FORMATO 3 CDULA DE OBSERVACIONES Nombre del Ente Pblico:

(1)

Nombre especfico del rea Ejecutora:

(1)

N consecutivo observacin:
(2)

de

la

Periodo sujeto a revisin:

(3)

Observacin recurrente:
(4)

Rubro o cuenta afectada:

(5)

Tipo de observacin:
(6)

Clasificacin de la observacin:
(7)

Descripcin de la observacin:
(8)

Fundamento especfico legal y/o tcnico:

(9)

Causas:
(10)

Efectos:
(11)

Recomendaciones: Correctivas:
(12)

Preventivas:
(13)

Acciones a Emprender por el rea Ejecutora

(14)

En el caso de NO

Fecha de firma de esta observacin: (15) (17) (Nombre, cargo y firma) Servidor Publico Responsable del rea Ejecutora

Fecha compromiso de solventacin: (16) (19) (Nombre, cargo y firma) Servidor Pblico del rgano Interno de Control (en caso de Entes Pblicos)

(18) (Nombre y firma) Socio Responsable de la Auditora (en caso de Entes Pblicos, y aplica numeral 18) o Servidor Pblico del rgano Interno de Control (en caso de Dependencia, y no aplica numeral 18)

determinar observaciones, as se deber sealar en este formato con letra de agua en MAYUSCULA tamao 36

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL MODELO DE CDULA DE OBSERVACIONES

CONCEPTO 1 NOMBRE DEL ENTE PBLICO SIGNIFICADO Anotar el nombre del ente auditado (Dependencia, Entidad u rgano Desconcentrado)

NOMBRE ESPECFICO DEL REA EJECUTORA 2 NMERO CONSECUTIVO OBSERVACIN DE LA

Anotar el nombre del rea responsable de dar atencin y/o solucin a la observacin determinada. Asignar un nmero progresivo a cada una de las observaciones determinadas, integrado de dos dgitos comenzando con el 01. Anotar el ejercicio(s) sujeto(s) a revisin Si la salvedad, incumplimiento, omisin u observacin es recurrente con ejercicios anteriores se anotar el ejercicio del que proviene.

3 4

PERIODO SUJETO A REVISIN OBSERVACIN RECURRENTE

RUBRO O CUENTA AFECTADA

Se deber anotar el nombre del rubro o cuenta de los estados financieros que principalmente se est afectando. Clasificar la observacin de acuerdo a: Control Interno; Deficiencias y/o irregularidades (financieras y administrativas) en la operacin del Programa o en la Administracin de Prstamos y Donaciones (Incluye Cuenta Especial). Tomando en consideracin la importancia, trascendencia o impacto de las observaciones, se debern clasificar conforme a la siguiente denominacin:

TIPO DE OBSERVACIN

CLASIFICACIN DE LA OBSERVACIN

Alto Riesgo Mediano Riesgo Bajo Riesgo

AR MR BR

DESCRIPCIN DE LA OBSERVACIN

Las observaciones debern describir de manera objetiva, clara y concisa los hechos, conductas u omisiones, identificando los elementos que las constituyen. En lo casos que sea prctico, factible y conveniente, se precisar el monto del universo, incluyendo la cantidad total de operaciones, bienes, contratos, etc. Cantidad y monto de la muestra revisada (incluyendo el porcentaje que representa del universo). Cantidad y monto de lo observado, incluyendo el porcentaje que representa de la muestra.

FUNDAMENTO ESPECFICO LEGAL Y/O TCNICO

El fundamento especfico legal y/o tcnico que soporta la observacin

10

CAUSAS

Deben describir claramente los motivos que dieron origen a la observacin, y deben ser congruentes con la misma. Deben describir las repercusiones financieras, operacionales y legales, presente y/o futuras que originaron o pudieran originar las observaciones, as como el impacto en otras operaciones. Establecer para cada una de las observaciones las sugerencias/recomendaciones conforme a lo siguiente: Acciones que debe emprender el rea auditada para corregir en forma total la observacin determinada y con ello subsanar el efecto que motivo la deficiencia; debe ser congruente con la observacin y sugerir acciones de solucin aplicables y alcanzables. Acciones presentes y/o futuras que debe emprender el rea auditada para evitar la reincidencia de las situaciones observadas, y con ello eliminar la causa que motivo la deficiencia; deben ser congruentes con la observacin. El responsable del rea ejecutora deber formular las acciones generales y especficas que tiene previsto emprender para atender la observacin, mismas que debern considerar lo recomendado por el auditor externo. DE LA El da, mes y ao en los cuales los participantes firman la Cdula de Observaciones. Da, mes y ao en el que el rea responsable se compromete a subsanar la observacin determinada, dicha fecha deber ser consensuada entre el responsable el rea ejecutora y el auditor externo. PUBLICO REA Anotar el nombre, cargo y firma del responsable del rea ejecutora al que le competa la atencin y solventacin de la observacin.

