PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos v a ahorrar

un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta. Imagnate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagnate tambin que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...verdad que sera de locos?. Con Word 2007 esa es una tarea sencillsima, pues tan solo debera disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sera cuestin de unos pocos clics con el ratn... 1. Crear el cuerpo de la carta 2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardars en una base de datos 3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos 4. Guardar todo para ms adelante imprimir las cartas (por ejemplo); adems para usarlos cuantas veces necesites en el futuro. Encabezados o pie de pagina
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word.

2. 3. 4. 5.

Haga clic en Complementos. En la lista Administrar, seleccione Elementos deshabilitados y haga clic en Buscar. Haga clic en Bloques de creacin.dotx y en Habilitar. Reinicie Word.

Hipervnculos
1. 2. Seleccione el texto o la imagen que desee mostrar como hipervnculo. En la ficha Insertar, dentro del grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo .

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el texto o en la imagen y, a continuacin, hacer clic en Hipervnculo en el men contextual. 3. 4. Bajo Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico. Escriba la direccin de correo electrnico que desee en el cuadroDireccin de correo electrnico o seleccione una direccin de correo electrnico en el cuadro Direcciones de correo utilizadas recientemente. 5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico

Formulas

Clic donde desees que Word imprima la informacin.

Presiona CTRL + F9 para insertar un par de caracteres de campo ({ }). Inserta la frmula entre las llaves, {=365*24*60*60} Pulsa F9.

FILTRO DE DATOS Para filtrar datos utilice Autofiltro que es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en l. Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. SUBTOTALES

Puede calcular automticamente subtotales y totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de una columna utilizando el comando Subtotal del grupo Esquema de la ficha Datos. Subtotales se calculan con una funcin de resumen (funcin de resumen:

tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la funcin SUBTOTALES. Puede mostrar ms de un tipo de funcin de resumen para cada columna. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Si el libro se establece para calcular frmulas automticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal tambin esquematiza (esquema: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma.) la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 1. Asegrese de que cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

2. Seleccione una celda del rango. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Insertar un nivel de subtotales Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, por ejemplo: En cada cambio en la columna Deporte... calcula el subtotal de la columna Ventas. 1. Ordene la columna que forma el grupo (ordene la tabla de valores por el o los criterios que desea hallar el o los subtotales). 2. En la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Se mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. 3. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara Deporte. 4. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. En el ejemplo anterior, seleccionara Suma. 5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara Ventas. 6. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos.

7. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. En el ejemplo anterior, desactivara la casilla de verificacin. 8. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. Insertar niveles anidados de subtotales Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, por ejemplo:
En cada cambio en el columna externa Regin...

calcula el subtotal de las Ventas para esa regin y en cada cambio en la columna interna Deporte.

1.

Ordene las columnas que forman los grupos.

2.

Inserte los subtotales externos.

Insertar subtotales externos Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. 3. Inserte los subtotales anidados.

1. En la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Se mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. 2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionara Deporte. 3. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. En el ejemplo anterior, seleccionara Suma. Seleccione las dems opciones que desee. 4. Desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. 4. Repita el paso anterior para ms subtotales anidados, empezando desde los ms externos. Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema nmeros de fila. Utilice los smbolos de los subtotales individuales. y que aparecen junto a los para mostrar u ocultar las filas de detalle

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