Cmo elegir un ERP

Cmo elegir un ERP

Bienvenido a Cmo elegir un ERP. Seleccionar el mejor software de contabilidad para su organizacin es una de las decisiones comerciales ms crticas que usted puede enfrentar. Hemos creado esta gua para proveerle con la informacin esencial que usted necesita para tomar la mejor decisin posible. Usted debe preguntarse, Porqu una empresa de software de contabilidad como ACCPAC distribuye un folleto que no promociona sus propios productos? Sabemos lo importante que es la buena informacin para tomar la mejor decisin posible. Es ms, estamos confiados que mientras mayor sea la cantidad de personas que sepan sobre software de contabilidad, probablemente consideren seriamentey en ltima instancia elijanlas soluciones de software de contabilidad y e-business de ACCPAC. En otras palabras, nuestras soluciones de software cumplen con las ms avanzadas necesidades empresariales. En ACCPAC esperamos ayudarlo en su bsqueda exitosa de la mejor solucin de software de contabilidad y e-business para su organizacin.

Por qu hacer el cambio?

Quin debera considerar el cambio a un nuevo ERP? Algunos de los siguientes conceptos lo describe a usted o a su organizacin?

Capacidad para la mejor toma de decisiones

Su pequea empresa siempre ha utilizado un registro contable manual a fin de encontrar una manera econmica de hacer negocios. Su empresa est creciendo rpidamente y necesita un sistema que puede crecer al mismo ritmo. Usted tiene requerimientos internacionales que no se estn cumpliendo adecuadamente. El sistema que actualmente tiene ya no cumple con las normas necesarias para el crecimiento de su empresa. Los procesos han cambiado la forma de hacer sus negocios. Usted desea una solucin e-business con un respaldo financiero integrado. Usted est usando software DOS. Usted est usando una planilla de clculo de PC (Lotus o Microsoft Excel) o un paquete de contabilidad muy pequeo (por ejemplo, QuickBooks, Peachtree). Usted tiene un sistema legadoun antiguo sistema personalizado para su organizacinque al personal probablemente no le guste , pero que entienden y que pueden usar sin demasiado esfuerzo.

Un software de contabilidad ntegro puede proveer tanto una informacin instantnea sobre el estado de su empresa, as como reportes detallados y otros datos necesarios para la planificacin estratgica a largo plazo.

Mejor flujo de caja

La administracin de caja es esencial para todas las empresas. La integracin de facturacin, inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar le permite administrar su caja en forma fcil y eficiente. Una buena administracin de caja le brindar a su empresa ms opciones para realizar campaas que generen ingresos y crecimiento a largo plazo.

Informacin ms precisa

Con un software de contabilidad completamente integrado, usted no solo tendr mayor acceso a informacin, sino a informacin ms precisa. A diferencia de un sistema de contabilidad manual, donde se pierde mucho tiempo haciendo referencias cruzada de los nmeros registrados en distintos libros (y donde aumenta dramticamente el potencial de cometer errores)en un sistema de contabilidad computarizado la informacin se ingresa solamente una vez y se usa a lo largo de todo el sistema.

Mayor control

Muchas organizaciones se quedan con su sistema de contabilidad actual por demasiado tiempo. Es cmodo para usar, y es conocido y comprendido. Generalmente involucra temor (o por lo menos una fuerte aprensin) cuando se cambia a algo nuevo y desconocido. Adems, existen temas importantes de tiempo y recursos, incluyendo el costo del cambio y el tiempo necesario para aprender el nuevo sistema. Pero permanecer cmodo no es siempre lo mejor especialmente cuando se trata de la salud financiera y el xito a largo plazo de su empresa.

El software de contabilidad integrado provee acceso en tiempo real a informacin financiera crucial para la administracin de su empresa. Esto le permite tener un mayor control y la posibilidad de administrar ms eficientemente las distintas reas de su empresa.

Una base para el crecimiento

El software de contabilidad adecuado puede ayudarlo a medida que su empersa crece: expandirse a medida que su organizacin se expande, permitiendo la incorporacin de usuarios adicionales y ofreciendo el tipo de reportes y otros datos de inteligencia empresarial requeridos.

Un buen sistema provee

Un software de contabilidad adecuadamente instalado e implementado puede contribuir con muchos beneficios a su empresa, incluyendo:

Haga ms ahora
Son muchos los desafos para elegir, instalar e implementar exitosamente un sistema de contabilidad nuevo. Pero as tambin son las

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oportunidadespara obtener mayor control de los asuntos financieros de su empresa, para la mejor toma de decisiones, y para mejorar el flujo de caja, entre otros. El resto de esta gua describe los seis pasos para seleccionar exitosamente un software de contabilidad: 1. Involucre a las personas apropiadas 2. Defina el desafo 3. Seleccione a un consultor 4. Evale el rendimiento de la aplicacin 5. Seleccione un proveedor de software 6. Implemente el sistema

Usuarios del Sistema

Son las personas que usarn el software diariamente. Necesitan que el software sea fcil de usar, lgico y eficiente.

