CICLO CONTABLE El ciclo contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida

de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. Al comienzo del ejercicio contable, la empresa cuenta con un determinado patrimonio. Durante el ejercicio, conforme vaya realizando operaciones, ste se ver alterado, al tiempo que se irn generando unos resultados al desarrollar su actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la incidencia del resultado en el patrimonio empresarial, deber proceder a calcularlo. Posteriormente, podr presentar las cuentas anuales. Este proceso se podra resumir del siguiente modo: 1. Balance general (y saldos de las cuentas del balance de pruebas y del mayor general) al principio del periodo reportado.

2. Analizar las transacciones y registrarlas en el diario conforme van ocurriendo. 3. Trasnferir los registros en el diario a las cuentas del mayor correspondientes.

4. Elaborar un balance de prueba no ajustado o una hoja de trabajo (opcional). 5. Analizar los ajustes (y las correcciones), registrarlos en el diario y llevarlos al mayor. 6. elaborar un balance de prueba ajustado.

7. Elaborar los estados financieros formales.

8. Cerrar los libros. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos en los saldos inciales para el periodo siguiente.

En el proceso o ciclo contable se distinguen las siguientes fases o etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Balance de situacin inicial. Apertura de la contabilidad. Registro de las operaciones del ejercicio. Periodificacin. Ajustes previos a la determinacin del beneficio o prdida generado en el ejercicio. 6. Balance de comprobacin de sumas y saldos. 7. Clculo del resultado. 8. Cierre de la contabilidad. 9. Cuentas anuales. 10. Distribucin del resultado.

Ejemplo 1: El 1 de enero de 2009, la empresa ABC, dedicada a la fabricacin y comercializacin de calzado, cuenta con el siguiente patrimonio:

Locales Carros Zapatos Mquinas Efectivo Deudas con entidades de crdito Capital

100.000 pesos 10.000 . 10.000 . 20.000 . 10.000 . 50.000 . 100.000 .

Durante el ejercicio 1 realiza las siguientes operaciones: a. En enero vende los zapatos que tena en sus almacenes, por importe de 50.000 pesos. En el momento de la venta, cobra 20.000 pesos, el resto lo cobrar en marzo. b. En abril compra cuero a la empresa X. El coste de esta adquisicin asciende a 15.000 pesos, que pagar en mayo. c. En junio devuelve 10.000 pesos de una deuda contrada con una entidad financiera. d. En julio compra una mquina por 50.000 pesos. En esa fecha abona 10.000 pesos. y se compromete a satisfacer 1.000 pesos en los siguientes meses. e. Durante el ao abona sueldos y salarios por un importe de 10.000 pesos y energa elctrica por 2.000 pesos. Se pide: Realizar el ciclo contable correspondiente al ejercicio 1 de la empresa ABC.

Balance de situacin inicial

Al comienzo del ejercicio, la empresa dispondr de cierto patrimonio, que aparecer plasmado contablemente en un balance de situacin. ste ser exactamente igual al que se obtuvo al cierre del ejercicio anterior.

Para el ejemplo 1 tenemos: A 1 de enero de 2009, la empresa ABC presentar el siguiente balance de situacin expresado en pesos

Activo Locales Carros Zapatos Mquinas Dinero Total 100.000 10.000 10.000 20.000 10.000 150.000

Pasivo Deudas con entidades de crdito 50.000 Capital 100.000 Total 150.000

Apertura de la contabilidad:

Tanto en el Diario como en el Mayor se registrarn los elementos con los que cuenta la empresa en un primer momento. Para el ejemplo 1 tenemos: En el Diario el asiento de apertura se registrar: 1 de enero Concepto Locales carros Zapatos Mquinas Dinero Deudas con entidades de crdito Capital Debe 100.000 10.000 10.000 20.000 10.000 50.000 100.000 Haber

