Sistema de clasificacin que se debe usar segn la necesidad

Los sistemas de clasificacin son sistemas de catalogacin por materias preecordinadas y estructura jerrquica: son lenguajes de recuperacin de la informacin. Para que estos sean eficaces deben reunir las siguientes condiciones:

1. Sistemticos: van de lo general a lo particular. 2. Exhaustivos: deben alcanzar a todo el campo de cada materia. 3. Detallados: deben expresar las ideas en todos sus grados. 4. Flexibles: que permitan la combinacin de ideas y puntos de vista. 5. Lgicos: deben responder a la mecnica del pensamiento formal. 6. Explcitos y concisos. 7. Sencillos: notacin fcil de escribir y recordar. 8. Expansivos: capaz de incorporar nuevos elementos. 9. Con elementos complementarios: ndices, tablas, etc. 10. Sometidos a revisiones peridicas.

En resumen, se puede decir que un sistema de clasificacin bibliogrfica debe ser simple, tcnico y multidimensional.

Los sistemas de clasificacin estn dotados de una serie de elementos que los hacen algo ms que un cdigo ordenado de signos correspondientes a una lista de palabras. Son los siguientes:

a) Un patrn o base ideolgica. Los sistemas han brotado sobre distintos puntos de vista tericos, que pueden ser filosficos, pedaggicos o prcticos. b) Una base terica, conjunto de generalidades que sirve de explicacin al sistema. c) Un sistema de notacin, que puede ser alfabtico, numrico, con otros signos y mixto. d) Posibilidad de expresar materias compuestas.

e) Un esquema bsico de partida, con las clases principales y las tablas correspondientes, que constituye un macro orden. f) Un micro orden o esquema desarrollado, o al menos las reglas para proceder a su desarrollo. g) Un orden para archivar, o lista de notaciones. h) Un ndice alfabtico para una bsqueda ms fcil de las notaciones.

Examen Preliminar del Documento

Toma de decisiones en la ubicacin del Documento, segn el rea del conocimiento

Para la toma de decisiones es importante contar con la mayor cantidad de informacin relevante y oportuna. Al respecto, hay dos tipos de informacin: la estructurada que encontramos en las bases de datos relacionales tradicionales y la no-estructurada.

La informacin estructurada es la que estamos acostumbrados a administrar y a procesar para el soporte a la toma de decisiones, lo cual representa una gran desventaja para una empresa, puesto que perdemos de vista informacin muy valiosa que se encuentra no-estructurada, fuera de las bases de datos.

La informacin no-estructurada la encontramos en fuentes tales como documentos, el web o las suscripciones a servicios de informacin y en formatos muy diversos como texto, videos, audio o imgenes.

Desafortunadamente lo ms sencillo y tradicional para los administradores de informacin, es su tratamiento para estructurarla en una base de datos, con lo cual se pierde el contexto de los datos en un documento, por ejemplo.

El reto para proporcionar mejor calidad de informacin a los tomadores de decisiones es la administracin de la informacin no-estructurada y mejorar los sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin, para que stos localicen informacin en diferentes fuentes como bases de datos, el web o los

documentos

de

la

organizacin.

Para afrontar el reto se pueden utilizar administradores de documentos, que actualmente hacen bsquedas en textos completos, en bases de datos, ofrecen control de versiones de documentos, entre otras ventajas.