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Cours pratique en Word, Excel, PowerPoint et Access 2007-2010 Cours en vido et articles illustrs consulter en ligne ou tlcharger gratuitement

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COURS A TELECHARGER MICROSOFT WORD 2007


Document 14 : Fusion et Publipostage. (11pages)

Sommaire du document : INTRODUCTION. LA SOURCE DE DONNEES. REALISATION. APERU DES RESULTATS. TERMINER ET FUSIONNER.

Par Mr Youssef NEJJARI www.tanawiati.net

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PUBLIPOSTAGE
1. INTRODUCTION. Comme son nom lindique, un publipostage est lensemble des oprations raliser pour crer une lettre publicitaire envoye un ensemble de personnes, chaque courrier tant adapt au destinataire (nom, adresse, etc.). On appelle galement publipostage ce courrier. On peut aussi crer par publipostage tiquettes, enveloppes et rpertoire. La ralisation dun publipostage requiert : - un 1er document contenant une source de donnes, en loccurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnes ; - un 2me document, qui servira de base au courrier envoy. Le publipostage est un 3ime document constitu partir des deux fichiers prcdents. 2. LA SOURCE DE DONNEES - Exemple dun tableau Word Pour tablir le 1er document, contenant les coordonnes des destinataires, vous pouvez simplement procder ainsi : Crez un nouveau document. Insrez un tableau qui contiendra les coordonnes des destinataires : sous longlet Insertion , activez le bouton Tableau .

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Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnes des destinataires. Ce tableau doit tre le plus simple possible, il nest que fonctionnel, destin la cration du publipostage. Il ne doit pas y avoir plus dun paragraphe vide au-dessus du tableau ; vrifiez-le en activant le bouton Afficher tout ; Saisissez les tiquettes, en premire ligne du tableau. Elles contiennent les noms des champs: Nom, Prnom etc. Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnes des destinataires. Chaque ligne constitue un enregistrement. Au sein dune cellule, ne tapez ni la touche Entre, ni la combinaison Maj + Entre. Peu importe si le texte dune cellule nest pas entirement visible dans la cellule. Najoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules. Aucune ligne, aucune colonne ne doit tre entirement vide. Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de donnes du dossier Mes Documents. EXEMPLE Prnom Nom Adresse Code postal Youssef NEJJARI Bloc 3 N 123 60250 Rachid SADKI 21 BD WALJA 60750 Laissez le fichier ouvert, et dmarrez le publipostage. 3. REALISATION

Ville AKLIM LAIOUN

Longlet Publipostage du publipostage.

regroupe les commandes

DMARRAGE DU PUBLIPOSTAGE, INDICATION DU TYPE DU DOCUMENT DE BASE Cliquez sur le bouton Dmarrer la fusion et le publipostage . Cliquez sur le type du document de base (dans lexemple, Lettres ).

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Loption Document Word normal sert convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dnu de liens. SLECTION DE LA SOUR DE DONNES SOURCE Les donnes concernant gnralement des destinataires de courriers, le bouton activer sappelle Slection des destinataires . appelle Il convient dans lexemple donn de choisir Utiliser la source existante , puis douvrir le fichier correspondant.

La commande Entrer une nouvelle liste permet de crer une liste de donnes, partir de la fentre Crer une liste dadresses .

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Utilisez la touche Tab pour passer dun champ lautre. Lactivation du bouton Personnaliser colonnes permet notamment dajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs. MODIFICATION DE LA L LISTE DES DESTINATAIRES Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fentre Fusion et publipostage : Destinataires en activant le bouton Modifier la liste de destinataires .

Elle contient en ligne den tte les noms des champs (chacun est do den-tte dot dun menu droulant ) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est prcd dune case cocher ).

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Explorez-la. En cliquant sur la source de donnes, on peut activer ensuite le bouton Modifier . Vous pouvez trier (par nom, par ville) et slectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (Dans lexemple, vous pouvez dcider de nenvoyer un courrier quaux habitants de la ville quaux AKLIM ).

