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INSTRUCTIVO PARA ORIENTACIN A LOS USUARIOS SOBRE EL CORRECTO REGISTRO DE CERTIFICACIONES Y COMPROMISOS ANUALES- EJERCICIO 2012.

I.

INTRODUCCIN

En virtud a las normas establecidas por la DGPP a partir del ao 2011, se introdujo en el Mdulo Administrativo del SIAF -SP, la pantalla: Registro de Certificacin y Compromiso Anual. Esta nueva pantalla tiene como finalidad, registrar la primera etapa del proceso de Ejecucin del Gasto presupuestal en una Entidad. Esta primera etapa de registro est compuesta por el registro de la Certificacin y del Compromiso Anual que afecta definitivamente este ltimo al presupuesto institucional de una entidad. Dada la falta de orden en el registro de operaciones correspondientes al ao 2011, el proceso de Conciliacin del Marco Legal y de Ejecucin Presupuestal, ha presentado problemas para los Entes Rectores. En este sentido, personal de Anlisis y Capacitacin del rea de Implantacin y Asistencia Gubernamental de la Oficina General de Tecnologas de la Informacin OGTI, ha elaborado algunas recomendaciones y alcances respecto a la forma correcta de registro en la pantalla respectiva. II. FILOSOFA DEL SIAF

El objetivo del Sistema SIAF-SP es, promover las buenas prcticas, el orden en el uso de recursos pblicos, la rendicin de cuentas y la transparencia en la ejecucin del gasto pblico. En este sentido, el Sistema debe permitir: Ordenar la gestin administrativa de las entidades Simplificar tareas Reducir los reportes Reducir el tiempo dedicado a la conciliacin

En este orden de ideas, y con la finalidad de proporcionar orden en los procesos de gastos de las entidades pblicas; se estableci que, cada Expediente SIAF debe contener el registro de UNA SOLA operacin de gasto. Es decir, cada expediente SIAF debe estar en la condicin de proporcionar en lo posible, la historia de una operacin de gastos o de ingresos, de tal forma
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que, los usuarios adoptaron este procedimiento que incluye cambios en los archivos de los documentos que lo sustentan. Hasta el 2010, el registro administrativo SIAF concentraba en cada uno de sus Expedientes UNA OPERACIN DE GASTO que vinculaba el registro desde la afectacin presupuestal o fase de compromiso, hasta la fase girado o pago correspondiente, pasando por diversas secuencias si era necesario. Debe aclararse a los usuarios qu se entiende por UNA OPERACIN DE GASTO: Una Operacin de Gasto surge cuando la entidad a travs de las reas pertinentes identifica la necesidad de algn bien o servicio para cumplir metas institucionales. Para ello, prepara el proceso, formula y formaliza el DOCUMENTO FUENTE para sustentar el uso de recursos pblicos para su adquisicin. Estos documentos fuentes pueden ser: Contratos, rdenes de Compra o de Servicios, Planillas, Resoluciones, etc. Por tanto, para generar una operacin de gasto, a partir del ao 2011, por CADA DOCUMENTO FUENTE, se debe tomar en cuenta el monto asignado de PCA con su respectiva priorizacin y registrarse adems las siguientes etapas: 1.- Certificacin 2.-Compromiso Anual 3.- Compromiso Mensual 4.- Devengado 5.- Giro 6.- Pago Desde el ao 2011 el registro de una operacin de gastos se realiza en dos pantallas independientes en lugar de una como vena ocurriendo hasta el ao 2010. Las Pantallas de registro a partir del 2011 son las siguientes: 1.-Pantalla de Registro de Certificacin y Compromiso Anual (Registro de la Operacin del Gasto conteniendo la afectacin presupuestal) en el Mdulo Administrativo.
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En esta pantalla, se registra la solicitud de Certificacin de una operacin, la misma que debe ser aprobada por el rea de Presupuesto en el Mdulo de Procesos Presupuestarios. Una vez aprobada esta operacin debe dar pase al registro del Compromiso Anual en el Mdulo Administrativo.

2.- Pantalla del Registro Administrativo En esta pantalla se registra la continuacin de la operacin del gasto conteniendo la descripcin financiera del Devengado, Girado y Pagado. Es necesario precisar que, debido a la existencia de dos pantallas independientes, no se debe perder la FILOSOFIA DE REGISTRO DE OPERACIONES SIAF, en el sentido que, ahora en estas dos pantallas complementarias debe existir UNA SOLA OPERACIN DE GASTO.

III.

ASPECTOS CONCEPTUALES

Certificacin: Consiste en VERIFICAR si existen los Saldos Presupuestales suficientes PARA SOLVENTAR UNA OPERACIN DE GASTO QUE SE HA IDENTIFICADO POR EL REA SOLICITANTE. Esta accin se realiza con el FIN DE PREPARAR EL DOCUMENTO FUENTE PERTINENTE, si la verificacin es positiva. Esta operacin de gasto es previa o preparatoria para la afectacin definitiva del presupuesto y debe ser registrada en la pantalla de Certificacin con la numeracin que corresponda y debe ser aprobada por la Oficina de Presupuesto de la Entidad. Compromiso Anual: Afectacin presupuestal definitiva y formal de una Operacin de Gasto, sustentada formalmente por un Documento Fuente. El Mdulo exige que, el usuario registre el Compromiso Anual, utilizando el mismo nmero de Certificacin autorizada; de tal forma que, se pueda identificar como una operacin nica. Es decir; una operacin debe estar sustentada por un nmero nico, que vincule tanto a la Certificacin como al Compromiso Anual.
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El cambio de registro o de afectacin al presupuesto de un Compromiso mensual (como era antes) por el de un Compromiso Anual no altera en absoluto la idea principal de identificar la existencia de una operacin de gastos con su propia documentacin. Tal es el caso de pasar de una Planilla Mensual a una Planilla Anual o de una Orden de Compra a un Contrato. Ambos (Planilla Anual y Contrato) ahora, generan UNA operacin de gastos que sern financieramente (en el Exp SIAF) registrados en diferentes fechas.

