Gagnez Du Temps en Automatisant Vos Indicateurs de Performance

Livre de formation offert par Pascal Weber - Expert en organisation http://www.ameliorationcontinue.
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Le simple fait de possder ce livre vous donne le droit de l'offrir en cadeau qui vous le souhaitez, en version numrique uniquement. Vous n'tes pas autoris le vendre, ni l'intgrer dans des offres punies par la loi dans votre pays (chane de lettres, systme pyramidal, etc.)
Copyrighthttp://www.ameliorationcontinue.frAuservicedelaperformancedevotreentreprise.
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Sommaire
1. Pourquoi ce livre ?
2. Comment automatiser un indicateur de performance avec Excel ?
3. Choisir le tableur ou le traitement de texte ?
4. Appliquer les 7 rgles de conception Excel
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5. Exploiter la puissance des filtres
14
6. Dfinir les agrgats danalyse
17
7. Mettre en place des tableaux croiss dynamiques
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8. Utiliser la somme conditionnelle
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9. Choisir la bonne reprsentation graphique
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10. Quelques astuces supplmentaires
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11. Ce que vous devez faire maintenant
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1. Pourquoi ce livre ?
Vous souhaitez : faciliter les prises de dcisions stratgiques et oprationnelles piloter le dveloppement de votre entreprise amliorer les performances de votre entreprise optimiser vos activits pour gagner de largent
Je vous propose, travers ce livre, de vous faire gagner du temps, donc de largent.
Comment ?
Pour samliorer, il faut sappuyer sur des indicateurs. Pas damlioration sans mesure Le livre que je vous propose va vous permettre de gagner du temps au quotidien. Il sappuie sur des exemples oprationnels. Vous trouverez des solutions pour mettre en place, tape par tape, des indicateurs de performance de votre entreprise. Vous utilisez classiquement un tableur Excel ou quivalent au sein de votre entreprise. Je vous propose des techniques prouves depuis de nombreuses annes au sein des entreprises que jaccompagne vous permettant de concevoir des indicateurs de performance automatiss. Les exemples sont pdagogiques afin que vous puissiez les appliquer immdiatement vos propres besoins.
Passez laction
Pour que ce livre vous soit bnfique, il faut que vous passiez laction immdiatement. Par contre, noubliez jamais que le tableur nest quun outil votre service. Il va vous permettre de fiabiliser le traitement de vos informations ET surtout vous faire gagner du temps dans la mesure o vous appliquerez : Les 7 rgles de conception Excel La pertinence de vos indicateurs est un sujet, part entire, abord dans la rubrique Performance de mon blog : http://www.ameliorationcontinue.fr/performances/ Bien Amicalement, Pascal Weber
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2. Comment automatiser un indicateur de performance?

Vous passez trop de temps mettre jour vos indicateurs de performance. Vous passez trop de temps contrler lintgrit de vos informations.
Le tableur est un outil bureautique trs largement dploy dans les entreprises. Il permet aux utilisateurs dexploiter, de manire autonome, des donnes issues du systme dinformation de lentreprise. Il ne sagit en aucun cas de recrer un systme dinformation parallle celui de lentreprise. Au contraire, il sagit dexploiter directement les donnes contenues dans les applications de gestion de lentreprise :
Evitons toute ressaisie dinformation dans un tableur.

Pourquoi ? Cest une perte de temps, car linformation existe par ailleurs. La manipulation de linformation peut engendrer des erreurs : non intgrit des donnes. Je vous propose, travers ce livre de formation, de vous donner les cls pour lautomatisation de vos indicateurs de performance avec Excel : Appliquer les bonnes rgles de conception Dfinir les agrgats danalyse Exploiter la puissance des filtres Mettre en place des tableaux croiss dynamiques Utiliser la somme conditionnelle Choisir la bonne reprsentation graphique Connatre quelques astuces supplmentaires
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3. Choisir le tableur ou le traitement de texte ?