Administradores del Sistema

Los administradores supervisan a los usuarios del sistema. Estos administradores del sistema deben comprender la informacin financiera y las necesidades de reportes requeridos por gerencia, y luego guiar a los usuarios del sistema para usarlo en forma eficiente.

Cinco errores que se cometen en la seleccin de software de contabilidad

Error 1: No hacer un estudio profundo
El anlisis y luego la seleccin de software de contabilidad insume tiempo y esfuerzo. La informacin es crtica para seleccionar el sistema ms apropiado para su empresa. Usted ya est un paso ms adelante del resto de las personas porque est leyendo este folleto.

Clientes del Sistema

Los clientes de la informacin financier a se encuentran a lo largo de la organizacin, en cada departamento y en cada nivel. Estas personas dependen de los informes, resmenes y otros datos generados por el ERP para tomar slidas decisiones y as poder eficazmente administrar a sus grupos o departamentos. Puede ser que los clientes del sistema no comprendan las bases contables, pero s requieren de la informacin suministrada por el software.

Error 2: Mala interpretacin de los beneficios de automatizacin

Automatizar la contabilidad y sus funciones relacionadas puede ahorrarle a su organizacin considerable tiempo y esfuerzo. Sin embargo, las computadoras nunca pueden reemplazar la inteligencia, juicio y buen trabajo del ser humano.

1. Involucre a las personas apropiadas

Su software de contabilidad genera informacin utilizada a lo largo de la mayor parte de su empresa. Por ello, la seleccin de un nuevo software no se debera delegar a un nico departamento o gerente. La participacin de diversos grupos funcionales le permitir seleccionar, implementar y usar la mejor solucin de software financiero posible. En general, existen cinco grupos de personas que deberan estar involucradas en el proceso de seleccin:

Error 3: Ignorar los beneficios difciles de cuantificar

Es difcil de calcular los beneficios en trminos de incremento de productividad, mejor toma de decisiones y otros factores despus de la implementacin exitosa de un nuevo sistema. Los resultados que le siguen a la larga seleccin e implementacin de la mejor solucin de contabilidad, pueden incrementar drsticamente sus nmeros finales.

Aprobadores del Sistema

Son las personas que deben dar su aprobacin final para la adquisicin del sistema. Tpicamente este grupo incluye a representantes de Sistemas de Informtica

Error 4: Pasar la responsabilidad a otro

La gerencia y el personal clave dentro de la organizacin deben estar involucrado en el

Usuarios del sistema Administrador del sistema Sistema Contable Aprobadores de compras

proceso de seleccin e implementacin. Nunca dependa solamente de las recomendaciones y aportes del consultor.

Error 5: Creer que el software de contabilidad es solamente para los contadores

El software de contabilidad ofrecer resultados en la forma de informacin crtica para cada gerente de la empresa. No seleccione un sistema que no suministre reportes detallados y otra informacin necesaria para toda la empresa.

Clientes del sistema

Personal de informatica

Mltiples grupos deben estar involucrados en el proceso de seleccin del software.

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Posible Programa de Planificacin

El siguiente es un simple proceso de cinco pasos para analizar, seleccionar, implementar y utilizar exitosamente un nuevo sistema de contabilidad.

(SI), contabilidad y de gerencia ejecutiva. El presidente o gerente general de la empresa puede tener un papel prominente en la seleccin del sistema, o puede delegar esta tarea a otra persona.

Dnde en el ciclo contable est experimentando la mayor prdida de productividad y la mayor cantidad de errores? Cmo impactan negativamente las inconsistencias en su empresa? Qu informacin/reportes se estn solicitando que actualmente no se pueden crear/entregar? Cmo podra integrar su solucin de contabilidad con sus iniciativas de ebusiness?

Personal de SI
Los representantes de SI de la organizacin deberan estar muy involucrados en el proceso de seleccin de software de contabilidad y de hecho tener roles claves en la instalacin y el mantenimiento permanente del software.

Paso 1: Planificacin preliminar

Esto incluye una revisin de las capacidades, fortalezas y debilidades, as como una lista inicial de lo que usted desea hacer con su nuevo sistema y que no pudo lograr con su sistema anterior.