Registro de las operaciones del ejercicio

Los incrementos de activo normalmente constituirn empleos (Debe), mientras que las disminuciones de valor de activo representarn recursos (Haber). Este hecho tiene incidencia en los movimientos de las cuentas de activo, como se plasma a continuacin: Para el ejemplo 1 tenemos: En el Diario se plasmarn las transacciones realizadas por la empresa: a) En enero, por la venta de zapatos: Enero Concepto Dinero Derechos de cobro sobre clientes zapatos Debe 20.000 30.000 50.000 Haber

La cuenta abonada podra ser zapatos, pero se va a utilizar la de Ventas de zapatos, que viene a indicar que de esta operacin se derivan rentas. a') En marzo, por el cobro de los derechos originados por las ventas de enero:

Marzo Concepto Dinero Derechos de cobro sobre clientes Debe 30.000 30.000 Haber

b) En abril, por las compras de pieles realizadas a la empresa TAITA: Abril Concepto Compras de cuero y pieles Deudas con proveedores de pieles Debe 15.000 15.000 Haber

Nos inclinamos por cargar la cuenta Compras de cuero y pieles y no Cuero y pieles, al incidir esta transaccin en el clculo del resultado, puesto que a la empresa le resulta indispensable comprar materias primas para llevar a cabo su proceso productivo.

b') En mayo, satisface la obligacin de pago contrada con la empresa proveedora de cuero:

Mayo Concepto Deudas con proveedores de cuero Dinero Debe 15.000 15.000 Haber

c) En junio, por la devolucin de parte de una deuda: Junio Concepto Deudas con entidades de crdito Dinero Debe 10.000 10.000 Haber

d) En julio, compra una mquina: Julio Concepto Mquinas Dinero Deudas con suministradores de inmovilizado Debe 50.000 10.000 40.000 Haber

d') En los meses comprendidos entre agosto y diciembre de 2009, ambos incluidos, por el importe que abona de la deuda que naci al adquirir la mquina, efectuar el siguiente registro: Meses correspondientes Concepto Deudas con suministradores de inmovilizado Dinero Debe 1.000 1.000 Haber

e) Por los sueldos y salarios pagados al personal:

Concepto Sueldos y salarios Dinero

Debe 10.000

Haber

10.000

Por la electricidad: Concepto Electricidad Dinero Debe 2.000 2.000 Haber

El registro en el Mayor se ver al efectuar el balance de comprobacin.

Ajustes previos a la determinacin del beneficio o prdida generado en el ejercicio

Para calcular el resultado obtenido por la empresa en un perodo hay que considerar: La utilizacin de los equipos de la entidad para realizar su actividad, es decir, la incorporacin de stos al proceso productivo En principio, el resultado del perodo vendr dado por la diferencia entre los ingresos obtenidos por la venta de los productos y lo que cuesta fabricar los productos vendidos.

Resultado = Ingresos por ventas Coste de la produccin vendida

O sea, para determinar el beneficio o la prdida del ejercicio se considerarn las unidades vendidas a precio de venta menos stas valoradas a precio de coste. Para fabricar los productos realizados en el ejercicio la empresa ha utilizado diversos factores, como son: materias primas, mano de obra, energa elctrica, etc. A lo largo del perodo, conforme los fue adquiriendo, los contabiliz. Es decir, la entidad ha registrado contablemente la adquisicin de los factores que han intervenido en la produccin del perodo, con independencia de que sta sea o no vendida. Ahora bien, se pueden presentar las siguientes situaciones:

Al comienzo del perodo, en el almacn de la empresa haba productos fabricados en ejercicios anteriores, que si son vendidos se registra contablemente tal operacin a precio de venta.

Al cierre del ejercicio, algunos de los productos fabricados por la empresa no han sido vendidos; efectivamente, no se han registrado tales ventas, pero s la adquisicin de los factores que colaboraron en su fabricacin. A la hora de hallar el resultado del ejercicio, slo habra que considerar la porcin de stos que se ha consumido para la elaboracin de los productos vendidos.

