UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR

PROYECTOS SOCIALES III

EN ESTA EDICION CONOCEREMOS ALGUNOS PUNTOS IMPORTANES RESPECTO AL: MONITOREO Y EVALUACION

Peridico
Chapincito URL
UN DIARIO ESTUDIANTIL

Edicin Quincenal
Guatemala 28 de Julio al 10 de Agosto 2012

Edicin: Ottoniel Set Gonzlez Director: Otto Edvin Arenales Callejas

MONITOREO Y EVALUACION

MONITOREO
El diseo del sistema de M&E se basa en la seleccin de la informacin que ser requerida durante todo el proceso posterior de seguimiento y evaluacin del proyecto. El monitoreo El monitoreo es una continua comprobacin de la ejecucin del proyecto de acuerdo a lo planeado y de su impacto inicial a travs del proceso de recoleccin y anlisis de los datos, de elaboracin de los informes y del uso de la informacin. Es un proceso continuo y estructurado de obtencin y anlisis de datos e informacin que involucra proyecto. El monitoreo debe ser visto como un proceso integral de la ejecucin del proyecto, que se lleva a cabo de forma paralela a las actividades, las cuales son revisadas y actualizadas constante y sistemticamente durante toda la vida del proyecto.

FORMATOS PARA EL MONITOREO Como ya se mencion, el proceso de monitoreo involucra a distintos actores; sin embargo, el personal responsable de la ejecucin sobre el terreno es el que debe llevar el registro de las actividades y los resultados. Esta labor puede facilitarse si se tienen herramientas para registrar la informacin, tales como: Formatos del Plan de Monitoreo Formatos de reporte estandarizados (para informacin narrativa y financiera) Reportes y minutas de reuniones Reportes de visita Reportes de las actividades de recoleccin de datos Diarios del equipo, en donde se registra informacin adicional a las actividades especficas de monitoreo Registro del proyecto por medios diversos como fotografas o notas en medios de comunicacin (prensa, entrevistas, video)

Planeacin del Monitoreo

Para realizar un seguimiento adecuado del proyecto, se recomienda contar con un plan de monitoreo que debe ser acordado entre los involucrados (responsables y beneficiarios) y debe hacerse desde la etapa de diseo del proyecto, pensando estratgicamente tanto en los procesos de monitoreo como en los de evaluacin. Esto es fundamental para que puedan considerarse los recursos necesarios y para posibilitar la operacin del monitoreo desde el inicio de las actividades. Qu tipo de informacin ser necesaria? Qu se va a monitorear? Es fundamental discutir con los responsables y beneficiarios del proyecto que informacin se requiere y determinar las preguntas y los indicadores relevantes para obtenerla. Si bien la seleccin de los indicadores es importante desde la planeacin, no siempre se podrn determinar todos los indicadores desde el inicio del proyecto, y ser necesario irlos adaptando conforme ste se desarrolle. La informacin que se determine para el monitoreo ser esencial para la evaluacin y la toma de decisiones. Quines sern los responsables de levantar la informacin? Desde la etapa de diseo, es necesario que las funciones y procedimientos del monitoreo sean consideradas en algn lugar de la estructura organizacional del proyecto. Dependiendo del tipo de informacin que se vaya a recolectar, las fuentes y los mtodos, habr
distintas personas responsables de reunirla. Qu presupuesto se requiere para las actividades de monitoreo?

Es necesario incluir recursos financieros del proyecto para el monitoreo y la evaluacin y asignar un presupuesto especfico para estas actividades. Se recomienda considerar los costos del personal e instalaciones, talleres y reuniones de capacitacin y costos de la recoleccin de datos (dependiendo de la tcnica que se emplee, se debern contemplar los recursos humanos y materiales necesarios.

SIGUE LA EVALUACION!!!!!!!

PERTINENCIA

Est relacionada con la formulacin del proyecto,

esto es, qu tanto el diseo de la intervencin responde a las necesidades de los beneficiarios y con la medida en la cual, busca avanzar hacia la solucin de los problemas identificados.

EFICACIA

Se refiere a la medida en la cual el proyecto

produce los resultados esperados y estos permiten lograr el objetivo especfico del proyecto.

EFICIENCIA
Se refiere a la medida en la cual se brindan y gestionan los servicios y se realizan las actividades previstas del modo ms apropiado de acuerdo con los medios, recursos y tiempo disponibles para producir los resultados esperados. El anlisis de la eficiencia se concentra en la calidad de la gestin del proyecto y en el uso de la alternativa econmicamente ms efectiva para conseguir los mismos resultados.

EVALUACION
La evaluacin es una apreciacin, lo ms sistemtica y objetiva posible, de un proyecto en curso o ya realizado, de su planeacin, ejecucin y resultados. Su propsito es determinar la pertinencia, el cumplimiento de los objetivos, la eficiencia en la realizacin del proyecto, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad.