2. Defina el desafo
Comprender las fortalezas y debilidades de la informacin financiera de su empresa es crtico al seleccionar la solucin de software de contabilidad apropiada. Cuanto ms conozca sobre los desafos que espera que el software resuelva, mejor decisin podr tomar.

Paso 2: Acumulacin de informacin

La informacin es crtica para la sana toma de decisiones. Cuanto mayor es la informacin en cantidad y calidad, que usted pueda obtener ahora sobre los distintos sistemas que se considerarn, a la larga lo ayudar.

Prepare una lista de desafos que actualmente est enfrentando. Luego cree una segunda lista de lo que usted deseara hacer pero no puede hacer ahora. Esta informacin debera ser su principal lista central de requerimientos cuando evale un nuevo software de contabilidad.

Priorizar su automatizacin
La mayora de las organizaciones automatizan sus negocios de la siguiente forma: 1. Procesamiento de texto 2. Facturacin, cuentas por cobrar 3. Cuentas por pagar 4. Control de inventario

Paso 3: Anlisis
La revisin cuidadosa de la informacin recolectada es necesaria para tomar decisiones sanas. Favor note que este paso puede incluir demostraciones de software, visitar organizaciones donde el software ya est instalado, y quizs visitar la casa matriz del proveedor del software.

Preguntas que hacer

Cules son algunos de los desafos que su empresa est actualmente experimentando con su sistema de contabilidad? Preguntas que usted puede considerar incluyen:

Qu tareas manuales beneficiaran a la organizacin si se automatizan?

Paso 4: Implementacin
Una vez elegida la solucin de software, se debera comenzar con la implementacin. Esto puede durar semanas o meses, incluyendo la conversin de datos, capacitacin del usuario y otros elementos.

Posible Programa de Planificacin

Meses (Aproximado) 1. Planificacin preliminar 2. Acumulacin de informacin 3. Anlisis 4. Implementacin 5. Revisin postimplementacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Paso 5: Revisin post-implementacin

Este paso incluye el monitoreo continuado y revisin del sistema. Est funcionando tal como se esperaba? Qu elementos se necesitan modificar, cambiar o personalizar? Qu elementos opcionales se pueden agregar para incrementar el rendimiento del sistema?

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5. Libro mayor 6. Ingreso de rdenes de venta 7. Nmina 8. rdenes de compra 9. Autoedicin de documentos 10. Planillas de clculo, pronsticos 11. Reportes de gestin personalizados Cinco aos despus de la automatizacin, se les solicit a las empresas que ordenen las aplicaciones de mayor a menor en cuanto al beneficio. Esto es lo que informaron: 1. Informacin para la toma de decisiones a nivel gerencial (planilla de clculos, reportes personalizados) 2. Informacin para la planificacin/pronstico de flujo de caja (rdenes de venta, rdenes de compra) 3. Facturacin y cuentas por cobrar 4. Control de inventario 5. Libro mayor 6. Nmina 7. Procesamiento de texto Note que la mayora de las personas consideran que la contabilidad bsica (libro mayor) est al final de la lista de beneficios deseados. La informacin gerencial, por el otro lado, est arriba de todo en la lista de beneficios.

el presupuesto y as ayudar a evaluar la efectividad de cada rea. Qu necesito para pronosticar con precisin y controlar mi flujo de caja? Debido a que la caja es de vital importancia para una empresa, proyectar un flujo de caja debera ser un elemento clave de su ERP. Rastrear las rdenes de venta y rdenes de compra tambin sern invalorables, dado que suministran informacin anticipada sobre ingresos y egresos de caja a futuro. Otros elementos que afectan la caja, que se deben monitorear en forma precisa, incluyen el flujo de manufactura, despachos, recepcin de rdenes de trabajo y el movimiento de materiales. Qu informacin necesito para administrar mis activos? Cuentas por cobrar e inventario a menudo son los principales activos financieros de una empresa. La mayora de la caja de su empresa est atada a estos activos, de modo que pequeas variaciones en el monto de cualquiera de los dos pueden tener un fuerte impacto en su flujo de caja. Al ejercitar ms control sobre sus activos, el reembolso es fcilmente visible e inmediatamente queda de manifestado. Qu debera automatizar para crecer? Muchas empresas automatizan por las razones equivocadas, o computarizan funciones que ofrecen poca utilidad. Primero, aplique sus recursos a las reas con el mayor beneficio a sus resultados finales. Usted puede determinar estas reas mediante un estudio y anlisis cuidadoso de su sistema de contabilidad. Qu tan flexibles podemos ser? Tiene sentido considerar un software de contabilidad que se cre especficamente para el tamao general de su empresa. Aun cuando se sigue esa gua general, pocas organizaciones usan el software de contabilidad tal como es. La mayora de las empresas personalizan uno o ms aspectos del software de contabilidad. Aquellas organizaciones que son ms adaptables e intentan integrar la mayor personalizacin y flexibilidad obtendrn los mayores beneficios de su solucin de software de contabilidad.
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Otras preguntas que hacer

