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Publicado em 7 de janeiro de 2007 APRESENTAO Wagner Leandro Rabello Junior graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) e ps-graduando em Administrao Pblica pela Fundao Getlio Vargas (FGV). Servidor pblico h dez anos: foi chefe da seo de patrimnio da Prefeitura Municipal de Petrpolis, h 5 anos servidor pblico federal ocupando o cargo de Tcnico em Cincia e Tecnologia - no Setor de Contabilidade e Finanas do Instituto de Pesquisas Jd. Botnico do RJ, leciona Arquivologia, Administrao Pblica, Financeira e Oramentria em cursos preparatrios no Rio de Janeiro. E-mail: rabello_jr@yahoo.com.br AVALIAO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE Salve, salve concurseiros!!! Neste artigo abordaremos dois temas inseparveis no contexto da Arquivologia: a avaliao de documentos e a tabela de temporalidade de documentos (TTD). Analisaremos o que se considera avaliao de documentos, para que se avalia e qual a relao existente entre a poltica de avaliao de documentos e a TTD. Ao final da explanao, em anexo, haver uma parte da TTD do governo do estado de So Paulo, para que vocs tenham uma noo melhor de como este instrumento auxiliar de trabalho dos arquivistas. Ao final da teoria, teremos algumas questes de prova comentadas. 1. AVALIAO DE DOCUMENTOS A avaliao de documentos um procedimento extremamente necessrio dentro um arquivo, pois atravs do julgamento do valor dos documentos que decidiremos o que ser arquivado e o que ser eliminado. Originalmente, avaliar documentos significa atribuir valores distintos aos documentos produzidos e/ou recebidos, de acordo com as possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliao tem como resultado imediato a eliminao, a guarda temporria ou o recolhimento guarda permanente. Percebam que tambm atravs da tcnica de avaliao de documentos que chegamos aos conceitos de arquivo primrio, secundrio e permanente. A importncia desse procedimento tamanha que, em 03 de janeiro de 2002, foi publicado o decreto presidencial n 4.073, prevendo que o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deveriam estabelecer formas de avaliao de documentos e tabela de temporalidade para os documentos produzidos no mbito da administrao pblica federal. Este mesmo decreto impe a criao de uma comisso de avaliao de documentos em todos os rgos e entidades da administrao federal, entretanto, na prtica isso no ocorreu. Veja o artigo 18 do referido decreto:
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao

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produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

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O conceito de avaliao de documentos foi formulado a partir da Teoria das Trs Idades (arquivos de primeira idade, segunda idade e terceira idade) e da exploso documental ocorrida a partir do sculo XIX. Na dcada de 50, nos EUA, no bojo da reforma administrativa daquele pas, chegou-se concluso de que se deveria atribuir lgica organizao dos documentos e que o processo arquivstico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliao de documentos mostrou-se como uma questo central na rotina da administrao de uma instituio. Assim, a questo da avaliao ocupa no s os arquivistas como outros profissionais diretamente envolvidos na gesto documental, preocupados em racionalizar e agilizar a recuperao da informao. 1.1 Principais motivos para a avaliao dos documentos Determinar os valores dos documentos; Reduzir o espao fsico do acervo; Facilitar a busca e recuperao do documento; Definir os prazos de permanncia dos documentos na instituio

1.2 Critrios utilizados para a avaliao de documentos Estabelecer os assuntos de que tratam os documentos da instituio; Verificar quais os documentos que compem o acervo (notas fiscais, processos judiciais, plantas, mapas); Verificar a quais setores correspondem cada tipo de documento e ouvir dos responsveis pelo setor a proposta em termos de prazos. Assim, para peas de processos judiciais, deve-se ouvir o setor jurdico; para notas fiscais, o setor contbilfinanceiro etc.; Avaliar os documentos.

Bizu 1: importante termos em mente que o processo de avaliao de documentos ininterrupto. Bizu 2: Deveremos sempre avaliar os mesmo tipos de documentos? Evidente que no, para isso, a Arquivologia criou um instrumento chamado Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). nesta tabela que esto registradas a destinao dos documentos, que pode ser a guarda temporria (arquivo secundrio), o recolhimento guarda permanente (arquivo de terceira idade) ou a eliminao.

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2. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Como uma das conseqncias da avaliao dos documentos, temos a criao da tabela de temporalidade. Esse instrumento de trabalho dos arquivistas permite distinguirmos as informaes essenciais das suprfluas, permite o reaproveitamento do espao fsico e garante a preservao e recuperao das informaes cuja guarda decorra de exigncia legal ou que seja de valor permanente para a instituio. Assim, a tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar para os profissionais envolvidos na gesto de documentos, o tempo de vida til dos documentos na instituio sob o ponto de vista legal, tcnico, administrativo, fiscal e histrico/permanente. Esse tempo de vida til, geralmente, definido com base na legislao vigente, embora outros critrios intrnsecos instituio possam estabelecer os prazos.

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ANEXO: Parte da Tabela de Temporalidade da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, aprovada pelo Decreto 48.898, de 27 de agosto de 2004. Reparem nos elementos principais desta TTD muitssimo bem elaborada por sinal. Esta parte da tabela trata dos documentos do Ordenamento Jurdico: Atividades, Documentos, Prazos de guarda, Destinao, Observaes.

Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/tabelas.pdf

QUESTES COMENTADAS DE PROVAS CESPE/UNB Considerando a avaliao de documentos e a tabela de temporalidade nas atividades Arquivsticas da esfera pblica, julgue os itens a seguir. 01 - A avaliao de documentos o processo de anlise de documentos de arquivo que consiste na identificao de valores para os documentos (imediato e mediato, primrio

6 e secundrio). Com base nesses valores e na anlise do ciclo de vida dos documentos, torna-se possvel estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, de forma a contribuir para a racionalizao e o aumento da eficincia administrativa. 02 - A avaliao de documentos de arquivo tarefa que deve ser realizada por um grupo multidisciplinar de profissionais, a comisso de avaliao e destinao. 03 - O plano de classificao o instrumento que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos. 04 -A avaliao gera alguns instrumentos. Um deles a tabela de temporalidade, instrumento que determina prazos e condies de guarda, segundo os quais podero ser realizados, ou no, a transferncia, o recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos. 05 - A tabela de temporalidade um instrumento auxiliar aplicado aos documentos na fase permanente do ciclo vital. 06 -O cdigo de classificao e a tabela de temporalidade de documentos so instrumentos essenciais para o bom funcionamento de um programa de gesto de documentos.

GABARITO COMENTADO Questo 1) Correta. Devemos destacar nessa questo as referncias identificao de valores dos documentos, o estabelecimento de prazo de guarda (tabela de temporalidade) e o aumento da eficcia administrativa. Este ltimo ponto o mais importante, pois o CESPE costuma relacionar muito a qualidade da gesto de documentos eficcia administrativa. Questo 2) Correta. O arquivista no pode decidir sozinho quais sero os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, visto que no possui conhecimento de todos os campos do saber humano. Assim, devem fazer parte do grupo de trabalho os advogados, contadores etc.

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Questo 3) Errada. O instrumento que determina esses prazos a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), aps a avaliao dos documentos. Questo 4) Correta. Perfeita, a questo d um conceito bem abrangente de tabela de temporalidade.

Questo 5) Errada. A tabela de temporalidade utilizada j na fase de produo ou recebimento do documento, com a finalidade de nortear a destinao que o mesmo levar. Questo 6) Correta. Esses so instrumentos so essncias para uma gesto de documentos de qualidade e consequentemente para a eficcia administrativa como um todo.

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