Una base de datos es un conjunto de datos organizados en registros y campos (filas y columnas).

Por ejemplo, podremos crear una base de datos para gestionar lo relacionado con nuestra facturacin (clientes, proveedores, pedidos, etc.), as como crear informes para ser visualizados por pantalla o impresora usando consultas tales como las ventas realizadas entre ciertas fechas, facturas pendientes de pagar, etc. OpenOffice Base 3 es una base de datos relacional, esto es que los datos estando guardados an en varias tablas diferentes, se pueden crear relaciones entre diferentes tablas. Por ejemplo, en una tabla podemos tener los datos de los clientes y en otra los pedidos de estos.

Objetos de una base de datos

TIPO Tablas DESCRIPCIN Objetos bsicos, en los que se almacena la informacin. Sobre ellas actan el resto de los objetos. Usadas para obtener informacin de las tablas de forma selectiva (como por ejemplo, los clientes Consultas desde el cdigo 1 al 48 o los pedidos realizados en tal fecha por nuestros clientes). Elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y Formularios visiblemente ms atractiva. Usados para preparar los registros de la base de datos de forma personalizada con el fin de Informes imprimirlos. Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Por Macros ejemplo, podemos crear una macro para que al pulsar una combinacin de teclas especfica, vaya al men Archivo y seleccione Guardar. Base incorpora un lenguaje de programacin llamado OpenOffice.org Basic. Desde los Mdulos mdulos podemos programar ciertas operaciones para usarlas desde Base.

Crear una base de datos de OpenOffice Base

Hacemos click en Inicio, Todos los programas, OpenOffice.org, OpenOffice.org Base: veremos el Asistente para bases de datos en el que seleccionaremos Crear nueva base de datos y despus haremos click en Siguiente. Si en lugar de crear un nuevo archivo de base de datos quisiramos abrir uno existente, marcaramos la opcin Abrir un archivo de base de datos existente y seleccionaramos el deseado.

Hacemos click en S, registrar la base de datos (si queremos que los datos puedan ser usados desde otras aplicaciones de OpenOffice: por ejemplo, para mostrar en OpenOffice Writer una tabla con los datos de nuestra base de datos) y luego en Finalizar para a continuacin darle un nombre al archivo, que tendr extensin .odb.

Planificar una tabla

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro diferente... CAMPOS Cliente Nombre Apellidos Direccin CPostal Registro 1 1 Alberto Rodrguez Lpez c/La Esquina, 23 38156 Registro 2 2 Antonia Perera Perera c/Fanegas, 45 38156 Registro 3 3 Marta Mena Medina c/Macetas, 14 38154 Registro 4 4 Pedro Perera Prez c/Espaa, 9 38155 Antes de crear las tablas en OpenOffice Base 3, hemos de planificar los tipos de campos que necesitaremos: TIPO DE CAMPO (TEXTO) DESCRIPCIN Texto [VARCHAR] Admite hasta 32.700 caracteres (la longitud del campo es variable). Texto Como el anterior, pero no se distingue entre maysculas y minsculas en las [VARCHAR_IGNORECASE bsquedas. ] Admite hasta 255 caracteres (la longitud del campo es siempre la misma). Texto(fijo) [ CHAR ] Acepta cualquier carcter de tipo UTF-8. TIPO DE CAMPO DESCRIPCIN (NUMRICO) Integer [ INTEGER ] Admite nmeros enteros entre -2147483648 y 2147483648. Tiny Integer [ TINYINT ] Admite nmeros enteros desde -128 a 128 Small Integer [ SMALLINT ] Nmeros enteros entre -32.768 y + 32.768. Tipo de dato numrico en el que se puede definir tamao y precisin en nmero Nmero [ NUMERIC ] de dgitos decimales. Decimal [ DECIMAL ] Similar al anterior. Double [ DOUBLE ] Similar al anterior. BigInt [ BIGINT ] Admite nmeros enteros de hasta 19 cifras TIPO DE CAMPO (FECHA / DESCRIPCIN HORA)

Admite valor de tipo fecha (mes, da y ao), representado por defecto como dd/mm/yyy. Admite valores de tipo hora (horas, minutos y segundos), representado por Hora [ TIME ] defecto como hh:mm:ss Admite valores de tipo fecha y hora, representado por defecto como Fecha/Hora [ TIMESTAMP ] dd/mm/yyy hh:mm:ss TIPO DE CAMPO (OTROS) DESCRIPCIN S/No [ BOOLEAN ] Para representar datos de tipo Verdadero/Falso o S/No o 1/0 Imagen [ LONGVARBINARY ] Usado para guardar archivos en la base de datos. Campo binario [ VARBINARY ] Almacena datos binarios. Campo binario(fijo) [ BINARY ] Almacena datos binarios. OTHER [ OTHER ] Para guardar objetos serializados en el lenguaje de programacin Java. Fecha [ DATE ]

Crear tablas usando el asistente

En la ventana principal haremos click en Usar el asistente para crear tabla:

A continuacin, en el Asistente para tablas, escogemos una Categora segn el tipo de tabla que queremos crear, y en Tablas de muestra podremos elegir entre varios tipos de campos predefinidos. Usando << y >> podemos seleccionar y deseleccionar todos los campos a la vez, y con < o > lo haremos individualmente. Haciendo click Siguiente pasaremos a la siguiente pantalla del Asistente para tablas, o bien haremos click en Finalizar si no deseamos configurar nada ms.

