Planificacin

Introduccin
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin.

Aspectos generales e importancia de la planificacin

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin: los eventos inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la falta de habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados gastos que implica, entre otros.

Planificacin. Definicin.
Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998). "La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff, 1981). "Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts, 1998). "Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982). "Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987). En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

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Por qu es importante.
Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo de la informtica (software y hard), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los Directores de Comunicacin, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa y el torrente de informacin. En la Venezuela de hoy parece ms que necesario instrumentar este tipo de metodologas. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino tambin para los negocios. Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad. Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias, y el estmulo a la instruccin y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin eficaz, en beneficio de los hombres del maana.

Conclusin
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes. Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

Planificacin - Organizacin - Direccin - Control

Es importante destacar que cada una de estas funciones lleva implcito el cumplimiento de una serie de actividades administrativas, donde el punto de partida del proceso es tener claramente definidos los objetivos, entendidos como los blancos de direccin hacia adonde apunta la razn de ser de la organizacin.

Funciones del Proceso Administrativo

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FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: Recursos: Humanos, Materiales, Financieros, Tecnolgicos. El proceso se inicia con la funcin planificacin, que es la base para proyectar el conjunto de actividades que nos llevar en una secuencia ordenada, hacia el logro de los objetivos. La funcin organizacin provee el andamiaje o marco de trabajo, en el cual se realizarn las operaciones necesarias y en donde se ubicarn las personas que son capaces de efectuaras, disponiendo ellas de la autoridad pertinente para operar, como asimismo de los recursos necesarios. La funcin direccin corresponde al motor que activa y coordina el accionar de la organizacin. Finalmente, la funcin control verifica si las acciones se van cumpliendo de acuerdo a lo planificado, en vista a lograr los objetivos pre-establecidos. Esta sistematizacin del proceso administrativo, de acuerdo a la figura presentada, responde ms bien a fines conceptuales y didcticos que a una desagregacin real y operacional. "En efecto, las funciones administrativas ocurren con cierta flexibilidad, segn sean los problemas que el administrador debe resolver. Tampoco debe entenderse que las funciones desaparecen en la misma secuencia en que se presenten; ellas se constituyen en elementos ordenadores de cada fase administrativa a resolver (Por ejemplo: la funcin control debe ser planificada, organizada, dirigida y tambin controlada). Cada proyecto, cada programa requiere de todas las funciones administrativas. Por otra parte, cada funcin permite analizar y comprender mejor las relaciones internas que unen todo el proceso. Esta concepcin moderna otorga a las funciones administrativas una naturaleza iterativa. Cuando se crea una empresa, lo primordial es el planeamiento; luego se debe definir una estructura y organizacin; una vez puesta en marcha la estructura, es necesario dirigir la ejecucin de las acciones previstas; y, obviamente, es imperativo el control. Sin duda el planeamiento afecta a la organizacin; a su vez, sta influye en el control. Una funcin no cesa por completo antes de que comience otra; todas las funciones estn entretejidas en una trama de relaciones e interacciones. Mientras opera una empresa ya creada, ser necesario planificar, organizar, conducir y controlar reiteradamente." T. Ostoc

Consideraciones Bsicas Para Estructurar Una Planificacin

La planificacin, cualquiera sea el campo o mbito en que ella se realice, debe contener o llevar intrnsecamente, una serie de consideraciones bsicas que permitan a quien es responsable de su realizacin enmarcarse dentro de ciertos principios que lo ayuden a hacer de la planificacin un elemento realmente fundamental de la administracin de la organizacin.

Entre estos elementos claves de la planificacin, podramos mencionar los siguientes: Racionalidad: Entendida como la necesidad de que los planes respondan a la realidad del medio ambiente, es decir, que se programe el ms eficiente empleo de los escasos recursos disponibles y que tanto los recursos humanos, no humanos y tecnolgicos sean adecuados y se subordinen a los objetivos perseguidos. Universalidad: Es decir que abarque todos los niveles y todos los sectores en donde se aplique y prever sus consecuencias hasta donde sea posible. Coherencia: Para un mismo propsito debe existir un slo programa de accin, plan que naturalmente puede ser dividido en partes, y stas deben estar debidamente integradas y conformando un todo armnico para la consecucin de los objetivos. En el fondo, no deben existir incompatibilidades entre las partes componentes de un plan. Continuidad: La gestin administrativa se debe efectuar ininterrumpidamente. La gua que proporciona la planificacin a la organizacin, debe ser continua, permanente. Cumplido un plan se formula el siguiente, o bien, se elimina el ao que se cumpli y se agrega uno nuevo al final, circunstancias cambiantes con que se puede encontrar la organizacin en el futuro. Esto no implica que el plan haya sido mal formulado. Elasticidad: Una buena. concepcin de un plan, debe dar margen a posibles cambios debido a causas no controladas, es decir, deben ser capaces de amoldarse sin menoscabo de sus lneas bsicas, a las circunstancias cambiantes con que se puede encontrar la organizacin en el futuro. Esto no implica que el plan haya sido mal formulado.

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Precisin: Los variados elementos que contienen los planes deben ser definidos con claridad meridiana. Real: Los planes no deben representar metas inalcanzables, ni considerar medios que seran muy difciles de contar.

La planificacin es la culminacin de una compleja labor de elaboracin y es, a su vez, el punto de partida de una nueva etapa que tiene por finalidad el cumplimiento, dentro de los plazos estipulados, de los objetivos pre-establecidos, por ello que toda planificacin debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:

Contribucin al objetivo, razn de ser de la organizacin. Carcter penetrante, contempla todas y cada una de las actividades de 'La organizacin. Eficiencia, con un mnimo de consecuencias no deseadas y con resultados econmicas mejores que los costos. Economa, el beneficio que se obtiene al planificar debe ser mayor que el valor de realizarlas. Oportuna y adecuada a la situacin y objetivos de la organizacin.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin es: 1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse. 2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. 4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes. PLANEACION.- Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. b. Pronosticar. c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. f. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. g. Anticipar los posibles problemas futuros. h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. ORGANIZACIN.- Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles. Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos) b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d. Aclarar los requisitos del puesto. e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

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f. g. h.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administracin Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

EJECUCIN.- Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c. Motivar a los miembros. d. Comunicar con efectividad. e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. g. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. h. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. CONTROL.- Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s est haciendo para asegurar que el trabajo de otros est progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a. Comparar los resultados con los planes generales. b. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d. Comunicar cuales son los medios de medicin. e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Conclusiones
La planeacin, direccin y gestin van de van unidas en todo proceso estratgico. El planteamiento y seguimiento de la misin y visin de la organizacin es considerado por todos los autores estudiados y resulta indispensable para llegar a la meta o xito de toda organizacin. El control como funcin de direccin permite aprovechar, todos los recursos y beneficios de las organizaciones, (corrige la funcin de planeacin para alcanzar los objetivos).

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