Para determinar contablemente el resultado, dando solucin a las cuestiones planteadas, hay que registrar la variacin de existencias de todas clases experimentada en el ejercicio. Para ello, al cierre del perodo se dan de baja las existencias que inicialmente haba en almacn. Su registro ser:

Concepto Variacin de existencias Existencias

Debe -

Haber

Simultneamente, se dan de alta las existencias que lo integren en esa fecha:

Concepto Existencias Variacin de existencias

Debe -

Haber

Para el ejemplo 1 tenemos: Por las existencias inciales: Concepto Variacin de zapatos zapatos Debe 10.000 10.000 Haber

Por las existencias finales, suponiendo que en el almacn de ABC hay Zapatos valorados en 27.000 pesos. y que no queda cuero:

Concepto Zapatos Variacin de zapatos

Debe 27.000

Haber

27.000

Balance de comprobacin de sumas y saldos

Ms que un eslabn del ciclo contable, el balance de comprobacin sirve para comprobar que no se han cometido errores formales en las anotaciones efectuadas hasta la fecha de su realizacin. De ah, que en l aparezcan cuentas representativas de elementos patrimoniales y cuentas que intervienen en el clculo del resultado, es decir, de gastos e ingresos. Su estructura es la siguiente: Balance de sumas Concepto Totales................ . Se detectar que se han cometido errores si los totales de las sumas del Debe y del Haber no coincidiesen; lo mismo cabe decir si los totales de los saldos deudores y acreedores difiriesen. Para el ejemplo 1 tenemos: Antes de realizar el balance de comprobacin de sumas y saldos, veamos los registros que han debido efectuarse en el libro Mayor como consecuencia de las operaciones descritas: Sumas debe del Sumas haber Balance de saldos del Saldos deudores Saldos acreedores

Debe Apertura Suma

Locales 100.000 pesos. 100.000 pesos.

Haber

Suma

Saldo deudor 100.000 pesos.

Debe Apertura Suma Saldo deudor 10.000 pesos.

carros 10.000 pesos. 10.000 pesos.

Haber

Suma

Debe

zapatos

Haber

Apertura Cierre Suma Saldo deudor 27.000 pesos.

100.000 pesos. 10.000 pesos. 27.000 pesos. 37.000 pesos 10.000 pesos.

Cierre Suma

Debe Apertura Julio Suma Saldo deudor 70.000 pesos

Mquinas 20.000 pesos. 50.000 pesos. 70.000 pesos.

Haber

Suma

Debe Junio Suma

Deudas crdito

con

entidades

de

Haber Apertura Suma

10.000 pesos. 10.000 pesos.

50.000 pesos 50.000 pesos

Saldo acreedor 40.000 pesos

Debe Apertura Enero Marzo

Dinero 10.000 pesos. 15.000 20.000 pesos. 10.000 30.000 pesos 10.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 2.000 60.000 pesos pesos. pesos. pesos. pesos. pesos. pesos. pesos. pesos. pesos. pesos.

Haber Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Sueldos Electricidad Suma

Suma Saldo deudor 8.000 pesos.

52.000 pesos

Debe

Capital

Haber 100.000 pesos. Apertura

Suma

100.000 pesos. Suma

Saldo acreedor 100.000 pesos.

Debe Enero Suma Saldo nulo

Derechos clientes 30.000 pesos 30.000 pesos

de

cobro

sobre

Haber Marzo Suma

30.000 pesos 30.000 pesos.

Debe

Ventas de zapatos 50.000 pesos.

Haber Enero Suma

Suma Saldo acreedor 50.000 u.m.

50.000 pesos

Debe Ao Suma Saldo deudor 2.000 pesos.

Electricidad 2.000 pesos. 2.000 pesos.

Haber

Suma

Debe Abril Suma Saldo deudor 15.000 pesos.

Compras de cuero 15.000 pesos. 15.000 pesos

Haber

Suma

Debe Mayo

Deudas proveedores de cuero Haber 15.000 pesos 15.000 pesos. Abril

Suma Saldo nulo

15.000 pesos

15.000 pesos

Suma

Debe Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Suma

Deudas suministradores inmovilizado 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000

de

Haber Julio

pesos. 40.000 pesos. pesos pesos pesos. pesos 40.000 pesos

5.000 pesos

Suma

Saldo acreedor 35.000 pesos

Debe Ao Suma Saldo deudor 10.000 u.m.

