Diagnostico Meci

INFORME RESULTADO DE LA APLICACIN DE LA ENCUESTA DE DIAGNSTICO - DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONFORME A LA NUEVA ESTRUCTURA DE CONTROL MECI 1000:2005
PUERTO GAITAN, JUNIO DE 2008
REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL META ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO GAITAN NIT: 800079035-1
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ............................................................................................................................ 4 ASPECTOS GENERALES DEL INFORME ................................................................................... 5 1.1. OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO MECI 1000:20005 .............................................................. 5 1. 2. DESCRIPCIN METODOLGICA ............................................................................... 5 2. CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR NO.03 DE 2005...................................................... 6 ETAPA 1 DE PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECI 1000:2005 ............. 6 ETAPA 2. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA. .......................................................... 6 ETAPA 3. EVALUACIN A LA IMPLEMENTACIN DEL MECI. ................................................. 6 ETAPA 4. NORMOGRAMA DE CONTROL INTERNO. ................................................................. 7 3. RESULTADO CONSOLIDADO EN EL APLICATIVO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA ........................................................................... 7 4. RESULTADO DE LA ENCUESTA Y DIAGNSTICO SOBRE EL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL DEL MUNICIPIO. . 11 4.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO ..................................................................... 12 4.1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ...................................................................... 12 4.1.1.1. ELEMENTO: ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS. ................... 12 4.1.1.2 ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ............................................... 14 4.1.1.3 ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIN .................................................................. 16 4.1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ................................................. 18 4.1.2.1. ELEMENTO: PLANES Y PROGRAMAS ........................................................................ 18 4.1.2.2. ELEMENTO: MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS....................................... 19 4.1.2.3 ELEMENTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................... 20 4.1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DE RIESGOS ......................................................... 22 5. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN ........................................................................... 25 5.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ................................................................... 25 5.1.1. ELEMENTO: POLTICAS DE OPERACIN. ..................................................................... 26 5.1. 2 ELEMENTO: PROCEDIMIENTOS ............................................................................ 28 5.1.3. ELEMENTO: CONTROLES .............................................................................................. 29 5.1.4. ELEMENTO: INDICADORES ............................................................................................. 30 5.1.5 ELEMENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ....................................................... 31 5.2 COMPONENTE INFORMACIN .................................................................................... 32 5.2.1 ELEMENTO: INFORMACIN PRIMARIA. ................................................................. 33 5.2.2 ELEMENTO: INFORMACIN SECUNDARIA ............................................................ 34 5.2.3 ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIN ........................................................... 36 5.3 COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA................................................................. 37 5.3.1 ELEMENTO: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL ................................................ 38 5.3.2 ELEMENTO: COMUNICACIN INFORMATIVA ........................................................ 39 5.3.3. ELEMENTO: MEDIOS DE COMUNICACIN ............................................................. 40 6. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN .............................................................. 42 6.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN ............................................................................ 42 6.1.1 ELEMENTO: AUTOEVALUACIN DEL CONTROL .......................................................... 42
INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005
6.1.2. ELEMENTO: AUTOEVALUACIN DE GESTIN ............................................................. 44 6.2. COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE ........................................................ 45 6.2.1 ELEMENTO: EVALUACIN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 46 6.2.2 ELEMENTO: AUDITORA INTERNA.......................................................................... 47 6.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO ........................................................... 48 6.3.1 ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL ............................................ 48 6.3.2 ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS ........................................... 50 6.3.3. ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL ........................................... 51 7. CONCLUSIN................................................................................................................. 54 8. RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................. 55
INTRODUCCION El Gobierno Nacional expidi el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Modelo que se genera tomando como base el artculo 1 de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control, los cuales estn relacionados entre si, bajo el enfoque sistmico que establece la Ley 87 de 1993. El artculo 3 del Decreto 1599 de 2005, establece que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), administrar y distribuir para todas las entidades del Estado, los instrumentos necesarios para el diseo, desarrollo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, razn por la cual, el DAFP emiti el 27 de septiembre de 2005 la Circular No.03, en la cual se dictan los lineamientos generales para iniciar la implementacin del MECI 1000:2005 en todas las entidades obligadas en la Ley 87 de 1993. Posteriormente, con el mismo propsito el DAFP expidi la Resolucin 142 del 08 de marzo de 2006 mediante la cual se adopta oficialmente el Manual de Implementacin del MECI 1000:2005, manual que convalida los parmetros dados en la Circular No. 03 de 2005. En este orden de ideas, la Administracin Central del Municipio de Puerto Gaitn, como entidad obligada por la Ley 87 de 1993 y en cumplimiento de las normas citadas anteriormente, inici el proceso de acuerdo con los requerimientos del MECI 1000:2005. En el presente informe se detallan los resultados de la encuesta de Diagnstico; de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno de la Administracin Central del Municipio.
ASPECTOS GENERALES DEL INFORME 1.1. OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO MECI 1000:20005 Determinar la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno de la Administracin Central del Municipio frente a los requerimientos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, a fin de establecer la implementacin o ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de Control Interno. El Modelo Estndar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin en las entidades del Estado, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha formulado con el propsito de que las entidades del Estado puedan mejorar su desempeo institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluacin que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditora Interna o quien haga sus veces.1 La orientacin de este Modelo promueve la adopcin de un enfoque de operacin basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre s. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales que hacen parte de un Sistema conformado por procesos, as como sobre su combinacin e interaccin.2 1. 2. DESCRIPCIN METODOLGICA
En cumplimiento a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, en la Circular No.03 de 2005, se aplic en la Administracin Central del Municipio, la encuesta para la realizacin del Diagnstico del Sistema de Control Interno, conforme a la nueva estructura de control MECI 1000:2005. La encuesta consta de 116 preguntas, y fue aplicada en la Administracin Central del Municipio convocando para su diligenciamiento a todos los funcionarios de la Entidad. En el informe se muestran los resultados de la encuesta en el mismo orden que trae la estructura del MECI 1000:2005 de Subsistemas, componentes y elementos. Indicando la calificacin obtenida en cada elemento de control, que se ha hecho en la Entidad respecto a la implementacin o desarrollo del elemento y que corresponde hacer.
1 2
Anexo Tcnico MECI 1000:2005 pg.1 Ibd.
2.
CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR No. 03 DE 2005
En la Administracin Central del Municipio se inici el proceso de ajustes al Sistema de Control Interno de acuerdo al Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en la Circular No.03 de septiembre 25 de 2005, en la cual se establecen los Lineamientos Generales para la Implementacin del MECI 1000:2005. Tanto la Circular 03 de 2005, como el Manual de Implementacin del MECI 1000:2005 adoptado por la Resolucin No.142 de marzo 08 de 2006 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, contemplan para la implementacin del MECI 1000:2005 el desarrollo de las siguientes etapas. ETAPA 1 DE PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECI 1000:2005 Compromiso de la Alta Direccin: En junio de 2008 el Alcalde de la Administracin Central del Municipio y su equipo directivo suscribieron el Acta de Acuerdo de compromiso de adopcin del MECI para la Entidad. Definir las Normas de Funcionamiento del Sistema: Se expidi la Resolucin No. 285 del 12 de junio de 2008 "Por medio de la cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, se reglamenta el CONTROL INTERNO en la Administracin Central del Municipio, y se dictan otras disposiciones". ETAPA 2. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA. Para dar cumplimiento con esta etapa, el 13 de junio de 2008, se aplic la Encuesta para la Realizacin del Diagnstico MECI 1000:2005, la cual fue contestada por 29 funcionarios. Para el diligenciamiento de la encuesta, se requiri la participacin de por lo menos el 80% de los funcionarios, respondiendo 29 funcionarios, lo que significa que la muestra fue de 29 funcionarios sobre una poblacin objeto de 35. El diagnstico es la fase inicial del proyecto de ajustes al Sistema, la cual se convierte en la radiografa de la entidad respecto al grado de aplicacin del Decreto 1599 de 2005, corresponde a una serie de actividades de recoleccin de informacin y verificacin de la misma acerca del estado actual del Sistema de Control Interno de la Administracin Central del Municipio. ETAPA 3. EVALUACIN A LA IMPLEMENTACIN DEL MECI. Una vez la Entidad concluya el proceso de ajustes al Sistema de Control Interno de acuerdo con los requerimientos del MECI, el desarrollo de la etapa evaluacin independiente le corresponde efectuarlo a la Oficina de Control Interno.
ETAPA 4. NORMOGRAMA DE CONTROL INTERNO. Se elaborar el Normograma de funcionamiento de la Administracin Central del Municipio, a fin de garantizar el control de cumplimiento de las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son aplicables a la Entidad, verificando a travs del desarrollo del Modelo Estndar de Control Interno, el cumplimiento de todas de las normas.
3. RESULTADO CONSOLIDADO EN EL APLICATIVO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
RESULTADOS DEL DIAGSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Puntaje por elemento 1.40 1.93 3.07 2.69 1.00 2.45 2.75 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 2.50 2.00 2.25 1.67 2.78 2.50 2.08 2.40 2.75 2.57 1.50 1.50 2.75 3.00 3.67 1.00 1.50 Puntaje por componente Puntaje por subsistema Puntaje del Sistema
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS AMBIENTE DE TICOS CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIN PLANES Y PROGRAMAS SUBSISTEMA DIRECCIONAMIENTO MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS DE CONTROL ESTRATGICO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESTRATGIC CONTEXTO ESTRATGICO O IDENTIFICACIN DEL RIESGO ADMINISTRACIN ANLISIS DEL RIESGO VALORACIN DEL RIESGO DEL RIESGO POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO POLTICAS DE OPERACIN PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES DE CONTROLES CONTROL INDICADORES SUBSISTEMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INFORMACIN PRIMARIA DE GESTIN INFORMACIN INFORMACIN SECUNDARIA SISTEMAS DE INFORMACIN COMUNICACIN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL COMUNICACIN INFORMATIVA PBLICA MEDIOS DE COMUNICACIN AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACIN AUTOEVALUACIN DE GESTIN EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL EVALUACIN SUBSISTEMA INTERNO INDEPENDIENTE CONTROL DE AUDITORA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EVALUACIN PLANES DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Interpretacin INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA ADECUADO INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE ADECUADO ADECUADO INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA
Interpretacin
Interpretacin
Interpretacin
2.13
INSUFICIENTE
2.05
INSUFICIENTE 1.84
INSUFICIENCIA CRITICA
1.35
INSUFICIENCI A CRITICA
1.88
INSUFICIENCI A CRITICA 2.30 INSUFICIENTE
2.10
INSUFICIENTE
2.45
INSUFICIENTE
2.57 1.50 2.88
INSUFICIENTE INSUFICIENCI A CRITICA INSUFICIENTE 2.14 INSUFICIENTE
2.06
INSUFICIENTE
RANGOS DE INTERPRETACIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Rango 1.0 1.9: Insuficiencia Critica Rango 2.0 2.9: Insuficiente Rango 3.0 3.9: Adecuado Rango 4.0 5.0: Satisfactorio
LOS RESULTADOS DE LA APLICACIN DEL DIAGNSTICO SE SINTETIZAN AS:
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIN
1.84 2.30 2.14
INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE
2.10
INSUFICIENTE
INSUFICIENTE
La calificacin general de la percepcin de la muestra tomada, arroja un resultado de 2.10 que lo ubica en nivel INSUFICIENTE. En una escala de 0 a 5 se calific la percepcin sobre la aplicacin de los componentes del Sistema de Control Interno en la Administracin Central del Municipio, arrojando un resultado INSUFICIENTE. La percepcin sobre los componentes del Modelo MECI se presenta as:
AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ADMINISTRACIN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIN COMUNICACIN PBLICA AUTOEVALUACIN EVALUACIN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 2.13 2.05 1.35 1.88 2.45 2.57 1.50 2.88 2.06 INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE
Las calificaciones de la percepcin de la encuesta se encuentran en un rango entre 1.35 y 2.88, que corresponde a los niveles de INSUFICIENCIA CRITICA e INSUFICIENTE en la calificacin. Se presentan los componentes de Evaluacin Independiente con la nota ms alta (2.88), y con la nota menos alta Administracin del Riesgo con 1.35 y Autoevaluacin con 1.50.
Lo anterior es indicativo de la necesidad del fortalecimiento del sistema de control interno en la entidad y la percepcin que existe sobre oportunidades de mejoramiento o la necesidad de mayor comunicacin organizacional para difundir algunos temas, sobre todo en lo concerniente a la Evaluacn y control del riesgo.
DISPERSION POR COMPONENTE
AMBIENTE DE CONTROL 3.00 PLANES DE MEJORAMIENTO 2.50 2.00 EVALUACIN INDEPENDIENTE 1.50 1.00 0.50 AUTOEVALUACIN 0.00 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
COMUNICACIN PBLICA ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIN
En forma general se considera que la percepcin es negativa y que se reconoce la necesidad de mejoramiento continuo y perfeccionamiento de los componentes valorados del MECI. La percepcin sobre los diversos elementos del MECI se presenta as:
