MANUAL PARA EL EJERCICIO DEL GASTO DE OPERACIN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS 2009 SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

N D I C E INTRODUCCIN

2.

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2.

LINEAMIENTOS GENERALES Responsabilidad de los Titulares de Proyecto Funciones del Responsable Administrativo Recepcin de Documentacin Caractersticas de la Documentacin Justificativa y Comprobatoria del Gasto REQUISITOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBER REUNIR LA DOCUMENTACIN REQUISITOS FISCALES COMPROBATORIA DE LA DOCUMENTACIN

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Datos que debe contener la documentacin comprobatoria Comprobantes expedidos por contribuyentes de rgimen simplificado Comprobantes expedidos por contribuyentes de rgimen intermedio Comprobantes expedidos por los pequeos contribuyentes Comprobantes emitidos por computadora Comprobantes impresos por el propio contribuyente Retenciones de I.S.R. Retenciones de I.V.A. TRMITES DE PAGO ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS GENERALES Y OBRA PBLICA COMPRAS CONSOLIDADAS SERVICIOS GENERALES COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES VESTUARIO UNIFORMES PROTECCIN TELEFONA BSICA OTROS SERVICIOS DE COMUNICACIN OBRA PBLICA ASESORAS Y CAPACITACIN
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BLANCOS

PRENDAS

DE

3.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

DEL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIN DE VITICOS DEL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIN DE PASAJES GASTOS DE PEAJE PARA EL PERSONAL COMISIONADO GASTOS A COMPROBAR COMPROBACIN DE GASTOS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES DE LOS SERVICIOS PERSONALES CIERRE DEL EJERCICIO MEDIDAS DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y PRESUPUESTARIA DISCIPLINA

INTRODUCCIN Como parte de los trabajos realizados para dar continuidad y seguimiento a las funciones encomendadas al Instituto Hidalguense de Educacin y con base en lo establecido en el captulo V de la Ley de Coordinacin Fiscal, la Ley de Egresos de la Federacin en lo relativo al ramo 33 Aportaciones a Entidades y Municipios, el Decreto de Egresos para el Estado Libre y Soberano de Hidalgo, los lineamientos establecidos por la Secretara de Finanzas y
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4. Administracin del Ejecutivo Estatal y dems ordenamientos aplicables en la materia se emite el presente Manual para el Ejercicio del Gasto de Operacin del Presupuesto de Egresos para el ao 2009.

El presente Manual especifica los lineamientos y normas para efectuar los trmites para el Ejercicio Presupuestal, mismos a los que debern de sujetarse los responsables del Ejercicio del Presupuesto asignado a cada uno de los proyectos que conforman la estructura programtica y operacin aprobada para el ao 2009, as como los requisitos fiscales y administrativos que deber contener la documentacin justificativa y comprobatoria del gasto; formulados con el fin de apoyar y orientar las actividades cotidianas de los responsables administrativos, de quienes se solicita la estricta observancia de las normas respectivas.

La Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas est facultada para la interpretacin de las disposiciones del presente manual, por lo que para efectos administrativos establece las medidas conducentes para su correcta aplicacin, mismas que habrn de racionalizar, mejorar la eficiencia, la eficacia y el control presupuestario de los recursos.

Este documento es de aplicacin general para toda la documentacin que se presente ante la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH. Es indispensable leer todo el manual, para tener un panorama general de las disposiciones contenidas. En caso de alguna duda, debe considerarse en primera instancia la consulta del manual en la seccin respectiva, y para cualquier aclaracin, deber acudirse con el personal de la Direccin General de Recursos Financieros de acuerdo al calendario establecido (Anexo 1).

5.

1.1.1.

LINEAMIENTOS GENERALES Responsabilidad de los Titulares de Proyecto Los funcionarios titulares de proyecto de la Secretara de Educacin Pblica, formularn y tramitarn de manera gil y legible los diferentes documentos presupuestales y contables, con el propsito de hacer ms efectivo el ejercicio del presupuesto que se les ha asignado. Al inicio del ejercicio debern presentar el registro de firmas del responsable de la aplicacin de los recursos, as como del Responsable Administrativo, debidamente avalado por el nivel correspondiente y requisitado ante la Direccin General de Recursos Financieros y la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios a ms tardar el da 20 de marzo de 2009. Cuando existan cambios de personal autorizado debern de notificarlo por oficio en un plazo no mayor de 5 das hbiles posteriores al movimiento. Debern nombrar 1 (un) Responsable Administrativo a nivel Direccin.
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6. Debern sujetarse estrictamente a las disposiciones contenidas en el Decreto de Presupuesto de Egresos y la Ley de Ingresos. No podr hacerse pago alguno que no este comprendido en el presupuesto o determinado por la ley. Es responsabilidad de los titulares del proyecto apegarse a los calendarios de gasto, metas aprobadas, objetivos y estrategias del Plan Estatal de Desarrollo, as como aplicar el gasto pblico con base en resultados por proyectos. Iniciar solamente proyectos, obras y acciones nicamente cuando se tengan autorizados los recursos financieros y los resultados de la evaluacin socioeconmica que demuestre los beneficios a generar en la poblacin. Abstenerse de realizar cualquier tipo de inversin financiera. Ejecutar con oportunidad y eficiencia las acciones previstas para sus respectivos programas y proyectos. Vigilar que se cumpla con el Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Pblico. Disponer lo conducente para realizar actividades de auto evaluacin por proyectos. Proporcionar mensualmente y cuando sea requerida por la instancia correspondiente informacin sobre programas y proyectos en los que se defina claramente objetivos, estrategias, lneas de accin, indicadores de resultado y metas cumplidas, as como la evaluacin del Ejercicio del Presupuesto. No podrn contraer compromisos que rebasen el monto de su presupuesto autorizado o acordar erogaciones que impidan el cumplimiento de sus metas. Los Titulares de Proyectos son responsables de que los ingresos que por cualquier tipo de trmite se requieran, los efecte el interesado directamente en la Caja General de la Direccin General de Recursos Financieros. El incumplimiento de cualquiera de los puntos citados motivar el fincamiento de las sanciones a que haya lugar conforme a la Ley.

1.2.

Funciones del Responsable Administrativo

Cumplir las disposiciones normativas contenidas en leyes, decretos, manuales, circulares y dems aplicables a la materia.

7. Realizar de manera oportuna, dando seguimiento hasta su conclusin, las gestiones ante las instancias correspondientes, para todo tipo de trmite (servicio, adquisicin o trmites en general).

Presentar en la Direccin General de Recursos Financieros la documentacin justificativa y comprobatoria del gasto para trmite de pago y/o comprobacin, apegndose a lo establecido en el manual para el ejercicio del gasto y dems disposiciones aplicables. Llevar el control presupuestal del o los proyectos que le correspondan al rea que representan. Difundir en tiempo y forma la informacin de orden administrativo a sus reas. Mantener comunicacin contina con las instancias correspondientes a fin de agilizar los trmites. Gestionar oportunamente las adecuaciones presupuestales para que, en caso de proceder sean aplicadas.

Es funcin del Responsable Administrativo o equivalente formular, controlar y vigilar el cumplimiento de las polticas y lineamientos para el ejercicio, control y registro del gasto as como la realizacin de los trmites ante la Direccin General de Recursos Financieros. Realizar trmites de gastos a comprobar slo cuando cuenten con la partida y disponibilidad necesaria. Ejecutar con oportunidad y eficiencia las acciones previstas para sus respectivos programas. Cumplir con el Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Pblico. Cubrir con la debida oportunidad con los compromisos reales de pago. Sujetarse a la normatividad de gasto (adquisiciones y obra pblica). Racionalizar y reducir efectivamente los gastos de administracin sin detrimento de la realizacin oportuna de los programas y adecuada prestacin de los servicios. Remitir a la Direccin General de Recursos Financieros los recursos econmicos que por cualquier concepto recauden las dependencias y organismos. Debern enviar al inicio del ejercicio una relacin impresa y en medio magntico del parque vehicular con los siguientes datos: nmero de placas, modelo, marca, inventario, nmero de serie, tipo de vehculo y capacidad de litros de combustible y nombre del responsable, as como su actualizacin durante el Ejercicio. Las dependencias y organismos se abstendrn de aceptar propuestas, celebrar contratos en materia de adquisiciones, arrendamiento y servicios con los contratistas y proveedores que se enlistan en el Peridico Oficial del Estado.
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8.

El incumplimiento a cualquiera de los puntos anteriores es motivo de fincamiento de sanciones a que haya lugar conforme a la Ley.

1.3.

Recepcin de Documentacin La documentacin contable-presupuestal, debidamente soportada, deber presentarse en la Direccin General de Recursos Financieros para su recepcin, revisin y registro para trmite de pago y/o amortizacin de adeudo, dentro de los horarios correspondientes al rea que se trate en das hbiles, y en la ventanilla correspondiente, de conformidad al calendario establecido por la Direccin General de Recursos Financieros (Anexo 1). Los reintegros de efectivo y atencin a dudas debern realizarse tambin considerando el calendario citado. Por ningn motivo se recibir documentacin fuera del horario establecido.

1.4.

