Enjeux du dploiement d'un Progiciel de Gestion Intgr (PGI) en PME / PMI

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Prsentation de la socit Notre mtier Nos partenaires Le positionnement de nos solutions

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04 octobre 2007

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Prsentation de la socit
PERENNITE DE LENTREPRISE & PROXIMITE
Cration de lentreprise en 1992 soit 15 ans dexistence Une quipe de 16 personnes en constante augmentation pour rpondre la demande du march Un support technique local de 3 personnes en permanence, coupl la tlmaintenance

LES CHIFFRES CLES

Chiffre daffaires 2006 : 1332 k (+ 8%) Marge Brute 2006 : 300 k (+10%) Base clients installs : 500 Nombre de produits en assistance : 1700

UNE ENTREPRISE CITOYENNE

Investissement important en formation de nos ressources humaines : 20 jours par an et par collaborateur Mcnat dart : GALERIE NOIR & BLANC Mcnat humanitaire : ROTARY (syndrome RAVINE), Mcnat associatif : Club de Basket de la ville du PORT, Concours annuel H2O

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Notre mtier

Prestataire de services en solution informatique de gestion avant, pendant et aprs dploiement

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Nos partenaires
Format est Centre de Comptences SAGE pour toutes les Lignes de Produits

Partenaire Intgrateur de Sage Adonix X3 pour la Zone Ocan Indien

Microsoft Dynamics Partner pour la Zone Ocan Indien

Intgrateur des Solutions de Gestion des Ressources Humaines PREMIUM RH

Dveloppement de Solutions dAnalyse Dcisionnelle

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Confrence par Format et O.S.I. Nos solutions

Mode Dploiement

Adonix

X3-Navision-Premium

RH

Projet

Premium RH SAGE 1000 SAGE CRM Dcisionnel LIGNE 100 ERP 100 SQL

Packag

LIGNE 30
TPE PME PMI MGE

Taille dEntreprise
Grands Comptes

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Cabinet conseil en systmes d'information syst

Audit Schma directeur Direction de projet DSI Dlgue Accompagnement DI AMOA

Accompagnement l'laboration de cahiers des charges au choix de solutions la direction de projets de dploiement de PGI Confrence Artic - Enjeux des PGI
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Dfinition d'un Systme d'Information et d'un PGI

Systme d'Information (SI) Logiciels et infrastructures Utilisateurs, service informatique, sous-traitants Organisation projets informatiques Structure de pilotage

Progiciel de Gestion Intgr (PGI) (ERP - Enterprise Resource Planning) Gestions comptable, financire, production, achats, stocks, ventes, ressources humaines

Le PGI fait partie intgrante du SI et impacte toutes ses composantes

Modules indpendants entre eux tout en partageant une base de donnes unique et commune et des mcanismes d'changes entre les modules
propagation dans tous les modules du systme, selon une programmation prdfinie

Orients oprations de back office, les PGI sont maintenant dots de fonctions dcisionnelles et de coopration (SID, Groupware, Workflow)

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Quelques chiffres autour du PGI

70 % des entreprises (100 - 2000 salaris) qui vont changer leurs logiciels vont opter pour un PGI Critres de choix
71% : accrotre leur vision sur leur activit Dernier critre : rduction de personnel, rvision complte des processus mtiers

Les PGI pour toutes les tailles de PME Moins de 100 salaris : 16% du march De 100 500 salaris : 20 % du march De 500 2000 salaris : 34% % du march

Des PGI pour tous les secteurs Industrie : 41% (GPAO) Service aux entreprises : 19 % Commerce-distribution : 14 %

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Quelques vrits sur les PGI Pas de retour direct et systmatique sur l'investissement financier Pas de rduction des cots mais augmentation de la productivit et optimisation des flux de production Cots ne pas oublier : formation des utilisateurs, reprise des donnes existantes Dure d'implmentation de 3 6 mois mais 1 anne en moyenne pour bnficier de toute sa plus value Causes d'chec du point de vue entreprise :
Manque d'implication de la direction : 26% Fournisseurs survendu les capacits de leur solution: 21% Cot mal contrl des services associs : 20%

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Les apports d'un PGI pour une PME/TPE Systmes propritaires : pas de couverture complte
besoins fonctionnels, besoins de ractivit, fonctionnalits "e-business"

Rponse aux besoins d'information en temps rel

accroissement de la connectivit gnralisation des outils dcisionnels systme d'information de plus en plus intgr Prises de dcisions plus rapides

Systme unique et cohrent

unicit et fiabilit de linformation mise jour en temps rel centralisation des informations circulation facilite

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Les apports d'un PGI pour une PME/TPE Flux dinformations internes automatiss Fonctions de pilotage et danalyse dcisionnelle intgre Prises de dcisions plus rapides grce des donnes centralises Uniformisation des interfaces homme/machine et des infrastructures Traabilit
de l'approvisionnement la vente information retrouve quasi instantanment

Plus d'informations Plus rapidement Plus fiable Plus synthtique

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Les apports d'un PGI pour une PME/TPE

+
Cohrence des donnes et des traitements
Progiciel intgr

Impose son organisation Amne 1 risque de surdimensionnement Cre une dpendance forte vis-vis du fournisseur Augmente les cots d'interfaage et de maintenance Ncessite la gestion de la cohrence des donnes et des traitements

Minimise les cots d'interfaage Simplifie l'exploitation Compromis besoin/offre, fonction par fonction Rpartition des risques de dpendance

Intgration de logiciels ou de dveloppements spcifiques

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La dmarche projet adopter Raisons des checs Dfinition imprcise des besoins Absence de rflexion sur l'organisation cible Attentes utilisateurs non canalises et non satisfaites Rsistance au changement
projet structurant impactant l'organisation difficults faire voluer les mentalits vers un partage de linformation, un dcloisonnement des mtiers (dpasses plus facilement en PME, plus flexibles que grands comptes)

Pas de mthodologie approprie de dploiement Abus de dveloppement spcifiques

Dlais allongs, mise au point difficile, problmes de montes de version Trouver un compromis entre fonctionnalits de base et 10 ou 20% de besoins restants cots de un cinq Confrence Artic - Enjeux des PGI
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La dmarche projet adopter DFINIR PRCISMENT VOTRE PROBLMATIQUE Dfinir prcisment votre problmatique mtier
en intgrant une vision moyen terme

Enjeux les plus rcurrents Optimisation de la circulation de linformation Meilleure cohrence et plus grand partage des donnes volution du SI pour alignement sur vos nouveaux besoins
croissance, volutions mtiers ou organisationnelles, acquisition

Facilit de maintenance et homognisation des systmes

Normalisation des processus

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La dmarche projet adopter FORMALISER VOS BESOINS PAR CRIT Rdiger ses besoins fonctionnels et organisationnels sous forme d'un cahier des charges
tape cruciale sous peine de faire chouer le projet

Effort de communication et de rflexion commune Occasion de remise plat de processus existants Initialisation de l'accompagnement au changement Vision exacte du futur systme
couverture fonctionnelle de la solution et dveloppements complmentaires

Permet des choix entre adaptation de l'organisation ou de la solution

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La dmarche projet adopter FORMALISER VOS BESOINS PAR CRIT Le cahier des charges Base contractuelle, fonctionnelle et financire vitant les discutions par la suite Bonne comprhension ds le dpart par le prestataire choisi Dure de vie d'un PGI : de 5 10 ans prvoir les volutions court et moyen termes Un retour sur investissement assur

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La dmarche projet adopter IMPLIQUER LA DIRECTION ET LES UTILISATEURS 1 projet PGI nest pas uniquement un projet informatique Rle de la direction : pilotage et arbitrage
Dmystifiez le PGI au sein de l'entreprise Crer un groupe projet Chef de projet Un ou plusieurs utilisateurs cls Reprsentants de l'quipe informatique Groupe projet et Direction rassurent les futurs utilisateurs finaux en leur expliquant ce quest un PGI en les informant rgulirement sur lavance du projet et sur la faon dont ils seront concerns

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La dmarche projet adopter BIEN CHOISIR SON PROGICIEL ET SON DITEUR / INTGRATEUR Liste restreinte de solutions potentielles
domaine d'activit, organisation identique, support local

Consultation sur la base du cahier des charges Critres de choix de la solution Critres de choix de l'diteur / intgrateur Primtre et profondeur fonctionnels Possibilits de paramtrage Accessibilit des donnes

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La dmarche projet adopter BIEN CHOISIR SON PROGICIEL ET SON DITEUR / INTGRATEUR Aide l'appropriation de la solution
transfert de comptences, cycle de formation des utilisateurs, documentation

Maturit de loffre volutivit de loffre et capacit accompagner votre croissance Rfrences clients Cots d'investissement et de maintenance Prennit de l'diteur et de l'intgrateur Mthodologie de dploiement et de maintenance Rfrences dploiement (intgrateur)

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La dmarche projet adopter OPTER POUR UNE MTHODOLOGIE DE DPLOIEMENT STRUCTURE ET PILOTE Facteur cl de russite Structure de pilotage et pilotage
Planning et disponibilit des intervenants Gestion des risques inhrents tout projet

Phase d'analyse dtaille avec l'intgrateur

Le cahier des charges n'en fait pas l'conomie Penser fonction, car lutilisateur final doit retrouver les processus propres son mtier

Phase de recette = tests avec scnarios et jeux d'essai Formations Projet de reprise des donnes existantes
tude, nettoyage, transformation, intgration, validation avec plusieurs reprises blanc Confrence Artic - Enjeux des PGI

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La dmarche projet adopter COMMUNIQUER, FORMER ET CONDUIRE LE CHANGEMENT Le changement a beau tre positif, il fait peur 1 projet de PGI a un impact important sur les processus de lentreprise et sur les pratiques des utilisateurs
rduire les rsistances au changement et obtenir ladhsion de lensemble des collaborateurs

Pointer les bnfices du nouvel outil Privilgier la performance de lentreprise plutt que la performance de chacun Former les collaborateurs dans la perspective dune appropriation et dune exploitation optimale de loutil L'indpendance et l'autonomie sur le PGI sont directement conditionnes par un transfert de comptences russi
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La dmarche projet adopter VEILLER LA MAINTENANCE ET AU SUPPORT DU PRODUIT Garder 1 systme cohrent et en adquation avec vos besoins Mettre en place 1 Contrat de maintenance
dure de garantie, couverture (standard, spcifique), conditions d'intervention, niveaux de support

Piloter les volutions

demande, opportunit, remonte l'diteur/intgrateur

Suivre les volutions

fiche d'anomalie, procdure de livraison et de validation

Les indispensables Ne jamais perdre la matrise de vos processus (qui fait quoi et comment) Drouler tout projet PGI sans interruption

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Les indispensables

Ne jamais perdre la matrise de vos processus Qui fait Quoi et Comment

Mauvaise appropriation par les nouveaux venus Difficults d'volutions cohrentes

Drouler 1 projet PGI sans interruption

Dsintrt des utilisateurs / Effet tunnel / Perte de l'effet novateur volutions rcentes difficiles prendre en compte Gestion de versions mineures obligatoire Difficults de recette longtemps aprs l'expression de besoin

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

Phase 1 Etude
tude et Conception
Lancement et prsentation pr ADONIX X3 Recensement des besoins Analyse des besoins Formalisation de la solution cible

