Repblica de Colombia MINISTERIO DE CULTURA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

APLICACIN -IMPLEMENTACIN ORGANIZACIN FISICA DE LA DOCUMENTACIN SEGN TRD

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN LEY 594 DE 2000 (Acuerdo 39 de 2002 - Acuerdo 42 de 2002)

Repblica de Colombia MINISTERIO DE CULTURA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

ACUERDO No. 039

( OCTUBRE 31 DE 2002 ) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

ACUERDO No. 042

( OCTUBRE 31 DE 2002 ) Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas

CUARTA ETAPA. Aplicacin

Aprobadas las Tablas de Retencin Documental El representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en

cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

Patrimonio Cultural ? Cultura de guardar todo ?

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICION FINAL

?
CT E
M/D

ACTAS
BOLETINES

2 1 2

8 3 18

X X

X X

CONTRATOS
RESOLUCIONES

10

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

SEGN TRD

PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos

Organizacin de los Archivos de Gestin

PROCESO DE ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

GERENCIA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

CONTABILIDAD

JURIDICA

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

Ordenacin interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trmites durante el servicio activo.

Necesidad de Implementar Herramientas Archivsticas

Archivos de Gestin

14

y se decide la organizacin..

Aplicacin de Tabla de Retencin Documental

Organizacin de archivos Segn la TRD

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA : SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: GRUPO JURIDICO CODIGO 20000- 01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CDIGO: 20000
RETENCION DISPOSICION FINAL

HOJA 1 DE 1 PROCEDIMIENTO

AG

AC CT E S M

ACTAS

ACTAS Actas de Comit

Boletines de Prensa

18

20000-05 BOLETINES 2 3 X

Seleccionar muestra representativa que refleje los contratos institucionales mas significativos para la Entidad.

20000-10 CONTRATOS

Contratos de Prestacin de Servicios

18

PLANES
20000-15

PLANES Plan de Accin

CONVENCIONES AG = Archivo de Gestin responsable_______________________

CT = Conservacin Total

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICION FINAL

?
CT E
M/D

ACTAS
BOLETINES

2 1 2

8 3 18

X X

X X

CONTRATOS
RESOLUCIONES

10

HISTORIAS LABORALES
DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN (Circular 04 de 2003)

OFICINA DE PERSONAL

Formato nico de hoja de vida Hoja de vida con anexos Decreto o Resolucin de nombramiento Acta de posesin Antecedentes Disciplinarios Fotocopia de pasado judicial Certificado de antecedentes fiscales Declaracin de bienes y rentas Actuaciones administrativas (vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluacin) Acto administrativo de aceptacin de renuncia

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: 222. OFICINA DE PERSONAL

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
222.06
HISTORIAS LABORALES
Formato nico hoja de vida Hoja de vida con anexos Decreto o Resolucin de nombramiento Acta de posesin Fotocopia pasado judicial Declaracin de bienes y rentas Actuaciones administrativas Acto administrativo aceptacin de renuncia
CONVENCIONES CT-Conservacin Total E- Eliminacin M- Microfilmacin S- Seleccin

2 98

X X

Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

SERIE : CONTRATOS
DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN Solicitud de contratacin Certificado de disponibilidad presupuestal Solicitud de certificado de talento humano Estudios previos Documento de identidad Certificados de antecedentes R.U.T. Hoja de vida funcin pblica P.N. Declaracin de bienes y rentas Minuta del contrato Pliza Otros. Acta de inicio INFORMES DE EJECUCIN INFORMES DE SUPERVISIN
OFICINA DE CONTRATACIN

CONTRATO PRESTACIN DE SERVICIOS

PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTION SEGN TRD

Organizacin de Archivos de Gestin

1. Primer paso : Clasificacin Documental
1100 1100 02 02 00 01

ACTAS

Tome la tabla de retencin empiece a clasificar y agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: Actas, Planes, Nminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios, etctera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

Actas del Comit Interno de Conciliacin

Ficha tcnica de conciliacin Acta del comit interno de conciliacin

1 14 X

1100

18

00

CONCEPTOS
Conceptos Jurdicos Concepto jurdico Conceptos jurdicos de otras entidades Remisin de solicitud a otras entidades Respuestas a solicitudes 1 8 X

1100

18

01

1100

42

00

INFORMES Informes a Organismos de Control

Solicitud de requerimiento Respuesta a requerimiento 1 8 X

1100

42

13

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (A. de Comit Interno)

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

CARACTERISTICAS INTERNAS: TEMA: SERIE: CONCEPTOS

SUBTEMA: SUBSERIE: Conceptos Tcnicos

2. Segundo paso: Identificacin de Documentos de Apoyo

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

3.Tercer paso: Ordenacin Documental

La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites.

3.Tercer paso: Ordenacin Documental

200 folios (PROMEDIO)
Documento mas antiguo

Documento mas nuevo

Documento mas antiguo Documento mas nuevo

Cuarto paso: Seleccin Documental y Retiro de material metlico

Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados,, tarjetas de invitacin o felicitacin, entre otros. La documentacin deber estar libre de material metlico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Quinto paso: Foliacin

La foliacin se realizara en el momento en que se prepare la documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
4

2
1

Quinto paso: Foliacin

5 5

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

En la Cara RECTA, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

Quinto paso: Foliacin

8
9 8 8 7

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones

7 6

IDENTIFICACIN Y ROTULACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN

En el proceso de rotulacin se debe identificar la documentacin de tal manera que permita su acceso y consulta de forma rpida e oportuna.

Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segn calendario de transferencias previamente programado.

CLASIFICACIN Y ORDENACIN POR SERIES SEGN TRD

INVENTARIO DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA

UBICACIN FISICA EN EL A. CENTRAL

Transferencias Documentales
Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabtico y secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde de la fecha mas antigua hasta la fecha mas reciente.

Inventario de Cajas y Carpetas

Proceso de Organizacin de Archivos

Antes

Proceso de Organizacin de Archivos

Despus

Proceso de Consulta de Documentos

Proceso de Entrada
Documento Fsico Archivado
Responsable Archivo y Correspondencia

Inicio

Archivo

TRD

Exp

Ventanilla

::Radica Documento ::Imprime el Sticker ::Direcciona Entrada Fsico

Digitalizador

Imagen Vinculada

Jefe

Usuario

::Escanea documento
Usuario

Archivo y Correspondencia Dependencia destino

GRACIAS POR SU ATENCIN

RUBEN DARIO YAIMA GOMEZ
P Profesional en Ciencias de la Informacin y la Documentacin Especialista en Archivstica Tarjeta Profesional N1104 del Consejo Nacional de Bibliotecologa. Min-educacin Min-