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INSTRUCTIVO USO DEL CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL PARA ESTUDIANTES PROCEDIMIENTO RELACIONADO: OPERACIN DEL SERVICIO

CDIGO: I-AI-GIDT-003-003 VERSIN. 000-28-10-2011 PGINAS: Pgina 1 de 8

CONTENIDO

1. OBJETIVO .......................................................................................................... 2 2. ALCANCE........................................................................................................... 2 3. DESCRIPCIN ................................................................................................... 2 3.1. Polticas para la creacin de correos electrnicos institucionales para estudiantes .............................................................................................................. 2 3.2. Directrices para la creacin y uso del correo electrnico institucional para estudiantes .............................................................................................................. 3 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. Asignacin de cuentas de correo institucional ..................................... 3 Dominio "unadvirtual.edu.co" ............................................................... 3 Criterios de creacin de cuentas de estudiantes ................................. 4 Acceso al correo electrnico ................................................................ 4 Tamao del buzn ............................................................................... 4 Envos y transferencias ....................................................................... 4

4. USO CORRECTO DEL CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL PARA ESTUDIANTES ....................................................................................................... 5 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Responsabilidades de los estudiantes con respecto al uso del correo ...... 5 Abuso del correo electrnico para estudiantes .......................................... 6 Garanta de entrega ................................................................................... 7 Copias de seguridad .................................................................................. 7 Virus o software malicioso en el correo electrnico para estudiantes ........ 7

5. DESACTIVACIN Y/O BLOQUEO AUTOMTICO DE CUENTAS DE CORREO INSTITUCIONAL PARA ESTUDIANTES ............................................... 8 6. SOPORTE........................................................................................................... 8

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1. OBJETIVO

Dar a conocer las condiciones y polticas establecidas de uso del correo electrnico para estudiantes, as como las pautas y pasos a seguir para su creacin y administracin, como medio de comunicacin entre la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD y la comunidad estudiantil. 2. ALCANCE

Aplica a todos los estudiantes activos de pregrado y/o postgrado de la UNAD a quienes se les asigne una cuenta de correo electrnico institucional en el dominio unadvirtual.edu.co y a aquellos responsables de administrar estas cuentas. 3. DESCRIPCIN

3.1. Polticas para la creacin de correos electrnicos institucionales para estudiantes a. Cada estudiante podr contar con una cuenta de correo electrnico para la comunicacin directa con la Universidad y/o entre estudiantes. b. La creacin de los correos de estudiantes, deber responder a los criterios de creacin de cuentas ubicados en el numeral 3.2.3 de este instructivo. c. El Sistema Nacional de Registro y Control Acadmico - RyCA realizar la creacin y/o actualizacin de cuentas de correo para los estudiantes, mediante los medios establecidos en este instructivo. d. Slo existirn 3 cuentas de correo electrnico con rol de administrador, las cuales estarn a cargo de la Gerencia de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico (GIDT) y de Registro y Control Acadmico (RCONT) e. El correo electrnico es un servicio suministrado a travs de un proveedor, el estudiante se responsabiliza de la informacin all contenida, su uso correcto, resguardo y cumplir con las dems disposiciones que se dicten en este instructivo, con el fin de preservar su informacin; por lo tanto, el servicio no representa ningn tipo de responsabilidad legal por parte de la UNAD. 2
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f. Registro y Control Acadmico (RCONT) se reserva el derecho de crear cuentas de correo, adems auditar, bloquear o suspender cualquier cuenta de correo que considere este incumpliendo con las normas establecidas en este instructivo o que estn infringiendo la ley. Al recibir una cuenta de correo institucional el estudiante acepta las condiciones de uso y responsabilidades establecidas en este documento. g. El servicio de correo se plantea como un servicio para estudiantes y como tal ser sujeto de mejoras y cambios posteriores de acuerdo con los mecanismos que defina (RCONT) y la GIDT considerando siempre que los cambios que se implementen sea para beneficio de los estudiantes y la simplificacin de los procesos. 3.2. Directrices para la creacin y uso del correo electrnico institucional para estudiantes 3.2.1. Asignacin de cuentas de correo institucional A cada estudiante le ser asignada una cuenta de correo institucional de la UNAD y se le suministrar un nombre de usuario y contrasea para acceder a este servicio. La disponibilidad del servicio de correo est sujeta a la disponibilidad del proveedor del correo y sus sistemas. 3.2.2. Dominio "unadvirtual.edu.co" Bajo el dominio unadvirtual.edu.co, se crearan las cuentas de estudiantes. La vigencia de una cuenta de correo electrnico bajo el dominio "unadvirtual.edu.co", inicia con la vinculacin del estudiante a la institucin y la entrega del acta de matrcula, en la cual le ser notificada la informacin referente a usuario en campus virtual, cuenta de correo electrnico y contrasea. La vigencia de la cuenta de correo electrnico estudiantil finaliza con lo dispuesto en el numeral 5 de este instructivo.

