Cdigo de tica Empresarial

Deontologa Profesional
Integrantes: Cajas lvarez, Paola Copaja Cornejo, Erika Guillen Gamarra, Alel Rentera Horiuchi, Evanny Voysest del Rosario, Waleska

2012
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CODIGO DE ETICA EMPRESARIAL

Es un documento formal que las empresas pueden utilizar con la finalidad de expresar o recopilar valores bsicos y normas ticas. En este tipo de instrumento suele separarse las normas consideradas como: obligatorias, ptimas y/o prohibidas.

Teniendo en cuenta la definicin antes formulada, un Cdigo de tica es un texto escrito que cumple con las siguientes funciones:

1.- Identificativa El texto seala los cometidos, metas y roles que la organizacin pretende cumplir en la sociedad.

2.- Declarativa e informativa El texto indica cul es la teora tica que configura la filosofa empresarial y cul es el racimo de valores ticos asumido por la organizacin como propio. Esta funcin ser mejor cumplida, cuanto ms precisin se logre en cada uno de los valores ticos adoptados por la organizacin.

Por ejemplo, si uno de los valores que se reconoce en la organizacin es la dignidad de la persona, un imperativo tico consecuente con ese valor fundamental, es el de la igualdad de trato y la prohibicin de toda discriminacin. Los imperativos, a su vez, se concretan en forma de conductas valoradas por la funcin discriminativa.

3.- Discriminativa El texto del Cdigo es suficientemente claro como para que los involucrados puedan distinguir o percibir como distintas, aquellas conductas que son obligatorias, de las que se consideran ptimas, de las que se consideran

deseables y, finalmente, de las que se consideran prohibidas o reprobables. Sin esta funcin discriminativa no se puede hacer un discernimiento tico ni tomar las decisiones consiguientes.

4.- Metodolgica y procedimental El texto establece las vas adecuadas para llegar a la solucin de los conflictos o de los dilemas ticos que se puedan plantear en la organizacin, sin tener que caer en conductas reprobables. Tambin puede prever los mecanismos de evaluacin de las conductas ticas y quines son los responsables de aplicar el sistema de sanciones.

5.- Coercitiva El texto establecer el sistema de sanciones que tiene la organizacin, y deber formular los procedimientos justos para su aplicacin o, por el contrario, las recompensas por las buenas conductas. Se cumplir tanto mejor esta funcin, en la medida en que las sanciones sean progresivas y proporcionales a la responsabilidad del individuo en las conductas evaluadas, no en funcin de la magnitud del dao ocasionado.

6.- Protectiva El conjunto de todas las funciones anteriores tiene como objetivo proteger al individuo de eventuales injusticias, y proteger la buena fama o la justa imagen pblica de la organizacin. Un Cdigo es uno de los instrumentos con que cuenta la organizacin para aplicar la tica. Si se lo toma de forma aislada puede resultar ineficaz y, an, ser contraproducente.

En cambio, si se lo vincula con otros instrumentos resulta ser muy til. En el esquema siguiente se indican precisamente otros posibles instrumentos que refieren a la aplicacin de los valores, principios y normas ticas en la prctica empresarial. Finalmente, hay que tomar conciencia que slo si todos esos

instrumentos en conjunto conforman un clima tico, tendrn credibilidad para los involucrados.

BENEFICIOS DE UN CODIGO DE ETICA

Los Cdigos de tica permiten determinar patrones y expectativas que pueden ser previsibles en una empresa.

A pesar de ello, existen importantes interrogantes sobre la eficacia de un Cdigo de tica, si no est acompaado de los dems componentes conformadores del clima tico empresarial. La valorizacin final de la implementacin le corresponde a la gerencia de una empresa en particular. A continuacin se citan algunos beneficios para las empresas de contar con un Cdigo de tica.

1. Beneficios internos

Enmarca la actuacin de los colaboradores y orienta al empresario a actuar con imparcialidad.

Los Cdigos de tica no solamente fijan las expectativas corporativas de actuacin de los colaboradores, sino que son aplicables a todas las personas de la organizacin, gerencia y directores. Esto hace que todos los participantes de la empresa se ordenen bajo los mismos principios.

Indica las pautas de conducta y los criterios por los cuales se regirn todos los colaboradores de la organizacin al realizar acciones o tomar decisiones en el contexto de los negocios. Esto coloca a todos los integrantes de la empresa bajo los mismos principios. Los Cdigos fijan pautas de conducta y criterios generales para resolver problemas en el trato con clientes, proveedores y otros grupos interesados; permiten documentar cmo se han resuelto situaciones y conflictos en el pasado y establecer premios y castigos.

Genera lealtad y cooperacin de los colaboradores hacia la empresa. Tener un Cdigo de tica crea un ambiente e instaura seguridad laboral que promueve los mejores y ms nobles intereses de la empresa.

Motiva a los colaboradores. Cuando la gerencia de una empresa implementa y apoya un Cdigo de tica contribuye a establecer una cultura tica interna que motiva a los colaboradores a ser partcipes de ese proyecto.

Mejora la rentabilidad y reduce los costos funcionales. Un Cdigo de tica y los valores en l contenidos, velan por mejorar la eficiencia, reduciendo la necesidad de una supervisin directa sobre la conducta de los colaboradores y evitando su permanente rotacin.