Lerreur classique est dutiliser le tableur comme un traitement de texte. Pour illustrer mes propos, je vais prendre lexemple de la mise en place dun calendrier. Qui na pas refait un calendrier avec Excel en saisissant les dates, les jours de la semaine, le numro de la semaine dans lanne, ? date 23/05/11 24/05/11 25/05/11 26/05/11 27/05/11 28/05/11 29/05/11 jour Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche n semaine 21 21 21 21 21 21 21
Rien de plus simple pour obtenir une suite de dates dans Excel . Il suffit de saisir la premire date et de tirer sur cette cellule.
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Le numro du jour sobtient par la formule : =JOURSEM(date;type_retour) type_retour 1 2 3 renvoi des nombres 1 (Dimanche) 7 (Samedi). renvoi des nombres 1 (Lundi) 7 (Dimanche). renvoi des nombres 0 (lundi) 6 (dimanche).
Cellule A147 B147
Formule =JOURSEM(A147;2)
Valeur 23/05/2011 1
Le jour sobtient par la formule : =RECHERCHEV(valeur_cherche;matrice;no_col;valeur_proche) Valeur_proche FAUX La fonction cherche une correspondance exacte. Si aucune valeur n'est trouve, la valeur d'erreur #N/A est renvoye. VRAI Une correspondance approximative est renvoye. En d'autres mots, si aucune correspondance n'est trouve, la valeur la plus importante suivante infrieure la valeur de l'argument valeur_cherche est renvoye. Nous verrons ultrieurement la manire de grer la valeur derreur #N/A (paragraphe 10). Cellule C147 Formule =RECHERCHEV(B147;Tables!$A$2:$B$8;2;FAUX) Valeur Lundi
Dans notre exemple, nous recherchons la valeur 1 contenue dans la cellule B147 dans la matrice $A$2 :$B$8 situe dans longlet Tables . Notez le symbole $. Cela permet de conserver les adresses de la matrice quand vous allez tirer sur la cellule pour tendre la formule. Le paramtre no_col prend la valeur 2. La fonction rcupre la valeur de la deuxime colonne de la matrice. Le paramtre valeur_proche prend la valeur FAUX. La fonction cherche une correspondance exacte. Si aucune valeur n'est trouve, la valeur d'erreur #N/A est renvoye. Ceci ne peut pas tre le cas dans notre exemple dans la mesure o le jour de la semaine sera toujours compris entre 1 et 7.
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Remarque : la matrice de recherche se trouve bien aux adresses Tables!$A$2:$B$8 Le numro de la semaine sobtient par la formule : = NO.SEMAINE(date;type) Cellule D147 Formule =NO.SEMAINE(A147;2)-1 Valeur 21
La date du 23/05/2011 fait partie de la semaine 21. Vous pouvez remarquer que dans la formule du calcul du numro de la semaine, jai retir une unit. Pourquoi ? Ceci provient du fait que les dates du samedi 01/01/2011 et du dimanche 02/01/2011 sont incluses dans la semaine 53 de lanne 2010. La premire semaine de lanne 2011 commence le lundi 3 janvier 2011.
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En synthse Evitons dutiliser le tableur comme un traitement de texte. Si vous avez le besoin de crer un outil calendrier sous cette forme, utilisez alors votre traitement de texte, car aucune fonction de calcul nest ncessaire. Exemples : occupation de la salle de runion, organisation des astreintes.
Lexemple a t fait dans Excel . Il na aucune valeur ajoute avec Excel car il y a aucune formule de calcul permettant lautomatisation des jours du mois. Le traitement de texte, grant des tableaux, aurait parfaitement rpondu au besoin. Par contre, ds que vous avez le besoin dexploiter linformation, il faut utiliser le tableur dans la mesure o les fonctionnalits de calcul vous permettront dautomatiser les traitements de linformation. Les premires fonctions mises en application dans le cadre de lexemple du calendrier vont nous servir ultrieurement dans la mise en place des critres dagrgat. Formule JOURSEM() RECHERCHEV() NO.SEMAINE() Commentaire Obtenir le jour de la semaine partir dune date : de 1 7 Complter une information partir dune valeur cherche Obtenir le numro de la semaine partir dune date : de 1 52
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Cellule Formule A147 RECHERCHEV(JOURSEM(B147;2);Tables!$A$2:$B$8;2;FAUX) B147 C147 NO.SEMAINE(B147;2)-1
Valeur Lundi 23/05/11 21
Vous laurez videmment remarqu que la colonne n jour a t supprime. Elle a t introduite uniquement pour une question de prsentation pdagogique. La valeur cherche par la fonction RECHERCHEV() prend en compte directement le numro du jour de la semaine. Les cellules contenant les valeurs samedi ou dimanche ont un format couleur de la trame de fond . Rassurez-vous, une simple formule permet de grer ce format. Nous le verrons ultrieurement, dans le paragraphe consacr aux astuces supplmentaires (Paramtrage dune mise en forme conditionnelle).
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4. Appliquer les 7 rgles de conception Excel