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIN PLANES Y PROGRAMAS MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEXTO ESTRATGICO IDENTIFICACIN DEL RIESGO
1.40 1.93 3.07 2.69 1.00 2.45 2.75 1.00
INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA ADECUADO INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA
ANLISIS DEL RIESGO VALORACIN DEL RIESGO POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO POLTICAS DE OPERACIN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INFORMACIN PRIMARIA INFORMACIN SECUNDARIA SISTEMAS DE INFORMACIN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL COMUNICACIN INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIN AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACIN DE GESTIN EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
1.00 1.00 1.00 1.00 2.50 2.00 2.25 1.67 2.78 2.50 2.08 2.40 2.75 2.57 1.50 1.50 2.75 3.00 3.67 1.00 1.50
INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE ADECUADO ADECUADO INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA
En el desglose de los componentes se presenta la nota ms alta en 3.67 y la menos alta en 1.0, lo que demuestra el bajo grado de consolidacin institucional para un efectivo Sistema de Control Interno, reflejndose la inexistencia de la aplicacin del control interno.
10
PERCEPCION POR ELEMENTOS
PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
4.00 3.50 3.00
ESTILO DE DIRECCIN PLANES Y PROGRAMAS
AUDITORA INTERNA
MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS
2.50
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2.00 1.50
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
AUTOEVALUACIN DE GESTIN
1.00 0.50
CONTEXTO ESTRATGICO
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL
IDENTIFICACIN DEL RIESGO
0.00
MEDIOS DE COMUNICACIN ANLISIS DEL RIESGO
COMUNICACIN INFORMATIVA
VALORACIN DEL RIESGO
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
SISTEMAS DE INFORMACIN INFORMACIN SECUNDARIA INFORMACIN PRIMARIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
POLTICAS DE OPERACIN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES
En forma general se considera que se debe abordar con el propsito de interiorizar en la cultura organizacional mayor claridad sobre los aspectos conceptuales del control interno y su aplicacin, a travs de un programa de sensibilizacin y difusin que ilustre sobre el rol que los servidores pblicos tienen en el sistema de control interno. 4. RESULTADO DE LA ENCUESTA Y DIAGNSTICO SOBRE EL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL DEL MUNICIPIO. A continuacin se presentan los resultados de la Encuesta MECI, detallando la calificacin obtenida en cada uno de los elementos de control que conforman la estructura del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005, la normatividad relacionada con el elemento leyes, decretos y actos administrativos de la Administracin Central del Municipio que desarrollan el elemento. En el literal e) Hechos y logros verificables se relacionan las evidencias, la informacin documental, soportes, hechos que dan fe sobre la aplicacin del elemento y consecuentemente del desarrollo del Modelo y los avances que tiene la Administracin Central del Municipio en cada uno de los elementos de control.
11
4.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO 4.1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Es el conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Administracin Central del Municipio influyendo de manera profunda en la planificacin, la gestin de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad. 4.1.1.1. Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos. a. Definicin del Elemento: Es el elemento de Control que define el estndar de conducta en la Entidad. Establece las declaraciones explcitas que en relacin con las conductas de los servidores pblicos son necesarias para la consecucin de los objetivos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestin pblica con los fines consagrados en la Constitucin y la ley. Al complementarse los mandatos de ley con el sentimiento tico, se hace posible el surgimiento de los principios y valores como un referente eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y de las funciones de cada uno de los servidores de la Administracin Central del Municipio. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Existe un Cdigo o Documento orientador de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos? Los Servidores Pblicos conocen los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos? Los Acuerdos ticos operan en las relaciones con los funcionarios y con las diferentes partes interesadas internas y externas? La Entidad tiene habilidad para detectar violaciones a los Acuerdos ticos? Este documento o cdigo de tica fue elaborado mediante el dilogo y la participacin de empleados y directivos. Se difunden los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a todos los servidores de la Entidad. El documento o cdigo de tica se adopt con la participacin de los representantes de las dependencias de la entidad. Se han puesto en marcha polticas y estrategias de gestin para aplicar el documento o cdigo de tica en todas las dependencias. Se difunden los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a la ciudadana o las personas u organizaciones interesadas en gestin de la entidad. 2 1 2 1 1 1 1 1 1 Calificacin
12
10
Para la solucin de los conflictos internos se consideran los parmetros del cdigo de tica.
Resultado:
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS 1,40 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento de control Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos, arroja una calificacin de 1.40 que segn la matriz totalizadora lo ubica en un nivel de desarrollo de INSUFICIENCIA CRITICA. d. Evidencias: Leyes y Decretos Constitucin Poltica de 1991; artculos 1, 5, 11, 13, 15, 16, 18, 19, 28, 83, 127. Ley 190 de 1995; artculos 19 a 31, 66. Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de 2005 Actos Administrativos Resolucin N 191 de agosto 11 de 2005. e. Hechos y logros verificables La entidad ha trabajado en los protocolos ticos. f. Recomendaciones. Oportunidades de mejora. Iniciar el proceso de ajuste y comunicacin del Modelo de Gestin tica en la Administracin Central del Municipio, mediante una Convocatoria suscrita por el Alcalde de la Entidad enviada a todos los funcionarios. Disear campaas publicadas en las carteleras de la Entidad, donde se haga alusin a los valores y los principios. Socializar el Cdigo de Etica.
13
4.1.1.2 Elemento: Desarrollo del Talento Humano a. Definicin del Elemento. Elemento de Control, que define el compromiso de la Entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Pblico. Determina las polticas y prcticas de gestin humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del desempeo de los Servidores Pblicos. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 El diseo de los perfiles corresponde a la razn de ser de los cargos o empleos. Los perfiles diseados permiten la seleccin de los servidores idneos de acuerdo con los requerimientos de los cargos o empleos. Los procesos de induccin permiten que el nuevo servidor conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio de sus funciones. Le entidad realiza diagnsticos sobre los requerimientos de personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos o procesos. Los procesos de reinduccin permiten la actualizacin de todos los servidores en las nuevas orientaciones tcnicas y normativas que afectan el quehacer institucional de la entidad. La entidad adopta anualmente un plan institucional de formacin y Capacitacin. Son consultados los servidores sobre sus necesidades de capacitacin, a travs de encuestas o reuniones de trabajo. La capacitacin recibida contribuye al desarrollo de conocimientos y capacidades para un mejor desempeo en el puesto de trabajo. La entidad adopta y ejecuta programas de bienestar social laboral. Calificacin 2 3 2 2 2 2 2 3 2 1 1 2 1 2 2
10 La entidad adopta un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios. 11 12 Se est o ya se dise un sistema institucional de evaluacin del desempeo que cumpla las orientaciones legales y los criterios dados por la Comisin Nacional del Servicio Civil.
Los resultados de la evaluacin del desempeo sirven de insumo para programar acciones de capacitacin y desarrollo de los servidores. La entidad cuenta con mecanismos internos y/o con apoyo externo para la seleccin de 13 servidores del nivel gerencial. 14 Se evala la gestin de los gerentes pblicos travs de los acuerdos de gestin. 15 Existen mecanismos de publicidad y difusin de las prcticas de gestin del talento humano. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1,93
INSUFICIENCIA CRITICA
14
c. Anlisis de la Encuesta. La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el desarrollo del talento humano es calificada dentro de un nivel INSUFICIENCIA CRITICA. El promedio de los encuestados consider como adecuado la capacitacin recibida y su contribucin en los cargos. Igualmente, se calific como insuficiente lo relacionado con las polticas de Bienestar Social y la difusin de las polticas y procedimientos de Talento Humano en todos los niveles de la entidad. d. Evidencias. Leyes y Decretos Constitucin Poltica: Artculo 279 Ley 87 de 1993: Artculos 14, 15, 16, 64 y 66 Ley 190 de 1995: Artculos 1, 7, 9, 11 y 13 Ley 489 de 1998: Artculos 30, 31 y 32 Ley 734 de 2002: Artculos 71, 72, 77, 82 y 84
Actos Administrativos Acuerdo N 011 de 26 de noviembre de 2007 del Concejo Municipal, por el cual se estableci la nueva planta de personal para la vigencia fiscal 2008 de la Administracin Central del Municipio.
Documentos Documento para el Control y Seguimiento del Desempeo Laboral del Servidor Pblico de carrera para la Calificacin de Servicios.
e. Hechos y logros verificables Sistema de nomenclatura y clasificacin de cargos. Manual de Funciones.
f. Recomendaciones. Fortalecer las actividades de Bienestar Social. 15
Reforzar la socializacin de las polticas y procedimientos relacionados con el Talento Humano. Consolidar los procesos de seleccin, induccin, reinduccin, capacitacin y evaluacin del desempeo. Perfeccionar la definicin de perfiles para cada uno de los cargos.
4.1.1.3 Elemento: Estilo de Direccin a. Definicin del Elemento. Elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Pblico, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misin, en el contexto de los fines sociales del Estado. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTILO DE DIRECCIN: La alta direccin gua y orienta las acciones de la entidad pblica al cumplimiento de su objeto social. Los directivos tienen conocimiento sobre las funciones de la Entidad. Las actuaciones de la alta direccin generan confianza en los servidores. El estilo de direccin facilita la participacin de los servidores pblicos en los diferentes procesos de la entidad. El estilo de direccin facilita la participacin de las partes interesadas y la ciudadana para ejercer el control social. La alta direccin delega responsabilidades que contribuyen a la oportuna toma de decisiones. Existe compromiso de la alta direccin con el diseo y cumplimiento de las polticas y prcticas del desarrollo del talento Humano. Existe compromiso de la alta direccin con la asignacin y uso transparente y racional de los recursos. El estilo de direccin facilita la resolucin de conflictos internos y externos. Calificacin 3 3 4 3 2 3 3 3 2 3 3 3 4
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 Existe compromiso de la alta direccin con las polticas y objetivos del Control Interno. La alta direccin asume la responsabilidad de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control del Estado. Los directivos tienen los conocimientos y destrezas para dirigir las reas bajo su 12 responsabilidad. Los directivos tienen en cuenta los conocimientos y habilidades de sus colaboradores para 13 asignar las cargas de trabajo. 11
16
14 La alta direccin trata de manera respetuosa a los servidores pblicos de la entidad. 15 La alta direccin facilita la comunicacin y retroalimentacin entre los niveles de la organizacin.
4 3
Resultado consolidado.
ESTILO DE DIRECCIN 3,07 ADECUADO
c. Anlisis de la Encuesta. La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el desarrollo del elemento de control Estilo de Direccin es calificada dentro de un nivel adecuado. El promedio de los encuestados considero como adecuado el desempeo de la entidad en lo que se refiere al Estilo de Direccin. d. Evidencias. Leyes y Decretos Ley 87 de 1993 Ley 190 de 1995
Actos Administrativos A este elemento aplica los Actos Administrativos relacionados en los elementos Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos y el Desarrollo del Talento Humano. e. Hechos y logros verificables. El compromiso manifestado por el representante legal de la Entidad con el Sistema de Control Interno. f. Recomendaciones. Como oportunidades de mejora se consideran las siguientes: Capacitacin en Alta Gerencia dirigida a los servidores pblicos que conforman el nivel directivo. Capacitacin en Conceptos Bsicos y Metodolgicos en Control Interno dirigido a los servidores pblicos de la Administracin Central del Municipio del Nivel Directivo. 17
4.1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Es el conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Administracin Central del Municipio hacia el cumplimiento de su Misin, el alcance de su Visin y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. 4.1.2.1. Elemento: Planes y Programas a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que permite modelar la proyeccin de la Entidad a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. Los planes y programas materializan las estrategias de la organizacin establecidas para dar cumplimiento a su misin, visin y objetivos institucionales esperados en un perodo de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la entidad. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANES Y PROGRAMAS: 1 2 3 Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitucin o la Ley. 2 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3 3 2 Calificacin
Conozco la misin de la entidad Conozco la visin de la entidad. Hay coherencia entre la misin, las competencias y las funciones asignadas a la entidad por la 4 Constitucin o la Ley. Hay coherencia entre la visin, las competencias y las funciones asignadas a la entidad por la 5 Constitucin o la Ley. 6 Conozco los planes de gestin anual. 7 Hay coherencia entre los planes de gestin anual y la misin y visin. Existe coherencia entre los objetivos del plan de gestin anual y las necesidades de la 8 ciudadana. 9 Se ejecutan los planes de gestin anual. 10 Se hace seguimiento a los planes de gestin anual. 11 Se ajustan los planes de gestin anual con base en los resultados del seguimiento. 12 Se evalan los planes de gestin anual. 13 Los resultados obtenidos responden a lo planeado.
Resultado consolidado:
PLANES Y PROGRAMAS 2,69 INSUFICIENTE
18
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el desarrollo del elemento Planes y Programas es calificada dentro del nivel insuficiente. d. Evidencias: Leyes y Decretos: Constitucin Poltica de 1991: artculos 80,106, 298, 339 a 355 Ley 87 de 1993: artculo 4 Decreto 111 de 1996 Decreto 2145 de 1999 Actos Administrativos: Acuerdo por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Capacidad para el Desarrollo y el Plan Operativo Anual de la Entidad.
e. Recomendaciones: Fortalecer el elemento con la socializacin del Plan de Desarrollo Capacidad para el Desarrollo y el Plan Operativo Anual de la Entidad.
4.1.2.2. Elemento: Modelo de Operacin por Procesos a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la entidad pblica, armonizando con enfoque sistmico la misin y visin institucional, orientndola hacia una organizacin por procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa-efecto garantizan una ejecucin eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS: La Entidad basa su gestin en un Modelo de Operacin por Procesos? El Modelo de Operacin contiene la definicin de macroprocesos estratgicos, misionales y de apoyo? Existe armona entre los objetivos de los macroprocesos con el conjunto de Planes y Programas que rigen a la Entidad? Calificacin 1 1 1
1 2 3
19
Resultado:
MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS 1,00 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la Encuesta:
La entidad todava no basa su gestin en el modelo de operacin por procesos.
d. Evidencias: Leyes y Decretos Constitucin Poltica de 1991; artculos 113 a 121, 173, 174.178, Ley 87 de 1993: artculo 4 Ley 872 de 2003 NTCGP 1000:2004 e. Hechos y logros verificables
No se evidencian hechos que demuestren el desarrollo del elemento.

