Monografa

FAMILIAS PROPIAS. COMPARACIN CON FAMILIAS DE SISTEMA EN V 4.2

(18 Octubre 2011)

Departamento de Consultora
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NDICE
FAMILIAS PROPIAS EN AURAPORTAL ..................................................................................................................... 5 1. 2. CONCLUSIONES .............................................................................................................................................. 5 DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS ................................................................................................................... 8 2.1. BASE DE DATOS ............................................................................................................................................. 8 2.1.1. Familias de Sistema .......................................................................................................................... 8 2.1.2. Familias Propias ................................................................................................................................ 8 2.2. CREACIN FAMILIAS...................................................................................................................................... 8 2.2.1. Familias de Sistema .......................................................................................................................... 8 2.2.2. Familias Propias ................................................................................................................................ 9 2.3. DISEO FORMULARIOS ............................................................................................................................... 10 2.3.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 10 2.3.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 10 2.4. DISEO GRIDS............................................................................................................................................... 12 2.4.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 12 2.4.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 12 2.5. CAMPOS EXCLUSIVOS ................................................................................................................................. 13 2.5.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 13 2.5.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 13 2.6. CREACIN ELEMENTOS .............................................................................................................................. 14 2.6.1. CREACIN MANUAL ..................................................................................................................... 14 2.6.1.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 14 2.6.1.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 14 2.6.2. TAREAS DE SISTEMA ................................................................................................................... 15 2.6.2.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 15 2.6.2.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 15 2.6.3. SERVICIOS WEB ........................................................................................................................... 15 2.6.3.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 15 2.6.3.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 16 2.7. PERMISOS ...................................................................................................................................................... 17 2.7.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 17 2.7.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 19 2.8. RELACIONES ENTRE FAMILIAS .................................................................................................................. 20 2.8.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 20 2.8.1.1. Enlaces....................................................................................................................................... 20 2.8.1.2. Empleados ................................................................................................................................. 20 2.8.1.3. Cuentas Indirectas ..................................................................................................................... 20 2.8.1.4. Roles De Cuentas ...................................................................................................................... 21 2.8.1.5. Cuenta Proyecto...................................................................................................................... 21 2.8.1.6. Costes / Ingresos ....................................................................................................................... 21 2.8.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 21 2.9. INTEGRACIN CON PROCESOS BPM ........................................................................................................ 22 2.9.1. Familia Prefijo/Sufijo ....................................................................................................................... 22

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2.9.1.1. Visor ........................................................................................................................................... 24 2.9.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 24 2.9.2. Familia General ............................................................................................................................... 25 2.9.3. Grupos de Campos ......................................................................................................................... 25 2.9.3.1. Visor ........................................................................................................................................... 25 2.9.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 25 2.9.4. Documentos .................................................................................................................................... 26 3. PLANNING ...................................................................................................................................................... 26

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El presente documento compara las caractersticas de las ms adecuada en cada escenario. Las

Familias Propias de AuraPortal con las Familias de Sistema en la versin 4.2 de AuraPortal, para ayudar a los diseadores y usuarios a elegir cul es la Familias de Sistema son aquellas que incorpora la Estructura Inicial de AuraPortal cuando se instala.
-

Son 9:

Empleados Cuentas tems Proyectos reas Documentos Procesos Reglas y Tareas Libres

Nota. Aunque las Familias de Sistema son las nueve de la lista anterior, este documento hace especial referencia a las cinco primeras (Empleados, Cuentas, tems, Proyectos y reas). Las otras cuatro (Documentos, Procesos, Reglas y Tareas Libres), se tratan en otros documentos porque tienen un comportamiento especfico independiente de la comparacin que se realiza en este.

Las

nizacin. Son por lo tanto

Familias Propias se crean y disean en AuraPortal segn las necesidades particulares de cada orgaPropias de cada instalacin, de ah su nombre, y se pueden crear el nmero

que se desee, ilimitadamente.

1. CONCLUSIONES
Las conclusiones ms relevantes tras la lectura de este documento son que, en general, es preferible utilizar

Familias Propias, tanto por sus funcionalidades presentes como por su proyeccin futura.

Hay tres excepciones a esta conclusin genrica: -

Cuentas. Tiene funcionalidades muy especficas que no estn en las Familias Propias, como son:

Roles de Cuentas. A travs de ellos el personal humano de las Cuentas puede recibir y
gestionar Tareas y Mensajes de Proceso.

Portales Externos. Toda la gestin de los Portales Externos est basada en Clases de
Cuentas y sus Roles.

Nota. En versiones futuras est previsto que las Cuentas dispongan de todas las funcionalidades de las Familias Propias (Formularios Dinmicos, Grids configurables, Base de Datos SQL, ), conservando las actuales. -

Empleados. La Familia de Empleados tiene mecnicas exclusivas que no estn en las Familias
Propias, como son:

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Login. A travs del cual se identifica a cada empleado que inicia sesin en AuraPortal
para que tenga las opciones y funcionalidades que le correspondan y no otras.

