Préparation concours ADJAENES 2011

La lettre administrative

Sommaire
Introduction La lettre en forme administrative La lettre en forme personnelle Les formulations

Conseils

Introduction
La lettre administrative est le document employé par l’administration pour transmettre par écrit de l’information :
- à l’intérieur de l’administration - entre administrations - avec un particulier

le fond ou contenu La lettre administrative peut prendre deux formes : .La lettre administrative repose sur deux éléments : .la forme ou présentation . .La forme personnelle lorsque l’administration s’adresse à un particulier. .la forme «administrative» pour la correspondance à l’intérieur d’une administration ou entre administrations.

.la maîtrise de la langue française La lettre administrative est un outil de communication qui véhicule l’image du service public.la qualité des éléments de réponse .la compréhension du sujet .Le fond de la lettre administrative : Le candidat au concours sera jugé selon les critères suivants : .

le plan .l’information .la langue .Le fond de la lettre administrative : La lettre administrative repose sur trois règles : .

celle-ci doit être : .exacte . Le but de la lettre administrative est de transmettre une information.complète .claire .Le fond de la lettre administrative : L’information.actuelle .utile .

Le fond de la lettre administrative : Le plan.l’introduction .le corps du sujet .la conclusion . La lettre administrative classique se compose de trois parties : .

le respect de la ponctuation Etre compris du destinataire du message .un style simple et clair .Le fond de la lettre administrative : La langue.une syntaxe et une orthographe maîtrisées . .

Présentation Choix des mots Longueur des phrases Orthographe et syntaxe Enchaînement des arguments Neutralité LISIBILITE .

les pièces jointes .l’objet et la référence .la signature .le timbre (ou attache) .la suscription (avec lieu d’origine et date) .La lettre en forme «administrative» Elle se compose de six éléments : .le corps de la lettre .

. . division ou service concerné.» ..l’adresse complète avec le numéro de téléphone et le mél. Il se situe à l’angle supérieur gauche et comprend plusieurs mentions : .l’indication «Affaire suivie par..La lettre en forme «administrative» Le timbre (ou attache) Le timbre identifie l’administration émettrice du courrier.la désignation de la direction.

Elle est composée de la mention de l’autorité signataire. Exemple : Le recteur de l’académie de la Réunion à Mesdames et messieurs les chefs de division . ensuite de celle du destinataire (qui n’est désigné que par sa fonction à l’exclusion de son nom). La suscription s’inscrit sous le lieu d’origine et la date. La date indiquée est celle du jour de signature.La lettre en forme «administrative» La suscription Le lieu d’origine et la date figurent en haut à droite du document.

au Recteur. à l’Inspecteur d’Académie. Chancelier des Universités. .La lettre en forme «administrative» La suscription L’acheminement des courriers administratifs repose sur deux principes : ➊ on n’écrit jamais à un fonctionnaire subordonné mais à l’autorité responsable (au Ministre pour une administration centrale. Directeur des services départementaux de l’Education Nationale pour les services extérieurs) ➋ la correspondance administrative est toujours acheminée par la voie hiérarchique. Tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l’intermédiaire de l’autorité hiérarchique directe dont dépend l’auteur de la lettre.

La lettre en forme «administrative» L’objet et la référence L’objet est placé à gauche sur la première page. Elle est la mémoire de l’affaire traitée en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents s’y rapportant. sous la suscription. . Il permet succinctement : ➊ d’indiquer la nature de la question traitée ➋ d’acheminer rapidement le courrier vers le bon service ➌ de renseigner de l’importance de la question à traiter La référence se situe immédiatement sous l’objet.

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le corps de la lettre est bâti en trois parties : ➊ l’introduction ➋ le développement ➌ la conclusion .

. de la question ou du problème que l’on va traiter.La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre L’introduction est la présentation ou le rappel de l’affaire. Cela peut aussi être un résumé à partir des idées essentielles de la demande qui est soumise à l’administration. Elle doit toujours reprendre l’ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé. sans que ce dernier ne soit contraint de se reporter au dossier de l’affaire. Elle doit être aussi brève que possible. Une bonne introduction doit renseigner rapidement et complètement sur le problème traité le signataire du document administratif. débarrassée de tout élément qui n’apporte rien à la compréhension de la question posée.

oblige le rédacteur à apporter un maximum d’attention aux différents aspects du problème traité ou de la demande de son correspondant. .La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La formulation du problème. dans l’introduction.

mais aussi sur les faits réels. logique et répondre à certaines règles et méthodes. . L’argumentation s’appuiera sur les textes réglementaires et législatifs.dans son fond .La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Le développement est l’examen . la question ou le problème traité.de l’affaire. L’argumentation doit être rigoureuse.