f. Recomendaciones: Desarrollar una capacitacin en Sistema de Gestin de Calidad que involucra el modelo de operacin por procesos. El Modelo de Operacin por procesos debe ser desarrollado de acuerdo con los lineamientos del DAFP y contener macroprocesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin y control. Construir el mapa de procesos y sus caracterizaciones identificando y caracterizando los procesos y subprocesos en las dependencias de la Entidad. Aprobacin del Modelo de Operacin por procesos por parte del Comit de Control Interno en donde se presenta el resultado del proyecto Mapa de Procesos de la Administracin Central del Municipio. Formalizar mediante acto administrativo el mapa de procesos.
4.1.2.3 Elemento: Estructura Organizacional a. Definicin del Elemento:

20
Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misin. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura organizacional actual permite cumplir las funciones que le asigna la Constitucin y/o la ley a la entidad. La estructura organizacional se adapta a los cambios del entorno (poltico, econmico y social). La estructura organizacional garantiza la cobertura de servicios a todos las partes interesadas. Existe articulacin y coordinacin entre las funciones que realizan las reas organizacionales que conforman la estructura de la entidad. Las reas organizacionales de la estructura permiten coordinar integralmente la ejecucin de los procesos del modelo de operacin de la entidad. Esta definido el directivo responsable de cada proceso que se desarrolla en la entidad. Estn definidos los niveles de autoridad para tomar las decisiones requeridas en cada proceso. Los servidores responsables de tomar decisiones son competentes para las funciones encargadas. Se estudian y analizan los puestos de trabajo para definir los perfiles de los empleos que conforman la planta de personal. Calificacin 2 2 2 2 2 2 3 4 3 3 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 La asignacin y distribucin de cargos responde a los requerimientos de los procesos. 11 La entidad cuenta con manuales de funciones y competencias actualizados.
Resultado:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2,45 INUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta:
La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el desarrollo del elemento Estructura Organizacional es calificada dentro del nivel INSUFICIENTE. d. Evidencias: Leyes y Decretos Ley 87 de 1993 Ley 136 de 1994
21
e. Hechos y logros verificables
Se cuenta con una estructura organizacional y unos manuales de funciones definidos por la ley.
f. Recomendaciones: Implementar acciones que permitan la socializacin del elemento.
4.1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DE RIESGOS Es el conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Administracin Central del Municipio, evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su funcin. Elementos Contexto Estratgico Identificacin del Riesgo Anlisis del Riesgo Valoracin del Riesgo Polticas de Administracin del Riesgo
Este Componente se maneja en forma integral dada la naturaleza de sus beneficios, son las polticas de administracin del riesgo las que permiten cumplir con los objetivos de control sobre los riesgos asociados a la efectividad de la entidad en el logro de su misin y objetivos, la confiabilidad de la informacin y el cumplimiento del marco normativo, los dems elementos del componente soportan la conformacin de polticas de manejo de riesgo ptimas para reducir su probabilidad o mitigar sus impactos. a. Definicin de sus elementos:
Elementos del componente administracin del riesgo. El Componente Administracin del Riesgo est integrado por los siguientes Elementos de Control: Contexto Estratgico: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la Administracin Central del Municipio frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su Funcin, Misin y Objetivos Institucionales. Identificacin de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estn o no, bajo el control de la Administracin Central del Municipio, que ponen en riesgo el
22
logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Anlisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos a fin de determinar la capacidad de la Administracin Central del Municipio para su aceptacin y manejo. Valoracin del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposicin de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. Polticas de Administracin de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Administracin Central del Municipio. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTEXTO ESTRATGICO: Se Identifican las oportunidades y amenazas generadas por el entorno, con base en el anlisis de informacin externa y el anlisis estratgico elaborado para el diseo de los Planes y Programas? Se aplica una metodologa apropiada para el anlisis del Contexto Estratgico de la Entidad? Se cuenta con la participacin de Servidores Pblicos de los diferentes niveles en el anlisis del Contexto Estratgico? Existen procesos de autoevaluacin permanente que verifiquen la validez del Contexto Estratgico con la ocurrencia de riesgos en la operacin de la Entidad? IDENTIFICACIN DE RIESGOS: La metodologa de Identificacin de Riesgos se aplica en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos de la Entidad? Se describen adecuadamente cada uno de los riesgos que afectan el desempeo de los macroprocesos, procesos, subprocesos y actividades? Se definen en forma precisa los efectos de cada riesgo en el Modelo de Operacin (mapa de procesos) donde ste podra materializarse? Se identifican y describen de forma precisa las causas de los riesgos? ANLISIS DEL RIESGO: Se aplica la metodologa de Anlisis de Riesgos en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos (mapa de procesos) de la Entidad? Se encuentran bien definidos los criterios para determinar la gravedad de los riesgos? Es coherente la evaluacin de riesgos con la realidad de la Entidad? VALORACIN DEL RIESGO: La metodologa de Valoracin de Riesgos se aplica en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin (mapa de procesos) de la Entidad? Calificacin
1 2 3 4
3 3 3 2
1 2 3 4 1 2 3 1
1 1 1 1 1 1 1 1
23
2 3
1 2 3 4 5
Existe coherencia entre los criterios utilizados para priorizar los macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades y sus respectivos riesgos? La Valoracin de Riesgos favorece el cumplimiento de objetivos de los dems elementos constitutivos del componente Administracin de Riesgos? POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS: Las Polticas de Administracin de Riesgos son coherentes con los lineamientos normativos y legales que rigen a la Entidad? Las Polticas de Administracin de Riesgos se adaptan a las caractersticas y naturaleza de la Entidad y contemplan los posibles riesgos a que puede estar sujeta su gestin? La alta direccin est comprometida con la definicin y acatamiento de las Polticas de Administracin de Riesgos? Las Polticas de Administracin de Riesgos se aplican en todos los niveles y por parte de todos los Servidores Pblicos de la Entidad? Existen parmetros que obligan a la revisin peridica de las Polticas de Administracin de Riesgos y su adaptacin a las diferentes circunstancias que puede atravesar la Entidad?
1 1
1 1 1 1 1
En resumen:
ADMINISTRACIN DEL RIESGO CONTEXTO ESTRATGICO IDENTIFICACIN DEL RIESGO ANLISIS DEL RIESGO VALORACIN DEL RIESGO POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO 2.75 1.00 1.00 1.00 1.00 INSUFICIENTE INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la encuesta La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el Componente de Administracin del Riesgo es calificada dentro de un nivel de INSUFICIENCIA CRITICA. Existe uniformidad en el resultado de la percepcin de los encuestados, situacin que evidencia la necesidad de comunicar ms los avances institucionales en la materia, es preciso, que cada dependencia aplique las polticas institucionales de manejo del riesgo y actualicen la calificacin de los riesgos asociados a sus procesos. La percepcin dada en la encuesta indica que los servidores pblicos no tienen claro su rol ni el de la dependencia de la cual hacen parte en el manejo de los riesgos; para manejar esta situacin es necesario sensibilizar para concienciar sobre la participacin y dinmica que se debe dar al interior de cada dependencia y por parte de los responsables de los procesos. d. Evidencias: Relacin de la informacin documental, soportes, hechos que dan fe sobre la aplicacin del elemento y consecuentemente del desarrollo del Modelo. (Incluir leyes, decretos, normas, resoluciones, directivas, circulares, hechos, logros, que se puedan verificar).
24
Leyes y Decretos Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Esta norma hace nfasis en la administracin de riesgos como parte del sistema de control interno de la entidad.
e. Hechos y logros verificables Aun no se evidencia actos que soporten este elemento. f. Recomendaciones. Elaborar el mapa de riesgos. Elaborar el plan de manejo de riegos. Comunicar ms los avances institucionales en la materia. Actualizacin de las calificaciones de riesgo por parte de las dependencias. Requerir a cada dependencia la aplicacin de las polticas institucionales de manejo del riesgo establecidas. Capacitar a todos los servidores de la Entidad en el tema de administracin de Riesgos. Realizar talleres y sesiones de asistencia tcnica a las dependencias para mejorar sus esquemas de manejo de riesgos.
5. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Es el conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la Administracin Central del Municipio orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misin. 5.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Es el conjunto de Elementos de Control, que garantizan el control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la Administracin Central del Municipio, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos.
25
5.1.1. Elemento: Polticas de Operacin. a. Definicin del elemento Elemento de Control que establece las guas de accin que permiten la implementacin de las estrategias, definiendo los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las Polticas de Operacin, establecen as mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parmetros de medicin del desempeo de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecucin. b. Calificacin
SISTEMA DE CONTROL INTERNO POLTICAS DE OPERACIN: 1 2 3 Existe coherencia entre las Polticas de Operacin y las Polticas de Administracin de Riesgos? Todos los servidores conocen y entienden las Polticas de Operacin? Las Polticas de Operacin son aplicadas en todos los niveles y por parte de todos los servidores de la Entidad? Calificacin 1 1 1
Resultado:
POLTICAS DE OPERACIN 1,00 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la encuesta Este elemento present una calificacin de Insuficiencia crtica, con un rango bastante bajo. La percepcin de los servidores sobre las polticas de operacin presenta falencias en los tres tems consultados. Las razones por la cuales se puede presentar esta situacin se debe a que puede tener relacin con los varios macroprocesos en los cuales est involucrada la Entidad que implica un nivel de complejidad mayor para percibir en forma sistmica todas las actividades misionales, a pesar de existir una abundante reglamentacin sobre cada uno de los temas, segn puede constatarse en las evidencias. d. Evidencias Leyes y Decretos Constitucin Poltica: Artculo 277 Ley 80 de 1993: Todo 26
Ley 87 de 1993: Artculo 4 Decreto 111 de 1996: Todo
Actos Administrativos En este elemento los actos administrativos se constituyen en la evidencia documental de las polticas. Macroproceso Estratgico: Acuerdo del Concejo Municipal, por medio del cual se aprueba el Plan de Desarrollo Municipal Capacidad para el Desarrollo del Municipio de Puerto Gaitn.
Macroproceso de Apoyo: Actos Administrativos mediante los cuales se adoptan los Manuales de Procedimientos de de contratacin e interventora, financieros, de almacn, de control interno, del Banco de Programas y Proyectos, del SISBEN de la Entidad. Acto Administrativo sobre saneamiento contable en la entidad.
Documentos Manuales de procedimientos de contratacin e interventora, financieros, de almacn, de control interno, del Banco de Programas y Proyectos, del SISBEN. Plan de Compras 2008. Lineamientos para el Proceso de Contratacin.