En nous appuyant sur lexemple du calendrier, nous pouvons fixer ensemble les 7 rgles de conception vous permettant de bnficier pleinement de la puissance du tableur.
Rgle n1 : Ne jamais dcouper les informations par priode. On retrouve classiquement un dcoupage des fichiers Excel par anne civile ou fiscale :
Le dcoupage par mois, par la cration donglets mensuels, est galement souvent rencontr.
Lamlioration continue des performances de lentreprise se mesure au fil du temps. En dcoupant les fichiers par anne, il faut passer un peu de temps pour obtenir une volution de son indicateur sur plusieurs annes. Il en est de mme quand on dcoupe lanne en mois (utilisation des onglets). Il faut passer un peu de temps pour obtenir une situation cumule fin mars par exemple ou tout simplement obtenir la synthse de lanne. Les rsultats sur toute priode (trimestre, semestre, anne civile, anne fiscale, ) seront obtenus par des fonctions dagrgat (voir paragraphe 5 Dfinir les agrgats danalyse ).
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Rgle n2 : Crer un ou plusieurs onglets pour les donnes issues du systme dinformation de lentreprise. Le systme dinformation de lentreprise sappuie gnralement sur un logiciel de gestion (ERP). Il existe plusieurs mthodes dextraction des donnes de la base de donnes centrale, ceci afin dviter toute ressaisie de linformation dans un tableau Excel . Les mthodes les plus classiques sont : Les fonctions dinterrogation natives de votre logiciel de gestion permettant dextraire automatiquement les donnes : fichiers Excel, CSV, , Un outil dinterrogation permettant de crer des requtes dextraction de donnes de votre logiciel de gestion, Un pilote ODBC permettant de crer des requtes directement partir de votre tableur Excel (menu Donnes / Donnes externes : version 2003) : outil MS-Query Exemple : Outil de surveillance des achats
Le fichier Excel contient plusieurs onglets de traitement de linformation dachat (Synthse marchs, Evolution marchs, Synthse hors marchs, Evolution hors marchs, Rfrence). La rgle qui nous intresse concerne la faon dont vous allez pouvoir obtenir automatiquement les donnes de vos logiciels de gestion. Longlet cdes fourn (commandes fournisseurs) est aliment directement partir dune requte MS-Query dExcel
Dans cet onglet, on va retrouver lensemble des articles commands (prix et quantit). Ces informations pourront tre exploites, par exemples pour : le suivi du chiffre daffaires par article le volume darticles consomm lvolution des prix des articles le but de la rgle n2 est de rflchir la faon dont vous pourrez rcuprer automatiquement les donnes de vos logiciels de gestion, ceci afin dviter toute ressaisie de donnes. La ressaisie de donnes est une perte de temps et un risque dintroduction derreurs de saisie.
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Rgle n3 : Chaque colonne de votre base de donnes reprsente quune seule chose identifie systmatiquement par un titre.
La fonctionnalit de tableau crois dynamique ncessite lidentification de chaque colonne de votre base de donnes. Le fait de bien nommer une colonne donne du sens son contenu. Rgle n4 : Ninsrer pas de lignes blanches, ni de sous totaux dans la base de donnes La mise en place des filtres associs aux fonctions de sous totalisation vont parfaitement rpondre vos besoins de synthse. Rgle n5 : Crer un ou plusieurs onglets pour obtenir les indicateurs de performance. Exemple : Outil de surveillance des achats des articles fournisseurs
Les onglets Synthse marchs , Evolution marchs , Synthse hors marchs et Evolution hors marchs comportent les outils de surveillance des articles achets. Rgle n6 : Crer un ou plusieurs onglets regroupant les tables de rfrence. Exemple : Outil de gestion des produits non conformes
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Les informations des tables de rfrence sont utilisables travers la fonction de recherche RECHERCHEV() ou la dfinition dune liste droulante afin de faciliter une saisie de donnes directement dans Excel . Je rappelle que le principe gnral est dviter toute ressaisie de donne dj existante dans le systme dinformation de lentreprise. Il faut toutefois se rendre lvidence. Le bon sens pratique (BSP) vous amnera privilgier une saisie simple afin dviter une usine gaz pour lobtention de certaines donnes. Rgle n7 : Utiliser exclusivement les fonctionnalits de base dExcel Lutilisation des macros peut amener un plus dans lautomatisation. Par contre, les comptences ncessaires la cration et la maintenance de ces programmes informatiques sont plus pointues. Je ne veux pas vous dcourager, mais sachez que jusqu aujourdhui je nai pas eu le besoin de mettre en place des macros Excel . Les fonctions standard que je vous prsente actuellement mont permis de rpondre tous les besoins exprims.
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5. Exploiter la puissance des filtres