Caractersticas de la Documentacin Justificativa y Comprobatoria del Gasto Documentacin Justificativa Son justificativos del gasto los documentos y disposiciones legales o administrativas que determinan la obligacin de hacer un pago, tales como, los contratos, los pedidos, los convenios, los presupuestos y los dems que establezcan un pago que afecte el presupuesto de la Secretara de Educacin Pblica. Son disposiciones normativas las leyes, los reglamentos, los decretos, y los acuerdos del Ejecutivo Estatal, los oficios de normas e instructivos de los funcionarios facultados y en general los ordenamientos de los que se derive un pago a cargo del presupuesto de la Secretara de Educacin Pblica. Documentos Comprobatorios Son documentos comprobatorios las facturas, las notas de ventas, las estimaciones de obra ejecutada, las actas de terminacin de obra, los recibos de pago de renta, los recibos de honorarios y los dems que sirvan para demostrar que se ha dado cumplimiento a las obligaciones contradas por los proveedores, prestadores de servicios y contratistas de la Secretara de Educacin Pblica. Tambin son documentos comprobatorios los recibos que suscriban los propios proveedores, prestadores de servicios y contratistas, as como las personas o instituciones subsidiadas, premiadas o que por cualquier otro motivo justificado sean acreedores de un pago a cargo del presupuesto de la Secretara de Educacin Pblica.

9. Toda documentacin comprobatoria deber tener como base un justificante ya sea una disposicin o un documento que establezca la obligacin de hacer el pago correspondiente. Tratndose de documentos justificativos estos debern ser previamente registrados, autorizados y contabilizados. Por ningn motivo se recibir documentacin comprobatoria que no rena los requisitos fiscales y administrativos, que se indican en los apartados segundo, tercero y cuarto de este Manual. El Subsecretario de Planeacin, Administracin y Finanzas y/o el Director General de Recursos Financieros no autorizarn gasto alguno que no est debidamente justificado o comprobado.

2.-

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBER REUNIR LA DOCUMENTACIN Todos los comprobantes que se presenten ya sean para trmite de pago o para amortizacin de adeudos, debern reunir los siguientes requisitos: Ser originales. Estar expedidos a nombre del Instituto Hidalguense de Educacin. Contener la Leyenda alusiva al gasto la cual deber ser explcita y no de obviedad. No tener tachaduras o enmendaduras, ni alteraciones de ningn tipo. Estampar el sello de responsabilidad del titular del proyecto, el cual deber traer impreso el nombre y cargo de ste, as como su firma autgrafa con la leyenda: La presente documentacin comprueba el ejercicio de la partida que se menciona y su pago deber tramitarse bajo mi responsabilidad. (Anexo 2). Este deber abarcar una parte del comprobante sin que afecte el contenido del mismo. Presentar la autorizacin del Jefe inmediato superior del rea, y en caso de nminas, el Visto Bueno del nivel correspondiente. Presentar dos juegos de la documentacin, uno en original y el otro en copia clara y legible. Pegar los comprobantes en hojas tamao carta (s su tamao es menor), teniendo en consideracin que si en la parte posterior contiene datos de comprobacin fiscal y/o administrativos, estos debern ser visibles.
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10.

Agrupar los gastos relativos a un mismo concepto, separando con la tira sumatoria de cada grupo, clasificados por partida y proyecto. Asegurar la documentacin que corresponda a un solo trmite, engrapados o con broche bacco segn el volumen. Anotar el nombre y clave presupuestal, el nmero y nombre de la partida que afecta. En caso de trmites que requieran pagar deber anexarse copia de identificacin oficial. Cuando se trate de nminas o trmites en los que se requiera el pago por beneficiario adems de presentarse de manera impresa se deber anexar un CD que contenga la informacin en un archivo en formato Microsoft Excel, capturada en una sola hoja de clculo y con la estructura de campos especficos: nombre, importe y retencin. En caso de ser Partida Centralizada, contar con el Visto Bueno del rea a cuyo cargo se encuentre su administracin y control. Tratndose de comprobantes expedidos por tiendas de autoservicio anexar ticket de mquina registradora. Cuando el trmite conste de contrato, en el comprobante deber traer completo el nmero de contrato como referencia, anexando el original y dos copias del mismo en el primer pago, y en los subsecuentes solo se anotar el nmero del mismo. Para los trmites en los cuales se presten servicios como desayunos, comidas, cenas, hospedajes, etc. que afecten la partida 3603 Eventos Culturales y 3803 Congresos, Convenciones y Exposiciones, debern anexar la lista de asistentes al evento, con la firma autgrafa de cada uno de los asistentes y debidamente requisitada, as como el contrato correspondiente. Dicha documentacin deber tener una fecha de expedicin con una antigedad no mayor a 30 das naturales a la de su presentacin para trmite de pago. Cuando se realice alguna erogacin por concepto de inscripcin donde se vea(n) beneficiado(s) un trabajador(es), deber presentar una carta compromiso donde se comprometa (n) a aprobar de manera satisfactoria el concepto de la inscripcin y a difundir los conocimientos adquiridos. En los comprobantes de servicio telefnico y energa elctrica debern contener el sello de pagado anexar el ticket de mquina registradora,
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11. siempre y cuando sea a travs de reembolso de gastos y/o amortizacin de gastos a comprobar.

Las facturas originales por la adquisicin de bienes muebles (captulo 5000) no debern contener sello y firma de recibido ni de responsabilidad, ni nada que se considere alteracin al documento, estos requisitos debern presentarse en copias de las facturas compulsadas por la instancia correspondiente, por lo que en estos casos el comprobante se remite en tres tantos (original, copia compulsada y copia) anexando el resguardo del mismo. En ningn caso se tramitar documentacin que ampare la adquisicin de bienes muebles que requieran ser resguardados sin la autorizacin correspondiente. No proceder el pago de esquelas ni felicitaciones. La documentacin que se reciba con fecha posterior al cierre mensual se aplicar contra la disponibilidad del mes siguiente, ya que los recursos no ejercidos oportunamente se consideran economas (Art. 14 del Decreto de Presupuesto de Egresos 2009).

3.-

REQUISITOS FISCALES COMPROBATORIA

QUE

DEBER

REUNIR

LA

DOCUMENTACIN

Los comprobantes que sean presentados, debern reunir todos los requisitos fiscales que establezca la legislacin en la materia, de acuerdo a la actividad y rgimen en que tributen ante el SAT. Los requisitos generales se encuentran establecidos en los Art. 29 y 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin as como en los captulos I.2.4. y II.2.4 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2008 publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 27 de mayo del 2008 y con vigencia hasta el 30 de abril de 2009, (publicada la nueva Resolucin se sujetar a las modificaciones establecidas en ella) 3.1. Datos que debe contener la Documentacin Comprobatoria

I.

Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien lo expida. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un local o establecimiento, debern sealar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. Contener impreso el nmero de folio en la factura o comprobante. Lugar y fecha de expedicin.
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II. III.

12. IV. V. Estar expedidas a favor del I.H.E. anotando la clave del Registro Federal de Contribuyentes y domicilio. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero y letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto en su caso. Nmero y fecha del documento aduanero, as como la aduana por la cual se realiz la importacin, tratndose de ventas de primera mano de mercancas de importacin, en su caso. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado. La vigencia para la utilizacin de los comprobantes deber sealarse expresamente en los mismos (2 aos a partir de la fecha de impresin). Las personas fsicas con actividades empresariales y profesionales as como del rgimen intermedio, debern contener preimpresa en la factura la leyenda efectos fiscales al pago. Art. 133. Fraccin III de la LISR. Las facturas deben contener la leyenda pago en una sola exhibicin. Art. 32 Fraccin III de la LIVA. Art. 29 prrafo V del C.F.F. Ser impresos en establecimientos autorizados por la S.H.C.P. (imprentas autorizadas), las facturas, las notas de crdito y de cargo, los recibos de honorarios, de arrendamiento y en general cualquier comprobante que se expida por las actividades realizadas. Contener la cdula de identificacin fiscal, la que en el caso de personas fsicas deber tener la CURP, reproducida en 2.75 cm. por 5 cm., con una resolucin de 133 lneas/1200 dpi. Sobre la impresin de la cdula, NO PODR EFECTUARSE ANOTACIN ALGUNA QUE IMPIDA SU LECTURA. La leyenda la reproduccin no autorizada de este comprobante constituye un delito en los trminos de las disposiciones fiscales con letra no menor de 3 puntos. El R.F.C. y nombre del impresor, as como la fecha en que se incluy la autorizacin correspondiente en la pgina de Internet del SAT, con letra no menor a 3 puntos. La leyenda: Nmero de aprobacin del sistema de control de impresores autorizados seguida del nmero generado por el sistema.

VI.

VII.

VIII.

IX. X.

XI.
XII.

XIII.

XIV.

XV.

XVI.

XVII. La Resolucin Miscelnea Fiscal para el ao 2008 (regla II.2.22.8): vigente hasta el 30 de abril de 2009, exige que los comprobantes que amparen la venta de gasolina o diesel contemplen:
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13. 1. Clave del cliente de PEMEX de la estacin de servicio a 10 caracteres 2. Medio en que se realiz el pago, ya sea en efectivo, cheque o tarjeta 3. Clave de producto PEMEX a 5 caracteres En el caso de que el comprobante a que se refiere la presente regla ampare ms de una operacin de venta de gasolina o diesel, dicho comprobante deber contener, adems de los requisitos sealados, los nmeros de folio correspondientes a los comprobantes simplificados que avalen las citadas operaciones. XVIII. Para gas natural (regla II.2.22.20.), debern asentar en dichos comprobantes el medio en que se haya realizado el pago, ya sea efectivo, cheque o tarjeta. En caso de que el comprobante a que se refiere la presente regla ampare ms de una operacin de venta de gas natural, dicho comprobante deber contener, adems de los requisitos antes sealados, los nmeros de folio correspondientes a los comprobantes simplificados que avalen las citadas operaciones. Gas licuado (regla II.2.22.33.) deber asentarse el nmero de permiso otorgado por la Secretara de Energa; nmero de oficio del aviso de inicio de operaciones registrado ante la misma y medio en que se realiz el pago. En caso de que el comprobante a que se refiere la presente regla ampare ms de una operacin de venta de gas licuado de petrleo, dicho comprobante deber contener, adems de los requisitos antes sealados, los nmeros de folio correspondientes a los comprobantes simplificados que avalen las citadas operaciones.

3.2.

Comprobantes expedidos por contribuyentes del rgimen simplificado Los comprobantes expedidos por contribuyentes que tributen en este rgimen, adems de los requisitos establecidos en el Cdigo Fiscal de la Federacin, deber contener la leyenda CONTRIBUYENTE DEL RGIMEN DE TRANSPARENCIA con letra manuscrita, sello o imprenta (Art. 82. Fraccin III. LISR).

3.3.

Comprobantes expedidos por contribuyentes del rgimen intermedio Las personas fsicas que tributen en el RGIMEN INTERMEDIO (antes rgimen simplificado) podrn expedir comprobantes con requisitos fiscales, comprobante por mquina registradora de comprobacin fiscal. (Art. 134 LISR).

3.4.

Comprobantes expedidos por los pequeos contribuyentes

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14. Los comprobantes expedidos por estos contribuyentes no sern aceptados para trmite de pago o comprobacin de gastos debido a que no cumplen con los requisitos marcados en el punto 3.1 de este manual (Art. 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin), debido a que estos contribuyentes deben realizar operaciones de enajenacin de bienes o prestacin de servicios nicamente con l publico en general (Art. 137 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta). Este tipo de comprobantes slo sern aceptados como documentacin soporte de la partida 3702 Viticos Nacionales, en los casos en que se justifique que en la comunidad a la que asistieron a cumplir con la comisin, no se cuente con la infraestructura suficiente y no encuentren un establecimiento que tribute bajo el Art. 137 de la L.I.S.R. Por lo que el comprobante deber contener preimpresa la leyenda Rgimen de Pequeos Contribuyentes.
Tambin deber observarse lo establecido en el artculo 139 de la Ley del Impuestos Sobre la Renta, que en su fraccin V seala: Entregar a sus clientes copias de las notas de venta . Y conservar originales de las mismas. Estas notas debern reunir los requisitos a que se refieren las fracciones I, II y III del artculo 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin y el importe total de la operacin en nmero o letra.

Lo anterior en virtud de que el IHE debe dar prioridad a las obligaciones que de las diferentes leyes emanan, por lo que slo debe tramitar comprobantes que renan los requisitos fiscales que la Ley estipula. 3.5. Comprobantes emitidos por Computadora En caso de que los comprobantes sean emitidos por computadora, slo deber verificarse que el documento ostente el nmero de autorizacin otorgado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para expedir comprobantes impresos por el propio contribuyente, (ART.38 prrafo tercero del R.C.F.F) si el nmero de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampara el sello digital se encuentra registrado en el Servicio de Administracin Tributaria y no ha sido cancelado (Art. 29 ltimo prrafo del C.F.F.).

3.6.

Comprobantes impresos por el propio contribuyente Que los comprobantes contengan los requisitos del artculo 29 y 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin, as como las fracciones I y II de la regla 2.4.7 con la leyenda Contribuyente autorizado para imprimir sus propios comprobantes y no deber contener fecha de impresin ni vigencia.

3.7.

Retenciones de Impuesto Sobre la Renta Retener el impuesto sobre la renta, en el caso de pago de honorarios por servicios profesionales, arrendamientos, o servicios de acuerdo a como se estipule en el contrato en su caso.

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15. Cuando se contrate un servicio personal independiente, debern retener el 10% del I.S.R. sobre el monto de los mismos. 3.8. Retenciones de Impuesto al Valor Agregado. El IHE como organismo pblico descentralizado no est obligado a hacer esta retencin (Art. 3 de la LIVA).

4. I.

TRMITES DE PAGO Los responsables administrativos del proyecto o la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, presentarn ante la Direccin General de Recursos Financieros en el horario establecido en el numeral 1.3 del presente manual la documentacin justificativa y comprobatoria del gasto para su trmite de pago, mediante un oficio de remisin, el que se sellar de recibido. La Direccin General de Recursos Financieros expedir el contra-recibo correspondiente una vez que la documentacin haya sido revisada y verificada la disponibilidad presupuestal en la partida que reporta el gasto. Si de la revisin realizada a la documentacin justificativa y comprobatoria resulta alguna observacin, la Direccin General de Recursos Financieros elaborar volante de devolucin en el que se indique la causa del rechazo, mismo que quedar a disposicin del interesado para subsanar la inconsistencia determinada, por lo anterior expuesto el sello de recepcin se considera invalidado para su trmite. Una vez recibido el volante de devolucin, se contar con un plazo no mayor a 7 das hbiles para realizar las correcciones necesarias y reingresarlo para su trmite de pago. Transcurrido el plazo sealado no se reconocer el compromiso de pago. Una vez que el rea haya sido avisada de que su documentacin cuenta con Volante de Devolucin, y el rea no se presente a recoger su documento, el plazo para reingresar la documentacin empezar a contar desde la fecha de emisin del mismo. Dentro de un plazo mximo de 8 das hbiles contados a partir de la fecha de recepcin de la documentacin justificativa y comprobatoria en la Direccin General de Recursos Financieros y siempre que la misma no haya sido objeto de observacin alguna se proceder a hacer efectivo el pago correspondiente. La Direccin de Tesorera proceder a realizar pagos de conformidad a lo que se establece a continuacin: Horario de Pago: Horario de Cobro: Da 25 del mes Lunes a Viernes de 9.00 a 14.00 Hrs. Lunes a Viernes de 9.00 a 14.00 Hrs. Concepto Pago de terceros institucionales pago 1era. Qna.
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II.

III.

10 del mes siguiente

Pago de terceros institucionales

2da. Qna.

16.

La informacin relativa a trmites de comprobacin o pago ser nicamente con el responsable administrativo de cada nivel; registrado en la Direccin General de Recursos Financieros as mismo, en lo que respecta a proveedores la informacin ser el conducto va Recursos Materiales con el Responsable Administrativo de esa Direccin, dentro del horario establecido. Para el cobro de cheques se efectuar trmite personal con la presentacin de identificacin oficial con fotografa y firma, (credencial para votar, pasaporte, cdula profesional, cartilla liberada y/ poder notarial en su caso), as como mostrar el contra-recibo correspondiente; en caso de faltar algn requisito, se retendr el pago hasta que esto se regularice.

IV.

La Direccin General de Recursos Financieros llevar un registro de las firmas de los funcionarios facultados para autorizar la documentacin y en ningn caso aceptar firmas no registradas. Cuando existan cambios de personal debern de notificarlo por oficio en un plazo no mayor de 5 das hbiles. La documentacin justificativa y/o comprobatoria que ampare erogaciones con cargo a una clave presupuestaria no deber exceder las asignaciones calendarizadas sealadas en sus respectivos Programas Operativos Anuales aprobados. Y dicha documentacin deber tener una fecha de expedicin con una antigedad no mayor a 30 das naturales a la de su presentacin para trmite de pago.

V.

5.-

ADQUISICIONES, PBLICA

ARRENDAMIENTOS,

SERVICIOS

GENERALES

OBRA

I.

La adquisicin de bienes, almacenamiento, distribucin y control, as como la contratacin de servicios y obra pblica son atribuciones de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH a travs de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, quien se encargar de su regulacin, coordinacin y control; apegndose a las medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto publicadas en el peridico oficial del Estado de Hidalgo el 18 de abril de 2005. La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios conjuntamente con los funcionarios titulares de proyecto y responsables administrativos, actuarn en un marco de honestidad y corresponsabilidad del gasto pblico, tanto en materia de adquisiciones, como en la contratacin de arrendamientos, servicios y de obra pblica que se realicen, con cargo al presupuesto asignado a los propios proyectos.

II.

El responsable administrativo se encargar de gestionar y controlar los presupuestos asignados, as como la documentacin del ejercicio 2009 y deber
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17. conocer e identificar ampliamente todos los requerimientos del proyecto a su cuidado y cargo, debiendo establecer comunicacin permanente con las Direcciones de Adquisiciones, Servicios Generales y Almacenes, Inventarios y Bienes Muebles, a fin de evitar atrasos en el trmite de sus requerimientos.

III.

Los titulares y/o responsables administrativos de los proyectos no debern efectuar adquisiciones, arrendamientos y servicios de manera directa destinados a la consecucin de sus programas operativos. Sin excepcin, las Direcciones de Adquisiciones y de Servicios Generales no se harn cargo ni asumirn responsabilidad alguna de compras o servicios realizados bajo ese esquema.

IV.

Los titulares de los proyectos llevarn una cuidadosa planeacin y programacin de los bienes y servicios que requieran para el puntual y correcto cumplimiento de los programas y servicios educativos que tienen encomendados, para que las Direcciones de Adquisiciones, Servicios Generales y Almacenes, Inventarios y Bienes Muebles, dependientes a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios los atienda con la debida oportunidad dentro de los plazos y trminos que sta determine, por lo que debern programar sus necesidades con un mes de anticipacin. La Direccin General de Informtica abrir el sistema a todas las reas titulares de proyectos para generar sus requisiciones (Formato 1) y/o formato de compra menor (Formato 2) dentro de los primeros 9 das hbiles de cada mes, una vez transcurrido ese tiempo se bloquear el sistema y no se podr generar ningn documento. Cabe aclarar que el sistema est adecuado de tal forma que si en su Programa Operativo Anual no existe recurso econmico programado, no se imprimir la requisicin ni el formato de compra menor, cuando sea ese el caso, el rea solicitante tendr que recurrir a la Direccin General de Planeacin, Programacin y Evaluacin para realizar las aclaraciones correspondientes.

V.

VI.

Las requisiciones debern entregarse por proyecto y partida, y por un importe mayor a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.) debidamente requisitadas en original y 3 copias suscritas por el titular del proyecto y por el jefe inmediato superior correspondiente, en la Direccin de Adquisiciones dentro de un horario de 09:00 a 14:00 hrs. a partir del da 18 de cada mes y hasta 5 das hbiles posteriores a esa fecha; una vez transcurrido ese periodo no se recibir ningn documento, se dar por cancelada la requisicin y no se reconocer compromiso de pago ni de trmite alguno. Las que contengan ms de una partida ms de un proyecto no sern recibidas o se darn por canceladas. Cuando se trate de formato de compra menor, ste habr de entregarse con la firma del titular del proyecto, y en caso de partida centralizada con la firma correspondiente, considerando las mismas fechas y horarios de la entrega de requisiciones. Advertencia: Cuidar que los sellos queden debidamente impresos dentro de los espacios correspondientes.

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VII.

18. Para el llenado de la requisicin, se describir a detalle el (los) artculo(s) debiendo contener sus caractersticas y especificaciones tcnicas, sin mencionar marcas o modelos; a excepcin que cuando por razones de la patente o derechos de autor, especificacin tcnica o causa debidamente justificada por escrito, se dictamine. Los proyectos que soliciten conceptos de impresiones oficiales o diseos de impresin cualquiera que sea la partida tales como: sellos oficiales, facsmile, hojas oficiales, tarjetas de presentacin, etc. debern de acompaar con la requisicin las muestras correspondientes, adems de recabar el Visto Bueno de la Direccin de Comunicacin Social tanto en la factura, muestras de los sellos, hojas oficiales, tarjetas de presentacin, etc. y requisicin, el incumplimiento a estas disposiciones incidir en el rechazo de las mismas. En el caso particular del rubro de alimentacin, se deber indicar el periodo o lapso estimado para su consumo. Para la afectacin del captulo 5000 (Bienes Muebles e Inmuebles) a las requisiciones se les anexar a detalle las especificaciones tcnicas de todos y cada uno de los bienes solicitados firmadas por el titular del proyecto. Para el caso de la partida 5206 Equipo de Computacin Electrnico, adems de lo indicado en el prrafo precedente, la requisicin y las especificaciones tcnicas debern ser avaladas previamente con el Visto Bueno de la Direccin General de Informtica.

VIII.

IX.

X.

XI.

Para la contratacin de servicios de alimentacin de personas (coffe break, desayunos, comidas, cenas, etc.), rentas de saln, equipos de sonido, audiovisual, video filmacin, pago de servicios personales independientes (Honorarios) que se encuentren programados en las partidas 3303 Capacitacin, 3603 Eventos Culturales y/o 3803 Congresos, Convenciones y Exposiciones, debern presentar la requisicin acompaada de pagar suscrito por el titular del proyecto a efecto de garantizar la entrega oportuna de los documentos que se generen despus del evento, mismos que habrn de entregarse 5 das hbiles posteriores al mismo, caso contrario se har efectivo el pagar ante la Direccin General de Asuntos Jurdicos dando vista al rgano Interno de Control. Adems habrn de anexar y considerar lo siguiente: Antecedentes que propiciaron ejercer este tipo de gasto tales como: invitacin, convocatoria, oficio, etc. Agenda de trabajo sellada y debidamente firmada por el titular del rea y Vo. Bo. del jefe inmediato superior. Relacin del personal participante firmada y sellada por el titular del rea, Visto Bueno del jefe inmediato superior as como firma autgrafa de los participantes enlistados. (despus de celebrado el evento) Nombre y fecha del evento, congreso, reunin, exposicin, etc.
18

19.

Lugar que se sugiere para el evento, congreso, reunin, exposicin, etc., y motivos por los cuales se propone dicho lugar debiendo anexar oficio firmado y sellado por el titular del rea solicitante y dems documentos que considere necesarios acorde al tipo de servicio. En caso de solicitar alimentacin, especificar el tipo requerido y que sea congruente con lo que se detalla en la facturacin, adems de precisar para cuantas personas se deber prestar el servicio.

XII.

Para el caso de pasajes areos asentar con toda precisin los siguientes datos: Nombre del (los) beneficiarios. Lugar de destino (traslados de: ___a:___) Antecedente que motiva la salida (invitacin, convocatoria, oficio de comisin, etc.). Una vez concluida la comisin en un plazo no mayor a 4 das hbiles deber turnar copia al carbn del boleto original ante la Direccin de Adquisiciones, debidamente requisitado, anexando copia del diploma, constancia o reconocimiento extendido al comisionado. Cuando se trate de pasajes internacionales, las requisiciones debern contar con el Visto Bueno de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH.

XIII.

Tratndose de las partidas 2103 Material Didctico los responsables del proyecto debern anexar oficio suscrito por ellos mismos el cual contendr las especificaciones tcnicas o en su caso muestras fsicas del (los) artculo(s) solicitado(s) as como matriz de distribucin de los artculos. En el caso de que las requisiciones afecten ingresos propios y/o recursos federales se deber considerar lo siguiente:

XIV.

a) Ingresos propios: 1. Requisicin acompaada del oficio de autorizacin emitido por la Direccin General de Recursos Financieros. 2. Cuando ello sea procedente entregarn muestra(s) de cada uno de los bienes solicitados. 3. Matriz de distribucin por nivel educativo, suscrita por el titular del rea solicitante. 4. Tratndose de adquisicin, impresin y/o encuadernacin de libros, las reas solicitantes invariablemente debern acompaar a su pedimento, la

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20. relacin detallada de las especificaciones y caractersticas tcnicas de la (s) obra(s), suscrita (s) por el Titular del proyecto: Formato de Pago de Derechos de Autor. Original de la obra a imprimirse o su original mecnico. Formato del registro de los Derechos de Autor. 5. Lo anterior deber contar con la autorizacin de la Direccin General de Recursos Financieros.

b) Programas Federales: 1. Requisicin acompaada del Oficio de Autorizacin correspondiente (slo en el primer trmite). 2. Cuando ello sea procedente entregarn muestra(s) de cada uno de los bienes solicitados.
3. Matriz de distribucin por nivel educativo, suscrita por el titular del rea solicitante

4. Tratndose de adquisicin, impresin y/o encuadernacin de libros, las reas solicitantes invariablemente debern acompaar a su pedimento, la relacin detallada de las especificaciones y caractersticas tcnicas de la (s) obra(s), suscrita (s) por el Titular del proyecto.
Formato de Pago de Derechos de Autor. Original de la obra a imprimirse o su original mecnico. Formato del registro de los Derechos de Autor.

5. Lo anterior deber contar con la autorizacin de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH. XV.
Las requisiciones que afecten la partida 2105 Material para Equipo de Cmputo, debern contener el Visto Bueno de la Direccin General de Informtica previa a su presentacin ante la Direccin de Adquisiciones. Las requisiciones de materiales y/o accesorios para vehculos automotores, contendrn el Visto Bueno del(a) Director(a) de Servicios Generales, detallando los siguientes datos del vehculo: marca, modelo, nmero de serie, nmero de inventario y placas, previo a su presentacin ante la Direccin de Adquisiciones. La adquisicin de llantas deber estar programada dentro de la partida 3505 Mantenimiento de Vehculos.

XVI.

XVII.

Los pedidos y contratos de Adquisiciones, Arrendamientos, Obra Pblica, Servicios Generales y dems de naturaleza similar afectarn el presupuesto autorizado a cada
20

21. uno de los proyectos y para el caso de los contratos, el titular del proyecto deber firmar como testigo de asistencia.

XVIII.

Consecuentemente los responsables de proyecto antes de formular cualquier solicitud de bienes y/o servicios debern verificar que cuenten con saldo disponible en la partida que afectarn. Cuando el monto disponible sea inferior, a lo cotizado por la Direccin de adquisiciones, stos se ajustarn a la disponibilidad presupuestaria. La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios nicamente tramitar aquellas solicitudes que cuenten con suficiencia presupuestal y que estn incluidas en sus respectivos Programas Operativos Anuales o calendarizacin de recursos cuando sean de otra naturaleza.

XIX.

Para efectos de recepcin y entrega de los bienes, ser el almacn general de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios el responsable, por ende se encargar de verificar y constatar fehacientemente que lo que ingrese al referido local, se encuentre completo de conformidad a lo solicitado por el IHE, sellando de recibido las facturas. Para la entrega se dar a conocer a las reas a travs de un memorando o va telefnica que los materiales o bienes estn disponibles, debiendo el responsable administrativo asistir a recibir las salidas de almacn que amparan los mismos, stas se debern firmar y sellar por el titular del proyecto y regresarlas al personal del almacn para que proceda a hacer la entrega fsica de los bienes que amparan.

6.-

COMPRAS CONSOLIDADAS La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios junto con la Direccin General de Planeacin, Programacin y Evaluacin tomando como base los bienes de consumo que las diferentes reas del Instituto programaron en sus respectivos POAS, establecern comunicacin con la Direccin General de Recursos Financieros, a efecto de realizar las compras consolidadas de acuerdo a este calendario y de las siguientes partidas:

PARTIDA

NOMBRE DE LA PARTIDA

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPT

OCT

2101 2105 2505 2104 2503 2504

MAT. Y UTIL. DE OFIC. MAT. PARA EQUIP. DE COMP. MATS., ACCES. Y SUM. LAB. MAT. Y UTIL. DE IMPRES. MED. Y PROD. FARMACEU. MATS., ACCES. Y SUM. MED.

( * ) SE EXCLUYE EL CONCEPTO RACIONES ALIMENTICIAS

NOTA: La falta, inobservancia o incumplimiento en cuanto a la fiel aportacin de la informacin mencionada en los puntos precedentes, implicar que el rea de recepcin
21

22. de requisiciones no acepte el documento, as como tampoco se aceptarn aquellos que contengan tachaduras, enmendaduras y/o correcciones o que presenten impresiones o escrituras distintas a las originales a excepcin del rubro, nombre y telfono del responsable administrativo.

7.I.

SERVICIOS GENERALES Para efecto del presente manual se entender por servicios generales a todos aquellos que sean indispensables para la operacin y funcionamiento de las oficinas administrativas y para el desarrollo de la funcin educativa, mismos que se tramitarn ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. Sern objeto de contratacin global por conducto de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH a travs de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios los servicios por concepto de: recarga de extintores, mantenimiento y reparacin de aire acondicionado, lavado de cisternas y cortinas, telefona bsica , energa elctrica, servicio de agua potable, conduccin de seales analgicas y digitales, mantenimiento de fotocopiado, seguros, vigilancia, mantenimiento y conservacin de equipo de cmputo, limpieza, fumigacin y telecomunicaciones. Los servicios a que se refiere este numeral se cubrirn en su totalidad con cargo al presupuesto autorizado a los proyectos por lo que se centralizarn los recursos previstos en las partidas respectivas. La Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH, comunicar a los titulares de proyecto los trminos, caractersticas y condiciones conforme a los cuales se prestarn los servicios contratados. Los servicios de publicidad, propaganda y suscripcin a publicaciones y peridicos, quedan a cargo de la Direccin General de Comunicacin Social.

II.

III.

Los titulares de proyecto no podrn efectuar directamente erogaciones que correspondan a los servicios de contratacin global de los que trata este apartado, salvo aquellos casos justificados que excepcionalmente autorice en forma precisa y expresa la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH. En todos los casos la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios supervisar que los servicios contratados se presten correctamente, con sujecin a lo
22

IV.

23. pactado y con apego a las disposiciones aplicables; esto, en coordinacin y con la colaboracin de los titulares de proyecto. V. Los trabajos de impresin que requieran efectuar los proyectos debern solicitarse invariablemente a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios previa justificacin y que estn contemplados en su respectivo POA.

a) La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios determinar la forma en que se atendern los requerimientos de trabajos de impresin, ya sea a travs de una orden de trabajo al rea de impresiones o bien efectuando la adquisicin o contratacin respectiva de cada oficina. Estos trabajos se solicitarn con 5 das de anticipacin, proporcionando el material necesario, por lo que deber considerarlo en su Programa Operativo Anual. b) Servicio de Fotocopiado: nicamente se proporcionar a las oficinas que no cuenten con un equipo de fotocopiado, solicitndolo con anticipacin mediante un vale debidamente autorizado por quien designe la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios y aportando el material correspondiente segn el volumen del trabajo solicitado. VI.
La solicitud de servicio de mantenimiento de vehculos oficiales estar sujeta a la recepcin del oficio que enven a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, explicando muy claramente el servicio solicitado y debidamente firmado por el Director del rea, indicando: tipo de vehculo, marca, modelo, nmero de placas, nmero de serie, inventario y kilometraje. a) Una vez autorizada la orden de servicio al taller, las reas tendrn un plazo no mayor de 5 das hbiles para ingresarlo al mismo, caso contrario se cancelar su peticin.

b) El servicio de prstamo de unidad y apoyo del conductor se solicitar con 5 das hbiles de anticipacin, por medio de oficio dirigido a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. c) Una vez autorizado el prstamo de la unidad el rea solicitante absorber el gasto de combustible y los viticos del conductor en caso de solicitarlo.
d) Para el pago de deducible deber venir acompaado del dictamen pericial de la autoridad correspondiente, con la finalidad de determinar la responsabilidad del conductor, para estar en posibilidad de establecer la procedencia del gasto. e) El incumplimiento en cualquiera de los requisitos originar el rechazo de su peticin.

VII.

Para efectos de controlar la reparacin mayor de vehculos (egreso mayor a 160 salarios mnimos diarios incluyendo mano de obra), se deber solicitar a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios mediante oficio firmado y sellado por el rea solicitante, explicando el o los motivos que originan su peticin.
23

24.

8.I.

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES La Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH, con base en el parque vehicular asignado a cada rea, a la programacin de recursos en el POA y al monto asignado en requisiciones mensuales que se presenten ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios determinar la dotacin y suministrar los vales respectivos en las fechas correspondientes. La recepcin de las requisiciones se har con fecha lmite el da 17 previo de cada mes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. El suministro de combustible deber garantizarse mediante un pagar suscrito por el funcionario responsable del proyecto debiendo presentar la bitcora (Formato 3) de recorridos de los vehculos en cuestin dentro de los primeros 10 das naturales siguientes al mes posterior al que corresponda, con la que comprueben el uso adecuado de los combustibles y lubricantes. El pagar quedar a custodia de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios hasta que la Direccin General de Recursos Financieros, acepte la comprobacin del gasto. No se proceder al suministro de la siguiente dotacin de combustibles y lubricantes hasta que no haya sido comprobado al 100% el mes vencido.

II.

III.

Este tipo de gasto es exclusivamente para el uso de vehculos oficiales. Para efectos del rendimiento se aplicar un promedio estndar de 7 Km. por litro.

9.

VESTUARIO, UNIFORMES Y BLANCOS Y PRENDAS DE PROTECCIN Todas las adquisiciones que comprende este concepto debern contener la lista de beneficiarios de los mismos artculos, as como constancia de su entrega.

10.I.

TELEFONA BSICA El servicio de telefona bsica se destinar exclusivamente a satisfacer las necesidades de carcter oficial de las oficinas administrativas y de los planteles educativos dependientes de la Secretara de Educacin Pblica, su uso se sustentar en criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.

24

25.

II.

La contratacin del servicio de telefona bsica se efectuar invariablemente por conducto de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, de acuerdo a los requerimientos y especificaciones necesarios para los fines a que se destinar la lnea, previa autorizacin de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH, esto es slo para lneas fuera del Sistema de red. Los responsables de las reas donde exista el servicio de llamadas (locales, a celulares, y de larga distancia nacional e internacional), deben llevar un registro (Formato 4), el cual deber ser entregado los primeros cinco das hbiles de cada mes ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. Las llamadas va operadora, las personales y las que no se encuentren registradas en la bitcora correspondiente, debern ser reintegradas en su totalidad dentro de los tres das hbiles siguientes a su notificacin, ante la Direccin General de Recursos Financieros, con datos que proporcionar la Direccin de Servicios Generales en el entendido de que al no entregarlas en tiempo y forma el titular del rea como responsable, estar obligado a reintegrar el importe total del consumo. Para el caso de servicios de lneas fuera de la red lineamientos: se aplicarn los siguientes

III.

IV.

a. Las llamadas a celulares y de largas distancias internacionales, debern ser autorizadas por la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas, caso contrario estar restringido este tipo de servicios. b. Queda estrictamente prohibido realizar alguna contratacin como: servicios de Internet, paquetes de servicios digitales, identificador de llamadas, cdigo lada, as como cualquier promocin que la empresa Telfonos de Mxico, S.A.B. de C.V. ofrezca, sin autorizacin previa de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas, el incumplimiento a lo sealado en este punto, originar que el titular del rea tenga que liquidar el importe correspondiente, ya que la Direccin de Servicios Generales, pagar nicamente los conceptos autorizados como son: Renta, servicio medido y larga distancia nacional, todas de carcter oficial.
c. La nica empresa autorizada para la prestacin del servicio telefnico es Telfonos de Mxico S.A.B. de C.V, por tal motivo no se podr realizar contratacin alguna con otra empresa.

d. Los pagos de servicio telefnico son de manera mensual, no debiendo quedar ningn adeudo ni generar saldo a favor del prestador del servicio; las reas que excedan su presupuesto debern pagarlo directamente a la empresa, de lo contrario se originar la suspensin del servicio.

V.

Para los casos de telefona en red, se aplicarn los siguientes lineamientos:

25

26.

a. El uso de la clave telefnica es estrictamente de carcter oficial, es responsabilidad de la persona a la que se encuentre asignada y es intransferible.
Se asignar un monto mensual en cada clave telefnica, una vez agotado, se bloquear automticamente el servicio, activndose nuevamente el siguiente mes.

b. Todas las reas debern remitir impresos y rubricados en cada hoja a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios los reportes mensuales de llamadas que la Direccin General de Informtica les enva de manera electrnica en un plazo no mayor a 5 das hbiles despus de su recepcin.
11. OTROS SERVICIOS DE COMUNICACIN Los servicios de mensajera y envo de telegramas sern solicitados directamente ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. NOTA: La inobservancia de cualquiera de los puntos anteriores originar un reporte a la instancia correspondiente as como la suspensin de trmites y/o servicios. De no ser solventadas las inconsistencias se solicitar la intervencin de la Unidad Interna de Control.

12.- OBRA PBLICA I. Para efecto del presente manual se entender por Obra Pblica los trabajos que tengan por objeto construir, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar, mantener, modificar y demoler bienes muebles que requieran para su funcionamiento los inmuebles en propiedad o en arrendamiento de la SEPH para el desarrollo de la funcin educativa mismos que se tramitarn ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. La peticin de los servicios enunciados en el prrafo anterior, debern realizarse mediante oficio firmado y sellado por el responsable del proyecto y dirigidos a la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH con atencin a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios. Tres das posteriores a la recepcin del oficio el rea tcnica de obras validar si es procedente la solicitud, dicha accin se llevar a cabo con el responsable del rea solicitante. En caso de que la obra sea viable se proceder a la verificacin de la suficiencia presupuestal y a la autorizacin para su ejecucin por parte de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH notificndose por escrito al rea solicitante.
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II.

