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ACCESS : COURS 1

Ce document est accompagn du support TP Access Num1

1 Gnralits sur les bases de donnes


1.1 Dfinition
Une Base De Donnes est un ensemble de donnes. Utiliser un logiciel de type BDD permet de faciliter la recherche des donnes, danalyser ces donnes, den effectuer un suivi (mise jour)...

1.2

Autres bases de donnes

Il existe plusieurs types de Systme de Gestion de Base de Donnes (SGBD) sur le march dont les plus connus sont : EXCEL : il ne sagit pas dun SGBD, mais dun logiciel qui propose quelques fonctionnalits de SGBD. DBASE, PARADOX, ORACLE : outils pour dvelopper et donc ddis aux informaticiens. Ils permettent de construire des applications trs personnalises rpondant prcisment aux attentes de lutilisateur. MYSQL : systme de gestion de base de donnes Open source. Mysql et PHP sont des outils gratuits du monde des logiciels libres .Mysql est souvent utilis dans le dveloppement de site web dynamique. Il va souvent de pair avec le langage PHP qui permet d'crire pages web de type dynamique. ACCESS : est un SGBD oriente utilisateur, qui ne ncessite pas de savoir dvelopper. Efficace et abordable dans sa forme dorigine, ACCESS peut tre personnalis laide dun langage de programmation (VISUAL BASIC Application) mais ce nest pas indispensable.

1.3

Prsentation dACCESS

SGBDR : systme de gestion de base de donnes relationnelle. Permet de construire des


bases de donnes dites relationnelles : toutes les donnes apparentes seront stockes au mme endroit dans des tables distinctes et des liens (relations) seront tablis entre les diffrentes tables. Il est alors possible dutiliser les donnes, quelque soit la table dont elles dpendent, de faon simultane. Ainsi, les donnes de chaque source dinformations sont entreposes dans une table spare. Ces informations sont prleves dans chaque source (ou table) et organises sous forme de base de donnes relationnelle unique. Les plus dACCESS : - est livr dans un pack professionnel de MS incluant : WORD, EXCEL, POWERPOINT (MS OFFICE) dans lequel chaque logiciel a ses spcificits et o il est tout fait possible, pratique, facile et fiable de pratiquer lintgration de donnes (change de fichiers dun logiciel un autre). Intrt sur le publipostage : une seule BDD gre par ACCESS et utilise en mailing par WORD. - permet la rcupration (lecture et criture) de fichiers DBASE, PARADOX, ORACLE.

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ACCESS
1.4 Cration d'une base de donnes

- Lancez Access, cochez Nouvelle Base de donnes puis OK. - Enregistrez votre nouvelle base en la nommant suivi_domaine - L'extension du fichier sera de type mdb

1.5

Objets d'une base de donnes

Une BDD cre sous ACCESS peut contenir 6 types dobjets : TABLES : qui stockent les donnes, REQUETES : qui permettent dextraire des donnes suivant un ou plusieurs critres de une ou plusieurs tables. Les donnes extraites pourront ventuellement tre traites par un des autres objets que propose ACCESS. FORMULAIRES : vont afficher les donnes qui proviennent de tables ou de requtes afin de les visualiser et les mettre jour (modification ou ajout) et les diter. ETATS : rsument et prsentent les donnes provenant de tables ou de requtes afin de les analyser puis de les imprimer. PAGES : sont des pages WEB daccs aux donnes utilises pour ajouter, modifier ou afficher des donnes dune application Microsoft Access ou autres (Excel par exemple) MACROS : Macro-commandes crites par lutilisateur, permettant lautomatisation de certaines actions. MODULES : programmation sous VISUAL BASIC Application pour personnaliser, optimiser, tendre sa BDD. Ces 6 objets reprsentent lensemble de la Base de donnes, ils ne sont pas enregistrs indpendamment mais tous ensembles sous le nom de fichier de la BDD.
T BE AL

RQE E UT

F R UA E OML I R

EA TT

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1.6

Les tables

Quest-ce quune table Un ensemble de donnes structures relatives un sujet spcifique (donnes sur des clients, des produits...). Les donnes y sont organises en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). Chaque champ contient un lment dinformation (par exemple nom, adresse...), chaque enregistrement contient lensemble des informations relatives tous les champs. Exemple :
Champs

Enregistrement s

Deux modes de travail sont proposs :


mode cration : permet de construire ou modifier la structure de la table. Y sont spcifier le type de donnes que doit recevoir la table : par exemple le nom stocker comme texte et la date de naissance comme format date. Un assistant est disponible pour crer une table. mode feuille de donnes : permet de manipuler les donnes. On peut ajouter des enregistrements, en modifier, manipuler les donnes (trier, afficher partiellement, rechercher, remplacer...). Crer une table Cliquez sur longlet Tables de votre Base de donnes puis sur le bouton Nouveau, vous avez alors le choix entre : Mode Feuille de donnes Mode Cration Assistant Table Importer une table BDD. Attacher une table Permet dutiliser tout de suite une table sans dfinir sa structure. Pour dfinir vous mme la structure de la table sans assistance. Etre accompagn par lassistant pour structurer la table. Lorsque les donnes associes la table sont issues dune autre Pour tablir une liaison avec une table dune autre BDD.