Lapplication des 7 rgles de conception de la base de donnes Excel nous permet dutiliser la puissance des filtres. Vous connaissez la fonction SOMME(). Cette fonction est ncessairement intressante dans lutilisation dun tableur, mais connaissez-vous la fonction SOUS-TOTAL()? Je constate trs souvent que cette fonction est mconnue. Par contre, avec lutilisation des filtres, cette fonction devient magique . Lexemple prend en compte des commandes fournisseurs (6 articles) sur la priode de janvier fvrier 2011.
La premire chose faire est de cocher les filtres : Menu / Donnes / Filtre / Filtre automatique. La totalisation du chiffre daffaires (colonne M) peut sobtenir de deux manires : =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000) Jaurai pu me contenter de la plage M5 :M17 dans mon exemple. Les colonnes A M tant alimentes automatiquement depuis le logiciel de gestion, je nai pas hsit tendre la plage de totalisation jusqu la ligne 20000. Il faut penser lextension du nombre de lignes au fil du temps.
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Cellule M2 M3
Formule =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)
Valeur 11 793 11 793
La fonction de totalisation va tenir compte de lapplication des filtres : Dans cette exemple, jai fait un filtre sur larticle 1 achet. Le chiffre daffaire dachat pour est de 210 Euros.
Cellule M2 M3
Formule =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)
Valeur 11 793 210
En ajoutant le calcul du pourcentage, vous aurez en lecture directe la part de chiffre daffaires dachat filtr .
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Cellule M1 M2 M3
Formule =M3/M2 =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)
Valeur 1,78% 11 793 210
Dans cet exemple, jai appliqu un filtre sur larticle achet en slectionnant la valeur Article1 . A chaque fois que vous appliquerez un ou plusieurs filtres , les identifiants des colonnes (A, B, C, ) et des lignes (1, 2, 3, ), ainsi que les filtres activs apparaissent en couleur bleu. Pour retirer lensemble des filtres activs dans le cadre dune de vos analyses de donnes, il est possible dutiliser loption Menu / Donnes / Filtre / Afficher tout. Cela vite de dsactiver les filtres un par un.
Reprenons la formule de totalisation : SOUS.TOTAL(no_fonction;rf1;rf2;...) no_fonction Le numro de fonction permet de faire des calculs diffrents. Classiquement, jutilise les valeurs suivantes : 1 = Moyenne 2 = Nombre 4 = Maximum 5 = Minimum 9 = Somme Ensemble des plages prises en compte pour le calcul de la fonction.
rf1 ;rf2 ;
Dans notre exemple, et vous lavez constat, nous avons utilis la valeur 9. Dans quels cas utiliser les fonctions Maximum et Minimum ? Cela permet, par exemple, dans un outil de planification de maintenance des matriels de production, de retrouver la prochaine date dintervention (utilisation de la fonction Minimum). Lutilisation des filtres va au del de la slection dune valeur unique dans la colonne (exemple de larticle n1). Vous avez galement la possibilit de personnaliser votre filtre de colonne avec un certain nombre de critres : gal, diffrent de, est suprieur , commence par, contient,
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Lassociation des filtres (simples ou personnaliss) et de la fonction de totalisation permet dobtenir rapidement des rponses vos questions : Quel est le chiffre daffaires de mon article 1 au premier semestre ? Que reprsentent les achats de larticle 1 par rapport lensemble des achats ?
6. Dfinir les agrgats danalyse

Dans le paragraphe prcdent, nous avons voqu la puissance des filtres Excel coupls avec la fonction de totalisation SOUS.TOTAL(). Pour analyser les donnes, et produire des tableaux ou des graphiques de synthse, vous aurez besoin de fonction dagrgat : Exemple des colonnes N et O.
La fonction CONCATENER(texte1;texte2;...) permet dassembler des informations en utilisant des fonctions de manipulation de donnes ANNEE(numro_de_srie), MOIS(numro_de_srie), JOUR(numro_de_srie), GAUCHE(texte;no_car), DROITE(texte;no_car), , le tout en sappuyant sur des tests conditionnels SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux).
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Il existe un certain nombre de fonction de manipulation des donnes. Je vous prsente les plus utilises au quotidien. Certaines fonctions ont dj t abordes prcdemment dans lexemple du calendrier : JOURSEM(), RECHERCHEV(), NO.SEMAINE(). Pour obtenir de laide sur les lensemble des fonctions dExcel , il suffit de cliquer sur le bouton fx
Vous trouverez les fonctions classes par thmes : Texte, Logique, Date & Heure, Les dernires utilises, En partant de votre besoin, et en vous appuyant sur laide fonctions Excel , vous naurez pas trop de difficult dnicher la fonction standard quil vous faut. Illustrons quelques fonctions travers notre exemple de commandes dachat fournisseurs.
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Pourquoi mettre en place des agrgats ? Il ya deux raisons cela. Cela permet davoir un filtre direct sur le mois de commande : exemple 2011-01. Cela nous sera trs utile pour la construction des tableaux croiss dynamiques (voir au paragraphe 7) et des indicateurs. La construction du mois de commande sous la forme AAAA-MM nous permettra davoir le tri croissant des mois : 2011-01, 2011-02, 2011-03, Cellule O5 Formule = SI(MOIS(I5)<10;CONCATENER(ANNEE(I5);"0";MOIS(I5));CONCATENER(ANNEE(I5);"";MOIS(I5))) Valeur 2011-02
Lanne est obtenue partir de la colonne date de commande : ANNEE(I5). Il en est de mme pour le mois : MOIS(I5). La fonction de concatnation permet dassembler les valeurs du mois et de lanne, en y ajoutant un tiret pour la lisibilit de lagrgat. A quoi sert alors la fonction SI() ? Elle nous permet dinsrer le chiffre 0 pour tous les mois de janvier (1) septembre (9). Ceci rejoint la remarque prcdente sur le tri croissant des mois : 2011-01, 2011-02, Si vous ne faites pas cela, les mois vont tre mlangs. Vous pouvez essayer ! SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) Test_logique Valeur_si_vrai Le test reprsente toute valeur ou expression qui peut prendre la valeur VRAI ou FAUX. Dans notre exemple, nous testons si le mois est strictement infrieur 10. Dans le cas ou le test logique est VRAI, cette valeur est renvoye par la fonction. Dans notre exemple, cela correspond appliquer la concatnation des donnes suivantes : anne + tiret + 0 + mois. Dans notre cas, cette valeur est calcule pour les mois 1 9. Dans le cas ou le test logique est FAUX, cette valeur est renvoye par la fonction. Dans notre exemple, cela correspond appliquer la concatnation des donnes suivantes : anne + tiret + mois. Dans notre cas, cette valeur est calcule pour les mois 10, 11 et 12.
Valeur_si_faux
Pour illustrer la fonction GAUCHE() : La cellule D5 a pour valeur Article1 Formule =GAUCHE(D5;3) =DROITE(D5;4) Valeur Art cle1
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7. Mettre en place des tableaux croiss dynamiques en 3 tapes

Dans les paragraphes prcdents, nous avons vu les mthodes de conception de la base de donnes Excel afin que nous puissions exploiter, de manire totalement automatique, les informations.
Le tableau crois est une fonctionnalit qui fait peur . Chaque fois que jvoque le tableau crois dynamique avec des utilisateurs dExcel , jobtiens gnralement les deux rponses suivantes : Cela me dit quelque chose mais je nai jamais pris le temps de regarder. Je nen nai jamais entendu parler. La mise en place dun tableau crois dynamique permet en quelques clics dobtenir des informations synthtiques. Rappelez-vous ! Les agrgats vont tre la cl du tableau crois dynamique. Exemple : Reprenons toujours notre exemple de commandes fournisseurs. Je souhaite obtenir les rponses suivantes : Quels sont les chiffres daffaires mensuels dachat ? 3 Mthodes dobtention de la rponse : 1. Facile. Je consulte mon outil de gestion (gestion commerciale, comptabilit). Cest vrai dans ce cas. 2. Jutilise les filtres. Je fais deux interrogations, une fois en filtrant la valeur 2011-01 , une deuxime fois en filtrant la valeur 2011-02 . 3. Jutilise le tableau crois dynamique. Cest vrai, et vous avez raison, dans la mesure o une question est ponctuelle, lutilisation des filtres suffira. Par contre, si vous souhaitez construire un indicateur automatique base sur les donnes extraites de votre systme dinformation, alors pas de doute, il faut mettre en place le tableau crois dynamique. Cest parti. Quel en est le principe ? Il sagit dexploiter une base de donnes afin de pouvoir croiser des informations (lignes, colonnes) en utilisant des fonctions de calcul (somme, moyenne, ).
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Filtres applicables sur le tableau crois Informations colonnes Informations lignes Fonctions de calcul
La premire tape consiste slectionner la base de donnes Excel :
Choisir la plage de la base de donnes
Jai pris une plage importante (jusqu la ligne 20000). Nous avions voqu ce point quand nous avons mis en place la fonction SOUS.TOTAL(). Cela permet de prendre en compte lextension de la base de donnes au fil du temps.
Vous pouvez choisir une nouvelle feuille (cration automatique dun onglet) ou positionner votre tableau crois dans une feuille existante (choix de la cellule).
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Toutes les colonnes de votre base de donnes doivent tre nommes, sinon la fonctionnalit de tableau crois dynamique nest pas utilisable. Cela correspond la rgle de conception n3 Chaque colonne de votre base de donnes reprsente quune seule chose identifie systmatiquement par un titre . Lensemble des noms des colonnes se retrouve dans loutil tableau crois dynamique . Par glisser / dposer, nous allons pouvoir rpondre notre question : Quels sont les chiffres daffaires mensuels dachat ?
Voici le rsultat aprs avoir dpos les champs Montant HT , Article achet et Mois commande dans les zones correspondantes : Filtres applicables sur le tableau crois Informations colonnes Mois commande Informations lignes Article achet Fonctions de calcul Montant HT
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Plusieurs ajustements sont ncessaires : Retirer la colonne/ligne (vide) : Cela provient de la plage de la base de donnes allant jusqu la ligne 20000.
Faire la somme des montants et modifier le nom du champ dans le tableau crois dynamique Montant HT Achat. Dans la base de donnes Excel , le nom du champ est Montant HT .
Vous avez remarqu quil existe plusieurs fonctions de calcul, sur le mme principe que la fonction SOUS.TOTAL() : Somme, Nombre de valeur, Moyenne, Maximum,
Vous avez galement remarqu Placez les champs de page ici . Cet emplacement permet de mettre en place des filtres pour le tableau crois dynamique.
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Mise en place du filtre Anne commande :
Pour effectuer une modification de votre tableau crois dynamique, repassez par lassistant (clic droit en tant positionn sur le tableau crois dynamique). Pour ractualiser votre tableau crois dynamique, il faut utiliser Actualiser les donnes . Vous allez le faire chaque fois que vous allez ajouter des nouvelles informations dans votre base de donnes Excel . Votre tableau pourra galement sactualiser automatiquement louverture du fichier Excel : cf option ci-dessous Actualiser lors de louverture . Je ne lutilise pas dans la pratique dans la mesure o il faudra actualiser votre tableau crois dynamique suite lajout des nouvelles informations dans votre base de donnes Excel . Pour paramtrer un champ de votre tableau crois dynamique, utilisez la fonctionnalit Paramtres de champ . Nous lavons voqu prcdemment pour modifier le nom du champ Montant HT . Dautres paramtres existent : format du champ (date, nombre, ), critres de tri (croissant, dcroissant). Fate un clic droit en tant positionn sur le champ modifier. Pour paramtrer globalement votre tableau crois dynamique, utilisez la fonctionnalit Options du tableau :
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Je vous conseille de dcocher loption Mise en forme automatique afin que votre mise en forme ne soit pas modifie chaque ractualisation du tableau crois dynamique. En conclusion Mettre en place votre premier tableau crois dynamique se fait en 3 tapes seulement: 1. dfinir sa base de donnes Excel 2. dfinir ses agrgats 3. croiser les informations (ligne / colonne) avec une fonction de calcul (somme, moyenne, ) Le tableau crois dynamique ne vous fera plus peur partir daujourdhui. Comme toute chose, il faut franchir le premier pas et persvrer dans votre pratique de cette fonctionnalit. La puissance du tableau crois dynamique passe par une structuration de votre base de donnes (respect des 7 rgles de conception) et par la mise en place des agrgats.
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8. Utiliser la somme conditionnelle

La somme conditionnelle est une alternative au tableau crois dynamique. En fonction de votre problmatique, vous utiliserez lune des deux fonctionnalits. Ce nest pas compliqu car cela reste une fonction SOMME sauf que les lments somms seront filtrs en tenant compte de la condition SI . SOMME.SI(plage;critre;somme_plage) Plage Critre Somme_page Plage utilise pour filtrer les informations Valeur recherche dans la plage Plage utilise pour le calcul SOMME
Pour illustrer la fonction SOMME.SI() : onglet Synthse

<> 17 18 19 20 A B 2011-01 7033,56 C 2011-02 4759,04
CA Achat HT
Cellule Synthse!B18 Synthse!B19
Formule SOMME.SI('cdes fourn'!$O$5:$O$10000;Synthse!B18;'cdes fourn'!$M$5:$M$10000)
Valeur 2011-01 7033,56
Onglet cdes fourn
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La plage 'cdes fourn'!$O$5:$O$10000 est utilise pour identifier le filtre Synthse!C18 (valeur = 2011-01 dans lexemple). La plage 'cdes fourn'!$M$5:$M$10000 est utilise pour faire la somme chaque valeur trouve du filtre Synthse!C18 (valeur = 2011-01 dans lexemple).
9. Choisir la bonne reprsentation graphique

