PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS Objetivo del Procedimiento: Establecer la planificacin, implementacin y ejecucin de las auditorias

internas de calidad y de gestin, con el fin de determinar si el Modelo de Mejora Continua establecido, es conforme con los requisitos de las norma NTCGP 1000: 2004, si se ha aplicado y se mantiene el cumplimiento de la normatividad vigente, y garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestin institucional. Responsable: Jefe Control Interno de Gestin y su equipo Coordinador Grupo de Mejora Continua de la Gestin Institucional de la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. y su equipo Auditor Lder y su equipo auditor Subdirector de Centro Director Regional Proceso / Procedimiento Proveedor: Todos los procesos Entradas: Legislacin vigente Normatividad interna SENA Documentos del Modelo de Mejora Resultados de auditorias anteriores. Criterios de auditoria Indicadores: Ejecucin del plan de auditoria Nmero de auditorias realizadas sobre nmero de auditorias programadas Alcance: Este procedimiento aplica a todas las reas y procesos de la Entidad, en la Direccin General, Direcciones Regionales y Centros de Formacin Profesional y comprende desde la planeacin de las auditorias internas de calidad y de gestin, hasta la recoleccin de los registros y evidencias obtenidos durante las mismas.

Proceso / Procedimiento Cliente: Todos los Procesos Salidas: Informe de Auditorias Plan de Mejoramiento. Evaluacin de Auditores

Riesgos: Utilizar en forma inadecuada las herramientas diseadas para realizar las auditorias

REQUISITOS BSICOS MNIMOS:

La adhesin a los principios de la auditoria es un prerrequisito para suministrar resultados y conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y suficientes. Los resultados, las observaciones y las situaciones que afectan la calidad del servicio encontradas durante la auditoria, son conocidas por el auditado, el responsable del rea o proceso a auditar y por el Director de rea, Director Regional o Subdirector de Centro segn sea el caso. Por su parte, los documentos de trabajo de las auditorias sern retenidos de acuerdo con los requisitos de documentacin y archivo aplicables. La aplicacin de las acciones correctivas para las situaciones que afectan la calidad del servicio registradas en el proceso de auditorias se realiza en los tiempos estimados por los responsables.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P04-1012-004

Pg. 1

G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Modelo de Mejora Continua

Las No Conformidades sern cerradas cuando se verifique adems de la implementacin de la accin correctiva, su eficacia. En el caso de las auditorias al Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario cumplir los lineamentos expresados en el numeral 8.2.2 Auditoria Interna de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP 1000:2004). La competencia y evaluacin del equipo auditor del Modelo de Mejora Continua, necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria, se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente tabla:

Parmetro Educacin Experiencia laboral en el SENA Formacin como auditor

Auditor Interno de calidad Educacin secundaria Mnimo 1 mes 24 horas de formacin en auditoria interna de calidad
(Nota 1)

Lder del equipo auditor Igual que para el auditor interno Mnimo 1 mes Igual que para el auditor interno Haber participado en al menos dos auditorias durante los ltimos dos aos, con un total de al menos 5 das de experiencia actuando como lder del equipo auditor. (Nota 2)

Experiencia en auditorias

Ninguna

Nota 1. La formacin como auditor puede homologarse a conocimientos relacionados en sistemas de gestin, en ISO 9001, en NTCGP 1000 o en sistemas de gestin integrados. Nota 2. La experiencia en auditorias puede reducirse a una auditoria y 3 das, si la persona ha participado en la formacin de Auditores lderes de calidad y/o Auditores lderes NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005. En los Centros de Formacin Profesional y las Regionales, cuyos servidores pblicos no cuenten con este perfil y que no dispongan del apoyo de otra dependencia, podrn ser auditores lderes los auditores internos con mayores conocimientos especficos en mtodos y tcnicas relativas a la calidad y en los procesos institucionales.

La calificacin de los auditores se realiza anualmente. Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores por auditados y por el auditor lder y el Representante de la Direccin. Estas dos evaluaciones se realizan calificando cada uno de los criterios de la siguiente forma: 5: Cumple criterio 3: Cumple parcialmente criterio 1: No cumple criterio. El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala: 4.1 5 Auditor cumple 3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoria y debe ser formado nuevamente.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P04-1012-004

Pg. 2

G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Modelo de Mejora Continua

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P04-1012-004

Pg. 3

G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Modelo de Mejora Continua

Fase 1

Descripcin Desde la Direccin General, la Oficina de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Mejora Continua de la Gestin Institucional de la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, formula el Programa de las auditorias internas de calidad o de gestin para cada vigencia. Para la programacin de las auditorias se debe definir el objetivo y alcance de las mismas, e identificar los procesos, reas, programas o proyectos a evaluar teniendo en cuenta: Estado de implementacin de los requisitos a los que se refieren los criterios de la auditoria y la relevancia de los mismos en la entidad. Cambios organizacionales Nuevos procesos administrativos, operativos o de apoyo Resultados no satisfactorios de auditorias anteriores Cambios tecnolgicos Importancia e impacto de los procesos. Las auditorias internas de calidad o de gestin podrn programarse para la Regional o para cada Centro de Formacin. Para asegurar la competencia de los auditores, cada dependencia debe identificar al personal que cumple con los requisitos necesarios para participar en los equipos de auditoria e identificar los canales y medios para establecer el contacto inicial con el auditado. Antes de dar inicio a las actividades de auditoria in situ, debe ser revisada la documentacin del auditado para determinar la conformidad del modelo de mejora continua o de la gestin institucional, segn los criterios establecidos.