Sueldos y salarios 10.000 pesos 10.000 pesos

Haber

Suma

Debe Ex. iniciales Suma Saldo acreedor 17.000 u.m.

Variacin de zapatos 10.000 pesos 10.000 pesos. 27.000 pesos. 27.000 pesos

Haber Ex. finales Suma

Balance de comprobacin:

Balance de sumas Concepto Locales carros zapatos Mquinas Sumas debe 100.000 10.000 37.000 70.000 Sumas haber 10.000

Balance de saldos Saldos deudores 100.000 10.000 27.000 70.000 Saldos acreedores

Dinero Deudas con entidades de crdito Capital Derechos de cobro sobre clientes Ventas de zapatos Electricidad Compras de cuero Deudas con proveedores de pieles Deudas con suministradores de pesos. Sueldos y salarios Variacin de zapatos Totales

60.000 10.000 30.000 2.000 15.000 15.000 5.000 10.000 10.000

52.000 50.000 100.000 30.000 50.000 15.000 40.000 27.000

8.000 2.000 15.000 10.000

40.000 100.000 50.000 35.000 17.000

374.000

374.000

242.000

242.000

El hecho de que las sumas de estos balances sean iguales indica que formalmente se han contabilizado las operaciones de un modo adecuado, pero ello no es bice para que pudieran haberse valorado o empleado partidas incorrectamente.

Clculo del resultado

El resultado de un ejercicio viene dado por la diferencia entre los ingresos y gastos en l producidos. Resultado Ingresos Gastos =

En principio, puesto que estos conceptos son ms amplios, como se ir viendo en posteriores captulos, los ingresos expresan en trminos monetarios las ventas de los productos fabricados por la empresa o los servicios por ella prestados y los gastos el importe monetario de todos aquellos factores productivos que la empresa adquiere para la obtencin de aqullos. En el Diario, para determinar el excedente empresarial de un perodo, basta con abonar las cuentas de gastos y cargar las de ingresos, utilizando en ambos casos como contrapartida una cuenta representativa del resultado del ejercicio. En terminologa contable, se habla de contrapartida de un asiento para designar la cuenta o cuentas que se cargan (o abonan) al abonar (o cargar) otra.

As, las anotaciones contables que se realizarn en el Diario, en forma resumida sern: Concepto Resultado del ejercicio Gastos Ingresos Resultado del ejercicio Debe Haber

El efecto en el Mayor, al pasar los asientos del Diario a aqul, es que todas las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas. Saldar una cuenta significa efectuar un cargo o un abono en la misma segn convenga para lograr que presente saldo cero.

Para el ejemplo 1 tenemos: La empresa ABC vendi Zapatos por 50.000 pesos., que constituyen ingresos y que, en este ejemplo, eran las prendas que tena al comienzo del perodo en almacn; para fabricar ms calzado, incurri en los siguientes gastos: energa elctrica, compras de cuero y pieles y sueldos. Finalizado el ejercicio, cuenta con zapatos elaborados en este ao y que no han sido vendidos. Como:

Resultado = Ingresos por ventas Coste de la produccin vendida (I)

y puesto que: Existencias iniciales + Coste produccin realizada = Coste produccin vendida + Ex. finales

se deduce que: Ex. iniciales + Coste produccin realizada Ex. finales = Coste produccin vendida

Coste de la produccin vendida = Electricidad + Compras + Sueldos + (Ex. iniciales Ex. finales) = Electricidad + Compras + Sueldos + Variacin de existencias = = 2.000 + 15.000 + 10.000 + (10.000 27.000) * = 10.000 pesos.