Nous avons structur la base de donnes Excel , avons mis en place des fonctions dagrgat et avons mis en place des synthses automatiques (tableau crois dynamique, somme conditionnelle). Il sagit de sintresser maintenant la reprsentation graphique de votre indicateur. Avant de commencer, il est trs important de se poser la question de la finalit de lindicateur : A quelle question va til rpondre ? Le choix du graphique est trs important car il faudra sassurer que les informations partages soient en lecture directe. Attention aux interprtations des donnes ! Suivi des entres de commandes clients Prenons lexemple dun service commercial. Nous souhaitons suivre lentre de commandes clients afin de sassurer que lentreprise atteigne son objectif annuel. 1er cas : le budget annuel est mensualis de manire linaire. Situation au 31/08/2010
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La reprsentation graphique choisie permet de voir, en lecture directe, si les entres de commandes sont en ligne avec le budget commercial. 2me cas : le budget est fix par trimestre car tenant compte de la saisonnalit des activits de lentreprise. Situation au 31/08/2010
Suivi dun taux En conservant lexemple du service commercial, nous souhaitons, en finalit, pouvoir suivre la performance de lactivit commerciale. Nous disposons pour cela des informations suivantes : Nombre de devis tablis dans le mois Nombre de devis transforms en commandes Dans la mesure o une commande dun mois donn ne concerne pas ncessairement un devis tabli dans le mme mois, il sagit de construire lindicateur taux en cumul partir dune date origine. Pour lexemple, on a dmarr le suivi des devis partir de janvier 2009. Il est important de toujours associer une information volume un taux afin de faciliter les analyses des tendances. Axe principal Axe secondaire Suivi mensuel du nombre de devis et du Taux de conversion de devis en commande nombre de devis transforms en commandes
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Axe principal Axe secondaire Suivi sur 12 mois glissants du nombre de taux de conversion de devis en commande devis et du nombre de devis transforms en commandes
Pour conclure Il est important de toujours partir de la finalit de lindicateur. La reprsentation de lindicateur est importante afin de pouvoir disposer dune information pertinente pour les analyses des rsultats par le lecteur. Ce choix est dautant plus important que lon va sadresser un public large : outil de communication de lentreprise destine aux collaborateurs ou des personnes extrieures. En savoir plus sur Comment dterminer des indicateurs performants pour son entreprise? : http://www.ameliorationcontinue.fr/indicateur-performance/.
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10.
Quelques astuces supplmentaires
Ce paragraphe a bout but de vous exposer quelques astuces supplmentaires : 1. Paramtrage dune liste droulante en saisie 2. Paramtrage dune mise en forme conditionnelle 3. Fonction ESTERREUR()
Paramtrage dune liste droulante en saisie Si vous avez toutefois le besoin de saisir de linformation dans Excel , vous pouvez contrler la saisie des donnes en vous appuyant sur des listes droulantes. Exemple dune liste droulante cause utilise lors de la saisie de produits non conformes (rclamations client par exemple). Comment la mettre en place ? Onglet Tables rfrence
Onglet saisie NC
La fonctionnalit Menu / Insertion / Nom / Dfinir permet dassocier un contrle de type liste
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Paramtrage dune mise en forme conditionnelle La fonctionnalit de mise en forme conditionnelle est intressante pour mettre en vidence des alertes : dpassement dune date par exemple. Rgle souhaite : Si la date est dpasse Si la date est moins de 30 jours Dans tous les autres cas ROUGE ORANGE VERT
Paramtrage dans Excel : Menu / Format / Mise en forme conditionnelle
Rsultat obtenu : Le test se fait par rapport la date du jour (29/06/2011)
Cellule J2 J3 J4
Formule = I2-AUJOURDHUI() = I3-AUJOURDHUI() = I4-AUJOURDHUI()
Valeur -14 13 81
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Fonction ESTERREUR(valeur) Cette fonction est trs intressante pour grer les valeurs non correctes : #N/A, #VALEUR!, #REF!, #DIV/0!, #NOMBRE!, #NOM? ou #NUL!. La fonction renvoie VRAI pour les valeurs correctes et FAUX pour les cas cits prcdemment. Rappelez-vous ce que nous avons vu avec la fonction de recherche : =RECHERCHEV(valeur_cherche;matrice;no_col;valeur_proche) Valeur_proche FAUX La fonction cherche une correspondance exacte. Si aucune valeur n'est trouve, la valeur d'erreur #N/A est renvoye. VRAI Une correspondance approximative est renvoye. En d'autres mots, si aucune correspondance n'est trouve, la valeur la plus importante suivante infrieure la valeur de l'argument valeur_cherche est renvoye. Lutilisation de la fonction ESTERREUR() permet de grer la valeur derreur #N/A, dans le cas o la fonction de recherche de trouve pas la correspondance exacte (argument Valeur_proche = FAUX). Pour tre complet, il faudra combiner la fonction ESTERREUR() avec la fonction SI() : SI( ESTERREUR( RECHERCHEV(valeur_cherche;matrice;no_col;FAUX) ) ;Valeur_si_vrai ; Valeur_si_faux)
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11.
Ce que vous devez faire maintenant
Sur les conseils de bonnes pratiques (BSP) du tableur en gnral, sachant que jai utilis une version Excel dans un environnement Apple , la seule chose faire est de mettre en pratique immdiatement. Il va falloir combattre les habitudes prises depuis de nombreuses annes, en appliquant les 7 rgles de conception dun tableau Excel : n1 : Ne jamais dcouper les informations par priode. n2 : Crer un ou plusieurs onglets pour les donnes issues du systme dinformation de lentreprise. n3 : Chaque colonne de votre base de donnes reprsente quune seule chose identifie systmatiquement par un titre. n4 : Ninsrer pas de lignes blanches, ni de sous totaux dans la base de donnes n5 : Crer un ou plusieurs onglets pour obtenir les indicateurs de performance. n6 : Crer un ou plusieurs onglets regroupant les tables de rfrence. n7 : Utiliser exclusivement les fonctionnalits de base dExcel En pratiquant immdiatement, vous allez gagner du temps dans la gestion de vos indicateurs de performance pour : faciliter les prises de dcisions stratgiques et oprationnelles piloter le dveloppement de votre entreprise amliorer les performances de votre entreprise optimiser vos activits pour gagner de largent
Nhsitez pas apporter vos questions et vos commentaires en vous rendant la page : http://www.ameliorationcontinue.fr/merci-inscription
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Livre de formation offert par Pascal Weber - Expert en organisation http://www.ameliorationcontinue.