Proteccin de los intereses econmicos. El cumplimiento de un Cdigo de tica protege los intereses econmicos de la empresa pues establece normas para salvaguardar los activos tangibles e intangibles.

2. Beneficios externos

Previene conflictos. La aplicacin del Cdigo previene o minimiza situaciones de riesgo para la empresa, ya que los temas se tratan internamente, antes de ser regulados por la ley.

Mejora la confianza de los inversionistas. Las empresas que tienen y aplican un Cdigo generan una mayor confianza y certeza a sus accionistas, respecto de que su inversin generar la rentabilidad ofrecida, cumpliendo con los principios ticos establecidos. De esta manera, las actuaciones de la gerencia y los colaboradores estn respaldadas por la transparencia y los valores en los que cree la organizacin.

Atrae a personas altamente calificadas. Atrae a profesionales que ansan trabajar en una empresa que hace pblicos los valores y la cultura organizacional.

Mejora la imagen corporativa ante la sociedad. La existencia de un Cdigo de tica prctico y razonable, bien fundamentado y coherente, es un elemento clave de legitimidad y permite ganar el respeto y lealtad de los clientes, proveedores y comunidades.

Entrega un mensaje sincero a los pblicos interesados fuera de la empresa. Un Cdigo detica establece y proyecta una imagen concreta y sincera, respecto del fuerte compromiso con que una empresa maneja corporativamente sus negocios con sus proveedores, comunidad, estado y otros pblicos interesados.

Desincentiva la corrupcin en las compaas competidoras. Le permite a la empresa enfrentar situaciones o acciones en que la competencia acta fuera de los parmetros de la tica empresarial.

CONTENIDOS DE UN CODIGO DE ETICA

Como una de las funciones de un Cdigo de tica es la de informar a los involucrados y establecer criterios de discriminacin entre distintos tipos de conductas (prohibidas, deseadas, ptimas y obligatorias), es til analizar los patrones que integran la moralidad empresarial para explicitar, a partir de ellos, las normas ticas que la empresa considera vlidas en su propio mbito.

Los patrones de moralidad mencionados anteriormente son: Patrones respecto a la forma de ejercer y/o de distribuir el poder. Patrones respecto a las metas y propsitos de mxima importancia que se quieren alcanzar en la organizacin.

Criterios y perfiles de seleccin del personal considerado deseado o ideal (sean gerentes o subalternos). Patrones para exigir y distribuir los esfuerzos, las cargas y/o las recompensas en los diversos estratos laborales. Patrones para establecer las sanciones por faltas cometidas y los premios por logros alcanzados. Patrones para valorar y respetar los acuerdos internos y las leyes externas. Patrones para valorar y respetar la dignidad de las personas. Patrones para contribuir al bien comn de la sociedad.

Responsabilidad Ambiental

Relaciones de poder y Respeto Intralaboral

Cumplimiento de las leyes y relacin con instituciones oficiales

Temas de Cdigo de tica Organizacional

Relacin con los clientes y proveedores. Publicidad Responsable.

Acciones de apoyo a la comunidad.

De estos patrones ticos de fondo que conforman la moralidad de la empresa, surgen temas concretos y particulares. A su vez, los patrones de moralidad inciden en la manera en que se resuelven las temticas. En el diagrama pueden visualizarse cinco grandes reas temticas en las que se ve implicada la responsabilidad tica de la empresa.

Si bien muchas veces existe falta de conocimiento respecto a la responsabilidad en torno a ciertos tpicos de las reas temticas medulares (un ejemplo puede ser el referido a los impactos y prcticas medioambientales), a continuacin se detallan algunos problemas o dilemas ticos de particular incidencia en la prctica:

Fraude en inters propio. Competencia desleal. Uso de violencia en publicidad o induccin de criterios contrarios a la dignidad de la persona / publicidad engaosa. Demora injustificada en el pago de facturas. Utilizacin de mano de obra infantil o ilegal. Irresponsabilidad ambiental. Soborno de autoridades de administracin pblica. Discriminacin de grupos tnicos, sociales, religiosos y polticos. Irresponsabilidad en la seguridad y la higiene de los trabajadores y de los productos. Lavado de dinero. Abuso de poder, acoso de cualquier tipo.

1. Relaciones de poder y de respeto intra-empresarial

El activo ms importante de la empresa es el relacional. Y dentro de ste, la relacin que ella logre mantener con todo su personal ser clave para llevar adelante la estrategia y alcanzar los objetivos trazados.

Si bien las personas trabajan para satisfacer necesidades econmicas, no son menores sus aspiraciones de realizacin y desarrollo personal. El buen ambiente laboral es el primer desafo de una empresa con vocacin de responsabilidad social, ya que la autntica forma de desarrollo de sta es siempre desde adentro hacia afuera. Para lograrlo, es necesario contar con un buen ambiente fsico,

buenas relaciones personales, buena organizacin, salud emocional, bienestar familiar y social de los colaboradores.

Todas estas condiciones protegen contra riesgos, estimulan la autoestima y el control de la propia salud y del ambiente laboral.

