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dition n1

SOMMAIRE

La FNCOF
p4 p 5-6 p7 p 8-9

Exemples dorganisation de manifestations


p 52-54 p 55 p 56-57 p 57-58 p 59-60 p 60-61

1.1 Prsentation 1.2 Organigramme et rseau 1.3 Les avantages dune adhsion 1.4 Comment devenir adhrent ?

4.1 Tir dun feu dartifice 4.2 March aux puces 4.3 Loto 4.4 Cortge et corso 4.5 Repas dansant ou spectacle 4.6 Manifestation sportive

Prsentation des organismes


p 10-13 p 13-14 p 15-16

2.1 La Sacem et la SPRE 2.2 La SACD 2.3 Le GUSO

Questions / rponses

p 62-63

La FNCOF apporte des rponses des questions spcifiques poses par ses adhrents.

Lorganisation dvnement
p 17 p 18 p 19-20 p 21-23 p 24-28 p 31-33 p 34-36 p 37-39 p 42-44 p 45-46 p 47-51

Les contacts utiles


p 64-65 p 66-67

3.1 Llaboration dun projet 3.2 Lquipe dorganisation 3.3 Les dclarations obligatoires 3.4 Les assurances 3.5 Prvention, scurit et secours 3.7 La communication 3.8 Manifestations co-durable 3.9 Le choix des animations 3.11 La gestion des buvette 3.12 La billetterie 3.13 Profiter des rductions

6.1 Contacts dlgus FNCOF 6.2 Contacts dlgations Sacem

3.6 Le financement de lvnement p 29-30

Directeur de la publication : Jean - Marc Beguin Directeur de la rdaction : Cdric Grenet Conception graphique : Coralie Prosdocimi Remerciements : aux administrateurs et dlgus FNCOF pour leur contribution la rdaction et relecture de ce guide; et tout particulirement Roland Simon et toute son quipe de la Ronde des ftes. Crdits photos : SXC, Fotolia. Impression : Aliasprint 41 rue Georges Ohnet - 31200 Toulouse Tl. 05 62 89 98 98 - Fax : 05 62 89 98 99

3.10 Les droits et obligations des forains p 40-41

Prsentation des organismes


2.1 La Sacem et la SPRE
12,5% de rduction supplmentaire pour les adhrents FNCOF

Prsentation
La Sacem (Socit des auteurs, compositeurs et diteurs de musique) est une socit civile, dont les adhrents sont obligatoirement, comme son nom lindique, auteurs, compositeurs ou diteurs de musique. Elle a t cre par eux, pour dfendre leurs intrts. Elle ne ralise aucun bnfice, et toutes les sommes collectes sont redistribues aux auteurs, hors frais de gestion (15% environ). Leur rmunration est proportionnelle limportance des diffusions ou des reproductions de leur uvre ; les droits dauteur sont le salaire des artistes. La Sacem nagit pas seulement pour le compte de ses adhrents : elle collecte aussi les droits pour tous les auteurs, compositeurs et diteurs trangers. La loi lui accorde le monopole dans notre pays pour la collecte comme pour la rpartition des droits, limage de la plupart des socits trangres de droits dauteur. Le champ daction de la Sacem stend toutes les oeuvres musicales, quelles soient franaises ou trangres, lexception des oeuvres tombes dans le domaine public (plus de 70 ans aprs la mort du dernier crateur). Le rseau Sacem se compose de 6 directions rgionales et 81 dlgations dpartementales.

La Perception des droits


Les sommes acquittes la Sacem au titre des droits dauteurs musicaux, ne peuvent tre assimiles de quelconques taxes puisque la Sacem nest pas un organisme public. La Sacem tant une socit civile but non lucratif, qui centralise les perceptions pour le compte de ses membres, on peut parler ici de perception Sacem . Le paiement des droits musicaux la Sacem ntant pas une taxe, tout retard ou absence de paiement ne peut en aucun cas faire lobjet dune amende. Les droits dauteur que vous acquittez la Sacem sont lunique rmunration des auteurs et compositeurs qui ne bnficient pas du statut dintermittent du spectacle, ni daucun autre rgime de protection. Ils permettent dassurer la vitalit, la diversit et le renouvellement des rpertoires que vous diffusez.

Les rductions
Lorsque vous dclarez votre manifestation avant son droulement, vous bnficiez du tarif gnral contractuel, cest--dire dune rduction de 20% par rapport au tarif gnral. En tant quadhrent la FNCOF, bnficier dune rduction de 12,5% supplmentaires grce au protocole daccord sign entre la SACEM et la FNCOF (tarif rduit). Bnficier de 9,09% de rduction supplmentaire lors de lorganisation du rveillon de la Saint Sylvestre si vous faite votre dclaration 15 jours avant la manifestation.