e. Recomendaciones. Ajustar las Polticas de Operacin de acuerdo con el mapa de riesgos institucional. Profundizar la socializacin de las Polticas de Operacin para que sean aplicadas en todos los niveles y por parte de todos los servidores de la Entidad. Sistematizar la normatividad de los Macroprocesos de la entidad para facilitar el acceso y la consulta por parte de todos los servidores de la entidad. 27
5.1. 2
Elemento: Procedimientos
a. Definicin del Elemento: Elemento de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la entidad pblica. Establece los mtodos para realizar las tareas, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades. La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004 define procedimiento como la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Este elemento se constituye en un estndar de control que establece los mtodos o formas ms eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los procesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre reas y flujos de informacin que se suceden en el proceso y la coordinacin de las actividades. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS: 1 2 3 4 Existen Procedimientos que describen la manera de llevar a cabo las actividades de la Entidad? Existe coherencia en la definicin de los perfiles de los cargos en relacin con los procedimientos definidos para dar cumplimiento a los objetivos de cada proceso? Los servidores conocen los Procedimientos y responsabilidades a su cargo? Los Procedimientos garantizan el cumplimiento de los objetivos de los procesos? 4 3 1 2 Calificacin
PROCEDIMIENTOS 2,50 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento de Procedimientos es calificada dentro de un nivel INSUFICIENTE. Existe uniformidad en el resultado de la percepcin de los encuestados. d. Evidencias: Actos Administrativos mediante los cuales se adoptan los Manuales de Procedimientos de de contratacin e interventora, financieros, de almacn, de control interno, del Banco de Programas y Proyectos, del SISBEN para la Administracin Central del Municipio. 28
e. Recomendaciones. Actualizar los procedimientos y enfocarlos para los procesos misionales, estratgicos y de apoyo y adoptarlo oficialmente.
5.1.3. Elemento: Controles a. Definicin del elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Administracin Central del Municipio. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROLES: 1 2 3 4 La alta direccin est comprometida con la definicin y divulgacin de controles? Todos los funcionarios conocen y entienden el sentido de la inclusin de los controles preventivos, detectivos, de proteccin y correctivos en las actividades que cada uno de ellos debe llevar a cabo para lograr los propsitos institucionales? Estn establecidas las decisiones a tomar o las acciones a realizar en caso ineficiente de los controles? Estn definidos los parmetros que obliguen a la revisin peridica y adaptacin de los Controles a las diferentes circunstancias que puede atravesar la Entidad? 3 2 2 1 Calificacin
CONTROLES 2,00 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los encuestados arroja una calificacin de 2.00 nivel INSUFICIETE, en donde se observa que los funcionarios no identifican los controles establecidos en cada uno de los procesos de la Entidad. Sin embargo, es importante resaltar que este es uno de los elementos que es transversal a todos, teniendo relacin directa con los componentes de Modelo de operacin por procesos, Procedimientos y Mapa de riesgos. d. Evidencias Actos Administrativos.
29
No se evidencia Actos Administrativos.
Documentos: Existen varios controles en uso en la entidad tales como: - Plizas de Cumplimiento, Garanta, de Manejo. - Interventoras An no se han definido diversos controles asociados a los procesos que en forma permanente deben ser evaluados por los actores responsables, de donde se originan mejoramientos y precisiones que conllevan a mecanismos de control ms efectivos. e. Recomendaciones: Adoptar e implementar ms mecanismos de control al interior de la Entidad, como Plan de contingencias logsticas, Controles informticos. Realizar mayor divulgacin de los controles establecidos por la Entidad, con el fin de hacer uso de ellos.
5.1.4. Elemento: Indicadores a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin de toda Administracin Central del Municipio, se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relacin con el logro de los objetivos y metas previstos. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO INDICADORES: Existe coherencia entre el diseo de indicadores de resultado y los objetivos definidos en los Planes y Programas de la Entidad? Existe coherencia entre el diseo de indicadores y los objetivos de los Macroprocesos y procesos del Modelo de operacin (mapa de procesos) ? Calificacin 3 1
1 2
30
Existe coherencia entre el diseo de los indicadores que miden el desempeo de los Servidores Pblicos y las polticas y prcticas definidas en Desarrollo del Talento Humano? Existe coherencia en el diseo de los indicadores que miden el desempeo de los Servidores Pblicos con los objetivos y resultados del Proceso al que se encuentra asignado?
INDICADORES 2,25 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin de los encuestados arroja un resultado de 2.25, ubicndose en el nivel INSUFICIENTE. Dado lo anterior, se percibe que la Entidad no tiene claros los indicadores de desempeo de los servidores pblicos. d. Evidencias Actos Administrativos La entidad cuenta con los indicadores establecidos por el DNP.
e. Recomendaciones: Establecer un sistema de medicin de los objetivos estratgicos. Adoptar una metodologa para la elaboracin de los POAS donde se establecen indicadores orientados a la medicin del cumplimiento de las actividades consignadas en el mismo. Adoptar una metodologa de gestin por proceso, estableciendo para cada uno de ellos, indicadores que midan el cumplimiento de los objetivos de los mismos. Establecer indicadores por dependencias para el seguimiento interno de sus actividades. Elemento: Manual de Procedimientos
5.1.5
a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso,
31
controlando las acciones que requieren la operacin de la entidad pblica. Establece los mtodos para realizar las tareas, la asignacin de responsabilidades y autoridad en la ejecucin de las actividades. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: 1 2 3 El manual de procedimientos incluye los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos, las polticas de Desarrollo del Talento Humano, los Planes y Programas y las Polticas de Administracin de Riesgos? En el Manual de procedimientos se incluyen los normogramas de los procesos? Existen procesos de divulgacin y capacitacin tendientes a fortalecer el uso del Manual de procedimientos? 3 1 1 Calificacin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1,67 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento de Procedimientos es calificada dentro de un nivel de INSUFICIENCIA CRITICA, en un rango bastante bajo. d. Evidencias: Actos Administrativos mediante los cuales se adoptan los Manuales de Procedimientos de de contratacin e interventora, financieros, de almacn, de control interno, del Banco de Programas y Proyectos, del SISBEN para la Administracin Central del Municipio. e. Recomendaciones: 5.2 Revisar los procedimientos existentes, teniendo en cuenta el Modelo de Operacin por Procesos. Elaborar el Manual procedimientos para todos los procesos de la Entidad. COMPONENTE INFORMACIN
Es el conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de inters de la Administracin Central del Municipio a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operacin de la Entidad al
32
convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuacin pblica, la Rendicin de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de informacin. 5.2.1 Elemento: Informacin Primaria.
a. Definicin del elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organizacin est en permanente contacto, as como de las variables que no estn en relacin directa con la Administracin Central del Municipio, pero que afectan su desempeo. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORMACIN PRIMARIA: 1 Se tienen identificadas las fuentes externas que suministran informacin a la entidad (comunidad, proveedores, contratistas, entes reguladores o de control, entes de cooperacin o de financiacin, otras entidades u organismos pblicos o privados, entre otros) Se tiene identificada la informacin que proviene de fuentes externas y que requiere la entidad para su operacin. La entidad conoce a sus usuarios y sus principales requerimientos. Los bienes que produce y los servicios que genera la entidad satisfacen los requerimientos de los usuarios. La entidad cuenta con mecanismos para obtener la informacin proveniente de fuentes externas. La informacin primaria se utiliza como insumo principal para el proceso de planeacin a partir de la identificacin de las necesidades de la ciudadana y de las partes interesadas. La informacin primaria se utiliza como insumo para el proceso de evaluacin de la gestin institucional. La toma de decisiones en la entidad considera la informacin primaria. El proceso de quejas y reclamos implementado retroalimenta las operaciones. 3 Calificacin
2 3 4 5 6 7 8 9
2 3 3 3 3 3 3 2
INFORMACIN PRIMARIA 2,78 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento Informacin Primaria es calificada dentro de un nivel INSUFICIENTE.
33
Sin embargo, los encuestados perciben que es aceptable cmo la Entidad recibe la informacin de fuentes externas, la procesa, la contesta y la utiliza. Segn los resultados, se observa que aunque existen mecanismos para el ingreso de informacin primaria en el sistema institucional, estos no son muy fuertes y se encuentran debilidades en la identificacin de las fuentes externas de informacin, se considerara que es necesario introducir mejoras en este funcionamiento. d. Evidencias: Actos Administrativos No se evidencian Actos Administrativos que reglamenten este elemento al interior de la Entidad. e. Hechos y logros verificables La Entidad cumple con la atencin a la comunidad, facilidad de acceso a los servicios ofrecidos y recibo de diversas solicitudes. f. Recomendaciones. Identificar las fuentes externas de informacin. Elemento: Informacin Secundaria a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Administracin Central del Municipio, provenientes del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin que soportan la Gestin de la Entidad. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORMACIN SECUNDARIA: Se tienen identificadas las fuentes internas de informacin (actos administrativos, manuales, informes, actas, formatos, entre otros) Se tiene identificada la informacin que produce la entidad y que requiere para su operacin. Estn definidos los clientes internos que requieren la informacin generada por cada proceso que debe llevarse a cabo en la entidad. La entidad tiene mecanismos diseados para que cada servidor registre y divulgue la informacin actualizada requerida para el desempeo de su cargo. Calificacin 3 3 3 3
5.2.2
1 2 3 4
34
5 6 7 8
La Entidad utiliza como estrategia la implementacin de un sistema de sugerencias mediante el cual se obtengan, evalen y recompensen las propuestas de los funcionarios de la Entidad. Se evalan todas las sugerencias y se retroalimentan los procesos. Se cuenta con mecanismos para documentar el conocimiento y experiencia de los funcionarios de la entidad. La entidad cuenta con parmetros para el procesamiento de la informacin secundaria.
2 2 2 2
INFORMACIN SECUNDARIA 2,50 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la encuesta La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento Informacin Secundaria es calificada dentro de un nivel Insuficiente. El promedio de los encuestados consider como aceptable la existencia de fuentes de informacin secundarias y la divulgacin de la informacin. Nuevamente nos invita al mejoramiento de la documentacin de los procesos y procedimientos con la inclusin de las salidas de informacin. d. Evidencias: Actos Administrativos No se evidencia actos administrativos relacionados con este elemento. e. Hechos y logros verificables En sntesis: Todas las dependencias de la Entidad generan informacin secundaria en cumplimiento de las funciones asignadas. Divisin Administrativa- genera informacin relacionada con el Plan de Compras y el proceso contractual. Divisin Financiera - todos los reportes de ejecucin presupuestal, estados financieros, balances, conciliaciones, etc. Los informes de gestin. Se consolida informacin base para el proceso de rendicin de cuentas. 35
