PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER INSTITUTO PARA LA CALIDAD

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

INTEGRANTES: Javier Azabache Asmat Magaly Diaz Vegas Marianella Crispin Cunya Omar Sotelo Neyra Jhonny Medrano Sandonas

Lima, Junio del 2012

TRABAJO 1 I. A. RESUMEN EJECUTIVO Nombre del Proyecto Implementacin de un Sistema Web para banca y empresas Cash Managment B. Objetivos del proyecto Desarrollar un sistema de atencin del comercio electrnico entre empresas mediante alianzas estratgicas que permiten satisfacer las necesidades de mercado con enfoque B2B y/o B2C; pudindose ampliar las relaciones comerciales entre los tres posibles usuarios: Administracin, empresas y consumidores. Este sistema ser llamado Cash Management. Considerar diversas medidas de seguridad que protegen la confidencialidad e integridad de los datos, adems de detectar y prevenir los intentos de acceso no autorizado a ellos. Realizar la negociacin y cierre de la venta de servicios de Cash Management incluyendo su posterior liquidacin y conciliacin de cuentas afectadas. Implementar el Comercio Electrnico, es decir implementar todas las transacciones entre empresas, que aprovechan el uso de tecnologas va Internet como plataforma de comunicaciones y que deciden comprar y vender sus productos y servicios a travs de una red de operaciones comerciales, incluyendo intercambios de informacin, plataformas de recaudaciones y pagos para los mercados de negocio, entre otros. El proyecto

C.

El proyecto consiste en la implementacin de un sistema Web transaccional para la administracin de tesorera (Clientes externos empresas), administracin (cliente interno: mdulo de afiliacin, mdulo de seguridad, mdulo de fbrica) y el cliente Ventanilla (el sistema afectado quien da soporte a las agencias). Para un mayor entendimiento y poder contextualizar el proyecto se muestra a continuacin un grfico el cual muestra el flujo del proyecto: Grafico N 1 Diagrama contextual del proyecto

D.

Anlisis tcnico del proyecto El proyecto est dado por un sistema el cual est compuesto por los siguientes mdulos:

d.1.

Mdulo Administracin Web empresas Es un grupo de funciones encargado de manejar la informacin necesaria para el correcto funcionamiento del nuevo sistema de Cash Management. Este mdulo tiene como objetivo dar soporte funcional y transaccional a las empresas, dicho de otro modo, es el mdulo que interacta con la empresa. El mdulo involucra los siguientes grupos: Grupos de operaciones y las operaciones en s. La informacin de los bancos. La informacin de las sucursales y agencias. La administracin del horario de operatividad del sistema. Los tipos de servicios administrativos del banco. Los tipos de orientacin de los servicios de tesorera (pago y cobro). Tipos de cuentas bancarias. Estructura de cuentas bancarias. Tipos de tarifas. Tipos de formas de pago del servicio. Formas de pago disponible. Motivos de dbito del servicio. Tipos de documentos a registrar. Controles de facturacin. Canales (web, ventanilla). Tipos de segmentos bancarios. Tipo de Monedas. Estados de las rdenes. Actualizacin de los datos de las empresas que interactan con el banco. Niveles de aprobacin de las rdenes de la empresa. Usuarios a notificar de la empresa.

d.2.

Mdulo de seguridad Es el grupo de funciones encargado de manejar la seguridad del nuevo sistema Cash Management. Este mdulo tiene como objetivo crear, administrar y definir usuarios, perfiles y formas de acceso al sistema. El mdulo est dado por los siguientes alcances: Usuarios del sistema. Perfiles de los usuarios del sistema. Perfiles internos, Perfiles externos (consultor operativo y General, operador, aprobador, Cambio de clave del usuario). Cliente Ventanilla -Integracin del Sistema Es el grupo de funciones encargado de manejar la comunicacin con otros sistemas tanto del banco como externos. Este mdulo tiene como objetivo dar soporte que permite extender las transacciones de recaudacin y pago al sistema de agencias ventanillas. Este mdulo est compuesto por la Integracin con el sistema de firmas y poderes del banco, la Integracin con el sistema de Agencia del banco.

d.3.

d.4.