Organigrama. Representacin de la estructura jerrquica de la empresa con aplicacin

en Procesos, Tareas Libres y otros elementos.

Grupos de Empleados y Roles. Diferentes niveles de organizacin de los empleados con

funciones importantes en el workflow de Procesos, Recintos Seguros y permisos.

Anexos. Las Familias Propias no disponen del concepto Anexo que tienen las Familias de Sistema, pero en su lugar se pueden utilizar las funcionalidades de los Formularios Dinmicos, concretamente:

Campos y Divisiones. Se pueden agregar campos basados en todo tipo de Trminos de

Diccionario, que sustituyen a los Anexos Mono-Registro basados en Listas de SharePoint.

Documentos.

El nuevo trmino Biblioteca En Diccionario sustituye a los Anexos Multi-

Registro basados en Bibliotecas de SharePoint.

Grupos de Campos. Los

Nota.

Anexos Multi-Registro basados en Listas de SharePoint pueden

sustituirse por Grupos de Campos.

Est en desarrollo un sistema de Relaciones entre Familias, de gran potencia, con el que se podrn establecer redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N. Estar disponible en prximas versiones. En la siguiente tabla se muestra un resumen de las principales diferencias entre ambos tipos de Familias. Posteriormente se comentan con ms detalle:

Familias De Sistema
Base de Datos Creacin Familia
SharePoint. Fijas en la Estructura Inicial.

Familias Propias
Directamente en SQL. Particular en cada instalacin. Se pueden crear las que se necesiten, sin lmite.

Diseo Formularios

Formulario Fijo, no configurable. Para aadir campos hay que utilizar los Anexos.

Formularios Dinmicos y personalizables. No dispone de Anexos, pero los formularios Dinmicos permiten aadir cualquier tipo de campo del Diccionario.

Diseo Grids

Grids con Filtros y Columnas fijos, no configurables.

Grid con Filtros y Columnas configurables, en cantidad, orden y tamao.

Campos Exclusivos

No disponible.

Se pueden elegir qu campos tendrn un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la misma Familia.

Creacin Elementos

Manual, Tareas de Sistema, Ser-

Manual, Tareas de Sistema, Ser-

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vicios Web e Importacin. vicios Web e Importacin. Recintos Seguros. Las relaciones entre Familias Propias se pueden establecer con diversos campos, como Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos. Est en preparacin un sistema mucho ms potente llamado

Permisos Relaciones entre Familias

Grupos de Empleados en Clases. Las relaciones entre Familias de Sistema solo se establecen en algunos puntos concretos que se comentan en las siguientes lneas de esta tabla (Enlaces, Empleados, Cuentas Indirectas, Roles de Cuentas, Cuenta de Proyecto, Costes/Ingresos y Planning).

Re-

laciones entre Familias.

Las relaciones entre Familias Propias se pueden establecer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos.

Enlaces

Los formularios de Familia de Sistema tienen un campo con Enlaces a otras Familias.

Empleados

Login. Identificacin del usuario

que inicia sesin en AuraPortal.

Las Familias Propias no tienen la mecnica de Login, por lo que para iniciar sesin en AuraPortal hay que utilizar la familia de Sistema Empleados. Con campos Prefijo de Empleados en Familias Propias se pueden conseguir ms funcionalidades que con el campo

Responsable. Campo fijo en el

formulario con mecnicas especficas (Ejecutor de Tareas de Proceso, Prefiltros y Permisos).

Responsable en

las fichas de las Familias de Sistema (Ejecutor de Tareas de Proceso a travs de la TSINGRESADOR, Prefiltros, Permisos por Recintos Seguros).

Cuentas Indirectas

La Familia Cuenta incluye mecnicas especficas ya preparadas que relaciona Cuentas entre s.

Las relaciones se pueden establecer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos.

Roles De Cuentas

La Familia Cuenta tiene como Sufijo los Roles Personales e Impersonales con mecnicas muy importantes relacionadas con la ejecucin de los Procesos con Usuarios Externos e Invitados.

No existe una mecnica parecida en las Familias Propias. Para que los Usuarios Externos e Invitados reciban Tareas y Emails hay que utilizar la familia de Sistema Cuentas. Permite aadir campos Prefijo de cualquier Familia. No existe una mecnica especfica pero se puede realizar con Grupos de Campos, y prximamente con el nuevo desarrollo de

Cuenta - Proyecto Costes / Ingresos

La Familia Proyecto permite la relacin con una Cuenta. Las Familias de Sistema incluyen un mecanismo de Costes e Ingresos basados en tems.

Rela-

ciones entre Familias.

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 Integracin con Procesos

Trminos de Familia General y Prefijos/Sufijos. Trminos de Familia General, Familia Prefijo/Sufijos, Grupos de Campos y Documentos.

Planning

Las Familias de Sistema tienen el mecanismo de Planning con Tareas Libres (no de Proceso).

Las Familias Propias no tienen enlaces con las Tareas Libres, y consecuentemente tampoco con el Planning.