f. Recomendaciones. Institucionalizar la lectura del informe de gestin de la Entidad en cada dependencia como actividad dentro los POAS de cada vigencia. Elemento: Sistemas de Informacin a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la Administracin Central del Municipio. Constituyen el conjunto de tecnologas informticas construidas, procedimientos diseados, mecanismos de control implementados y asignacin de personas responsables de la captura, procesamiento, administracin y distribucin de datos e informacin. Pretende agilizar la obtencin de informes y hacer confiable la ejecucin de las operaciones internas, al igual que la generacin de datos e informacin dirigida a la ciudadana y a las partes interesadas. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMAS DE INFORMACIN: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Los sistemas de informacin facilitan el Control de Gestin de los Procesos Hay consistencia en la informacin generada por las diferentes reas. Estn definidas las caractersticas de la informacin esperada en trminos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentacin. Los sistemas de informacin tienen la capacidad de generar informacin de acuerdo con las especificaciones del usuario. A travs de los sistemas de informacin se obtiene informacin til para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin facilitan el ejercicio del control poltico, social y de los organismos de control. Los sistemas de informacin facilitan el cruce de informacin y servicios entre las entidades. Los sistemas de informacin permiten las actualizaciones de informacin sin perdida de la misma. Los sistemas de informacin tienen establecidos niveles de acceso y otro tipo de controles para su proteccin. Existen programas desarrollados a la medida de las necesidades de la Entidad que capturan y procesan eficientemente los datos. Calificacin 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2
5.2.3
36
11
Estn identificados y definidos los responsables que administran, operan, alimentan y utilizan los sistemas de informacin.
2 2 2
12 Estn identificados y definidos los insumos y productos de los sistemas de informacin. Los Sistemas de Informacin existentes estn integrados y realizan operaciones confiables entre 13 s.
SISTEMAS DE INFORMACIN 2,08 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre el elemento Sistemas de Informacin es calificada dentro de un nivel Insuficiente. d. Evidencias y hechos verificables Adquisicin de la infraestructura computacional bsica de computadores e impresoras. Servicio de conexin a Internet. e. Recomendaciones: 5.3 Fortalecer los sistemas de informacin. Fortalecer la infraestructura tecnolgica. Mejorar el esquema de atencin al cliente interno. Fortalecer el esquema de seguridad informtica. Capacitar a los funcionarios de la Entidad, en el uso de herramientas de ofimtica. COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA
Es el conjunto de Elementos de Control, que apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Administracin Central del Municipio con sus grupos de inters internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artculo 32 de la Ley 489 de 1998.
37
5.3.1
Elemento: Comunicacin Organizacional a. Definicin del Elemento:
Permite establecer la informacin generada al interior de la Entidad, identificando los objetivos, estrategias, planes, polticas, programas, proyectos y gestin de operaciones hacia los cuales se quiere dirigir la Entidad. Difusin de polticas - visin compartida. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMUNICACIN ORGANIZACIONAL: La difusin de polticas e informacin generada dentro de la entidad contribuye al fortalecimiento de la imagen institucional. La comunicacin contribuye al fortalecimiento de los resultados de los procesos de la entidad. Se tienen establecidos mecanismos internos de comunicacin que contribuyen al logro de los objetivos institucionales Se determinan especificaciones para generar la informacin que ser comunicada a cada uno de los usuarios internos de la entidad. Estn establecidas las responsabilidades de comunicacin que cada servidor tiene con los dems servidores de la entidad para el ejercicio de su cargo. Se evala la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la informacin que ha de ser comunicada a los usuarios internos. Los usuarios internos comprenden los propsitos de la entidad a partir de los procesos de comunicacin organizacional. Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgacin de los propsitos, estrategias, planes, polticas y la manera de llevarlos a cabo. Estn establecidos los canales de comunicacin entre la Direccin y las diferentes reas de la entidad. Calificacin 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 Estn establecidos los canales de comunicacin entre las diferentes reas de la entidad.
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 2,40 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin de los encuestados de acuerdo con lo preguntado en la encuesta logra determinar que no existe claridad en la definicin de las responsabilidades en la comunicacin que fluye en la entidad.
38
d. Evidencias: No se evidencian actos administrativos, ni documentos relacionados con este elemento. e. Recomendaciones: Apropiacin institucional del concepto de comunicacin organizacional como una responsabilidad de todas las dependencias de la entidad para asegurar que los procesos fluyan adecuadamente. (Corte transversal de las comunicaciones). Implementar una cartelera institucional, donde se de prelacin a los documentos que sean remitidos directamente por el Alcalde, circulares, directrices, polticas y dems temas relacionados con el comportamiento laboral. Implementar una red de buzones de sugerencias (los cuales estn ubicados en todas los dependencias), con el fin de encontrar debilidades o puntos de correccin en la comunicacin interna. Elemento: Comunicacin Informativa a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que garantiza la difusin de informacin de la Administracin Central del Municipio, sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de inters externos. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMUNICACIN INFORMATIVA: La entidad informa y sensibiliza sobre el uso de los distintos mecanismos legales y administrativos de participacin ciudadana. Se informa permanente a la ciudadana sobre programas, servicios, obras, contratos o administracin de recursos para propiciar la participacin social en la formulacin, ejecucin, control y evaluacin de la gestin de la entidad. Se cuenta con estrategias de comunicacin que faciliten la utilizacin y comprensin por parte de la ciudadana, de la informacin que se publica en carteleras, boletines, informes o pginas web. Se establecen mecanismos de comunicacin con las veeduras para el acceso oportuno y confiable a la informacin. La entidad desarrolla procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana en los que sta puede interactuar con los directivos institucionales. En la entidad existen medios adecuados para que la informacin llegue a todos los niveles de la organizacin. Calificacin 3 3 3 3 2 2
5.3.2
1 2 3 4 5 6
39
7 8
La alta Direccin recepciona, analiza y valora la informacin que proviene de los servidores de la entidad. La informacin que se produce en la alta direccin llega a los servidores de la entidad.
3 3
COMUNICACIN INFORMATIVA 2,75 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los encuestados arroja un resultado Insuficiente. d. Evidencias: La divulgacin de procesos y rendicin de cuentas llevan su conducto regular y apoyo por parte de cada uno de los involucrados en el proceso. Se han presentado anualmente los informes de gestin donde se evidencia la participacin y apoyo a proyectos conjuntos.
e. Recomendaciones: Interiorizacin de los conceptos de receptividad, visin compartida, actitud de servicio y trabajo colaborativo. Apoyo y direccionamiento en la vinculacin de proyectos y procesos compartidos que se estn desarrollando. Institucionalizar la lectura del informe de gestin de la Entidad como actividad dentro los POA de cada vigencia. Contar con un formato de lista de chequeo de eventos que cubre las necesidades de las dependencias que los realizan, los requerimientos de los medios de comunicacin y las expectativas de los grupos objetivos.
5.3.3. Elemento: Medios de Comunicacin a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados por la Administracin Central del Municipio, para garantizar la divulgacin,
40
circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO MEDIOS DE COMUNICACIN: 1 La entidad cuenta con mecanismos de comunicacin que lleguen a sus usuarios brindando informacin completa, sencilla y oportuna acerca de la gestin realizada. (Boletines, prensa, revistas, carteleras, intranet, Internet, peridico mural, noticiero interno) La entidad utiliza medios de comunicacin que permitan a la ciudadana el ejercicio del control ciudadano a travs de la observacin, entendimiento y evaluacin de las decisiones y conducta de los servidores. Los medios de comunicacin utilizados aprovechan los recursos existentes en la entidad. A travs de los medios de comunicacin se obtiene retroalimentacin que genere unidad de criterio o de mejoramiento. La comunicacin contribuye a crear un clima organizacional de confianza brindando informacin oportuna, eliminando el rumor y evitando la manipulacin y distorsin del mensaje. La comunicacin permite a los servidores, a la ciudadana y a los rganos de control y vigilancia acceder a informacin adecuada, transparente y veraz. En la entidad hay un plan estratgico de comunicacin que conlleva la adecuada existencia y utilizacin de medios de carcter interno y/o externo. Calificacin
2 3 4 5 6 7
3 3 2 2 3 2
MEDIOS DE COMUNICACIN 2,57 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los encuestados ubica el elemento en un nivel Insuficiente, se considera que la informacin que se enva a pblicos externos no es debidamente verificada y aprobada, adems no existen lineamientos claros en la informacin enviada con respecto a que se dice, a quien, cuando y de que forma. d. Evidencias: No se evidencia acciones, actos administrativos, ni documentos relacionados con este elemento.
41
e. Recomendaciones: Apropiacin institucional de los medios de comunicacin existentes y su uso responsable, asegurando de este modo el crecimiento, participacin masiva y verificacin del impacto que se logra en la comunidad. Manejar un canal comunicativo nico donde no sea posible la filtracin de datos poco confiables, la desinformacin o el conocimiento tardo de requerimientos de inters institucional. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
6.
Es el conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Administracin Central del Municipio; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad. 6.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN
Es el conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la Administracin Central del Municipio, permite en cada rea organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. 6.1.1 Elemento: Autoevaluacin del Control a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUTOEVALUACIN DEL CONTROL: Se difunden los mecanismos e instrumentos utilizados para la realizacin de la Autoevaluacin del Control? Los servidores de la Entidad comprenden los propsitos, metodologas e instrumentos requeridos para la Autoevaluacin del Control? Calificacin 2 2
1 2
42
3 4
Las fuentes de informacin e instrumentos utilizados para la Autoevaluacin del Control son pertinentes? Existe representacin de todos los servidores en la realizacin de la Autoevaluacin del Control?
1 1