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Les règles à respecter pour la rédaction du développement : ➊ veiller à l’équilibre entre les différentes parties du développement ➋ exposer les faits et les arguments de manière progressive (partir de l’argument le moins important pour finir par celui qui sera décisif) ➌ respecter l’harmonie du développement par des transitions entre les différentes parties .

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre Deux méthodes possibles : ➊ la première méthode consiste à exposer d’abord la réglementation. Dans le cas d’une réponse négative. puis aborder le cas précis. pour finalement aboutir à la conclusion. ➋ la seconde méthode consiste à répondre par l’affirmative ou par la négative à la demande pour ensuite en justifier la réponse. . les deux méthodes peuvent être appliquées. Dans le cas d’une réponse affirmative. il est nettement préférable d’utiliser la deuxième méthode.

La lettre en forme «administrative» Le corps de la lettre La conclusion La conclusion est l’aboutissement logique de l’introduction et du développement. Elle informe de la décision de l’administration. Elle doit être claire et précise. .

). .La lettre en forme «administrative» La signature Deux cas peuvent se présenter : ➊ la personne qui détient légalement l’autorité est le signataire de la lettre (par exemple le Recteur.. le Président d’Université. Son nom suit sa signature sans son titre (qui figure déjà dans la suscription). l’Inspecteur d’Académie. ➋ le signataire de la lettre ne détient pas l’autorité. le chef d’établissement.. Sa signature sera précédée de sa qualité et de la justification de ses pouvoirs.

La lettre en forme «administrative» La signature
Trois formules possibles lorsque le signataire ne détient pas l’autorité :
➊ «par délégation» : l’autorisation à signer des décisions est soumise à certaines conditions fixées dans un acte officiel (arrêté) qui précise l’objet de la délégation et ses limites. ➋ «par autorisation» : c’est le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent après accord oral du supérieur. ➌ «par ordre» : s’applique en l’absence de toute délégation écrite. Elle est utilisée par un fonctionnaire en l’absence, ou en cas d’empêchement, du chef direct. C’est une autorisation plus restreinte et plus précise que la formule précédente.

La lettre en forme «administrative»

Les pièces jointes
Le nombre et éventuellement la nature est/sont mentionné(s) : - soit en bas à gauche de la première page - soit en haut après l’objet et la référence

La lettre en forme «administrative»
Structure de la lettre
Timbre ou Attache
Lieu d’origine et date

Suscription

Objet Référence

Introduction Développement Conclusion
Signature Pièces jointes

l’adresse du destiantaire . développement.la formule ou appel .le timbre ou attache .le corps de la lettre (introduction.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle 8 éléments : .les pièces jointes . conclusion) .la formule de politesse .la date .la signature .

dans l’entête.le nom de la cellule de base (division.. Il comporte généralement : .l’indication «affaire suivie par.l’indication du numéro d’enregistrement .le nom de la direction et/ou service .» .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le timbre ou attache Le timbre est l’ensemble des mentions..le nom du ministère et/ou de l’académie . bureau) d'où émane le document . qui permettent de déterminer avec certitude les services dont émane le document.

La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La date et le lieu d’origine : La date est indispensable et doit figurer dans l’angle supérieur droit de la feuille. Elle se compose du lieu. du jour. du mois en toutes lettres et du millésime. .

Monsieur le Directeur . entreprises publiques. Ne jamais utiliser d’abréviations. syndicats comportent également une formule d’appel.Monsieur le Conseiller Général. . Les lettres adressées aux sociétés. Les lettres adressées à des autorités administratives ou politiques sont libellées de la façon suivante : . .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule d’appel : La lettre adressée par une administration à des personnes privées utilise les formules d’appel de la correspondance privée...

La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : L’introduction rappelle de façon synthétique l’affaire. Le développement devra respecter les cinq règles suivantes : .convaincant (objectif) .correct (poli) . Elle remet en mémoire rapidement et complètement le problème traité.clair .complet .concis .

Il ne doit y avoir aucune aucune ambiguïté quant à la décision de l’administration. Clarté + Précision . Celle-ci peut être positive. négative ou d’attente.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Le corps de la lettre : La conclusion est la partie la plus importante du texte. Elle fait connaître la décision de l’administration.

le sexe. Monsieur le Directeur. l’âge. à l’assurance de ma considération distinguée.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La formule de politesse : C’est une formule de courtoisie qui reprend nécessairement dans son libellé. la formule d’appel. . la nature des rapports existants entre les correspondants. Exemple : Si la formule d’appel est : Monsieur le Directeur. Elle varie suivant la situation. La formule de politesse sera : Je vous prie de croire.