A ello se debe agregar la eficiencia de sistemas y procesos de trabajo, la activa participacin de los colaboradores en todos los aspectos de la organizacin, una excelente comunicacin, la valorizacin del trabajo en equipo, el reconocimiento y un sistema de incentivos y premiaciones.

2. Relacin con clientes y proveedores. Marketing responsable

El cliente es la razn de ser de la empresa. Satisfacer sus necesidades y expectativas, cautivarlo, ganar su fidelidad, son los objetivos de crecimiento y desarrollo dentro de un marco competitivo.

El proveedor, por su parte, se constituye en un poderoso socio estratgico, en la medida en que una respuesta acorde a las exigencias de calidad y cumplimiento de la empresa, es vital para alcanzar los estndares fijados para la elaboracin de los productos o servicios.

Ambas fuerzas sern autnticos activos intangibles con un determinante aporte al objetivo final, en tanto los valores que guen la conducta tica de la empresa permitan consolidar una estrecha y exitosa relacin.

La actividad de la empresa se desarrolla en el mercado. Este posee una dinmica particular, determinada por los constantes cambios en las necesidades y deseos de los consumidores, la presencia de la competencia (directa, potencial, sustitutos) y el poder de negociacin de los proveedores.

La entrada de nuevos competidores, la rivalidad entre los existentes, el poder de negociacin de los proveedores y de los compradores y la amenaza de ingresos de productos sustitutos, conforman un escenario altamente competitivo.

El xito de la estrategia empresaria depender de cun efectivamente pueda manejar los cambios.

Esto significa una estrategia fundamentada en valores ticos que la empresa podr formular en su Cdigo. 3. Relacin con la sociedad, grupos sociales particulares, comunidades especficas

La empresa tiene su razn de ser en la sociedad que le da origen. Por su parte esta ltima se expresa en trminos de comunidad, en la medida en que sus integrantes comparten elementos en comn: idioma, costumbres, valores, tareas, visin del mundo, ubicacin geogrfica, estatus social, roles, etc.

Uno de sus propsitos es la bsqueda de objetivos comunes, como el bien comn, la felicidad, la prosperidad, etc.

Desde el punto de vista de la empresa, la comunidad es tambin la existencia de distintos grupos o actores sociales, econmicos y polticos clave, que inciden en la vida cotidiana, en un entorno determinado.

En ese sentido la empresa puede y debe planificar y ejecutar acciones que aumenten los efectos positivos y minimicen los negativos hacia la comunidad.

Un camino hacia el encuentro de la empresa con su comunidad consiste en impulsar proyectos y planes peridicos y con visin de largo plazo, que contribuyan a mejorar la calidad de vida de la gente, atendiendo a sus necesidades.

4. Cumplimiento de las leyes y relacin con instituciones estatales

Las relaciones entre empresas y Gobierno (sea nacional o regional), hoy en da, son cada vez ms transcendentes. Las regulaciones y polticas de un gobierno afectan o impactan con mayor frecuencia en las actividades de una empresa.

Esta realidad hace que la colaboracin con el Gobierno sea parte importante de su estrategia. Si consideramos una empresa global, esto es an ms representativo. La relacin con el Gobierno significa mejorar la imagen y la reputacin, promover servicios, innovar y, sobre todo, expresar puntos de vista sobre asuntos importantes de las polticas pblicas.

Especficamente, el desarrollo de relaciones constructivas con el Gobierno y con lderes polticos, que contribuyan al diseo de polticas pblicas o al perfeccionamiento de las ya existentes, es una prctica de responsabilidad social empresarial.

Adems, la empresa puede sugerir mejoras para la eficiencia de las instituciones pblicas vinculadas a su actividad y participar en la solucin de problemas sociales, mediante el trabajo conjunto con el Gobierno (en proyectos de educacin, infraestructura, seguridad, vivienda y otros temas de inters de la comunidad donde opera).

Por ello, estas relaciones tambin estn llamadas a construirse sobre la base y el fomento de las prcticas ticas con el Gobierno. Es as que, en el mbito de las transacciones tanto a nivel de funcionamiento como de obligaciones con el Estado, la empresa tiene que establecer normas y conductas ticas aceptables. De esta manera, todo contacto con funcionarios pblicos orientado a incidir en la legislacin, normativa o toma de decisiones, puede suponer un acto de lobbying

(cabildeo), lo cual es aceptable siempre que se acte con lineamientos ticos definidos por la empresa.

Otro captulo en las relaciones de la empresa con el Gobierno lo constituyen los contratos con empresas pblicas o directamente con el propio Estado. Este es un aspecto en el que la empresa debe pronunciarse para establecer conductas esperadas por parte de sus colaboradores en esta rea.

5. Medio ambiente

La empresa desarrolla su actividad inserta en un medio ambiente que comparte con la comunidad en su conjunto.

Tanto la empresa como sus grupos de inters tienen derecho a vivir en l y compartirlo de manera que preserve la salud y la calidad de vida de todos. Es pues obligacin tica y moral de la empresa mantener un medio ambiente sano, minimizando al mximo sus impactos, haciendo un uso criterios o de los recursos naturales, controlando la contaminacin, manejando eficazmente los desechos y el ciclo de vida de los productos.