2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS

En este Captulo de detallan las diferencias entre las Familias de Sistema y Propias.

2.1. BASE DE DATOS

En la versin 4.2, vigente en el momento de redactar esta Monografa, hay una diferencia importante en la base de datos utilizada para las Familias de Sistema y Propias.

2.1.1. Familias de Sistema

El almacenamiento de sus datos se realiza en Listas de SharePoint (que a su vez se guardan en MSSQL).

2.1.2. Familias Propias

Se almacenan directamente en MS-SQL sin pasar por SharePoint, lo cual permite una mayor potencia y flexibilidad en su desarrollo, y capacidad de almacenamiento.

2.2. CREACIN FAMILIAS

La principal diferencia entre ambas Familias es que las de dida de las necesidades de cada instalacin de AuraPortal. Inicial de la instalacin de AuraPortal, mientras que las Familias

Sistema ya estn creadas en la Estructura Propias se crean posteriormente a me-

2.2.1. Familias de Sistema

Aunque las Familias de Sistema estn ya creadas en la Estructura Inicial que realiza la instalacin de AuraPortal, pueden personalizarse desde las opciones de Estructura, en el Panel FAMILIAS:

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Desde estas opciones se pueden realizar las siguientes acciones: Crear

Clases y ubicarlas en Ramas del rbol, Pginas de Entrada personalizadas para Empleados, Roles Personales de las Cuentas,

Disear

Disear Formularios de Crear

Anexos (ampliacin de las Fichas, tanto Mono-Registro como Multi-Registro).

Para ms detalles dirigirse al Manual de Administrador Delegado.

2.2.2. Familias Propias

Las Familias Propias se crean y personalizan a la medida de cada instalacin de AuraPortal, desde la opcin de Estructura FAMILIAS Familias Propias rbol y Clases:

Las opciones de configuracin son: -

rbol y Clases. De forma muy similar a las Familias de Sistema.

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Campos en Ficha. Permite agregar campos del Diccionario a la Ficha, que es el almacn de datos de los elementos de la Familia.

Formularios. Permite disear mltiples Formularios Dinmicos con campos de la Ficha para ser
utilizados desde las diferentes opciones de AuraPortal. Ver apartado correspondiente ms adelante en este documento.

Configuracin Grid. Permite disear los Filtros y Columnas del Grid para buscar elementos de la
Familia. Ver apartado correspondiente ms adelante en este documento.

Campos con contenido exclusivo. Permite determinar qu campos de la Ficha tendrn un valor
exclusivo que no se pueda repetir en otros elementos de la misma Familia. Ver apartado correspondiente ms adelante en este documento.

2.3. DISEO FORMULARIOS

Una de las diferencias ms importantes entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas ltimas de personalizar sus formularios.

2.3.1. Familias de Sistema

El diseo de los formularios de los elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura Inicial de la instalacin y no se puede modificar. La manera de ampliar sus datos es a travs de

Anexos, tanto del tipo Mono-Registro como Multi-registro.

Aunque sea fijo, cada Familia de Sistema tiene su propio formulario diseado segn su objetivo. El

Visor de Prefijos de Familias de Sistema en Procesos (Tareas y Mensajes), estn disponibles con las
Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, pero siempre se mostrar el mismo formulario, que es una representacin reducida del completo y no se puede modificar. A travs del Visor, los

siguientes caractersticas:

Empleados con permisos podrn Ver y/o Modificar datos de los elemenCrear elementos nuevos desde el Grid de seleccin

tos. Ver permisos basados en Grupos de Empleados-Clases ms adelante en este documento. Los Empleados con permisos tambin podrn de Prefijos. Los Usuarios

Externos e Invitados solo vern el formulario del Visor, pero no podrn modificar ni

crear nuevos elementos.

2.3.2. Familias Propias

Los formularios de elementos de Familias Propias son personalizables con el sistema de Formularios Dinmicos ya conocido para las Tareas y Mensajes de los Procesos. Un ejemplo de formulario podra ser el siguiente:

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Resumen de Caractersticas: Permite aadir cualquier tipo de Trmino del Diccionario como campo en el formulario. Notar que esto quiere decir que se pueden aadir cionario) y tambin -

Grupos de Campos, Documentos (Bibliotecas En DicPrefijos/Sufijos de otras Familias.

Creacin personalizada de Formularios por Clase. Cada Clase puede tener su formulario especfico.

Presentacin dinmica de Divisiones (Presencia/No Presencia y Lectura/Edicin) segn Condiciones. Entre las Condiciones posibles cabe resaltar que se puede diferenciar el usuario que accede al formulario, de forma que el mismo formulario se presente diferente segn cada usuario.

Con respecto al

Visor de Prefijos de Familias de Propias en Procesos (Tareas y Mensajes), estn

disponibles las siguientes caractersticas: Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, y adems elegir el formulario que se desee entre los diseados a medida. A travs del Visor, cualquier usuario (Empleado,

Externo o Invitado) podr Ver y/o Modificar elementos si tiene permisos en el Recinto Seguro correspondiente (ver permisos Crear elementos nuevos desde el Grid

en Recintos Seguros ms adelante en este documento). Cualquier usuario con permisos tambin podr de seleccin de Prefijos. Pueden verse ms detalles en la Monografa general sobre Formularios Dinmicos.