Mdulo de afiliacin Es el grupo de funciones encargado de manejar la afiliacin de la empresa, dicho de otro modo administra y registra las pautas del contrato con la empresa. El mdulo involucra las siguientes tareas: Afiliacin de la empresa. AVAL de la empresa. Cuentas bancarias de la empresa. Tipos de servicio y servicios de la empresa. Tipo de orientacin del servicio. Tipo de orientacin del servicio de la empresa. Tarifas de la empresa. Procesos de las rdenes. Reglas de cobro o pago. Formas de pago del servicio. Comisiones de la empresa. Notificaciones de la empresa. Mensajes de la empresa.

d.5.

Parametrizacin de los archivos a transmitir. Financiacin de la empresa. Transaccin, FEE, Exonerado. Visualizacin de la Firmas del cliente. Mdulo de fbrica - reportes Es el grupo de funciones encargado de brindar informacin del sistema. Es mdulo que permite el seguimiento, control y cuadre y conciliacin de las transacciones realizadas en el sistema. Para el desarrollo de este mdulo se requiere:

Transacciones por empresas. Recaudacin por empresas. Comisiones cobradas por empresas. Empresas afiliadas que no han utilizado el sistema, El sistema implementar un CUBO de TRANSACCIONES en un Servidor de Anlisis.

d.6.

Mdulo de migracin de datos Es tambin considerado un mdulo, dado que involucra al grupo de funciones encargado de migrar, convertir y completar la informacin en la nueva base de datos del sistema Cash Management, tomando como fuente la base de datos del sistema actualmente usado por el Banco. Usado en la puesta en produccin del nuevo sistema. Por lo tanto, el proyecto requiere desarrollar estos mdulos para un correcto funcionamiento de la Web Cash Management segn se muestra en el siguiente grfico. Grafico N 2 Diagrama de componentes del proyecto

E.

Costos del proyecto El monto de inversin considerado para el desarrollo del proyecto asciende a S/. 700 000 nuevos soles.

II.

TRABAJO DE INVESTIGACIN GRUPAL 1. Identificar un proyecto real cuyo resultado sea xito o fracaso y analizar las causas o factores que expliquen el xito o fracaso del proyecto Para definir el xito del proyecto se analizar de acuerdo a las siguientes niveles definidas en el PMBOK1: Nivel I. Alcanzar los objetivos del proyecto Nivel II. Eficiencia del proyecto. Nivel III. Utilidad para el usuario/cliente final. Nivel IV. Mejora organizacional: Aprender sobre la experiencia

Nivel I. Alcanzar los objetivos del proyecto Para alcanzar el logro de los objetivos previamente se realiz una evaluacin de los factores directos e indirectos que incidiran en el resultado del proyecto. Para identificar estos factores se defini aquellos que eran del manejo o dominio de implementadores del proyecto al igual que aquellos que eran externos al proyecto pero que podran tener una alta incidencia en el proyecto como por ejemplo el Sponsor. A continuacin en el grfico se muestra la identificacin de aquellos factores: Grafico N 3 Factores que influyen en el resultado del proyecto

http://www.marblestation.com/?p=660

A continuacin se hace un resumen de resultados de acuerdo a los objetivos definidos en el proyecto: a. Desarrollar un sistema de atencin del comercio electrnico entre empresas mediante alianzas estratgicas que permiten satisfacer las necesidades de mercado con enfoque B2B y/o B2C; pudindose ampliar las relaciones comerciales entre los tres posibles usuarios: Administracin, empresas y consumidores. Este sistema ser llamado Cash Management.

Este objetivo se cumpli dado que se lleg a implementar el sistema transaccional, dado por la migracin de empresas del antiguo sistema al nuevo sistema, y la captacin de nuevas empresas de acuerdo al Grfico N1. b. Considerar diversas medidas de seguridad que protegen la confidencialidad e integridad de los datos, adems de detectar y prevenir los intentos de acceso no autorizado a ellos.

El objetivo se alcanz dado que se contrato los servicios de un proveedor especializado y reconocido en el rea de certificados digitales (Verisign) que permite que la informacin viaje cifrada, as como su autenticacin. c. Realizar la negociacin y cierre de la venta de servicios de Cash Management incluyendo su posterior liquidacin y conciliacin de cuentas afectadas.

