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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO HOSPICIO LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIN E

CONTENIDO INTRODUCCIN ASPECTOS GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definicin Objetivos Alcance Departamentos que intervienen Formularios a utilizarse Terminologa

DESCRIPCIN 7. 8. 9. 10. 11. Proceso de archivo de documentacin Proceso de salida de carpetas prestadas Proceso de devolucin de carpetas prestadas Proceso de desglose de documentacin Proceso de entrega de documentacin por cancelacin

D. FLUJOGRAMA

VIGENCIA JULIO 2007

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO HOSPICIO LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN MINIMA DE CREDITOS A. INTRODUCCIN ARCHIVO DE DOCUMENTACIN E

El presente manual de procedimientos de archivo de documentacin e informacin mnima de crditos, es un instrumento que servir para definir todos los pasos que se siguen para el archivo de documentacin relacionada con los prestatarios. Este instrumento pretende ser una gua de consulta permanente para los funcionarios involucrados en el proceso crediticio, en especial del rea de archivo, cuyo cumplimiento permitir la tenencia de documentacin de los prestatarios en forma ordenada y segura para los diferentes usuarios de la Cooperativa, supervisores externos, internos y otros. El presente manual puede ser modificado, cuantas veces sea necesario de acuerdo a las circunstancias del caso, por recomendacin del rea de Riesgo Crediticio, el Departamento de Crditos y por el Encargado de Archivo de Crditos, previa aprobacin del Directorio. B. 1. ASPECTOS GENERALES Definicin

El presente manual contiene la descripcin del proceso, mediante el cual se establece el curso que debe seguir el archivo de la documentacin de crditos, respetando los niveles de jerarqua, autoridad y conducto regular. 2. Objetivos

Los objetivos que se pretende obtener con la aplicacin de este manual son los siguientes: Precisar con exactitud de acuerdo a la estructura orgnica, el archivo de la documentacin mnima que debe mantener la Cooperativa de todos los socios prestatarios. Facilitar el proceso de archivo de documentacin. Optimizar la utilizacin de equipos y recursos. Fomentar el trabajo coordinado en equipo.

3.

Alcance

El proceso contempla desde la entrega de la carpeta por parte del rea crediticia, hasta el ingreso a los gaveteros de antecedentes del prestatario de la Cooperativa, del que se espera contar con un archivo adecuado.

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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO HOSPICIO LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN MINIMA DE CREDITOS 4. 5. ARCHIVO DE DOCUMENTACIN E

Departamento que intervienen Encargado de Archivo de Crditos Departamento de Crditos Departamento Legal Formularios a utilizarse Solicitud de carpetas Informe de obligaciones Terminologa

6.

Para el mejor entendimiento del presente manual se utilizo la siguiente terminologa: Prestatario: Es la persona natural o jurdica que recibe dinero en calidad de prstamo, quedando obligado a devolver a otro el importe del prstamo mas los intereses devengados en el plazo acordado. Documento Escrito con que se prueba o acredita una cosa. Obligacin Se constituye como obligacin al ttulo transmisible y representativo de una cantidad prestada a una persona natural o jurdica por un tercero. No constituye parte del capital, sino que tiene carcter de prstamo y es reembolsable siempre por su capital nominal, debemos considerar que el tipo de inters devengado es siempre fijo y constante. C. DESCRIPCIN DEL PROCESO Archivo de documentacin 1.1 Entrega de carpetas

El Jefe del departamento de crditos hace la entrega de las carpetas al encargado de archivos de los crditos con todos los requisitos y antecedentes establecidos para la otorgacin de los mismos.

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1.2

Recepcin de la carpeta

El encargado de archivo de crditos recibe, recibe la carpeta del Jefe del Departamento de Crditos, inmediatamente procede a registrar su ingreso en el libro de control de carpetas y haciendo firmar con el mismo en seal de conformidad. 1.3 Introduccin de datos en el sistema SFI

El encargado de archivo de las carpetas de crditos procede a introducir al sistema SFI los datos generando un comprobante de ingreso a archivo con datos de acuerdo al N de crdito y nombre del prestatario. 1.4 Archivo del comprobante

Posteriormente, procede al archivo del comprobante de ingreso de la carpeta de crditos generado por el sistema SFI 1.5 Foliado de documentacin

Subsiguientemente, el encargado de archivo de crditos, procede al foliado de los documentos que forman parte de la carpeta de crditos. 1.6 Segregacin de documentacin

Una vez foliado la documentacin, el encargado de archivos separa de la carpeta de crditos la informacin en sobres de acuerdo al siguiente detalle: a) crdito. b) Carpeta conteniendo la documentacin de la evaluacin para la otorgacin del crdito (Carpeta de antecedentes crediticios) Sobre que contenga la documentacin legal del