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2.4. DISEO GRIDS

De forma similar a los formularios, una de las diferencias entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas ltimas de disear los filtros y columnas del Grid para buscar elementos.

2.4.1. Familias de Sistema

El Grid para buscar elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura Inicial de la instalacin. No se puede modificar.

2.4.2. Familias Propias

En cambio, en las Familias Propias s se pueden personalizar los filtros y columnas del Grid de bsqueda de elementos.

Configuracin Grid de cada Familia Propia, en Estructura FAMILIAS - Familias Propias rbol y Clases:
La personalizacin se realiza desde la opcin

Desde esta ventana se puede configurar lo siguiente: -

Nombre para mostrar. Es el nombre que se mostrar en la cabecera del Grid. Ancho Ventana. Ancho en pxeles que ocupar el Grid cuando lo utilicen los usuarios en ejecucin.

FILTROS. Seleccin de campos de filtrado con los siguientes detalles:

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Orden. Orden en el que se presentarn en ejecucin. Ttulo Mostrado. Nombre que se mostrar en cada campo de filtrado. Ancho. Ancho del campo de filtrado. I. Opcin para configurar Multi-Idioma, de forma que cada usuario vea el nombre del
filtro en su idioma.

COLUMNAS. De forma muy parecida a los FILTROS, se puede determinar qu columnas aparecern en el grid, en qu Orden, su Ttulo Mostrado en la cabecera, el Ancho de la columna y Multi-Idioma para el Ttulo Mostrado.

El resultado de este ejemplo, que veran los usuarios al acceder al Grid, sera el siguiente:

2.5. CAMPOS EXCLUSIVOS 2.5.1. Familias de Sistema

La funcionalidad de campos exclusivos no est disponible para las familias de Sistema. Se pueden repetir elementos con datos iguales en el mismo campo.

2.5.2. Familias Propias

Se puede elegir qu campos tendrn un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la misma Familia. Se configura desde la opcin

Campos con contenido exclusivo de Estructura FAMILIAS Familias Propias Campos con contenido exclusivo:

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Pulsando sobre el OJO de

Campos con contenido exclusivo se abrir la ventana de seleccin de campos

que se desea tengan un valor exclusivo:

2.6. CREACIN ELEMENTOS

Ambos tipos de Familias disponen de opciones similares para la creacin de elementos, con algunas diferencias:

2.6.1. CREACIN MANUAL

Hay alguna diferencia en la creacin manual de elementos de Familia de Sistema y Propias:

2.6.1.1. Familias de Sistema

La creacin manual de elementos de Familia de Sistema se puede realizar desde dos sitios: Botonera vertical izquierda del Portal de Empleados, Los de Proceso, segn permisos de

Empleados tambin podrn crear elementos desde el campo Prefijo de Tareas y Mensajes Grupos de Empleados en Clases de Familias.

2.6.1.2. Familias Propias

La creacin manual de elementos de Familias Propias es ms completa: Botonera vertical izquierda del Portal de Empleados,

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Cualquier usuario (Empleado, de Tareas y Mensajes de Procesos, segn permisos en

Externo o Invitado) puede crear elementos desde el campo Prefijo Recintos Seguros.

El formulario utilizado para la creacin y edicin de elementos de Familia Propia puede ser distinto segn la Clase de cada elemento. Adicionalmente, cualquier usuario puede rellenar campos en Tareas y Mensajes de Procesos, con los que posteriormente una Tarea de Sistema crear un elemento de Familia Propia. Ver ms detalles en la monografa de Tareas de Sistema correspondiente.

2.6.2. TAREAS DE SISTEMA

Las Tareas de Sistema para la creacin de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes:

2.6.2.1. Familias de Sistema

Las Familias de Sistema no tienen Tareas de Sistema especficas para la creacin de elementos, pero se puede utilizar la

TS-INVOCADOR (Invoca Servicio Web Externo) invocando los Servicios Web de AuraPortal

para la creacin de elementos. Ver apartado correspondiente a Servicios Web.

2.6.2.2. Familias Propias

Para la creacin de elementos de Familia Propia estn disponibles los siguientes Servicios Web: Tarea de Sistema

CREADOR (Crea elemento de Familia Propia) que crea elementos con datos del LIMPIADOR (Elimina elementos de Familia Propia) que elimina elementos

Panel del proceso, Tarea de Sistema

segn condiciones. Ver ms detalles en la monografa de Tareas de Sistema correspondiente.

