INTRODUCCION

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Es importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento estos son considerados en todo tipo de empresas y dentro de ests en los departamentos que ayuda en el anlisis de todos y cada uno de los procesos, en las distintas actividades que el departamento o sistema realiza y en la equitativa distribucin de trabajo. El diagrama de flujo ayuda al analista a darse cuenta de como esta constituida los procesos de una actividad en la empresa por departamentos y a tener la posibilidad de cambiar o mejorar estos procedimientos.

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2.- DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANLISIS DE SISTEMAS

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

La presentacin de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la operacin de la empresa o de una de sus partes (unidad administrativa )y el reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios prestados , y la necesidad de identificar problemas y dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano quehacer institucional ,en mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representacin (graficacin); de aqu la necesidad de agruparlos en forma ordenada en un solo documento denominado Manual De Procedimientos . El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la informacin materia de estudio, se proceder a la graficacin de los procedimientos .La representacin de los procedimientos sujetos a estudio, pude ser ms o menos compleja, segn sea la tcnica de diagramacin y el objeto o mbito de aplicacin de los mismos

3.- CONCEPTOS GENERALES DE DIAGRAMAS

La elaboracin de diagramas no es la nica responsabilidad de la funcin de sistemas, sino la parte integral de la actividad de casi todas las tcnicas profesionales, el recurso en el que puede confiarse para simplificar y presentar con claridad miles de contextos diferentes. El uso de diagramas abarca campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas que son: estudio, diseo y presentacin.

ESTUDIO DE LOS DIAGRAMAS La fase del estudio de sistemas es la investigacin original de los procedimientos actuales .En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se est ejecutando el trabajo .La informacin que el analista necesita debe ser correcta y completa .Una

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vez que el analista ha recopilado toda la informacin ,hace uso del diagrama del movimiento , un recurso sencillo que transformara la enorme mezcla de detalles sin conexin que ha reunido en un sencillo mapa-ruta que seala por completo los procedimientos. El diagrama es producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento .Una parte muy importante de ese conocimiento es que al ver como se ejecuta el trabajo se llega a comprender una gran parte del porqu. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y los que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo, principia a sealar la reas en que es mayor la posibilidad de mejora.

DISEO DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa .Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron sealados. Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrara la representacin administrativa.

PRESENTACION DE LOS DIAGRAMAS La fase de la presentacin de los diagramas se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o graficas escogidos y ejecutados con el nico propsito de explicar ala administracin como trabaja el antiguo sistema y porque y de qu manera debe mejorase. En este punto los efectos de los anlisis de los sistemas son acumulativos. Todo esfuerzo que se empleo ha constituido es este punto cumbre, la aceptacin o el rechazo del plan que se propone.

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4.-METODOS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Planeacin y evaluacin Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciacin de una planeacin cuidadosa y de una valoracin continua conforme adelanta el trabajo .Por lo que se refiere a l a los diagramas. La planeacin es la forma de decidir cuales se adaptaran mejor a la asignacin ya a la realizacin de los fines que se desean y que informacin debern contener dichos diagramas .Debe determinarse cual es el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible. La evaluacin es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se analiza.

Cuando hay que hacer diagramas Durante la fase de la investigacin de un estudio, el analista deber interesase primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso .Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el numero de hojas que se acomodaran en los diagramas, haciendo a un lado dibujar directo de las informaciones verbales.

Es factible desarrollar un diagrama borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por 3 razones: 1. Ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no palabras. 2. Permite al analista proseguir al analista con la entrevista con orden y lgica. 3. Finalmente el diagrama sirve para indicar los puntos que se han omitido los detalles informativos.

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5.- SIMBOLOGIA BASICA

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grafico inconsciente o no convencional transmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se pretende estudiar .De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir en determinada reglas en cuanto a su aplicacin. La American Society Of Mechanical Enginners (ASME) ha desarrollado una simbologa (figura 6.1), a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor las necesidades. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa (figura 6.2) para que sea empleado en los diagramas orientados el procesamiento electrnico de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin.

