EXERCIII PREGTIRE STAGIARI SISTEM COLECTIV Organizarea auditului intern si controlul intern al intreprinderii Anul I Organizarea si planificarea contabilitatii

i unei intreprinderi 1. Elaborare politici si proceduri contabile. Studiu de caz: societatea de comert. Raspuns: S.C. ALFA S.A. are ca obiect de comercializarea de bunuri alimentare. Perioada de gestiune aleas pentru stabilirea costurilor stocurilor este de o lun i anume luna octombrie. n vederea determinrii costurilor de producie s-a optat pentru utilizarea conturilor din clasa a 9-a a Planului de conturi, prevzute de Reglementrile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene. Pentru simplificarea calculelor, cotele privind contribuiile sociale sunt ipotetice i A. nregistrarea cheltuielilor, n cursul perioadei, n contabilitatea financiar i n contabilitatea de gestiune din activitatea de comert Aceleai cheltuieli de exploatare efectuate n activitatea de obinere a produselor finite sunt reflectate astfel: din punct de vedere financiar pe naturi, n conturi din clasa a 6-a; din punct de vedere funcional pe categorii de cheltuieli, n conturi din clasa a 9-a. n urmator vom prezenta reflectarea cheltuielilor efectuate n perioada de gestiune att n contabilitatea de gestiune, ct i n cea financiar. Reflectarea n contabilitatea financiar i n contabilitatea de gestiune a cheltuielilor nregistrate n cursul lunii octombrie
nregistrare n contabilitate a financiar nregistrare n contabilitate a de gestiune

602 = Cheltuieli cu materialele consumabile 603 = Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar 604 = Cheltuieli privind materialele

302 3.000 lei Materiale consumabil e 303 6.500 lei Materiale de natura obiectelor de inventar

925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere

901 Decontari interne 901 Decontari interne

3.000

6.500 lei

401 Furnizori

3.850 lei

925 = Cheltuieli de desfacere

901 Decontari interne

3.850 lei

nestocate

605 = Cheltuieli privind energia si apa 623 = Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate 626 Cheltuieli postale si taxe telecomunicati i 641 = Cheltuieli cu salariile personalului 645 = Cheltuieli cu asig si prot soc 6811 = Cheltuieli de exploatare cu amortizarea imobilizarilor

401 Furnizori 401 Furnizori

657 lei

3.560 lei

925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere 925 = Cheltuieli de desfacere

901 Decontari interne 901 Decontari interne

657 lei

3.560 lei

401 Furnizori

435 lei

901 Decontari interne 901 Decontari interne 901 Decontari interne 901 Decontari interne

435 lei

421 Personal salarii datorate 431 Asigurarile sociale 281 Amortizarea privind imobilizarile corporale

3.700 lei

3.700 lei

1.027 lei

1.027 lei

406.5 lei

406.5 lei

2. Proceduri privind utilizarea documentelor financiar contabile reglementate de OMFP 3512/2008. Raspuns Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu i fr scop patrimonial, precum i persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri, subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n strintate sau n Romnia, prevzute n Legea contabilitii

nr. 82/1991, republicat, consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz). Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale: denumirea documentului; denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul; numrul documentului i data ntocmirii acestuia; menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul); coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz. Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective. n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile, ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovada plii, respectiv dispoziia de plat/ncasare. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 , republicat, contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional. Contabilitatea operaiunilor efectuate n valut se ine att n moneda naional, ct i n valut, potrivit reglementrilor elaborate n acest sens. Documentele justificative i financiar-contabile pot fi ntocmite i ntr-o alt limb i alt moned dac acest fapt este prevzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factur). Documentele contabile - jurnale, fie etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ; sumele corespunztoare operaiunilor efectuate; conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare;

 semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. Regimul juridic al documentelor n form electronic, ce conin date privind operaiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit i primesc facturi, bonuri fiscale sau chitane n form electronic, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile i chitanele n form electronic, emise fr ndeplinirea condiiilor prevzute de legegislatie, nu au calitatea de document justificativ, n nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991 , republicat. n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predareprimire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct i a primitorului. n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unitii. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre un ter (persoan fizic sau juridic), n relaiile dintre teri i unitile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate s se respecte urmtoarele reguli: documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n documentele respective; documentele contabile, ntocmite de teri pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile civile ncheiate, terii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor n condiiile n care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoan fizic sau juridic autorizat potrivit legii privind organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat, unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la teri, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor nregistrate.

n vederea nregistrrii n jurnale, fie i n celelalte documente contabile a operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare n contabilitate utilizate de uniti, se poate face contarea documentelor justificative, indicnduse simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de conturi general aplicabil. nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i perioad. n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz. n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii. Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate. nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice de prelucrare automat a datelor. Factura se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal. Pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fr drept de deducere a taxei pe valoarea adugat i nu sunt obligate s ntocmeasc facturi, n conformitate cu prevederile Codului fiscal i ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaiunile economice se nregistreaz n baza contractelor ncheiate ntre pri i a documentelor financiar-contabile sau bancare care s ateste acele operaiuni, cum sunt: aviz de nsoire a mrfii, chitan, dispoziie de plat/ncasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dup caz. Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile persoanelor, cu condiia respectrii coninutului de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor. Numrul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevzut n prezentele norme metodologice, n condiiile n care procedurile proprii privind organizarea i conducerea contabilitii impun acest lucru. n situaia n care activitatea de ntocmire a documentelor justificative i financiarcontabile este ncredinat n baza unui contract de prestri de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de ntocmire i utilizare a formularelor respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n contract clauze referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor n aceste condiii. Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare.

Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancioneaz potrivit dispoziiilor legale. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991 , republicat, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel: persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente; fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991 , republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document. Documentelor n form electronic, ce conin date privind operaiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit i primesc facturi, bonuri fiscale sau chitane n form electronic, li se aplic regimul juridic prevzut prin Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile i chitanele n form electronic, emise fr ndeplinirea condiiilor prevzute de legea mai sus menionat, nu au calitatea de document justificativ, n nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat