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INFORME DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA EMPRESA ARCHIES PIZZA

Integrantes: Griselda Alpaca Delgado Elizabeth Melgar Sheen Sandra San Julin Zuiga Enrique Eduardo Minaya Daz

02 de Febrero del 2012 INDICE

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INTRODUCCION I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

II.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

III.

METODOLOGIA UTILIZADA

IV.

DIAGNOSTICO

V.

RECOMENDACIONES

VI.

CONCLUSIONES

ANEXOS:

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INTRODUCCIN
El presente informe de auditoria administrativa desarrollado por el equipo de auditoria de la EAG y solicitado por la Gerencia General, tuvo como objetivo fundamental identificar las causas del incremento de los costos originados por deficiencias y vulnerabilidades en los procesos de produccin y compras. La empresa ha implementado una solucin SAP a fin de optimizar sus procesos, sin embargo el nivel de los costos no se ha reducido en el nivel esperado, debido a que la solucin est a una capacidad del 50%. Se han analizado los indicadores de mejora en los procesos principales, sin embargo no ha sido suficiente para la reduccin de costos que se espera. El anlisis se ha realizado en los procesos de produccin y compras de la planta principal, quien es la generadora de insumos para los diferentes puntos de venta del restaurante.

Si bien es cierto el factor precio no ha sido relevante durante mucho tiempo para sta empresa, el incremento agresivo de la competencia y el ingreso de franquicias con productos similares a un costo ms bajo, ha obligado a la empresa a replantear sus estrategias identificando los procesos crticos que elevan los
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costos a fin de optimizarlos y poder establecer precios que permitan hacer frente a la competencia. La cadena tiene planes de seguir expandindose, para lo cual requiere contar con procesos seguros, consistentes y sostenibles.
I.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: El presente informe de Auditora de Sistemas desarrollado por el equipo de

auditoria de la EAG y solicitado por la Gerencia General de la cadena ARCHIES PIZZA tuvo como objetivo fundamental evaluar la implementacin de la Plataforma Tecnolgica SAP y su impacto en los costos de los procesos productivo y compras. As como tambin identificar diversos factores que puedan estar

estrechamente relacionados con la utilizacin del sistema integrado. Sobre la base de identificacin de dichas causas la EAG present las recomendaciones pertinentes para lograr la utilizacin al 100% de funcionalidad.

II.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Se evalu la integracin de los procesos de las diferentes unidades

organizativas en la solucin tecnolgica y los diferentes puntos de venta en el pas y en el extranjero.. Se detect que los procesos principales que corren sobre la aplicacin, generan un incremento de costos: Produccin y Compras. Se ha considerado como nica fuente, los indicadores de medicin

proporcionados por la empresa en los cuales se basa este informe.

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III.

METODOLOGIA UTILIZADA

Como ya se ha mencionado la nica fuente de datos ha sido la proporcionada por la empresa en relacin a la evolucin de algunos indicadores de medicin. Se han realizado investigaciones a travs de pginas de Internet y la experiencia evidenciada por la empresa Consultora que implement la Plataforma Tecnolgica SAP.

IV.

DIAGNOSTICO El crecimiento rpido y desordenado de la empresa desde sus inicios,

ocasion que los procesos se vuelvan complejos y costosos, debido a que no haba una integracin ni visibilidad de las diferentes unidades organizativas. Las tomas de decisiones estratgicas no podan tomarse a tiempo y tampoco se contaba con herramientas tecnolgicas adecuadas. La empresa decide implementar la Plataforma SAP para integrar, optimizar y controlar los procesos a fin de que la calidad y el servicio no se vean afectados. La implantacin permiti integrar a las diferentes unidades organizativas de la Cadena y lograr obtener mejoras en los siguientes procesos clave: Integracin en un solo sistema
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Oportunidad de contar con informacin integrada Control sobre la valorizacin de inventarios Mayor eficiencia en la produccin Reduccin de costos operativos La implementacin se realiz en un corto plazo, considerando otras experiencias en soluciones similares. Se logr obtener los siguientes indicadores de mejora:

Eficiencia en compra: Reduccin del costo de materia prima en 1,5% lo cual significa 50 MM por mes netos.

Cierre contable: Entrega de los estados financieros dentro de los 10 primeros das del mes.

Inventarios: Disminucin de mermas debido al control de cada materia prima Vs la receta, el porcentaje bajo de 0,5% a 0,3%.

Visibilidad de rentabilidad sobre los platos a la carta: Esto se obtuvo mediante el control de los faltantes, los cuales bajaron un 30%.

En el proceso de produccin se identific la elaboracin de la masa artesanal de la Pizza Huerto, producto bandera de la cadena. En la planta principal se elabora la masa la que es precocida y distribuida a los diferentes puntos de venta. El laminado automtico est condicionado a los ingredientes que intervienen en la receta, as como a cada uno de los factores externos: amasado, temperaturas, tiempos de reposo, sistema de laminado y troquelado. El xito est en conseguir
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un laminado sin tensiones, aplicando cada uno de los factores que intervendrn en el alivio de esa tensin. Sin embargo, en el proceso previo del corte para formar los discos, stos salan desiguales lo que ocasionaba que al ingresarlos para el proceso de precoccin en el horno elctrico, no todos los crculos consegua la consistencia adecuada, generando un incremento en la merma y utilizacin excesiva del horno elctrico. No se registr adecuadamente el estndar que debe tener el proceso de elaboracin de la masa precocida, insumo base del producto bandera. Asimismo, no se identific el exceso de la tarifa por consumo elctrico, debido a que no se gener un reporte de control.

Proceso de Compras: Si bien es cierto, con la implementacin del SAP, se tiene una mejor administracin de los proveedores, el no tener operativo al 100% la Plataforma, no todos los locales estn integrados por lo que no permite tener visibilidad sobre oportunidad de contactar a proveedores que puedan abastecer a precios ptimos los insumos que elabora la cadena para sus productos terminados como la Salsas de la Casa Archie y Aceite de Oliva Extravirgen Archies. Con esto se reduciran los costos de distribucin y transporte.

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V.

RECOMENDACIONES

1. Se debe ejecutar un plan inmediato para revisar y adecuar la Plataforma a

fin de que permita lograr una implementacin al 100%.

2. Se debe lograr la integracin de todos los locales de la cadena, tanto a nivel

nacional como internacional, con la finalidad de tener visibilidad de rentabilidad de cada punto de venta e identificar oportunidades de negocio y mejora continua. 3. La empresa debe evaluar implementar una certificacin ISO en los procesos clave, lo que le permitir mantener calidad y rentabilidad de forma sostenible.

VI.

CONCLUSIONES

1. La implementacin de la Plataforma Tecnolgica ha sido favorable para la empresa, permitindole tener un mayor control sobre sus procesos crticos. 2. Le ha permitido tener una mayor visibilidad de la evolucin de sus puntos de venta.
3.

Le ha permitido tener una adecuada Administracin eficiente de proveedores, reduccin en costos de materias primas.
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4. Le ha permitido tener informacin financiera y contable confiable y oportuna que permita una adecuada toma de decisiones.

Anexos Organigrama de Archies Pizza

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