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7.

Les tats d'Access


1. Introduction - 2 . Cration d'un tat de base - 3. Etats Access spcifiques - 4. Personnalisation des tats Si dans un tableur comme Excel, l'impression est directe (via la commande imprimer du menu Fichier), ce n'est pas le cas des bases de donnes (SGBD). L'impression d'un rapport passe par la cration pralable d'un tat. Ces tats permettent de faire (outre l'affichage des champs) des tris et des filtres sur les enregistrements. La dernire possibilit des tats va permettre galement de crer des sous-totaux et des totaux sur les rsultats imprims. Les tats reprennent donc les calculs repris par les fonctions Excel.

2. Cration d'un tat de base


Dans une base de donne Access, les impressions se font l'aide des tats.

Utilisons le mode "A l'aide des assistants". Slectionnons la requte relation que nous avions dj cre. Celui-ci reprenait les albums et leur contenu. Slectionnons l'ensemble des champs.

Microsoft Access demande si nous souhaitons ajouter un niveau de regroupement. Ceci permet de rassembler par exemple les titres repris sous un album par exemple. Slectionnons donc classement. Cliquons sur suivant. Slectionnons comme tri le numro de la plage. Ceci va organiser toutes les impressions suivant le titre de l'album, avec pour chaque album une organisation suivant le numro de la piste. Ensuivant, slectionnons une organisation quelconque, par exemple chelonn. Slectionnons ensuite un style suivant nos prfrences et donnons le titre relation notre tat.

Voici notre premier tat Access de cr. Slectionnons notre tat et cliquons sur modification. La fentre reprend les diffrents composants de notre tat en mode modification: des titres et des champs. Commenons par analyser les diffrentes zones de cet tat.

L'entte d'tat reprend les textes qui seront repris au dbut de notre impression. L'entte de page reprend les textes (images, ) qui seront imprims sur toutes les pages, sans exceptions. En-tte de groupe classement reprend ce qui sera imprim pour chaque classement (ici le code de chaque album). Dans notre cas, nous avons insr le champ, ce qui sera imprim sera donc le contenu du champ. En dtail, sont repris le contenu de chaque album. En pied de page, ce

qui sera imprim sous chaque page. Nous allons modifier certaines parties. Commenons par la zone dtail. En cliquant sur numro de piste, nous pouvons dplacer ce champ. Pour cela, pointons notre souris en haut gauche du champ et dplaons le vers la gauche. Nous pouvons faire de mme pour les autres champs. Nous pouvons faire de mme avec les titres dans la partie entte de page. Nous pourrions faire mieux. Supposons que nous souhaitions faire des jaquettes pour mettre au dos de nos pochettes. L'idal serait de ne pas avoir d'enttes de page, reprendre un album par pages. Le pied de page ne nous intressant pas trop. Fermons notre tats. Slectionnons l'tat relation et avec le menu contextuel, slectionnons COPIER. Collons maintenant notre tat. Donnons comme nom album et slectionnons-le en modification. Slectionnons le titre et appuyons sur la touche <del> pour le supprimer. Si nous essayons de rduire la zone, Access reprend quand mme une petite zone. Pour rduire toute cette zone, il nous faut d'abord effacer la ligne de sparation qui a t cre automatiquement. L'entte de page totalement rduit, plus rien ne sera imprim. Nous souhaiterions reprendre chaque album sur une page. Dans les outils, reprenons la commande Saut de page et insrons l dans la partie en-tte de groupe. Ceci insrera un saut de page entre chaque album (un album par page).

Ceci est un exemple de base de donne. Nous n'avons ici utiliser que les fonctions de liaisons entre bases de donnes et de tris. Ce serait sous-utiliser les bases de donnes et Access en particulier. Notre but n'est pas de rentrer dans la programmation, mais d'organiser notre travail.

3. Etats spcifiques.
Toutes les impressions passent par ces tats. Si nous voulons crer un tat sur un tri particulier, nous pouvons, soit utiliser les fonctions de regroupement dans la cration de l'tat, soit crer une requte de dpart pour crer ce regroupement.

3.1. Utilisation des regroupements.


Prenons un exemple simple de cration d'tat en utilisant le regroupement, la liste des albums de notre discothque. Crons un formulaire en mode "assistant cration" et slectionnons simplement la table album (qui contient uniquement les donnes spcifiques au CD musical). Slectionnons le champ Classement comme regroupement. Comme tri, nous pouvons par exemple choisir la date. Mme si cet exemple est simpliste, c'est la premire mthode pour crer rapidement un petit tat.