Controlar la contaminacin del aire y agua y los desechos slidos, conservar y economizar la energa y otros recursos, minimizar los efectos negativos producidos de distintas formas, son algunas de las responsabilidades exigidas a la empresa. A ello la obligan valores como el respeto, la integridad y la solidaridad, que la comprometen a trabajar por un mundo sustentable.

DEFINICION DE FUNCIONES A continuacin se presentan algunos ejemplos de secciones que puede incluir un Cdigo de tica Empresarial. Sus contenidos debern crearse en base al contexto particular de cada empresa.

Confidencialidad Refiere al manejo de la informacin de la empresa -tanto en relacin a activos tangibles (maquinarias, mobiliarios, tecnologa especfica, etc.) como intangibles (procesos, planificaciones, estrategias, etc.)- sea a nivel interno como a nivel externo.

Conflictos de intereses Son polticas de la empresa en cuanto al manejo de intereses institucionales frente a intereses personales, involucrando a los distintos grupos de inters (empleados, clientes, proveedores. etc.).

Conducta interna Descripcin de conductas y valores que son buscados y valorados por la organizacin en el trabajo cotidiano.

Cumplimiento de leyes y reglamentaciones locales Es el relacionamiento de la empresa en tanto organizacin, con las leyes y reglamentaciones del pas en el que se encuentra, as como respecto a clientes, proveedores y dems grupos de inters. Favores comerciales / regalos / entretenimiento Definicin de las polticas de la empresa acerca de los intercambios de regalos o agradecimientos entre la empresa/organizacin y sus clientes o proveedores, dejando claramente establecido cules son regalos/atenciones permitidos y cules no.

Contratacin de familiares En esta seccin se determinan las polticas de la empresa en relacin a la contratacin de parientes de personas ya vinculadas laboralmente con la empresa. Incluir tambin los parmetros que regularn la relacin laboral de dichos familiares.

Temas informticos Incluye las polticas en relacin a la compra y uso de software as como las condiciones de uso de herramientas informticas (pginas de Internet, correos electrnicos, etc.) y el tipo de informacin que se manejar por estos medios.

Sobornos Se refiere a la postura de la empresa frente al ofrecimiento o aceptacin de incentivos indebidos (econmicos, privilegios, favores personales, etc.) a cambio de la realizacin u omisin de un acto, as como las formas de proceder en caso de que ocurran situaciones de este tipo.

Informacin de terceros Especifica la postura de la empresa / organizacin frente al manejo y uso de informacin de terceros (clientes, proveedores, etc.). Deber aclarar qu tipo de informacin se considerar confidencial.

Declaraciones Menciona cul es la forma que la organizacin / empresa tiene para realizar declaraciones al exterior (radios, televisin, diarios, etc.). Deber aclarar cul ser el proceso y establecer reglas para realizarlas.

Seguridad / higiene / lugar de trabajo Determina la posicin de la empresa / organizacin frente a las condiciones en que las personas debern desempear sus tareas, incluyendo seguridad, higiene y condiciones generales del lugar de trabajo.

Poltica / religin En esta seccin se establece la postura de la empresa / organizacin respecto a su relacionamiento con instituciones polticas o religiosas. Tambin se deber

dejar en claro la postura frente al relacionamiento de sus empleados con este tipo de instituciones.

PASOS PARA ELABORAR UN CODIGO DE ETICA

Proporcionamos a continuacin los pasos a seguir en el proceso de elaboracin de un Cdigo de tica Empresarial.

1. DECISIN DE LA ALTA DIRECCIN

Todo camino de gestacin de un Cdigo de tica tiene como punto de partida la decisin de la Alta Direccin de dar comienzo a un proceso de esta naturaleza. Deber preverse una ocasin propicia para anunciar tal decisin. El mensaje de la Alta Direccin fijar la postura de la organizacin hacia el compromiso tico. Debe transmitir la importancia de la tica y su cumplimiento para la organizacin, as como para los colaboradores y el resto de los grupos de inters.

La direccin es quien debe presentar la iniciativa para la generacin de este documento, compartiendo su inters en desarrollar estos temas con el rea responsable, y convocar a participar a otras reas afines o partes interesadas. La definicin de las reas ms afines est dada por el tipo de estructura organizacional, pero por lo general, predominan las reas de Recursos Humanos, Gestin Humana, Responsabilidad Social, e inclusive en algunas empresas en particular, Seguridad e Higiene o Gerencia de Prevencin de Lavado de Activos u otras.

2. A QUIN APLICA

Un Cdigo de tica debe indicar claramente quines son sus destinatarios. Cada empresa deber definir quines son las personas que se espera cumplan con los valores ticos (trabajadores, proveedores, empresas terciarizadas, etc.). Se recomienda, en tal sentido, que la propia empresa defina a quines considera sus colaboradores.

Una definicin frecuente de colaborador es la que incluye a todo aquel individuo que por el desarrollo habitual de sus tareas toma decisiones o realiza acciones que producen efectos en todos aquellos que se relacionan con la empresa. El alcance de dicha definicin constituye un primer paso para reflexionar sobre quines son los destinatarios de un Cdigo de tica.

De esta manera, una empresa podr definir con un alcance restringido, que contemple solamente a aquellos colaboradores contratados directamente, o en un sentido ms amplio, a aquellos individuos contratados en forma indirecta, o subcontratados.

