[ADMINISTRACIN] EL CONTROL

EL CONTROL 1. concepto El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610) Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativo. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin". Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. 2. Importancia, sus Principios y su Proceso El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. 3. Tipos y Enfoques de Control Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL 3.1. Control preliminar

Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. 3.2. Control concurrente

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. 3.3. Control de retroalimentacin

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han venido implementando. 3.4. reas de Desempeo del Control

El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen: a) Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos,

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de ms trabajo en el producto. b) Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin adicional? La alta administracin debe identificar en qu puntos radica el control. Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e

internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL 4. Tcnicas y Mtodos del Control La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Es una funcin de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de una compaa. Las tcnicas y sistemas de control son bsicamente los mismos ms all de qu sea el objeto de control: donde quiera que se le encuentre y sea el objeto de control, el proceso bsico de control implica tres pasos: Establecimiento de normas. Mediciones del desempeo con base en esas normas. Correccin de las variaciones de normas y planes.

Existen diferentes tipos de normas, aunque todas ellas deben sealar desviaciones en puntos crticos. El control administrativo suele ser percibido cono un sistema de retroalimentacin simple similar al termostato domstico comn. Sin embargo, sin importar que tan rpido se disponga de informacin sobre lo que ocurre (e incluso de informacin en tiempo real, que es informacin sobre lo que ocurre al momento en que ocurre), existen demoras inevitables en el anlisis de desviaciones e instrumentacin de estos programas, para combatir estos rezagos en el control, se ha propuesto que los administradores empleen un mtodo de control con correccin anticipante y no dependan exclusivamente de la retroalimentacin simple. El control con correccin anticipante requiere el diseo de un modelo de un proceso o sistema y la vigilancia de insumos con el propsito de detectar futuras desviaciones en los resultados respecto de normas y planes, para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo para emprender acciones correctivas. Muchos controles son de carcter financiero. El control de prdidas y ganancias es uno de los tipos de control. Otra tcnica de control general es el clculo y comparacin de rendimiento de la inversin. Este mtodo se basa en la idea de que

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL las ganancias no deben considerarse una medida absoluta, sino un rendimiento del capital empleado en un seguimiento de una empres. La auditoria administrativa tambin se ha empleado como medio de control. El control burocrtico se basa en reglas, regulares, polticas, procedimientos y autoridad formal. Por otro lado el control de clanes sufre la influencia de normas, valores compartidos y la conducta esperada. Para que los controles sean funcionales, deben ajustarse especialmente a: Planes puestos Administradores en lo individual Las necesidades de eficiencia y eficacia. Para ser eficaces, los controles deben disearse asimismo para sealar excepciones en puntos crticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la cultura organizaciones, ser econmicamente e inducir acciones correctivas.

5. La Calidad Total y el Control Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad total enfatiza el compromiso administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos. Lineamientos Bsicos para un Control Total de Calidad Mejoramiento Continuo: La administracin del control de la calidad requiere de un proceso constante, que ser llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se busca. Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada. Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL entienden mejor quien mide: Las tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen: La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados. Supervisiones abiertas y partidarias. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados de produccin. Construir organizaciones con moral alta. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.

Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se renen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin de problemas y control estadstico de la calidad. Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking involucra la seleccin de un estndar de desempeo demostrado para los procesos o actividades muy similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un estndar o Benchmarking contra el cual comparar: Un modelo para establecer referencia en donde se debe: Determinar el estndar de referencia. Hacer equipo. Identificar a los socios de Benchmarking. Recolectar y analizar informacin sobre el estndar de referencia. Tomar accin para igualar el Benchmarking.

Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la administracin del control de calidad total, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas de administracin del control total de la calidad. Entre sus Herramientas se encuentran: Despliegue de funciones de calidad. Graficas de Pareto.

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL Diagramas de Causas y Efectos. Graficas de Flujo. Control Estadstico del Proceso.