Crear una tabla en modo diseo

Para crear una tabla hemos de hacer click en Crear tabla en vista Diseo, o bien iremos al men Insertar y seleccionaremos Diseo de tabla:

A continuacin, en la siguiente ventana iremos creando los campos dndoles un nombre y definiendo su tipo de dato. En la parte inferior de la ventana, dependiendo del tipo de campo seleccionado, se mostrarn diversas opciones de configuracin para cada uno de ellos:

Propiedades de los campos

Cada tipo de campo dispone de una serie de propiedades que pueden ser configuradas para adecuarlos a nuestras necesidades. A continuacin explicaremos las diferentes caractersticas de los mismos. En la Vista Diseo de una Tabla, tras hacer click en la columna Tipo del campo correspondiente a uno de ellos, veremos en la parte inferior izquierda de la ventana de OpenOffice Base 3 las propiedades del campo seleccionado.

Para modificar la estructura de una Tabla existente, en la ventana principal haremos click con el botn derecho sobre su nombre y seleccionaremos Editar.

Tamao
Para campos decimales indica la longitud mxima del nmero introducido. Para campos binarios define la longitud del bloque de datos. Si el valor fuera mayor que el mximo permitido para esta base de datos, se corregir correspondientemente.

Formato de campo

Para configurar cmo se vern los datos contenidos en un campo haremos click en el icono a la derecha de Ejemplo de formato, en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla.

Mscara de entrada
Esta propiedad existente en Microsoft Access no est disponible a nivel de tabla en OpenOffice Base 3, pero en un formulario podemos usar el control campo enmascarado que se halla en la barra de herramientas Ms controles.

Decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a determinados tipos de datos numricos.

Valor automtico
Define un campo como autonumrico o (su valor se autoincrementa en cada nuevo registro).

Valor predeterminado
Permite establecer un valor para el campo, en caso de que no se haya introducido ninguno.

Regla de validacin
Esta propiedad existente en Microsoft Access no est disponible a nivel de tabla en OpenOffice Base 3, pero en un formulario podemos usar el control campo formateado que se halla en la barra de herramientas Controles de formulario.

Texto de validacin
Esta propiedad existente en Microsoft Access no se puede definir en OpenOffice Base 3.

Permitir campos de longitud cero

Esta propiedad existente en Microsoft Access no est disponible para configurar en campo de una tabla en OpenOffice Base 3. Pero si deseamos que no sea posible insertar campos de longitud cero en un campo (que el insertar por ejemplo slo espacios sea considerado como un valor vaco, nulo o NULL) lo indicaremos en la opcin Serie de caracteres vaca es NULL dentro de la pestaa Datos, de la ficha de propiedades de algunos controles de formulario que permiten la entrada de datos por teclado de un usuario.

Entrada requerida
Active esta opcin si no estn permitidos valores null en un campo de una tabla, es decir, si el usuario debe introducir los datos siempre.

Longitud
En campos de texto, permite especificar el nmero mximo de caracteres que pueden contener.

Clave principal o Llave Primaria

Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma nica cada registro de una Tabla: as, si por ejemplo hay un cliente con el cdigo o ID 10, no podr haber otro. En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre s, deberemos definir una clave principal en cada una ellas, que ser del mismo tipo de campo. As podemos tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo cdigo como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo cdigo tambin clave principal. Para crear una clave principal elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea nico para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y haremos click con el botn derecho en el cuadradito a la izquierda del nombre del campo, para a continuacin en el men contextual seleccionar Llave primaria. Para definir varios campos a la vez como clave principal tenemos que mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo click en el cuadradito a la izquierda del nombre del campo, para despus haciendo click con el botn derecho seleccionar Llave primaria. En la Vista diseo los campos definidos como llave primaria se mostrarn con el icono a la izquierda del nombre del campo. Si al crear una Tabla no hemos definido una Llave primaria, a la hora de guardarla se nos mostrar el siguiente aviso. En caso de que pulsemos en S, se crear automticamente un campo de tipo Integer [ INTEGER ] llamado ID. Tras crearse una Llave primaria se crea automticamente un ndice para el campo. Para Eliminar una Llave primaria hay que hacer click con el botn derecho sobre el icono a la izquierda del nombre del campo y seleccionar nuevamente Llave primaria.

Campos indexados
Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Nombre, puedes crear un ndice para este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Los ndice se pueden crear para un slo campo o para varios a la vez. Para crear un indice abriremos la Tabla en Vista Diseo e iremos al men Herramientas, Diseo de ndices. A continuacin, en el cuadro de dilogo que se nos muestra haremos click en el icono y seleccionaremos el/los campo(s) que deseemos indexar y en la columna Orden de clasificacin indicaremos si la ordenacin del mismo es ascedente o descendente. Finalmente, haremos click en el botn Cerrar. Si marcamos la casilla nico estaremos indicando que no podrn haber dos registros con los mismos valores en los campos seleccionados. Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se establecen los campos marca el modo en que se ordenar la informacin: segn el ejemplo anterior primero se ordena por Nombre y en caso de que ste coincida, por Apellidos: Para eliminar un ndice, lo seleccionamos en el cuadro de dilogo anterior y hacemos click en el icono .