* Es de notar que en este caso la variacin de existencias supone un menor gasto. Por ello, se considera que funciona como un ingreso. Por lo tanto, sustituyendo en (I) se obtiene: Resultado = 50.000 10.000 = 40.000 pesos La empresa, en el Diario, registrar:

Concepto Resultado del ejercicio Electricidad Compras de cuero y pieles Sueldos y salarios Ventas de zapatos Variacin de zapatos Resultado del ejercicio

Debe 27.000

Haber

2.000 15.000 10.000 50.000 17.000 67.000

Tras pasar estos asientos del Diario al Mayor, en ste todas las cuentas de gastos e ingresos presentarn saldo cero, al tiempo que se abrir la cuenta Resultado del ejercicio. Es recomendable que el lector compruebe la afirmacin hecha en relacin a las cuentas de gastos e ingresos; la cuenta de Resultado del ejercicio mostrar el siguiente movimiento: Debe Gastos Suma Resultado del ejercicio 27.000 pesos 27.000 pesos 67.000 pesos. 67.000 pesos. Haber Ingresos Suma

Saldo acreedor 40.000 pesos

Cierre de la contabilidad

Al finalizar el ejercicio, en el Diario se cargarn todas las cuentas acreedoras y se abonarn las deudoras. Al traspasar esta anotacin al Mayor, todas las cuentas quedarn saldadas, es decir, con saldo nulo. Para el ejemplo 1 tenemos: En el Diario se registrar:

Concepto Capital Deudas con entidades de crdito Deudas con suministradores de inmovilizado Resultado del ejercicio Locales carros zapatos Dinero Mquinas

Debe 100.000 40.000 35.000 40.000

Haber

100.000 10.000 27.000 8.000 70.000

En el Mayor todas las cuentas presentarn saldo cero y se cerrarn. Cerrar una cuenta consiste en sumar, a la misma altura, su Debe y Haber, que mostrarn los mismos importes. A modo de ejemplo, veamos el cierre de la cuenta Local. Debe Apertura Suma Saldo nulo Locales 10.000 pesos 10.000 pesos 10.000 pesos 10.000 pesos Haber Cierre Suma

Cuentas anuales

Las cuentas anuales son: el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria. El balance mostrar el patrimonio empresarial en una fecha dada, reflejando los saldos de los distintos elementos que lo integran. La cuenta de prdidas y ganancias explicar sucintamente mediante qu actividades la entidad ha generado rentas; y la memoria se ocupar de detallar y comentar la informacin en aqullas contenida. Hay que diferenciar el balance de situacin y el de comprobacin, puesto que en el primero slo aparecern cuentas representativas de elementos patrimoniales, mientras que en el segundo figurarn, adems de las citadas, las de gastos e ingresos.

Para el ejemplo 1 tenemos: ABC, al cierre del ejercicio, presentar el siguiente balance de situacin: Activo Locales carros Zapatos Dinero Mquinas Total 100.000 10.000 27.000 8.000 70.000 215.000 Pasivo Capital Deudas con ent. de cdto. Deudas con suministradores de inmovilizado Resultado del ejercicio Total 100.000 40.000 35.000 40.000 215.000

La cuenta de prdidas y ganancias representativa de los resultados generados en el perodo se aproximar a la siguiente: Resultado del ejercicio Debe Electricidad Compras de cuero y pieles Sueldos y salarios Resultado del ejercicio Total 2.000 15.000 10.000 40.000 67.000 Total 67.000 Haber Incremento de zapatos. Ventas de zapatos. 17.000 50.000

En la memoria de ABC se comentarn matices puntuales acerca de los conceptos contenidos en el balance y la cuenta de prdidas y ganancias.

Distribucin del resultado

El beneficio obtenido por la empresa, se destinar a repartirlo entre los propietarios de la entidad o a engrosar los fondos propios de sta, mediante la creacin de reservas. Concepto Resultado del ejercicio Reservas Deudas con propietarios Debe Haber

CICLO CONTABLE

Alfredo Moreno Arteaga Vctor Noble Ramos Ivn Pacheco Durango

Profesor: Ing. Esp. Oscar Verbel

Asignatura: Contabilidad gerencial

Universidad de Crdoba Facultad de ciencias bsicas e ingenieras Programa de ingeniera industrial Montera, noviembre de 2009