La opcin elegida depender, entre otros factores, de cmo evale la empresa el impacto de los colaboradores sobre los pblicos interesados. Es importante que quede de manifiesto que, independientemente del alcance que le demos al trmino colaboradores, en todos los casos estn incluidos todos los niveles jerrquicos de la organizacin, sin excepciones.

3. CONFORMACIN DE UN EQUIPO QUE LO DINAMICE

El rea o equipo que tome el tema deber planificar las acciones a realizar y establecer un cronograma de trabajo. Al planificar la instancia definir a qu personas, tanto dentro como fuera de la organizacin, se invitar a trabajar en el proyecto. Este equipo ser responsable de la definicin de los temas, los plazos, los recursos econmicos a considerar en cada etapa, etc.

En el armado de los grupos se recomienda que no sean muy numerosos (mximo 10 personas) y que se designe a un responsable de equipo.

4. INSTANCIAS

DE

SENSIBILIZACIN

PARTICIPACIN

EN

LA

ELABORACIN

Entendemos adecuado generar primeramente una serie de talleres de sensibilizacin para los integrantes de la organizacin, con el objetivo de propiciar instancias de intercambio y discusin sobre casos prcticos que pueden ocurrir en la empresa, y considerar cul debera de ser la posicin a adoptar. Estos talleres debern estar integrados por los diferentes niveles de la organizacin y ser liderados por la Direccin de la empresa. Debern abordar las temticas de inters de cada organizacin (tales como confidencialidad, conflictos de inters, declaraciones, trabajo de parientes, etc.).

En este proceso sugerimos los siguientes pasos:

1. Revise la Misin y Visin de su organizacin. Dicha Misin y Visin, ms all de resumir las metas y aspiraciones, seguramente revele valores y cultura empresarial. Si su organizacin no cuenta con una definicin de Misin y Visin, le recomendamos leer el manual de primeros pasos de DERES para atender esta oportunidad de mejora.

En caso que la organizacin cuente con Visin, Misin y Valores, stos debern estar presentes en su contenido. Adems, se recomienda incluir otros documentos que pueden servir como insumo declaraciones, etc.). (reglamentos internos,

2. Analice qu valores sustentan la estrategia de negocios de su organizacin. Para ello cuestinese cules son los valores que se utilizan diariamente en la toma de decisiones y que se encuentran alineados con la filosofa y metas

(Visin y Misin) de su organizacin. Elementos que pueden ayudar a realizar dicho anlisis: a. Responda a la pregunta Cmo queremos actuar? b. Haga una lista de situaciones de conflicto que haya tenido en su organizacin y que hayan involucrado a algn grupo de inters (proveedores, clientes, empleados, reguladores, etc.), y analice cmo se solucionaron. c. Cree un mbito de discusin (incluya a diversos grupo de inters) para analizar las interrogantes planteadas. De esta forma podr validar o modificar los valores y en consecuencia las conductas o respuestas esperadas en sintona con los valores. Es aconsejable contar con la participacin de formadores de opinin y stakeholders externos, en caso de que corresponda, con el objetivo de que brinden sus opiniones, estimulen la participacin e involucramiento en el tema y sean aliados en la etapa de instrumentacin. La empresa lo compartir con el sindicato, comits de direccin y otras personas de inters.

3. Agrupe los valores encontrados. Atendiendo a estos valores, defina el comportamiento esperado de los colaboradores ante esas situaciones delicadas. Ello significa tomar una posicin tica ante dichas situaciones. Registre las situaciones que puedan ser introducidas en el Cdigo, como ejemplos clarificadores.

En forma complementaria, se podr realizar en la etapa de diagnstico, una encuesta sobre el clima tico existente, que permita relevar elementos adicionales para asegurarse que el contenido del Cdigo tenga

representatividad en la organizacin.

5. RECOPILACIN DE INSUMOS Y REDACCIN PROVISORIA

Cumplidas las fases anteriores, se pasa a la siguiente etapa que consiste en la conformacin de un equipo, ms reducido en su integracin, abocado a la redaccin del Cdigo. Los integrantes de este grupo de trabajo tendrn facultades para seleccionar los insumos recibidos y redactar los contenidos del Cdigo de Conducta. No hay normas o estndares de redaccin para un Cdigo de Conducta o tica. Cada organizacin deber desarrollarlo de acuerdo a sus necesidades y a las de sus stakeholders. En el presente manual sugerimos algunas pautas para su redaccin. En ese sentido, existen algunos puntos bsicos que consideramos prudente tener en cuenta cuando creamos o modificamos un Cdigo:

El lenguaje del Cdigo deber ser simple, conciso y fcilmente entendible por todos aquellos a quienes alcance. Debe ser un documento prctico y de fcil acceso y disponibilidad para todos aquellos a quienes est dirigido. El Cdigo deber estar respaldado por otros instrumentos gerenciales tales como manuales de polticas, procedimientos, ejemplos prcticos, etc. Es recomendable investigar si el sector, cmara o asociacin al que pertenece la empresa posee algn Cdigo especfico que contenga informacin a incorporar.

6. CONSULTAS MULTISECTORIALES

Una vez redactada una primera versin del Cdigo, deber hacerse una nueva ronda de consultas a todos los niveles para recoger los aportes y correcciones, antes de una redaccin final.

