A)

Berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8 Tahun 1991

termaktub panduan kepada Ketua-ketua jabatan untuk menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM). Kedua-dua dokumen ini adalah bertujuan bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti organisasi atau jabatan. Di dalam pekeliling ini juga dijelaskan tentang keperluan ketua-ketua jabatan untuk mengkaji semula MPK dan FM yang dibuat dari semasa ke semasa (sekurang-kurang sekali setahun) atau jika berlaku sebarang perubahan dalam dasar dan undang-undang yang melibatkan jabatan berkenaan. Ianya juga perlu kemaskini apabila wujud proses-proses atau tugastugas baru dalam jabatan atau pejabat. Panduan ini hendaklah digunakan bermula dari tarikh pekeliling ini dikeluarkan. MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan atau pejabat keseluruhannya. Perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat dijelaskan melalui jadual dibawah; MANUAL PROSEDUR KERJA Dokumen rujukan peringkat Jabatan/ Dokumen Pejabat Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan Satu Manual Prosedur Kerja untuk Satu Jabatan Mengandungi maklumat yang menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan Jawatan Berasaskan individu Satu Fail Meja untuk Satu Jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk menyendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan FAIL MEJA rujukan peringkat tugas dan

Individu/

tanggungjawab

Berdasarkan jadual di atas, jelas menunjukkan perbezaan antara MPK dan FM. MPK adalah dokumen rujukan di peringkat jabatan. Setiap jabatan perlu menyediakan satu carta organisasi bahagian unit dan kedudukan pegawai di dalam bahagian atau unit yang merupakan dokumen rujukan jabatan. Manakala FM pula merupakan satu carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas dokumen yang juga merupakan dokumen rujukan peringkat individu atau jawatan. MPK juga adalah berasaskan fungsi dan tugas jabatan manakala FM pula adalah berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.

Menurut Ismail Yusof (2006), satu perbezaan yang ketara adalah hanya satu sahaja MPK yang perlu dibuat oleh setiap jabatan. Manakala FM perlu dibuat untuk setiap satu jawatan. Bermaksud setiap individu yang bekerja perlu membuat satu Fail Meja mengikut bidang tugas masing-masing. Contohnya seseorang guru perlu membuat Fail Meja yang mengandung tugas-tugas yang dikendalikannya. MPK mengandungi maklumat mengenai semua aktiviti dalam jabatan manakala dalam FM mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. MPK dan FM adalah dua dokumen yang berbeza, walau bagaimanapun ia adalah dua dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain. Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu. Kesimpulannya.,walaupun kedua-dua dokumen ini berbeza dari peringkat jabatan dan unit namun ianya mempunyai satu matlamat iaitu membantu dalam pengurusan yang mana ianya dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti kerja. Namun begitu Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu di kemaskini setiap kali ada perubahan yang berlaku dalam jabatan atau unit tersebut seperti penyusunan semula struktur jabatan. Selain itu, kajian semula perlu dikemaskini supaya ianya bersesuaian untuk menjadi dokumen rujukan utama bagi pegawai dan staf jabatan atau pejabat pada setiap masa. Oleh itu dokumen rasmi ini amat penting dan boleh digunakan sebagai bahan rujukan kepada seseorang pegawai yang baru dilantik berkhidmat dalam sesuatu jabatan.

B)

MPK adalah dokumen rujukan rasmi peringkat jabatan atau pejabat yang bertujuan untuk

meningkatkan produktiviti. Menurut Mok Soon Sang (2008), MPK dirangka berasaskan fungsi dan bidang tugas sesuatu jabatan atau pejabat. Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan atau pejabat seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan atau pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut dan merekodkan cara bekerja secara sistematik. MPK merupakan sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan ataupun pejabat turut mengandungi 8 perkara iaitu latar belakang, jabatan atau pejabat, fungsi dan objektif rasmi jabatan, carta organisasi jabatan atau pejabat, senarai fungsi jabatan, senarai aktiviti setiap fungsi utama, proses kerja, carta aliran dan borang-borang yang digunakan.

Latar Belakang Jabatan : Sejarah, Tujuan dan Matlamat

Objektif Jabatan / Pejabat

Carta Organisasi Jabatan / Pejabat

Contoh Borang dan Panduan menggunakannya

Manual Prosedur Kerja (MPK)

Fungsi Utama Jabatan / Pejabat

Panduan Proses Kerja untuk Setiap Aktiviti

Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama Satu Carta Aliran Kerja Menjelaskan tindakan-tindakan sistematik dalam sesuatu aktiviti

Rajah 1 : Menunjukkan Kandungan Manual Prosedur Kerja (MPK)