Introduccin a Google Calendar

Breve gua sobre algunas de sus funcionalidades destacables.

28/03/2011 Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones Nodo Cartuja

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Contenido
1. 2. 3. 4. 5. Introduccin .......................................................................................................................... 2 Registro ................................................................................................................................. 2 Acceso ................................................................................................................................... 2 Vistas ..................................................................................................................................... 3 Eventos.................................................................................................................................. 5 5.1. Crear un evento.................................................................................................................. 5 6. Calendarios ........................................................................................................................... 6 6.1. Crear calendarios ............................................................................................................... 7 6.2. Configuracin ..................................................................................................................... 8 7. 8. Trabajo Colaborativo ............................................................................................................ 9 Reuniones con confirmacin de asistencia........................................................................ 10

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1. Introduccin
Google Calendar es un servicio gratuito de calendario y agenda en lnea que ofrece Google. Destaca por tres rasgos: su tremenda facilidad de uso, la versatilidad que supone trabajar con varios calendarios simultneamente y la posibilidad de compartir agendas. Permite aadir eventos e invitaciones fcilmente, compartirlos con la familia y amigos (o reservarlos slo para ti), y realizar bsquedas de eventos en la web. En la prctica docente, puede resultar de utilidad para comunicar a los distintos grupos las fechas importantes (ejercicios, entrega de trabajos, exmenes, etc.), as como para coordinar grupos de trabajo en los que se necesita consensuar fechas, etc. Google Calendar se integra de manera muy efectiva con el resto de servicios de Google (desde Gmail, por ejemplo, se puede tener una vista del o de los calendarios que el usuario elija).

2. Registro
Si dispone de una cuenta de Google puede saltarse este apartado. A pesar de que se permite crear una cuenta de Google con cualquier direccin de correo, es bastante recomendable utilizar una cuenta de Gmail, ya que facilita la integracin de servicios como Google Calendar o Google Docs en la propia interfaz de la aplicacin de correo electrnico. En cualquier caso, si se decide finalmente crear una cuenta nueva, hay que ir a http://calendar.google.com y seguir el enlace Crear una cuenta.

3. Acceso
Para entrar en este sistema, basta acceder a http://calendar.google.com, rellenar la informacin de usuario y contrasea que aparece a la derecha y pulsar sobre Acceder. Tambin se puede acceder a la aplicacin de calendario desde cualquier otro producto de Google. Por ejemplo, si se encuentra en Gmail y desea abrir Google Calendar, bastara con que pulse el enlace Calendar, que aparece en la zona superior izquierda de la pantalla (Imagen 3.1).
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Imagen3.1: Escritorio de Gmail.

4. Vistas
Una vez que se accede a google calendar, en la zona izquierda hay una vista en miniatura del mes actual, seguida de una lista de calendarios propiedad del usuario y otra lista de calendarios en los que colabora el usuario.

Imagen 4.1: Escritorio de Google docs.

En la zona principal de la pantalla (Imagen 4.1) se muestra de forma detallada el calendario. En la esquina superior derecha se ofrecen distintas posibilidades para visualizarlo. Si pulsamos sobre:
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Da Muestra en la pantalla un nico da. La pantalla presenta dos zonas diferenciadas: en la zona superior estn los eventos que ocupan todo el da, en la zona inferior aparecen las horas indicadas como horario laboral en la Configuracin, y una lnea roja indica el momento actual. Semana Lo que se muestra en este caso es la vista de los siete das que componen una semana. La pantalla tambin est dividida en dos partes: en la zona superior se ubican los eventos que duran todo el da y en la zona inferior se muestran los que ocupan un tramo horario concreto. Mes En la pantalla se muestran en horizontal los siete das que componen una semana y, en vertical, las cuatro, cinco o seis semanas que comprende el mes. En esta vista, para distinguir los eventos que duran todo el da de los que tienen un horario establecido, hay que prestar atencin a los colores de los calendarios, localizados en la parte izquierda de la pantalla: Los eventos a da completo aparecen en el da que estn planificados usando como color de fondo el color del calendario. En el caso de eventos con hora, se usa el color del calendario como color del texto y se indica en primer lugar la hora a la que empieza, a la que sigue la descripcin. 4 das Es una opcin que permite personalizar el nmero de das que se quiere mostrar en la vista. En esencia, es un formato idntico a la vista de semana, pero dando la posibilidad al usuario de elegir cuntos das quiere tener en cuenta en Configuracin General Vista personalizada. La opcin de vista personalizada tiene la virtud de adaptarse a las necesidades del usuario, lo que es muy valioso. Agenda La vista de Agenda supone una aproximacin completamente distinta a las anteriores, en este caso, se trata de mostrar una lista con los siguientes eventos que se van a producir.

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5. Eventos
La unidad mnima de informacin en Google Calendar es el evento. Un evento puede contener una cita puntual, el recordatorio de un cumpleaos, un fin de semana de intenso trabajo, etc.

5.1. Crear un evento

Aunque hay varias formas, la ms comn es hacer clic en el enlace Crear evento que aparece en la zona superior izquierda de la pantalla (Imagen 4.1). Al pulsar en esta opcin, se muestra un formulario donde rellenar todos los detalles del evento:

Imagen 5.1.1: Creacin de eventos.

