

NO CONECTAMOS CON PROCESO DE DEPSITOS DE EFECTIVO ARCHIV O FIN DEL PROCESO

formularios usados, De no existir, se conecta con el proceso del depsito de efectivo.

Preparado por:

Revisado por:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

EGRESOS DE EFECTIVO
Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de control de la salida de efectivo de la empresa. Alcance: - Se inicia con la recepcin de la autorizacin de pago o compra y finaliza con la emisin del comprobante de egresos caja y archivo de la documentacin de respaldo. Unidades que intervienen. - Departamento Administrativo, - Auxiliar de Contabilidad Controles Internos a efectuarse: - Autorizacin de la adquisicin o compra, - Recepcin de factura con sello de cancelado, - Informe del encargado de la adquisicin, - El encargado debe tener una garanta o fianza. - Crear documentacin fuente para las salidas de efectivo como recibos y otros prenumerados. - Efectuar peridicamente cortes o arqueos de caja. - Separacin de funciones entre la persona que autoriza, entrega y el que realiza los registros de salidas de efectivo, - Debe efectuarse rotacin de personal encargado del manejo de efectivo. - Realizar conciliaciones bancarias peridicamente. - Los pagos menores se hagan a travs de fondos fijos. - Limitar los pagos con efectivo a una cantidad mxima, - Establecer personas autorizadas para firmar cheque o autorizaciones de pago, - Establecer limitaciones a los importes de los cheques o autorizaciones de pago firmadas por una sola persona, - Realizar pagos solamente basados en comprobantes aprobados y la documentacin original de soporte adjunta. - Evitar la firma de cheques o autorizaciones de pago en blanco. - Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados. Formularios y documentacin utilizada: - Comprobante de egresos caja DAF CG CDE 007, - Factura del Proveedor, - Movimiento Diario de Efectivo Form. DAF CG CDE 008, - Libro de caja, - En caso de adquisicin de materiales y/o suministros formulario de Recepcin de Materiales, - En caso de adquisicin de activos fijos formulario de Recepcin de Bienes de Uso, Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin de la autorizacin de compra o pago - Se recepciona la factura respectiva con sello de cancelado, - Se elabora el Comprobante de Egresos caja, - Emisin o giro de cheque y/o pago en efectivo, - Se registra en el formulario de movimiento diario de efectivo para su acumulacin temporal, - Registro en libro de caja, - Archivo de la documentacin de respaldo.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

RENDICIN DE CUENTAS FONDO FIJO


Objetivo del procedimiento: - Controlar y registrar el movimiento del Fondo Fijo. Alcance: - Se inicia con la creacin del fondo fijo y finaliza con el reintegro del saldo. Unidades que intervienen. - Contador, - Secretaria, - Otro designado por autoridad superior. Controles Internos a efectuarse: - Arqueos sorpresivos y peridicos, - Los pagos efectuados por fondo fijo deben estar soportados por documentos debidamente aprobados, - Establecer una persona responsable exclusiva para el manejo de este fondo, - Evitar realizar anticipos de salarios o sueldos mediante este fondo, - Comprobar en el momento del reembolso los documentos que sirven de apoyo, - Cuando se reponen los fondos del fondo fijo se deben sellar con el rotulo de PAGADO (y la fecha) para evitar el pago duplicado, - La autorizacin de reembolso o giro de cheque para reponer el fondo fijo debe estar a nombre de la persona que tiene a su cargo la custodia del mismo, - Registro de las operaciones efectuadas y el reembolso respectivo. Formularios y documentacin utilizada: - Recibos de fondo fijo Form. DAF CG CDE 009, - Formulario de rendicin de cuentas fondo fijo, Form. DAF CG CDE 010, - Cheques, - Facturas, - Otros necesarios. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la creacin del fondo fijo, entregando los fondos al responsable, - El mismo que dispone los fondos en gastos debidamente respaldados, - Realizar la correspondiente rendicin de cuentas, adjuntando al mismo la documentacin respectiva, - En caso de presentar diferencias, revisar hasta determinar el saldo correcto. - Encontrado el saldo correcto el Gerente Administrativo o el superior designado aprobara

el descargo, Se autorizara el respectivo desembolso. Archivo de la documentacin de respaldo.