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3.2.3. Criterios de creacin de cuentas de estudiantes Las cuentas de estudiantes se crearan de la siguiente forma: <usuario_en_campus_virtual>@dominio_de_correo. Ejemplo: Nombre del estudiante: CARLOS MARIO MENDOZA RODRGUEZ Usuario en campus: cmario22 Correo estudiante: cmario22@unadvirtual.edu.co 3.2.4. Acceso al correo electrnico Puede accederse al correo electrnico de estudiantes de la UNAD desde cualquier lugar con acceso a Internet, siguiendo las recomendaciones de seguridad indicadas en el numeral 4. 3.2.5. Tamao del buzn Cada cuenta de correo electrnico tiene asociado un conjunto de recursos de almacenamiento que es limitado. El tamao de almacenamiento mximo del correo institucional para estudiantes, es definido por el proveedor del servicio y est sujeto a cambios por el mismo. Antes de superar el lmite de almacenamiento, el estudiante deber realizar una copia de seguridad (Back Up) de su informacin, con el fin de liberar espacio en su buzn de correo electrnico. 3.2.6. Envos y transferencias El tamao recomendado para los archivos adjuntos en los correos es de 10 Mb, el tamao mximo est sujeto a los lmites establecidos por el proveedor del servicio. Los mensajes enviados por los estudiantes del correo institucional, deben contener un prrafo que diga: Las opiniones expresadas en este mensaje son estrictamente personales y no es una posicin oficial de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.