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Lorganisation dun vnement


3.1 - Elaboration dun projet dorganisation dvnement
Cdric Grenet, directeur FNCOF

Lorganisation dun vnement ne simprovise pas ! En effet quelque soit la taille ou le type dvnement (sportif, festival de musique, fte de village, dfil), il incombe lorganisateur de respecter certaines tapes, rgles et principes pour que tout se passe du mieux que possible et russir son vnement ! Organiser un vnement consiste donc planifier, excuter de nombreuses tches et tenir compte de multiples dtails afin dviter les cueils. Organiser un vnement implique des responsabilits quil faut prendre trs au srieux. Dans son essence mme, un vnement festif est une animation populaire, un lieu de rassemblement dans lequel les gens se rencontrent, samusent, se retrouvent en toute convivialit. Ce qui attire les visiteurs, les sduits et les incite venir la manifestation peut tre vari : authenticit, respect des traditions, convivialit, qualit des animations et des spectacles prsents, originalit de lvnement Lorganisation dun vnement se fait en plusieurs tapes (avant lvnement, pendant lvnement et aprs lvnement) comportant chacune des actions et des rflexions importantes dont voici quelques points essentiels : - Choix du thme de la fte, de la date et du lieu - Runion collective sur lorganisation de lvnement et le budget - Demande dautorisations en mairie et en prfecture - Rservation des locaux, des animations, des secours, des prestataires - Recherche de partenariats et demande de subventions - Souscrire une assurance pour la manifestation - Conception et envoi dun dossier de presse - Assurer la communication de lvnement - Editer les billets dentre si besoin - Runion collective avec lquipe des bnvoles - Dclaration la SACEM, SACD.1 mois avant la manifestation - Dclaration au GUSO pour les artistes rmunrs - Achat de la nourriture et des boissons - Installation, test du matriel, flchage.
(Cette liste nest bien videmment pas exhaustive).

La recherche de profit ne doit pas tre la principale motivation dun vnement, au risque dorganiser une fte sans me. Crer une animation conviviale, o tout le monde (organisateurs, participants et visiteurs) passe un agrable moment ensemble est souvent le plus important. Attention cependant davoir bien prpar son budget afin de ne pas avoir de mauvaises surprises aprs lvnement (Il est conseill de conserver les comptes et les justificatifs pendants 6 ans).

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Lorganisation dun vnement


3.2 - Lquipe dorganisation
Savoir sentourer dune bonne quipe dorganisation avec rpartition exacte des tches effectuer constitue dj un facteur de russite. . Selon le Centre dEtudes et dInformation sur le Volontariat : Le bnvole est celui qui sengage, de son plein gr, de manire dsintresse, dans une action organise au service de la communaut Les Franais seraient entre 15 et 18 millions donner un coup de pouce ponctuel sans appartenir une association, mais les rguliers qui occupent une fonction bien dfinie et qui y consacrent rgulirement au moins deux heures par semaine sont un peu plus de 3 millions. Les bnvoles peuvent tre amens effectuer un grand nombre de tches que rclame lorganisation dun vnement. Il est ainsi judicieux dorienter les bnvoles sur des tches pour lesquelles ils ont des comptences ou se sentent comptents. Plus votre quipe sera diversifie et plus vous bnficierez de comptences varies. Les plus anciens ont besoin des plus jeunes pour leur nergie et leur comptences en informatique notamment ou leur crativit, et les jeunes ont besoin de lexprience des plus anciens. Savoir dlguer des responsabilits des bnvoles responsables (tout en les accompagnants) est un moyen efficace pour lorganisateur de ne pas tre submerger Lquipe de Festifolies par la quantit de tches effectuer lors de lorganisation dun vnement. De plus, le sentiment dtre utile et quon lui fait confiance, conduira le bnvole accomplir ses tches avec srieux et parfois sengager davantage que ce quil souhaitait au dpart. Lencadrement de lquipe bnvole dorganisation est un point ne pas ngliger. La communication joue alors un rle essentiel afin que chacun connaisse le droulement de lvnement, son rle et les personnes contacter en cas de besoin. Organiser une runion pralable lvnement ainsi quun bref rappel le jour de la manifestation permet de diffuser ces informations essentielles. Le bnvole nattend pas de contrepartie particulire, mais un simple bonjour ou merci , de la sympathie et de la convivialit suffisent trs souvent lui donner envie de se rengager avec vous dans dautres projets.