Qu informacin necesita para tomar decisiones estratgicas? Esto podra incluir resultados basados en la administracin de presupuestos o la reestructuracin de su empresa. Podra incluir ganancias brutas por producto, cliente o vendedor. Usted probablemente deseara predecir qu clientes y productos estn creciendo y cules declinando. Usted podra desear utilizar ndices financieros para medir el rendimiento de su empresa y compararlo contra sus competidores. Su libro mayor puede mostrar el rendimiento de reas especificas de ganancias y costos para luego comparar estos resultados contra

Calculando los costos de consultora

Los honorarios de consultora varan mucho, dependiendo de las necesidades de la empresa, la experiencia del consultor, y una serie de otros factores. Mientras que es imposible estimar exactamente cunto usted gastar con un consultor durante las fases del anlisis, implementacin y capacitacin, la lista a continuacin provee algunos rangos comunes que considerar:

Usted no debera tener que modificar su forma de hacer negocios para adaptarlo a su paquete contable. Asegrese que la solucin de contabilidad que eligi sea suficientemente flexible para ajustarla a sus necesidades de negocio.

3. Seleccione a un consultor
Es posible que su empresa ya tenga el personal necesario para implementar exitosamente su nuevo ERP. Sin embargo, es ms probable que usted no tenga los recursos de personal y tiempoo conocimientospara dedicarlos a analizar, adquirir, instalar y mantener un sistema. Un consultor puede ayudar considerablemente. Los consultores tienen experiencia especialhan pasado muchas veces por el proceso de adquisicin e implementacin. Y aun que cobran honorarios, pueden ayudar a su empresa de tres maneras significantes: 1. Evaluar y seleccionar el mejor ERP para su empresa. 2. Ahorrar tiempo y dinero durante la instalacin y subsiguiente capacitacin del sistema. 3. Sacar el mximo provecho de su nuevo sistema basado en las cualidades del sistema y los requisitos de la organizacin. Algunos de los mejores consultores son revendedores de software de contabilidad. La mayora de los software de contabilidad se compran a travs de revendedores. Por lo tanto, pueden enfocar toda su atencin en ayudar a automatizar los sistemas comerciales. Los revendedores de software tienen un real inters en el xito de su empresa, ya que en el futuro desean continuar ofreciendo sus servicios.

Anlisis de necesidades del cliente Instalacin de red y aplicaciones Modificar procedimientos para el nuevo sistema Disear plan de cuentas, archivos de clientes, archivos de proveedores Modificacin de reportes del Sistema Capacitacin del personal administrativo Capacitacin del administrador del sistema Modificacin de documentos

4-20 horas 5-20 horas

2-5 horas por mdulo

10-20 horas

10-25 horas

10-20 horas

10-25 horas 5-10 horas por mdulo

Usted puede tener costos adicionalesy algunos ahorrossi su sistema de contabilidad ya est automatizado; la conversin de datos podra costar ms, pero el anlisis y la capacitacin podran costar menos.

Encontrar a un consultor
Existen muchas formas de encontrar consultores calificados en software de contabilidad. He aqu algunas ideas probadas.

Pregunte a su departamento de SI con quienes han trabajado previamente. Pida sugerencias o recomendaciones a sus colegas. Atienda una exposicin o seminario de la industria contable. Revise publicaciones contables. Converse con sus colegas, especialmente con los de su industria.

El consultor ideal
El consultor ideal con quien trabajar es alguien que ha examinado e instalado sistemas de contabilidad en empresas similares en tamao y alcance a la suya. Para averiguar a qu tipos de organizaciones un consultor ha asistido previamente, simplemente pregntele. He aqu algunas preguntas para formular a un posible consultor o revendedor.