2.6.3. SERVICIOS WEB

Los Servicios Web disponibles para la creacin de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes:

2.6.3.1. Familias de Sistema

Para la creacin y modificacin de elementos de Familia de Sistema estn disponibles los siguientes mtodos del Servicio Web

AuraPortalFamilias:

Para crear elementos a partir de campos sueltos: -

CreateFichaAreaCampos CreateFichaCuentaCampos CreateFichaEmpleadoCampos CreateFichaItemCampos CreateFichaProyectosCampos

Para crear elementos a partir de fichero XML: -

CreateFichaAmbito CreateFichaCuenta
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CreateFichaEmpleado CreateFichaItem CreateFichaProyectos

Para eliminar elementos: -

DeleteFichaAmbito DeleteFichaCuenta DeleteFichaEmpleado DeleteFichaItem DeleteFichaProyectos

Para actualizar elementos: -

UpdateFichaAmbito UpdateFichaCuenta UpdateFichaEmpleado UpdateFichaItem UpdateFichaProyectos

Hay ms mtodos disponibles para gestiones accesorias con las Familias de Sistema. Consultar la Monografa de Servicios Web correspondiente para ms informacin.

2.6.3.2. Familias Propias

Para la creacin de elementos de Familia Propia estn disponibles los siguientes mtodos del Servicio Web

AuraPortalFamilias:
-

GetUserFamily. No tiene parmetros. Devuelve la lista de Familias Propias existentes con los valores UserFamily_ID y UserFamily_Name. GetUserFamilyClass. Introduciendo el parmetro UserFamily_ID devuelve la lista de Clases de esa Familia con los valores Class_ID y Class_Name.
Cdigo de devolucin:

-1 = Parmetros incorrectos (el parmetro est en blanco o no es un valor numrico).

GetUserFamilyElementList. Introduciendo los parmetros UserFamily_ID y Class_ID (ste ltimo opcional), devuelve la lista de Elementos de esa Familia, con los valores Element_ID, Element_Name y Class_ID de cada uno.
Cdigo de devolucin:

-1 = Parmetros incorrectos (el parmetro est en blanco o no es un valor numrico).

GetUserFamily_Terms. Introduciendo el parmetro UserFamily_ID, devuelve la lista de Nombres

Internos de los Trminos de Diccionario de esa Familia que se pueden utilizar para crear nuevos elementos.

CreateUserFamilyElement. Introduciendo los parmetros UserFamily_ID, Class_ID y Data se crean nuevos elementos dentro de la Familia indicada.

El parmetro

Data utiliza la estructura habitual en otros mtodos, con nombres internos de trminos

con separadores especiales, por ejemplo:

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[[[_Family_Class:::Noticias]]][[[_Name:::Congreso en Madrid]]][[[3_Description:::Se ha celebrado el XXII Congreso Internacional ... ]]][[[3_Published:::S]]]

Cdigos de devolucin:

ID = Si se crea correctamente devuelve el ID del nuevo elemento. -1 = Parmetros incorrectos (alguno de los parmetros est en blanco o es incorrecto). -2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe la Clase indicada. -4 = La Clase indicada existe pero no pertenece a esta Familia.

DeleteUserFamilyElement. Introduciendo los parmetros UserFamily_ID y Element_ID se elimina

el elemento. Cdigos de devolucin:

ID = Si se elimina correctamente devuelve su ID. -1 = Parmetros incorrectos (alguno de los parmetros est en blanco o no es un valor
numrico).

-2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe el elemento indicado.

UpdateUserFamilyElement. Introduciendo los parmetros UserFamily_ID, Element_ID y Data se

actualizan los datos del elemento indicado. Cdigos de devolucin:

ID = Si se actualiza correctamente devuelve su ID. -1 = Parmetros incorrectos (algn parmetro est vaco o no es un valor numrico). -2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe el Elemento indicado.

GetUserFamilyElement. Introduciendo los parmetros UserFamily_ID y Element_ID se obtienen

los datos de la ficha de ese elemento. Cdigo de devolucin:

-1 = Parmetros incorrectos (algn parmetros est vaco o no es un valor numrico).

2.7. PERMISOS
La gestin de permisos de acceso es radicalmente distinta para las Familias de Sistema y Propias:

2.7.1. Familias de Sistema

Los permisos de los elementos de Familias de Sistema se basan en

Clases de elementos asociados a

Grupos de Empleados.

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Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las Familias de Cuentas, tems, Proyectos y reas se otorgan desde la opcin acciones de

Grupos de Empleados situado en la barra de Autorizados en Clases situada en la

Estructura FAMILIAS Empleados.

Una vez se ha creado un Grupo de Empleados, pulsar sobre la opcin barra de acciones:

Se abrir la siguiente ventana desde donde se adjudican los permisos en Clases que tiene este Grupo de Empleados:

El procedimiento es el siguiente: 1. 2. Seleccionar la pestaa correspondiente a la Familia de Sistema a la que se desea otorgar permisos, Pulsar el botn

Proceder para listar las Clases,

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3. Seleccionar el marcador correspondiente al permiso deseado: -

Ver. Los Empleados pertenecientes a este Grupo podrn ver los elementos de la Clase indicada. Editar. Podrn Editar las fichas de los Elementos. Crear. Podrn Crear Elementos.
Nota. Los Permisos

Ver y Editar de los Grupos de Empleados no se aplican a los elementos que estn marcados como Confidenciales. A estos slo podrn acceder los empleados que estn seleccionados en la opcin Autorizados de cada Elemento, que adems tambin tendrn
permiso de Edicin.