7. CONSULTA A PERITOS

Cuando se cuente con un documento borrador se deber compartir con asesores legales de la empresa, as como tambin con personas u organizaciones idneas en el tema (DERES, etc.)

Asimismo, se recomienda que el documento sea revisado por los asesores legales de la empresa a los efectos de lograr una coherencia con algunas definiciones que se encuentran en distintas disciplinas del Derecho (por ejemplo: conflicto de inters, proteccin de informacin, acoso sexual, competencia desleal, entre otros).

IMPLEMENTACION DEL CODIGO DE ETICA

Una vez elaborado, el Cdigo de tica se debe dar a conocer, explicar porqu la empresa tiene el Cdigo y de qu forma debe ser utilizado.

Debemos recordar que en el proceso de elaboracin no participaron todas las personas de la organizacin, sino solamente algunos niveles. Por lo tanto, la comunicacin juega un rol fundamental para que el Cdigo cumpla las funciones para las que fue creado.

APROBACIN ORGANIZACIONAL

La aprobacin debe ser solemne y pblica, anunciada previamente y celebrada.

Como primera accin es deseable que el Cdigo se difunda a travs de un mensaje de la Direccin. Este mensaje debe transmitir el espritu que anim la elaboracin del Cdigo y el significado que tiene para la empresa. Debe estimular a cumplirlo de una manera positiva y motivadora, y comunicar el compromiso de la

Direccin a seguir sus preceptos. Es importante tomar en cuenta la cultura existente en cada empresa para que el mensaje sea acorde a la misma.

Se entiende necesario que previo a la entrada en vigencia del Cdigo, se firme una hoja de adhesin a su contenido por cada uno de los integrantes de la empresa. La importancia de este hecho debe ser destacada de manera notoria y pblica dentro de la empresa.

Debe comenzarse por la firma de los ms altos directivos y de los representantes sindicales (para aquellos casos en que el sindicato haya participado en su elaboracin). Luego debera ser refrendado por los dems integrantes de la empresa.

El objetivo principal es que el Cdigo sea visto como un compromiso que la organizacin asume colectivamente y no slo como un conjunto de obligaciones de los empleados ante la direccin.

DIFUSIN INICIAL / COMUNICACIN

Una vez que se tenga un Cdigo de tica aprobado por la Direccin de la empresa, comenzar la etapa de difusin, en la que se tendr que especificar un cronograma, determinar quines participarn de la misma y qu recursos se van a utilizar.

Para las instancias de difusin y a los efectos de que el Cdigo se entienda como una herramienta til, y no una simple sucesin de enunciados, se recomienda basarse en casos prcticos que se presentan en la empresa. Si esto no es posible, se debera trabajar en casos hipotticos que sean fcilmente trasladables a la realidad propia de la empresa.

Los casos y ejemplos debern ilustrar las mejores prcticas y propiciar el intercambio de ideas en torno a valores, conductas deseables e indeseables, decisiones correctas e incorrectas, etc.

Puede ser de utilidad, de acuerdo al pblico con el que se trabaje en la difusin, relevar posibles casos pblicos o conocidos sobre los que pueda tener lugar el debate respecto a las decisiones y conductas tomadas, as como sobre las consecuencias de ellas en la empresa.

Se deber definir cules sern las vas de comunicacin de este Cdigo: Presencial (talleres o reuniones). Comunicados organizacionales (carteleras, boletines internos, etc.). Digital (correos electrnicos, intranet, etc.).

Este proceso y el tipo de comunicacin, dependern de las caractersticas de cada organizacin, de los destinatarios y de los antecedentes en comunicacin interna que tenga la empresa.

No es lo mismo una empresa que desarrolla su actividad en un nico lugar fsico que otra que tiene sucursales o dependencias distribuidas geogrficamente en el pas. Asimismo, al preparar las instancias de comunicacin se deber tener en cuenta distintos aspectos referidos a los colaboradores, tales como nivel socio-cultural y educativo, posibles aspectos culturales arraigados en la comunidad, etc.

En caso de ser una empresa muy grande es recomendable formar a un grupo de personas dentro de ella, como facilitadores de talleres en los que se explique y se difunda, de forma presencial, el contenido del Cdigo de tica, a los distintos niveles de la organizacin.

A efectos ilustrativos, el esquema siguiente detalla el proceso que utiliz la empresa Arcor de Argentina para la comunicacin interna de su poltica de RSE. Consideramos que podra ser aplicado para el proceso de comunicacin interna del Cdigo de tica.

MECANISMOS DE REVISIN Y ACTUALIZACIN

El proceso de elaboracin del Cdigo de tica deber disearse segn las caractersticas propias de la empresa.

A su vez, es necesario realizar una revisin peridica del mismo a travs de cuestionarios, consultas puntuales, grupos de discusin e instancias de intercambio que permitan recabar las ideas (talleres, etc.).

Luego de cada revisin se deber comunicar a todos los integrantes de la organizacin la existencia de la nueva versin, la que incluir la fecha de su actualizacin.

El siguiente flujograma permite visualizar las etapas a cumplir en el desarrollo de un Cdigo de tica en la empresa.

