Etapas de la negociacin

Se considera que la clave del xito de una negociacin es la preparacin. Esta es la primera etapa del proceso. Lo sigue la discusin o desarrollo, el cierre, los acuerdos, los resultados y el seguimiento.

La preparacin
No hay que ir a una negociacin sin estar preparado. Esta preparacin incluye los siguientes aspectos.
Los aspectos tcnicos Desarrollar una estrategia para la negociacin. Esto incluye el tener claridad en la informacin que se va a proporcionar, y aquella que se mantendr en reserva. El establecimiento de los propios objetivos. La construccin de argumentos. En lo posible, se debe indagar sobre la informacin, objetivos y argumentos de la otra parte. El aspecto mental Hay que tener la concentracin necesaria durante todo el proceso de la negociacin. Ello permitir captar adecuadamente una mayor informacin (verbal y no verbal) en la etapa de discusin.

La discusin o desarrollo
Esta es la parte central de la negociacin. Se trata de un dilogo por turno, en forma oral (excepto los resultados que se consignan por escrito), en el cual ambas partes tratan de llevar adelante sus propias estrategias. Adems de utilizar la propia argumentacin, hay que escuchar atentamente para conocer la informacin de la otra parte, sea verbal o no verbal. En esta ltima hay manifestaciones emblemticas (como los movimientos de las manos, la frente o las cejas), otros son reguladores (como movimientos de cabeza o del cuerpo), o expresiones emocionales (faciales, principalmente). Tambin es la etapa en que se utilizan tcticas de negociacin. Algunas son muy conocidas y de fcil deduccin a partir de su nombre: el bueno y el malo, la mala fama, el caos, si pero, no negociable, la consulta previa, viudas y hurfanos, el disco rayado, entre otros.

El cierre
Corresponde a la parte final de la etapa de discusin. Es una decisin difcil, pues nunca se sabr si de continuar sta se pudieran obtener ms ventajas. El cierre se ofrece en la medida que nos acerquemos al lmite de la negociacin, LN. Advertir sobre el cierre, es tambin dar a la otra parte la informacin de que hemos llegado o estamos llegando a tal lmite.

Hay que cerrar en una etapa de beneficio de la negociacin, y expresar esta decisin de modo que no se entienda como una agresin a la otra parte. Por eso, el anuncio del cierre debe tener dos caractersticas: ser creble (o firme) y ser aceptable por ambas partes.

Los acuerdos
Esta etapa comienza con un resumen de los logros de la negociacin. Con la relacin de los asuntos tratados y los preacuerdos, con sealamiento de variables claramente entendibles y mejor, si cuantificadas. Es tambin el momento de reafirmar el deseo de efectuar el cierre de la negociacin. Su lectura podra reabrir el debate en algunos puntos, pero es mejor hacerlo pues esto revela que hay puntos que no han sido suficientemente debatidos. Tambin hay que considerar en la parte ltima de los acuerdos, los mecanismos de su seguimiento. Finalmente los acuerdos son firmados.

Sobre los resultados

No toda negociacin conduce a resultados felices, aunque ste sea el propsito inicial de ambas partes. Los resultados pueden ser de rompimiento, postergacin o compromisos.
De rompimiento Ocurre por prdida de confianza entre las partes. Puede ser simple o de distanciamiento. O destructiva, conducente a un proceso judicial. De postergacin La discusin se interrumpe, sin romperla. Se contina estudiando por ambas partes considerndose un posterior reinicio de la negociacin. De compromisos Adquieren diferentes niveles. Los ms simples, podran conducir a nuevos conflictos. Hay tambin compromisos duraderos. Los mejores, sin embargo, corresponden al inters de seguir trabajando juntos.

El seguimiento
Con los acuerdos se cierra la parte de la discusin, y comienza la puesta en prctica de los mismos. Ellos conducen a nuevas relaciones entre las partes, cuya permanencia requiere el seguimiento de los compromisos adquiridos. Un mal seguimiento puede conducir a nuevos conflictos y al rompimiento de la nueva relacin, as como a negociaciones ms complejas.

Los procesos de negociacin se conforman de tres etapas.

1 Etapa: Preparacin de la negociacin La preparacin comprende una simulacin de lo que va ha ser el desarrollo de la negociacin, nos permite tener en cuenta todos aquellos factores o detalles que pueden influir en sus objetivos e intereses que pretende conseguir con el proceso. Esta fase puede llegar a ser considerada la mas importante, debido a que dependiendo de la informacin y datos obtenidos de la parte contrara, se podrn preparar mejores argumentos para el desarrollo de las etapas siguientes El tiempo de preparacin Es importante tener en cuenta el tiempo que demorar. Si se quiere hacer uso de informacin, por ejemplo, estadstica, se tiene que tener un argumento previo y no improvisar. Algunos beneficios de prepararnos con tiempo.