Vous pouvez si vous le souhaitez, et cela est toujours trs apprci, rcompenser lengagement de vos bnvoles en leur offrant une mdaille, un diplme ou un trophe indiquant ses nombreuses annes dengagement volontaire envers votre comit des ftes ou votre association. Pour cela vous pouvez contacter la F.N.C.O.F relation@fncof.com pour connatre les diffrentes rcompenses proposes nos adhrents. Important : Noubliez surtout pas dassurer lensemble des bnvoles qui interviennent lors dune manifestation (voir partie assurance multirisque). 18

Lorganisation dun vnement


3.3 - Les dclarations obligatoires
Les dmarches administratives sont souvent mal ressenties parce que juges lourdes, improductives, ingrates, venant toujours au mauvais moment, quand on a autre chose faire ! Pourtant, pour une bonne gestion, un prsident dassociation devrait agir comme un chef dentreprise, bien que bnvole, travaillant essentiellement avec des membres bnvoles.

Demandes dposes la mairie


Elles portent sur lorganisation de la fte, les dates, horaires, licence de dbit de boissons temporaire, salle, chapiteau, itinraire, dviation souhaite, etc. Ce type de demandes entre dans le cadre des six manifestations de soutien ou de bienfaisance annuelles organises au profit exclusif de lassociation.

Autorisation douverture dun dbit de boissons temporaire


Cette demande est adresser au maire. Ce dernier dlivre alors une autorisation dbiter des boissons des 1er et 2me groupes pour la dure de la fte. Un dbit temporaire peut tre accord : Aux associations loccasion dune foire, dune vente ou dune fte publique (le maire peut accorder, ce niveau, des licences temporaires sans limitations de nombre dans une anne civile). Pour 5 manifestations par an et par association pour les ftes ou manifestations publiques organises au profit exclusif de lassociation. Par drogation la loi Evin pour 10 manifestations organises par une association ou groupement sportif agr (par la DDJS), relatif lorganisation et la promotion des activits physiques et sportives pour 48h au plus.

Dclarations SACEM, SPRE ET SACD


Si vous diffusez de la musique en public ou si vous reproduisez des oeuvres thtrales lors de votre manifestation, vous tes tenu de faire vos dclarations auprs des diffrentes socits de droits dauteur concernes permettant de rmunrer les artistes. Sacem : Socit des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique SPRE : socit pour la rmunration quitable (permettant de rmunrer les interprtes) SACD : socit des auteurs et compositeurs dramatiques (thtre) Il existe aussi la SGDL (Socit des Gens de Lettres, concernant les textes littraires) ou le CNV (Centre National de la Chanson, des Varits et du Jazz).

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Lorganisation dun vnement


Installation de chapiteaux, tentes et structures itinrants
Lorsque lassociation souhaite accueillir du public dans le cadre dune infrastructure, la rglementation concernant les Etablissements Recevant du Public (ERP) doit tre applique. Les chapiteaux, tentes et structures sont rpertoris sous le sigle CTS . Lintgralit du rglement concernant les dispositions applicables aux CTS est disponible sur le lien suivant : http://www.sitesecurite.com/portail/AD_ERP/ERP_05.asp Procdures dimplantation Lorganisateur de la manifestation doit obtenir lautorisation du maire avant toute implantation dans une commune. Il doit faire parvenir au maire au moins un mois avant la date douverture au public les documents suivants : Lextrait du registre de scurit sauf en cas de la premire implantation Un descriptif des modalits dimplantation de ltablissement Le type dactivit exerce et le plan des amnagements extrieurs Un descriptif des installations techniques
NB : le registre de scurit est dlivr par le prfet du dpartement du lieu dimplantation de la structure lors de la premire implantation dans le territoire franais. Par ailleurs, le propritaire ou le fabricant de la structure doit faire appel un organisme agr CTS pour vrifier que linstallation est conforme aux rgles de scurit. Aprs chaque montage et avant la premire ouverture au public, une attestation de bon montage et de fixation au sol doit tre tablie par la personne responsable du montage. NB : lorganisateur de la manifestation doit tenir cette attestation disposition des autorits de police.