CASOS PRCTICOS Ejemplos de aplicacin del cdigo de tica de Mibanco

El cdigo de tica y conducta esta basado en los siguientes valores institucionales:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Honestidad. Compromiso. Eficiencia. Respeto. Innovacin. Calidad.

El alcance del cdigo de tica es a todo el personal de Mibanco y el administrador del cdigo, encargado de realizar el seguimiento y cumplimiento es el rea de Recursos Humanos. Ejemplo 01: Honestidad, sinceridad y cumplimiento de normas legales y normativas internas. MIBANCO no financia negocios ni pretende mantener relacin comercial alguna con empresas o individuos que se aparten de las normas ticas, ni con aquellas entidades o personas de las cuales se conozca que participan en negocios ilcitos o que no cumplan con las disposiciones legales vigentes Situacin: Un asesor de negocios esta cerca de cumplir su meta de colocaciones mensual, para lo cual debe brindar un crdito a una empresa cuyo giro de negocio es de licorera. En su ltima visita descubre que la licorera es una fachada para realizar la micro comercializacin de drogas. El asesor se encuentra en un dilema..Segn el cdigo de tica cual debera ser su accionar. Ejemplo 02: El personal que sospeche que se esta infringiendo las leyes y reglamentos vigentes o normativas internas del Banco deber comunicar sus sospechas utilizando su criterio profesional a su jefatura directa o a travs del buzn de denuncias, garantizando de esta manera la confidencialidad de los denunciantes

Situacin: El compaero del asesor de negocios del caso anterior, tambin se entera de la situacin de este cliente y a pesar de esto le otorga el crdito para cumplir su meta. Su compaero al enterarse de esta situacin decide informar a sus superioresSegn el cdigo de tica este accionar es correcto. Ejemplo 03: Relacin con los clientes, colaboradores y proveedores. La poltica de MIBANCO consiste en comprar todos los bienes y servicios sobre la base de ponderar factores como el precio, calidad, disponibilidad, los trminos y el servicio, con la finalidad de hacer el mejor uso posible de sus recursos. El personal encargado de estas actividades deben colocar ordenes y celebrar contratos y compromisos con proveedores de bienes o servicios sin favoritismos de ningn ndole Situacin: El banco se encuentra en bsqueda de un proveedor para que brinde el soporte tcnico de todas las computadoras del banco. El jefe de compras se rene con todos los postulante a la subasta, al finalizar la reunin uno de los proveedores se le acerca y le propone sostener una reunin privada. En esta reunin el proveedor le hace entrega de $ 10,000 y le promete entregarle una suma igual por cada renovacin del contrato, el cual se dar cada ao. El jefe de compras acepta la propuesta y la licitacin sale a favor de este proveedor. Segn el cdigo de tica este accionar no cumple con los valores de la institucin.

CASO: SUNAT
1) PRESENTACION: La integridad es la piedra angular sobre la que descansa el desempeo tcnico de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria -SUNAT. Por ello es importante el compromiso de integridad. Parte de este esfuerzo consiste en la adopcin de un Cdigo de tica que contiene los principios que forman la base de las relaciones entre la SUNAT, sus empleados, los contribuyentes y usuarios de comercio exterior El Cdigo de tica tiene como referentes inmediatos la misin, visin y valores institucionales

2) MBITO DE APLICACIN A todos los que desarrollan funcin pblica en la SUNAT, independientemente de su rgimen laboral o modalidad de contratacin, que oriente en el desempeo de sus funciones y en sus relaciones interpersonales.

3) OBJETIVOS Lograr que la visin, misin, objetivos y valores institucionales, se reflejen en actitudes, comportamientos, reglas de actuacin y prcticas organizacionales, guiadas por una conducta tico profesional. Hacer explcitos, para la sociedad, los valores, principios y normas ticos que rigen la conducta de los trabajadores de la SUNAT de esta permita la mejor comprensin de la actuacin de sus integrantes.

4) FILOSOFA SUNAT MISION Gestionar integradamente el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras, as como la facilitacin del comercio exterior, de forma eficiente, transparente, legal y respetando al contribuyente o usuario. VISION Constituirse en una institucin moderna e innovadora que facilita el comercio exterior y el efectivo cumplimiento tributario y aduanero brindando servicios de excelencia. VALORES INSTITUCIONALES Adoptar los principios de la SUNAT significa que, ante situaciones de conflicto tico, se debe velar siempre por los valores institucionales. Integridad Ser coherentes con los principios y acciones de la Institucin. Esto supone mantener normas y principios ticos, mediante un comportamiento honesto con vocacin de servicio. Preservamos la buena imagen de servidor pblico. Excelencia Brindar el mayor esfuerzo para obtener los mejores resultados de manera sostenida en el tiempo, logrando la satisfaccin de los contribuyentes, usuarios del comercio exterior y trabajadores, utilizando eficientemente los recursos y optimizando la calidad de nuestros servicios.