A partir del programa, es necesario elaborar y comunicar el plan de auditorias. El auditor lder debe elaborar el plan de auditorias internas, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar. Este plan debe ser concertado con el personal a auditar y dado a conocer 8 das antes de la realizacin de la auditoria in situ. El equipo auditor debe preparar las listas para la verificacin de los procesos a auditar y los documentos para registro de la informacin. Para la auditoria se podrn utilizar tcnicas como la observacin, inspeccin, entrevistas u otras tcnicas conocidas por el equipo auditor. Para las auditorias internas de calidad el equipo auditor debe utilizar todos los documentos del Modelo de Mejora Continua y los requeridos para verificar los resultados deseables del proceso a auditar, la informacin que considere necesaria y tener en cuenta el ciclo PHVA. Se efecta la reunin de apertura en la que el auditor lder presenta el objetivo y alcance de la auditoria, los participantes, y confirmar la programacin descrita en el plan de auditoria, la fecha de cierre de la auditoria, criterios para auditoria y documentacin necesaria. Durante la auditoria el lder del equipo comunica peridicamente los progresos e inquietudes al auditado y, cuando sea apropiado, al Subdirector, Director Regional, Director de rea o Jefe de oficina y en caso de presentarse algn inconveniente para la ejecucin de
Versin 3 P04-1012-004 Pg. 4

Este documento impreso se considera copia no controlada

G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Modelo de Mejora Continua

una de las actividades planificadas, se deben realizar y aprobar los ajustes correspondientes. 3 En la ejecucin de la auditoria, los auditores internos recolectan las evidencias que demuestran la conformidad del Modelo de Mejora Continua o de la gestin institucional frente al proceso, programa o proyecto auditado y documentan los hallazgos (aspectos por mejorar, aspectos relevantes o no conformidades) en los documentos de trabajo elaborados. Se procede a notificar las oportunidades de mejora, fortalezas, no conformidades u otras situaciones que afecten la calidad del servicio para su anlisis, para lo cual el equipo se consulta peridicamente entre si, e intercambian informacin para evaluar el progreso de la auditoria y la reasignacin de tareas si es necesario. Las no conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio deben ser informadas al auditado para realizar el anlisis de las causas y establecer las acciones de mejora correspondientes en el formato Accin Correctiva y Preventiva. Durante el desarrollo de la auditoria se recopila toda la documentacin involucrada en el seguimiento y verificacin de los criterios definidos en las auditorias del modelo de mejora continua o las de gestin. 4 El equipo auditor se rene antes de la reunin de cierre para revisar los hallazgos e informacin recopilada frente a los objetivos de la auditoria, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones a travs de la elaboracin y presentacin del informe de auditoria interna de calidad o de gestin. En esta fase se realiza la reunin de cierre y se concerta el intervalo de tiempo que requiere el auditado para presentar el plan de acciones preventivas y correctivas. Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o a las conclusiones de la misma entre el equipo auditor y el auditado deben ser argumentadas por ambas partes y en lo posible solucionarse, si no se resuelven las opiniones deben registrarse en el informe. El informe de las auditorias, es entregado mximo 15 das despus de la auditoria y se presenta por el auditor lder al directivo correspondiente para su revisin y aprobacin. Una vez aprobado, este informe se remite copia al Grupo de Mejora Continua, en el caso de las auditorias al Modelo de Mejora Continua o a la Oficina de Control Interno, en caso de las auditorias de gestin, y debe contener los hallazgos encontrados durante las auditorias, as como las fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del Modelo de Mejora Continua o de la gestin institucional y las dificultades y/o conclusiones en el proceso de realizacin de las auditorias. 5 Posterior a la auditoria es necesario realizar actividades de seguimiento cuando se haya identificado la necesidad que el auditado emprenda acciones preventivas, correctivas o de mejora. En este caso el equipo auditor realiza el seguimiento a la implementacin de acciones y verifica la eficacia de las mismas segn las fechas acordadas y asegurando la eliminacin de las causas de No Conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio registradas en el formato Accin Preventiva y Correctiva. En caso de no registrarse avance en la implementacin de las acciones propuestas, se
Versin Este documento impreso se considera copia no controlada 3 P04-1012-004 Pg. 5

G Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Modelo de Mejora Continua

informa por escrito al Subdirector de Centro, Director Regional o Director de rea para que tome las medidas pertinentes.

Documentos asociados: NTC ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestin de Calidad y/ ambiental. Formato Programa de Auditorias Formato Plan de Auditorias Formato Acciones Preventivas y Correctivas Formato de Evaluacin Auditores Internos por Auditados Formato de Evaluacin de Auditores Internos por Auditor Lder

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P04-1012-004

Pg. 6