6.- CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS

Pueden clasificarse los empleos bsicos de los diagramas que, solos o combinados, son la razn fundamental de los numerosos tipos de diagramas que existen. a) Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones. b) Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos. c) Diagramas de relaciones del personal para indicar las jerarquas de autoridad, responsabilidad y funcin. d) Diagramas estadsticos, cronolgicas. para resumir las relaciones numricas

e) Diagramas de flujo, se refiere bsicamente al flujo de operaciones e incluyen graficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas lgicos relativos a programas de computadoras.

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f) Graficas de organizacin .Se refiere a las relaciones del personal. g) Graficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.

DIAGRAMAS DE FLUJO Los Diagramas de flujo son los ms importantes y los que se emplean con mayor amplitud en el curso de los sistemas .Son la representacin grafica o pictrica de un procedimiento administrativo. Se presentan 6 clases bsicas de diagramas de flujo como representativos de la variedad y como ayuda en la seleccin que mejor satisfaga las necesidades de una asignacin en particular. Diagramas de flujo de operaciones (graficas de flujo de proceso), incluyendo los numerosos tipos de graficas conocidas como graficas de proceso o graficas de flujo de proceso. Graficas esquemticas de flujo o diagramas (graficas pictricas de flujo). Diagramas de flujo de formas Diagramas de flujo en relacin con la ubicacin del equipo(graficas de la ruta de formas ),incluyendo de accesibilidad de los registros. Diagramas de flujo y de procedimientos de la computadora (diagramas de flujo o de bloque). Diagramas de distribucin de forma, incluyendo el diagrama del curso de las formas.

Los fluxogramas nos presentaran una imagen panormica del rea que est siendo estudiada.

7. - DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUXOGRAMAS

Los diagramas son considerados en la mayora de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier estudio de mtodos y sistemas.

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Los fluxogramas se utilizan en todo estudio de mtodos y sistemas y reflejan su utilidad desde la recoleccin de hechos hasta la implantacin de sistemas.

Qu ES UN FLUXOGRAMA?

Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de ste.

Los fluxogramas de procedimientos, satisfacen tres funciones: 1. Permite al analista asegurarse que ha desarrolladlo todos los aspectos del procedimiento. 2. Da las bases para escribir un informe claro y lgico 3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operara el nuevo procedimiento.

PARA QUE SE USAN LOS FLUXOGRAMAS?

Se usan en todo estudio de mtodos y sistemas. Reflejan su utilidad desde la recoleccin de hechos hasta la implantacin de sistemas, pasando desde luego por etapas intermedias de suma utilidad, como son las etapas de anlisis, presentacin venta y aceptacin del sistema.

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

1.

FORMA VERTICAL.- la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada. FORMATO HORIZONTAL.- la secuencia va de izquierda a derecha. FORMATO PANORAMICO.- El proceso entero se presenta en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rapiditamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin.

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FORMATO ARQUITECTONICO.- Describe el itinerario de ruta o de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo.

Por su propsito los fluxogramas pueden ser de forma, de labores, de mtodos, analticos, de espacio o combinados. 1. FORMA Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones a pasos por lo que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. 2. LABORES (Qu se hace?) Los diagramas abreviados solo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades. Se usa el formato vertical.

3. METODO (Cmo se hace?) Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento

4. ANALITICO (Para qu se hace?) No solo presenta cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para que sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante, consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria.

5. ESPACIO (Dnde se hace?)

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Presenta la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorido. Se usa el formato arquitectnico.

6. COMBINADOS Presenta una combinacin de dos o ms fluxogramas de las clases anteriores.

8.- REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS

Convencin para trazar los diagramas

a) La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre del proceso, indicado los puntos inciales y finales. Nombre del departamento o de los departamentos involucrados. Nombre de la persona que preparo el diagrama. Nombre de personas o puestos involucrados. Numero de pasos.

b) identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. c) Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. d) Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones. e) Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triangulo negro en la esquina inferior derecha.

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f) Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que parezca. g) El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usara el numero uno ; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente. h) En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. i) Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificados cada uno de ellos. El movimiento se representa por una sola lnea. j) Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una line para cada forma o grupo de formas. k) La secuencia se muestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. l) El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos de arriba hacia abajo. m) Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin. n) Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin.

9.- PRESENTACION DE LAS FORMAS EN EL DIAGRAMA.

1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala, indicando en la parte inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior derecha, el nmero de la copia en cuestin. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamao,

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forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un nmero para identificarlas. 2. Las formas con copias deben representarse. 3. Si una forma se destruye se tiene una alternativa, se traza una horizontal y se anota con un lpiz usando para toda la grafica el camino normal a partir de uno de los extremos de la lnea. a) En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos, si solo se tuviera un color entonces sese lnea de puntos o ms clara. b) En general, cuando se tienden alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre ms frecuentemente y las(s) otra(s)en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usara el smbolo.

4. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la ms alejada para evitar que se cruce. 5. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. En un diagrama se dan dos casos: a) Que la forma se haya originado en otro proceso, entonces el origen se muestra con una flecha. b) El origen de la forma son los datos que haba en otra forma.

6. La nueva forma se marca con un triangulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

7. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra

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mediante conectores que consisten en dos circuitos con la letra W, uno en el punto en que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

10.- SIMBOLOGAS PARA DIAGRAMA DE FLUJOS O FLUXOGRAMAS

Principio y/o terminacin de diagrama

Este smbolo representa tanto la disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada) como la mencin de que la informacin ya ha sido procesada

Actividad u operacin

Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la informacin.

Anotacin, aclaracin o ambos casos

Siempre que se quiera hacer algn comentario al margen, notas explicatorias , aclaraciones , etc. Se trazara indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.

Conector

Este smbolo siempre se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

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Documento

El smbolo se utilizara cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una fiesta, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforada y la cinta magntica). Siempre que en un documento tenga varias copias, estas debern representarse dentro del diagrama y numerarse con cero al original: uno para la primera copia y as sucesivamente ejemplo:

Destruccin

Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o informacin. es conveniente aclarar siempre que documentos se est destruyendo.

Transferencia

Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre y cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.

Alternativa

Este smbolo representa el momento en que una actividad u operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes, ejemplos:

Direccin de flujo (--------------->)

Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir smbolos, segn sea su flujo. O para indicar principios de alternativa.

Actividad fuera del mbito de investigacin

Este smbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las

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actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada mas varan en su inicio o en su final).

Canalizacin

Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe informacin de varias fuentes y se condensa en una sola. Ejemplo:

Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes:

O bien cuando se recibe la informacin de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes:

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 Simbologa utilizada para procedimientos EDP?

11.- REQUISITOS PARA DIAGRAMAR

Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:

A. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o proceso deber quedar resumida en pocas hojas de preferencia solo una. Los diagramas extensivos dificultan su compresin y asimilacin.

B. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.

C. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los paso de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable en cierta forma con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

12.- FORMATOS PARA CAPTURA DE INFORMACIN

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La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a travs de: La investigacin documental La encuesta La observacin

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta y que sirven para obtener la informacin deseada estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Ese medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo: sin embargo la calidad de la informacin que se obtenga depender del diseo y la presentacin que se de a los cuestionarios.

En este formato se presenta en forma grafica la secuencia en que se realiza un trabajo, en el que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye actividades de tercer nivel.

Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estacin de trabajo

En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos:

a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso b. El tipo de operacin mediante un smbolo c. El tiempo neto en que se realiza la operacin d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones e. Las demoras incurridas(por diferencias entre los dos tiempos anteriores)

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f. Iniciacin en definir el momento preciso en que comience el proceso g. Terminacin en definir el momento preciso en que finaliza el proceso

1. 2. 3. 4. 5.

Operacin Transporte Inspeccin Demora Almacenamiento

Para cumplir con el contenido de un manual de procedimientos, es necesario contar con formatos especiales para documentar los objetivos, polticas, donde se transcribirn en forma clara, sencilla y directa cada uno de estos preceptos.

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CONCLUCION:

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema. Los diagramas de flujo siempre parten de un solo inicio, habiendo en todos los casos una solucin, mediante una lista enlazada ordenadamente que convierta el cambio o mejora de la forma ms eficaz y fcil. Se les llama diagrama de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operacin.

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