Cita textual

Organizacin Petersen y Plouman: es un mtodo de distincin de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prcticos de comunicaciones entre los grupos. Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual existe una relacin estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtencin de sus objetivos o metas. Concepto de Organizacin Por: Ivan Thompson El trmino "organizacin" (del Latin Organn, rgano elemento de un sistema y sistema en s mismo [1]) es prcticamente utilizado en todos los mbitos (empresarial, educativo, social, deportivo, religioso, etc...) para referirse, por una parte, a una entidad (por ejemplo, a una empresa, corporacin, institucin pblica, organizacin no gubernamental, etc.) y por otra, a una actividad (como la organizacin de una empresa, un evento o simplemente de una reunin familiar); por tanto, requiere de un concepto que pueda ser aplicado a cada uno de stos casos por separado y/o a ambos al mismo tiempo, con la finalidad de tener una idea cabal acerca del significado de ste trmino segn el contexto en el que se utilice. Por ello, en el presente artculo se plantea de forma concreta, tres conceptos de organizacin: uno aplicable a entidades, otro a actividades y un tercero, aplicable a ambos casos.

Concepto de Organizacin Aplicable a Entidades:

Para este caso en particular (cuando el trmino organizacin es utilizado para referirse a una colectividad considerada como unidad [2], como una empresa, corporacin, compaa o institucin), planteo el siguiente concepto de organizacin: Una organizacin es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actan e interactan entre s bajo una estructura pensada y diseada para que los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no. Como ejemplo, tenemos a las grandes corporaciones, medianas y pequeas empresas (mypes) y microempresas que son organizaciones con fines de lucro; en cambio, las ONGs e instituciones pblicas (pertenecientes al Estado) son, en la mayora de los casos, organizaciones sin fines de lucro. Por otra parte, cabe sealar que el trmino organizacin no solo se utiliza para referirse a entidades legalmente establecidas, sino tambin, a entidades que operan informalmente, e incluso, a aquellas que actan o ejercen operaciones al margen de la ley, como organizaciones criminales, delincuenciales, mafiosas u otras.

Concepto de Organizacin Aplicable a Actividades:

Para este caso (en el que el trmino organizacin se emplea para referirse a un conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad [2]), planteo el siguiente concepto de organizacin: La organizacin es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, fsicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos. Como ejemplo, tenemos la organizacin de una empresa que ofrece productos de valor, es competitiva en el mercado y genera una determinada utilidad, o, la organizacin de un evento para el lanzamiento de un nuevo producto con la finalidad de lograr un buen posicionamiento inicial de la marca.

Concepto de Organizacin Aplicable a Ambos Casos:

En tercer lugar, planteo el siguiente concepto de organizacin aplicable para ambos casos: El trmino organizacin es utilizado para referirse a entidades y actividades, por tanto, tiene dos significados: el primero, se refiere a un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actan e interactan entre s bajo una estructura pensada y diseada para que los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no; y el segundo: se refiere al resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, fsicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos.

Direccin Segn Cluester Bornor; considera la direccin como: "El considerar los esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo". Se hace notar debido que es l parte esencial y central de la administracin, a la cual se debe ordenar los dems elementos. http://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtml

2. DIRECCIN

Concepto:

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. Es el planteamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y as mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinacin de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integracin de todos los sistemas, en un todo unificado. La direccin debe de saber como es el comportamiento de la gente como individuos y cuando estn en grupos y entender la forma en como operan los diferentes tipos de estructura. Es una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y entendimientos, relaciona entre s, e integra a travs de los procesos de unin apropiados a todos los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una organizacin. La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se lograr la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultnea que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas.

Este es el punto central y ms importante de la administracin, pero quiz en el que existe mayor nmero de discrepancias, aunque stas sean accidentales. As, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuacin, otra ejecucin. Terry define la actuacin como "hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organizacin, hechos por el jefe administrativo" Por su parte, Koontz y ODonnell adoptan el trmino direccin, definiendo sta como "la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados" Fayol define la direccin indirectamente al sealar: "Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misin de la direccin, la que consiste para cada jefe en obtener los mximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en inters de la empresa". Tambin dice que la direccin: Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusin de este papel s debe saber como es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organizacin Podemos que la direccin: Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusin de este papel s debe saber como es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organizacin.

Segn Cluester Bornor; considera la direccin como: "El considerar los esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo". Se hace notar debido que es l parte esencial y central de la administracin, a la cual se debe ordenar los dems elementos. En fin la direccin es guiar a un grupo de individuos para lograr los objetivos de la empresa. Control Definicin de control El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:

Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrn; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizs definidas en un modo subjetivo y de aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control como: Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Planificacin Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998). "La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff,1981). "Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts, 1998).

http://www.apuntesgestion.com/2008/08/20/concepto-planificacion/ La planificacin es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la que le permitir conseguir sus objetivos. Planificar supondr crear una herramienta con la que conseguir objetivos, una herramienta que nos ayuda a obtener resultados. Si tuvisemos que hacer un smil de la planificacin diramos que es como la locomotora de un tren que arrastra las restantes actividades y si esta no estuviese en marcha el resto de vagones estaran parados. Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos as como la forma en la que vamos a conseguirlos. Planificar es una herramienta de accin para decidir que vamos hacer y porque, supone crear un plan. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar: 1. 2. 3. 4. 5. Define necesidad de recursos para conseguir objetivos Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados. Cuantifica los niveles de desempeo para tener xito Establece prioridades Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

Gestin administrativa
El Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua explica que administracin es la accin de administrar (del latn Administrativo ONIS). Partiendo de los conceptos antes sealados podemos decir que gestin administrativa es el proceso de disear y mantener un entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente objetivos especficos. http://www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/Glosario/indg.htm#4

Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a travs del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