11

EFECTOS

RECOMENDACIONES 12 CORRECTIVAS

13

PREVENTIVAS

14

ACCIONES A EMPRENDER

15

FECHA DE FIRMA OBSERVACIN FECHA COMPROMISO

16

17

FIRMA DEL SERVIDOR RESPONSABLE DEL EJECUTORA

18

FIRMA DEL SOCIO RESPONSABLE DE LA AUDITORA QUE EMITI LA OBSERVACIN. FIRMA DEL SERVIDOR PBLICO DEL RGANO INTERNO DE CONTROL

Anotar el nombre y firma del socio responsable de la auditora.

19

Anotar el nombre, cargo y firma del Servidor Pblico del OIC en el Ente Pblico que intervino en la reunin de discusin de los informes (en caso de Entes Pblicos).

Para la descripcin de las observaciones se adoptar un criterio de selectividad, consignando las principales deficiencias determinadas en la auditora. Con base en los recursos desembolsados, tramitados y a los presupuestales autorizados, monto, volumen y antigedad de las operaciones revisadas, personal involucrado, sistemas que afecta, entre otros y con el propsito de conocer la trascendencia o impacto de las observaciones en la dependencia, las mismas se debern clasificar de la siguiente manera: Alto Riesgo Cuando existe un dao patrimonial o inadecuada actuacin de servidores pblicos, que impliquen una infraccin grave conforme a lo previsto en el artculo 13 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos y/o la comisin de delitos de

servidores pblicos a que se refiere el Cdigo Penal Federal. Mediano Riesgo Que involucran inadecuado aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, que impliquen infracciones a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, no consideradas graves por la misma. Bajo Riesgo Aquellas que no teniendo un impacto econmico en la administracin de los recursos de la dependencia, rgano desconcentrado, entidad de la APF o Procuradura General de la Repblica, ni que de las mismas se derivan responsabilidad administrativa de servidores pblicos, afectan la consecucin de las metas y objetivos, operaciones, procesos, programas o el control interno operativo y contable, entre otros, mismas que de no ser corregidas en el corto plazo repercutiran en su gestin. La Carta de Observaciones deber comentarse invariablemente con los servidores pblicos responsables del Programa y que consecuentemente son los responsables de atender las observaciones, para lo cual en dicha carta se indicar el nombre, cargo y firma tanto del personal de los OICs como de los servidores pblicos con quien se comento, como evidencia de su conformidad. En el caso de que no existan observaciones que reportar, as se sealar. Nota: Para la clasificacin de las observaciones, se deber considerar adicionalmente los aspectos relacionados en la siguiente hoja. Incumplimiento de metas y objetivos de acuerdo con lo establecido en los proyectos. Manejo indebido de los recursos o negligencia en el desarrollo de sus actividades, entorpeciendo las tareas asignadas, por lo que amerita la instrumentacin de algn procedimiento de carcter administrativo o legal. Informacin financiera no elaborada de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, principios de contabilidad gubernamental, la no aplicacin de stos consistentemente en relacin con ejercicios anteriores, o bien cuando habindose cambiado los principios no se revelen sus efectos sobre la informacin financiera. Desviaciones presupuestarias por subejercicios y/o sobreejercicios no justificadas sin contar con la autorizacin respectiva. Falta de acciones necesarias para la recuperacin de recursos materiales o financieros, derivado de incumplimientos contractuales por parte de contratistas o proveedores, por el otorgamiento de prestaciones al personal, venta de bienes y servicios, etc. Concertacin de crditos nacionales o internacionales, sin cumplir con la normatividad vigente. Pago de pasivos y obligaciones en forma inoportuna, que generaron intereses moratorios y/o recargos. Desapego al marco jurdico y disposiciones aplicables como leyes, reglamentos, cdigos, decretos, acuerdos, etc. Operaciones realizadas que carezcan de la documentacin soporte o de la autorizacin de la persona facultada para ello. Registros contables inoportunos, parciales, incorrectos o en su caso omitidos. Presentacin inoportuna o incorrecta de informes y/o reportes presupuestarios financieros. Estructuras orgnicas inadecuadas y/o disfuncionales Estructura orgnica ocupacional y/o funcional cubierta por personal que no cubre el perfil del puesto. Otros que por el impacto de las anomalas detectadas deban ser incorporados.