Archivo de la Documentacin: - Toda la documentacin de respaldo generada en este proceso ser archivada por en el Departamento de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

DEPOSITOS DE EFECTIVO
Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de depsito del efectivo ingresado a la entidad. Alcance: - Se inicia con la verificacin de documentos internos o externos, elaboracin del recibo y/o comprobante de ingreso y finaliza con el depsito del efectivo si no existiera diferencias. Unidades que intervienen. - Contabilidad, - Auxiliar de Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Depsitos del efectivo mximo en 24 horas. - El encargado debe tener una garanta o fianza. - Crear documentacin fuente para las entradas de efectivo como recibos y otros prenumerados. - Efectuar peridicamente un examen sorpresa de las partidas que figuran en el depsito, confrontndolos con el registro de ingresos de caja y las boletas de depsito. - Separacin de funciones entre la persona que recibe y el que realiza los depsitos. - El encargado de recibir el efectivo no debe realizar pagos a proveedores u otros. - Debe efectuarse rotacin del personal encargado del manejo y custodia del efectivo. - Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados. Formularios y documentacin utilizada: - Papeleta de Deposito.

Instrucciones para el manejo: - Se inicia con el llenado de la papeleta de depsito bancario u otro documento equivalente, - Se entrega el efectivo y la papeleta al funcionario encargado del banco, - El funcionario del banco verifica el efectivo recontado y la papeleta de depsito, - Si el depsito no es correcto se procede a la devolucin del mismo, - Si el depsito es correcto se procede a realizar la recepcin, sellado y rubricado del mismo, - Se entrega la papeleta de depsito al interesado y se archiva temporalmente, - Conectamos con el proceso de Registro de Depsitos. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero, - Contador. Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

REGISTRO DEPOSITOS DE EFECTIVO


Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de depsito del efectivo ingresado a la entidad Alcance: - Se inicia con la recepcin de la papeleta de depsito o su equivalente y finaliza con la elaboracin del comprobante de ingreso. Unidades que intervienen. - Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Depsitos del efectivo mximo en 24 horas. - El encargado debe tener una garanta o fianza. - Crear documentacin fuente para las entradas de efectivo como recibos y otros prenumerados. - Efectuar peridicamente un examen sorpresa de las partidas que figuran en el depsito, confrontndolos con el registro de ingresos de caja y las boletas de depsito. - Separacin de funciones entre la persona que recibe y el que realiza los depsitos. - El encargado de recibir el efectivo no debe realizar pagos a proveedores u otros. - Debe efectuarse rotacin del personal encargado del manejo y custodia del efectivo. - Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados.

Formularios y documentacin utilizada: - Papeleta de Deposito, - Libro de Bancos, - Comprobante de Diario Ingreso. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin de la papeleta de depsito u otro documento equivalente, - Si el depsito es correcto se registra en el Libro de Bancos, - Si el depsito no es correcto se procede a la devolucin del mismo, - Archivo temporal de la papeleta de depsito, - Se conecta con el proceso de elaboracin del comprobante de ingreso y se adjunta la documentacin acumulada en el proceso. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo, - Contador. Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

CONCILIACIN BANCARIA
Objetivo del procedimiento: - Efectuar peridicamente la conciliacin bancaria y determinacin del saldo correcto y saldo segn Banco y Empresa. Alcance: - Se inicia con la recepcin del estado extracto bancario y finaliza con la elaboracin del estado de conciliacin y los ajustes si correspondieran. Unidades que intervienen: - Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias, - Elaborar asientos de ajuste si corresponden. Formularios y documentacin utilizada: - Extracto Bancario,

Hoja de Trabajo para Conciliacin Bancaria DAF-CG-CDE 004, Estado de Conciliacin Formulario DAF-CG-CDE 005, Libro de Bancos Formulario DAF-CG-CDE 006.