El objetivo se cumpli con la implementacin del mdulo Fbrica y sus alcances. d. Implementar el Comercio Electrnico, es decir implementar todas las transacciones entre empresas, que aprovechan el uso de tecnologas va Internet como plataforma de comunicaciones y que deciden comprar y vender sus productos y servicios a travs de una red de operaciones comerciales, incluyendo intercambios de informacin, plataformas de recaudaciones y pagos para los mercados de negocio, entre otros.

Este objetivo se plasm en la implementacin del mdulo Web empresa. Nivel II. Eficiencia del proyecto

En algunas fases del proyecto se ha dado una rotacin de personal funcional y recursos. Por desconocimiento especializado sobre la parte operativa del sistema por parte del rea fbrica, trajo consigo un levantamiento conjunto de informacin el cual involucr un tiempo no considerado dentro del cronograma del proyecto, lo cual afect la culminacin del proyecto en las fechas establecidas, asimismo, una mayor demanda de recursos incrementando el alcance y los costos.

En cuanto a la eficiencia en el uso de los recursos, dado la interrupcin del proyecto por el desconocimiento del rea de fbrica se dio una mayor demanda de recursos los cuales afectaron la eficiencia del proyecto.

Se dio un crecimiento del nmero de miembros del equipo, dada las interrupciones en la cual se tuvo que esperar la informacin por parte del rea de fbrica, por la cual se tuvo que contratar ms personal en comparacin de lo que inicialmente se haba considerado en el Plan del Proyecto.

En lo referido a la gestin de conflictos, para este proyecto se utilizaron las siguientes tcnicas: confrontar, colaborar (llegar a consensos y compromisos )

Nivel III. Utilidad para el usuario/cliente final.

La utilidad para el usuario se da de la siguiente manera: Funcional: mejora de procesos en tiempo hacindolo ms eficiente, dado que se incorpor nuevas transacciones. Tecnolgicos: El proyecto solucion los problemas tecnologas obsoletas al igual que las licencias y el mantenimiento de las mismas, la integracin con otros sistemas mantenindose los niveles y administracin de seguridad de sistema. Por otro lado, para evitar los errores en el funcionamiento del software no detectados previamente (transacciones que fallan, problemas de performance, generacin de resultados errneos) se realiz pruebas de funcionamiento al igual que capacitaciones para que los usuarios internos del sistema conozcan sobre las funciones habilitadas. Necesidades de mercado: reduccin en los tiempos de atencin de las restricciones, la implementacin de nuevas funcionalidades actualizadas y la captura de nuevos clientes. Operativo: dado que se dio una reduccin en los tiempos de conciliacin.

Finalmente el usuario se encuentra utilizando el producto con implementacin de un plan de mejoras continuas.

Nivel IV. Mejora organizacional: Aprender sobre la experiencia

Se cuenta con personal especializado en el rea de implementacin de sistemas en el rea de operaciones o fbrica y rea funcional o negocios, los cuales formaran e incrementaran los activos de la empresa.

Por otro lado, se dio la generacin de informacin relevante con y sin errores, fuera y dentro de plazo en presentaciones ante las entidades las cuales incrementaron los activos de la empresa.

2. Identificar las etapas del ciclo de vida del proyecto El grfico del ciclo del proyecto no es muy diferente al conocido de forma terica la diferencia viene en los hitos del proyecto, sobre todo al momento en el cual se toma la decisin, dado que el rea de fbrica no brind la informacin necesaria para el proyecto se tuvo que proceder a la ejecucin del levantamiento de informacin lo cual incurri tiempo y recursos. Grafico N 4 Ciclo de vida del proyecto

*Puntos de aprobacin - desicin

3. Identificar a los participantes del proyecto o Stakeholders Para la implementacin de este proyecto se tuvo que realizar una identificacin de los participantes del proyecto los cuales se agruparon en 6 grupos siendo el grupo ms influyente el grupo de tecnologa, dado que son los encargados de ejecutar los mdulos del proyecto.

Grafico N 5 Stakeholders del proyecto

4. A nivel conceptual, identificar en qu etapa(s) del ciclo de vida del proyecto se ha producido el problema o los problemas que explican en el fracaso del proyecto. 4.1 Inicio No se interpret bien el SOW y al trabajar el alcance del proyecto no se defini bien el producto o servicio a entregar. No se identificaron todos los stakeholders, que estuvieron implicados positivamente o negativamente.

