Préparation concours ADJAENES 2011

La lettre administrative

Sommaire
Introduction La lettre en forme administrative La lettre en forme personnelle Les formulations

Conseils

Introduction
La lettre administrative est le document employé par l’administration pour transmettre par écrit de l’information :
- à l’intérieur de l’administration - entre administrations - avec un particulier

.la forme ou présentation .le fond ou contenu La lettre administrative peut prendre deux formes : .La lettre administrative repose sur deux éléments : .La forme personnelle lorsque l’administration s’adresse à un particulier.la forme «administrative» pour la correspondance à l’intérieur d’une administration ou entre administrations. .

la maîtrise de la langue française La lettre administrative est un outil de communication qui véhicule l’image du service public.Le fond de la lettre administrative : Le candidat au concours sera jugé selon les critères suivants : .la compréhension du sujet .la qualité des éléments de réponse . .

la langue .Le fond de la lettre administrative : La lettre administrative repose sur trois règles : .l’information .le plan .

complète .actuelle .utile .claire . celle-ci doit être : .exacte .Le fond de la lettre administrative : L’information. Le but de la lettre administrative est de transmettre une information.

la conclusion . La lettre administrative classique se compose de trois parties : .l’introduction .le corps du sujet .Le fond de la lettre administrative : Le plan.

un style simple et clair . .une syntaxe et une orthographe maîtrisées .Le fond de la lettre administrative : La langue.le respect de la ponctuation Etre compris du destinataire du message .

Présentation Choix des mots Longueur des phrases Orthographe et syntaxe Enchaînement des arguments Neutralité LISIBILITE .

l’objet et la référence .le corps de la lettre .le timbre (ou attache) .la signature .la suscription (avec lieu d’origine et date) .La lettre en forme «administrative» Elle se compose de six éléments : .les pièces jointes .

division ou service concerné.La lettre en forme «administrative» Le timbre (ou attache) Le timbre identifie l’administration émettrice du courrier..l’indication «Affaire suivie par. ..» . . Il se situe à l’angle supérieur gauche et comprend plusieurs mentions : .la désignation de la direction.l’adresse complète avec le numéro de téléphone et le mél.

La suscription s’inscrit sous le lieu d’origine et la date. La date indiquée est celle du jour de signature. Exemple : Le recteur de l’académie de la Réunion à Mesdames et messieurs les chefs de division . ensuite de celle du destinataire (qui n’est désigné que par sa fonction à l’exclusion de son nom). Elle est composée de la mention de l’autorité signataire.La lettre en forme «administrative» La suscription Le lieu d’origine et la date figurent en haut à droite du document.

Tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l’intermédiaire de l’autorité hiérarchique directe dont dépend l’auteur de la lettre. Directeur des services départementaux de l’Education Nationale pour les services extérieurs) ➋ la correspondance administrative est toujours acheminée par la voie hiérarchique. Chancelier des Universités. à l’Inspecteur d’Académie.La lettre en forme «administrative» La suscription L’acheminement des courriers administratifs repose sur deux principes : ➊ on n’écrit jamais à un fonctionnaire subordonné mais à l’autorité responsable (au Ministre pour une administration centrale. . au Recteur.

La lettre en forme «administrative» L’objet et la référence L’objet est placé à gauche sur la première page. sous la suscription. Elle est la mémoire de l’affaire traitée en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents s’y rapportant. Il permet succinctement : ➊ d’indiquer la nature de la question traitée ➋ d’acheminer rapidement le courrier vers le bon service ➌ de renseigner de l’importance de la question à traiter La référence se situe immédiatement sous l’objet. .

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le corps de la lettre est bâti en trois parties : ➊ l’introduction ➋ le développement ➌ la conclusion .

. débarrassée de tout élément qui n’apporte rien à la compréhension de la question posée. de la question ou du problème que l’on va traiter. sans que ce dernier ne soit contraint de se reporter au dossier de l’affaire. Elle doit être aussi brève que possible. Cela peut aussi être un résumé à partir des idées essentielles de la demande qui est soumise à l’administration.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre L’introduction est la présentation ou le rappel de l’affaire. Une bonne introduction doit renseigner rapidement et complètement sur le problème traité le signataire du document administratif. Elle doit toujours reprendre l’ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé.

.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La formulation du problème. dans l’introduction. oblige le rédacteur à apporter un maximum d’attention aux différents aspects du problème traité ou de la demande de son correspondant.

la question ou le problème traité.dans son fond . .de l’affaire. mais aussi sur les faits réels. logique et répondre à certaines règles et méthodes. L’argumentation doit être rigoureuse. L’argumentation s’appuiera sur les textes réglementaires et législatifs.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le développement est l’examen .

