La estructura de una Poltica de cartera y sus componentes: Para el desarrollo de una correcta administracin de la funcin de cobro en una empresa,

es necesario contar con una estrategia clara y bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en pago, pero tambin a tomar acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan. De acuerdo a lo anterior podramos considerar que las bases sobre las que se edifica un sistema efectivo son : Las ventas como objetivo principal La mayora de las empresas tienen como objetivo principal las ventas y las polticas comerciales estn dirigidas a aumentar constantemente la cifra de negocio de las compaas. Por desgracia este objetivo se convierte en el nico norte de muchas compaas que destinan ingentes esfuerzos a conseguir vender cada vez ms pero se descuidan aspectos tan importantes como la rentabilidad de las ventas y los riesgos que suponen los crditos. El anlisis de crdito: La estructura de la poltica de cartera consiste en hacer un anlisis estricto y a fondo del cliente, los antecedentes crediticios son en parte la fuente de informacin que determinara en porcentaje, la venta a crdito. La responsabilidad y control de la cartera de clientes es para ambas reas, la de ventas y cobranza ya que estn ligadas. Las medidas preventivas tienen su piedra angular en saber seleccionar sabiamente la cartera de clientes. Antes de otorgar un crdito a un nuevo cliente, el responsable de crditos debe filtrar previamente a todos los solicitantes de crdito y descartar los morosos en potencia. Por consiguiente las empresas proveedoras no pueden permitirse el lujo de confiar en todos los clientes que desean comprar a crdito, ya que la confianza de que se cobrarn las ventas hechas a un nuevo comprador no puede ser otorgada de manera automtica. Las empresas antes de realizar una venta a crdito a un nuevo cliente deben comprobar siete puntos bsicos: 1) solvencia 2) disponibilidad de tesorera 3) resultados 4) nivel de endeudamiento 5) arraigo 6) buenos hbitos de pago 7) perfil e historial de los socios y administradores

La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente principal del flujo del efectivo. 1 - ROTACION. No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotacin. A menor nmero de das de rotacin, o dicho de otra forma, a mayor rotacin, mayor eficiencia. 2 - ANTIGEDAD. Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace

favorable o desfavorable. Es la antigedad, es decir, el grado de concentracin porcentual o absoluta entre los distintos rangos de das. 3 - COMPOSICION POR CLIENTE. Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad. 4 - CICLO NETO DE CAJA. Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en das. A mayor nmero de das la necesidad de fondos ser mayor 5 - ECUACION DE LA LIQUIDEZ Si vende de contado,compre de contado.Si el nmero de dias de C x Pagar es menor a nmero de das de C x Cobrar el flujo de efectivo ser negativo. Habr equilibrio cuando los dias de cartera son iguales a los dias de Cuentas x pagar. Habr efecto positivo cuando los dias de Cuentas x pagar son mayores a los dias de Cuentas x cobrar. 6 - PARTICIPACION DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE. La cartera y el inventario son los componentes bsicos del Activo Corriente. Qu porcentaje corresponde a cartera? Este ndice individualmente no dice nada, hay que interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina "fondos ociosos", los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiacin. 7 - CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR Un mayor aumento en facturacin a crdito, indefectiblemente conlleva

aumento en cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes.Es importante comparar: - variacin de un perodo a otro- anlisis horizontal - anlisis vertical, o sea, comparado contra ventas, utilidad operativa y otros. Tenga en cuenta este indicador: variacin ventas/ variacin cartera 8 - EFECTO DE LA ROTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Mida la rotacin utilizando otro indicador Frmula tradicional. = c x c promedio*360 / ventas a credito Frmula ampliada. = ( activo corriente inventarios facturas = a 90 das ) / Pasivo corriente 9 - COBRO DE CARTERA, SU EFECTO EN EL FLUJO DE CAJA BRUTO Cobro = Ventas + CxC inicial - CxC final. Cobro / ventas = indica cuantos centavos ingresan por cada $1 de facturacin. Ejemplo. Ventas, $890, Cobros $756, Gastos $810 La empresa requiere $54 de flujo bruto por recaudos para cubrir operacin, en el ejemplo el recaudo por $1 vendido son $ 0.85 centavos 10 - CARTERA OPTIMA Existe una cartera ptima? En principio s existe. Olvidando el efectivo

en bancos, la cartera es el componente ms lquido del activo corriente. Existe una parte mnima de inversin en cartera que la empresa necesita en todo momento y es la cartera constante, por otro lado y como consecuencia de mayor crecimiento en facturacin existe lo que se denomina cartera variable, esta es la que hay que controlar, puesto que en sanas finanzas, hay que determinar cuanta cartera debe ser financiada con fuentes de largo plazo y cuanta de corto plazo. El no manejo de este concepto es la causa principal de problemas de insolvencia El suscrito ha desarrollado un esquema sobre el particular; la Matriz de Liquidez, la cual busca el equilibrio. Existe adems un buen indicador de control: "El Indice de Cobranza" En resumen, manejo de cartera exige polticas, normas y procedimientos. El control financiero de la misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan resultados.Los efectos negativos que un mal manejo de cartera pueden acarrear, por ejemplo, cartera ociosa, la cual tiene un alto costo oculto.

Quienes pertenecen al rgimen simplificado del Impuesto sobre las ventas. [Ao 2010] [Vea: Requisitos para pertenecer al rgimen simplificado en el 2011] Pertenecen al rgimen simplificado del Impuesto a las ventas las Personas naturales comerciantes y artesanos que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, as como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con los siguientes y con la totalidad e las siguientes condiciones: Que en el ao anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad gravada inferiores a cuatro mil 4.000 UVT [$95.052.000]. Que tengan como mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesin, regala, autorizacin o cualquier sistema que implique la explotacin de intangibles. Que no sean usuarios aduaneros. Que no hayan celebrado en el 2009 contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor individual y superior 3.300 UVT [$78.418.000].

Que no celebre en el 2010 contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor individual y superior 3.300 UVT [$81.032.000]. Que el monto total de sus consignaciones bancarias, depsitos o inversiones financieras durante el ao anterior (2009) no supere la suma de (4.500 UVT) [$106.934.000] Que el monto total de sus consignaciones bancarias, depsitos o inversiones financieras durante el ao 2010 no supere la suma de (4.500 UVT) [$110.498.000] Para la celebracin de contratos de venta de bienes o servicios en el 2010 por cuanta individual superior a 3.300 UVT [$81.032.000], el responsable del rgimen simplificado deber primero inscribirse en el Rgimen comn. Ingresos que se deben tener en cuenta para determinar si se pertenece al rgimen simplificado Para el clculo de los montos de los ingresos base para pertenecer al rgimen simplificado, se deben tener en cuenta los ingresos provenientes de las actividades gravadas, es decir, que si el responsable del impuesto ejerce una actividad gravada y una excluida, solo se tienen en cuenta los ingresos originados en la actividad gravada. Inscripcin en el rgimen comn El rgimen ordinario del impuesto sobre las ventas es el Comn y en principio en l deben estar inscritos todos los responsables. No obstante, la ley ha reconocido que existen algunos responsables que dado el volumen de operaciones no requieren cumplir con la regulacin existente para el rgimen comn; por lo que se cre el Rgimen Simplificado en el cual deben estar inscritos los responsables que cumplan ciertos requisitos. Quienes no cumplan con cada uno de los requisitos debern inscribirse en el Rgimen comn. Obligaciones de los responsables del rgimen simplificado. Los responsables del impuesto sobre las ventas del rgimen simplificado estn obligados a: Inscribirse como responsables del rgimen simplificado en el registro nico tributario, RUT. Esta Inscripcin deber realizarse ante la Administracin de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesin, ocupacin u oficio, y obtener el Nmero de Identificacin Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciacin de sus operaciones. Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificacin completa del responsable y, adems: a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada. b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos. c. Al finalizar cada mes debern totalizar: El valor de los ingresos del perodo, El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos segn las facturas que les hayan sido expedidas.

Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposicin de la Administracin Tributaria durante 5 aos a partir del da 1o. de enero del ao siguiente al de su elaboracin. Cumplir con los sistemas tcnicos de control que determine el gobierno nacional. El artculo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas tcnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirn de base para la determinacin de las obligaciones tributarias. La no adopcin de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violacin, dar lugar a la sancin de clausura del establecimiento en los trminos del artculo 657 del mismo Estatuto Documento soporte en operaciones realizadas con responsables del rgimen simplificado. Las declaraciones tributarias, al igual que la informacin suministrada a la Administracin de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha informacin, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos pblicos y privados. Los mismos deben estar a disposicin de la DIAN, de conformidad con lo sealado en el artculo 632 del Estatuto Tributario. En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al rgimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deduccin con el comprobante de que trata el artculo 3o. del Decreto 3050 de 1997. Este documento deber ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deber reunir los siguientes requisitos: 1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono. 2. Fecha de la transaccin. 3. Concepto. 4. Valor de la operacin Obligacin de presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios. Las personas naturales del rgimen simplificado tambin quedan cobijadas por las previsiones contenidas en los artculos 592 numeral 1, 593 y 594-1, segn el caso, siempre y cuando llenen los dems requisitos establecidos en las mismas normas, teniendo en cuenta que los montos de ingresos y de patrimonio a observarse son los establecidos en los decretos de ajuste de valores absolutos para estar obligados a declarar renta por el ao gravable de que se trate y no los sealados para pertenecer al rgimen simplificado del IVA. Se sigue de lo anterior, que si un responsable del rgimen simplificado del impuesto a las ventas no est obligado a declarar renta por un ao gravable, la declaracin que llegare a presentar carece de valor legal de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 594-2 del Estatuto Tributario, y por lo tanto su impuesto sobre la renta est constituido por el monto de las retenciones en la fuente que le hubieren practicado a ttulo de este impuesto en el ao gravable.

Prohibiciones para los responsables del rgimen simplificado. De conformidad con el artculo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del rgimen simplificado que vendan bienes o presten servicios, no les est permitido: Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas; si lo hicieren debern cumplir ntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al rgimen comn. Si el responsable del rgimen simplificado incurre en esta situacin, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del rgimen comn (Art.16 Decreto 380 de 1996). Presentar declaracin de ventas. Si la presentaren, no producir efecto alguno conforme con el artculo 594-2 del Estatuto Tributario. Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables. Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA. Facturar: En efecto, por mandato del artculo 612 - 2 del Estatuto Tributario y del literal c) del artculo 2o del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, entre otros, no estn obligados a facturar los responsables del rgimen simplificado. Si el responsable del rgimen simplificado opta por expedir factura, deber hacerlo cumpliendo los requisitos sealados para cada documento, segn el caso, salvo lo referente a la autorizacin de numeracin de facturacin. El artculo 3 de la Resolucin 3878 de 1.996 seal a algunos responsables que no necesitaban de la autorizacin de la numeracin, norma que fue adicionada por el artculo 3 de la Resolucin 5709 del mismo ao, en el sentido de que tampoco requerirn autorizacin de la numeracin los no obligados a facturar cuando opten por expedirla, como los responsables del rgimen simplificado. Si un responsable del rgimen simplificado que decide expedir facturas, erradamente solicita a la Administracin Tributaria la autorizacin de la numeracin, el ente administrativo debe abstenerse de concederla dado que no se dan los supuestos para su procedencia. Si no obstante, la Administracin emite la resolucin y autoriza determinado rango de facturacin, tal actuacin resulta inocua toda vez que puede el interesado desconocerla al no tener origen en una disposicin normativa que lo sujete a dicho procedimiento. No puede esta actuacin crear una situacin jurdica y menos aun derivar consecuencias que la norma superior no previ . En consecuencia, en este evento no proceder para los responsables del rgimen simplificado, la aplicacin de las sanciones que se han consagrado legalmente para quienes estando obligados no den cumplimiento a la obligacin de solicitar autorizacin de la numeracin de las facturas. En conclusin, si un responsable del rgimen simplificado a pesar de no tener obligacin de cumplir con el deber formal de facturar expide factura, no est obligado a solicitar autorizacin de numeracin de facturacin y tampoco del software para facturar por computador. Si un responsable del rgimen simplificado declara el impuesto sobre las ventas, debe tenerse en cuenta no solo la prohibicin que tienen de cobrar el impuesto, de determinarlo, sino lo previsto en el artculo

815 del Estatuto Tributario, el cual consagra el derecho a la compensacin y/o devolucin de saldos a favor que se originen en las declaraciones del IVA; al igual que el artculo 850 Ibdem, que seala los responsables de los bienes y servicios de que trata el artculo 481 del citado ordenamiento y aquellos que hayan sido objeto de retencin en la fuente a titulo de IVA como sujetos que pueden solicitar la devolucin de los saldos a favor liquidados en las declaraciones tributarias. Tal y como se indic anteriormente, si una persona responsable del rgimen simplificado cobra el IVA debe cumplir con todas las obligaciones de los responsables del rgimen comn y por lo tanto el IVA recaudado en este evento, no se debe considerar como pago de lo no debido, ni objeto de devolucin, salvo que se genere saldo a favor y se cumplan las previsiones legales para tener derecho a la devolucin o compensacin. * Uvt 2007 20.974, Uvt 2008 $22.054. Uvt 2009 23.763.