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La Lettre Administrative

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Préparation concours ADJAENES 2011

La lettre administrative

Sommaire
Introduction La lettre en forme administrative La lettre en forme personnelle Les formulations

Conseils

Introduction
La lettre administrative est le document employé par l’administration pour transmettre par écrit de l’information :
- à l’intérieur de l’administration - entre administrations - avec un particulier

le fond ou contenu La lettre administrative peut prendre deux formes : . .la forme ou présentation .la forme «administrative» pour la correspondance à l’intérieur d’une administration ou entre administrations. .La forme personnelle lorsque l’administration s’adresse à un particulier.La lettre administrative repose sur deux éléments : .

la compréhension du sujet .la qualité des éléments de réponse .la maîtrise de la langue française La lettre administrative est un outil de communication qui véhicule l’image du service public. .Le fond de la lettre administrative : Le candidat au concours sera jugé selon les critères suivants : .

Le fond de la lettre administrative : La lettre administrative repose sur trois règles : .l’information .le plan .la langue .

celle-ci doit être : . Le but de la lettre administrative est de transmettre une information.actuelle .claire .complète .exacte .utile .Le fond de la lettre administrative : L’information.

Le fond de la lettre administrative : Le plan.l’introduction .la conclusion .le corps du sujet . La lettre administrative classique se compose de trois parties : .

Le fond de la lettre administrative : La langue.un style simple et clair . .le respect de la ponctuation Etre compris du destinataire du message .une syntaxe et une orthographe maîtrisées .

Présentation Choix des mots Longueur des phrases Orthographe et syntaxe Enchaînement des arguments Neutralité LISIBILITE .

La lettre en forme «administrative» Elle se compose de six éléments : .le corps de la lettre .la signature .les pièces jointes .le timbre (ou attache) .l’objet et la référence .la suscription (avec lieu d’origine et date) .

. .La lettre en forme «administrative» Le timbre (ou attache) Le timbre identifie l’administration émettrice du courrier.la désignation de la direction. . division ou service concerné.» . Il se situe à l’angle supérieur gauche et comprend plusieurs mentions : .l’adresse complète avec le numéro de téléphone et le mél.l’indication «Affaire suivie par..

ensuite de celle du destinataire (qui n’est désigné que par sa fonction à l’exclusion de son nom). Elle est composée de la mention de l’autorité signataire. La suscription s’inscrit sous le lieu d’origine et la date.La lettre en forme «administrative» La suscription Le lieu d’origine et la date figurent en haut à droite du document. La date indiquée est celle du jour de signature. Exemple : Le recteur de l’académie de la Réunion à Mesdames et messieurs les chefs de division .

La lettre en forme «administrative» La suscription L’acheminement des courriers administratifs repose sur deux principes : ➊ on n’écrit jamais à un fonctionnaire subordonné mais à l’autorité responsable (au Ministre pour une administration centrale. Tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l’intermédiaire de l’autorité hiérarchique directe dont dépend l’auteur de la lettre. Directeur des services départementaux de l’Education Nationale pour les services extérieurs) ➋ la correspondance administrative est toujours acheminée par la voie hiérarchique. Chancelier des Universités. . au Recteur. à l’Inspecteur d’Académie.

. Il permet succinctement : ➊ d’indiquer la nature de la question traitée ➋ d’acheminer rapidement le courrier vers le bon service ➌ de renseigner de l’importance de la question à traiter La référence se situe immédiatement sous l’objet. Elle est la mémoire de l’affaire traitée en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents s’y rapportant.La lettre en forme «administrative» L’objet et la référence L’objet est placé à gauche sur la première page. sous la suscription.

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le corps de la lettre est bâti en trois parties : ➊ l’introduction ➋ le développement ➌ la conclusion .

Une bonne introduction doit renseigner rapidement et complètement sur le problème traité le signataire du document administratif. Elle doit toujours reprendre l’ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé. de la question ou du problème que l’on va traiter. Cela peut aussi être un résumé à partir des idées essentielles de la demande qui est soumise à l’administration. Elle doit être aussi brève que possible. sans que ce dernier ne soit contraint de se reporter au dossier de l’affaire.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre L’introduction est la présentation ou le rappel de l’affaire. . débarrassée de tout élément qui n’apporte rien à la compréhension de la question posée.

.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La formulation du problème. oblige le rédacteur à apporter un maximum d’attention aux différents aspects du problème traité ou de la demande de son correspondant. dans l’introduction.