Una buena evaluacin se caracteriza por

Ser imparcial y transparente Tener credibilidad: ofrece informacin confiable y de calidad y existe una clara relacin entre resultados, conclusiones y recomendaciones. Ser til: contribuye oportunamente al proceso de decisin de aprendizaje organizativo y de los involucrados. Tener elementos participativos: refleja intereses, necesidades y percepciones de las partes involucradas. Ser eficiente: relacin equilibrada entre el costo y el beneficio. Retroalimenta la toma de decisiones y el aprendizaje organizativo y social: a travs del anlisis de la informacin y la difusin de los resultados.

IMPACTO
Se refiere a los efectos del proyecto (positivos y negativos; intencionales o no; directos e indirectos) sobre los grupos meta o beneficiarios, as como sus efectos globales sobre un mayor nmero de personas, en un sector o un rea geogrfica determinada. El impacto es un cambio durable y significativo, puede se tcnico, econmico, sociocultural e institucional.

A que debe aspirar una evaluacin

Disear el proceso para obtener la informacin necesaria mediante diversos mtodos. Estimular la elaboracin de indicadores, puntos de referencia e iniciativas claros. Acopiar y analizar datos durante todo el ciclo del proyecto en relacin con los objetivos y resultados deseados. Determinar los fallos, en caso de no haberse alcanzado algunos objetivos (o ninguno). Hacer los ajustes necesarios sobre la base de la experiencia y de las lecciones aprendidas. Retroalimentar con informacin a todos los participantes en el programa y a las comunidades locales. Demostrar los resultados y las lecciones aprendidas a las organizaciones financiadoras y a los proveedores de servicios. Utilizar los resultados finales para contribuir a la planificacin y ejecucin de iniciativas futuras en las comunidades beneficiarias.

SOSTENIBILIDAD
Se refiere a la medida en la cual, los impactos de la intervencin tienen la posibilidad de continuar despus del cierre del proyecto. Del mismo modo, evala si los grupos meta, o beneficiarios quieren y pueden dar continuidad a los objetivos del proyecto (desarrollando actividades, gestionando apoyos, incidiendo en el gobierno local, etc.).

Criterios bsicos de la evaluacin

La evaluacin sirve para revisar si un proyecto est funcionando y si se estn logrando los objetivos planteados. Esta valoracin del avance y la calidad del proyecto se fundamentan en cinco criterios bsicos los cuales conoceremos.

MONITOREO Y EVALUACION

G L O S A R I O
Audiencia: Es el conjunto de personas a quienes se dirigen los informes de resultados de un plan o programa de una institucin u organizacin y quienes pueden valorar los mritos de las decisiones tomadas y los resultados obtenidos. Auditora de un plan: Es un examen y verificacin de los recursos y resultados alcanzados por un plan de desarrollo de una institucin u organizacin, que permite constatar la adecuacin con la que se aplic, la precisin de sus resultados y la validez de los mismos, en funcin de los objetivos trazados. Conferencia de bsqueda: Es un mtodo de planeacin participativa, desarrollado por Emery y Trist en el Instituto de Tavistock en Londres (1969), que capacita a un grupo grande de personas para crear colectivamente un plan, cuya instrumentacin ser realizada por los propios miembros del grupo. Contexto: Es el conjunto de circunstancias, factores o actuaciones que rodean y pueden afectar el funcionamiento de una institucin u organizacin, a sus programas o servicios. Coordinacin: Colaboracin planificada de diferentes individuos, departamentos y organizaciones interesados en alcanzar un objetivo comn. Criterio de evaluacin: Una dimensin de lo que se considera actuacin vlida o meritoria aplicable a un objeto de evaluacin. Cada criterio encaja dentro de algn dominio que est enmarcado por el sistema de evaluacin y es definido por los elementos, indicadores o descriptores. Diagnstico: Etapa inicial del proceso de planeacin que consiste en un anlisis crtico de la entidad o dependencia y de su entorno a partir de la recoleccin, clasificacin y anlisis de los elementos que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Eficiencia. Es la relacin entre los insumos o recursos empleados y los resultados o productos alcanzados. Entorno: Porcin de la realidad que puede afectar al sistema o ser afectada por este. Se le llama tambin ambiente. Escenario: Sucesin de escenas descritas caracterizadas por un conjunto de valores de las variables relevantes del sistema y su entorno. Estndar de evaluacin: Es un principio altamente aceptado por expertos sobre algn campo, tema o tpico especfico, para medir el valor o la calidad de un objeto de evaluacin. Estrategia: Es la manera en cmo enfoca una organizacin o institucin su misin y objetivos, buscando maximizar sus ventajas y minimizar sus desventajas competitivas Evaluacin: Es la accin de estimar, apreciar, calcular o sealar el valor de algo. La evaluacin es la determinacin sistemtica del mrito, el valor y el significado de algo o alguien en funcin de unos criterios respecto a un conjunto de normas. Indicadores: Es una medida de resumen, de preferencia estadstica, referente a la cantidad o magnitud de un conjunto de parmetros o atributos de una sociedad. Permite ubicar o clasificar las unidades de anlisis (personas, naciones, sociedades, bienes, etc.) Monitoreo: El monitoreo, a rasgos generales, consiste en la observacin del curso de uno o ms parmetros para detectar eventuales anomalas. Planeacin: Tambin conocida como planificacin o planeamiento, consiste en el proceso a travs de cual se analiza la situacin actual (dnde estamos), se establecen objetivos (dnde queremos llegar),. Seguimiento: En el seguimiento de un proyecto de desarrollo el objetivo consiste en constatar hechos que han ocurrido o no, mientras que en la evaluacin se trata de valorar esos hechos y sus repercusiones en el entorno. Sostenibilidad: Aparece como "la idea central unificadora ms necesaria en este momento de la historia de la humanidad", 1991), pero es preciso deshacer los malentendidos surgidos en torno a este concepto y, ms concretamente, al de Desarrollo Sostenible, introducido por la Comisin Mundial del Medio Ambiente y del Desarrollo (1988).