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El revendedor puede suministrar referencias? Pida nombres de contactos y nmeros telefnicos, y luego llame para conocer todo lo que pueda sobre la relacin laboral del cliente con el revendedor. El consultor puede suministrar un paquete completo de servicio? Los elementos crticos de cualquier implementacin de software son capacitacin de producto, soporte tcnico, y mantenimiento y actualizaciones futuras. Busque un revendedor que desea asistirlo y no solamente con la venta e instalacin inmediata, pero tambin con la capacitacin y el servicio a largo plazo. El revendedor escucha eficazmente? Esta es la pregunta que separa a un verdadero consultor de un vendedor callejero. Para hacer las mejores recomendaciones a su empresa, un revendedor debe conocer su compaia incluyendo sus capacidades actuales y aquellos tems o funciones que faltan (pero que son necesarias). El revendedor ha intentado conocer lo mayor posible del funcionamiento de su organizacin?, Ha conversado con ms de una persona de su empresa? Se comunica en forma clara? Sea precavido de los revendedores que dedican todo su tiempo a hablar de caractersticaslo que el programa hace. Durante las conversaciones con un revendedor, su enfoque debera estar orientado hacia los beneficios que un software de contabilidad puede brindar a su organizacin. Usted cree que podr trabajar con el revendedor? Mientras la compra del software de contabilidad es una transaccin comercial, usted trabajar en forma conjunta con el revendedor durante un perodo de das, semanas, y posiblemente meses. Por lo tanto, es importante encontrar un consultor con el que d gusto trabajar, que encuadre bien con la filosofa y cultura de su empresa, y con el que usted sienta le proveer la pericia y consultora en forma profesional.

4. Evale el rendimiento de la aplicacin

Una vez que haya seleccionado al revendedor o al consultor, tmese el tiempo para examinar aplicaciones especficas. Aqu hay un secreto que la mayora de las empresas comercializadoras de software de contabilidad no le dicen: la gran mayora de los programas contables bsicamente ejecutan las mismas funciones. Naturalmente, vara enormemente cmo hacen las tareas especficas. Esto significa que uno no se puede equivocar cuando elige un software de contabilidad? En realidad no. Hay diferencias sustanciales entre los programas, el tipo de informacin que provee, y las empresas que desarrollan software de contabilidad. Aqu hay distintos elementos claves a considerar cuando se examinan las distintas soluciones de software de contabilidad.

La empresa
Est familiarizado con la empresa que hace el software? Es una empresa respetada en la industria del software? Cunto tiempo han estado en el mercado? Cul es su visin para el futuro, tanto para sus propios productos como para la industria del software de contabilidad en general? Estas son algunas de tantas preguntas que debera intentar contestar referente al desarrollador del programa contable que est evaluando. Obviamente, usted no desea una empresa que est hoy pero maana no.

Escalabilidad como un producto

Escalabilidad es una palabra extravagante por una simple razn: su software, puede expandirse a medida que su empresa crece? Existen dos elementos en la escalabilidad de un producto. La primera es escalar hacia arribael desarrollador de software ofrece una lnea de productos que pueda actualizar en una forma lgica, fcil y rentable? Cuando considere actualizaciones futuras, pregunte lo siguiente:

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Negocios a travs del Internet

Casi todas las empresas requieren alguna interaccin con el Internet. La actual adopcin de esta tecnologa ha incrementado dramticamente. Mientras se demor ms de 70 aos para que el telfono llegara a 50 millones de usuarios, el Internet ha alcanzado la misma cantidad en solo cinco aos. En otros diez aos, los expertos predicen que las tecnologas de Internet usadas para expander el alcance de su negocio se considerarn herramientas de negocio tan comunes como el telfono. Qu relacin tiene el Internet con la seleccin del software de contabilidad? E-business es parte de todas las actividades que realiza una empresa que usa el Internet. Esto incluye no solo comprar y vender, pero adems servicio al cliente, colaborar con socios comerciales y realizar todo tipo de transacciones electrnicas dentro de una organizacin. Las organizaciones ms exitosas tendrn un software de e-business totalmente integrado a su software de contabilidad. Adems de una integracin total entre transacciones y procesos de negocios, el software para el Web debera tener las siguientes caractersticas:

Cun fcil/rpidamente se podrn convertir los datos existentes a la nueva versin? Permanecer igual la interfaz de los distintos productos de software? (La misma interfaz reduce significativamente la cantidad de capacitacin necesaria.) Qu incentivos de precio, si existe alguno, se ofrecen a los clientes actuales que desean actualizar? Se ejecutarn los reportes personalizados y otras caractersticas personalizadas cuando se instale el nuevo software, o se perdern?

Facilidad de uso
Los Negocios, en general, y la contabilidad en particular, pueden ser complejos; usted desea una solucin de contabilidad que sea simple, lgica y fcil de usar. Considere estas preguntas durante su proceso de anlisis de soluciones:

Cun simple y fcil de usar es la interfaz de software, las pantallas primarias donde se ingresan los datos o se administran? Cun fcilmente se navega entre los mdulos del software? Qu tipo de documentacin y capacitacin se proveer? Cun robustos son los departamentos de soporte tcnico y servicio al cliente de la empresa de software?