Guardar una tabla

Estando en la Vista diseo, tras definir los campos haremos click en el icono Guardar) y le daremos un nombre para la Tabla. (o iremos al men Archivo, En caso de que no hayamos definido una llave primaria se nos mostrar un mensaje avisndonos de ello.

Filtros en OpenOffice Base

Los filtros son usados para mostrar slo los registros de una Tabla que cumplen una determinada condicin. Para explicar su uso partamos de la siguiente Tabla de ejemplo:

Autofiltro

Con este tipo de filtro se mostrarn los registros que contengan el valor seleccionado. Para crearlo, en la Vista de Datos nos situaremos sobre el valor de un registro para despus hacer click en el icono Autofiltro de la barra de herramientas Datos de tabla. Por ejemplo, en la tabla anterior nos situaremos en el campo Provincia de un registro cuya provincia sea Madrid y haremos click en el icono anteriormente mencionado:

Con el icono el icono

podemos conmutar entre ver la tabla con o sin filtro. .

Para eliminar un filtro hemos de hacer click en el icono

Filtro estndar
Podemos crear un filtro avanzado estableciendo varias condiciones desde la Vista de Datos haciendo click en el icono para despus definir los criterios deseados en el siguiente cuadro de dilogo:

Continuando con la Tabla de ejemplo anterior obtendramos como resultado los registros cuyo campo ID sea mayor de 4 y la Provincia sea Madrid:

De este modo podemos crear un filtro por eliminacin. Segn el siguiente ejemplo se mostraran todos los registros cuyo campo ID tenga un valor diferente a 5:

Modificar la estructura de una tabla

Para modificar la estructura de una Tabla existente, en la ventana principal haremos click con el botn derecho sobre su nombre y en el men contextual seleccionaremos Editar. Es recomendable no usar tildes en los nombres de los campos. Si cambiamos el nombre de un campo es posible que dejen de funcionar las consultas (deberemos hacer click con el botn derecho sobre ellas y editar el cdigo SQL con los nombres correctos).

Modificar alto de filas y ancho de columnas

Situndonos entre el borde de separacin del nombre de las columnas o las filas hasta que el cursor cambia de forma, pinchando y arrastrando podemos cambiar su ancho o alto.

Buscar

Si en un momento dado queremos buscar un dato en una Tabla con muchos registros haremos click en el icono y se nos mostrar el cuadro de dilogo de la derecha, en el que especificaremos las condiciones de bsqueda. Si el dato es encontrado el cursor se situar en el registro correspondiente.

Introducir un registro en una Tabla

Estando en la vista Tabla de Datos nos situaremos en el ltimo registro, que estar en blanco y lo editaremos. Tambin podremos insertar un registro desde el men Insertar, Registro, o haciendo click en el icono .

Modificar registros
Para editar un registro existente, estando en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a modificar y lo editamos. Despus es necesario cambiar de registro para que se apliquen los cambios, o guardar haciendo click en el icono .

Eliminar registros
Para eliminar un registro haremos click con el botn derecho sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del campo y seleccionaremos Eliminar filas, o bien pulsaremos la tecla Suprimir. Para eliminar varios registros a la vez haremos click con el botn izquierdo sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del campo de uno de ellos, soltamos el botn del ratn, y para aadir otro a la seleccin mantenemos pulsada la tecla Control y hacemos click, o para seleccionar varios consecutivos mantendremos pulsada la tecla Maysculas.

Movernos entre los datos de la tabla

Usando los cursores podemos movernos fcilmente por la tabla de datos. Asimismo la tecla Tabulador nos lleva al siguiente campo y Maysculas + Tabulador al anterior. Tambin podemos usar los siguientes iconos: BOTN DESCRIPCIN Nos lleva al primer registro de la tabla. Nos lleva al registro anterior de la tabla. Nos lleva al registro posterior de la tabla. Nos lleva al ltimo registro de la tabla. Crea un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que tambin se nos muestra el registro en el que estamos situados y el total de registros que hay en la tabla:

Relacionar tablas
Normalmente cuando tenemos una base de datos con varias Tablas es necesario relacionar entre s algunas de ellas.

Crear relaciones
Para crear una relacin iremos al men Herramientas, Relaciones: se nos mostrar el cuadro de dilogo de la derecha, en el que iremos seleccionando las Tablas deseadas y haciendo click en el botn en Agregar. Para relacionar ambas Tablas haremos click sobre el campo sobre el que vamos a hacer la relacin y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra Tabla:

En el ejemplo anterior relacionamos el campo Codigo de la Tabla Clientes con el campo Codigo_Cliente de Pedidos. IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si por ejemplo, uno de ellos es Integer el otro deber serlo tambin).

Una vez creada la relacin, para modificarla haremos click con el botn derecho en la lnea que indica la misma y seleccionaremos Editar.