III.

IV.

27. V. Al trmino y durante la obra, el funcionario responsable del rea solicitante firmar la documentacin inherente a la obra pblica, de acuerdo a la normatividad vigente aplicable. ASESORAS Y CAPACITACIN Los gastos que afecten a las partidas 3301, 3302 y 3303 debern ser autorizados por la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas del SEPH y tramitarse a travs de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, y soportarse mediante contrato especificando en ste el rgimen fiscal en el que se encuentran inscritos los prestadores de servicios ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

13.

14.-

DEL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIN DE VITICOS

I.

Son viticos las asignaciones de la partida 3702 que estn destinados a cubrir a funcionarios, empleados y trabajadores de la Secretara de Educacin Pblica de Hidalgo los gastos de hospedaje, alimentacin, y transporte local, cuando lo requiera el desempeo de comisiones oficiales temporales dentro o fuera del pas, pero en lugar distinto al de su adscripcin. La ministracin de recursos queda sujeta a la disponibilidad presupuestal y financiera, as como a la calendarizacin del gasto en dicha partida, sujetndose a las cuotas establecidas en las tarifas que constituyen el lmite mximo para las autorizaciones de viticos por lo que en ningn caso se autorizarn tarifas mayores a las aprobadas. Solo se otorgarn viticos a los servidores pblicos en activo, cuando temporalmente y para el desempeo de una comisin oficial se haga indispensable su traslado a lugar distinto de su adscripcin. Por lugar de adscripcin se entender aquel en el que se encuentre ubicada la unidad administrativa o centro de trabajo en el cual preste sus servicios el servidor pblico y cuyo mbito geogrfico delimita el desempeo de sus funciones.

II.

III.

IV.

V. VI.

Slo procede el otorgamiento de viticos cuando exista entre el lugar de la adscripcin y el de la comisin una distancia mayor a 100 Km. en viaje redondo segn listado de distancias anexo. En caso de que el lugar de la comisin se encuentre a menor distancia de los 100 km., slo se proceder el pago de los pasajes de acuerdo al formato establecido para este fin. El otorgamiento de viticos deber sustentarse en criterios de austeridad y racionalidad en el ejercicio del presupuesto asignado a cada una de las reas. Los viticos se otorgarn exclusivamente por los das estrictamente necesarios para que se lleve a cabo el desempeo de la comisin conferida en forma oportuna, eficaz y eficiente, cuidando que los recursos se aprovechen al mximo.
27

28. Toda comisin deber desarrollarse en das hbiles, procurando que su inicio y terminacin no se den en das inhbiles. Cuando sea necesario viaticar en da inhbil se deber anexar al trmite el oficio de autorizacin por parte de la Direccin General de Recursos Financieros.

VII.

Cuando a un mismo servidor pblico se asignen varias comisiones para desempearse simultneamente, solo se otorgar la cuota de viticos que corresponda al lugar en donde se realicen, como si se tratara de una sola comisin. nicamente se autorizarn las comisiones estrictamente indispensables, debindose reducir al mximo el tiempo de duracin y que solo concurran a ellas los servidores pblicos realmente necesarios.

VIII.

Los viticos se cubrirn de acuerdo a las tarifas anexas a partir de las fechas en que el servidor pblico se encuentre desempeando la funcin y conforme a las cuotas correspondientes. Bajo ninguna circunstancia se otorgarn viticos a los servidores pblicos que se encuentren disfrutando de su periodo vacacional o cualquier otro tipo de licencia. La recepcin simultnea de viticos con otras remuneraciones por desempeo de dos o ms puestos o comisiones queda prohibida. Los servidores pblicos debern presentar debidamente requisitado el formato de Orden de Ministracin de Viticos (Formato 5). As como la documentacin comprobatoria, anexando antecedentes de la comisin realizada. Solo se podr tramitar en un solo formato de orden de ministracin de viticos por 5 das de comisin, siempre y cuando no excedan de 15 das naturales entre el primer da de la comisin y el ltimo.

IX.

X. XI.

XII.

Se deber presentar oficio de comisin debidamente firmado y sellado por el Titular del rea de adscripcin y el Jefe inmediato superior, en donde se detallen las actividades que habr de realizar en el cumplimiento de la comisin. Se podr dar viticos anticipados solo en caso excepcional de que as se requiera a criterio del titular del rea solicitante, sin que estos excedan del importe que el empleado vaya a devengar en 30 das. En este caso el servidor deber presentar los documentos antes anotados debidamente requisitados con una anticipacin de 5 das hbiles a la fecha de la comisin, as como un pagar para garantizar el importe recibido, ya que en tanto no presente la documentacin justificativa y comprobatoria correspondiente se le tendr como deudor del importe recibido. En el formato de orden de ministracin de viticos deber anotarse la leyenda El pagar se encuentra bajo resguardo de la Direccin de Tesorera para garantizar el cumplimiento de la comprobacin.
28

XIII.

29. Para efectuar la justificacin definitiva de los viticos, deber estamparse en el apartado que dice Sello de Cumplimiento del formato Orden de Ministracin de Viticos, aquel que corresponda a la autoridad del lugar donde se realiza la comisin; con el propsito de demostrar la permanencia del personal comisionado en el lugar y perodo que abarc la comisin (sello por da del lugar especifico solicitado en el formato de viticos). Asimismo, deber anotarse en el espacio que dice Reporte de actividades una descripcin detallada da por da de las actividades realizadas, esta descripcin deber ser en pasado y en primera persona. En caso de que se hubieran entregado viticos de manera anticipada, el servidor pblico deber presentar nuevamente el formato original Orden de Ministracin de Viticos debidamente requisitado como anteriormente se indica.

XIV.

La alimentacin y hospedaje del personal comisionado est comprendida en la tarifa de viticos mayores a 24 horas, y ser integrada a la documentacin como comprobacin, y estos comprobantes debern venir con la firma autgrafa del comisionado. Todos los viticos mayores de 24 horas sin excepcin debern presentar factura de hospedaje. En toda ministracin de viticos deber presentar la comprobacin del gasto. La documentacin comprobatoria deber reunir los requisitos fiscales y administrativos, de conformidad con las disposiciones legales aplicables en la materia. El monto de la documentacin comprobatoria del vitico deber ser al 100% de la ministracin otorgada y slo se aceptar un recibo por concepto de pasaje local, siempre y cuando no rebase el 10% del vitico otorgado. Cuando el importe de la comprobacin sea menor al importe del formato de ministracin de viticos, ste deber hacerse bueno por la cantidad realmente erogada. En el caso de que los viticos no sean comprobados con la evidencia documental establecida en la presente norma se debern reintegrar los recursos a la Direccin General de Recursos Financieros. En el caso de viticos internacionales se deber solicitar Visto Bueno del Subsecretario de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH y autorizacin a la Secretara de Finanzas de Gobierno del Estado y slo podrn efectuarse aquellos viajes que se encuentren plenamente justificados, en apego al Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Pblico. En caso de que coincida la comisin en 2 o ms localidades en un mismo periodo, slo proceder el pago de un da de vitico. En el caso de tramitar el cobro con posterioridad a la fecha de comisin deber anexarse el formato Orden de Ministracin de Viticos y el oficio de comisin

XV. XVI.

XVII. XVIII.

XIX.

XX.

XXI. XXII.

29

30. debidamente requisitado como lo establecen los incisos anteriores, esto es, con toda la comprobacin debidamente requisitada. Esto no deber exceder de 5 das hbiles posteriores a la conclusin de la comisin. XXIII. Cuando se trate de viticos anticipados la comprobacin deber presentarse dentro de los 5 das siguientes a la fecha en que concluya la comisin y no se otorgarn nuevas ministraciones de viticos al personal que no haya justificado en su totalidad la comisin anterior. No procede el pago de viticos dentro del mismo municipio de adscripcin. Las presentes normas son de observancia general, su incumplimiento ser motivo de responsabilidad con base a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos y dems leyes aplicables en la materia.

XXIV.

XXV.

TARIFAS DE VITICOS ESTATALES POR ZONAS Y MUNICIPIOS TARIFA I ZONA I

Acatlan Acaxochitlan Actopan Ajacuba Almoloya Apan Arenal, el Atitalaquia Atotonilco de Tula Atotonilco el Grande Cuautepec Chilcuautla Emiliano Zapata Epazoyucan Francisco I. Madero Huasca Ixmiquilpan Metepec

** ZONA II
Agua Blanca Alfajayucan Cardonal Chapantongo Eloxochitlan Jurez Hidalgo Tasquillo Tenango de Doria Tepeji del Rio Tepetitlan Tianguistengo Zacualtipan

TARIFA I y II ZONA III

Atlapexco Calnali Chapulhuacan Huautla Huazalingo Huejutla Huehuetla Huichapan Jacala Jaltocan Lolotla Misin, La Molango Nicols Flores Nopala Orizatlan, San Felipe Pacula Pisaflores

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Metzquititlan Metztitlan Mineral de la Reforma Mineral del Chico Mineral del Monte Mixquiahuala Omitlan Progreso San Agustin Tlaxiaca San Salvador Santiago de Anaya Santiago Tulantepec Singuilucan Tepeapulco Tetepango Tezontepec de Aldama Tizayuca Tlahuelilpan Tlanalapa Tlaxcoapan Tolcayuca Tula de Allende Tulancingo Villa de Tezontepec Zapotln de Jurez Zempoala

San Bartolo Tutotepec Tecozautla Tepehuacan de Guerrero Tlahuiltepa Tlanchinol Xochiatipan Xochicoatlan Yahualica Zimapan

31.

** La zona II puede ser tarifa I o II de acuerdo a la naturaleza de la comisin.

TARIFA DE VITICOS ESTATALES ZONA I ( PESOS ) TARIFA I MENORES A 24 HORAS 100 85 75

NIVEL DE APLICACIN A Servidores Pblicos Superiores B Servidores Pblicos Mandos Medios C Servidores Pblicos

TARIFA DE VITICOS ESTATALES ZONA II (PESOS) NIVEL DE APLICACIN A Servidores Pblicos Superiores B Servidores Pblicos Mandos Medios C Servidores Pblicos TARIFA I MENORES A 24 HORAS 100 85 75 TARIFA II MAYORES DE 24 HORAS 500 420 360

TARIFA I: Corresponde a un recorrido menor a 500 kms. en viaje redondo, incluye la ciudad de Mxico, D.F.
31

32. TARIFA II: Corresponde a un recorrido menor a 500 kms. en viaje redondo, incluye la ciudad de Mxico, D.F., por ms de 24 horas. TARIFA DE VITICOS ESTATALES ZONA III (PESOS) NIVEL DE APLICACIN A Servidores Pblicos Superiores B Servidores Pblicos Mandos Medios C Servidores Pblicos TARIFA I MENORES A 24 HORAS 150 100 85 TARIFA II MAYORES DE 24 HORAS 600 480 400

TARIFA I: Corresponde a un recorrido menor a 500 kms. en viaje redondo. TARIFA II: Corresponde a un recorrido menor a 500 kms. en viaje redondo, por ms de 24 horas. TARIFA DE VITICOS NACIONALES COMISIONES MAYORES DE 24 HORAS (PESOS) NIVEL DE APLICACIN A Servidores Pblicos Superiores B Servidores Pblicos Mandos Medios C Servidores Pblicos IMPORTE 1000 800 500

NOTA: NO incluye la Zona Metropolitana de la Ciudad de Mxico, as como a los estados de Puebla, Tlaxcala, Mxico, Morelos y Quertaro. TARIFA DE VITICOS INTERNACIONALES (PESOS) NIVEL DE APLICACIN A Secretarios y Subsecretarios B Directores Generales C Directores y Subdirectores IMPORTE 300 DLS 250 DLS 200 DLS

32

33.

15.-

DEL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIN DE PASAJES Las asignaciones previstas en la partida 3701 Pasajes Nacionales del presupuesto autorizado a los proyectos se destinar para cubrir el costo de transportacin por cualquiera de los medios usuales a los servidores pblicos adscritos a la SEPH, en el desempeo de una comisin oficial, su otorgamiento se sustentar en criterios de austeridad y racionalidad presupuestarias y su ejercicio se realizar en funcin de las necesidades del servicio oficial y en cumplimiento de los programas metas y objetivos que se tengan encomendadas, as como con sujecin a los lineamientos contenidos en este manual y en las dems disposiciones aplicables. Para el otorgamiento de pasajes se cuidar que se haga a travs del transporte que garantice los criterios de seguridad, calidad y economa, quedando bajo la responsabilidad de los funcionarios titulares de proyecto, el seleccionar los medios de transporte que utilizar el personal comisionado, considerando los aspectos siguientes:

I.

II.

a) b) c)

Lugar de destino y medios de transporte disponible. Trascendencia de los trabajos y funciones a desarrollar en el lugar de la comisin. Ventajas en los costos de los diversos medios de transporte y en las clases y modalidades del servicio, optando por aquella que garantice el correcto cumplimiento de la comisin.

III.

En los casos en que para el correcto, eficiente y oportuno desempeo de una comisin oficial se requiera de transportacin area se abstendr del uso de servicio primera clase o similar y se emplearn agencias de viajes realizando el trmite ante la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios con 10 das hbiles de anticipacin.
33

34.

IV. V. VI.

Para el trmite de pago de pasajes se utilizar el formato de pasajes (Formato 6) que se requisitar de acuerdo a lo solicitado en el mismo. En los comprobantes de pasaje deber venir estampada la firma autgrafa del comisionado. En caso de tramitar los pasajes de manera anticipada se deber presentar el formato antes mencionado debidamente requisitado con una anticipacin mnima de 5 das hbiles a la fecha de la comisin, as como un pagar, ya que en tanto no presente la comprobacin correspondiente se le tendr como deudor por el importe recibido. En el formato citado deber anotarse la leyenda El pagar se encuentra bajo resguardo de la Direccin de Tesorera para garantizar el cumplimiento de la comprobacin.

VII.

En el caso de pasajes internacionales, se deber solicitar Visto Bueno del Subsecretario de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH y autorizacin a la Secretara de Finanzas de Gobierno del Estado y slo podrn efectuarse aquellos viajes que se encuentren plenamente justificados, en apego al Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Pblico. Los pasajes debern comprobarse con la documentacin que expidan las empresas transportistas y/o las agencias de viajes, debindose acompaar en el caso de la transportacin area el boleto residual. Dicha documentacin deber cumplir con los requisitos fiscales y administrativos establecidos. Ser objeto de verificacin el que las fechas de utilizacin de los boletos coincidan con las fechas o perodos en que se desarroll la comisin que dio origen al traslado, por lo que deber presentarse fotocopia del oficio de comisin, orden de ministracin de viticos respectivos y abstenerse de adquirir boletos abiertos.

VIII.

IX.

La comprobacin deber presentarse dentro de los 5 das hbiles siguientes a la fecha en que concluya la comisin y no se otorgarn nuevas ministraciones de pasajes al personal que no haya comprobado en su totalidad la comisin anterior. En el supuesto de comisiones oficiales que no ameriten el otorgamiento de viticos de igual forma se podr cubrir al personal comisionado el importe de los pasajes en los trminos del presente numeral, debiendo anexar el oficio de comisin debidamente requisitado.

X.

16.I.

GASTOS DE PEAJE PARA PERSONAL COMISIONADO Si derivado del cumplimiento de una comisin oficial se haya erogado o tenga que hacerse el pago correspondiente a gastos de peajes, estos debern ser afectados a la partida 3702 Viticos Nacionales (Formato 7).
34

II.

35. Para la recuperacin por este concepto se deber presentar el formato preestablecido con el importe total del pago de las casetas que deba cubrir en el trayecto al lugar de la comisin en vas de ida y regreso acompaado de fotocopia del oficio de comisin correspondiente. Para efectos de justificar este tipo de erogacin debern presentarse los comprobantes de peajes debidamente requisitados segn numeral 2 del presente documento, con la firma del beneficiario y los datos del vehculo utilizado. El cual deber ser ingresado para trmite de pago 5 das hbiles despus de concluida la comisin.

III.

En caso de que se solicite el recurso como un trmite anticipado, se deber presentar el formato debidamente requisitado con una anticipacin mnima de 5 das hbiles a la fecha de la comisin, as como un pagar ya que en tanto no presente la comprobacin correspondiente se le tendr como deudor del importe recibido. En el formato citado deber anotarse la leyenda El pagar se encuentra bajo resguardo de la Direccin de Tesorera para garantizar el cumplimiento de la comprobacin. La comprobacin deber presentarse dentro de los 5 das hbiles siguientes a la fecha en que concluya la comisin.

IV.

En el supuesto de comisiones oficiales que no ameriten el otorgamiento de viticos, de igual forma se podr cubrir al personal comisionado el importe de los gastos de peaje en los trminos del punto anterior, debiendo anexar el oficio de comisin debidamente requisitado. Bajo ninguna circunstancia se autorizar el pago de combustibles o peaje para el uso particular de los servidores pblicos o del personal de la SEPH, en tal virtud quedar la estricta, directa y personal responsabilidad del titular de cada rea el cuidar que dichos trmites no se realicen.

V.

NOTA: Cuando por el cumplimiento de una comisin oficial otorguen pasajes o peajes, dicho trmite deber realizarse junto con el de viticos.

17.I.

GASTOS A COMPROBAR Presentar un oficio de solicitud y un recibo a favor de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH mismo que deber contener el nombre, el cargo, la firma autgrafa y el registro federal de contribuyentes del funcionario que va a realizar este gasto y con los requisitos establecidos en el numeral 2 de este manual, as como la leyenda de Gastos a Comprobar, especificando claramente los diversos conceptos a que se destinarn los recursos y el desglose de partidas anexando el pagar original que deber suscribirse a favor de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH.
35

36. El recibo deber contener la leyenda El pagar se encuentra bajo resguardo de Direccin de Tesorera para garantizar el cumplimiento de la comprobacin. No proceder el pago de excedentes en comprobaciones, por lo que debern sujetarse a los recursos originalmente autorizados.

II.

Los titulares de proyecto y oficinas forneas (Escuelas y Departamentos de Servicios Regionales) son los responsables de recabar la firma del titular de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios y/o de la Direccin de Servicios cuando soliciten gastos a comprobar para liquidar facturas y recibos por los servicios de agua potable, postal, telegrfico, telefnico as como combustibles y lubricantes, en virtud de ser esta el rea bajo cuya responsabilidad se encuentran centralizadas esas partidas.

18.I.