Recomendaciones para registrar Modificaciones de la Certificacin y Compromiso Anual: Para registrar una Certificacin, se utiliza como Memorndum. Documento Fuente un

Slo se justifica una ampliacin de la Certificacin, si sta es para la misma operacin de gasto a realizar y debe adems considerarse posteriormente con el mismo Documento Fuente que sustentar el Compromiso Anual. Por ejemplo: Una certificacin por S/. 1,000 es ampliada en dos oportunidades. La primera vez en S/. 500 y la segunda vez en S/. 300 adicionales. Por tanto, el monto del Compromiso Anual que se debe registrar es por S/. 1800 y debe estar sustentado con su respectiva Documentacin Fuente O/C, Contrato, etc. En este sentido; a fin de llevar en forma ordenada y controlada el registro de operaciones, se debe orientar al usuario e indicar que, no se deben registrar las ampliaciones de una Certificacin, en forma independiente y ms an generando varios compromisos anuales porque ello connotara que, existen VARIAS OPERACIONES DE GASTOS CON DIFERENTES DOCUMENTOS FUENTES EN LOS COMPROMISOS ANUALES. Asimismo, NO debe registrarse Certificaciones por el monto del presupuesto de una partida de gastos como por ejemplo por el monto de viticos que se estima al ao, porque sta no ser identificada con un Compromiso Anual.
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Es necesario tener en cuenta que, el registro de Certificaciones no constituye afectaciones definitivas de Gasto. Por ello, no se justifica registrar Certificaciones para mostrar ejecucin y de esta manera asegurar los recursos presupuestales. An con ellas, pero sin Compromisos Anuales, su PCA podra ser rebajada por el Pliego porque no representan gastos firmes, consistentes, ni contables para los rganos Rectores. En los Compromisos Anuales slo se justifica una ampliacin cuando existe Adendas a un contrato o cuando por diferencias de tipo de cambio varan los montos a afectar el presupuesto. No es recomendable que, se registre un mismo nmero de Certificacin con varios Compromisos Anuales porque en forma natural despus de una Certificacin incluyendo su ampliacin sta debe culminar en la elaboracin del documento fuente pertinente.

IV. CASOS ESPECIALES 1.- Planillas de Remuneraciones y otros: Se debe registrar una Certificacin y un Compromiso Anual por la Planilla Anual y un Compromiso Mensual (que genera un Expediente SIAF) por cada mes de pago. En forma similar por el Resumen Anualizado de Locadores y de CAS. 2.- Contratos por Bienes, Servicios y Contratistas: Una Certificacin y despus el Compromiso Anual por el contrato y un Compromiso Mensual (Expediente SIAF) por cada pago o valorizacin (A criterio del usuario, si este pago es en pocas armadas, se puede usar un solo expediente SIAF registrando el compromiso mensual por el importe del Compromiso anual) 3.- Caja Chica: Una Certificacin por el importe total anual a utilizar en este fondo ( por ejemplo, si la Resolucin fuera por 1,000 soles, este monto se multiplica por 3 y por 12 como monto mximo a utilizar al ao). Dos Compromisos Anuales, uno por el Tipo de Operacin de Apertura y otro por el total de Rembolsos a generar en el ao. Se genera un expediente SIAF por la apertura y tantos expedientes SIAF por los reembolsos a generar. 4.- rdenes de Compra y Servicios: Una Certificacin por el monto previsto a adquirir (Logstica debe consolidar los pedidos de las diferentes reas) y

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emitir la Orden de Compra o Servicios. El Compromiso Anual ser registrado de acuerdo a la O/C u O/S emitida. Culmina con un Expediente SIAF. 5.- Planilla de Viticos: Una Certificacin por los montos estimados necesarios para el grupo de personas que recibirn viticos y sern incluidos en la Resolucin de Autorizacin respectiva. Un Compromiso Anual por la Resolucin Administrativa de Autorizacin de Viticos ya emitida. Un expediente SIAF para el pago del grupo 6.- Resumen de Servicios Pblicos Anualizados: Esta operacin se registra en forma similar al de una planilla de remuneraciones. La Certificacin por el monto total anual de pagos estimado a una de las empresas. Un Compromiso Anual por el mismo monto, y un expediente SIAF por cada mes de pago. Para el pago a otras empresas de servicios se procede en forma similar APERTURANDO otro registro, CON OTRA NUMERACIN de Certificacin y Compromiso Anual. 7.- Las rebajas de Certificaciones y/o Compromisos Anuales deben realizarse en la medida de lo posible al finalizar la operacin de gastos.

V.

CONCLUSIONES: como se viene registrando las

1.- Es necesario ordenar la forma Certificaciones y Compromisos Anuales.

2.- En esencia, cada nmero de certificacin debe contener una Certificacin y su Compromiso Anual describiendo una operacin de gastos que a partir del 2011 se registra en el SIAF desde la Certificacin. En este nmero de certificacin no tiene porqu contener varios documentos fuentes (Ms de una O/C, planilla, Resolucin, etc.) en el Compromiso Anual. De esta manera se evitar la proliferacin de Secuencias que no colabora con la transparencia del registro de gasto en SIAF haciendo muy dificultoso el anlisis e interpretacin del proceso de gasto de una operacin y su conciliacin con el ORACLE.
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MARZO 2012

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