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL 1,50 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre la autoevaluacin del control es calificada dentro de un nivel de Insuficiencia Crtica. El promedio de los encuestados consider que no se cumple y no se tienen mecanismos, instrumentos y mtodos de autoevaluacin, las fuentes de informacin utilizadas y la pertinencia de los instrumentos as como la representacin de los servidores en la realizacin de la autoevaluacin no es realizada. En forma general la percepcin indica que no existen mecanismos e instrumentos de autoevaluacin del control, que no se conocen y no se aplican, por lo tanto, estos deben ser difundidos y comprendidos, adicionalmente se debe realizar la Autoevaluacin y la representacin en el proceso. d. Evidencias: No se evidencia acciones, ni actos administrativos relacionados con el elemento. e. Hechos y logros verificables: No se evidencian hechos ni logros en este elemento. f. Recomendaciones. Elaborar el Manual de Procedimientos que incluya controles. Ser explcitos en los actos administrativos que se expiden indicando, cuando sea del caso, la norma que corresponde a la aplicacin del elemento de autoevaluacin del control del MECI. Aplicar el sistema de gestin de calidad previsto en la norma NTCGP 1000:2005, dando una evaluacin y mejoramiento continuo a los controles que se asocian a los procesos y procedimientos, as como a la administracin del riesgo. Capacitar y sensibilizar sobre el rol que cumplen los servidores en la aplicacin del sistema de control interno. 43
6.1.2. Elemento: Autoevaluacin de Gestin a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Administracin Central del Municipio, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUTOEVALUACIN A LA GESTIN: Los Servidores Pblicos del nivel directivo de la Entidad comprenden la importancia del monitoreo permanente de los indicadores a los macroprocesos, procesos, subprocesos, planes y programas a su cargo? Durante el proceso de evaluacin e informe de los indicadores participan todos los Servidores Pblicos de los diferentes niveles? Las acciones de mejoramiento son coherentes con el resultado del anlisis de indicadores? Se discuten los resultados del anlisis de indicadores con todos los Servidores Pblicos responsables de los procesos y planes institucionales? Calificacin
1 2 3 4
1 1 2 2
AUTOEVALUACIN DE GESTIN 1,50 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre la autoevaluacin de la gestin es calificada dentro de un nivel Insuficiencia Crtica. Se percibe por parte de los servidores encuestados que no se comprende la importancia del monitoreo de los indicadores de los procesos y planes, sobre el particular se considera que si bien existe participacin en la evaluacin e informe de los resultados la misma puede ser mejorada, en igual sentido se percibe que no existen acciones de mejoramiento que pueden ser fortalecidas y que si bien los resultados se estn discutiendo tambin puede ser mejorada esta dinmica. d. Evidencias: No se evidencia actos administrativos ni documentos relacionados con este elemento. 44
e. Hechos y logros verificables: Existen indicadores definidos en resoluciones en forma general para las funciones misionales de la entidad. Se genera en forma peridica informes de gestin que se someten a consideracin del Comit Directivo, para la toma de decisiones. f. Recomendaciones: Formular el plan estratgico bajo la metodologa Balanced Scorecard, es decir, incluir indicadores de gestin y resultados. Adoptar la metodologa de gestin por proceso, estableciendo para cada uno de ellos, indicadores que midan el cumplimiento de los objetivos de los mismos. Aplicar el sistema de gestin de calidad previsto en la norma NTCGP 1000:2005, dando una evaluacin y mejoramiento continuo a los indicadores que se asocian a los procesos y procedimientos, as como al direccionamiento estratgico. Capacitar y sensibilizar sobre el rol que cumplen los servidores en la aplicacin del Sistema de Control Interno. En la elaboracin de los POAS, establecer indicadores orientados a la medicin del cumplimiento de las actividades consignadas en el mismo. Establecer indicadores para las dependencias, para el seguimiento interno de sus actividades Elaborar el Manual de procedimientos, incluyendo indicadores. Continuar con la realizacin de reuniones del personal directivo para conocer el avance en la gestin institucional, hacer la retroalimentacin sobre logros y acciones de mejoramiento. COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE
6.2.
Es el conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autnomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestin y resultados corporativos de la Administracin Central del Municipio, por parte de la Oficina de Control Interno. Presenta como caractersticas la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos especficos de evaluacin al control, la gestin, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad.
45
6.2.1
Elemento: Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno a. Definicin del Elemento:
Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la Administracin Central del Municipio. b. Calificacin.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Se cumplen los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno en la Entidad? La efectividad de los elementos, componentes y subsistemas en su interaccin apoyan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad? Se generan observaciones de Control Interno a los directivos de las reas sobre las deficiencias significativas que requieren especial atencin por parte de ellos? Se presentan los informes de control interno a la alta direccin y al rgano Consultor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y Territorial? Calificacin 3 1 3 4
1 2 3 4
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2,75 INSUFICIENTE
c. Anlisis de la encuesta La percepcin general de los servidores de la entidad sobre la Evaluacin del Sistema de Control Interno es calificada dentro de un nivel Insuficiente. El promedio de los encuestados consider que se da cumplimiento a los objetivos del Sistema de Control Interno. d. Evidencias: Existen documentos (Informes de Control Interno) relacionados con este elemento. e. Hechos y logros verificables Existen los informes de Evaluacin del Sistema que deben presentarse anualmente.
46
f. Recomendaciones. Implementar y adoptar una Gua de Auditora donde se incluyan procedimientos referidos a la evaluacin independiente del SCI. Generar evaluaciones anuales del sistema de control interno. Aplicar la encuesta referencial del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como herramienta probada para valorar la percepcin que se tiene en la aplicacin del Sistema de Control Interno. Presentar anualmente los informes sobre la aplicacin del sistema de control interno a las directivas y al DAFP, donde se consignen los avances del sistema y las recomendaciones de mejoramiento del mismo. Elemento: Auditora Interna a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Administracin Central del Municipio. As mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin y los resultados obtenidos. b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 2 3 AUDITORIA INTERNA: Se cuenta con mtodos, procedimientos y herramientas que apoyen los procesos de evaluacin independiente? En los procesos de auditoria se incorpora la planeacin, ejecucin, elaboracin de informes y seguimiento? Se definen acuerdos sobre las acciones de mejoramiento con las diferentes reas de la Entidad? Calificacin 3 3 3
6.2.2
AUDITORIA INTERNA 3,00 ADECUADO
c. Anlisis de la encuesta: La percepcin general de los servidores de la entidad sobre la auditora interna es calificada dentro de un nivel Adecuado. El promedio de los encuestados consider que se cumple con este
47
elemento, es decir que existen mtodos, procedimientos y herramientas que apoyan los procesos de evaluacin independiente, todo esto ocasionado por la existencia de la Oficina de Control Interno. d. Evidencias: Informes de Control Interno. e. Hechos y logros verificables Se evidencian los documentos e informes expedidos por la Oficina de Control Interno que dan cumplimiento a este elemento. f. Recomendaciones. 6.3 Implementar y adoptar una Gua de Auditora de la Oficina de Control Interno. Hacer un plan anual de auditora definido en el POA. Realizar auditoras a procesos, dependencias y temas en forma sistemtica. Generar informes de mejoramiento de las dependencias y procesos auditados. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Es el conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestin de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluacin, de Evaluacin Independiente y en las observaciones formales provenientes de los rganos de Control. 6.3.1 Elemento: Plan de Mejoramiento Institucional a. Definicin del Elemento: Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la Administracin Central del Municipio, Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la Entidad para fortalecer integralmente su desempeo institucional, cumplir con su funcin, misin y objetivos en los trminos establecidos en la Constitucin y la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Poltico y con los diferentes grupos de inters.
48
b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: 1 2 3 4 5 6 La Entidad elabora anualmente un Plan de Mejoramiento Institucional? El Plan de Mejoramiento Institucional involucra las acciones de Mejoramiento a nivel de Macroproceso, Procesos, Subprocesos derivados de la Autoevaluacin por rea organizacional? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las recomendaciones de mejoramiento generadas por la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las recomendaciones emitidas por el rgano de Control Fiscal competente? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla niveles de responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos? Los servidores pblicos de la Entidad conocen el Plan de Mejoramiento Institucional? Calificacin 4 3 3 5 4 3
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 3,67 ADECUADO
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los encuestados arroja un resultado de 3.67 ubicando el elemento en un nivel de desarrollo ADECUADO. Se observa que el puntaje obtenido es alto debido al conocimiento que tienen los funcionarios sobre el Plan de Mejoramiento Institucional. d. Evidencias Leyes y Decretos Ley 87 de 1993 Resolucin Orgnica 5544 de la Contralora General de la Repblica Resolucin 190 de 2004 de la Contralora Departamental del Meta Decreto 1599 de 2005 Documentos Planes de Mejoramiento suscritos por el Alcalde con la Contralora General de la Repblica y Contralora Departamental del Meta en cada una de las vigencias fiscales.
49
En este elemento, cabe advertir, que los responsables de la ejecucin de las acciones de mejoramiento consignadas en los Planes de Mejoramiento son las dependencias objeto de auditora por parte del ente de control fiscal. e. Hechos y logros verificables Los resultados de las Auditoras y Revisiones de la Cuenta en las diferentes vigencias fiscales realizadas por la Contralora General de la Repblica y Contralora Departamental del Meta en ejercicio de las facultades otorgadas en la Constitucin Poltica, han sido favorables para la Administracin Central del Municipio, este ejercicio del control fiscal, es un proceso necesario e importante para toda entidad del estado del orden nacional o territorial. Con el desarrollo de Auitoras y de la Revisin de la Cuenta que realizan las Contraloras se pretende contribuir al mejoramiento de la gestin institucional, a travs de la implementacin y cumplimiento de las acciones correctivas que formulan en cada uno de los Planes de Mejoramiento que se suscriben una vez comunicado el informe, los cuales en concordancia con el Decreto 1599 del 2005 comprometen y responsabilizan tanto al funcionario que ejecuta directamente la actividad como al jefe de la dependencia, logrndose as una verdadera poltica de compromiso y autocontrol de las actividades a todo nivel. f. Recomendacin: Continuar con la ejecucin de los Planes de mejoramiento suscritos, verificar su cumplimiento. El Plan de Mejoramiento Institucional resultado de las auditoras y revisin de la cuenta practicada por las Contraloras debe seguir siendo comunicado, por lo tanto se recomienda que los funcionarios que no tienen responsabilidades sobre el mismo, lo conozcan. Se hace imperante la necesidad que cada uno de los servidores manifiesten a diario el inters por conocer la forma de mejorar la gestin que se adelanta en las diferentes dependencias que conforman la entidad.
6.3.2 Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos a. Definicin del Elemento:

Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las reas responsables dentro de la Organizacin Pblica, deben adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
50
b. Calificacin:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento por procesos y la funcin especfica encargada a cada rea organizacional de la Entidad? Los Servidores Pblicos de la Dependencia conocen el Plan de Mejoramiento por procesos de su rea? Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las recomendaciones derivadas de la Evaluacin, en lo que corresponde a cada rea organizacional? Los Planes de Mejoramiento por procesos contemplan niveles de responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos? Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las recomendaciones emitidas por los rganos de Control Fiscal en lo pertinente a cada rea organizacional? Calificacin 1 1 1 1 1
1 2 3 4 5
PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS 1,00 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la Encuesta: La percepcin general de los encuestados arroja un resultado de 1.00 ubicando el elemento en un nivel de Insuficiencia Crtica. Se observa que el puntaje obtenido es el ms bajo debido a que no existe en la entidad planes de mejoramiento por procesos, pues an no se ha enfocado el funcionamiento de la Entidad, hacia la gestin por procesos d. Evidencias: No se evidencian actos relacionados con este elemento.
e. Recomendaciones
Implementar la gestin por procesos y auditarlos.
6.3.3. Elemento: Plan de Mejoramiento Individual a. Definicin del Elemento Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento por Procesos, Institucional o en resultado de las recomendaciones de la auditora interna, debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del rea a la cual pertenecen. Su orientacin especfica es al mejoramiento del servicio pblico y su incidencia en el desempeo de los
51
procesos y del rea o dependencia a la cual se encuentran asignados, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. b. Calificacin
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento Individual y las funciones que desarrolla la Entidad? Los Servidores Pblicos elaboran Planes de Mejoramiento Individuales tomando como base los resultados de la Autoevaluacin del Control y de Gestin? Los Planes de Mejoramiento Individual se encuentran asociados a las funciones de cada cargo, en particular a sus objetivos de desempeo? La calificacin de desempeo del Servidor Pblico se encuentra directamente relacionada a su funcin, objetivos de desempeo y capacidad de llevar a cabo las acciones de mejoramiento relativas a los procesos que se le han asignado? Calificacin 1 1 1 3
1 2 3 4
PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL 1,50 INSUFICIENCIA CRITICA
c. Anlisis de la Encuesta El promedio general de la encuesta para este elemento es de 1.50 lo que representa un nivel de Insuficiencia Crtica. Esto es el reflejo de la no medicin del desempeo a todos los funcionarios de la Entidad. d. Evidencias Leyes y Decretos Ley 87 de 1993: Artculo 4
Actos Administrativos Acuerdo del Concejo Municipal, por el cual se adopta el Manual de Funciones y requisitos especficos de los cargos de la Planta de Personal de la Administracin Central del Municipio.
Documentos Ficha gua para el Control y Seguimiento del Desempeo Laboral de los funcinarios en provisionalidad. 52
Gua para la aplicacin de la normatividad sobre evaluacin del desempeo, y Ficha Gua para el control y seguimiento del desempeo laboral de los servidores pblicos. e. Hechos y logros verificables
Evaluaciones de desempeo realizadas por los jefes de rea a los funcionarios de carrera. f. Recomendaciones
Elaborar Planes de Mejoramiento Individuales tomando como base los resultados de la Autoevaluacin del Control y de Gestin en los servidores pblicos que lo requieran. Ligar los planes de mejoramiento individual y la evaluacin con las funciones de cada cargo, en particular a sus objetivos de desempeo.
53
7.
CONCLUSIN
Teniendo en cuenta la consolidacin de los resultados de las diferentes encuestas que se han aplicado, (puntaje general del Sistema 2.10 ) y verificadas las evidencias documentales sobre la existencia y desarrollo de cada uno de los elementos del Sistema, se concluye que el estado del Sistema de Control Interno de la Administracin Central del Municipio de Puerto Gaitn, segn los rangos de valoracin establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en la Circular No.03 del 25 de septiembre de 2005 se ubica en un nivel de desarrollo INSUFICIENTE.
RANGOS DE INTERPRETACIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Rango 1.0 1.9: Insuficiencia Critica Rango 2.0 2.9: Insuficiente Rango 3.0 3.9: Adecuado Rango 4.0 5.0: Satisfactorio
Lo que indica que los elementos que se ubican en el rango ADECUADO, no requieren implementacin, sino la implementacin de acciones que se orienten hacia el mejoramiento, mantenimiento y sostenibilidad del elemento de control. No obstante, el sistema, requiere de ajustes de acuerdo a los requerimientos del MECI 1000:2005; como lo es la implementacin y puesta en marcha del Modelo de Operacin por Procesos, ya que actualmente los procesos se desarrollan por rea funcional.
54
8.
RECOMENDACIONES GENERALES
Para el fortalecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de la Administracin Central del Municipio de Puerto Gaitn, se requiere adoptar las siguientes recomendaciones, las cuales se mencionan conservando la estructura del Modelo MECI, resaltando la existencia de transversalidad y correlacin de sus elementos en todo el SISTEMA. Conformar el Comit de Etica. Actualizar el Cdigo de Etica de la Entidad. Conformar el Comit de Control Interno. Aprobacin del Modelo de Operacin por procesos por parte del Comit de Control Interno en donde se presenta el resultado del proyecto Mapa de Procesos de la Administracin Central del Municipio y sus caracterizaciones. Aprobar mediante acto administrativo el mejoramiento continuo del Manual de Procedimientos, de acuerdo con la metodologa definida por el Sistema de Gestin de Calidad. Adelantar los procesos de capacitacin y sensibilizacin sobre el rol que cumplen los servidores pblicos y su responsabilidad en la aplicacin del Sistema de Control Interno. Elaborar el Manual de procedimientos, identificando los riesgos y puntos de control. Implementar y adoptar la Gua de Auditora de la Oficina de Control Interno mediante acto administrativo. Hacer extensiva la capacitacin a todos los servidores de la Entidad en el tema de Administracin de Riesgos. Requerir a cada dependencia la aplicacin de las polticas institucionales de manejo del riesgo. Apropiacin institucional del concepto de comunicacin organizacional como una responsabilidad de todas las dependencias de la entidad para asegurar que los procesos fluyan adecuadamente. La Administracin Central del Municipio requiere un despliegue de sensibilizacin y capacitacin en los conceptos bsicos y metodolgicos del Sistema de Control Interno, que permitan interiorizar en los servidores pblicos que el control interno es una actividad 55
intrnseca en todas sus funciones y por consiguiente responsabilidad de todos. Situacin que coadyuva al sostenimiento y fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Considerando el resultado de la percepcin de los encuestados, se evidencia la necesidad de comunicar ms los avances institucionales, y cmo cada uno de ellos se integran al Sistema de Control Interno.
56