Hay tres Familias con algunos detalles diferentes:

Tareas Libres. Slo se puede determinar el permiso de Crear tareas de las Clases indicadas. El
resto de permisos son automticos segn el workflow de las mismas.

Cuentas. Se puede determinar si el Grupo de Empleados tendr permisos para Crear/Editar Roles de Cuenta. Empleados. Los Empleados no tienen Clases, por lo que los permisos se aplican a todos ellos,
pero tienen las siguientes particularidades:

Todos los Empleados tienen Permiso para no incluye

Ver la ficha de cualquier Empleado, lo cual Ver Enlaces y Planning, que es un permiso que se especifica aparte.

Tambin podrn ver los Enlaces y Planning de los empleados los siguientes usuarios:

AdminPortal Administradores Delegados Autorizados en ficha del empleado Un empleado podr ver los enlaces de los empleados que estn por debajo de su nivel en el rbol de empleados El propio empleado en su Ficha

La creacin de Empleados solo la realizan los Administradores Delegados desde las opciones correspondientes de Estructura.

Para ms detalles consultar el Manual del Administrador Delegado.

2.7.2. Familias Propias

Los Permisos en Familias Propias son radicalmente distintos, utilizan el sistema de mucho ms potente y flexible. Los Recintos Seguros determinan los usuarios que pueden ver, modificar, crear o eliminar elementos de las Familias Propias, y se establecen a tres niveles:

Recintos Seguros,

Familia Clase Elemento

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El orden de aplicacin de los permisos es

Familia > Clase > Elemento. Esto quiere decir que para acce-

der a nivel de Clase, tambin hay que tener permiso a nivel de Familia, por lo menos de lectura. Y para acceder a un Elemento, tambin hay que tener permiso a nivel de su Clase y Familia. Ver todos los detalles en la Monografa de Recintos Seguros correspondiente.

2.8. RELACIONES ENTRE FAMILIAS

Las Familias de AuraPortal pueden relacionarse entre s a diferentes niveles.

2.8.1. Familias de Sistema

Las Familias de Sistema tienen varios mecanismos fijos para relacionarse entre s.

2.8.1.1. Enlaces
En las fichas de cada Familia hay una seccin de

Enlaces, en donde se pueden enlazar elementos de

otras Familias. La funcionalidad de estos enlaces normalmente se limita a la visualizacin en la Ficha, aunque hay algunos casos ms funcionales como por ejemplo la relacin de las Familias con Tareas Libres y Planning. Ver Manual del Administrador Delegado para ms detalles.

2.8.1.2. Empleados
En todas las fichas de las Familias de Sistema hay un campo

Responsable en donde se puede elegir un

Empleado, que proporciona las siguientes funcionalidades: El Empleado indicado como Responsable puede tenga permisos especficos en su Clase. Puede ser Proceso.

Ver, Editar y Eliminar el Elemento aunque no

Ejecutor de tareas de Procesos a travs del campo Sufijo Responsable del Panel del

Prefiltros de Prefijos. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de Familias de Sistema en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que slo muestre los elementos en donde un empleado determinado es el Responsable. El empleado en cuestin puede obtenerse de:

El Ejecutor de una Tarea o Mensaje El Creador del Mensaje de Inicio El Campo de Panel

2.8.1.3. Cuentas Indirectas

En las fichas de la Familia Cuentas hay un campo destinado a elegir la Cuenta a travs de la cual existe una relacin con la empresa. Es el campo

Indirecta, a travs de. En definitiva, las Cuentas Indirectas son

cuentas que dependen de otras cuentas, como por ejemplo, clientes que dependen de un distribuidor. Esta relacin se aplica en las siguientes funcionalidades de AuraPortal:

Prefiltros de Prefijos de Cuentas. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de la Familia Cuentas

en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que slo muestre las Cuentas Indirectas de otro Prefijo Cuenta del Panel.

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Prefijo automtico. Los campos Prefijo de la Familia Cuenta en formularios de Tareas y Mensajes
de Proceso, pueden ser configurados para rellenarse automticamente con la Cuenta Propietaria de la Cuenta que se seleccione en otro campo de Panel. Dicho de manera prctica, en ejecucin se selecciona un Cliente, y su Distribuidor se rellenar automticamente.

2.8.1.4. Roles De Cuentas

La Familia de Cuentas incluye los

Roles de Cuentas, que representan los cargos o funciones con los que

se establecen relaciones, ya sean telefnicas o a travs de Tareas y Emails. La funcionalidad de los Roles de Cuentas es importantsima en la ejecucin de los Procesos de AuraPortal, ya que a travs de ellos los Usuarios Externos e Invitados pueden recibir Tareas y Mensajes.