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4. USO CORRECTO DEL CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL PARA ESTUDIANTES 4.1. Responsabilidades de los estudiantes con respecto al uso del correo a. No usar la cuenta de correo electrnico de otro estudiante, puesto que la cuenta asignada es de carcter personal. b. Hacer uso de los servicios de correo electrnico de manera prudente, racionada y exclusivamente para las actividades acadmicas que as lo requieran. c. Mantener sus buzones depurados para evitar que los mensajes reboten por falta de espacio en ellos. No se debe emplear cuentas de correo personal para el envi de informacin acadmica, nicamente se debe emplear para estos fines la cuenta de correo institucional para estudiantes asignada. d. Queda prohibido el envo de informacin masiva, como cadenas de mensajes de cualquier tipo, adems, propaganda de clase comercial, poltico, religioso, material audiovisual, contenido discriminatorio, ideologas terroristas, pornografa y dems condiciones que degraden la condicin humana y resulten ofensivas para la comunidad Universitaria. No enviar ni recibir archivos ejecutables, msica y videos, que no tengan relacin con las labores acadmicas. e. Proteger la informacin catalogada como confidencial por la Universidad, evitando el envi de este tipo de informacin a personas no autorizadas. f. Emplear contraseas seguras de acuerdo a los lineamientos establecidos por la GIDT. g. En lo posible, el correo electrnico debe ser el medio por el cual se deben manejar las comunicaciones entre la Universidad y los estudiantes, disminuyendo el manejo de documentacin impresa; se recomienda al estudiante incluir al final de sus correos el mensaje: No imprima este correo a menos que sea absolutamente necesario. El medio ambiente es cosa de todos. h. El correo electrnico no reemplaza las plataformas de formacin acadmica, por lo cual los estudiantes inscritos en cursos virtuales, continuarn presentando las tareas y dems actividades a travs del Campus Virtual. i. No se debe hacer uso de la cuenta de correo institucional de estudiantes, para el registro en medios electrnicos de uso personal como foros, portales, blogs, particulares, nicamente puede hacerlo si estos medios corresponden a actividades estrictamente acadmicas. 5
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j. No estn permitidos los mecanismos y sistemas que intenten ocultar la identidad del emisor de correo. k. Los estudiantes son responsables de todas las actividades realizadas con las cuentas de correo electrnico institucional para estudiantes, la Universidad no ser responsable de las opiniones o contenidos enviados a travs de este medio. l. Cada estudiante es responsable de su cuenta de correo. La contrasea asignada para el ingreso a su correo electrnico es Personal e Intransferible, en consecuencia, el estudiante es el nico responsable del uso y confidencialidad de sus elementos de autenticacin y debe comprometerse a mantener su informacin segura y para su uso exclusivo. 4.2. Abuso del correo electrnico para estudiantes Aquellos casos en los cuales la institucin se vea afectada por actividades catalogadas como abuso del correo electrnico o mal uso del servicio, la GIDT, tendr la posibilidad de determinar el origen de los responsables y decidir bloquear y/o rechazar todos los mensajes de correo pertenecientes a otros entes. Si recibe algn mensaje de otro correo electrnico institucional que responde a alguna de las descripciones de esta seccin, por favor reporte lo ocurrido al correo soporte.tecnico@unadvirtual.edu.co Los abusos de correo pueden agruparse en las siguientes categoras: a. Difusin de contenido inadecuado: Contenido ilegal por naturaleza (todo el que constituya complicidad con hechos delictivos). Ejemplos: apologa del terrorismo, programas piratas, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o cdigo malicioso. b. Difusin a travs de canales no autorizados: Uso no autorizado de canales ajenos para reenviar correo propio. Aunque el mensaje en s sea legtimo, se estn utilizando recursos ajenos sin su consentimiento. Por tal motivo, en el momento de obtener una cuenta de correo electrnico para estudiantes, se notifica al usuario todos los parmetros de configuracin, incluyendo los servidores que debe utilizar para el envo y recepcin de mensajes. c. Difusin masiva no autorizada: El uso de canales propios o ajenos para enviar masivamente mensajes de correo no solicitados por el destinatario (SPAM), sean o no publicitarios, no est permitido. 6
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d. Ataques con objeto de obtener informacin sensible de los usuarios (phishing): Recepcin de mensajes que intenten adquirir informacin confidencial como contraseas o informacin sensible, a travs de pginas web o descarga de archivos adjuntos, de fuentes no confiables. 4.3. Garanta de entrega Numerosas circunstancias pueden impedir la recepcin de un mensaje: cadas imprevistas en las lneas de comunicaciones, lmites de almacenamiento en los buzones del usuario receptor, rechazo de mensajes por virus, exceso de tamao para el servidor que recibe, direcciones mal formadas, etc. En ningn caso el servicio de correo electrnico para estudiantes garantiza la entrega de un mensaje. 4.4. Copias de seguridad El correo para estudiantes no es un repositorio de informacin, por lo cual se recomienda no guardar informacin sensible en sus correos electrnicos, el estudiante ser el responsable de realizar copias de seguridad de la informacin almacenada en su correo institucional; la UNAD, no se hace responsable por el suministro o realizacin de copias de seguridad del correo asignado. 4.5. Virus o software malicioso en el correo electrnico para estudiantes Los usuarios del correo electrnico para estudiantes, deben escanear todo documento o archivo enviado o recibido por medio del correo electrnico, empleando un antivirus, esto con el fin de prevenir la transmisin de virus informticos o software malicioso. Adicionalmente, deben asegurarse de que los archivos adjuntos descargados provienen de fuentes confiables. Aunque el servicio de correo tiene mecanismos de seguridad, no se garantiza que el contenido est libre de software malicioso, por lo cual, es responsabilidad del estudiante asegurarse de verificar el contenido antes de iniciar su descarga.

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5. DESACTIVACIN Y/O BLOQUEO AUTOMTICO CORREO INSTITUCIONAL PARA ESTUDIANTES

DE

CUENTAS

DE

La desactivacin y/o bloqueo automtico de cuentas de correo de estudiantes, se har efectiva nicamente cuando: a. Inactividad del correo electrnico: Cuando una cuenta de correo electrnico para estudiantes permanece inactiva por un periodo igual o superior a 18 meses (ao y medio), dicha cuenta proceder a ser bloqueada. Tres (3) meses despus del bloqueo, si no ha sido solicitada la activacin de la cuenta por parte del estudiante, esta proceder a ser eliminada. b. Uso inapropiado: El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrnico para estudiantes, puede ocasionar la desactivacin temporal o permanente de las cuentas, por parte de los administradores de las cuentas de correo estudiantil. Las acciones en este sentido pueden llevarse a cabo en funcin de las incidencias que puedan suponer un problema para el buen funcionamiento del servicio. 6. SOPORTE Si tiene inconvenientes de acceso a su cuenta o no tiene cuenta de correo, comunquese con (RCONT), enviando un correo a la direccin soporte.tecnico@unadvirtual.edu.co .

MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES AL INSTRUCTIVO VERSIN FECHA DESCRIPCIN RESUMIDA DEL CAMBIO 000 28/10/2011 Primera versin emitida ELABORADO POR: Efran Guerrero, Adriana Bernal, Carlos Mendoza, Alix Ardila REVISADO POR: Sandra Izquierdo Esperanza Rojas APROBADO POR: Jorge Eduardo Hincapi

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