3.2. Cration d'un tat via une requte.


Outre les avantages de tris ci-dessus, cette deuxime mthode a quelques avantages, notamment de permettre de n'afficher que les enregistrements avec une condition sur un champ. Nous avons dj utilis cette mthode mais nous allons l'amliorer pour ne plus reprendre une condition fixe, mais une question demande avant d'afficher l'tat. Crons une requte l'aide de l'assistant sur la table album. Slectionnons Tri croissant pour le champ classement. Comme critre, nous allons choisir [Quel-classement?"]. Ce champ n'existe pas mais justement, Access va demander la valeur de ce classement et finalement n'afficher que les enregistrements correspondant.

Seul petit dfaut ce systme, le contenu de la question doit tre exactement celui demand. Pour les chiffres et les dates, vous pouvez mme crer une condition infrieure et une condition suprieure (rsultat compris entre des valeurs). Ceci est galement valable pour les formulaires, ... Conditions Access > suprieur => suprieur ou gal < infrieur =< infrieur ou gale <> diffrents. = gal

4. Personnalisation d'tats Access


Pour personnaliser nos tats, nous pouvons galement insrer quelques champs particuliers, notamment l'heure d'impression. Par exemple, en insrant le code "Zone de texte" =Maintenant() dans le pied de page, Access insre la date d'impression au format dsir (par les proprits de cette zone de texte).

Les types d'tats


Access peut vous aider lors de la cration d'tats. Standard: Pour montrer les enregistrements de la base de donnes sous forme de rapport.

Graphique: Pour reprsenter graphiquement les enregistrements de la base de donnes. Un exemple d'un formulaire graphique est dmontr sur ce site. tiquettes:

Pour prparer des tiquettes pour du publipostage ou une confrence. Un exemple d'un tat ti est dmontr sur ce site. C'est d'ailleurs la page suivante de cette section du site.

Cration d'un tat simple avec l'assistant

L'exemple qui suit est pour vous dmontrer comment crer un tat en utilisant un assistant en regardant chacu tapes de la cration de l'tat. On regarde aussi les possibilits, chacune de ces tapes. Cliquez sur l'onglet des tats Appuyez sur le bouton Nouveau. .

Access vous offre plusieurs manires de crer un nouvel tat. Vous pouvez utiliser le Mode cration pour com partir de zro un tat. Vous pouvez aussi utiliser les assistants pour crer des tats en rpondant quelques questions appropries. Les tats instantans, qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requte sous la de colonnes (un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ ct de l'autre), ne posent pas de que Ils gnrent un tat qui affiche tous les champs de la table dans l'ordre qui apparat dans la structure de la tabl la requte. L'assistant graphique permet de gnrer un graphique partir des champs de type numrique ou montaire. Et pour terminer, l'assistant tiquette vous aide gnrer un tat compos d'tiquette pour diffren situations: d'tiquettes de lettres des tiquettes pour des prsentations.

De la liste, slectionnez l'option Assistant tat.

Parmi la liste des tables et des requtes disponibles, slectionnez la table "employs". Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre tat. Faites attention l'ordre des champs que vous slectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparatre dans votre nouvel tat. Il aussi possible de slectionner des champs de plusieurs tables ou de requtes. Il suffit de choisir la table ou la r parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix la liste des champs slectionns.

De la liste des champs disponibles, slectionnez en ordre les champs Nom, Prnom, salaire, commission, b poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton . Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. Vous pou aussi faire des "sous regroupements", ou plutt des regroupements l'intrieur de regroupements. De la liste des champs de l'tat, slectionnez le champ Bureau. Appuyez sur le bouton .

L'aperu de la prsentation la droite de la fentre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroups rapport au champ Bureau. Donc, chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau regroupement sera gnr. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez vous regrouper de man normal ou seulement sur les premires lettres contenues dans le champ.

Laissez l'option "Normal"

Appuyez sur le bouton OK.

L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez enregistrements jusqu' sur quatre champs. Le champ dans la premire case a priorit sur la seconde et ainsi d Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant en ap sur le bouton du cot droit du nom du champ. Slectionnez de la liste le champ "nom" pour le premier tri. Les employs seront tris selon le nom de famille. Slectionnez de la liste le champ "prnom" pour le second tri.

En plus d'tre tris sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi tris sur le prnom. Donc, pour un m nom de famille, les enregistrements seront aussi tris sur le prnom de ces personnes. L'une des options les pl avantageuses des tats est la possibilit de gnrer automatiquement une synthse des rsultats. Appuyez sur le bouton Options de synthse.

Parmi les options de synthse, vous pouvez choisir parmi les oprations mathmatiques les plus frquentes. S ncessaire, vous pourrez modifier l'tat pour ajouter d'autres oprations telles que le nombre d'enregistrements type et ainsi de suite. Cette opration sera dmontre plus loin sur cette page.