COMPROBACIN DE GASTOS Para amortizar los recursos que se les otorgaron como Gastos a Comprobar y con el propsito de realizar una correcta afectacin presupuestal y contable se requiere que:

a) b) c) d)

Todas las comprobaciones que se presenten ante la Direccin General de Recursos Financieros debern integrarse en un 100%. Presentar comprobacin en un plazo no mayor a 15 das naturales despus de la ministracin, excepto viticos, pasajes y peajes. El incumplimiento de esta disposicin dar lugar a que la Direccin General de Recursos Financieros suspenda toda ministracin de recursos a la dependencia u oficina que se trate. En caso de que exista un reintegro en efectivo a la Direccin General de Recursos Financieros por retencin de impuestos, debern anexar copia (s) del documento (s) al (los) cual (es) se ha efectuado dicha retencin. II. La documentacin debidamente soportada deber presentarse en original y copia por medio de un oficio en original y dos copias dirigido al Subsecretario de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH con atencin al Director General de Recursos Financieros para su revisin y registro dentro de los horarios marcados en el anexo 1 en das hbiles; mencionando los siguientes datos:

a) Nombre del deudor. b) Nmero y fecha del contra recibo y/o ficha de cobro.

36

c) Fecha de emisin del Cheque. d) Importe del Cheque. e) Cuenta Bancaria y Nombre de la Institucin Bancaria. f) Clave presupuestal o de proyecto y partida afectada. g) Nmero de cheque.
III.

37.

El destino de los recursos invariablemente deber ser para los mismos conceptos especificados en el recibo cuando se solicitaron los gastos, el incumplimiento de esta disposicin ser motivo de devolucin. Mencionar en el cuerpo del oficio el importe de los comprobantes y en el caso de que haya un reintegro a la Direccin de Tesorera de la Direccin General de Recursos Financieros anotar el nmero de recibo oficial, adems debern anexar copia fotosttica del mismo. No se aceptar documentacin fechada antes de la ministracin correspondiente. La inobservancia de estas disposiciones dar lugar a la suspensin de toda ministracin de recursos al rea de que se trate. (Art. 41 y 42 del Decreto de Presupuesto de Egresos 2009). Si como resultado del proceso de revisin de los trmites, se detecta alguna irregularidad, se emitir un volante de devolucin, mismo que tendr una vigencia mxima de 7 das hbiles contados a partir de la fecha de su recepcin. En caso de no solventar la irregularidad durante este perodo se requerir reintegro en efectivo del recurso suministrado. Al momento de presentar la comprobacin deber solicitar simultneamente a la Direccin de Tesorera la devolucin del pagar mediante oficio que contenga nombre del deudor, nmero y fecha del contra recibo y/o ficha de cobro, fecha de emisin del cheque, importe del cheque, cuenta bancaria y nombre de la Institucin Bancaria, clave presupuestal o de proyecto, partida afectada y nmero de cheque, una vez que la comprobacin este correcta y se libere de su compromiso al deudor, le ser devuelto el pagar original con el que se tramit el pago.

IV.

V.

VI.

VII.

19.-

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

37

I.

38. Los titulares de los proyectos sern responsables de que las adecuaciones a sus respectivos presupuestos se realicen siempre y cuando permitan un mejor cumplimiento de los objetivos de los programas y proyectos a su cargo, a travs de una solicitud por escrito dirigida a la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH con atencin a la Direccin General de Planeacin, Programacin y Evaluacin, especificando claramente el movimiento compensatorio presupuestal que se propone efectuar, as como la justificacin correspondiente. Slo se podrn efectuar adecuaciones presupuestales de los recursos asignados entre partidas de un mismo captulo y proyecto.

II.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado para el ao 2009, no se autorizarn transferencias de recursos que reduzcan o incrementen el Captulo 1000 Servicios Personales para ampliar o reducir otros conceptos de gasto. Slo se proceder a efectuar modificaciones presupuestales siempre y cuando las partidas a modificar en sus montos asignados registren suficiencia presupuestaria, adems, de que los movimientos tengan como objetivo: cubrir insuficiencias derivadas de las eventualidades que por sus caractersticas propias no estn previstas. Son intransferibles los recursos destinados a: las Partidas Centralizadas, Alimentacin de Personas, Combustibles y Lubricantes, Viticos, Pasajes, Mantenimiento de Vehculos, Materiales y Artculos de Oficina y Materiales y Artculos para Equipo de Cmputo. Se consideran partidas centralizadas los siguientes conceptos: a) Publicidad, propaganda, suscripcin a publicaciones y peridicos, quedan a cargo de la Direccin General de Comunicacin Social. b) La adquisicin de material de oficina, limpieza y computo; la contratacin del mantenimiento de: equipo de cmputo, inmuebles; la contratacin y pago de servicios de: energa elctrica, telfono, agua potable, seguros; arrendamiento de edificios, locales, equipo de fotocopiado; reparacin mayor de vehculos y mantenimiento de inmuebles; as como la adquisicin de vehculos, mobiliario y equipo de oficina, y equipo de computacin, y c) Los servicios de consultora, gastos de ceremonial y de orden social e impresiones y publicaciones oficiales son de manejo centralizado a travs de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH.

III.

IV.

V.

VI.

Toda modificacin presupuestaria que implique un adelanto del calendario de Pagos, queda estrictamente prohibida.

38

VII.

39. Los recursos no ejercidos por las reas al cierre presupuestal mensual y anual, se considerarn como economas de gasto y dichos recursos quedarn a cargo de la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas para su aplicacin a gastos prioritarios.

20.-

DE LOS SERVICIOS PERSONALES Las previsiones para Servicios Personales fueron determinadas por el Congreso de la Unin en el Decreto de Presupuesto de Egresos para el ao 2009, mediante el cual en el ramo 33 se asignaron los recursos destinados a cada una de las Entidades Federativas y que corresponden al total de las asignaciones previstas para el pago de personal en atencin al banco de plazas vigente en el Estado. Por lo que queda prohibido todo tipo de modificaciones o contrataciones que tengan por objeto incrementar el gasto en este rubro. Salvo el caso en que la Federacin apruebe incrementos salariales, as como las erogaciones que se deriven del cumplimiento de otras obligaciones laborales, de las prestaciones, de las aportaciones por seguridad social y la creacin de plazas.

21.-

CIERRE DEL EJERCICIO La Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH, comunicar con la debida oportunidad las fechas lmite para el cierre de la gestin presupuestaria del presente ejercicio fiscal. Toda ministracin de recursos, debe quedar debidamente comprobada antes del cierre del ejercicio presupuestal de que se trate.

22.I.

MEDIDAS DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA. Sin prejuicio de lo que establece el presente manual y de las dems disposiciones aplicables a la materia los responsables del ejercicio del presupuesto estn obligados a dar estricto cumplimiento a las Medidas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal publicadas en el Peridico Oficial del 18 de abril de 2005, y su incumplimiento motivar desde luego, el fincamiento de las responsabilidades a que haya lugar conforme a la Ley de Responsabilidades de Servidores Pblicos. Las erogaciones por conceptos que a continuacin se indican debern reducirse al mnimo indispensable y su uso se sujetar a los siguientes criterios de racionalidad y selectividad:
39

II.

a)

40. Gastos menores, de ceremonial y orden social, comisiones de personal al extranjero, congresos y convenciones, ferias, festivales y exposiciones. En estas comitivas y comisiones se deber reducir el nmero de integrantes al estrictamente necesario para la atencin de los asuntos de su competencia. Contratacin de asesoras, estudios de investigaciones de personas fsicas y/o morales, por concepto de gasto correspondiente al captulo de Servicios Generales deber estar previstas en los presupuestos y su celebracin deber ser autorizada previamente.

b)

Dichas contrataciones sern con base en los siguientes criterios: 1.- Que las personas fsicas y morales no desempeen funciones iguales equivalentes al personal de plaza presupuestaria. 2.- Que los servicios profesionales sean indispensables para el cumplimiento de los programas autorizados. 3.- Que se especifiquen los servicios profesionales. 4.- Que las contrataciones cumplan con lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y dems disposiciones que de esta emanen.

c)

Publicidad, publicaciones oficiales y en general las actividades relacionadas con la comunicacin social. En estos casos se debern utilizar preferentemente los medios de difusin del sector pblico y el tiempo que por ley otorgan al gobierno las empresas de comunicacin que operan mediante concesin. Las erogaciones a que se refiere este inciso debern estar autorizadas por la Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH.

III.

Los titulares de las reas sern responsables de reducir selectiva y eficientemente los gastos de administracin sin detrimento de la realizacin oportuna y eficiente de los programas a su cargo y de la adecuada utilizacin de los bienes y prestacin de servicios de su competencia, as como, de cubrir con la debida oportunidad sus obligaciones reales de pago. Los titulares de las reas establecern programas para fomentar el ahorro por concepto de energa elctrica, combustibles, telfonos, agua potable, materiales de impresin y fotocopiado, inventarios, ocupacin de espacios fsicos, as como otros renglones de gasto corriente, mismos que debern someterse a la consideracin de la Subsecretaria de Planeacin, Administracin y Finanzas de la SEPH. Estos programas debern considerar los consumos de los ltimos aos, contener metas cuantificables de ahorro, determinar su impacto presupuestario y establecer a los responsables de su instrumentacin.

IV.

40

V.

41. No se debe efectuar adquisiciones ni arrendamientos de equipos terrestres o areos, bienes inmuebles para oficinas pblicas, equipo o servicios destinados a programas operativos Tampoco se deben efectuar erogaciones de partidas centralizadas, estas debern efectuarse a travs de las dependencias responsables de su control, y en base a la normatividad y al manual de procedimientos que estas emitan para su ejercicio. Los recursos del captulo de servicios personales son intransferibles, de ninguna forma se deben crear nuevas plazas ni realizar contrataciones. La Subsecretara de Planeacin, Administracin y Finanzas realizar reducciones en las partidas del gasto corriente y proyectos de las economas acumuladas al cierre presupuestal mensual.

VI.

VII.

VIII.

41