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Quand un filtre (cest--dire une restriction des destinataires) a t appliqu, la flche du menu droulant concern devient bleue. INSERTION DE CHAMPS Aprs insertion, les champs peuvent tre affichs ou masqus en tapant Alt + F9 (comme tout champ). Aprs slection, les champs peuvent tre copis, dplacs ou supprims. INSERTION DES CHAMPS DE FUSION On peut ajouter un un les champs de la liste des destinataires (dans lexemple, les champs sont Prnom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton Insrer un champ de fusion , puis les disposer dans le document (ou bien commencer par placer le curseur avant dinsrer le champ). Aprs slection par cliqu-gliss, on peut les copier ou les dplacer. Il est galement possible dinsrer dun bloc plusieurs champs la fois, relatifs au nom, la fonction, ladresse ou au tlphone, en activant le bouton Bloc dadresse . La fentre Insertion du bloc dadresse saffiche. Pour que les champs puissent tre insrs, leurs noms doivent correspondre aux noms prdfinis du bloc dadresse. Sinon, cliquez dans la fentre sur le bouton Faire correspondre les champs . A droite, les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signals sans correspondance . Par exemple, au champ Prnom , faites correspondre le champ Prnom_ pour quil puisse apparatre dans le bloc. Une fois insr, pour modifier le champ bloc dadresse : clic droit dessus > Modification du bloc dadresse. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de fusion est indiqu par MERGEFIELD . INSRER UNE LIGNE DE SALUTATION Pour afficher la fentre Insrer une ligne de salutation , activez le bouton Ligne de salutation . Une ligne de salutation sera par exemple : Madame, Monsieur, Comme prcdemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mmes noms que les noms prdfinis. Sinon, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs .

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Une fois insr, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modification de la ligne de salutation. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de salutation est indiqu par GREETINGLINE . INSERTION DUN CHAMP AVEC LE BOUTON RGLES LES Vous pouvez ajouter dautres champs, selon certains critres, certaines rgles .

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Demander : on dfinit un nom de signet, ainsi quune invite. Aprs fusion, la rponse cette invite sera affiche aux emplacements du document, o lon aura insr un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi). On peut ainsi fusionner un mme document, chaque fois avec des rponses diffrentes cette invite. Remplir : cette fois-ci, il ny a pas de signet. Sinon, le principe est le mme. La rponse linvite est insre dans le document fusionn. SiAlorsSinon : un texte sera insr lemplacement du curseur sous condition de la valeur dun champ. Exemple : le mot Cher sera ajout si le champ Civilit est Monsieur ; sinon ce sera le mot Chre . Dans la zone Comparer avec , orthographiez le texte saisi exactement comme il lest dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou minuscule). Numro denregistrement et numro de squence : le premier correspond au numro de tous les enregistrements de la source de donnes, tandis que le second correspond au numro de lenregistrement de lensemble des destinataires concerns par la fusion. Sil ny a pas eu de filtrage, ces deux numros sont identiques. Suivant : le document fusionn comprendra les 1er, 3me, 5me enregistrements concerns par la fusion. Si on insre deux fois cette option, il contiendra les 1er, 4me, 7me enregistrements concerns par la fusion. Dfinir un signet : cette option permet dinsrer une valeur de signet aux emplacements souhaits.

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4. APERU DES RESULTATS Avant de fusionner le document de base (dans lexemple, la lettre), il convient davoir un aperu du travail. Activez le bouton Aperu des

rsultats . Vous pouvez vous servir des diffrents boutons du groupe Aperu des rsultats . Le bouton Rechercher un destinataire permet en fait deffectuer une recherche sur un champ quelconque de la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter des textes, insrer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits...) etc. Ces modifications ralises sur une seule lettre seront effectues automatiquement sur toutes les autres.

5. TERMINER ET FUSIONNER Il existe trois options possibles :

- Modifier des documents individuels La fusion seffectue vers un nouveau document. Dans lexemple, le nouveau document, nomm par dfaut Lettres1, rassemble tous les courriers spars par un saut de section, chaque courrier dbutant sur une nouvelle page. - Imprimer les documents Par Mr Youssef NEJJARI www.tanawiati.net

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Le document fusionn est imprim, sans cration de nouveau document ument comme prcdemment. - Envoyer des messages lectroniques Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook. En dbut de publipostage, le type du document de base slectionner aprs activation du bouton Dmarrer la fusion et le publipostage est Messages lectroniques . Un champ mail doit figurer dans les coordonnes de la liste des destinataires. Dans la fentre Fusionner avec un message lectronique , cest le nom de ce champ quil convient de choisir dans la zone suivant est choisir A : . Remarque : Plutt que dutiliser la mthode prcdente, il est possible de raliser un publipostage en tant aid par un Assistant qui guide les oprations en six tapes. Pour afficher le volet Fusion et publipostage , activez le bouton Dmarrer la fusion et le publipostage , puis slectionnez la commande Assistant Fusion et publipostage pas pas .

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