El otro elemento a considerar es si la familia de software le permite escalar hacia afuerapodr agregar elementos para optimizar el software existente? Las mejores soluciones de software le permite escalar hacia fuera ofreciendo:

Qu hay debajo del Iceberg?

La mayora de las soluciones de software de contabilidad incluyen componentes bsicos. Examine cuidadosamente qu es lo que no tiene un programa como parte de sus mdulos centrales; las opciones disponibles, aunque pueden ser convenientes tenerlas, tambin pueden rpidamente incrementar el costo de la solucin. Intente descubrir qu tiene cada programa bajo la superficie. Se incluyen opciones tales como la conversin de mltiples monedas, capacidad de generar reportes, o flexibilidad al crear facturas, todo esto como parte del programa central, o solamente disponibles como opciones costosas? Pdale ayuda a su revendedor con esto; conozca completamente cul es el contenido de cada programa y cunto costar cada funcin opcional.

Numerosos mdulos opcionales, adems de los mdulos centrales. Productos de terceros. Capacidad de personalizar funciones, reportes, etc. Tienda Web y/o funcionalidad e integracin de e-business.

Velocidad de instalacin
La instalacin de un nuevo software de contabilidad es un proyecto importante. Un tema clave es comprender cun rpida y eficientemente se puede instalar el nuevo software. En general, cuanto ms tiempo consume la instalacin del software, ms costoso se hace el proceso de instalacin y mayores son las posibilidades de errores u otras interrupciones en el manejo de su empresa. Pregunte a su consultor o proveedor de software cunto tiempo consume una instalacin estndar y qu factores pueden incrementar o disminuir la cantidad de tiempo requerido.

Adaptabilidad a los procesos existentes de la empresa y expectativas de los clientes

Flexibilidad de implementacin para facilitar la instalacin y la escalabilidad

Soluciones econmicas para cada iniciativa de e-business

Explore con su consultor y/o su revendedor de software el alcance de los productos de e-business y los servicios que ofrecen, y cmo se comparan con los puntos recin mencionados.

Capacidades de e-business
Dentro de los prximos diez aos casi todas las empresas comercializarn, de una forma u otra, sus productos y/o servicios a travs del Web. Teniendo en

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cuenta esto, es importante que su software de contabilidad sea lo suficientemente robusto y verstil para:

manejar? Cuntos artculos se pueden incluir en una sola factura, orden de venta u orden de compra?

Capacidad de reportes

Ser apto para e-business Ofrecer una integracin total con el software de una tienda Web

Construir y administrar una tienda Web es un gran desafo. As tambin lo es mantener un sitio que opere las 24 horas del da, siete das a la semana, 365 das al ao. Las mejores soluciones de software de contabilidad son aquellas que se conectan con una tienda Web y otros software de Internet. Estas soluciones permiten que su empresa opere en forma eficiente y reduzca sus costos operacionales. Nuevamente, pida consejos a su consultor. Pensar siempre a largo plazo es esencial para elegir la mejor solucin de software de contabilidad.

El software ya tiene la capacidad de producir los reportes que requiere su empresa? Si no la tiene, se pueden crear reportes personalizados con mnimo tiempo y esfuerzo adicional?

Facilidad al ingresar datos

Usted desea un sistema en el que se pueda ingresar informacin en forma rpida y eficientemente: editar toda la pantalla, sistema de ayuda en lnea, guas claras, etc. Adems, usted desea un sistema que no requiera uso excesivo del mouse, desacelerando el ingreso de informacin, forzando al usuario a cambiar entre el teclado y el mouse.

Validacin de datos

Globalizacin
Con el surgimiento del Web, casi todas las empresas se convertirn en empresas globales, por lo tanto comprarn y/o vendern productos en pases en todo el mundo. He aqu algunas de las preguntas claves con respecto en qu medida son globales el software y la empresa de contabilidad:

Cun efectivo es el software en prevenir que se ingresen errores al sistema? El programa debera poder controlar errores (tales como duplicar clientes y proveedores, nmeros de artculos incorrectos y cantidades o fechas irrazonables). Un buen sistema, adems, notifica al operador de cantidades o precios unitarios inusuales para ciertos tipos de artculos y ofrece selecciones vlidas junto a un mensaje de notificacin.

Se da soporte a productos que incluyen mltiples monedas? La empresa vende y da soporte a productos en los pases donde usted hace negocios? El software est disponible en otros idiomas adems del ingls? El software se adapta a los distintos regmenes impositivos y requerimientos de reportes de estos pases?