Slectionnez les mmes options que ceux marqus l'image prcdente. Appuyez sur le bouton OK. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite quel type de prsentation que vous voulez pour votre tat? Vous pouvez aus dcider de l'orientation du papier ainsi que de forcer tous les champs sur une mme feuille.

Slectionnez les mmes options que sur l'image ci-dessus.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous pose une dernire question sur la prsentation de l'tat. Cette fois, il s'agit de la prsentation d polices de caractres de l'tat. L'assistant vous offre plusieurs manires de prsenter les enregistrements sous f de texte. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperu du rsultat final.

Pour les besoins de cet exercice, slectionnez le type "Administratif". Appuyez sur le bouton Suivant >.

Il ne reste qu' ajouter le titre principal de l'tat et dcider si vous voulez par aprs avoir un aperu de celui-ci le modifier immdiatement.

crivez dans la case du titre de l'tat "Liste des employs". Appuyez sur le bouton Terminer. Voici la premire partie du rsultat final.

Il est maintenant temps de regarder en dtail la composition de l'tat.

Modifier un tat

Il est possible en tout de modifier un tat pour mieux rpondre vos besoins. Avec le temps, l'tat peut avoir b

de changer pour mieux rpondre vos nouvelles attentes. partir de l'aperu de l'tat, appuyer sur le bouton mode cration ( ). partir de la fentre Base de donnes, slectionnez l'tat modifier et appuyez sur le bouton Modifier.

Les objets d'un tat

Il y a plusieurs objets, ou contrles en jargon d'Access, qui composent un tat. Parmi quelques-uns de ceux-ci les "intituls", qui sont du texte libre, des "zones de texte, qui sont en ralit des champs provenant des tables requtes, des lignes, des botes, des champs calculs et plusieurs autres.

Les sections
En plus, ces "contrles" se retrouvent dans des diffrentes zones.

Les en-ttes
En-tte de l'tat : En-tte de la page : En-tte du groupe :

Cette partie se retrouve au tout dbut de l'tat. On y retrouve gnralement le titre du rappo

Cette partie se retrouve au dbut de chacune des pages de l'tat. On y retrouve gnralemen nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'tat. Cette partie se retrouve au dbut de chacun des regroupements de l'tat. On y retrouve gnralement la description du regroupement.

Les pieds
Chaque en-tte son quivalent la fin du rapport. Pied de l'tat: Pied de page: Pied de groupe: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse de l'tat. Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numro de page. Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse d'un groupe.

Section dtails

Entre les diffrents en-ttes et pieds de zones, il y a la section dtail. C'est dans cette zone que seront affiches informations de chacun des enregistrements.

Ajouter un champ calcul

Comme pour les requtes et les formulaires, il est possible d'ajouter des champs calculs qui rpondent mieux besoins. Par exemple, il n'y a pas d'cart type ou d'autres formules ou fonctions pour ressortir certains ratios p vos donnes.

La prochaine partie consiste ajouter un champ calcul qui calcule le total des revenus d'un groupe. Par reven implique ici le total des salaires et des commissions des employs. Si vous ne l'tes pas dj, mettez-vous en mode cration en appuyant sur le bouton Si la barre d'outils n'est pas affiche, appuyez sur le bouton Agrandissez la zone pied de groupe Bureau. . .

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton zone de texte . Cliquez l'endroit de votre choix dans la zone pied de groupe "Bureau". Un champ indpendant et un intitul vont apparatre. Cliquez dans la case de l'intitul et changez le texte "Revenus". Cliquez dans la zone de texte (champ indpendant). crivez la formule suivante: =somme(salaire+commission).

Puisqu'il y a dj le total des salaires et le total des commissions dans cette zone, vous auriez pu crire la pla formule = SommeDeSalaire + SommeDeCommission.

Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l'criture de la formule. Sinon, au moment d'affi l'tat, Access va vous demander de l'information sur un champ qui n'existe pas. Par exemple, j'ai chang l'une formules pour qu'il calcule le revenu en utilisant le champ commisssion avec trois "s". Ce champ n'existe pas. Access va vous demander la valeur de ce champ avant d'afficher l'tat.

Un aperu de l'tat (

) va vous montrer le rsultat. la fin de chaque groupe, il y a maintenant le total des r

Vous pouvez crer des champs calculs plus labors en utilisant des fonctions d'Access. Si vous connaissez l fonctionnement de la fonction, vous pouvez l'crire directement. Sinon, vous pouvez utiliser le gnrateur d'expression pour aller chercher la liste des fonctions. Retournez en mode cration en appuyant sur le bouton . Placez le pointeur sur le champ calcul que vous venez de crer. Appuyez sur le bouton droit de la souris. Slectionnez l'option Proprits. OU De la barre d'outils standard, appuyez sur le bouton .