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Les règles à respecter pour la rédaction du développement : ➊ veiller à l’équilibre entre les différentes parties du développement ➋ exposer les faits et les arguments de manière progressive (partir de l’argument le moins important pour finir par celui qui sera décisif) ➌ respecter l’harmonie du développement par des transitions entre les différentes parties .

. les deux méthodes peuvent être appliquées. pour finalement aboutir à la conclusion. Dans le cas d’une réponse négative. Dans le cas d’une réponse affirmative. il est nettement préférable d’utiliser la deuxième méthode.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Deux méthodes possibles : ➊ la première méthode consiste à exposer d’abord la réglementation. puis aborder le cas précis. ➋ la seconde méthode consiste à répondre par l’affirmative ou par la négative à la demande pour ensuite en justifier la réponse.

Elle doit être claire et précise. . Elle informe de la décision de l’administration.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La conclusion La conclusion est l’aboutissement logique de l’introduction et du développement.

➋ le signataire de la lettre ne détient pas l’autorité. Son nom suit sa signature sans son titre (qui figure déjà dans la suscription).. l’Inspecteur d’Académie.La lettre en forme «administrative» La signature Deux cas peuvent se présenter : ➊ la personne qui détient légalement l’autorité est le signataire de la lettre (par exemple le Recteur. ..). Sa signature sera précédée de sa qualité et de la justification de ses pouvoirs. le Président d’Université. le chef d’établissement.

La lettre en forme «administrative» La signature
Trois formules possibles lorsque le signataire ne détient pas l’autorité :
➊ «par délégation» : l’autorisation à signer des décisions est soumise à certaines conditions fixées dans un acte officiel (arrêté) qui précise l’objet de la délégation et ses limites. ➋ «par autorisation» : c’est le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent après accord oral du supérieur. ➌ «par ordre» : s’applique en l’absence de toute délégation écrite. Elle est utilisée par un fonctionnaire en l’absence, ou en cas d’empêchement, du chef direct. C’est une autorisation plus restreinte et plus précise que la formule précédente.

La lettre en forme «administrative»

Les pièces jointes
Le nombre et éventuellement la nature est/sont mentionné(s) : - soit en bas à gauche de la première page - soit en haut après l’objet et la référence

La lettre en forme «administrative»
Structure de la lettre
Timbre ou Attache
Lieu d’origine et date

Suscription

Objet Référence

Introduction Développement Conclusion
Signature Pièces jointes

l’adresse du destiantaire .le corps de la lettre (introduction.la formule ou appel .la date .les pièces jointes .la formule de politesse . développement.le timbre ou attache . conclusion) .la signature .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle 8 éléments : .

. qui permettent de déterminer avec certitude les services dont émane le document.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le timbre ou attache Le timbre est l’ensemble des mentions.le nom du ministère et/ou de l’académie .le nom de la cellule de base (division.. bureau) d'où émane le document .» .l’indication du numéro d’enregistrement .le nom de la direction et/ou service . Il comporte généralement : .l’indication «affaire suivie par. dans l’entête.

du mois en toutes lettres et du millésime. . Elle se compose du lieu. du jour.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La date et le lieu d’origine : La date est indispensable et doit figurer dans l’angle supérieur droit de la feuille.

.. Les lettres adressées aux sociétés. entreprises publiques. syndicats comportent également une formule d’appel. Les lettres adressées à des autorités administratives ou politiques sont libellées de la façon suivante : . .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule d’appel : La lettre adressée par une administration à des personnes privées utilise les formules d’appel de la correspondance privée. .Monsieur le Directeur . Ne jamais utiliser d’abréviations.Monsieur le Conseiller Général.

Elle remet en mémoire rapidement et complètement le problème traité.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : L’introduction rappelle de façon synthétique l’affaire.correct (poli) . Le développement devra respecter les cinq règles suivantes : .clair .concis .complet .convaincant (objectif) .

Il ne doit y avoir aucune aucune ambiguïté quant à la décision de l’administration. Celle-ci peut être positive.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : La conclusion est la partie la plus importante du texte. négative ou d’attente. Elle fait connaître la décision de l’administration. Clarté + Précision .

La formule de politesse sera : Je vous prie de croire. Elle varie suivant la situation. à l’assurance de ma considération distinguée. l’âge. le sexe. Monsieur le Directeur. la nature des rapports existants entre les correspondants.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule de politesse : C’est une formule de courtoisie qui reprend nécessairement dans son libellé. la formule d’appel. . Exemple : Si la formule d’appel est : Monsieur le Directeur.

La signature doit être précédée de la qualité du signataire. .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La signature : Il n’y a en principe dans le service qu’une personne qui a le pouvoir de signer.

au dessus du destinataire. de sa fonction ou qualité et de son adresse (rue.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Les pièces jointes : La mention «pièces jointes» est indiquée dans l’angle inférieur gauche de la première page du document. ville). code postal. . L’adresse du destinataire : L’adresse figure en bas à gauche de la première page et se compose du prénom et du nom du destinataire.

l’émotionnel) ➔ La courtoisie ➔ La précision et la clarté .La lettre en forme «personnelle» Conclusion La lettre en forme personnelle est une rédaction émanant d’une administration. Elle doit donc respecter les valeurs de l’administration : ➔ La responsabilité (pas d’utilisation du «on» par exemple) ➔ La prudence (restitution des faits dans leur exactitude) ➔ L’objectivité (éviter le subjectif. l’arbitraire.

La lettre en forme «personnelle» Structure de la lettre Timbre ou Attache Lieu d’origine et date Appel Introduction Développement Conclusion Formule de politesse Pièces jointes Adresse Signature .

Il m’a été signalé que. J’ai l’honneur de vous faire connaître que... . Je l’honneur de vous informer de... Vous avez bien voulu me faire connaître que....Les formulations Les formules introductives En l’absence de correspondance antérieure : J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur. J’ai été saisi par tel service d’une question relative à...... Il a été porté à ma connaissance que. Vous avez bien voulu m’informer que.. La question m’a été posée de savoir dans quelle mesure......

... Vous avez bien voulu me signaler...Les formulations Les formules introductives En présence de correspondance antérieure : Par lettre du. Vous avez appelé mon attention sur.. Par bordereau en date du.. . Par lettre rappelée en référence....... Vous m’avez saisi de. Par votre communication téléphonique du..

.. .Les formulations Les verbes Conférant une certaine autorité et excluant l’incertitude d’interprétation : Je note J’observe Je signale J’ajoute Je précise Je souligne Je constate Je confirme Je rappelle Je considère J’estime que .

Les formulations Les verbes Pour renforcer le propos : Je crois. j’estime Je prends note de Je me permets de Je ne peux que Je signale Il n’est pas exclu que Je n’ignore pas que Je souligne Il est entendu que Je ne doute pas que Je ne sous-estime pas Je ne perds pas de vue .

Les formulations Les verbes Pour souligner une impossibilité : Il ne saurait être question de Il ne saurait vous échapper Vous ne sauriez ignorer que .

Les formulations Les verbes de conclusion : Il convient de Il importe de Il y a lieu de Il sied de Je souligne Il paraît nécessaire Il paraît opportun Il est préférable Il paraît souhaitable Il est indispensable .

...... A ce sujet.. En l’espèce...Les formulations Les locutions précisant l’idée : A cet égard. En principe. Notamment. . . En effet.... Sous cet angle... En l’objet. En ce qui concerne.......

En tout état de cause.......... D’une façon générale.. D’une manière générale... . . En tous cas.Les formulations Les locutions permettant d’étendre la portée de l’idée : A tous égards.

En résumé. En conclusion.... Dans les notes ou circulaires. ... on a souvent intérêt à numéroter les paragraphes pour plus de clarté.. En définitive.. En premier lieu.. Ensuite.Les formulations Les locutions indiquant les étapes de l’exposé : Tout d’abord.....

.. ... A titre d’information. A titre accessoire.....Les formulations Les locutions caractérisant l’importance d’un argument : A titre principal.... A titre subsidiaire.. . A titre exceptionnel.

... D’une part.. Par contre.... En outre.... Par ailleurs.. d’un autre côté..Les formulations Les locutions de transition : D’un côté... En revanche. d’autre part...... .

. Dès maintenant.. D’ores et déjà...Les formulations Les locutions apportant une précision temporelle : Au fur et à mesure... Sans délai.... Sans tarder... ...

Les formulations La formule de politesse indiquant les étapes de l’exposé : ✐ Les correspondances échangées au sein d’une administration ou entre administrations différentes. ne comportent pas de formules de politesse. . Exemple : Je vous prie de bien vouloir croire en l’assurance de ma considération distinguée.

Les conseils La gestion du temps Prise de connaissance du sujet Prise de connaissance des documents Etablissement du plan Rédaction du courrier Relecture 5/10 minutes 20/25 minutes 10 minutes 30/40 minutes 10 minutes 1 heure 30 .

Les conseils Les matériels indispensables : Deux stylos (noir ou bleu) Un correcteur Un surligneur Un crayon à papier .

Dont vous trouverez la copie ci-jointe. ..Les conseils Le lexique administratif à connaître : Ci joint : L’expression ci-joint est invariable lorsqu’elle est placée avant le nom auquel elle se rapporte.. Veuillez trouver ci-joint la copie de la lettre.

Affaire de la compétence du préfet. «transmettre». communication : Signifie «être en relation» ou renseignements pourront m’être téléphone.Le lexique administratif à connaître : Les conseils Communiquer. communiqués Ces par Compétence : Aptitude reconnue légalement à une autorité de faire certains actes. .

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Convocation : Action de faire venir. également. de réunir. la lettre par laquelle une personne est convoquée. Délibération : Examen d’une question par un groupe de personnes. . Résultats de cet examen... Ce résulte d’une délibération d’un conseil d’enseignement. Par délibération en date du. La convocation se distingue de l’invitation par son caractère impératif. Ce mot désigne couramment.

Dévolu : Attribué. En aucun cas il ne sera accordé de dérogations. Les dérogations à l’obligation scolaire sont exceptionnelles. réservé. En vertu des pouvoirs qui lui ont été dévolus. .Les conseils Le lexique administratif à connaître : Dérogation : Exception par rapport à ce qui est prévu par la réglementation.

. Dispense : Autorisation spéciale accordée par l’autorité administrative de ne pas faire ce qui est prescrit. Dispense d’âge pour se présenter à un examen. diffusion : La diffusion d’un document est sa communication aux personnes auprès desquelles cela est prévu.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Diffuser.

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Disponibilité : Position d’un fonctionnaire écarté provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit à la retraite.. Disposition : Chacun des points que règle une loi.. Solliciter sa mise en disponibilité. . Prendre des dispositions. un décret. Se référer aux dispositions de la loi. un arrêté. Les dispositions de l’article 3 de ce décret.

application de cette décision. Date d’effet : date à laquelle une décision devient applicable. Les textes émanent de .Les conseils Le lexique administratif à connaître : Effet : Effet d’une décision : conséquence. Emaner : Provenir de. de. découler l’administration centrale.

Etre forclos. forclusion : La forclusion est la privation d’un droit qui n’a pas été exercé dans les délais fixés. Forclos. des difficultés. une situation.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Exposer : Expliquer. . faire connaître. Exposer un problème. Opposer la forclusion : faire connaître à l’intéressé la privation de ses droits.

L’incidence sur les prix des augmentations de salaires.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Habiliter : Donner la compétence pour accomplir un acte. Incidence d’une mesure. Incidence : Effet. conséquence. . Recevoir une habilitation.

Allouer une indemnité. de logement etc. en attente de décision.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Indemnité : Somme versée à un agent en accessoire du traitement. Indemnité de résidence. . Instance : Affaire en instance : en cours d’examen. En réparation d’un dommage ou d’un préjudice.

Par référence au décret du. Faire l’objet de mesures disciplinaires. .. Référence : Indications des documents auxquels on se rapporte.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Mesure : Décision prise par une autorité administrative. Une mesure a une portée plus concrète qu’une disposition et moins impérative qu’une prescription..

Lettre relative à une demande de poste. . Relever : Dépendre de.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Relatif à : Terme très courant signifiant «se rapportant à». Cette affaire ne relève pas de ma compétence. Relever une personne de ses fonctions. Mesure administrative à l’égard d’un fonctionnaire lui retirant ses fonctions.

d’être dans les attributions de.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Requête : Demande verbale ou écrite. Sous réserve de : sous condition de.... Cette affaire n’est pas de mon ressort. Ressort : Couramment ce mot est synonyme de compétence.. . Réserve : Restriction. Adresser une requête.

On trouve également l’expression «terme de rigueur». délai de rigueur. Se dit d’un acte dont la mise en application est antérieure à la date à laquelle la décision a été prise ou le texte signé. . ces renseignements devront m’être adressés pour le.. Réserve : Délai de rigueur : formule destinée à inviter au respect strict d’une date. Augmentation des salaires avec effet rétroactif.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Rétroactif : Effet rétroactif.. Titularisation avec effet rétroactif..

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