PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 1 de 6

OBJETO Establecer los requisitos que debe cumplir la administracin de los documentos del sistema de gestin de la calidad, incluido el manual de la calidad.

ALCANCE Este documento es aplicable a todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto de Lenguas de la UIS a excepcin de los formatos para los registros. Este documento es aplicable a las reas que afectan directamente la calidad del servicio.

JUSTIFICACIN Norma NTCGP 1000:2004 4.2.3 DEFINICIONES

Aprobacin: Modificacin analizada y autorizada por el Comit de Calidad. Cambios / Modificaciones realizados: Descripcin de los cambios realizados en el documento. Copia controlada: Documento que debe ser entregado oficialmente y que reemplaza toda versin anterior. Para cada procedimiento existe un listado de funciones o sitios dentro o fuera de la organizacin que debe recibir cada nueva versin. Copia no controlada: Copia de documentos que se entregan por solicitudes especficas y que no es necesario recoger ni cambiar en caso de actualizacin. Documento Obsoleto: Documento que ya no se utiliza, debido a que existe una actualizacin del mismo. Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignacin o anotacin de datos. Gua: Documento que establece observaciones y lineamientos a seguir para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Instructivo: Descripcin detallada sobre cmo efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio. Manual: Documento que contiene informacin clasificada sobre un aspecto determinado. Es un compendio de informacin fcilmente accesible. Manual de Calidad: Documento que describe el Sistema de Gestin del Calidad del Instituto de Lenguas de La UIS.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 2 de 6

DEFINICIONES Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados. Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados. Reglamento: Coleccin ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma superior. Resolucin: Acto administrativo generado por la Rectora, Vicerrectoras, Decanaturas de la Universidad y dependencias delegadas. Revisin: Proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un documento. SGC: Sistema de Gestin de la Calidad. Sitio de utilizacin: Lugar en el cual debe encontrarse el documento para que cumpla su funcin de orientar el trabajo y de presentar los criterios de aceptacin y rechazo de las actividades que se realizan. Tipo de documento: Carcter de un documento que le permite clasificarse como elaborado internamente en la organizacin (interno) o recibido por terceras personas u organizaciones (externo). Versin: Las veces en las cuales el documento se ha sometido a actualizacin.

CONSIDERACIONES Cada documento dispone al final un campo destinado al control de cambios. Todo documento impreso se considera como copia no controlada. En el formato listado maestro de documentos internos y externos se conserva la relacin de todos los documentos del sistema. Estos registros se anexan al manual de calidad. Todo documento del sistema de gestin de la calidad est escrito en computador utilizando Microsoft Word garantizando as su legibilidad. Todo documento se identifica con un nombre. Los documentos internos controlados son almacenados en el disco duro del ordenador de la coordinacin administrativa.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 3 de 6

DESCRIPCIN
ACTIVIDAD 1. RESPONSABLE DOCUMENTO

Se identifica la necesidad de actualizacin de los Documentos Internos o Funcionario Externos, e informa al Lder del Proceso. asociado a proceso. Para los Documentos Internos, la actualizacin se asocia a creacin, modificacin o anulacin. Para los Documentos Externos la actualizacin se asocia a la Normatividad externa aplicable al proceso. Nota: La actualizacin de los Documentos Externos se debe hacer peridicamente, a travs de medios como: Consulta de las pginas Web de las entidades que emiten normatividad asociada al proceso. Suscripciones o convenios con dichas entidades para que sean informadas las actualizaciones de la normatividad. Empleo de herramientas de bsqueda ofrecidas por la Web.

ACTA DE un REVISIN POR LA DIRECCIN.

En caso de Documentos Externos, realiza la actualizacin del Listado Maestro de Documentos Externos (LMDE)

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 4 de 6

La propuesta de revisin y actualizacin de un documento del sistema puede ser solicitada por cualquier persona dentro de la organizacin, constancia de la aprobacin se deja en el acta de reunin correspondiente cuyo formato es el ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN.
2.

En caso de Documentos Internos, Si est de acuerdo con la necesidad de Responsable creacin o modificacin, asigna el responsable de elaborar el borrador del proceso. documento. Elabora el borrador del documento de acuerdo con la gua para la elaboracin de documentos y lo entrega al lder del proceso para su revisin. Funcionario asignado. Responsable proceso. Responsable proceso.

del

3.

GUA PARA LA ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS del

4. Realiza la revisin y si lo considera necesario, asigna un funcionario con la competencia requerida para acompaar la revisin. 5. Realiza los ajustes necesarios.

del

6. Aprobacin de los documentos antes de su emisin por parte del comit de Comit de Calidad. calidad Constancia de esa aprobacin se deja en el acta de reunin correspondiente cuyo formato se llama ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN. Responsable proceso. del ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 5 de 6

7.

Se diligencia el formato de CONTROL DE CAMBIO el cual se encuentra al final de cada documento.

Responsable proceso. Coordinacin administrativa Coordinacin administrativa.

del CONTROL CAMBIOS.

DE

8. Solicita por escrito a la Coordinacin administrativa adjuntando la informacin

pertinente, la actualizacin del listado maestro de documento.

9.

Se actualiza el listado maestro de documentos LMD interno.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNO.

El documento aprobado es colocado a disposicin del personal pertinente mediante la publicacin de ste en la plataforma web http://gavilan.uis.edu.co/ instleng/ y almacenado en el disco duro del ordenador de la coordinacin administrativa.
10.

http://gavilan.uis.edu .co/ instleng/

Revisa y verifica que todos los campos del Listado Maestro de Documentos estn diligenciados correctamente.
11.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNO Y EXTERNO

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN:

Pgina 6 de 6

CONTROL DE CAMBIOS

Revisin N 1

Fecha
19 de Diciembre del 2007

Elabor Juan Pablo Durn Vanegas

Cargo Implementador de Calidad.

Descripcin detallada de Cambio/modificacin. Creacin del documento. Revisin N 2 Fecha

28 de feb del 2008

Elabor Juan Pablo Durn Vanegas

Cargo Implementador de Calidad.

Descripcin detallada de Cambio/modificacin. Adecuacin del formato y procedimiento con relacin al procedimiento de control de cambios de la UIS. Revis: Representante de Calidad Aprob: Comit de calidad.