Nos dar confianza Permitir pensar con precisin Se podr hablar de forma positiva Se optimizar el tiempo de la entrevista

Reunir Informacin Es importante conocer a la otra parte, es decir, saber quienes son las personas con quien se tratar, su empresa, etc. Se debe estar seguro de que la informacin obtenida es precisa. Si se quiere obtener la mxima informacin de la otra parte, se deben hacer las siguientes preguntas;

Qu puede pretender la parte contraria en esta negociacin? Qu forma tienen de negociar? Cules son los lmites de sus objetivos?

Definir bien los objetivos Una vez obtenida toda la informacin posible, se establecen los objetivos. Conceptos que configuran el entorno general de los objetivos. Las Aspiraciones Corresponden al conjunto de objetivos que se han propuesto conseguir con la negociacin.

Las Metas

Son los intereses conceptualizados de forma ms global, con proyeccin a mediano o largo plazo.

Los Objetivos

Acciones que se pretender alcanzar al corto plazo. Al establecer los objetivos se tiene que tener en cuenta que sea realista. Los objetivos irracionales conducen con toda seguridad a la ruptura de la negociacin. Orientacin hacia los objetivos.

Qu es lo que realmente deseo obtener al negociar? Son flexibles y tienen un margen de maniobra? Qu alternativas prever si no hay consenso?

Como resumen, se enumeran los puntos importantes:

Priorise sus objetivos concretizados por orden de importancia. Determinar los principales y secundarios. Flexibilizarlos y prever alternativas compensatorias. Evaluar si es que inadecuados o poco realistas. Sintetizarlos, dndole valor, y plazo de ejecucin.

Escoger una estrategia. La estrategia es una idea global con la que se pretende alcanzar los objetivos concretos. Diferente es la tctica, que son lo mtodos que sirven para llevar a cabo una estrategia. La tctica de negociacin debe ser sencilla y flexible. La estrategia tiene como finalidad ir reduciendo poco a poco las posibilidades de resistencia de la otra parte, no significa ser superior a la oposicin. Entre las tcticas ms conocidas estn: Gran muralla Consiste en ser inflexible y no ceder, ir desgastando a la otra parte indicando que no existe otra alternativa posible, dando el argumento como un hecho consumado.

Asalto directo

Tiene el fin de producir en el adversario intimidacin e incomodo.

El receso

Consiste en pedir en un momento dado un aplazamiento. Esto consigue reconsiderar algunos aspectos de la negociacin.

Seuelo falaz

Mediante argumentos falsos se induce a despistar o atraer al oponente.

Asignar los papeles: En cada grupo negociador se deben tener distintos roles para llevar a cabo con xito la negociacin. Generalmente los grupos estn conformados de tres a dos personas. Se conocen como base cinco papeles para desempear; Responsabilidad

Papel El lder : Es el ms hbil, sin embargo, no siempre el de mayor jerarqua. El bueno : Es el comprensivo con la otra parte, en general, se puede decir que la otra parte lo desea como miembro de ellos. El malo : Es aquel que trata de intimidar a la oposicin.

Dirigir la negociacin Organizar a los compaeros Mostrarse comprensivo a los puntos de vista de los oponentes Minar cualquier punto de vista o argumento presentado por la otra parte, con cierto criterio. Lograr que los otros den marcha atrs por cualquier oferta insuficiente que hayan hecho Evitar que se aparten del tema principal Sugerir maneras para salvar un punto muerto

El duro : Es intransigente, plantea problemas a la oposicin, retrasa la negociacin con tcticas dilatorias El conciliador : Rene todos los puntos de vista para luego presentarlo como un nico argumento coherente.

Cree la atmsfera adecuada El lugar a elegir depender de la situacin, por ejemplo si es formal o informal. Se debe tener en cuenta la conveniencia, neutralidad y los servicios. necesitar un proyector?, etc. Adems se debe ocupar de los detalles, si es el anfitrin, tiene que tener toda la situacin controlada, disponer de papel y bolgrafos, la iluminacin, proporcionar una refrigerio. Como punto importante est el tiempo, en general una negociacin no debe durar ms de dos horas sin pausa.