 Compromiso: Institucional y Personal El Compromiso institucional implica cumplir con las obligaciones laborales haciendo ms de lo esperado, para lograr los objetivos.. 5) PRINCIPIOS TICOS Cumplimiento de la ley Compromiso de adecuar la conducta hacia el respeto riguroso y aplicacin de la Constitucin, las leyes y dems normas que regulan nuestras las funciones, garantizando que en todas las fases del proceso de toma de decisiones o en el cumplimiento de los procedimientos administrativos, se respeten los derechos a la defensa y al debido procedimiento. Respeto Desempearse profesionalmente con respeto, cortesa y consideracin. Probidad Actuamos con rectitud, honradez y honestidad y desechando todo provecho o ventaja personal. Eficiencia Desempear funciones con cuidado, diligencia y profesionalismo. Brindando calidad en cada una de las funciones a nuestro cargo, procurando para ello obtener una capacitacin slida y permanente. Idoneidad Contar con la ms eficiente aptitud tcnica y moral, condiciones esenciales para el acceso y ejercicio de la funcin en la SUNAT. Lealtad y Obediencia Actuar con fidelidad y solidaridad con la SUNAT, cumpliendo las rdenes que imparta el superior jerrquico competente, en la medida que renan las formalidades exigidas, y tengan por objeto la realizacin de actos de servicio que se vinculen con las funciones del servidor pblico. Justicia y Equidad disposicin para el cumplimiento de nuestras funciones, otorgando a cada uno lo que le es debido, actuando con equidad en las relaciones con el Estado, con los contribuyentes y usuarios de nuestros servicios, con los superiores, con los subordinados y con la ciudadana en general. 6) COMPORTAMIENTO TICO

 Neutralidad Actuar con absoluta imparcialidad, y no aceptando presiones polticas, familiares, econmicas, sociales o de cualquier otra ndole en el desempeo de las funciones publicas, demostrando independencia a vinculaciones con personas, empresas, partidos polticos o instituciones. Transparencia Ejecutamos todos los actos del servicio de manera transparente, lo que implica que los actos tienen en principio carcter pblico y son accesibles al conocimiento de toda persona natural o jurdica. Discrecin Guardar reserva y confidencialidad respecto a la informacin o hechos de los que se tengan en conocimiento, tanto la relacionada a los contribuyentes, a los usuarios de comercio exterior, como a la que es propia de la SUNAT, Ejercicio adecuado del Cargo No adoptamos represalia de ningn tipo ni ejercemos coaccin alguna contra otros funcionarios, trabajadores o personas. Uso adecuado de los bienes asignados Compromiso de proteger, conservar y utilizar adecuadamente los bienes otorgados por la SUNAT. Asimismo, comprometerse a no emplear o permitir que otros empleen los bienes institucionales para fines particulares o propsitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido especficamente destinados. Responsabilidad Una actuacin responsable favorece la calidad del servicio prestado y facilita la gestin y la toma de decisiones. Desarrollar funciones a cabalidad y en forma integral, asumiendo con pleno respeto a la funcin publica en la SUNAT. 7) COMPROMISOS TICOS Conflictos de Inters Evitar situaciones en las que los intereses personales, laborales, econmicos o financieros, pudieran estar, o pudiera parecer que estn, en conflicto con el cumplimiento de los deberes y funciones del cargo de servidor pblico. Ventajas Indebidas No obtener beneficios o ventajas indebidas, mediante el uso del cargo, autoridad, influencia o apariencia de influencia. Actividades de Proselitismo Poltico No realizar actividades de proselitismo poltico en el ejercicio de funciones propias del cargo, ni mediante el uso de la infraestructura, bienes o recursos pblicos,

dentro ni fuera de la jornada laboral, ya sea a favor o en contra de partidos u organizaciones polticas o candidatos. Mal uso de Informacin Privilegiada No participar en transacciones u operaciones de cualquier tipo, utilizando informacin privilegiada de la institucin a la que pertenecemos o a la que se pueda tener acceso por condicin o ejercicio del cargo desempeado. Presiones, Amenazas o Acosos conducirse bajo los principios y valores institucionales, no ejerciendo discriminacin, presiones, amenazas o acoso sexual contra otros trabajadores o subordinados, ni administrados u otras personas con las que deba estar relacionados en el ejercicio de las funciones, y que, por tanto, puedan afectar la dignidad de la persona o inducir a la realizacin de acciones dolosas.

CASO TELEFNICA
Cdigo de tica: tica y transparencia Dentro de nuestro cdigo tico contemplamos el principio de integridad para garantizar la tica y la transparencia, y prevenir posibles situaciones de riesgo. Planteamos una serie de conductas que deben tener en cuenta nuestros empleados al encontrarse en una situacin de conflicto de intereses. Estas son: En ningn caso, ofrecern o aceptarn regalos, invitaciones u otro tipo de incentivos que puedan influir o recompensar en la toma de decisiones empresariales. Evitarn o declararn cualquier conflicto de intereses que pueda anteponer prioridades personales a las colectivas. Se comportarn con rectitud, sin buscar en ningn caso el beneficio propio o de terceros a travs del uso indebido de su posicin o sus contactos en la compaa. Actuarn institucionalmente con absoluta neutralidad poltica, y se reservarn de emitir algn tipo de opinin sobre el tema, ya sea en favor o en contra de procesos o actores polticos. En particular, la compaa no efectuar donaciones de ningn tipo a partidos polticos, ni otro tipo de entidades pblicas o privadas vinculadas a la actividad poltica.