Diagnostico Meci

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Diagnostico Meci

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

INFORME RESULTADO DE LA APLICACIN DE LA ENCUESTA DE DIAGNSTICO - DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONFORME A LA NUEVA ESTRUCTURA DE CONTROL MECI 1000:2005

PUERTO GAITAN, JUNIO DE 2008

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

Anexo Tcnico MECI 1000:2005 pg.1 Ibd.

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR No. 03 DE 2005

INSUFICIENCI A CRITICA 2.30 INSUFICIENTE

2.57 1.50 2.88

INSUFICIENTE INSUFICIENCI A CRITICA INSUFICIENTE 2.14 INSUFICIENTE

RANGOS DE INTERPRETACIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

LOS RESULTADOS DE LA APLICACIN DEL DIAGNSTICO SE SINTETIZAN AS:

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIN

1.84 2.30 2.14

INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

ADMINISTRACIN DEL RIESGO

COMUNICACIN PBLICA ACTIVIDADES DE CONTROL

1.40 1.93 3.07 2.69 1.00 2.45 2.75 1.00

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

PERCEPCION POR ELEMENTOS

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

4.00 3.50 3.00

ESTILO DE DIRECCIN PLANES Y PROGRAMAS

MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS

AUTOEVALUACIN DEL CONTROL

IDENTIFICACIN DEL RIESGO

VALORACIN DEL RIESGO

POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

SISTEMAS DE INFORMACIN INFORMACIN SECUNDARIA INFORMACIN PRIMARIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

POLTICAS DE OPERACIN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

e. Hechos y logros verificables Sistema de nomenclatura y clasificacin de cargos. Manual de Funciones.

f. Recomendaciones. Fortalecer las actividades de Bienestar Social. 15

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

No se evidencian hechos que demuestren el desarrollo del elemento.

4.1.2.3 Elemento: Estructura Organizacional a. Definicin del Elemento:

e. Hechos y logros verificables

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

Ley 87 de 1993: Artculo 4 Decreto 111 de 1996: Todo

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

No se evidencia Actos Administrativos.

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

Elemento: Comunicacin Organizacional a. Definicin del Elemento:

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005

INFORME RESULTADO DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005