Phase 2 Mise en uvre et dmarrage d Mise en uvre

Installation technique de la solution sur le serveur ADONIX X3 Paramtrage Param Proto (V1) Prsentation & Pr information Proto (V1) Paramtrage Param et mise au Point Proto (V2) Transfert de Comptences Comp techniques Ralisations techniques Assistance aux tests et recettes Recette & validation solution complte compl (Proto V2 + Ral Tech)

Mise en Production
Formation utilisateurs

Assistance Dmarrage

Encadrement et Suivi de projet

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

PHASE 1 : MISSION DETUDE ET ANALYSE Documents du Projet Activits Cahier des Charges, Contrats Runions de lancement Planning des interviews et sances de travail Prsentation Progiciel au Groupe de projet tude fonctionnelle par domaine tude architecture technique Prsentation des besoins recenss Choix des orientations pour la solution cible Dfinition des dveloppements spcifiques Suivi de projet Directeurs de projet (Client et Intgrateur) Chefs de projet (Client et Intgrateur) Consultants fonctionnels Ingnieur systme Utilisateurs cls / resp. de domaine (Client) Rapport dtude Synthse des choix dorientation Planning et calendrier du projet Recommandation infrastructure

Ressources

Livrables

Dure de la mission Validation client

7 jours Validation des documents obligatoire

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PHASE 2 : INSTALLATION TECHNIQUE

Documents Activits Description Technique de lInfrastructure Vrification de la configuration en place et de son paramtrage Installation des composants techniques et serveurs du socle technologique Installation de SAGE X3 sur le serveur Installation et configuration du client Configuration et paramtrage SGBDR Installation et configuration dune imprimante Configuration de la connexion de tl assistance Formation exploitation des quipes du Client Suivi de projet

Ressources

Ingnieur Systme (Intgrateur) Correspondant technique/systme (Client) Rapport dinstallation Description infrastructure et paramtres associs Support de formation installation et exploitation

Livrable

Validation client Dure de la mission

Recette de linstallation technique par comit de pilotage 5 jours

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

PHASE 3 : PARAMETRAGES ET DEVELOPPEMENTS SPECIFIQUES Documents Activits Rfrentiel client Rapport dtude et dossier danalyse des dveloppements spcifiques Comptes-rendus comits de pilotage Mise en uvre des paramtres Spcifications dtailles des adaptations de paramtrage Ralisation des dveloppements spcifiques Dveloppement des tats (crystal report) Paramtrage des modles dimport/export Intgration technique des interfaces Reprise des donnes Validation continue des ralisations Suivi de projet Directeurs de projet (Client et Intgrateur) Chefs de projet (Client et Intgrateur) Consultants fonctionnels Responsables de domaine (Client) Ingnieurs de ralisation quipe IT (Client) Modles de donnes pour les reprises et les interfaces Dveloppements spcifiques documents tats crystal report Comptes-rendus dinterventions Dossier de Paramtrage Paramtrages : 30 jours Dveloppements spcifiques Validation des ralisations techniques, des paramtrages et des dveloppements spcifiques

Ressources

Livrable

Dure de la mission Validation Client

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PHASE 4 : TESTS ET RECETTE DU SYSTEME Documents Dossier de paramtrage Processus et procdures de recette Ralisations techniques effectues et testes laboration du plan de tests et jeux dessais Tests fonctionnels dintgration Validation de lapplication sur un chantillon de donnes reprsentatives Validation globale de lintgration (flux interco, interfaces dexploitation, ) Suivi de projet

Activits

Ressources 1)Directeurs de projet (Client et Intgrateur) 2) Chefs de projet (Client et Intgrateur) 3) Consultants fonctionnels 4) Resp. de domaine (Client) Livrable Rsultats des tests dintgration 1) PV recette 2) Liste de points rsoudre 3) Planning de rsolution et ralisation 4) PV de qualification pour dmarrage la 5 jours

Dure de mission

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

PHASE 5 : FORMATION DES UTILISATEURS Documents Dossier de paramtrage Supports de cours Documentations des dveloppements Formation outils de paramtrage Formation outils dadministration des comptes utilisateurs Formation oriente Utilisateurs par Groupe fonctionnel Formation Outils import/export Formation Gnrateur statistique, transactions, tableaux de bord Formation L4G Sage X3

Activits

Ressources Consultants/Formateurs Intgrateur Membres du groupe projet Client Utilisateurs cls par domaine fonctionnel Utilisateurs par Groupes fonctionnels

Livrable Dure de la mission

Supports de cours des formations 25 jours

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LA METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DUN PGI

PHASE 6 : MISE EN PRODUCTION ET ASSISTANCE AU DEMARRAGE Documents Dossier de paramtrage PV de recette Documentations des dveloppements Supports de cours de formation

Activits

Assistance aux Utilisateurs Validation des Procdures

Ressources Chefs de projet (Client et Intgrateur) Consultants fonctionnels Resp. de domaine (Client)

Livrable

Solution en exploitation

Dure de la mission 20 jours en fonction du nombre de sites

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Les Phases/dlais/Ratios : 100 jrs Phases/d

4 semaines
Chef projet Consultants fonctionnels Ingnieur systme Direction Key user par domaine Informatique

Etude

10 j 10 %

10

Cadrer/Planifier/budgter Cadrer/Planifier/budg
Chef de projet Consultants fonctionnels Chef de projet

2 semaines

Prototype

5j5%

10 2 1 semaine

Configuration dossier/Rglages hache dossier/R

Consultants fonctionnels Key user par domaine Chef de projet

Info GP
Fonctionnelle

5j5%

10

10

Dcouverte X3/Prise en main/Vocabulaire

Ingnieur systme Informatique

Installation
Technique

5j5%

1 semaine 10 18 10 1 mois 10

Consultants fonctionnels Etude technique /Dploiement /D Ingnieur systme Chef de projet Consultants fonctionnels Key user par domaine Informatique Utilisateurs Chef de projet

2 4 mois

Mise au point
fonctionnelle/Tests

30j 30%

10

15-20

Obtenir le prototype configur configur Suivi par DP (10 12 %) 10 jours

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Les Phases/dlais/Ratios Phases/d

4 semaines
14 j 14 % Consultants fonctionnels Consultants techniques Key user par domaine Informatique Chef de projet

Transfert comptence comp

10

10

Autonomie technique/paramtrage technique/param

Chef de projet Consultants techniques Chef de projet Informatique

2 semaines

Adaptations

15j 15 %

10 2 4 semaines

Intgration totale Int

Chef de projet Chef de projet Key user Utilisateurs

Formation Utilisateurs
0 X

Formation aux processus

Consultants fonctionnels Utilisateurs Chef de projet

Dmarrage

Validation 10 18
1 mois 1 mois
6j6%

Consultants fonctionnels Mise en exploitation Ingnieur systme Consultants fonctionnels Utilisateurs Chef de projet

Assistance au dmarrage d

10

10 Contrle Suivi par DP (10 12 %) 10 jours

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Charge et ratios client cachs cach

Ralisation technique Tests Procdures Proc Formation

Utilisateurs

3 mois
40 j

Informatique Key user

10

Etats/Documents/Reprises
Chef de projet Consultants fonctionnels Chef de projet

2 semaines 10 3

Configuration dossier/Rglages hache dossier/R

25 jours

Key user par domaine Chef de projet

10 18 Chef de projet Key user par domaine Utilisateurs Informatique

:90% :25% :5% :70%

Exploitation

Chef de projet Informatique Gestionnaire X3

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Conclusion 8 % des entreprises franaises entre 100 et 2000 salaris se sont quips d'un PGI en 2006 9 % prvues en 2007

A qui le tour ?

En vous remerciant pour votre coute Questions ?

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