Lieu dimplantation Les structures doivent tre installes dans une surface ne prsentant pas de risques dinflammation rapide. Lorsque ltablissement reoit plus de 700 personnes, il doit tre implant 200m maximum dun point deau assurant un dbit de 60m3 par heure. Accessibilit Les voies daccs et de passage sont rglementes en fonction du nombre de personnes accueillies. Par exemple : De 51 300 personnes : le passage doit tre large de 1.80m minimum. Il doit tre amnag sur la moiti au moins du pourtour de ltablissement. Il doit tre situ moins de 60m de la voie publique et permettre le passage du dvidoir des sapeurs pompiers Installations de chauffage Les installations de chauffe lintrieur des tablissements doivent tre sans combustion . En effet, les gnrateurs de chaleur combustion doivent tre situs lextrieur et au moins 5m de distance de la structure. 27

Lorganisation dun vnement


3.9 - Le choix des animations
Quelles animations proposer ?
Le choix des animations est une tape cruciale dans lorganisation dun vnement. Elles illustrent loriginalit de lvnement et cest trs souvent ce qui fait venir le public. Les animations doivent tre adaptes au lieu de la manifestation et en cohrence avec le thme choisi. Il est galement important de varier le type danimation ou les artistes eux mme dun vnement lautre de manire continuer dattirer la curiosit du public. Il existe un grand nombre danimations possibles pour animer vos vnements, dont voici les principales grandes catgories : Animations sportives et acrobatiques Animations artistiques (sculpteurs, caricaturistes) Animations musicales (chanteurs, groupes, disco-mobile.) Artistes (humoristes, imitateurs, sosies, comdiens) Spectacle et cabaret Spectacle de rue (chassiers, thtre de rue, jongleurs) Spectacle pour enfant (cirque, clowns, marionnettistes.)

Civens (42)

Rio Loco (31)

Nizerolles (03)

Comment trouver les artistes ?


Il est souvent compliqu de trouver et de choisir un artiste que lon ne connait pas et dont on ne connait pas la prestation. Souvent le bouche oreille permet de trouver lanimation que lon souhaite, mais il existe dautres moyens que vous propose la FNCOF. Lune des missions de la FNCOF est de mettre en relation les artistes et prestataires du monde de la fte avec les organisateurs dvnements adhrents la fdration. Pour cela nous vous proposons diffrentes possibilits : Un annuaire dartistes sur le site www.tousenfete.com Un annuaire de rfrencement dartistes sur notre magazine FI MAG Des repas spectacles o les artistes viennent pendant 3h durant prsenter un extrait de leur prestation artistique, lors de nos Congrs rgionaux Des contacts directs auprs de nos dlgus rgionaux et dpartementaux

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Exemples dorganisation de manifestations


4.2 - March aux puces
Un march aux puces (vide-grenier, brocante) est une manifestation organise dans un lieu public ou ouvert au public en vue de vendre ou dchanger des objets mobiliers usags et acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce. Un vide grenier ou march aux puces est un acte de commerce soumis au rgime des ventes au dballage dfini larticle L 310-2 du code du commerce : Sont considres comme ventes au dballage les ventes de marchandises effectues dans des locaux ou sur des emplacements non destins la vente au public de ces marchandises, ainsi qu partir de vhicules spcialement amnags cet effet. Les ventes au dballage ne peuvent excder deux mois par anne civile dans un mme endroit ou sur un mme emplacement. Elles font lobjet dune dclaration pralable auprs du maire de la commune dont dpend le lieu de la vente. Les particuliers non inscrits au registre du commerce et des socits sont autoriss participer aux ventes au dballage en vue de vendre exclusivement des objets personnels et usags deux fois par an au plus
Longues (63)

Avant la manifestation Lorganisateur doit adress une dclaration pralable de vente au dballage par lettre recommande avec accus de rception au maire de la commune en mme temps que la demande dautorisation doccupation temporaire du domaine public Au moins 3 mois avant la manifestation si elle a lieu sur le domaine public Au moins 15j avant la manifestation si elle na pas lieu sur le domaine public Lorganisateur doit galement tablir un registre des vendeurs (articles R. 310-9 du code du commerce et 321-7 du code pnal). Ce registre doit comprendre les noms, prnoms, qualit et domicile ainsi que la nature, le numro et la date de dlivrance de la pice didentit avec lindication de lautorit qui la tablie. Concernant les participants non professionnels, le registre doit galement faire mention de la remise dune attestation sur lhonneur de non participation deux autres manifestations de mme nature au cours de lanne civile. Aprs la manifestation Le registre tenu tout au long de la manifestation doit tre dpos la prfecture/ sous-prfecture sous couvert de la mairie du lieu de la manifestation dans un dlai maximal de 8 jours. Fiscalit Lorganisateur notamment associatif doit se conformer aux rgles fiscales applicables. (Circulaire fiscale prcisant les rgles applicables au secteur associatif).

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