Despliegue de la Funcin de Calidad: Es un termino utilizado para: Determinar el diseo funcional que satisfaga al cliente Trasladar los deseos del cliente a diseos objetivos-

El despliegue de la funcin de calidad se emplea al principio del proceso de produccin para ayudar a determinar donde desplegar los esfuerzos. Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Calidad Total Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o productos, no con los problemas de la gente. La primera prioridad es la calidad. La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de confianza. Las responsabilidades y roles son claramente definidos. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin. Las personas son el recurso importante. Trabajo en equipo es la norma. La Capacitacin esta dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral. La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos, en donde desde el presidente hasta los supervisores de una compaa deben cumplir con esta funcin. Todos los administradores alerta desean disponer de un sistema de controles adecuado y eficaz que les permita cerciorarse de que las cosas ocurren conforme a lo planeado. En ocasiones se pierde de vista que los controles que emplean los administradores deben disearse para la tarea y personas especificas a las que estn destinados a

[ADMINISTRACIN] EL CONTROL servir. As mismo, aunque el proceso bsico y los fundamentos de control son universales, el sistema real requiere de un diseo especial. Si en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida y en pocas palabras deben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual con todo lo que implica su personalidad y las necesidades de eficiencia y eficacia. De acuerdo a lo expuesto en este informe las tcnicas y sistemas de control son bsicamente los mismo, y su proceso bsico son establecer normas, medir el desempeo y corregir las variantes de las normas y planes. 6. El Control Estratgico Es una funcin administrativa; es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. El control estratgico, tambin llamado control organizacional, es tratado en el nivel institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales que cobijan a la empresa como un todo. Su dimensin temporal es a largo plazo. Su contenido genrico y sinttico. De all las tres caractersticas bsicas que identifican el control estratgico de la empresa: Nivel de decisin: es decidido en el nivel institucional de la empresa. Dimensin temporal: es orientado a largo plazo. Cobertura: es genrico y abarca a la empresa en su totalidad.

7. El Control Tctico El control en el nivel intermedio llamado control tctico, no es tan genrico ni tan amplio cono el control en el nivel institucional. Su dimensin de tiempo es el

mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o una divisin, o cada conjunto de recursos tomado aisladamente de los dems. El control

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[ADMINISTRACIN] EL CONTROL es el nivel intermedio implica el establecimiento de patrones , de seguimiento de resultado, mediante sistemas de informacin gerencial, la comparacin de los resultado con los patrones establecidos para localizar las variaciones y las derivaciones, con el fin de proporcionar indicaciones para las medidas correctivas que deben adoptarse. Para ello, deben planearse y organizarse tcnicas de

medicin, como la observacin personal y los informes, e instrumentos de medicin como estadsticas, y esquemas de procesamiento de datos, lo que demuestra una vez ms la ntima conexin entre las funciones administrativas que componen el proceso administrativo. Existen varios tipos de controles tcticos: el control presupuestal, los presupuestos especficos, el presupuesto-programa, la contabilidad de costos, etc. 8. El Control Operativo El control en el nivel operacional, o control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel ms bajo de la empresa. Su contenido es especfico y se dirige a cada tarea u operacin, y est orientado a corto plazo y a la accin correctiva inmediata y correctiva. En el nivel operacional es ms fcil notar un proceso de control se aproxima al proceso ciberntico, donde existen un sensor (recoleccin de datos sobre determinado desempeo) un discriminador (comparacin de los datos sobre algn patrn) y un individuo que toma decisiones (que es la accin correctiva). La fijacin de patrones operacionales considera la cantidad, la calidad, el tiempo y los costos involucrados en determinada tarea u operacin. La accin correctiva incide sobre la propia tarea u operacin realizada. Sin embargo, tambin puede hacerse por medio de cuatro tipos de intervencin en el nivel operacional: reevaluacin y revisin de la planeacin, de la organizacin, de la direccin, e incluso del propio control. En el nivel operacional, el orientar y/o corregir, y no simplemente sancionar o castigar a las personas. Los principales tiempos de controles operacionales son: la produccin en lnea de montaje, los cuadros de productividad, la automatizacin y el control de calidad.

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