1.7

Archivo del sobre y la carpeta de crditos

Como ultimo procedimiento, el encargado de archivo de crditos, procede al archivo tanto del sobre con documentacin legal y la carpeta de crditos en gaveteros separados y de acuerdo a la numeracin correlativa de cada crdito. 2. 2.1 PROCESO DE SALIDA DE CARPETAS PRESTADAS

Entrega de formulario de solicitud de carpetas

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El departamento legal, departamento de cobranzas y/o departamento de crditos, entregan el formulario de solicitud de carpetas al encargado de archivo de crditos, esta solicitud deber contar con todos los antecedentes de la carpeta requerida y debe aclara la finalidad de dicha solicitud. 2.2 Recepcin de la solicitud de la carpeta de crditos y verificacin en el sistema SFI

El encargado de archivo de crditos, recibe solicitud de la carpeta respectiva y procede a verificar en el sistema SFI si la carpeta solicitada se encuentra en archivo o en poder de algn funcionario de la Cooperativa. 2.3 Extraccin de la carpeta de crditos

Si la carpeta no se encuentra en archivo, pide que vuelva a solicitar, si la carpeta se encuentra en archivo, extrae de los gaveteros la carpeta 2.4 Registro de la salida de la carpeta de creditos

El encargado de archivo de crditos procede a registrar en el sistema SFI la carpeta solicitada introduciendo el nombre del funcionario y sector que solicita la carpeta, emitiendo un comprobante de salida prenumerado 2.5 Registro en el cuaderno de control de ingreso y salida de carpetas

Posteriormente, el encargado de archivo de crditos, registra en el cuaderno de ingreso y salida de carpetas, el nmero asignado por el sistema SFI, cuyo cuaderno deber contener los siguientes datos: Fecha de prstamo N prstamo de carpeta asignado por el SFI Nombre solicitante N de crdito Tipo de documentos prestados (Carpeta documentacin legal, etc.) Fecha de devolucin Firma del interesado

2.6

de

crdito,

Sobre

con

Entrega de carpetas y comprobantes de salida

El encargado de archivo de crditos, entrega el comprobante de salida de carpetas para su firma y procede a entregar la carpeta respectiva. 2.7 Firma en seal de recepcin

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El funcionario que solicita la carpeta, firma el comprobante generando por el sistema SFI y el cuaderno de ingreso y salida de carpetas y posteriormente entrega el mismo al encargado de archivo de crditos 2.8 Archivo del comprobante

El encargado de archivo de crditos, recibe el comprobante debidamente firmado por el funcionario solicitante y procede a su archivo respectivo de acuerdo a su numeracin. 3. 3.1 PROCESO DE DEVOLUCIN DE CARPETAS PRESTADAS

Devolucin de la carpeta de crditos y revisin del mismo

El funcionario responsable procede a realizar la devolucin de la carpeta solicitada al encargado de archivo. Una vez recibida verifica la integridad de la documentacin correspondiente de acuerdo al foliado. 3.2 Registro en el libro y en el sistema SFI

El encargado de archivo de crditos realiza el registro en el libro de ingreso y salida de carpetas la fecha de devolucin. Posteriormente registra en N de carpeta prestada en el sistema SFI, dando de baja el nmero asignado emitiendo el respectivo comprobante el cual es firmado en seal de conformidad. 3.3 Distribucin y archivo de comprobante

El funcionario que solicito la carpeta firma el comprobante, una vez firmado, el encargado de archivo de crditos entrega una copia al interesado y la otra copia la archiva. 4. 4.1 PROCESO DESGLOSE DE DOCUMENTACIN

Recepcin solicitud y desglose de documentos

El jefe del departamento de cobranzas, presenta la nota de solicitud de desglose de documentacin con el detalle puntual de los documentos a ser retirados al encargado de archivo de crditos. Seguidamente y una vez identificada la carpeta procede a desglosas los documentos solicitados y procede al fotocopiado de los mismos. 4.2 Registro en el libro y entrega d la documentacin

El encargado de archivo registra en el libro de ingreso y salida de carpetas todos los datos con la debida aclaracin y hace la entrega al solicitante VIGENCIA JULIO 2007
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO HOSPICIO LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN MINIMA DE CREDITOS 4.3 Firma de constancia de recepcin ARCHIVO DE DOCUMENTACIN E

El encargado de cobranza (solicitante) recibe los documentos y firma en la nota de solicitud con la nota de recibido conforme y firma el libro de ingreso y salida de carpetas. 4.4 Archivo de solicitud

El encargado de archivo procede al archivo en la misma carpeta de crditos la solicitud la solicitud y las fotocopias respectivas de los documentos extrados. 5. PROCESO CANCELACION 5.1 DE ENTREGA DE DOCUMENTACIN POR