Manejo de errores

Averige cmo cada programa previene transacciones fuera de balance, y cmo se previene al usuario de dar de baja, o de otro modo, de perder datos importantes previamente ingresados en el sistema. Algunos sistemas proveen pistas de auditora detalladas para rastrear quin realiza cada modificacin.

Seguridad

Otros factores
Otros elementos claves a tener en cuenta cuando se examinan soluciones de software de contabilidad incluyen los siguientes:

Capacidad

Esto se refiere a las caractersticas limitantes del software. Cul es la cantidad mxima de clientes, proveedores o artculos de inventario que permite

El grado en que se pueden proteger funciones y reportes sensibles mediante claves afectar cmo se clasifica el programa en cuanto a seguridad. Idealmente, usted debera poder especificar las operaciones que cada usuario puede ejecutar en cualquier momento dado. Por ejemplo, un sistema con una gran seguridad le permitira a usted especificar que su empleado de cuentas por pagar pudiera imprimir nicamente los cheques los jueves por la tarde comenzando el 1 de junio y finalizando

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el 30 de agosto. Algunos sistemas inclusive permiten generar un informe para verificar cundo se ejecut la impresin de cheques y quin la realiz.

Un trayecto de actualizaciones
Es similar a la escalabilidad mencionada anteriormente. Una buena empresa de software invierte fuertemente en ingeniera y desarrolla nuevas caractersticas y mejoras al producto en forma frecuente. Se mantiene a la vanguardia de nuevas tecnologas y se asegura que sus clientes tambin lo hagan, particularmente aquellos con empresas de rpido crecimiento. Una actualizacin de softwaredonde usted pasa a un producto similar pero ms poderosole puede dar a su empresa la flexibilidad necesaria a medida que crezca. Las actualizaciones de software tambin son bastante cotizadas ya que a menudo cuestan mucho menos que el precio normal del software completo. Imagine que hace un ao se compr un auto nuevo, y luego ve el modelo de este ao, y le gustara que su auto tuviera todas las caractersticas del modelo nuevo. Usted no puede tener esas nuevas caractersticas a menos que se compre el modelo nuevo! Una buena empresa de software, sin embargo, le proveer las actualizaciones de producto a precios razonables o como parte de un servicio de mantenimiento anual.

5. Seleccione un proveedor de software

Ahora que ha examinado las distintas posibilidades de software de contabilidad, es el momento de tomar una seleccin. Es importante darse cuenta que no solo est seleccionando un sistema de contabilidad, sino que adems est eligiendo una empresa. Previamente vimos qu se debe analizar al seleccionar a un consultor. A continuacin exponemos en detalle los factores que hay que considerar cuando se elige un proveedor de software.

Una amplia base instalada

Cuntas organizaciones en su pas estn actualmente utilizando el software de la empresa? Cuntas organizaciones en el mundo estn usando su software? Cuntos revendedores tienen? Si la empresa que usted considera tiene una amplia base instalada de usuarios, es obviamente un signo de que algo estn haciendo bien. Las personas y las organizaciones votan con sus chequeras; un producto popular es un buen signo que la empresa es estable y mantiene buenas relaciones con sus clientes. Una amplia base instalada, adems, tiene un segundo beneficio: desarrolladores de software de terceros, los cuales probablemente ofrezcan aplicaciones de software adicionales, tiles herramientas, entrenamiento de producto y otros beneficios que usted pueda utilizar una vez que instale el software.

Un buen equipo de soporte tcnico

Su consultor ser un buen recurso para ayudarlo a responder preguntas tcnicas u otros temas que surjan. Pero an as, seguramente usted depender tambin del equipo de soporte tcnico del proveedor. Preguntas que hacer referente al equipo de soporte del proveedor son las siguientes:

Cuntas personas hay en soporte tcnico? Cun rpido atienden las llamadas de los clientes? Cules son sus horarios de trabajo? Qu opciones se encuentran disponible para preguntas e inquietudes despus de horas normales de operacin? Cules son los costos y qu planes de servicio incluyen?

Actualizaciones (Upgrades) frecuentes

Los buenos proveedores de software actualizan su software frecuentemente. Adems, ofrecen en forma rpida y fcil las correcciones a las fallas del software a todos sus distribuidores y clientes. Antes de completar la adquisicin, averige si la empresa de software tiene disponible un programa de mantenimiento o soporte que le d acceso a actualizaciones a medida que se hacen disponibles.