En Mode Cration, vous obtenez une fentre de ce type :

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cl primaire

Proprits du champ slectionn

Chaque champ contient les informations suivantes : Le Nom du champ de la table (64 caractres maximum) Sa Description (commentaire de 255 caractres maximum) Le Type de donnes (utilisez la liste droulante pour slectionner le type) : Texte Caractres alphanumriques (taille limite 255). Mmo Caractres alphanumriques (taille limite 65535). Numrique Nombres avec ou sans dcimales. Date/Heure Format date ou heure. Montaire Format au symbole montaire (exemple : 12 F) NumroAuto Valeur numrique du type compteur avec incrmentation automatique. Oui/Non Type boolen (Vrai/Faux) ne pouvant prendre que 2 valeurs. Objet OLE Type pemettant dinsrer un objet issu dautres applications de Windows. Lien Hypertexte Type permettant dinsrer une adresse de lien hypertexte Liste de choix... Assistant qui permet de slectionner la valeur appliquer au champ partir des donnes dun champ dune autre table. Prcisez quel champ doit tre utilis comme cl primaire (placez vous sur le champ correspondant et cliquez sur le bouton ). Un des champs de la table doit permettre didentifier chaque enregistrement de faon unique : il sagit de la cl primaire, elle est obligatoire. Enregistrez la table avec le menu Fichier Enregistrer ou le bouton . Un nom de table est limite 64 caractres. Une table peut comporter au maximum 255 champs. Une Base de donnes peut comporter au maximum 32768 objets, et sa taille peut aller jusqu 1 Giga octet.

La bonne dmarche consiste crer toutes les tables de votre BDD, puis deffectuer des relations entre les tables.
Etablir des relations entre les tables Etablir une relation entre les tables de la BDD va permettre de runir les informations rparties dans diffrentes tables pour les exploiter ensemble, les analyser... La liaison entre deux tables seffectue par lintermdiaire de la cl primaire, elle suppose que les deux tables possdent un champ commun, mme si ce champ na pas le mme nom dans les deux tables. Pour tablir des relations entre tables, utilisez le menu Outils Relations ou le bouton . Si vous accdez pour la premire fois la fentre Relations, celle-ci est vierge et Access vous propose dy ajouter des tables. Sinon utilisez le menu Relations Ajouter une table... ou le bouton . Dans la fentre Ajouter une table, slectionnez les tables puis cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer. EPL des Terres de l'Yonne Page 4

Pour tablir la relation entre deux table, faites glisser le champ commun de la table source vers la table lie. Vous ne pouvez tablir quune seule relation entre deux mmes tables.

Vous obtenez alors cette bote de dialogue pour dfinir les caractristiques de la liaison : Cochez loption Appliquer lintgrit rfrentielle si vous voulez quAccess vrifie lexistence dun enregistrement correspondant dans la table source lorsque vous ajoutez un enregistrement la table lie, et quil empche aussi la suppression dun enregistrement de la table source sil est en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la table lie. Si vous avez coch lintgrit rfrentielle, vous avez la possibilit dautoriser : La modification du contenu de la cl primaire en cochant loption Mettre jour en cascade les champs correspondants. Access reportera la modification de valeur du champ sur tous les enregistrements lis. La suppression denregistrement de la table source en cochant loption Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Attention, Access supprimera tous les enregistrements lis lenregistrement dtruit. Les tables sont maintenant relis par une ligne de jointure, avec le type de relation reprsent par les symboles 1 et et les traits pais indiquent lintgrit rfrentielle. types de relation
un--plusieurs plusieurs--un plusieurs--plusieurs un--un 1 1 11

Enregistrez les relations dfinies avec le bouton , et fermez la fentre Relations avec le bouton . Vous tes maintenant prt(e) pour saisir les enregistrements de chaque table.

Commencez par les tables sources cause de lintgrit rfrentielle.


Saisir et grer les enregistrements Passez en mode feuille de donnes, renseignez chaque champ de lenregistrement puis validez. Respectez le type de donnes du champ ainsi que sa taille, plus quelques conseils : Nombre dcimal Utilisez le sparateur dcimal dfini dans le panneau de configuration de Windows (le point ou la virgule). Nombre montaire Ne tapez pas le symbole montaire ni le sparateur de millier. Date/Heure Utilisez le format dfini dans le panneau de configuration de Windows. Mmo Utilisez le Zoom avec les touches Maj + F2 pour visualiser entirement le texte saisie. EPL des Terres de l'Yonne Page 5

NumroAuto Oui/Non
Slecteur de ligne Afficher les donnes de la table lie Enregistrement en cours de modification Nouvel enregistrement 1er enr. enr. prcdent

Ne rien saisir puisque incrment automatiquement par Access. Entrez le texte oui ou le texte non.

nouvel enr. enr. suivant dernier enr.

point dinsertion

Le rglage de la largeur dune colonne ou la hauteur dune ligne seffectue avec le pointeur de souris en forme de double flches entre deux colonnes ou deux lignes. Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements, slectionnez les lignes des enregistrements puis utilisez le menu Edition Supprimer enregistrement ou le bouton suppression. Il est possible de masquer des colonnes. Pour cela, utilisez le menu Format Afficher les colonnes, puis enlevez la coche devant la ou les colonnes masquer. Pour les rendre visibles, faites lopration inverse. , et confirmez la

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