La signature doit être précédée de la qualité du signataire. .La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle La signature : Il n’y a en principe dans le service qu’une personne qui a le pouvoir de signer.

L’adresse du destinataire : L’adresse figure en bas à gauche de la première page et se compose du prénom et du nom du destinataire. de sa fonction ou qualité et de son adresse (rue.La lettre en forme «personnelle» Les différentes parties de la lettre en forme personnelle Les pièces jointes : La mention «pièces jointes» est indiquée dans l’angle inférieur gauche de la première page du document. ville). code postal. . au dessus du destinataire.

Elle doit donc respecter les valeurs de l’administration : ➔ La responsabilité (pas d’utilisation du «on» par exemple) ➔ La prudence (restitution des faits dans leur exactitude) ➔ L’objectivité (éviter le subjectif. l’émotionnel) ➔ La courtoisie ➔ La précision et la clarté .La lettre en forme «personnelle» Conclusion La lettre en forme personnelle est une rédaction émanant d’une administration. l’arbitraire.

La lettre en forme «personnelle» Structure de la lettre Timbre ou Attache Lieu d’origine et date Appel Introduction Développement Conclusion Formule de politesse Pièces jointes Adresse Signature .

.. Vous avez bien voulu me faire connaître que... La question m’a été posée de savoir dans quelle mesure..... Vous avez bien voulu m’informer que. J’ai l’honneur de vous faire connaître que. Il m’a été signalé que. . Il a été porté à ma connaissance que.... Je l’honneur de vous informer de. J’ai été saisi par tel service d’une question relative à.....Les formulations Les formules introductives En l’absence de correspondance antérieure : J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur....

Par bordereau en date du... Par lettre rappelée en référence..... Vous avez bien voulu me signaler... Vous m’avez saisi de...Les formulations Les formules introductives En présence de correspondance antérieure : Par lettre du... Vous avez appelé mon attention sur... . Par votre communication téléphonique du.

.. .Les formulations Les verbes Conférant une certaine autorité et excluant l’incertitude d’interprétation : Je note J’observe Je signale J’ajoute Je précise Je souligne Je constate Je confirme Je rappelle Je considère J’estime que .

Les formulations Les verbes Pour renforcer le propos : Je crois. j’estime Je prends note de Je me permets de Je ne peux que Je signale Il n’est pas exclu que Je n’ignore pas que Je souligne Il est entendu que Je ne doute pas que Je ne sous-estime pas Je ne perds pas de vue .

Les formulations Les verbes Pour souligner une impossibilité : Il ne saurait être question de Il ne saurait vous échapper Vous ne sauriez ignorer que .

Les formulations Les verbes de conclusion : Il convient de Il importe de Il y a lieu de Il sied de Je souligne Il paraît nécessaire Il paraît opportun Il est préférable Il paraît souhaitable Il est indispensable .

Sous cet angle... En ce qui concerne.... .. En l’espèce...... En effet..Les formulations Les locutions précisant l’idée : A cet égard. .. En l’objet. Notamment. En principe.... A ce sujet.....

. En tous cas.. D’une façon générale.Les formulations Les locutions permettant d’étendre la portée de l’idée : A tous égards...... . En tout état de cause...... D’une manière générale. .

En conclusion.. Dans les notes ou circulaires.. .. En résumé. En premier lieu..Les formulations Les locutions indiquant les étapes de l’exposé : Tout d’abord..... En définitive. on a souvent intérêt à numéroter les paragraphes pour plus de clarté.... Ensuite..

A titre accessoire..... A titre d’information.. ..Les formulations Les locutions caractérisant l’importance d’un argument : A titre principal...... A titre subsidiaire. A titre exceptionnel. ..

.. Par ailleurs. D’une part. En revanche.. d’autre part......Les formulations Les locutions de transition : D’un côté..... Par contre.. En outre.. d’un autre côté.. .....

.. D’ores et déjà.. Sans tarder.Les formulations Les locutions apportant une précision temporelle : Au fur et à mesure....... ... Dès maintenant. . Sans délai..

. ne comportent pas de formules de politesse. Exemple : Je vous prie de bien vouloir croire en l’assurance de ma considération distinguée.Les formulations La formule de politesse indiquant les étapes de l’exposé : ✐ Les correspondances échangées au sein d’une administration ou entre administrations différentes.

Les conseils La gestion du temps Prise de connaissance du sujet Prise de connaissance des documents Etablissement du plan Rédaction du courrier Relecture 5/10 minutes 20/25 minutes 10 minutes 30/40 minutes 10 minutes 1 heure 30 .

Les conseils Les matériels indispensables : Deux stylos (noir ou bleu) Un correcteur Un surligneur Un crayon à papier .

.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Ci joint : L’expression ci-joint est invariable lorsqu’elle est placée avant le nom auquel elle se rapporte.. . Veuillez trouver ci-joint la copie de la lettre. Dont vous trouverez la copie ci-jointe.

Affaire de la compétence du préfet. . communiqués Ces par Compétence : Aptitude reconnue légalement à une autorité de faire certains actes.Le lexique administratif à connaître : Les conseils Communiquer. «transmettre». communication : Signifie «être en relation» ou renseignements pourront m’être téléphone.

Résultats de cet examen. La convocation se distingue de l’invitation par son caractère impératif. également. Ce résulte d’une délibération d’un conseil d’enseignement. Délibération : Examen d’une question par un groupe de personnes. . Ce mot désigne couramment. Par délibération en date du. la lettre par laquelle une personne est convoquée. de réunir.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Convocation : Action de faire venir...

En aucun cas il ne sera accordé de dérogations. En vertu des pouvoirs qui lui ont été dévolus. Les dérogations à l’obligation scolaire sont exceptionnelles. . réservé.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Dérogation : Exception par rapport à ce qui est prévu par la réglementation. Dévolu : Attribué.

. Dispense : Autorisation spéciale accordée par l’autorité administrative de ne pas faire ce qui est prescrit. diffusion : La diffusion d’un document est sa communication aux personnes auprès desquelles cela est prévu. Dispense d’âge pour se présenter à un examen.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Diffuser.

un décret.. Disposition : Chacun des points que règle une loi. Prendre des dispositions.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Disponibilité : Position d’un fonctionnaire écarté provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit à la retraite. Se référer aux dispositions de la loi. Solliciter sa mise en disponibilité.. un arrêté. . Les dispositions de l’article 3 de ce décret.

application de cette décision. découler l’administration centrale. de.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Effet : Effet d’une décision : conséquence. Emaner : Provenir de. Date d’effet : date à laquelle une décision devient applicable. Les textes émanent de .

. Etre forclos. Opposer la forclusion : faire connaître à l’intéressé la privation de ses droits. forclusion : La forclusion est la privation d’un droit qui n’a pas été exercé dans les délais fixés.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Exposer : Expliquer. Exposer un problème. une situation. des difficultés. Forclos. faire connaître.

Les conseils Le lexique administratif à connaître : Habiliter : Donner la compétence pour accomplir un acte. L’incidence sur les prix des augmentations de salaires. Incidence : Effet. Incidence d’une mesure. Recevoir une habilitation. conséquence. .

de logement etc. Instance : Affaire en instance : en cours d’examen. Indemnité de résidence. . en attente de décision.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Indemnité : Somme versée à un agent en accessoire du traitement. Allouer une indemnité. En réparation d’un dommage ou d’un préjudice.

Référence : Indications des documents auxquels on se rapporte.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Mesure : Décision prise par une autorité administrative. . Une mesure a une portée plus concrète qu’une disposition et moins impérative qu’une prescription.. Faire l’objet de mesures disciplinaires.. Par référence au décret du.

Cette affaire ne relève pas de ma compétence. Lettre relative à une demande de poste. Relever : Dépendre de.Les conseils Le lexique administratif à connaître : Relatif à : Terme très courant signifiant «se rapportant à». . Mesure administrative à l’égard d’un fonctionnaire lui retirant ses fonctions. Relever une personne de ses fonctions.

Ressort : Couramment ce mot est synonyme de compétence. Réserve : Restriction.. Adresser une requête. . Cette affaire n’est pas de mon ressort. d’être dans les attributions de...Les conseils Le lexique administratif à connaître : Requête : Demande verbale ou écrite.. Sous réserve de : sous condition de.

Réserve : Délai de rigueur : formule destinée à inviter au respect strict d’une date. Se dit d’un acte dont la mise en application est antérieure à la date à laquelle la décision a été prise ou le texte signé. délai de rigueur..Les conseils Le lexique administratif à connaître : Rétroactif : Effet rétroactif. On trouve également l’expression «terme de rigueur». . Augmentation des salaires avec effet rétroactif... ces renseignements devront m’être adressés pour le. Titularisation avec effet rétroactif.