2.8.1.5. Cuenta Proyecto

La Familia de Proyectos tiene un campo donde seleccionar una Cuenta. La nica funcionalidad de esta opcin radica en la posibilidad de utilizarlo en los buscadores.

2.8.1.6. Costes / Ingresos

Existe una funcionalidad de control de Costes e Ingresos basada en Tareas Libres e tems que se aplica a las Familias de Sistema. Ver Manual del Administrador Delegado para ms detalles.

2.8.2. Familias Propias

En las fichas de las Familias Propias no hay campos fijos para establecer relaciones, sino que se pueden establecer como se desee en cada caso aadiendo los siguientes tipos de campos de otras Familias:

Familia Prefijos/Sufijos Familia General Grupos de Campos Documentos

Nota. Est en desarrollo un sistema de Relaciones entre Familias, de gran potencia, con el que se podrn establecer redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N. Estar disponible en prximas versiones.

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2.9. INTEGRACIN CON PROCESOS BPM

Con respecto a la integracin de los dos tipos de familias con los Procesos BPM, hay diferencias significativas.

2.9.1. Familia Prefijo/Sufijo

Los campos ms importantes para relacionar elementos de Familias con Procesos son los Prefijos y Sufijos, y se pueden utilizar tanto en las Familias de Sistema como en las Propias. Como es sabido, el funcionamiento de los Prefijos/Sufijos en los Procesos consiste en que, una vez se ha introducido el valor de un Prefijo en el Panel de un Proceso (ya sea manualmente por el usuario o a travs de Tareas de Sistema o Servicios Web), automticamente se obtienen los valores de los campos de sus Sufijos y se graban en el Panel. As, todos los objetos de los Procesos podrn actuar con ellos, por ejemplo Compuertas, Tareas de Sistema, clculos, etc. Los elementos de ambos tipos de Familias (Sistema y Propias) pueden ser seleccionados como Prefijos en Procesos y consecuentemente obtenerse sus Sufijos para grabarlos en el Panel del Proceso. La diferencia entre ambos tipos de Familia radica en que solo las fichas de las Familias Propias pueden tener Prefijos y Sufijos de otras Familias. Las de Sistema no pueden. Sin embargo, en los Procesos no es posible utilizar Prefijos/Sufijos con elementos que ya son en s mismos Prefijos/Sufijos. Para ello hay dos posibilidades:

Visor. Permite Ver y Modificar todos los datos de Prefijo seleccionado en el Proceso, incluidos
Grupos de Campos, directamente en su ficha a travs del formulario que se desee, y que adems estar controlado por Recintos Seguros.

Tarea de Sistema INGRESADOR. Permite traer todos los datos del Prefijo (excepto Grupos de
Campos, pero s sus Pies) al Panel del Proceso para que todos los objetos puedan actuar con ellos (Compuertas, Tareas de Sistema, clculos, etc.).

Ver esquema en la pgina siguiente para mejor comprensin: Nota. Est en desarrollo un nuevo sistema de relacionar las familias de AuraPortal entre s, que aportar nuevas funcionalidades a las comentadas en este documento.

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1 Para poder utilizar elementos de cualquier Familia (Propias o de Sistema) en formularios de Familias Propias y de Procesos, antes hay que crear sus correspondientes Prefijos y Sufijos en el Diccionario. En el ejemplo de la imagen, con la Familia Empleados se crea el Prefijo Empleado y Sufijos Telfono y Email, y con la Familia Propia Centro de Coste se crea el Prefijo 2

Centro de Coste y Sufijos Pas y Presupuesto. Ver las flechas numeradas con el

1 en el dibujo.

Todos los campos de tipo General que estn ubicados en las Fichas de Familias Propias pueden convertirse a Sufijos en el Diccionario (incluidos los Pies de Grupos de Campos), pero NO los que ya son en s mismo Prefijos. En el ejemplo, vemos como el Prefijo Empleado y sus Sufijos Telfono y Email no pueden volver al Diccionario como Sufijos del Prefijo Centro de Coste aunque estn en la ficha Centro de Coste (tampoco podrn ser Sufijos los Grupos de Campos, pero s sus Pies). Nota. Esta limitacin estar resuelta en prximas versiones.

3
TS

Una vez estn creados los Prefijos/Sufijos en el Diccionario, se pueden ubicar en formularios de Familias Propias y Procesos. El resultado es que, cuando en el Proceso se elija el Prefijo Centro de Coste, se obtendrn los valores de sus Sufijos Pas y Presupuesto, pero no los del Prefijo Empleado ni sus Sufijos Telfono, Email. stos datos, podrn verse y modificarse desde el Visor del Prefijo, pero si se desea que estn grabados en el Panel del Procesos, por ejemplo para que sea ejecutor de una Tarea posterior, hay que utilizar la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel

informacin o valor calculado).

Esta Tarea de Sistema obtendr los valores del

Empleado de la Ficha del Prefijo Centro de Coste que ha sido seleccionado

en el Proceso, y los copiar a los campos correspondientes del Panel del Proceso.