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6. Implemente el sistema
Una vez que ha elegido el proveedor y el producto, y adquirido el software, entonces ahora es el momento de instalar la solucin. Si ha realizado sus tareas, este es uno de los momentos ms excitante del proceso, sin embargo, este tambin puede ser un momento frustrante! Tomar tiempo instalar en forma adecuada y segura el nuevo software, sin daar o invalidar su sistema existente. Inevitablemente, habr que adems resolver algunos imponderables. Cul es la mejor manera para que un proceso de implementacin resulte exitoso? Siga esta gua:

a los usuarios infrmelos cuando ocurrirn las modificaciones. Adems, mantenga involucrado a su equipo de gerentes durante todo el proceso de implementacin a travs de reuniones, capacitacin, etc.

No se apresure demasiado
Apresurar la implementacin puede producir errores y tensin innecesaria. Calcule que la instalacin e implementacin del nuevo software se efecte durante el perodo de menor actividad en su empresa. Cuando usted se encuentre listo para comenzar a utilizar el nuevo sistema, intente hacerlo durante un fin de semana, de esta forma minimizar las posibles interrupciones comerciales de la empresa. Inclusive puede considerar comenzar a utilizar el nuevo sistema mdulo por mdulo y operarlo en forma paralela con su sistema actual, esto con el objeto de verificar y comparar los resultados.

Posponga modificaciones
Uno de los errores ms comunes que cometen las empresas es solicitar modificaciones extensas a programas antes de instalarlos y usarlos. En vez de hacer funcionar un sistema nuevo como el anterior, espere hasta que usted comprenda cmo funciona el nuevo sistema antes de intentar modificarlo o personalizarlo.

Modifique cargos laborales para reflejar mayores responsabilidades

Es casi seguro que el proceso de implementacin le presente a uno o ms empleados con la posibilidad de desempear un trabajo excepcional o exceder el papel que ha tenido en el pasado. Trabajo adicionalnoches, fines de semanatambin puede ser necesario. Premie estos esfuerzos con una bonificacin inmediata y/o un ascenso.

Provea buena capacitacin

An el mejor software puede ser una pesadilla para la empresa si no se capacita adecuadamente el personal para usarlo. El personal es la clave del xito en cualquier implementacin de software de contabilidad. La buena capacitacin del personal es esencial y brindar la informacin, prctica y compromiso necesario para obtener el mximo beneficio del software. Favor tome en cuenta que distintas personas dentro de su empresa tienen distintas habilidades y niveles de experiencia con computadoras; una clase de capacitacin no ser probablemente suficiente para cada usuario del sistema. Pregunte a su consultor o proveedor de software por un plan que tenga en cuenta a todo el personal de su empresa, considerando el nivel tcnico de cada empleado para as tener a todo el personal a un mismo nivel.

Planee tener una revisin y evaluacin continua

Planifique revisar y evaluar el sistema en forma frecuente (tres, seis, nueve meses) comparando los resultados del nuevo sistema contra sus expectativas y los resultados del antiguo sistema. Comunquese inmediatamente con su consultor y proveedor para resolver dificultades o responder preguntas. Documente todas las modificaciones y las personalizaciones realizadas.

Mantenga informado al personal

Frecuentes reuniones de revisin durante la fase de implementacin tambin ayudarn al personal a familiarizarse con el nuevo sistema. No sorprenda
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Acerca de ACCPAC
Desde aplicaciones para pequeas oficinas hasta sistemas empresariales, ACCPAC ofrece las soluciones e-business de principio a fin ms amplias, escalables y rentables en la industriaentregando un excelente rendimiento, funcionamiento avanzado, integracin con diversos productos y la arquitectura ms slida en la industria. Al vender exclusivamente a travs de canales certificados de revendedores autorizados, ACCPAC nunca se encuentra lejos de usted, sin importar la cantidad o ubicacin de las oficinas de su empresa. Con una red mundial de ms de 5.000 Socios Comerciales con extensa experiencia y capacitacin, y ms de 500.000 clientes registrados, ACCPAC ha ayudado a empresas en todo el mundo a obtener ventajas estratgicas diseadas a mejorar la productividad de empresas como la suya, y as enfrentar el futuro con confianza y optimismo. ACCPAC es lder mundial de aplicaciones de administracin empresarial, suministrando software, servicios de soporte e integracin en ms de 100 pases del mundo. Con su casa matriz en Pleasanton, California, ACCPAC tiene ms de 600 profesionales dedicados, ubicados en oficinas en Estados Unidos, Australia, Canad, India, Mxico, el Medio Oriente, Asia, Sudfrica y el Reino Unido. ACCPAC es una subsidiaria de Computer Associates International, Inc., una de las empresas de tecnologa ms grandes y ms respetadas en el mundo.

12 Cmo elegir un ERP

Sede Corporativa Central ACCPAC International, Inc. 6700 Koll Center Parkway Third Floor Pleasanton, CA 94566 925-461-2625 800-873-7282 www.accpac.com

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