Instrucciones para el manejo: - Recepcin del Extracto Bancario, - Se elabora la conciliacin bancaria contrastando la informacin del libro de bancos y el extracto bancario, - De no estar correctos los saldos se procede a determinar el saldo real y efectuar los ajustes pertinentes conectando al proceso de elaboracin del comprobante de traspaso, - Se elabora el estado de conciliacin, - Se efecta el archivo de la documentacin. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo y Financiero, - Contador.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR


Objetivo del procedimiento: - Efectuar un control adecuado sobre las cuentas por cobrar. Alcance: - Se inicia con la recepcin del estado de las cuentas por cobrar y finaliza con el registro de las cuentas por cobrar. Unidades que intervienen: - Contabilidad.

Controles Internos a efectuarse: - Cotejar datos entre el Estado de cuentas por cobrar y el Mayor general de cuentas por cobrar, - Realizar el cruce de informacin entre facturas y registros de contabilidad, - Llevar un control de las cuentas por cobrar por la antigedad de las mismas, - Identificar permanentemente las cuentas devengadas, - Efectuar conciliaciones peridicas de las cuentas por cobrar entre el mayor general y los mayores auxiliares, - Verificar el registro de las operaciones, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro, - Efectuar confirmaciones, - Verificar que los registros en libros correspondientes estn debidamente respaldados y autorizados. Formularios y documentacin utilizada: - Resumen de cuentas a cobrar DAF-CG-CDE 012, - Kardex de Ingresos DAF-CG-CDE 002. Instrucciones para el manejo: - Recepcin el detalle del Resumen de cuentas por cobrar, - El contador procede a revisar el resumen de cuentas por cobrar, cotejando saldos con las facturas emitidas y el kardex de ingresos, - En caso de no existir factura y si registro en el estado o viceversa, realizar un ajuste o enviar confirmacin a la empresa correspondiente, - Se procede a elaborar el comprobante de traspaso por las cuentas por cobrar del periodo, - Archivo de la documentacin. Firmas Autorizadas: - Contador. Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

ENTREGA DE FONDOS A RENDIR


Objetivo del procedimiento: Efectuar un control adecuado sobre los fondos entregados con cargo a rendicin de

cuentas. Alcance: Se inicia con entrega de fondos y finaliza con el registro en comprobante de egresos, y posterior archivo de la documentacin de respaldo. Unidades que intervienen. Gerente de Operaciones, Encargado de los fondos, Contador,

- Auxiliar de Contabilidad Controles: Los pagos efectuados deben estar soportados por documentos debidamente aprobados, Comprobar en el momento del reembolso los documentos que sirven de apoyo, Registro de las operaciones efectuadas,

- Verificar el registro de las operaciones, Formularios y documentacin utilizada:

Informe de Fondos a Rendir Formulario DAF-CG-CDE 013,

- Libro de Caja. Instrucciones para el manejo: Recepcin de la documentacin de respaldo, Verificar saldos y documentos recibidos con el resumen de egresos, Se procede al llenado del libro de caja, Se procede a elaborar el comprante de diario de egresos, Archivo de la documentacin. La documentacin originada es archivado por el Auxiliar de Contabilidad

Archivo de la Documentacin:

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

REGISTRO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

Objetivo del procedimiento: - Registrar la adquisicin de materiales, suministros y servicios para la empresa. Alcance: - Este proceso se inicia con la solicitud de bienes, materiales, suministros y/o servicios en una de las unidades y finaliza con el registro contable de la adquisicin realizada. Unidades que intervienen: - Departamento Administrativo financiero, - Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Toda compra debe efectuar una persona responsable, - Las copras deben tener un reglamento de adquisiciones, - Verificar que se cumplan con las especificaciones tcnicas, - Verificar que el bien o servicio haya ingresado o se haya recibido. - Realizar el cruce de informacin entre facturas y registros de contabilidad, - Llevar un control adecuado de los materiales o suministros ingresados a la empresa, - Efectuar conciliaciones peridicas entre el mayor general y los krdex de entrada, - Verificar el registro de las operaciones, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro, - Verificar que los registros en libros correspondientes estn debidamente respaldados y autorizados. Formularios y documentacin utilizada: - Solicitud de Bienes y/o Servicios DAF-CG-CIA 001, - Solicitud de Cotizacin DAF-CG-CIA 002, - Cuadro comparativo de cotizaciones DAF-CG-CIA 003, - Libro de Compras IVA. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin del pedido de bienes y/o servicios, - El gerente administrativo financiero y el gerente general evalan la documentacin para decidir sobre la factibilidad de la compra o servicio. De no corresponder el proceso concluye, - Una vez autorizada la compra se elabora y realizada las cotizaciones, - Se decidir si la compra se realizar al contado o al crdito, - Si es al contado se conecta con el proceso de elaboracin de comprobante de egresos caja, - Si es al crdito con el proceso de elaboracin del comprobante de traspaso, - Conectamos con el proceso de recepcin de materiales o con el proceso de recepcin de servicios, - Se registra en el Libro de Compras IVA y otros registros auxiliares, Firmas Autorizadas: - Gerente General, - Gerente Administrativo Financiero, - Contador. Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

RECEPCIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACEN


Objetivo del procedimiento: - Verificar la correcta recepcin y registro de los materiales y suministros adquiridos. Alcance: - El proceso se inicia con la verificacin de cumplimiento de especificaciones de los materiales o suministros comprados y finaliza con la elaboracin del comprobante de egresos. Unidades que intervienen: - Contabilidad, - Auxiliar de Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Verificar que se cumplan con las especificaciones exigidas, - Efectuar el ingreso de las adquisiciones a almacenes, - En caso compras mayores solicitar boleta de garanta, - Llevar un control adecuado de los materiales o suministros ingresados a la empresa, - Verificar el registro de las operaciones, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro, - Verificar que los registros en libros correspondientes estn debidamente respaldados y autorizados. Formularios y documentacin utilizada: - Recepcin de materiales y suministros Form DAF-CG-CIA 004 - Devolucin de materiales y suministros Form DAF-CG-CIA 005, - Krdex de control de exixtencias Form DAF-CG-CIA 006. Instrucciones para el manejo: - Recepcin y verificacin de los materiales, - Se evala si los materiales estn de acuerdo a las especificaciones, - De no ser as se procede a la devolucin, - Si esta de acuerdo con lo requerido se procede a la elaboracin del formulario de Recepcin de materiales y suministros, - Registro en krdex de materiales y suministros, - Se autoriza el pago segn condiciones de la adquisicin, - Se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de egresos. Firmas Autorizadas: - Contador.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

RECEPCIN DE SERVICIOS
Objetivo del procedimiento: - Verificar el correcto registro y recepcin de los servicios percibidos. Alcance: - El proceso se inicia con el llenado del formulario de solicitud de servicios y finaliza con la elaboracin del comprobante de egresos. Unidades que intervienen: - Contabilidad, - Auxiliar de Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Verificar que se cumplan con las especificaciones exigidas, - Verificar el registro de las operaciones. Formularios y documentacin utilizada: - Recepcin de servicios contratados Form DAF-CG-CIA 007. Instrucciones para el manejo: - Percepcin del servicio segn formulario de recepcin de servicios contratados, - Se evala si el servicio recibido esta de acuerdo a las especificaciones tcnicas, - De no ser as se procede a la revisin del contrato, para aplicar la sancin correspondiente. - Se autoriza el pago segn condiciones del contrato de servicios, - Se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de egresos. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero, - Contador.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

SALIDA DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS


Objetivo del procedimiento: - Registrar y controlar la salida de materiales. Alcance: - Se inicia con el llenado del formulario de pedido de materiales y finaliza con la elaboracin del comprobante de traspaso. Unidades que intervienen: - Contabilidad, - Auxiliar de Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Emitir documentos de respaldo por la salida de los materiales y/o suministros, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro. Formularios y documentacin utilizada: - Pedido de Bienes y/o Servicios Form. DAF-CG-CIA 001, - Nota de entrega de materiales y/o suministros Form DAF-CG-CIA 008, - Materiales despachados Form. DAF-CG-CIA 009. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con el llenado de la solicitud de materiales de almacn, - Se realiza verificacin de la existencia del material, - Si la evaluacin es positiva, se dar curso mediante nota de entrega de materiales, - Si fuese negativa la evaluacin, el proceso se conecta con el proceso de adquisiciones, - Se realiza la entrega del material solicitado, - Se actualiza el krdex de materiales, - Se actualiza el informe de materiales despachados, - Se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de egresos. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero, - Contador.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

