Unidad 4.

Niveles de la Evaluacin de la capacitacin

Fundamentados en que la capacitacin es un proceso cclico y continuo, es necesario administrarla en una forma adecuada, por lo que Roberto Pinto la ha dividido en cuatro etapas que son: a. Planeacin, b. Organizacin, c. Ejecucin y d. Evaluacin
El proceso administrativo es de suma importancia dentro de la capacitacin para cualquier rea, ya que la realizacin de un esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. El proceso administrativo son el conjunto de fases o etapas sucesivas. Planeacin , organizacin, integracin, direccin y control y que se interrelacione de manera constante. La planeacin es el primer paso del proceso administrativo, constituye una funcin relevante para cualquier administrador ya que da origen y determina las siguientes etapas. Planear es hacer una eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se ha de realizar, es decir, se presume los cambios que puede deparar el futuro y se establecen medidas necesarias para afrontarlo. En esta etapa se fijaran las estrategias o cursos de accin que han de seguirse, los propsitos o fines esenciales que la empresa desea obtener en un tiempo determinado, las polticas o lineamientos a observar dentro de la organizacin y los presupuestos destinado a estos.

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN Santos Jimnez Alma Lizbeth PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIN PLANEACIN

Es la etapa que le da razn y contenido tcnico a la capacitacin. La planeacin responde a la preguntas Qu se va a hacer, cmo hacerlo, cundo hacerlo y quin debe hacerlo?, por medio de las cuatro (4) fases siguientes:

2. Determinacin de necesidades de capacitacin (DNC): es un proceso dinmico, flexible, cambiante, intencional y continuo para proporcionar la transmisin de conocimientos, habilidades, destrezas y comportamientos dentro de los trabajadores de una organizacin. Roberto Pinto (10-59), conceptualiza la necesidad de capacitacin como la ausencia o deficiencia en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempear satisfactoriamente las tareas o funciones propias de su puesto. El punto de partida de la DNC es el reconocimiento de los insumos con que cuenta la organizacin, y en particular de las caractersticas de los recursos humanos, su objetivo principal es conocer con mayor exactitud las deficiencias de los colaboradores en cuanto al desempeo de las tareas inherentes a sus puestos de trabajo, sealando la distancia entre lo que se hace y lo que debe hacerse. La DCN conduce a establecer: -Temas en los que se requiere capacitar a los trabajadores. Los trabajadores en un mismo puesto Qu requieren de aprendizaje en? Nivel de profundidad que se requiere. Planes y programas. Los objetivos de los cursos y entrenamientos. Los instructores potenciales. Optimizar la utilizacin de los recursos.

 Contribuir al logro de las metas organizacionales y de los colaboradores. Con la DCN tambin se pueden identificar deficiencias organizacionales, de comunicacin, condiciones de trabajo, duplicidad de funciones, etc. que impiden al colaborador desempear satisfactoriamente las funciones propias de su puesto de trabajo. Para detectar la necesidad de capacitacin debe realizarse una investigacin sistemtica, dinmica y flexible, analtica dirigida y orientada a establecer: a. ..La diferencia entre lo que debe ser o lograr informacin que debe ser proporcionada por el departamento administrativo de la organizacin, jefes de departamento/unidad o supervisores y lo que es o se logra informacin que puede ser proporcionada por el jefe de departamento/unidad, supervisores y los colaboradores en los puestos de trabajo. Toda la informacin debe incluirse en un documento denominado formato por puesto, identificando el nmero de personas que ocupan el puesto con el mismo nombre, la prioridad y profundidad con que deben ser capacitados.

b. ..La diferencia entre lo que debe ser o lograr y lo que es o se logra, por cada uno de los trabajadores en su puesto, es la informacin que debe ser obtenida por medio del documento denominado Formato DNC por puestopersona

1. Definicin de objetivos: son los fines o metas a los que se dirige el proceso de capacitacin; la definicin de objetivos hace la diferenciacin de los objetivos generales, particulares y los instruccionales, que se dividen en objetivos terminales para cada uno los requerimientos que conforman el programa y los especficos por cada unidad o tema dentro de un curso.

Los principales objetivos de la capacitacin y desarrollo, son: a. ...Preparar a la persona para la ejecucin inmediata de las tareas particulares del puesto. b. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, para prepararlo en la ejecucin de otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. c. Modificar el comportamiento de las personas, con varias finalidades, entre

ellas estn crear un clima ms satisfactorio entre los colaboradores, aceptar a las personas tal y como son, aumentar su motivacin en el trabajo y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.

3.....Elaborar planes y programas, que incluyen objetivos, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de trabajo, etapas a seguir y elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin determinado. La elaboracin de programas de capacitacin da significado al plan, y parte de los objetivos establecidos a travs de la informacin vertida en la DNC. Las necesidades detectadas orientan hacia los contenidos o temas en que se va a capacitar, traducidos en actividades, cursos, seminarios, conferencias, talleres, etc., los que se agrupan para formar programas y estos pueden disearse por puestos, reas de trabajo o niveles organizacionales.
La elaboracin de programas de capacitacin implica la integracin de los objetivos previamente diseados, el ordenamiento de contenidos en unidades temticas, la seleccin y el diseo de los medios adecuados para la conduccin y evaluacin del proceso instruccional. 4.........Presupuestos: es un enunciado de los resultados esperados expresados en trminos numricos, ya sea de carcter financiero, en trminos de horas hombres, unidades de producto, hora-mquina o cualquier otro. Una vez terminada esta fase, el proyecto se presenta a la gerencia para su autorizacin.