L’argumentation s’appuiera sur les textes réglementaires et législatifs.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le développement est l’examen . .dans son fond .de l’affaire. mais aussi sur les faits réels. la question ou le problème traité. L’argumentation doit être rigoureuse. logique et répondre à certaines règles et méthodes.

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Les règles à respecter pour la rédaction du développement : ➊ veiller à l’équilibre entre les différentes parties du développement ➋ exposer les faits et les arguments de manière progressive (partir de l’argument le moins important pour finir par celui qui sera décisif) ➌ respecter l’harmonie du développement par des transitions entre les différentes parties .

Dans le cas d’une réponse affirmative. Dans le cas d’une réponse négative. ➋ la seconde méthode consiste à répondre par l’affirmative ou par la négative à la demande pour ensuite en justifier la réponse. pour finalement aboutir à la conclusion. puis aborder le cas précis. .La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Deux méthodes possibles : ➊ la première méthode consiste à exposer d’abord la réglementation. il est nettement préférable d’utiliser la deuxième méthode. les deux méthodes peuvent être appliquées.

. Elle doit être claire et précise. Elle informe de la décision de l’administration.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La conclusion La conclusion est l’aboutissement logique de l’introduction et du développement.

. le Président d’Université...La lettre en forme «administrative» La signature Deux cas peuvent se présenter : ➊ la personne qui détient légalement l’autorité est le signataire de la lettre (par exemple le Recteur. Son nom suit sa signature sans son titre (qui figure déjà dans la suscription). le chef d’établissement. Sa signature sera précédée de sa qualité et de la justification de ses pouvoirs. l’Inspecteur d’Académie.). ➋ le signataire de la lettre ne détient pas l’autorité.

La lettre en forme «administrative» La signature
Trois formules possibles lorsque le signataire ne détient pas l’autorité :
➊ «par délégation» : l’autorisation à signer des décisions est soumise à certaines conditions fixées dans un acte officiel (arrêté) qui précise l’objet de la délégation et ses limites. ➋ «par autorisation» : c’est le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent après accord oral du supérieur. ➌ «par ordre» : s’applique en l’absence de toute délégation écrite. Elle est utilisée par un fonctionnaire en l’absence, ou en cas d’empêchement, du chef direct. C’est une autorisation plus restreinte et plus précise que la formule précédente.

La lettre en forme «administrative»

Les pièces jointes
Le nombre et éventuellement la nature est/sont mentionné(s) : - soit en bas à gauche de la première page - soit en haut après l’objet et la référence

La lettre en forme «administrative»
Structure de la lettre
Timbre ou Attache
Lieu d’origine et date

Suscription

Objet Référence

Introduction Développement Conclusion
Signature Pièces jointes

La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle 8 éléments : .le corps de la lettre (introduction.la date . développement. conclusion) .la formule de politesse .la formule ou appel .l’adresse du destiantaire .la signature .le timbre ou attache .les pièces jointes .

l’indication du numéro d’enregistrement . qui permettent de déterminer avec certitude les services dont émane le document. dans l’entête.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le timbre ou attache Le timbre est l’ensemble des mentions.» .l’indication «affaire suivie par.le nom de la direction et/ou service .le nom de la cellule de base (division.. Il comporte généralement : .le nom du ministère et/ou de l’académie .. bureau) d'où émane le document .

du mois en toutes lettres et du millésime. . du jour. Elle se compose du lieu.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La date et le lieu d’origine : La date est indispensable et doit figurer dans l’angle supérieur droit de la feuille.

Les lettres adressées à des autorités administratives ou politiques sont libellées de la façon suivante : . Les lettres adressées aux sociétés.Monsieur le Directeur . . entreprises publiques. syndicats comportent également une formule d’appel.Monsieur le Conseiller Général..La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule d’appel : La lettre adressée par une administration à des personnes privées utilise les formules d’appel de la correspondance privée. . Ne jamais utiliser d’abréviations..

complet . Elle remet en mémoire rapidement et complètement le problème traité.clair .convaincant (objectif) . Le développement devra respecter les cinq règles suivantes : .concis .correct (poli) .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : L’introduction rappelle de façon synthétique l’affaire.

Elle fait connaître la décision de l’administration. Clarté + Précision . négative ou d’attente. Celle-ci peut être positive. Il ne doit y avoir aucune aucune ambiguïté quant à la décision de l’administration.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : La conclusion est la partie la plus importante du texte.

Exemple : Si la formule d’appel est : Monsieur le Directeur. . le sexe. Monsieur le Directeur. l’âge. La formule de politesse sera : Je vous prie de croire. la formule d’appel. à l’assurance de ma considération distinguée.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule de politesse : C’est une formule de courtoisie qui reprend nécessairement dans son libellé. Elle varie suivant la situation. la nature des rapports existants entre les correspondants.

La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La signature : Il n’y a en principe dans le service qu’une personne qui a le pouvoir de signer. La signature doit être précédée de la qualité du signataire. .

de sa fonction ou qualité et de son adresse (rue. L’adresse du destinataire : L’adresse figure en bas à gauche de la première page et se compose du prénom et du nom du destinataire. . ville).La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Les pièces jointes : La mention «pièces jointes» est indiquée dans l’angle inférieur gauche de la première page du document. code postal. au dessus du destinataire.

Elle doit donc respecter les valeurs de l’administration : ➔ La responsabilité (pas d’utilisation du «on» par exemple) ➔ La prudence (restitution des faits dans leur exactitude) ➔ L’objectivité (éviter le subjectif. l’arbitraire.La lettre en forme «personnelle» Conclusion La lettre en forme personnelle est une rédaction émanant d’une administration. l’émotionnel) ➔ La courtoisie ➔ La précision et la clarté .

La lettre en forme «personnelle» Structure de la lettre Timbre ou Attache Lieu d’origine et date Appel Introduction Développement Conclusion Formule de politesse Pièces jointes Adresse Signature .

. La question m’a été posée de savoir dans quelle mesure.. . J’ai l’honneur de vous faire connaître que. Vous avez bien voulu me faire connaître que. J’ai été saisi par tel service d’une question relative à.Les formulations Les formules introductives En l’absence de correspondance antérieure : J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur... Vous avez bien voulu m’informer que........ Il m’a été signalé que.... Il a été porté à ma connaissance que... Je l’honneur de vous informer de...

Par votre communication téléphonique du.. Vous avez appelé mon attention sur.. Par bordereau en date du. Par lettre rappelée en référence..Les formulations Les formules introductives En présence de correspondance antérieure : Par lettre du....... Vous avez bien voulu me signaler. Vous m’avez saisi de.. .....

Les formulations Les verbes Conférant une certaine autorité et excluant l’incertitude d’interprétation : Je note J’observe Je signale J’ajoute Je précise Je souligne Je constate Je confirme Je rappelle Je considère J’estime que ... .

j’estime Je prends note de Je me permets de Je ne peux que Je signale Il n’est pas exclu que Je n’ignore pas que Je souligne Il est entendu que Je ne doute pas que Je ne sous-estime pas Je ne perds pas de vue .Les formulations Les verbes Pour renforcer le propos : Je crois.

Les formulations Les verbes Pour souligner une impossibilité : Il ne saurait être question de Il ne saurait vous échapper Vous ne sauriez ignorer que .

Les formulations Les verbes de conclusion : Il convient de Il importe de Il y a lieu de Il sied de Je souligne Il paraît nécessaire Il paraît opportun Il est préférable Il paraît souhaitable Il est indispensable .

. . En l’espèce.. . Sous cet angle...... En ce qui concerne... En l’objet... En principe... En effet.... A ce sujet. Notamment.....Les formulations Les locutions précisant l’idée : A cet égard.

. D’une façon générale. D’une manière générale... En tout état de cause.Les formulations Les locutions permettant d’étendre la portée de l’idée : A tous égards. . En tous cas......... ..

Ensuite... .. En résumé.. En premier lieu... En définitive.Les formulations Les locutions indiquant les étapes de l’exposé : Tout d’abord....... on a souvent intérêt à numéroter les paragraphes pour plus de clarté. En conclusion. Dans les notes ou circulaires.

A titre accessoire. A titre exceptionnel. A titre d’information. A titre subsidiaire. ..Les formulations Les locutions caractérisant l’importance d’un argument : A titre principal...... .......

En outre..... Par contre..Les formulations Les locutions de transition : D’un côté... D’une part... . Par ailleurs....... En revanche. d’un autre côté.... d’autre part..

. ........ D’ores et déjà. Sans tarder. Sans délai.. Dès maintenant.. .Les formulations Les locutions apportant une précision temporelle : Au fur et à mesure...

Exemple : Je vous prie de bien vouloir croire en l’assurance de ma considération distinguée.Les formulations La formule de politesse indiquant les étapes de l’exposé : ✐ Les correspondances échangées au sein d’une administration ou entre administrations différentes. ne comportent pas de formules de politesse. .

Les conseils La gestion du temps Prise de connaissance du sujet Prise de connaissance des documents Etablissement du plan Rédaction du courrier Relecture 5/10 minutes 20/25 minutes 10 minutes 30/40 minutes 10 minutes 1 heure 30 .

Les conseils Les matériels indispensables : Deux stylos (noir ou bleu) Un correcteur Un surligneur Un crayon à papier .

Veuillez trouver ci-joint la copie de la lettre. . Dont vous trouverez la copie ci-jointe...Les conseils Le lexique administratif à connaître : Ci joint : L’expression ci-joint est invariable lorsqu’elle est placée avant le nom auquel elle se rapporte.

Le lexique administratif à connaître : Les conseils Communiquer. communication : Signifie «être en relation» ou renseignements pourront m’être téléphone. «transmettre». Affaire de la compétence du préfet. communiqués Ces par Compétence : Aptitude reconnue légalement à une autorité de faire certains actes. .

Par délibération en date du. Ce résulte d’une délibération d’un conseil d’enseignement. également. La convocation se distingue de l’invitation par son caractère impératif. de réunir.. Résultats de cet examen. Délibération : Examen d’une question par un groupe de personnes..Les conseils Le lexique administratif à connaître : Convocation : Action de faire venir. la lettre par laquelle une personne est convoquée. Ce mot désigne couramment. .

En aucun cas il ne sera accordé de dérogations. . Dévolu : Attribué. En vertu des pouvoirs qui lui ont été dévolus. Les dérogations à l’obligation scolaire sont exceptionnelles.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Dérogation : Exception par rapport à ce qui est prévu par la réglementation. réservé.

diffusion : La diffusion d’un document est sa communication aux personnes auprès desquelles cela est prévu. Dispense d’âge pour se présenter à un examen.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Diffuser. . Dispense : Autorisation spéciale accordée par l’autorité administrative de ne pas faire ce qui est prescrit.

Les dispositions de l’article 3 de ce décret.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Disponibilité : Position d’un fonctionnaire écarté provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit à la retraite.. . un décret. un arrêté. Disposition : Chacun des points que règle une loi. Se référer aux dispositions de la loi. Solliciter sa mise en disponibilité.. Prendre des dispositions.

Les textes émanent de . Emaner : Provenir de. découler l’administration centrale.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Effet : Effet d’une décision : conséquence. application de cette décision. de. Date d’effet : date à laquelle une décision devient applicable.

une situation. . Forclos. Exposer un problème. des difficultés. Etre forclos. Opposer la forclusion : faire connaître à l’intéressé la privation de ses droits.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Exposer : Expliquer. faire connaître. forclusion : La forclusion est la privation d’un droit qui n’a pas été exercé dans les délais fixés.

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Habiliter : Donner la compétence pour accomplir un acte. L’incidence sur les prix des augmentations de salaires. conséquence. Incidence d’une mesure. Recevoir une habilitation. Incidence : Effet. .

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Indemnité : Somme versée à un agent en accessoire du traitement. En réparation d’un dommage ou d’un préjudice. Instance : Affaire en instance : en cours d’examen. Indemnité de résidence. de logement etc. . Allouer une indemnité. en attente de décision.

Par référence au décret du. Une mesure a une portée plus concrète qu’une disposition et moins impérative qu’une prescription.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Mesure : Décision prise par une autorité administrative.. Faire l’objet de mesures disciplinaires.. Référence : Indications des documents auxquels on se rapporte. .

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Relatif à : Terme très courant signifiant «se rapportant à». Lettre relative à une demande de poste. Relever une personne de ses fonctions. Cette affaire ne relève pas de ma compétence. Relever : Dépendre de. Mesure administrative à l’égard d’un fonctionnaire lui retirant ses fonctions. .

d’être dans les attributions de. .. Ressort : Couramment ce mot est synonyme de compétence. Sous réserve de : sous condition de. Cette affaire n’est pas de mon ressort... Adresser une requête.. Réserve : Restriction.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Requête : Demande verbale ou écrite.

ces renseignements devront m’être adressés pour le. Augmentation des salaires avec effet rétroactif. On trouve également l’expression «terme de rigueur». Titularisation avec effet rétroactif.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Rétroactif : Effet rétroactif. . Se dit d’un acte dont la mise en application est antérieure à la date à laquelle la décision a été prise ou le texte signé.. Réserve : Délai de rigueur : formule destinée à inviter au respect strict d’une date.. délai de rigueur..

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