En este cuadro de dilogo podremos modificar los campos implicados en la Relacin, entre otras acciones a realizar en caso de actualizacin o eliminacin de datos. Activando la opcin Actualizar en cascada permite que cuando se actualice un dato en la Tabla origen se modifique automticamente en la Tabla destino: por ejemplo, si cambiamos el cdigo de un cliente en Clientes, se actualizar en Pedidos. Activando la opcin Eliminar en cascada haremos que al borrar un cdigo de la Tabla principal se borren todos los registros con el ese cdigo en la otra Tabla.

Tipos de combinacin
Segn la teora de bases de datos, los tipos de relaciones entre tablas pueden ser: Uno a uno (1:1): un determinado registro de una tabla puede estar relacionado slo con un registro en la otra tabla. Ejemplo: un registro de la tabla PERSONA puede estar relacionado slo con un registro de la tabla PARTIDA_NACIMIENTO, y un registro de PARTIDA_NACIMIENTO puede estar slo relacionado con un registro de PERSONA (una partida de nacimiento pertenece slo a una persona). Uno a varios (1:N) / varios a uno (N:1): un determinado registro de una tabla puede estar relacionado con uno o varios registros en la otra tabla. Ejemplo: un registro de la tabla CENTRO puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla ALUMNOS, y un registro de ALUMNOS slo puede estar relacionado con uno de CENTRO (un alumno slo puede pertenecer a un centro). Varios a varios (N:M): uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionado con uno o varios registros en la otra tabla. Ejemplo: un registro de la tabla PERSONAS puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla PASES (una persona puede tener varias nacionalidades), y a su vez un registro de PASES puede estar relacionado con uno o varios registros de PERSONAS (varias personas pertenecen a un determinado pas).

Modificar una relacin

Para que OpenOffice Base 3 nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click con el botn derecho sobre la lnea que informa de la relacin y seleccionar Modificar relacin.

Eliminar una relacin

Para eliminar una relacin entre dos tablas tan slo hemos de hacer click sobre la lnea que informa de la relacin y pulsar la tecla Suprimir.

Consultas
Hay dos tipos de consultas en Base: de seleccin y de accin. Las consultas de seleccin nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las consultas de

accin podemos adems operar sobre los datos seleccionados. Hay tres tipos de consultas de accin: actualizacin, eliminacin, y de datos anexados. En los ejemplos de consultas que veremos a continuacin, usaremos las siguientes tablas de Clientes, Pedidos y Artculos:

Crear consultas de seleccin

Las consultas de seleccin permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc. Para crear una consulta de seleccin, en la parte izquierda de la ventana principal de Base dentro de la seccin Base de Datos haremos click en el icono Consultas y despus a su derecha en Crear consulta en vista Diseo. Tambin podemos crearla desde el men Insertar, Consulta (vista de diseo).

Despus seleccionaremos las tablas a partir de las que crear la consulta, de igual modo que en las relaciones. En el siguiente ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo cdigo sea mayor de 2 y menor o igual a 5 por orden descendente y con fecha posterior al 01/03/2009 (se toma toda la fila para establecer la condicin), adems de los clientes cuyo nombre sea Marta (es indiferente si lo escribimos en maysculas o minsculas): A continuacin, en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos mostrar. Situndonos en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en . Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, as como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente. El resultado sera:

En Funcin podemos seleccionar entre las disponibles (Promedio, Contar, Maximo, Minimo...) como podemos ver en la imagen de la derecha.

Establecer condiciones
Como hemos visto, podemos establecer unas condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la opcin Criterios junto con la opcin O, con lo que las condiciones se harn por filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda). Para establecer los criterios podemos usar los siguientes operadores: OPERADOR = <> > < >= <= SIGNIFICADO igual a diferente de mayor que menor que mayor o igual a menor o igual a

COMANDO DE OpenOffice.org IS EMPTY IS NOT EMPTY

COMANDO SQL IS NULL IS NOT NULL

SIGNIFICADO El campo de datos est vaco. En los campos S/No con tres estados, este comando solicita el estado indefinido (ni S, ni No). El campo de datos no est vaco. El campo de datos contiene la expresin introducida. Los comodines (*) indican si la expresin x se encuentra al inicio (x*), al final (*x) o dentro del contenido del campo (*x*). En las consultas SQL utilice % como comodn SQL y en la superficie de OpenOffice.org puede utilizar el comodn habitual (*) del sistema de archivos. Los comodines * o % sustituyen un nmero cualquiera de caracteres. En la superficie de OpenOffice.org se emplea como comodn para representar exactamente un solo carcter el signo de interrogacin (?) y en las consultas SQL, el guin de subrayado (_).

LIKE ('*' para un nmero cualquiera de caracteres o '?' para un determinado carcter).