REFERENCIA BIBIOGRFICA. PINTO Villatoro, Roberto, Proceso de capacitacin, Ed. Diana, Mxico, 1990

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN Santos Jimnez Alma Lizbeth PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIN ORGANIZACIN Es por medio de la cual se sostiene el sistema de capacitacin para lograr los cambios de comportamiento determinados en los objetivos y encaminados a reducir, eliminar o contrarrestar los problemas y necesidades detectadas en la etapa de planeacin. Por medio de la organizacin se determinan las funciones, las responsabilidades, se definen lneas de comunicacin y se establecen los sistemas y procedimientos para la canalizacin de insumos que absorba el sistema de capacitacin. La etapa de organizacin responde a las preguntas Cmo se va a hacer? y Qu se va a llevar a cabo?, por medio de las cuatro fases siguientes:

1. Estructura: implica dependencia organizacional adecuada, autoridad definida, rea de responsabilidad claras y tramos de control delimitados. El departamento de capacitacin es igual que otros departamentos de la organizacin, un rea de responsabilidad especializada, de ah que sus acciones deben partir de la determinacin de su misin dentro de la empresa, de su ubicacin dentro de sta, de su nivel de dependencia, sus funciones y objetivos particulares. 2. Procedimientos: el departamento de capacitacin debe funcionar en base a los sistemas y procedimientos propios al tipo de organizacin de la cual forma parte. Los procedimientos y sistemas bien diseados pueden agilizar el trabajo, de lo contrario lo entorpecen. 3. .Integracin de personas: se requiere de personas tcnicamente preparadas para realizar una funcin tcnica y humana con capacidad de diagnstico, diseo de estrategias y para generar el cambio conductual y organizacional. 4. Integracin de recursos materiales: esta fase no debe descuidarse, para ofrecer las condiciones ptimas para la ejecucin del proceso enseanzaaprendizaje planeada, entre ellos, la infraestructura para el desarrollo del proceso, mobiliaria, equipo y materiales.

REFERENCIA BIBIOGRFICA. PINTO Villatoro, Roberto, Proceso de capacitacin, Ed. Diana, Mxico, 1990

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN Santos Jimnez Alma Lizbeth PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIN EJECUCIN
Es la puesta en marcha del proceso de capacitacin. En esta etapa se unifican intereses, esfuerzos y tiempo de los colaboradores internos y externos para la realizacin del proceso. Para ello se presupone el binomio instructor/participante, en donde los instructores son las personas expertas o especializadas en determinada actividad o trabajo y que transmiten sus conocimientos de manera organizada a los participantes, las personas situadas en cualquier nivel jerrquico de la organizacin que necesitan aprender, o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o trabajo. Adems, presupone la relacin de instruccin/aprendizaje, en donde instruccin es la enseanza organizada de cierta tarea o actividad, y el aprendizaje es la incorporacin al comportamiento del colaborador de la informacin recibida. La etapa est constituida por las cuatro fases siguientes: 1.... ..Contratacin de servicios: la capacitacin utiliza recursos internos, externos y auxiliares de instruccin, contratacin de locales, material flmico, etc. por tal razn, el instructor debe ser conocedor del mercado de proveedores y la calidad de los mismos para optimizar el presupuesto. 2.........Desarrollo de programas: es en esta fase donde se deben transcribir guas y material didctico, crear apoyos visuales, reproducir, compaginar y preparar paquetes didcticos para cada evento, y redefinir la metodologa del proceso instruccional. 3........Coordinacin de eventos: abarca desde los preparativos previos, como son la confirmacin de instructores y participantes, la asignacin de grupos, aulas, la asistencia de servicios como refrigerios, reproduccin de documentos, distribucin de materiales, elaboracin de diplomas y, en general, todas las actividades necesarias para que los eventos se realicen satisfactoriamente. 4....Control administrativo y presupuestal: debe realizarse en todo el proceso por medio de formatos y registros, entre ellos: listas de asistencia de instructores y participantes, instrumentos de evaluacin, movimiento presupuestal, caja chica, material y equipo didctico, entre otros.

REFERENCIA BIBIOGRFICA. PINTO Villatoro, Roberto, Proceso de capacitacin, Ed. Diana, Mxico, 1990

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN Santos Jimnez Alma Lizbeth PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIN EVALUACIN

Facilita la medicin y correccin de todas las intervenciones para asegurar que los hechos se ajusten a los planes, se compara lo alcanzado con lo planeado, y proporciona la ponderacin de resultados. La etapa se desarrolla a travs de las fases siguientes: 1. .. Macroevaluacin: se refiere a la evaluacin total de la funcin del proceso de capacitacin en forma global, es decir que se incluye el planteamiento estructural, metodolgico y sistmico, as como de los procesos legales, administrativos e instruccionales. 2. . Microevaluacin: permite constatar el grado y la manera que se estn alcanzando

los objetivos del proceso de capacitacin, no brinda elementos suficientes para evaluar el proceso instruccional en su totalidad. 3. . Seguimiento: se hace con fines de correccin y ajuste de los programas impartidos,

valindose de los instrumentos necesarios que muestran el mejoramiento en los puestos de trabajo y la reduccin de los problemas o necesidades detectados, caso contrario, proporcionar al colaborador el reforzamiento requerido. 4. .. Ajustes al sistema: deben ser el producto de la revisin peridica que se haga del funcionamiento del sistema, aplicando la auditoria funcional. Estos ajustes se realizan para conservar un sistema siempre actualizado.

REFERENCIA BIBIOGRFICA. PINTO Villatoro, Roberto, Proceso de capacitacin, Ed. Diana, Mxico, 1990