Centro de Coste
Centro de Coste

Empleado
* Empleado
Apellido 1 Apellido 2

Ficha Familia

Prefijo / Sufijos: Pas Presupuesto Empleado Telfono Email

2 1

TS

* Telfono * Email

Extensin Movil

Diccionario

Familia Prefijo Sufijos

Propia: Centro de Coste

- Centro de Coste
- Pas - Presupuesto
3

Sistema: Empleados
- Empleado
- Telfono - Email
3

Panel Proceso

Centro de Coste
Prefijo / Sufijos: Centro de Coste Pas Presupuesto Empleado Telfono Email
TS.7

TS INGRESADOR

Como se explica en el esquema, para trabajar en Procesos con Prefijos/Sufijos de Prefijos/Sufijos, hay dos posibilidades:

Visor Tarea de Sistema INGRESADOR

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2.9.1.1. Visor Visor de los Prefijos se

Tal como se explica en el apartado correspondiente de este documento, desde el pueda tener de otras Familias. El

pueden ver y editar todos los datos de la ficha del Prefijo seleccionado, incluidos los Prefijos/Sufijos que

Visor se muestra con un OJO lateral junto al nombre del Prefijo:

Al pulsar sobre

Visor, se abrir la ficha del Centro de Coste con el formulario que se haya elegido, que

ser de Lectura o Edicin segn se haya diseado:

Con el Visor se pueden ver y modificar los datos, pero estos no estn en el Panel sino en la ficha del elemento. Si se desea que estos datos estn en el Panel del Proceso para poder interactuar con ellos a travs de todos los objetos (Compuertas, Clculos, ), se debe utilizar la funcin Tarea de Sistema continuacin.

Ingreso Directo de la INGRESADOR (Ingresa en Panel informacin o valor calculado), tal como se explica a

2.9.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR

Con la funcin Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel informacin o valor calculado), se puede traer al Panel cualquier Sufijo de los campos de la Ficha (ver restricciones de los Grupos de Campos en su apartado correspondiente ms adelante en este documento). Con esta funcionalidad ser posible grabar en el Panel datos de la Ficha Propia que de otra manera no podran llegar al mismo, como por ejemplo un Prefijo de empleado, y as, una vez en el panel, poder ser ejecutor de tareas, condicionar una Compuerta, etc. Para ello, la configuracin del Ingreso en la Tarea de Sistema se realiza as:

1.

En la opcin Guardar en (1 en la imagen siguiente), hay que seleccionar el campo del Panel donde se desea guardar el dato, en este ejemplo en un Prefijo de Empleado.

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2.

En la opcin

Origen (2) elegir el campo Prefijo de la Familia Propia y aparecer una nueva opCampo de Familia (3) donde se puede seleccionar cualquier campo de la ficha de esa Familia que sea compatible con el seleccionado en la opcin Guardar en (1).
cin llamada

Nota.

Guardar en (1) sea compatible con el Prefijo seleccionado en Origen (2).

Se podr dejar el Campo de Familia (3) vaco cuando el tipo campo seleccionado en

El mismo ejemplo comentado para que un Prefijo de Empleado de una ficha de Familia Propia sea Ejecutor de Tareas de Proceso, se puede aplicar a los correspondiente.

Roles Singulares utilizando el Trmino de Diccionario

2.9.2. Familia General

En ambos tipos de Familias se pueden utilizar Trminos de Diccionario manera similar.

Familia General en los Procesos de

2.9.3. Grupos de Campos

Las fichas de Familias

Propias pueden tener Grupos de Campos, mientras que las de Sistema no.

Hay dos maneras de utilizar los Grupos de Campos de fichas de Familia Propia en los Procesos:

2.9.3.1. Visor
Tal como se ha explicado anteriormente, desde el datos de las fichas del Prefijo seleccionado, incluidos los

Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los Grupos de Campos.

2.9.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR

Los nicos datos de los Grupos de Campos de las fichas de Familia Propia que se pueden llevar al Panel de los Procesos, son sus

Pies.

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Para ello hay que utilizar la funcin Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel informacin o valor calculado), tal como ha sido explicado anteriormente.

2.9.4. Documentos
Otra ventaja que tienen las Familias Propias sobre las de Sistema es que se pueden utilizar sus documentos (Trmino de Diccionario Bibliotecas En Diccionario) como Sufijos en los Procesos.

3. PLANNING
El sistema de

Planning de AuraPortal proporciona una manera grfica (Gantt) de ver la organizacin de

las Tareas segn su Fecha de Previsin y/o Realizacin, tanto las Libres como las de Proceso. As mismo, desde la Ficha de cada elemento de Familia de Sistema, es posible ver el Planning de las Tareas Libres (no de Proceso) que han sido asociadas a ella en la seccin Enlaces de la Tarea Libre. Resumiendo:

El Planning muestra las Tareas Libres y de Proceso en vista grfica (Gantt) Las Familias de Sistema tienen relacin con el Planning de Tareas Libres, pero no de Proceso. Las Familias Propias no tienen relacin con Tareas Libres.

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