2. Comment automatiser un indicateur de performance avec Excel ?

3. Choisir le tableur ou le traitement de texte ?

4. Appliquer les 7 rgles de conception Excel

5. Exploiter la puissance des filtres

6. Dfinir les agrgats danalyse

7. Mettre en place des tableaux croiss dynamiques

8. Utiliser la somme conditionnelle

9. Choisir la bonne reprsentation graphique

10. Quelques astuces supplmentaires

11. Ce que vous devez faire maintenant

2. Comment automatiser un indicateur de performance?

Evitons toute ressaisie dinformation dans un tableur.

3. Choisir le tableur ou le traitement de texte ?

Cellule A147 B147

Cellule Formule A147 RECHERCHEV(JOURSEM(B147;2);Tables!$A$2:$B$8;2;FAUX) B147 C147 NO.SEMAINE(B147;2)-1

Valeur Lundi 23/05/11 21

4. Appliquer les 7 rgles de conception Excel

5. Exploiter la puissance des filtres

Formule =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)

Valeur 11 793 11 793

Formule =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)

Valeur 11 793 210

Formule =M3/M2 =SOMME(M5:M20000) =SOUS.TOTAL(9;M5:M20000)

Valeur 1,78% 11 793 210

6. Dfinir les agrgats danalyse

7. Mettre en place des tableaux croiss dynamiques en 3 tapes

La premire tape consiste slectionner la base de donnes Excel :

Choisir la plage de la base de donnes

Mise en place du filtre Anne commande :

8. Utiliser la somme conditionnelle

Pour illustrer la fonction SOMME.SI() : onglet Synthse

Cellule Synthse!B18 Synthse!B19

Formule SOMME.SI('cdes fourn'!$O$5:$O$10000;Synthse!B18;'cdes fourn'!$M$5:$M$10000)

Valeur 2011-01 7033,56

Onglet cdes fourn

9. Choisir la bonne reprsentation graphique

Quelques astuces supplmentaires

Paramtrage dans Excel : Menu / Format / Mise en forme conditionnelle

Rsultat obtenu : Le test se fait par rapport la date du jour (29/06/2011)

Formule = I2-AUJOURDHUI() = I3-AUJOURDHUI() = I4-AUJOURDHUI()

Ce que vous devez faire maintenant

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