Solicitud de devolucin de carpetas

El socio juntamente con la papeleta de cancelacin se aproxima a la seccin de archivo para requerir la devolucin de sus documentos 5.2 Llenado de formulario de obligaciones

El encargado de archivo de crditos, procede a llenar los datos del formulario informe de obligaciones y pasa a los distintos sectores para verificar que no tenga nada pendiente posteriormente hace firmar con los siguientes sectores: 5.3 Crditos Contabilidad Cobranzas

Introduccin de datos en el sistema SFI y firma de registros

Revisada los informes de otros sectores por parte del encargado de archivo y si no existen observaciones, localiza la carpeta en los gaveteros, introduce los datos en el sistema SFI y entrega al auxiliar de asesora legal, haciendo firmar su registro de carpetas entregadas. 5.4 Elaboracin de la minuta de cancelacin

El auxiliar de asesora legal recibe la carpeta y procede a elaborar la minuta de cancelacin haciendo firmar con el asesor legal, el gerente y los interesados, una vez regularizado con las firmas entrega al socio la que efecte la protocolizacin 5.5 Protocolizacin ante Notario de Fe Pblica

Si el crdito era con garanta hipotecaria, hace desgravar en Derechos Reales, caso contrario devuelve el testimonio de protocolizacin al auxiliar legal. VIGENCIA JULIO 2007
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO HOSPICIO LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN MINIMA DE CREDITOS 5.6 Devolucin de la carpeta a archivo ARCHIVO DE DOCUMENTACIN E

Verificado que el Testimonio se encuentre en orden por parte del encargado de archivo de documentos, este devuelve la carpeta de crditos a archivo para la devolucin de los documentos al cliente. 5.7 Desglose de la documentacin

El encargado de archivo de documentos desglosa la documentacin que concierne al cliente, como por Ej.: Ttulos de propiedad, pago de impuestos, planos, testimonios de cancelacin, etc. Detallando en la solicitud los documentos a devolver y haciendo firmar al cliente en seal de constancia. 5.8 Archivo en crditos cancelados

El encargado de archivo de documentos, procede al archivo en el gavetero de carpetas de crditos cancelados finalizando el proceso.

D.

FLUJOGRAMA

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1.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIN JEFE DPTO. CRDITOS


Entrega de carpetas

ENCARGADO DE ARCHIVOS

Recepcin de Carpetas

Introduccin de Datos al SFI

Archivo de Comprobante

Foliado de documentos

Separacin de documentos

Archivo del sobre y la carpeta de crditos

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2.

PROCESO DE SALIDA DE CARPETAS PRESTADAS ENCARGADO ARCHIVOS JEFE DE COBRANZAS JEFE DPTO. LEGAL JEFE DEPTO. CRDITO

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Entrega formulario Solicitud de carpeta Recepcin de solicitud carpeta

ARCHIVO

DE

DOCUMENTACIN

Entrega formulario Solicitud de carpeta

Entrega formulario Solicitud de carpeta

Verifica en el Sistema la existencia de la Carpeta

Extrae la carpeta

Registro de la salida de carpeta

Registro en el cuaderno de ingreso y salida de carpetas

Entrega de carpeta y comprobante de salida

Firma de Recepcin

Firma de Recepcin

Firma de Recepcin

Archivo del Comprobante

3.

PROCESO DE DEVOLUCIN DE CARPETAS PRESTADAS ENCARGADO ARCHIVOS JEFE DE DPTO. COBRANZAS JEFE DPTO. LEGAL JEFE DPTO. CRDITO
11

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Devolucin de la carpeta

Devolucin de la Carpeta

Devolucin de la Carpeta

Recepcin de la carpeta prestada

Registro en el libro

Registro en el SFI

Distribucin comprobante

Distribucin comprobante

Distribucin comprobante

4.

PROCESO DE DESGLOSE DE DOCUMENTACIN JEFE DE DPTO. COBRANZA ENCARGADO DE ARCH. CRDITO ENCARGADO DE COBRANZA
12

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Recepcin de Solicitud Recepcin de Solicitud

Desglose de documentos

Registra en el libro

Firma de constancia Archiva la Solicitud y fotocopia

5.

PROCESO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIN POR CANCELACION CLIENTE ENCARGADO DE ARCHIVO DE DOCUMENTACIN AUXILIAR LEGAL
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Solicita Devolucin de carpetas Llena formulario Informe de Obligaciones

Introduce datos al SFI y hace firmar el registro

Elabora la minuta de Cancelacin Protocoliza ante Notario de Fe Pblica Devuelve carpeta

Desglose de documentacin

Archivo en crditos

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