REGISTRO DE ADQUISICIN DE BIENES DE USO


Objetivo del procedimiento: - Registrar el movimiento econmico de los bienes de uso, los incrementos por nuevas adquisiciones, los revalus, las actualizaciones y las disminuciones por realizacin o desincorporacin. Alcance: - Se inicia con la recepcin de la documentacin originada en la Gerencia Administrativa y finaliza con la elaboracin del comprobante respectivo. Unidades que intervienen: - Gerente administrativo financiero, - Contabilidad. Controles Internos a efectuarse: - Verificar calidad y especificaciones tcnicas requeridas en la cotizacin. Formularios y documentacin utilizada: - Libro de Bienes de Uso Form. DAF-CG-AF 001, - Krdex individual Form. DAF-CG-AF 002. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin de la documentacin que se origina en el Depto. Administrativo debido al movimiento econmico de los bienes de uso, - Se verifica la documentacin, - Se registra en el Libro de Bienes de uso, - Se procede al registro en el krdex individual para su control contable respectivo, - Si existe la necesidad se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de correspondiente. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero,

Contador.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

REGISTRO DE ENTREGA DE BIENES DE USO


Objetivo del procedimiento: - Efectuar un control adecuado en la entrega de bienes de uso propiedad de la empresa entregada a encargados de las diferentes unidades de la empresa. Alcance: - Se inicia con la recepcin del pedido de equipos o herramientas y finaliza con la entrega del bien respectivo. Unidades que intervienen: - Gerente administrativo financiero, - Contabilidad, - Responsable del bien. Controles Internos a efectuarse: - Emitir documentos de respaldo por la entrega de bienes de uso, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro. Formularios y documentacin utilizada: - Entrega de Equipos o Herramientas en general Form. DAF-CG-AF 003.

Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin del pedido bienes de uso, - Se verifica la existencia del bien, - Si la evaluacin es positiva, se dar curso mediante nota de entrega, - Si fuese negativa la evaluacin, el proceso se conecta con el proceso de adquisiciones, - Se realiza la entrega del bien solicitado, - Se actualiza el krdex de individual para su control contable respectivo, - Se registra en el Libro de Bienes de uso para su control contable respectivo, - Si existe la necesidad se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de correspondiente. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero, - Contador, - Responsable de la recepcin.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad, en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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ORURO BOLIVIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

REGISTRO DE INVENTARIO DE BIENES DE USO


Objetivo del procedimiento: - Efectuar un control adecuado en el inventario de bienes de uso propiedad de la empresa. Alcance: - Se inicia con la inventariacin de los bienes de uso y finaliza con el registro de las diferencias encontradas. Unidades que intervienen: - Gerente administrativo financiero, - Contabilidad, - Responsable del bien. Controles Internos a efectuarse: - Emitir documentos de respaldo por la entrega de bienes de uso, - Separacin de funciones de autorizacin, custodia y registro.

Formularios y documentacin utilizada: - Informe de Inventario de Bienes de Uso Form. DAF-CG-AF 004. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la preparacin de documentos necesarios para el inventario de bienes de uso, - Se verifica la existencia del bien, - Si la evaluacin es positiva, concluye el proceso, - Si fuese negativa la evaluacin, el proceso se conecta con el proceso de adquisiciones, - Se actualiza el krdex de individual para su control contable respectivo, - Se registra en el Libro de Bienes de uso para su control contable respectivo, - Si existe la necesidad se conecta con el procedimiento de elaboracin de comprobante de correspondiente. Firmas Autorizadas: - Gerente Administrativo Financiero, - Contador, - Responsable de la custodia del bien.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado por el auxiliar de contabilidad en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

SELECCIN Y RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL


Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de seleccin y reclutamiento del personal. Alcance: - Inicia con la emisin de la convocatoria, evaluacin y posterior incorporacin del personal seleccionado.

Unidades que intervienen. - Comisin de Seleccin y Reclutamiento de personal. - Secretaria Administrativa. Controles Internos a efectuarse: - Emisin de convocatoria en forma anticipada. - Presencia de integrantes del Directorio de la empresa.