4.2 Organizacin y Preparacin Plan de gestin de personal, por qu no se desarroll el correcto plan de recursos humanos con lo que no se contrat el personal idneo. No se defini correctamente el EDT (Estructura de desglose de trabajo), debido a que el alcance no estaba bien definido. Plan de Gestin de tiempo, ya que se obtuvo el personal calificado pero se fall en la realizacin del cronograma del proyecto. Plan de Gestin de costos, debido a que no se planifico correctamente el presupuesto. Plan de gestin de Riesgos, ya que no se identificaron todos los riesgos del proyecto.

Plan de gestin de adquisiciones, ya que no se seleccion a los proveedores y contrata correctamente. Plan de gestin de calidad, donde no se ha detallado correctamente los parmetros para el control.

4.3 Ejecucin del trabajo Se origina retraso en el tiempo de realizar el trabajo, ya que como no se identificaron bien los stakeholders se produjeron quejas, protestas, reclamos, en el campo laboral. No se tena buena comunicacin por que la informacin se distribua correctamente ya que no se tenan los reportes correctos. El seguimiento del proyecto no era constante y en el control no se daban recomendaciones correctas o no existan. Surgi necesariamente cambios en los factores ambientales que se debieron aplicar en plena ejecucin. como cambios en las normas de la industria, en la tecnologa. Surgieron inconvenientes con el personal o contrata en la realizacin del producto o servicio.

4.4 Cierre del Proyecto No hubo una correcta recopilacin de las lecciones aprendidas. Se obtuvo un resultado de presupuesto ms de lo que se haba planificado en la gestin de costos. No se terminaron de cerrar los contratos con los proveedores y contratas

5. A nivel conceptual, plantear acciones de mejora que aseguren el xito del proyecto, desde el enfoque de la metodologa basada en PMI. Para el caso de proyectos exitosos, describir en forma especfica y analizar los factores claves que determina el xito del proyecto. Sabemos que un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico; no obstante, para asegurar el xito del proyecto podemos adoptar como gua los lineamientos, directrices, para la direccin del proyecto que cubre el PMBOK A continuacin adjunto la estructura recomendada:

RECOMENDACIONES DEL PMBOK PARA LA DIRECCIN DE UN PROYECTO

Cada proyecto es una situacin nica, que se da en una situacin determinada y el rol estratgico de la direccin de proyectos, cultura organizacional, participantes claves, el equipo tecnolgico y el equipo de Control de Calidad son el factor clave para el xito del proyecto, el involucramiento, capacidad, dedicacin y esfuerzo determinar el resultado.

VISIN MISIN

HABILIDADES

CONOCIMIENTO
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
OBJETIVOS DEL NEGOCIO

DESTREZA

OPERACIONES
PLANIFICACION Y GESTION OPERACIONES EN CURSO ACTIVIDADES RECURRENTES

PORTAFOLIOS
PLANIFICACION Y GESTION PROYECTOS Y PROGRAMAS ACTIVIDADES DE PROYECTOS

Existen, tambin, otros factores, no tan evidentes pero con igual capacidad de alterar el proceso y afectar su resultado: Los antecedentes de la empresa en realizar proyectos. El perfil de los recursos humanos (edad promedio, estilo innovador o conservador para aceptar cambios en las formas de trabajar, etctera). La cultura organizacional (modo en que la empresa enfrenta nuevos desafos y cmo se comunica desde la alta direccin los objetivos, importancia) La importancia o relevancia que la empresa asigne al proyecto. La relevancia de todos estos factores debe ser conocida por el sponsor y el lder de proyecto, quienes debern estar altamente comprometidos con los resultados y ser conscientes del impacto del proyecto en toda la organizacin, de los riesgos que la iniciativa conlleva. Adems, debern estar dispuestos a priorizarlo y transmitir esto adecuadamente a todo el personal de la empresa. Seleccin adecuada de la herramienta tecnolgica que cubra las funcionalmente las expectativas. Una eficiente capacitacin en el trabajo desarrollado, Un buen dimensionamiento del proyecto, esfuerzos y recursos utilizando una metodologa de aplicacin y de conocimiento en la plataforma tecnolgica. Generando el cumplimiento de los entregables.