Cliquez dans la case ct de l'option Source de contrle. Cliquez sur le bouton qui vient d'apparatre la fin de la case. Vous tes maintenant dans le gnrateur d'expressions. De la premire colonne, double-cliquez sur la chemise ayant un plus o il est crit Fonctions.

La deuxime colonne inclus la liste des catgories des fonctions. La troisime colonne inclus la liste de toutes fonctions disponibles pour Access. Vous pourrez ensuite choisir parmi la liste la fonction, ou la combinaison fonctions, qui rpond vos besoins. N'ayez par peur d'exprimenter. Au pire, le calcul ne fonctionnera pas. Il de ressayer jusqu' ce qu'il fonctionne!

Le prochain exercice consiste copier la formule prcdente, =somme(salaire+commission), dans le pied de Cliquez sur la nouvelle formule dans la zone pied de groupe Bureau. Du menu dition, slectionnez l'option Copier. Cliquez dans la zone pied de l'tat. Du menu dition, slectionnez l'option Coller. Dplacez le champ ct des champs existants. Faites un aperu de l'tat en appuyant sur le bouton .

la fin de l'tat, il y a un nouveau champ qui affiche le cumulatif des revenus des employs. Bien qu'il s'agiss mme formule, elle n'a pas la mme tendue que la formule dans la zone de groupe Bureau. La premire affic rsultat de tous les enregistrements tandis que le second fait seulement le cumulatif un groupe la fois. Ajouter un champ calcul

Il est toujours possible d'ajouter un champ qui est contenu dans la table ou la requte qui a cr l'tat. Mais il e

possible d'ajouter des champs calculs tel que dmontr lors de la cration d'une requte ou d'un formulaire. C pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Donc, pour faire la somme des revenus, il fau utiliser la formule =somme([salaire]+[commission]).

Il est toujours possible d'amliorer la prsentation de l'tat mais ceci vous donne une ide de la manire que le enregistrements seront affichs dans l'tat.

Il est aussi possible de copier la formule des revenus et la mettre dans d'autres zones. Si vous copiez la formul mettez dans la section Dtails, la formule va afficher le revenu de chacun des enregistrements. Si vous copiez mme formule pour la mettre dans le pied du groupe Bureau, le rsultat serait la somme des revenus par Bure formule des revenus dans le pied d'tat afficherait la somme totale des revenus de l'entreprise. L'endroit o est la formule dtermine l'tendu de celle-ci, que se soient pour un enregistrement, un groupe ou un tat.

Cration d'un regroupement

Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l'tat. La prochaine partie consiste ajouter un regroupement l'tat ainsi que d'expliquer en mme temps la diffrence un tri et un regroupement dans l'tat. Du menu Affichage, slectionnez l'option trier et grouper.

partir de cet cran, vous pouvez dterminer sur quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistremen l'tat. La fentre montre que l'tat est prsentement regroup sur le champ Bureau. Aussi, les enregistrements tris sur les champs Nom et Prnom. L'exercice consiste ajouter un regroupement sur le champ Poste. Don plus d'tre regroups par lieu de travail, les enregistrements seront diviss par l'occupation de l'employ. Voic tapes ncessaires pour ajouter le regroupement Poste. Placez le curseur sur la quatrime liste des champs, juste en dessous de la ligne du champ Prnom. Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la premire case de la ligne.

De la liste des champs, slectionnez le champ Poste.

Parmi la liste des proprits du champ, slectionnez l'option Oui pour afficher l'en-tte du groupe et du pied groupe.

Ds que vous slectionnez l'un ou l'autre de ces deux options, le champ est utilis pour regrouper les enregistr au lieu de seulement les trier. Le symbole apparat devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un regroupement sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparatre dans l'tat, soit l'en-tte du nouvea regroupement Poste ainsi que son pied de page.

Si vous faites un aperu de l'tat ( ), vous verrez que le rsultat n'est pas vraiment intressant. Le champ po un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper. La raison est que le champ poste es quatrime position parmi les tris et les regroupements. La prochaine tape consiste changer l'ordre des tris e regroupements en plaant le champ Poste en deuxime position. Cliquez sur la bote grise la gauche du champ Poste. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ en deuxime position dans la liste champs.

L'aperu de l'tat affiche maintenant les informations par lieu de travail et par occupation des employs.

Retirer le regroupement

Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l'ordre des tris. Le prochain exercice consiste re regroupement. Cliquez sur la bote grise la gauche du champ Poste. Appuyez sur la touche Supprime.