LIKE ('%' para un nmero cualquiera de caracteres o '_' para un determinado carcter)

NOT LIKE

El campo de datos no contiene la expresin introducida. El campo de datos contiene un valor comprendido entre BETWEEN x AND y BETWEEN x AND y xey NOT BETWEEN x AND El campo de datos contiene un valor no comprendido NOT BETWEEN x AND y y entre x e y. El campo de datos contiene una de las expresiones introducidas a, b, c,... IN (a; b; c...): El punto y coma sirve de separador en IN (a, b, c...) todas las listas de valores Se pueden introducir muchas expresiones; el resultado de la consulta se obtiene con un operador O. Las expresiones a, b, c... pueden ser tanto cifras como caracteres. NOT IN (a; b; c...) = TRUE = FALSE Ejemplos: ='Ms.' LIKE 'g?ve' LIKE 'S*' BETWEEN 10 AND 20 IN (1; 3; 5; 7) NOT IN (a, b, c...) = TRUE = FALSE El campo de datos no contiene una de las expresiones introducidas a, b, c,... El campo de datos tiene el valor Verdadero. El campo de datos tiene el valor False.

NOT LIKE

Muestra los campos de datos con el contenido "Ms." Devuelve los nombres de los campos que contienen tanto "dime" como "dame". Muestra los campos de datos con contenidos como "Sun". Muestra los campos de datos con contenidos comprendidos entre los valores 10 y 20. (Puede tratarse tanto de campos de texto y como de cifras.) Muestra los campos de datos con los valores 1, 3, 5, 7. Si, por ejemplo, el campo de datos contiene una referencia, se puede definir una consulta que muestre el artculo en cuestin con el nmero introducido.

NOT IN Muestra los campos de datos que no contienen "Prez". ('Perez') Los campos de fecha se representan como #Date# para identificarlos clramente. La condicin de fecha se reproducir en la expresin SQL resultante de la siguiente forma, compatible con ODBC:

Date {D'AAAA-MM-DD'} Date time {D'AAAA-MM-DD HH:MM:SS'} Time {D'HH:MM:SS'} Asimismo, OpenOffice.org tambin admite soporta las siguientes secuencias Escape de ODBC y JDBC ya conocidas: Date {d 'AAAA-MM-DD'} Date time {t 'HH:MI:SS[.SS]'} - [ ] optional Time {ts 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'} - [ ] optional Para consultar el contenido de un cuadro de texto simplemente hay que definir la expresin entre comillas. No se diferencia entre maysculas y las minsculas. Tambin para filtrar una fecha es preciso definir la expresin entre comillas simples. Se pueden utilizar los formatos siguientes: AAAA-MM-DD HH:MM:SS y AAAA/MM/DD HH:MM:SS as como AAAA.MM.DD HH:MM:SS.

Establecer un criterio de modo dinmico

Podemos pedir un dato que sea a travs del cual se efectuar la consulta cada vez que esta se ejecute. Por ejemplo, podemos hacer que cada vez que abramos la consulta se nos pregunte qu cdigos deseamos listar.

Para pedir un solo dato de entrada primeramente nos situaremos en la columna que queremos usar para filtrar los datos y escribir =:nombre_parametro.

Podemos ejecutar una consulta haciendo click en el icono estando en Vista Diseo, o bien desde la ventana principal del programa haciendo doble click sobre el icono de la consulta, o haciendo click con el botn derecho sobre ella y seleccionando Abrir). Al ejecutar la consulta se mostrar el cuadro de dilogo de la derecha, en el que deberemos introducir el dato que se nos solicita: Para pedir ms de un dato de entrada el proceso es similar, con la diferencia de que podemos usar comandos como BETWEEN y AND (o ENTRE e Y) o LIKE (o COMO) para establecer los lmites, tal y como se muestra en las imgenes de la derecha:

Cuando ejecutemos la consulta veremos el de dilogo Entrada de parmetro en el que introduciremos el valor de cada parmetro. Es posible hacer este tipo de consulta pidiendo datos de campos diferentes. Para guardar la consulta iremos al men Archivo, Guardar o haremos click en el icono .

Crear consultas de actualizacin

En la versin actual de OpenOffice Base 3 an no es posible definir consultas de actualizacin como en Microsoft Access. Sin embargo, s existe la posibilidad de realizarlas ejecutando sentencias SQL (para ello son necesarios algunos conocimientos bsicos en bases de datos) desde el cuadro de dilogo que se muestra acudiendo al men Herramientas, SQL en la ventana principal. Segn el ejemplo, con la sentencia SQL UPDATE "Pedidos" SET "Importe"="Importe" * 100 (los nombres de tablas y campos deben ir entre comillas) indicamos que multiplicaremos por 100 el valor del campo Importe en todos los registros existentes, en la tabla Pedidos. Para ejecutar la consulta haremos click en el botn Ejecutar, y en Estado se mostrar un mensaje indicando si se realiz corrctamente o no.

Crear consultas de eliminacin

Como sucede con las consultas de actualizacin, en la versin actual de OpenOffice Base 3 an no es posible definir consultas de eliminacin como en Microsoft Access, pero podemos realizarlas desde el men Herramientas, SQL en la ventana principal. Como ejemplo podemos usar una sentencia SQL tal como DELETE FROM "Clientes" WHERE "Codigo"=6, con la que eliminaremos el registro de la tabla Clientes cuyo campo Codigo tenga valor 6.

Crear consulta de datos anexados

Este tipo de consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, pero al igual que sucede con otros tipos de consultas mencionadas anteriormente, tampoco est disponible como tal en la presente versin de Base. Sin embargo, podemos hacer una copia de la estructura de una tabla (opcionalmente junto con sus datos) haciendo click con el botn derecho sobre el icono de la misma y seleccionando Copiar, y a continuacin Pegar.

Veremos el cuadro de dilogo de la derecha en el que seleccionaremos las opciones deseadas y haremos click en Siguiente.

Haremos click en el icono para aadir los campos deseados, o en para aadirlos todos, y pulsaremos en Siguiente.

En este cuadro de dilogo verificamos las propiedades de cada campo. En caso de estar todo correcto pulsaremos en Crear.

Si en la primera pantalla habamos seleccionado Definicin y datos y dejado desmarcada la casilla Crear llave primaria veremos el cuadro de dilogo de la derecha: seleccionando S se crear automticamente un campo llamado ID, si seleccionamos No podemos especificar despus la llave primaria en otro momento. Como podemos observar, este mtodo no permite crear una copia de los datos a otra tabla estableciendo unos criterios

Una forma de solucionarlo (teniendo creada la tabla en la que se copiarn los datos, con la misma estructura de la original) sera acudiendo al men Herramientas, SQL de la ventana principal de OpenOffice Base 3, y en el cuadro de dilogo escribir la sentencia SQL adecuada (son necesarios conocimientos en SQL) y hacer click en el botn Ejecutar. Segn la sentencia SQL mostrada en la imagen de ejemplo, se insertarn en Clientes2 los registros de Clientes cuyo campo Codigo sea mayor de tres.

Crear consultas mediante los asistentes

Base pone a nuestra disposicin un asistente para crear consultas de forma fcil y rpida. Para crear una consulta usando el asistente hemos de hacer click en la opcin Usar el asistente para crear consulta de la ventana principal del programa.

En la primera pantalla del Asistente para consultas seleccionaremos los campos de las tablas deseadas. Tambin podemos crear una consulta a partir de otra. No es necesario que pasemos por todas las pantallas del asistente para crear la consulta, dependiendo de nuestras necesidades podemos hacer click en el botn Finalizar en cualquiera de ellas.

En este punto, indicamos por qu campos se ordenar la consulta.

En esta pantalla definimos las condiciones deseadas, si las hay.

Si la consulta devolver un resumen de los datos, en Funciones agregadas seleccionamos las funcin deseada y en Campos al que se aplicar la misma.

En caso necesario, seleccionamos los campos por los que agrupar.

Si hemos definido campos para una agrupacin, establecemos las condiciones de la misma.

En esta pantalla podemos definir alias (nombres alternativos) para los campos.

En esta ltima pantalla veremos informacin sobre la consulta y le daremos un nombre, pudiendo tambin seleccionar entre modificarla o crearla.

El resultado del presente ejemplo sera algo como (devuelve los importes totales de los pedidos de cada cliente, agrupados por su cdigo):

Modificar consultas
Para mover un campo hemos de hacer click con el botn derecho sobre el encabezado y arrastrar hacia un lado hasta que veamos una flecha apuntando en dicha direccin, para despus soltar el botn del ratn. Para eliminar un campo tenemos que hacer click con el botn derecho sobre el nombre del campo y seleccionaremos Eliminar.

Consultas con campos calculados

En una consulta podemos crear campos calculados, en los que se realizan operaciones entre varios campos. Para ello, en Campo escribiremos los nombres de los que vamos a usar, pudiendo especificar un alias para la nueva columna. Segn el ejemplo, al ejecutar la consulta se mostrara algo como lo siguiente:

Formularios
Los formularios son muy tiles a la hora de introducir datos, ya que aparte de la comodidad que ofrecen, con su uso se pueden evitar tambin los posibles errores que podran ocurrir usando la vista Hoja de Datos. Es posible usarlos tanto con tablas como con consultas.

Crear un formulario usando el asistente

En la parte izquierda de la ventana principal hemos de hacer click en el icono Formularios y a su derecha en Usar el asistente para crear formulario.

Veremos la siguiente ventana, y en el cuadro de dilogo Asistente para formularios seleccionaremos los campos de las tablas o consultas que deseamos usar en el formulario y pulsaremos el botn en Finalizar, o en Siguiente para saltar a la siguiente pantalla del asistente:

En nuestro caso, tras seleccionar los campos haremos click en Finalizar, y a continuacin damos un nombre al formulario, dejamos marcada la opcin Trabajar con el formulario y hacemos click nuevamente en Finalizar. Haciendo click en la opcin Establecer entrada de datos podemos seleccionar si el formulario se usar slo para introducir datos (sin mostrar los existentes), o bien para visulizarlos dando tambin la posibilidad de editarlos. Un vez creado veramos un formulario similar al de la siguiente imagen, el cual muestra que el total de registros es de 3 y estamos situados en el ltimo de ellos:

Los botones tienen la siguiente utilidad (tambin podemos usar los iconos correspondientes de la barra de herramientas Navegacin de formulario, en la parte inferior de la ventana): Nos lleva al registro anterior. Nos lleva al primer registro. Nos lleva al siguiente registro. Nos lleva al ltimo registro. Insertar un nuevo registro. Tambin podemos usar los siguientes iconos de la barra de herramientas Navegacin de formulario: Guarda las modificaciones realizadas en los registros. Deshace los cambios realizados tras modificar registros. Eliminar registros. Actualizar los datos Los usaremos para ordenar los datos. Usados para filtrar los datos. Permite editar dirctamente la tabla en la misma ventana. Para buscar y reemplazar un dato en el formulario haremos click en el icono Estndar, o iremos al men Editar, Buscar y reemplazar. de la barra de herramientas

Crear formularios manualmente

En la ventana principal hacemos click en la opcin Crear formulario en Vista Diseo:

Haciendo click sobre el formulario con el botn derecho podremos configurar algunas caractersticas generales: tipo y tamao de letra, estilos, etc. Si hemos realizado modificaciones, haciendo click en Formato predeterminado volveremos a establecer la configuracin por defecto para el mismo. Para insertar controles en el formulario usaremos la barra de herramientas Controles de formulario:

Activando el icono

se nos mostrar la barra de herramientas Ms controles:

Operaciones con controles en formularios

Para poder acceder a los controles para configurarlos, primeramente hemos de activar la Vista Diseo activando el icono de la barra de herramientas Controles de formulario, y tras hacer click en el icono , pincharemos sobre el control deseado. Para seleccionar varios controles a la vez, haremos click en , con el botn derecho sobre uno de ellos y luego, manteniendo pulsada la tecla Maysculas iremos haciendo click sobre los dems. Otra forma sera haciendo click con el botn izquierdo en un punto del formulario que no contenga nada y arrastrar hasta seleccionar los controles deseados, para finalmente soltar el botn. Para insertar un control, tras seleccionarlo hemos de hacer click en el formulario y arrastrar hasta darle las dimensiones deseadas para finalmente soltar el botn del ratn. Para mover un control tenemos que hacer click con el botn izquierdo del ratn sobre l, y arrastrarlo hasta la posicin deseada. Para eliminar un control, despus de seleccionarlo pulsaremos la tecla Suprimir. Para redimensionar un control tenemos que hacer click en los cuadraditos de sus esquinas y arrastrar hasta darle el tamao deseado.

Todos los controles tienen una lista de propiedades que podemos configurar: para acceder a ellas hemos de hacer doble click sobre el control deseado, o bien click con el botn derecho y en el men contextual seleccionar Campo de control. Asimismo, haciendo click con el botn derecho sobre un control y seleccionando Posicin y tamao, se nos mostrar un cuadro de dilogo en el que podremos modificar su aspecto visual.

Controles de formulario
Inserta una etiqueta de texto. Inserta un cuadro de texto. Usaremos este control si deseamos que se visualizacin vare dependiendo de su contenido tras ser introducido, o apliar una regla de validacin para la entrada del usuario. Usaremos este control si necesitamos dar formato a una entrada por teclado. Permite dibujar en el formulario un marco dentro del cual podremos elegir entre varias opciones. Inserta un botn de opcin. Permite insertar una casilla de verificacin. Inserta un cuadro combinado. Inserta un cuadro de lista. Inserta un boton de comando. Inserta una imagen.

Campos enmascarados
Si necesitamos dar una entrada formateada al valor introducirdo por el usuario usaremos el campo enmascarado que se encuentra en la barra de herramientas Ms controles. Para configurarlo hemos de hacer click con el botn derecho sobre el componente y en el men contextual seleccionar Campo de control: en la pestaa Datos lo asociaremos a un campo de una tabla, y en la pestaa General usaremos las opciones Longitud mxima del texto, Mscara de entrada y Mscara de caracteres, como podemos ver en la imagen. Segn el ejemplo, se ha aplicado una mscara para introducir un nmero de telfono: la letra N indica que se debe escribir un dgito, y la L que en esa posicin va un carcter. Otras posibilidades para configurar una mscara de entrada: Un texto constante. Esta posicin no puede ser editada. El carcter es visualizado en la posicin correspondiente de la Mscara Literal. a Se pueden escribir los caracteres a-z y A-Z. Las maysculas no se convierten en minsculas. A En esta posicin se introducen los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z'. Si se introduce una L

c C N x X

minscula, automticamente se convierte en mayscula. Se pueden escribir los caracteres a-z, A-Z y 0-9. Las maysculas no se convierten en minsculas. En esta posicin puede introducir los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z' y de '0' a '9'. Si se introduce una minscula, automticamente se convierte en mayscula. Slo puede introducir caracteres comprendidos entre '0' y '9'. Se pueden introducir todos los caracteres imprimibles. Se pueden indicar todos los caracteres imprimibles. Si se utiliza una minscula, automticamente se convierte en mayscula.

Campos formateados
En caso de tener que validar un valor introducido, por ejemplo que un nmero esperado est entre 10 y 20, usaremos el control llamado campo formateado que se halla en la barra de herramientas Controles de formulario. Despus de asociar el control a un campo, en sus propiedades, dentro de la pestaa General podemos definir las opciones Valor mn y Valor mx para indicar el rango permitido.

Asociar los controles con campos, tablas o consultas

Para asociar controles con tablas y/o consultas, primeramente tenemos que definir cul usar el formulario, para ello haremos click en el icono halla en las barras de herramientas Controles de formulario y Diseo de formulario. que se

Tambien podemos acceder haciendo click con el botn derecho en un control que hallamos insertado, para despus seleccionar Formulario en el men contextual. En primer lugar, en Tipo de contenido seleccionaremos si los datos se obtienen desde una Tabla, Consulta o Comando SQL, y despus en Contenido seleccionamos la tabla o consulta, segn corresponda. Posteriormente, para definir la fuente de datos para un control tenemos que hacer click con el botn derecho sobre l y seleccionar Campo de control, para despus en la pestaa Datos del cuadro de dilogo definir el origen de datos, del mismo modo que con el formulario.

Crear un informe
Para crear un informe Base, en la parte izquierda de la ventana principal haremos click Informes y a la derecha hacemos click en Usar el asistente para crear informe. Veremos la ventana de informe y el Asistente para informes:

Despus de seleccionar el origen de datos y los campos deseados podemos hacer click en Siguiente (o en la opcin deseada en la parte izquierda del cuadro de dilogo) si queremos configurar otras opciones del informe, o hacemos click en Finalizar para crearlo. Segn nuestro ejemplo seleccionaremos Crear informe.

En esta pantalla del Asistente para informes damos un nombre al mismo, seleccionamos Informe dinmico y hacemos click en Finalizar.

El informe tendr un aspecto parecido a:

Modificar un informe

En esta pantalla principal haremos click con el botn derecho sobre el informes y seleccionaremos Editar.

Veremos como el rea del formulario est dividido en encabezado, detalle y pie de pgina:

Crear un grafico o diagrama

En Base podemos crear grficos o diagramas en nuestros informes, pero para usar dicha caracterstica hemos de bajar la extensin llamada Sun Report Builder, que permite crear informes avanzados. Podemos descargar Sun Report Builder desde http://extensions.services.openoffice.org/project/reportdesign y en la pgina web que se nos mostrar en el navegador haremos click en para guardar el archivo en nuestro ordenador. A continuacin iremos al men Herramientas, Administrador de extensiones y en el cuadro de dilogo que se nos muestra haremos click en el botn Aadir: navegaremos hasta la carpeta en la que hemos descargado la extensin y haremos click en el botn Abrir. Se mostrar el cuadro de dilogo Contrato de licencia de software para la extensin, en la que deberemos desplazar la barra de scroll hasta el final para que se active el botn Aceptar para que instalar la extensin.

La instalacin debera comenzar con slo hacer doble click en el archivo descargado. De no ser as, iremos al men Herramientas, Administrador de extensiones y en el cuadro de dilogo que se nos muestra haremos click en el botn Aadir: navegaremos hasta la carpeta en la que hemos descargado la extensin y haremos click en el botn Abrir. Se mostrar el cuadro de dilogo Contrato de licencia de software para la extensin, en la que deberemos desplazar la barra de scroll hasta el final para que se active el botn Aceptar para que instalar la extensin. Una vez instalada la extensin, ser usada automticamente cada vez que creemos un informe, ya sea usando el asistente o en Vista Diseo, siendo los pasos a seguir muy parecidos a lo visto anteriormente en la seccin Crear informes. En Tipo de contenido y Contenido seleccionaremos el origen de datos a usar en el informe:

Para insertar un grfico en un informe, estando en Vista Diseo haremos click en el icono o acudiremos al men Insertar, Reporte controles, Diagrama. A continuacin deberemos configurar el grfico, para ello una de las formas es seleccionando Comando SQL en Tipo de contenido dentro de la persiana de Propiedades. Despus en Contenido hacemos click en : se mostrar un cuadro de dilogo preguntndonos si deseamos usar los datos de tablas o consultas, y tambin veremos la ventana Comando SQL aadimos los campos que deseamos usar (a partir de lo que hayamos seleccionado en dicho cuadro de dilogo). Tras guardar la consulta el diagrama quedar insertado en el informe:

En la pestaa Datos disponemos de otras opciones de configuracin para el diagrama sobre los datos (filtrado, ordenacin, etc.). Podremos configurar el tipo de grfico (lneas, columnas, barras, circular, etc.) usaremos la opcin Tipo de grfico de la pestaa General. Cada grfico est compuesto por varios elementos dentro de un marco (eje-x, eje-y, leyenda...) a los que se puede acceder haciendo doble click sobre el grfico, y posteriormente haciendo click con el botn derecho

sobre l (si lo hacemos con el botn derecho se nos mostrar un men contextual con opciones especficas). Para eliminar el grfico hemos de hacer click con el botn izquierdo sobre l y despus pulsar la tecla Suprimir. Para desactivar o eliminar la extensin acudiremos nuevamente al men Herramientas, Administrador de extensiones.

Para editar los datos haremos doble click con el boton izquierdo sobre los datos resaltados. El proceso para crear un informe es exctamente el mismo usado para crear los formularios: creamos los controles, asociamos campos de tablas o consultas a ellos y le damos el formato deseado. Para asociar controles con tablas y/o consultas con el informe tenemos que hacer click en el icono halla en las barras de herramientas Controles de formulario y Diseo de formulario. que se