Instructions dinventaire physique

Le stock, les immobilisations et la caisse constituent gnralement une part significative de lactif de lentreprise. Cest pourquoi il est ncessaire de sassurer de son existence la date de clture des comptes et de sa correcte valuation et comptabilisation pour que les tats financiers donnent une image fidle de la socit. Etant le meilleur moyen permettant cette assurance, linventaire physique est obligatoire (rgie par un cadre juridique appropri) et doit tre soigneusement organis pour le russir. Cadre juridique (Extrait du Code des Socits Commerciales tel que modifi par la loi n 2005-65 du 27 juillet 2005) Pour les SARL Article 128 Ainsi modifi par l'article premier de la loi n 2005-65 du 27 juillet 2005- L'assemble gnrale ordinaire annuelle doit tre tenue dans un dlai de six mois compter de la clture de l'exercice social. Trente jours au moins avant la tenue de l'assemble gnrale ayant pour objet l'approbation des tats financiers, les documents suivants seront communiqus aux associs par lettre recommande avec accus de rception ou par tout autre moyen ayant trace crite : le rapport de gestion, l'inventaire des biens de la socit, les tats financiers, le texte des rsolutions proposes, le rapport du commissaire aux comptes aux cas o sa dsignation est obligatoire. Tout associ peut poser par crit des questions au grant, et ce, huit jours au moins avant la date prvue pour la tenue de l'assemble gnrale. Le grant sera tenu de rpondre aux questions crites au cours de l'assemble gnrale. Tout associ peut, tout moment, prendre connaissance sur place des documents viss ci-dessus concernant les trois derniers exercices et se faire aider par un expert comptable ou un comptable. Le tribunal est saisi de l'action en annulation des dlibrations prises en violation des dispositions ci-dessus et y statuera selon les procdures de la justice en rfr. Toute clause statuaire contraire aux prescriptions ci-dessus nonces est rpute non avenue. Article 147 - Sont punis d'une amende de 500 5.000 dinars les grants qui : n'ont pas tabli pour chaque exercice un inventaire, un bilan ou un rapport de gestion. n'ont pas convoqu l'assemble des associs au moins une fois par un an. n'ont pas communiqu aux associs un mois avant la tenue de l'assemble gnrale, le bilan de l'exercice, le rapport de gestion, les dcisions proposes, et le cas chant, le rapport du commissaire aux comptes. n'ont pas consult les associs en vue de prendre les mesures ncessaires dans le mois qui suit l'approbation des tats financiers Note L'article 3 de la loi n 2005-65 du 27 juillet 2005 a remplac l'expression "les comptes" par "les tats financiers", lesquels ont fait apparatre que les fonds propres de la socit sont au dessous de la moiti du capital social suite aux pertes subies. n'ont pas respect les dispositions de l'article 123 du prsent code.

Pour les SA Article 223 - Sont punis d'une peine d'emprisonnement d'un an au moins et de cinq ans au plus et d'une amende de deux mille dix mille dinars ou de l'une de ces deux peines seulement: les membres du conseil d'administration qui en l'absence d'inventaires, ou au moyen d'inventaires frauduleux ont opr entre les actionnaires la rpartition de dividendes fictifs. les membres du conseil d'administration qui, mme en l'absence de toute distribution de dividendes, ont sciemment publi ou prsent aux actionnaires un bilan inexact en vue de dissimuler la vritable situation de la socit. les membres du conseil d'administration qui, de mauvaise foi, ont fait des biens ou du crdit de la socit un usage qu'ils savaient contraire l'intrt de celle-ci dans un dessein personnel ou pour favoriser une autre socit dans laquelle ils taient intresss directement ou indirectement. les membres du conseil d'administration qui, de mauvaise foi, ont fait des pouvoirs qu'ils possdaient ou des voix dont ils disposaient, un usage qu'ils savaient contraire aux intrts de la socit dans un dessein personnel ou pour favoriser une autre socit dans laquelle ils taient intresss d'une manire quelconque. Article 266 - Le ou les commissaires aux comptes ont mandat de vrifier les livres, la caisse, le portefeuille et les valeurs de la socit, de contrler la rgularit et la sincrit des inventaires, ainsi que l'exactitude des informations donnes sur les comptes de la socit dans le rapport du conseil d'administration ou du directoire. Le ou les commissaires aux comptes certifient galement la rgularit et la sincrit des comptes annuels de la socit conformment la loi relative au systme comptable des entreprises en vigueur. Note Alina 2 ainsi modifi par l'article premier de la loi n 2005-65 du 27 juillet 2005 Le commissaire aux comptes certifie la sincrit et la rgularit des comptes annuels de la socit conformment la loi en vigueur relative au systme comptable des entreprises. Il vrifie priodiquement l'efficacit du systme de contrle interne. Ils peuvent se faire communiquer toutes les pices qu'ils estiment utiles l'exercice de leur fonction et notamment les contrats, livres, documents comptables et registres de procs verbaux et les bordereaux bancaires. Les investigations prvues au prsent article peuvent tre faites tant auprs de la socit que des socits mres ou filiales au sens des lois en vigueur. Les commissaires aux comptes peuvent galement, le cas chant, par ordonnance du juge comptent, recueillir toutes informations utiles l'exercice de leurs missions auprs des tiers qui ont conclu des contrats avec la socit ou pour son compte. Contrle des oprations et procdures dinventaire La prsence des collaborateurs du commissaire aux comptes est obligatoire pour contrler la rgularit des oprations et procdures dinventaire et de valorisation. Un calendrier dinventaire doit tre tabli et adress au commissaire aux comptes suffisamment avant la date de dmarrage des inventaires, pour lui permettre de planifier la prsence de ses collaborateurs. A la fin des inventaires, une copie du rapport dinventaire (tat du comptage physique+valorisation) doit tre remise au commissaire aux comptes. Organisation de linventaire physique Dans la prsente note, nous exposons les procdures appliquer pour linventaire physique : Des immobilisations Des stocks De la caisse
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1. 1.1.

Inventaire des immobilisations Gnralit En plus de son caractre lgal, linventaire physique des immobilisations sert : la mise jour du fichier des immobilisations au rapprochement des immobilisations existantes avec celles prises en compte la comptabilit gnrale. Les techniciens de la socit et en particulier les chefs des ateliers, sont appels aider lquipe dinventaire dans les oprations didentification des immobilisations. De son ct, le personnel de la direction financire aidera la dite quipe dans le rapprochement des immobilisations existantes avec celles prises en compte la comptabilit gnrale. Les immobilisations rformes doivent faire lobjet dun PV de rforme. Le service concern doit fournir lquipe dinventaire une copie du dit PV ou tout autre document attestant cette rforme. Les immobilisations ne se trouvant pas dans les locaux de la socit au jour de linventaire (pour rparation ou autres motifs) doivent tre inscrites dans un tat par lquipe dinventaire qui vrifie les bons ayant servis leur sortie de lentreprise. Lquipe doit vrifier si le matriel existant dans la socit au jour de linventaire nappartient pas des tiers.

1.2.

Oprations pralables la prise dinventaire Avant de dmarrer linventaire il convient de sassurer que : toutes les immobilisations sont codifies ; des tiquettes, portant le code des immobilisations, sont colles sur ces dernires. la date dinventaire est bien fixe. Celle-ci, peut tre diffrente du 31-12 de lanne, sous rserve de prendre en considration les mouvements entre le 31-12 et la date de linventaire. Droulement de linventaire Mobilier et matriel de bureau Chaque agent aura signer sur ltat dinventaire et il recevra une copie en contre partie. Cette copie doit tre affiche sur son bureau. Cet affichage facilitera les oprations dinventaire ultrieures et les contrles inopins. Par ailleurs, les responsable sont tenus daider les quipes dinventaire dans les oprations de comptage, surtout pour ceux qui ont ralis des oprations de transfert des MMB (mutation ou changement de local..) et rappeler leurs agents quils doivent disposer, au jour de linventaire, du mobilier et matriel qui sont imputs leur charge. Matriel et outillage Compte tenu de la spcificit de cette catgorie de biens et notamment des diffrences dappellation de certains articles, les responsables de linventaire ne doivent procder aux ajustements comptables des carts quaprs consultation des techniciens. Outillage individuel : Une note en ce sens doit tre pour indiquer la date prcise de passage par atelier. Les agents doivent se prparer pour faciliter le droulement des oprations. Matriel de transport et de manutention Une copie de la carte grise de chaque vhicule est exige le jour de linventaire, pour la vrification du N de chssis.
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1.3. 1.3.1.

1.3.2.

1.3.3.

1.3.4.

Lquipe dinventaire est appele suivre et tablir un rapport pour justifier les carts qui rsultent de linventaire physique. 1.3.5. Immeubles Pour les immeubles immatriculs lagence de conservation des proprits foncires, linventaire est effectu sur la base des titres de proprits rcents. Toutes les hypothques frappant ces immeubles doivent tre mentionnes dans le PV dinventaires ; Pour les immeubles non immatriculs, linventaire physique est effectu sur la base des originaux des titres de proprit (en langue arabe). Les copies de ces titres nont aucune valeur juridique. Etablissement du rapport dinventaire des immobilisations Inventaire des stocks : Oprations pralables la prise dinventaire Dsignation des quipes de comptage Ces quipes sont formes du personnel du service de la comptabilit, de contrle de gestion (sil existe), daudit interne (sil existe) ou de tout autre service. Ces quipes ne doivent pas comprendre le personnel des magasins. Chaque quipe est forme de deux personnes : un agent pour compter les biens, et un agent rapporteur qui inscrit sur les tiquettes et les fiches de comptage les quantits indiques par lagent compteur. Un superviseur doit tre dsign. Il doit tre totalement disponible pendant toute la dure de linventaire pour assurer les taches suivantes : Expliquer les instructions dinventaires aux quipes de comptage lors dune runion pralable linventaire ; Encadrer et superviser les quipes de comptage ; Veiller lapplication systmatique des instructions dinventaires par les quipes de comptages Veiller ce que les fiches de stock ne soient pas la porte des quipes dinventaire et du magasinier ; Centraliser les fiches de comptages et contrler les rsultats ; Etablir le rapport et le PV dinventaire 2.1.2. Organisation des magasins Les responsables des magasins procdent aux oprations suivantes: Regrouper les lots dun mme article en un seul endroit. Faciliter laccs aux diffrents articles en rangeant les diffrents lots. Mettre sur les marchandises en consignation la mention A ne pas inventorier-marchandise en consignation . Dgager les emballages rendre existant aussi bien dans les magasins, que dans les ateliers. Mettre de ct et indiquer lquipe dinventaire, les stocks en cours de rception qui doivent tre compts. Identifier le stock des tiers qui se trouve dans les aires de stockage. Mettre jour les fiches de stocks et ce jusqu la veille de linventaire. Prparer les tickets de comptages et les fiches de comptages.

1.4. 2. 2.1. 2.1.1.

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2.1.3.

Stocks existant chez les tiers Les services achats, ventes et gestion de stocks fournissent aux quipes dinventaire les informations suivantes: Les stocks des diffrents produits existant au 31/12/02 dans les ports tunisiens et ddouans cette date (sil y a lieu). Les stocks appartenant la socit et se trouvant chez les tiers. Les livraisons dont les factures ne sont pas encore parvenues la date du 31-12. Les factures dachat dont les livraisons ne sont pas encore parvenue au 31-12. Sur la base de ces informations, le responsable de linventaire dtermine les stocks appartenant lentreprise prendre en compte dans linventaire physique.

2.1.4.

Prparation des tickets et des fiches de comptages Les tickets de comptage sont colls par le magasinier avant le droulement des oprations dinventaire. Les enttes des tiquettes sont remplies lors du collage du ticket sur les stocks inventorier. Les fiches de comptages indiquent les codes et les dsignations des articles. Ils ne doivent pas indiquer les quantits thoriques des stocks. Ils sont remis aux quipes de comptage. Droulement de linventaire physique Le comptage Les quipes dinventaires doivent respecter lors du comptage lordre du placement des diffrents lots et articles et viter les sauts (les objets seront compts lun aprs lautre selon la succession physique) Chaque article est compt, successivement, deux fois par deux quipes diffrentes. La premire quipe procde au comptage et lapprciation de ltat des stocks. Elle remplit la troisime partie du ticket et le dcoupe pour la remettre au superviseur charg de la centralisation. La deuxime quipe remplit le deuxime volet du ticket et le remet au superviseur. Ainsi seul le premier volet du ticket reste coll au lot inventori. Au cas ou les rsultats des deux comptages ou la comparaison des rsultats de linventaire physique et linventaire thorique dgage un cart significatif, le superviseur ordonnera un troisime comptage. Les tickets et les fiches de comptage sont remplis au stylo et non au crayon. Ils ne doivent subir aucune altration, ni surcharge, ni grattage. Les tickets ou fiches remplis par erreur sont gards, aprs leurs remplacements, et remis au responsable de linventaire. Prcaution prendre Cas des articles emballs : procder leur comptage et ne pas se fier la seule inscription sur lemballage. Cas des articles non identifis : faire appel aux techniciens pour identifier ces articles et leur crer des fiches de stocks. Cas des articles avaris ou abms: ils doivent tre mis de cot et inventoris. Dans tous les cas, les quipes dinventaire doivent indiquer sur le ticket dinventaire ltat de ces articles (vtuste, avaris,). Ainsi la constatation de telles anomalies impliquerait, ventuellement, la constitution dune provision qui ne sera dfinitivement prononc quaprs avis dune commission institue cet effet et approuve par la direction gnrale.

