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Presentacin del curso

Gestin empresarial, trata sobre planificacin y organizacin empresarial, a partir de la vital importancia que estos elementos tienen en relacin con el buen funcionamiento de una empresa, quiere mostrar los correctos procedimientos que nos permitan desarrollar una buena gestin empresarial, sta que, sin duda, ser una de las claves para el xito de nuestra empresa. Nuestro curso, muy bien ilustrado, te ofrece la informacin necesaria para llevar a cabo la planificacin empresarial desde sus cuatro fases fundamentales: El anlisis previo de la situacin de la empresa y de su entorno; el desarrollo del plan de accin de la empresa; la implementacin del plan y el control y seguimiento del mismo. Y dentro de dichas etapas una serie de temas como la clasificacin de los planes, el diagnstico de la situacin, fijacin de objetivos, determinacin y evaluacin de las lneas de accin, entre otros temas que te mostrarn a pleno el desarrollo de la gestin empresarial.

Captulo 1: Administracin empresarial. Introduccin


INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN EMPRESARIAL Las empresas, para garantizar su buen funcionamiento, deben gestionarse mediante un sistema de administracin. La administracin empresarial es la coordinacin, por parte de los administradores, de los diferentes esfuerzos individuales en referencia a un objetivo concreto. As, si el objetivo principal de toda empresa es maximizar sus beneficios, el objetivo de los administradores ser contribuir a lograr ese mismo objetivo, mediante la creacin de un entorno ptimo que permita que los esfuerzos de sus colaboradores incurran en el menor coste de recursos posibles.

El administrador deber ser capaz de alinear los intereses de todos los colectivos que puedan estar implicados en la consecucin del objetivo de

empresa. Si esta ltima premisa no se cumple, no ser posible alcanzar el objetivo marcado. Para obtener los mximos beneficios posibles, lo primero que debemos conseguir es incurrir en los mnimos costes.

Captulo 2: Gestin empresarial. Fundamentos


LA PLANIFICACIN El primer gran apartado a tratar en la administracin empresarial es la planificacin. A continuacin, estudiaremos el concepto de planificacin, veremos cmo clasificar los diferentes tipos de planes y, finalmente, trataremos las diferentes etapas que componen la planificacin. *Concepto de planificacin empresarial Como acabamos de mencionar en la introduccin anterior, planificar es una de las tareas fundamentales de la administracin empresarial. Y es la primera que debemos desarrollar. Veamos entonces qu es la planificacin empresarial: La planificacin es el diseo de acciones orientadas a la consecucin de determinados propsitos, procurando utilizar racionalmente los recursos disponibles. Consiste en definir hoy, dnde se quiere estar maana y cmo se piensa llegar all. La planificacin consiste en la elaboracin de un plan a partir de un anlisis exhaustivo de la situacin de la empresa y de su entorno, en funcin del cual se establecern los objetivos de empresa y las estrategias ms apropiadas para alcanzarlos con xito. Los planes de empresa, sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formacin...), suelen abarcar un periodo de tiempo determinado. Lo ms habitual es que los planes tengan carcter anual. Entonces, cmo podemos desarrollar en el momento actual un plan para el ao que viene? y hasta qu punto podemos prever los cambios que van a producirse?

Obviamente, todo plan implica una serie de riesgos y requiere un proceso determinado: a. Anlisis previo de la situacin de la empresa y de su entorno. b. Desarrollo del plan. c. Implementacin del plan. d. Seguimiento y control del plan. NOTA: En el siguiente captulo veremos la aplicacin de estas cuatro etapas en la planificacin de una empresa.

Captulo 3: Gestin empresarial. Etapas de la planificacin


Ahora veremos las cuatro etapas bsicas de la planificacin de una empresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la organizacin de una fiesta sorpresa a un amigo. Ejemplo: La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un ao. Va a ser un gran acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta. Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien. Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (tambin amiga de Pedro): Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de Pedro. - La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son ntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirn ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa final. - La fiesta tendr lugar el prximo sbado a las 21:30 horas. La reserva ya est hecha. - Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia. Roles que aparecen en esta situacin:

- Nosotros como administradores de la fiesta. - Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora. - La fiesta es la empresa. - Los amigos y familiares invitados son los clientes. - Los tres cantantes son los proveedores. - El restaurante es tambin un proveedor. Podramos realizar el siguiente dibujo:

As, observamos lo siguiente: Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga bien y que a Pedro le guste la sorpresa. Nota: En el siguiente captulo desarrollaremos, mediante el mismo ejemplo de empresa, las distintas etapas de la planificacin de empresarial.

Captulo 4: Gestin empresarial. Etapas de la planificacin (2)


Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedrocontinuamos con el desarrollo de las etapas de planificacin. En este caso: a) Anlisis previo de la situacin de la empresa y de su entorno = Anlisis previo de la situacin de la fiesta y su entorno:

Anlisis interno de la fiesta: de la fiesta en s, del administrador y de la colaboradora.

- Anlisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes y proveedores

b) Desarrollo del plan: - Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos de que todo est preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estar en la puerta del restaurante y les ir indicando hacia dnde deben dirigirse; nosotros estaremos en el saln y les iremos diciendo dnde deben sentarse. - La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22 horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos los invitados y est todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la madre de Pedro. Esa ser la seal que les indicar que ya pueden ir hacia el restaurante. c) Implementacin del plan: es la ejecucin del desarrollo anterior tal y como se ha previsto.

d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos tenido en cuenta como los que puedan surgir. As, vemos que este anlisis previo de la empresa y de su entorno es fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificacin. Si en el anlisis del ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no hubiramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos inconvenientes.

Captulo 5: Gestin empresarial. Anlisis de situacin


Entonces, visto los dos captulos anteriores sobre las etapas de planificacin, es pertinente responder a la siguente interrogante: qu debemos determinar para llegar a definir cul es exactamente la situacin de la empresa?

Si antes hablbamos de ventajas y de inconvenientes, a nivel de empresa ahora vamos a hablar de lo siguiente: Puntos fuertes y puntos dbiles: Si las ventajas e inconvenientes para la empresa se generan dentro de la propia empresa sin que ningn factor externo los haya provocado. Oportunidades y amenazas: Si las ventajas e inconvenientes para la empresa los generan factores externos a la propia empresa. - Anlisis interno de la empresa:

- Anlisis externo del entorno de la empresa:

La coyuntura entre los anlisis interno y externo nos definir la situacin actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analtica de la planificacin es: Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.

Captulo 6: Gestin empresarial. Coyuntura


eamos ahora como analizar la coyuntura entre los anlisis interno y externo para definir la situacin actual supuesta de la empresa en su entorno. Ejemplo:

Anlisis de la situacin supuesta:

En este caso, contamos con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situacin financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos nosignificativas porque no afectan directamente al logro de la oportunidad y/o porque los puntos dbiles son ms preocupantes. El diagnstico de la situacin es xito: la empresa de Pedro s tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas. Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar lainversin... y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse con nosotros. Lo cierto es que tampoco lo necesitamos en este caso. En cuanto a la debilidad, la implementacin de una buena campaa de comunicacin enfocada a aumentar el nmero de individuos que nos conocen ser suficiente.

Captulo 7: Planes de empresa. Clasificacin


CALSIFICACIN DE LOS PLANES DE EMPRESA Como ya se ha mencionado en el apartado anterior cuando presentbamos el concepto de planificacin, los planes de empresa sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formacin...) suelen abarcar un periodo de tiempo determinado. As, clasificamos los diferentes planes segn su naturaleza y marco temporal. Antes de entrar en la clasificacin de los planes, veamos una serie de conceptos que nos ayudarn a entender mejor su estructura: Un proyecto es cualquier intervencin planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.

Un proceso es una actividad de duracin indefinida. Un proyecto puede generar procesos. Un programa es un proyecto muy complejo que engloba otros ms simples. Estos "subproyectos" son los componentes o planes del programa.

Captulo 8: Plan de empresa. Componentes


COMPONENTES QUE PUEDEN INCLUIRSE EN UN PLAN DE EMPRESA Los diversos componentes que pueden incluirse en un plan son: los propsitos, los objetivos, las estrategias, las polticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos. Vemoslos en detalle: Propsitos: metas fundamentales que persigue la empresa. Ejemplo: El propsito de la empresa de Pedro es el diseo, creacin, actualizacin y mantenimiento de pginas webpara empresas espaolas.

- Objetivos: son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Son la base para medir la actuacin de la empresa, ofrecen criterios de decisin, sirven para coordinar las decisiones a llevar a cabo y motivan a todos los componentes de la empresa. Deben ser: coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fciles de comprender. Finalmente, los objetivos pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder verificar su consecucin. Ejemplo: La empresa de Pedro se plantea los siguientes objetivos: - Objetivo cuantitativo: aumentar los beneficios de la empresa un 15%. - Objetivo cualitativo: conseguir un nivel de notoriedad razonable. En este caso, Pedro deber "cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mnimo deber ser del 35%. - Estrategias: son la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Es el cmo o el camino a seguir para conseguir los objetivos marcados. Ejemplo: La empresa de Pedro se planteaba dos objetivos: - Aumentar los beneficios de la empresa un 15%. - Conseguir un nivel de notoriedad del 35%. Para aumentar los beneficios de la empresa, una posible estrategia sera variar los precios de sus servicios. Para el aumento de notoriedad, una posible estrategia sera llevar a cabo una campaa de comunicacin con la finalidad de llegar a ms pblico. - Polticas: son los principios generales que permitirn a la empresa planificar las acciones concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos. Ejemplo: La empresa de Pedro se planteaba dos estrategias: - Variar los precios de sus servicios.

- Llevar a cabo una campaa de comunicacin con la finalidad de llegar a ms pblico. La primera estrategia afecta a la poltica de precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podra aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo nmero de servicios, obtendra ms margen o beneficio por cada uno de ellos. La segunda estrategia afecta a la poltica de comunicacin de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podra anunciarse en las revistas especializadas del sector y, as, llegar a ms pblico. - Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para llevar a cabo una accin determinada. Son los pasos a seguir para ejecutar una accin. NOTA: En el siguiente captulo continuaremos con los componentes que pueden inclurise en un plan de empresa.

Captulo 9: Plan de empresa. Componentes (2)


Segn lo visto en el anterior captulo, continuamos con los componentes de un plan de empresa segn los siguientes ejemplos: Ejemplo: Veamos el posible procedimiento a seguir por la empresa de Pedro para anunciarse en las revistas especializadas del sector: Obtener un listado con todas las publicaciones del sector consultando las fuentes de informacin adecuadas. - Realizar un estudio para seleccionar las publicaciones ms apropiadas. - Establecer el tamao de anuncio y su formato. - Publicar el anuncio en pgina impar. - Etc... - Reglas: son las normas que ordenan la ejecucin o no de una determinada actividad y tienen carcter imperativo.

Ejemplo: Vemos que el procedimiento anterior contiene una regla: - Publicar el anuncio en pgina impar. - Programas: es un proyecto muy complejo que engloba otros ms simples llamados componentes del programa o planes. Es un plan que incluye un conjunto de propsitos, objetivos, procedimientos, polticas y reglas, necesario para determinar el proceso a seguir en la ejecucin de una lnea de accin concreta. Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, la empresa de Pedro podra contar con un programa de comunicacin formado por el plan de comunicacin interna y el plan de comunicacin externa. Cada uno de estos planes tendr sus propios propsitos, objetivos, procedimientos... - Presupuestos: es un plan cuantificado y expresin numrica de las actividades contenidas en los planes y programas. Ejemplo: Finalmente, la empresa de Pedro debe conocer qu implicaciones monetarias tienen sus planes y programas. El siguiente cuadro nos muestra de forma resumida los diferentes componentes de un plan:

Identificar y conocer los diferentes componentes de un plan es de vital importancia para la comprensin del mismo. As, podremos interpretar a la perfeccin a qu se refiere cada seccin de un plan y, lo que es ms importante todava, poder desarrollar un plan totalmente coherente que tenga en cuenta todos los apartados necesarios para su correcta ejecucin. Los planes segn su dimensin temporal pueden ser: a largoplazo, a medio plazo o a corto plazo. Vemoslos en detalle: - Largo plazo: plazo superior a cinco aos. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansin futura de la empresa, a las inversiones sobre su estructura... Sealan hacia el propsito final de la empresa. - Medio plazo: plazo superior a un ao e inferior a cinco aos. Deben contar con un grado de concrecin superior a los planes a largo plazo. - Corto plazo: plazo inferior o igual a un ao. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.

Captulo 10: Planificacin empresarial. Etapas

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE LA EMPRESA Anteriormente, ya hemos mencionado de forma muy esquemtica cmo debe desarrollarse todo proceso de planificacin. Hemos visto que partimos de una fase analtica, seguida del desarrollo del plan, su implementacin y, finalmente, suseguimiento y control. Profundicemos a continuacin en este esquema inicial y determinemos las ocho etapas de todo proceso de planificacin: 1. Diagnstico de la situacin. 2. Fijacin de objetivos. 3. Establecimiento de premisas. 4. Determinacin de lneas de accin. 5. Evaluacin de las lneas de accin. 6. Eleccin de una lnea de accin. 7. Elaboracin de planes derivados. 8. Presupuesto. Vemoslas en detalle: 1. Diagnstico de la situacin: deberemos llevar a cabo un exhaustivo anlisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situacin actual en la que se encuentra. Recordemos que la planificacin: Consiste en definir hoy dnde se quiere estar maana y ccmo se piensa llegar. 2. Fijacin de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo,alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno,jerarquizados y fciles de comprender. 3. Establecimiento de premisas: deberemos establecer una serie de suposiciones lgicas sobre la situacin de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsin sobre lo que ocurrir con

aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecucin de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.

4. Determinacin de lneas de accin: deberemos pensar tambin en las estrategias. Determinaremos la vas de actuacin principales y alternativas que consideremos ptimas para alcanzar los objetivos fijados. 5. Evaluacin de las lneas de accin: deberemos analizar las fortalezas y lasdebilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qu contamos y qu debemos tener en cuenta. 6. Eleccin de una lnea de accin: deberemos elegir el conjunto de estrategias yalternativas que nos proporcionen mayores garantas de xito. 7. Elaboracin de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.

8. Presupuesto: por ltimo, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

Captulo 11: Organizacin empresarial

LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL El ltimo gran apartado a tratar en la administracin empresarial es la organizacin. A continuacin, estudiaremos el concepto de organizacin y su funcin en la empresa, veremos cmo clasificar los diferentes tipos de organizacin y, finalmente, trataremos su diseo as como la comunicacin que debe existir en toda organizacin. *Concepto de organizacin empresarial Sabemos que las principales tareas de la administracin empresarial son laplanificacin y la organizacin. Una vez realizada la primera tarea de planificacin, comenzamos con la organizacin. La organizacin es el diseo y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinacin de los roles que debe cumplir cada persona que integra la empresa, as como de las relaciones que se establecen entre ellas. El objetivo de la organizacin es maximizar los resultados que se obtienen de la colaboracin, trabajo y relacin de todos los integrantes de una empresa. *La funcin de organizacin La funcin de organizacin consiste en establecer los diferentes rolesorganizacionales de forma lgica y eficaz y en crear una estructura que constituya un medio eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.

As, podramos dividir la funcin de organizacin en dos partes:

a) Roles organizacionales: - Los objetivos asignados a cada persona deben cumplir todas las caractersticas de los objetivos (coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fciles de comprender). - Las actividades a realizar por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras para quien las deba ejecutar. - La determinacin de reas y niveles de autoridad de cada persona. b) Creacin de estructura: - Dividir las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que contribuyan a alcanzar los objetivos marcados. - Asignar a cada grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que supervise el trabajo de cada integrante del grupo. - Coordinar horizontal y verticalmente toda la estructura creada. *Clasificacin de la organizacin Existen dos tipos de organizacin; la formal y la informal. - Organizacin formal: la organizacin es formal cuando las personas que la constituyen colaboran entre s para alcanzar una serie de objetivos previamente definidos y comunes. - Cada parte conoce el rol que debe desempear y los lmites de su autoridad. - Debe permitir un cierto grado de autonoma que permita aprovechar la capacidad y competencias de cada persona. - Sigue el principio del objetivo: una organizacin es efectiva si permite que cada persona contribuya con su trabajo al logro de los objetivos de la empresa. - Sigue el principio de eficiencia: una organizacin es eficiente cuando es capaz de conseguir los objetivos con el menor coste posible.

- Organizacin informal: la organizacin es informal cuando no persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han establecido objetivos comunes para todos los individuos, sino que se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos.

Captulo 12: Organizacin empresarial. Organigramas


DISEO DE LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA En el apartado anterior, cuando clasificbamos la organizacin, hemos visto que sta la componen un conjunto de individuos. Cada uno de ellos, tendr una serie de funciones, cargos, responsabilidades,... que se representarn mediante el diseo de la organizacin. El diseo de la organizacin es una representacin grfica de los distintos componentes de la organizacin, de su distribucin y de su orden. A este diseo lo llamamos organigrama de una empresa. Un organigrama debe diferenciar: - Los elementos que componen la organizacin. - Los distintos niveles y posiciones de autoridad. Existen muchos tipos de organigrama. Veamos a continuacin, los principales y ms comunes en las empresas: el funcional con departamentos, el territorial, el de productos y el matricial. - Organigrama funcional con departamentos: define las funciones (director, responsable, ...) y, cuando es con departamentos, aade a la funcin el rea concreta de la empresa (finanzas, marketing, ...)

Nota: En el siguiente captulo continuamos con los organigramas empresariales.

Captulo 13: Organizacin empresarial. Organigramas (2)


Ahora continuamos con los distintos tipos de organigramas empresariales: - Organigrama territorial: el nfasis de la organizacin recae en reas geogrficas. - Organigrama por productos: el nfasis recae en los productos puesto que fabrican muchas referencias.

- Organigrama matricial: combinacin de dos tipos de organigrama. Generalmente, la combinacin ms comn es la funcional-territorial.

Captulo 14: Comunicacin organizacional


LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL La comunicacin, en su sentido ms general, es la transmisin de informacindesde un emisor hasta un receptor, de forma que este ltimo pueda comprenderla. En la empresa, la comunicacin organizacional no slo se limita a lo anteriormente dicho. Las funciones de la comunicacin organizacional son las siguientes: Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa.

- Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la informacin necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecucin de los objetivos. - Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboracin y cooperacin entre las personas, mediante la transmisin de los mensajes adecuados. - Facilitar la obtencin de la informacin necesaria para la correcta ejecucin de los planes de empresa. - Relacionar a la empresa con su entorno a travs de un adecuado intercambio de informacin. En resumen, durante esta unidad, hemos profundizado en el concepto de empresay hemos visto los diferentes tipos de empresa que nos podemos encontrar en funcin de una serie de variables como la propiedad del capital, el tamao de la empresa, su sector de actividad o la estructura del mercado. Finalmente, nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene la administracin empresarial para la empresa. NOTA: Con este captulo hemos concluido nuestro curso.