- Lugar del evento que es susceptible de ser buscado y marcado en Google Maps, lo que es muy til en caso de eventos a los que vayan a ser invitadas personas de distintos lugares. - En Calendario se puede elegir en qu calendario en concreto se quiere guardar el evento. - Recordatorio se usa para aadir mltiples tipos de aviso de este evento. En cualquier caso, se debe indicar la antelacin con la que se quiere avisar de la cita. El recordatorio se puede visualizar en la pantalla (Ventana emergente), pero para ello se tiene que
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tener activa y en pantalla una sesin en Google Calendar. Una eleccin muy inteligente es la de Correo electrnico, programando por ejemplo, un aviso del evento un da antes de que se produzca. La ltima opcin es la ms novedosa, SMS, que tras verificar el nmero de mvil en Configuracin Configuracin para mviles, permite recibir mensajes cortos al telfono avisando de la cita. - Con Aparecer como, se puede marcar el tiempo que dura el evento como Disponible u Ocupado. Esto sirve de cara a planificar reuniones con varias personas y buscar momentos en los que todos los asistentes estn disponibles. - Para terminar, en Privacidad se puede elegir si se comparten o no los datos del evento. As, las opciones Privado y Pblico, ocultan y muestran respectivamente los datos de la cita. Predeterminado hereda la configuracin del calendario para hacer que los datos sean privados o pblicos. Otro campo especialmente interesante es Repetir (Se muestra al lado de la pestaa Informacin del evento). Hay muchas opciones que se pueden indicar para personalizar el intervalo, por ejemplo, indicar si tiene que repetirse un da en concreto de la semana. La otra manera de crear eventos es ms visual. Sobre el propio calendario se traza con el ratn el horario del evento (hacer clic izquierdo en la hora de comienzo, arrastrar hasta la hora de finalizacin y soltar el ratn).

6. Calendarios
Si la unidad mnima de informacin en Calendar es el evento, el siguiente nivel de agrupacin es el calendario, y bsicamente consiste en una serie de eventos. La lista de los calendarios se muestra en un bloque de la zona izquierda de la pantalla, bajo el ttulo Mis calendarios.

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Imagen 6.1: Seleccin de calendarios.

En esta lista, al pulsar sobre el nombre del calendario se alterna entre mostrar y ocultar los eventos que pertenecen a este calendario. El botn configuracin que se muestra abajo permite tanto acceder a las opciones de configuracin del propio calendario como elegir el color que identifica los componentes de este calendario.

6.1. Crear calendarios

Para crear un calendario se puede usar el enlace Aadir (Imagen 6.1) que hay en la ya comentada caja de Mis calendarios.

Imagen 6.1.1: Creacin de calendarios. 7

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En la pantalla que aparece hay que rellenar los siguientes campos: - Nombre de calendario, Descripcin y Ubicacin son las opciones bsicas de la configuracin y son campos de texto puramente descriptivos. - La opcin Hacer pblico este calendario es la usada para hacer pblico o no el calendario. Este punto es bsico para poder aprovechar el potencial de mostrar una vista personalizada del calendario en cualquier pgina web. - Por su parte, Compartir con determinadas personas, sirve para permitir a otros usuarios ver y/o editar todos los detalles del evento. El procedimiento a seguir en este caso es sencillo: la persona con la que se quiere compartir el calendario se indica mediante su correo electrnico. A esa direccin se enva un mensaje con un enlace que debe visitar el destinatario para confirmar su participacin en el calendario.

6.2. Configuracin
Para acceder a la configuracin del calendario hay que hacer clic en la opcin Configuracin en la imagen 6.1. y seleccionar el calendario que deseamos configurar. En primera instancia aparecen todas las opciones que se acaban de comentar en el apartado anterior y que se ubican bajo la etiqueta Detalles del calendario. Una de las opciones que puede ser ms relevante es la de incrustar el calendario, que permite generar un cdigo HTML que se puede pegar en cualquier pgina web para mostrar el calendario a quienes la visiten. Por ltimo, en la zona inferior de la pantalla estn los enlaces para utilizar el calendario en otras aplicaciones informticas de gestin de calendario, en formato XML, ICAL y HTML. La administracin de los permisos generales del calendario, as como los de los usuarios que lo comparten est en la pestaa Compartir este calendario, que se encuentra a la derecha de la pestaa Detalles del calendario.

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7. Trabajo Colaborativo
Uno de los puntos ms destacado para el aprovechamiento docente de Google Calendar es el uso del trabajo en equipo. Para compartir un calendario, basta con hacer clic izquierdo en la flecha que hay junto al nombre del calendario y elegir Compartir este calendario.

Imagen 7.1: Compartir calendarios.

La primera de las opciones, Hacer pblico este calendario y Compartir este calendario con otros, permiten que cualquiera pueda acceder al calendario. En esencia, los tipos de acceso consisten en consultar todos los detalles del evento para acceso de slo lectura y realizar cambios y administrar el uso compartido para que cualquier persona pueda dar de alta y editar los eventos del calendario. En la parte inferior, en Compartir con determinadas personas se puede invitar a cualquier persona a participar del calendario, en modo lectura o administracin segn se indic en el prrafo anterior, simplemente indicando la direccin de correo de la persona en cuestin. Este correo, por ejemplo, puede pertenecer a una lista de correo.

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8. Reuniones con confirmacin de asistencia.

Otro asunto en el que puede ser de mucha ayuda esta herramienta es en la organizacin de reuniones. Calendar implementa el protocolo de reuniones con automatismo de confirmacin de asistencia. Al crear un evento, se puede invitar a los posibles asistentes, escribiendo sus direcciones de correo en la casilla correspondiente, en la zona derecha. Cada uno de los invitados recibe un mensaje explicando los detalles del evento y solicitando confirmacin de asistencia al mismo. Al acceder a los detalles del evento, se puede ver quines han confirmado la asistencia a la reunin.

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