2.2. 2.2.1.

2.2.2.

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Les magasiniers ne doivent livrer aux utilisateurs que les articles indispensables la marche normale de lusine. Les bons de mouvement correspondant ces livraisons doivent tre rassembls part et remis au superviseur. 2.3. 2.3.1. Centralisation et Contrle de linventaire Aprs comptage Tous les tickets des articles inventoris doivent tre remis au responsable de linventaire Le responsable vrifie que tous les articles ont t inventoris. Le responsable du magasin recevra un tat des exceptions par famille, aprs le comptage, en vue de prsenter les justifications des carts constats et ce dans un dlai fix. Procdure effectuer en cas dinventaire une date diffrente du 31-12 Si le comptage a eu lieu avant le 31-12 : Quantits au 31-12 = quantits du jour de linventaire + entres sortie (jusquau 31-12) Si le comptage a eu lieu avant le 31-12 : Quantits au 31-12 = quantits du jour de linventaire - entres + sortie (depuis le 31-12) Rapport annuel dinventaire et procs verbal de linventaire Ce rapport tabli par le superviseur comprend : Une description et un compte rendu du droulement effectif de linventaire. Les difficults rencontres et les solutions adoptes. Des propositions de mesures prendre pour faciliter et amliorer les prises dinventaires venir. Le procs verbal de linventaire physique des stocks est sign par le superviseur et les quipes dinventaires. 3. Inventaire physique de la caisse Linventaire de la caisse doit tre fait le 31-12 en dernire heure par une personne autre que le caissier en prsence de ce dernier. Un rapprochement doit tre fait le jour mme entre le solde rel et le brouillard de caisse tenu par le caissier pour dterminer tout cart ventuel. Tout cart dgag doit tre justifi. Linventaire physique des effets recevoir et chques en caisse doit tre fait le 31-12 par une personne autre que celui qui dtient les chques et traites en prsence de ce dernier. Linventaire doit tre port sur un tat qui doit mentionner : - Nom du client - Nom du tir - Montant - Echance - Date dmission

2.3.2.

2.3.3.

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Etiquettes de comptage Socit.. Ticket N xxx Inventaire 2002 1re quipe :. Date : .. 2me quipe :.

(Rempli au pralable ou par la premire quipe) Ticket N xxx Inventaire 2002 Rf : Dsignation :..... Emplacement : . Unit : . (Rempli par la deuxime quipe) Quantit : .. Observation :. Date : .. Responsable 2me quipe :.... (Rempli par la premire quipe) Inventaire 2002

Ticket N xxx

Quantit : Observation :. Date : .. Responsable 1me quipe :....

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Suivi des fiches de comptage Inventaire du : .. Zone Numro Responsable des fiches remises N des fiches rendues Compltes Annules Vierges Commentaires

Nom et visa du rdacteur du bordereau : ..

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Rcapitulation de fiche de comptage Inventaire du : .. N : . Effectu par :

Fiche N

Code article Dsignation

Unit

Quantit

Prix

Total

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Planning de linventaire Priode de linventaire : du .au ... Dsignation Lieu dinventaire Equipe 1 Equipe 2 Date

Superviseur :

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Procs verbal dinventaire physique de la caisse Le 31 dcembre 2002 . heures, nous avons procd linventaire physique de la caisse tenue par . Etaient prsents : - . - . - . - . Le total des espces en caisse est de (1) .... .. Ventil ainsi : Nombre Billet de 30 dinars Billet de 20 dinars Billet de 10 dinars Billet de 5 dinars Pice de 5 dinars Pice de 1 dinars Pice de 500 millimes Pice de 100 millimes Pice de 50 millimes Pice de 20 millimes Pice de 10 millimes Pice de 5 millimes Total des espces existant physiquement Bons valant espces : N Bnficiaire Date de remise Montant Montant

TOTAL Larrt et le comptage physique a dur Signature Du caissier . Du contrleur . - .. - .. (1) Montant en chiffres et en toutes lettres

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