GESTIN ADMINISTRATIVA Concepto de Gestin: El Diccionario Enciclopdico Gran Plaza y Jaime Ilustrado seala que la gestin es la accin y efecto de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. En otra concepcin gestin es definida como el conjunto de actividades de direccin y administracin de una empresa. Gestin Administrativa: El Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua explica que la administracin es la accin de administrar (del Latn Administrativo- onis)5 Accin que se realiza para la consecucin de algo o la tramitacin de un asunto, es accin y efecto de administrar. Es la capacidad de la institucin para definir, alcanzar y evaluar sus propsitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos. Diccionario de la Real Academia Espaola Ed. Espasa, 1970 Madrid. Esta es una definicin genrica que nos dice mucho, un poco restringido, de carcter idiomtico, realizada atendiendo a su significado etimolgico, por lo que para tener una concepcin ms amplia del trmino debemos buscarla en la diversidad de definiciones hechas por un considerable nmero de tratadistas, por ejemplo Henry Fayol un autor trascendente, defini operativamente la administracin diciendo que la misma consiste en "preveer, organizar, mandar, coordinar y controlar" adems consider que era el arte de manejar a los hombres. 6 George Terry explica que la administracin es un proceso distintivo que consiste en planear, organizada, ejecutar, controlar, desempeada para determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos y de otros recursos. 7 Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administracin en trminos de cuatro funciones especficas de los gerentes: la planeacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco ha sido objeto desierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los

dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas planeadas. Es ms fcil entender un proceso tan complejo como la administracin, si se descompone en partes y si se identifican las relaciones bsicas entre ellas. Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido utilizados por estudiantes y practicantes de la administracin desde hace muchos decenios. Un modelo es una descripcin usada para representar relaciones complejas en trminos fciles de entender. De hecho, se us un modelo sin identificar como tal. Cuando se dijo que las actividades centrales de la administracin son planificacin, organizacin, direccin y control. Estas representan cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo, sin embargo las relaciones descritas estn muchos ms entrelazadas que lo que implica el modelo. http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/14058/1/sisarchivesp.pdf Archivos semiactivos: Aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios. Archivo inactivo: Aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin o su conservacin definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTARIA http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

La gestin documental es un trmino nuevo pero, a la vez antiguo ya que est unido al concepto de documentos o records management (trmino anglosajn) estos contienen datos e informacin, en cualquier formato y en ellos podemos encontrar evidencias del desempeo y desarrollo de las actividades de una institucin u organizacin, este proceso de gestin surge como una alternativa para evitar futuras prdidas, permitiendo la posibilidad de encontrarlos en el momento que se precisan. La Norma ISO15489 Internacional Standard on Records Management aprobada en el ao 2001, es el marco normativo de este proceso de gestin de documentos, cuyo origen es la Norma Australiana AS 4390, nos brinda una gua sobre cmo gestionar o administrar los documentos y su correspondencia con los sistemas electrnicos para la conservacin de archivos en diferentes soportes. La actuacin de diferentes empresas, que en algunas ocasiones, por medio de maniobras fraudulentas, ocultan y destruyen informacin y llegan a una situacin de quiebra, hace necesario normalizar las distintas prcticas de la gestin de documentos de archivo, para obtener la debida atencin y proteccin de la informacin contenida. Definiciones Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola (1986), un documento es un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Guinchat y Menou (1983), menciona que el factor ms importante de un documento es su contenido. Ambos conceptos concuerdan con que el origen y el contenido son elementos importantes para facilitar el acceso a la informacin en este nuevo escenario de la era informacional, independientemente de su forma fsica. Por ejemplo, el caso de los documentos antiguos su importancia esta dada por el contenido. El trmino gestin de documentos tiene su origen al finalizar la segunda guerra mundial. Segn Zapata Crdenas (2005), la evolucin del trmino se puede dividir en tres fases, cada uno de las cuales implican un aporte conceptual al alcance del trmino y permiti llegar a definir una subdisciplina de la archivstica con su propio objeto, fin y mtodo de estudio. Actualmente, la sociedad de Informacin a travs de la utilizacin de nuevas tecnologas, gener otro tipo de documentos los digitales, en el que tambin su contenido es fundamental a la hora de tomar decisiones para su almacenamiento y conservacin. Llamamos documento digital a la informacin que est registrada en formato electrnico, sobre un soporte electrnico, y requiere para su consulta dispositivos informticos. Su contenido puede ser texto, imgenes, grficos, video, sonido, documento. etc. En los ltimos aos, la administracin documental en el mbito pblico y privado ha experimentado un gran cambio, por el impacto de las nuevas tecnologas de la informacin, el uso de computadores, programas de oficina, e Internet que facilitan y a la vez complican nuestra vida laboral pues, ha cambiando la manera como las empresas crean, distribuyen y guardan la informacin. La generacin de estos documentos digitales y sus contenidos es cada vez mayor lo que ocasiona muchas dificultades a la hora de ubicar documentos

relevantes para nuestro trabajo o un correo electrnico que es necesario guardar, adems de desperdiciar gran parte de nuestro tiempo para hacerlo, este nuevo escenario nos plantea la necesidad de implementar un programa de gestin documental. La Norma ISO 15489, define a la gestin documental es el rea de la gestin responsable del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin, mantenimiento y uso destruccin de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e informacin sobre actividades y transacciones de la organizacin. Se denomina registro, segn la norma ISO 15489 a la informacin creada, recibida o mantenida como evidencia e informacin por una organizacin o una persona en cumplimiento de acciones legales o en el curso de sus operaciones. al conjunto de documentos que contienen informacin que est directamente relacionada con la misin, operaciones y actividades de una organizacin. Tambin, define al documento como informacin registrada u objeto que puede ser tratado por una unidad.