Formularios y documentacin utilizada: - Requisicin de Personal Formulario DAF-RRHH 001, - Solicitud de empleo, - Hoja de Calificacin y Evaluacin de meritos, - Informe. Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la elaboracin y posterior publicacin de la convocatoria. - El interesado deben llenar el formulario de Solicitud de Empleo, adjuntando el Curriculm Vitae y la documentacin respectiva. - La secretaria emite el recibo de conformidad de documentos. - El Gerente Administrativo elabora el formulario de calificacin y evaluacin de meritos, donde se analiza la documentacin presentada del postulante, transcribe datos al formulario de evaluacin y convoca al postulante habilitado a la evaluacin respectiva, fijando da, hora y lugar. - La comisin encargada entrevista y evala al postulante y emite informe. - Las autoridades instruyen la contratacin. - Conecta procedimiento a Contratacin de Personal.

Archivo de la Documentacin: - La documentacin originada es archivado en la Unidad de Recursos Humanos.

Elabor: Revis: Aprob:

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Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

CONTRATACION DEL PERSONAL


Objetivo del procedimiento: - Realizar la correcta contratacin el personal.

Alcance: - Inicia con la recepcin del instructivo para contratacin, asimismo informe y documentos hasta la emisin del contrato. Unidades que intervienen. - Gerente Administrativo Financiero, - Unidad de Recursos Humanos, - Secretaria. Controles Internos a efectuarse: - Recepcin del informe y documentos respectivos. - Llenar el kardex del personal contratado. - Archivar el flder del personal contratado. - Archivar el contrato firmado. Formularios y documentacin utilizada: - Informe de la comisin encargada, - Documentacin del personal a contratar, - Elaborar la Ficha del Trabajador Formulario DAF-RRHH - 002, - Preparar el Contrato de Trabajo Formulario DAF-RRHH 003, en 2 ejemplares: Original para el Interesado, 1 copia Recursos Humanos. Instrucciones para el manejo: - Recibir la instruccin de la comisin encargada para la contratacin del personal. - La Unidad de Recursos Humanos a cargo elaborar el contrato a plazo fijo o indefinido en ejemplares: O para el Interesado, 1 C Recursos Humanos. - En la unidad de recursos humanos se crear el file, llenar la ficha del trabajador y archivar la documentacin. - Se firmar el Contrato. - Conclusin del proceso.

Archivo de la documentacin. - La documentacin generada en esta operacin ser archivado por la unidad de recursos humanos.

Elabor: Revis: Aprob:

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ORURO BOLIVIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento:

PROCESO NARRATIVO

ELABORACION Y REGISTRO DE PLANILLA

DE SUELDOS
Objetivo del procedimiento: - Elaborar y registrar la planilla de sueldos y salarios. Alcance: - Se inicia con la recogida de informacin de las tarjetas de control de asistencia y finaliza con la elaboracin del comprobante de respectivo. Unidades que intervienen. - Departamento de Operaciones, - Personal y Planillas, - Contabilidad. Controles: - Revisin permanente de planillas a cargo del Gerente administrativo y financiero. - Adecuado control de las tarjetas de asistencia. Formularios y documentacin utilizada: - Control de Asistencia DAF-RRHH 005, - Tarjetas de Tiempo DAF-RRHH 006, - Planilla de Sueldos DAF-RRHH 007. - Planilla de Aportes Patronales DAF-RRHH 008 - Planilla de Aportes Laborales DAF-RRHH - 009 - Papeletas de Pago DAF-RRHH 010 Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepcin de los controles de asistencia y las tarjetas de tiempo, - Se realiza la revisin de la documentacin recibida, - Si no existen errores se elabora las planillas respectivas, tomando en cuenta el clculo del total ganado, descuentos de ley, otros descuentos, lquido pagable, aportes patronales y laborales. - El Gerente General y el Gerente Administrativo Financiero autorizarn las Planillas de sueldos, aportes patronales y laborales. - Conectamos con el proceso de elaboracin de comprobante respectivo.

Archivo de la documentacin. - La documentacin generada en esta operacin ser archivado en la Unidad de Contabilidad.

Elabor: Revis: Aprob: