Definicin del Proceso de Venta Segn Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos de Marketing", el proceso de venta

"es una secuencia lgica de cuatro pasos que emprende el vendedor para tratar con un comprador potencial y que tiene por objeto producir alguna reaccin deseada en el cliente (usualmente la compra)"[2 ]. Los Pasos o Fases del Proceso de Venta A continuacin, se detallan los cuatro pasos o fases del proceso de venta: 1. Prospeccin: La fase de prospeccin o exploracin es el primer paso del proceso de venta y consiste en la bsqueda de clientes en perspectiva; es decir, aquellos que an no son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo. La prospeccin involucra un proceso de tres etapas: Etapa 1.- Identificar a los clientes en perspectiva [2,4]: En esta etapa se responde a la pregunta: Quines pueden ser nuestros futuros clientes? Para hallar clientes en perspectiva se puede acudir a diversas fuentes, por ejemplo: - Datos de la misma empresa. - Referencias de los clientes actuales. - Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y conocidos. - Empresas o compaas que ofrecen productos o servicios complementarios. - Informacin obtenida del seguimiento a los movimientos de la competencia. - Grupos o asociaciones. - Peridicos y directorios. - Entrevistas a posibles clientes. Etapa 2.- Calificar a los candidatos en funcin a su potencial de compra [2,4]: Luego de identificar a los clientes en perspectiva se procede a darles una
Procesos para realizar una Auditoria de Ventas Anlisis de ventas Consiste en un estudio de los resultados monetarios en volumen de las ventas por producto, territorio de ventas, por vendedores, y a veces por clientes; el anlisis de ventas nos suministra respuesta en cuanto a lo que sea vendido en cada uno de los territorios y que productos particularmente, dndonos informacin de quien fue el comprador, y se toma como base de comparacin los registros de la compaa en cada uno de los rubros y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la planeacin de las ventas La profundidad del anlisis, la exactitud de los resultados y el grado de dificultad para realizarlo, depende necesariamente de la informacin adecuada y disponible. Es comn encontrar compaas sin ningn sistema de informacin a pesar de su trayectoria en el mercado, simultneamente con compaas con sofisticado sistemas de recopilacin y tabulacin de informacin. La ms comn e importante fuente de datos para el anlisis de ventas es la factura de ventas, pues en ella se consigna generalmente la fecha de la transicin, el nombre del cliente, y su localizacin geogrfica, la descripcin de la mercanca vendida, la cantidad vendida de unidades, el precio unitario y total, la fecha de despacho y recibo, y algunas veces la condicin de pago.

Las ventas por producto tambin puede mostrarse comparativamente con las ventas de igual periodo del ano anterior. Se puede agrupar diferentes productos en categoras, segn conveniencia. De un anlisis de esta naturaleza puede apreciarse la importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los vendedores promocin de ventas, dedicacin de mayores esfuerzos. De manera anloga, se puede plantear un anlisis comparativo por territorio de ventas, para un producto determinado o para una categora de productos, que dejara ver entre otros aspectos, el grado de dificultad de las ventas comparativamente entre los territorios, fortaleza antes la competencia en cada uno de ellos y debilidades de la fuerza de ventas. Lgicamente, el diseo de formatos para el anlisis de ventas y su proceso son cuestiones que deben adaptarse a las necesidades y disponibilidades de la propia compaa. Caractersticas de la auditora de ventas:

Detallada: La auditora de ventas cubre todas las principales actividades de ventas de una empresa y no slo aspectos problemticos. Debera ser llamada auditoria funcional si slo abarcara la fuerza de ventas, precios o alguna otra actividad de mercadotecnia. Aunque las auditoras funcionales son tiles, a veces confunden a la gerencia respecto al verdadero origen de su problema. Por ejemplo, la rotacin de personal excesivo en las fuerzas de ventas puede ser sntoma, no de una mala compensacin o capacitacin, sino de productos deficientes y promociones dbiles de la compaa. Una auditoria de ventas detallada suele ser ms eficaz para localizar el verdadero origen de los problemas de ventas de la compaa. Sistemtica: La auditoria de ventas involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnstico que cubren el entorno macro y micro de la organizacin, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas especficos. El diagnstico indica las mejoras ms necesarias. Estas se incorporan a un plan de accin correctivo que involucra etapas a corto y largo plazo para mejorar en general la eficiencia de las ventas de la organizacin. Independiente: Una auditoria de ventas se puede realizar de seis maneras:

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Autoauditoria. Auditoria transversal. Auditoria vertical. Mediante una oficina auditora de la compaa. Mediante un equipo de auditoria que forma parte de la compaa. Mediante un auditor externo.

Las Autoauditorias, donde los gerentes utilizan una lista de verificacin para calificar sus propias operaciones, pueden ser tiles, pero la mayora de los expertos concuerda en que las autoauditorias carecen de objetividad y de independencia. Ejemplo de esto la compaa 3M. Hizo buen uso de una oficina corporativa de auditoria, que proporciona servicio de auditorias de ventas a solicitud de las divisiones. Sin embargo, en general, las mejores auditorias provienen de consultores externos que tiene la objetividad necesaria, amplia experiencia en varias industrias estn familiarizados con una industria en particular y dispone de tiempo y atencin que se requieren para realizar la auditoria.

Periodicidad: Por lo regular, las auditorias de ventas se inicia solo despus que las ventas bajan, cae la moral del personal de venta, o despus que han surgido problemas en la empresa. Por irnico que parezca las compaas entran en crisis en parte por que no revisan sus operaciones de ventas durante las pocas vacas gordas. Una auditoria de ventas peridica puede beneficiar a las compaas que gozan de buena salud, as como las que tienen problemas que ninguna operacin de ventas son tan buena que no pueda mejorarse. Incluso la mejor es susceptible de mejorarse. De hecho, incluso las mejores deben ser mejores, porque pocas, o ninguna operacin de ventas puede seguir teniendo xito al paso de los anos manteniendo su Statu Quo. Procedimiento de la auditoria de ventas Una auditoria de ventas se inicia con una junta entre los funcionarios de la compaa para llegar a un acuerdo acerca de los objetivos, coberturas, profundidad, fuentes de datos, formato del reporte y el tiempo requerido para la auditoria. Se prepara cuidadosamente un plan detallado respecto a quien debe entrevistarse, las preguntas que debe realizarse el tiempo y lugar de contacto, etc.; para que la duracin y costo de la auditoria

sea mnimos. La regla cardinal en la auditoria de ventas es: no solo depender de los gerentes de la compaa para obtener datos y opiniones. Tambin es necesario entrevistar a clientes, intermediarios y otros grupos externos. Muchas compaas no conocen en realidad la forma en que son percibidos por sus clientes e intermediarios y tampoco comprenden a cabalidad las necesidades de los clientes y los juicios de valor. Cuando culmina la etapa de recopilacin de datos el auditor de ventas presenta los hallazgos y recomendaciones ms importantes. Un aspecto valioso de la auditoria de ventas es el proceso por el que pasa los gerentes para asimilar, discutir y desarrollar nuevos conceptos, relativos a la accin de ventas que se necesita. American International es un ejemplo de esto. Con cierta periodicidad se realizan reuniones con los diferentes Gerentes de lnea, que son responsables de la comercializacin de sus productos a fin de evaluar lo que cada uno est haciendo y como estas estrategias pueden integrase con las dems lneas, en una reunin denominada "War Room Meeting". Esta estrategia permite auditar lo que cada gerencia responsable de la comercializacin (ventas) est haciendo, como mejorarlo y como interactuar con las dems lneas comerciales a fin de ser cada vez ms competitivos. .CONCLUSIN El control de las ventas es la secuela natural a la planeacin organizacin e instrumentacin de las ventas. Las compaas necesitan aplicar cuatro tipos de control de las ventas. El control del plan anual consiste de dar seguimiento a las actividades y resultados de ventas, para asegurar que se logren las ventas anuales y objetivos de utilidades. Las herramientas principales son anlisis de ventas, anlisis de participacin en el mercado, anlisis financiero, seguimiento de la satisfaccin del cliente. Si se detecta un mal desempeo la compaa puede instrumentar varias medidas correctivas, incluyendo recortes en produccin, modificacin de precios, aumentar la presin sobre la fuerza de ventas y recortes en gastos marginales. El control de eficiencia es la labor que consiste en incrementar la eficiencia en las actividades de ventas, como: promocin de ventas y distribucin. El control estratgico es la actividad consistente en asegurar los objetivos, estrategias y sistemas de ventas de la compaa para que se adapten de forma optima al mbito de la planeacin y pronosticado de ventas. Una herramienta, conocida como instrumento de calificacin de la eficiencia de las ventas, describe un perfil de la eficiencia de las ventas a nivel general de una compaa en trminos de filosofa orientada hacia al cliente, organizacin de las ventas, informacin de las ventas, planeacin de las ventas, planeacin estratgica y eficiencia operativa. Otra herramienta, la auditoria de ventas, es un examen detallado sistemtico, independiente y peridico del entorno, objetivos, estrategias y actividades de ventas de la organizacin. La auditoria de ventas busca identificar zona de ventas problemticas, y recomienda acciones a corto y a largo plazo para mejorar la eficiencia en ventas a nivel general de la organizacin. La revisin de excelencia en ventas ayuda a una compaa a calificar sus practicas en relacin con las mejores practicas de las compaas de alto rendimiento.

PROCESOS DE COMPRAS Alcance

Contar con un sistema que asegure que los productos adquiridos cumplen con los requerimientos especificados. El proceso de compras debe incluir los criterios para la seleccin de los sub-contratistas y la elaboracin de las rdenes de compra.Contar con un sistema que asegure que los productos adquiridos cumplen con los requerimientos especificados. El proceso de compras debe incluir los criterios para la seleccin de los sub-contratistas y la elaboracin de las rdenes de compra. Aspecto Esto incluye...


Sub-contratistas

la seleccin de los sub-contratistas basada en su habilidad para cumplir con los requerimientos, con criterios que estn acordes al tipo de producto y a la experiencia previa que se tenga con respecto al cumplimiento y al desempeo de los proveedores. la confirmacin de la efectividad de los controles del sistema de calidad del subcontratista la elaboracin de una lista de sub-contratistas aceptables

la revisin y la aprobacin de las rdenes de compra para asegurar que contiene:

rdenes de Compra

la descripcin de los productos ordenados los requerimientos de verificacin los estndares que se aplican las cantidades y la forma del despacho

Verificacin por parte del cliente

las verificaciones que pueda efectuar el cliente, si as lo establece el contrato, en cualquier punto del proceso (incluyendo los sub-contratistas) de que los productos adquiridos cumplen con las especificaciones.

Documentos y registros requeridos para esta seccin:

En... Hay que incluir informacin acerca de...

... los documentos

el sistema de compras y sus procedimientos la lista de sub-contratistas aceptables las especificaciones de material

En...

Hay que incluir informacin acerca de...

... los registros de calidad

la capacidad de los sub-contratistas incluyendo la efectividad de su sistema de calidad la seleccin de sub-contratistas los resultados de las revisiones peridicas de los sub-contratistas los productos adquiridos y los contratos realizados la revisin y aprobacin de las ordenes de compra

Preguntas del Auditor:

Existe un proceso documentado para asegurar que el material de entrada cumple con las especificaciones? Cmo se selecciona a los sub-contratistas? Se mantiene una lista de sub-contratistas aceptables? Se revisa peridicamente el desempeo de los sub-contratistas? Las rdenes de compra describen claramente los productos ordenados? Se revisan y aprueban las rdenes de compra antes de su emisin?