Evaluacin de programas: Es la evaluacin diseada y utilizada con el propsito de verificar y monitorear los resultados de un programa, en funcin de los objetivos del mismo. Evaluacin de proyectos: Evaluacin diseada y utilizada para valorar el Cumplimiento de las actividades requeridas para la realizacin de una tarea, resultado o producto determinados, en un tiempo definido o delimitado. Evaluacin formativa: Es la evaluacin diseada y utilizada con el propsito explcito de mejorar un objeto de evaluacin (programa, proyecto, currculo, personal, entre otros). Evaluacin sumativa: Es la evaluacin diseada para presentar conclusiones sobre el mrito o el valor de un objeto de evaluacin y recomendaciones sobre si debe mantener, modificar o eliminar dicho objeto de evaluacin. Evaluacin y control: Es el proceso de verificacin y monitoreo de resultados de un plan o sus programas constitutivos, el cual permite comparar el desempeo real contra el deseado. La informacin generada por este proceso permite tomar acciones correctivas y solucionar problemas. Exploracin del entorno: Es el proceso de indagacin, monitoreo y evaluacin de los factores o fuerzas del ambiente que inciden sobre una organizacin o institucin. Insumos: Son los ingredientes o condiciones de partida utilizados por una organizacin o institucin para el logro de sus objetivos de misin. Instrumentacin de una estrategia. Es el proceso por medio del cual se ponen en marcha las estrategias y polticas de una organizacin o institucin, a travs del desarrollo de programas, presupuestos y procedimientos. Este proceso puede implicar cambios en la cultura global de la organizacin, en su estructura y /o en su administracin y direccin. Lnea de accin. Directriz o criterio de orientacin que reviste la mayor importancia relativa, al sealar las acciones esenciales a efectuar para alcanzar metas y objetivos especficos. En la vertiente obligatoria, la lnea prioritaria de accin direcciona las acciones fundamentales de los proyectos. Meta. Expresin cuantitativa de un objetivo, enuncia la magnitud o grado de realizacin de un objetivo en un tiempo determinado. Misin. Es el propsito o la razn de la existencia de una organizacin o institucin, describe lo que en el presente hace esta. Necesidad. Es la brecha que hay entre los resultados actuales y los deseados de una organizacin o institucin. Diagnstico de necesidades es el proceso de identificacin de las brechas entre los resultados presentes y los deseables, y su ordenacin por prioridad en funcin de lo cual se decide a cuales se refuerza, reduce o elimina. Objetivo. Enunciado intencional sobre los resultados que se pretende alcanzar con la realizacin de determinadas acciones y que incluye: (a) los resultados esperados, (b) quin (es) har posible su realizacin, (c) bajo qu condiciones se verificarn dichos resultados, y (d) qu criterios se usarn para verificar el logro de los resultados. Objetivo de misin. Enunciado intencional global de lo que una organizacin o institucin se compromete a ofrecer a sus destinatarios. Paradigma. Los lmites de un sistema y el conjunto de reglas de funcionamiento que se utilizan para operar en el mismo. Procesos. Son los mtodos, actividades y programas; es decir los cmo se usarn los insumos para producir los resultados. Productos. Los resultados producidos por la organizacin en funcin de la utilizacin de los insumos y los procesos para generarlos. Programa. Es un enunciado de las actividades o pasos necesarios para la realizacin de un(os) objetivo(s) de un plan. Generalmente, los programas se orientan por un objetivo estratgico y pueden implicar la reestructuracin de la organizacin o institucin.

Autoevaluaciones:
1. De las definiciones de monitoreo, encontrada en la lectura de la semana, cules cree usted que son las ms importantes y por qu? En donde el monitoreo debe ser visto como un proceso integral de la ejecucin del proyecto, que se lleva a cabo de forma paralela a las actividades, las cuales son revisadas y actualizadas constante y sistemticamente durante toda la vida del proyecto. 2. Qu recomendaciones hara usted a otra estudiante, para disear un proceso de monitoreo? Primero hacer una buena planificacin de los procesos del monitoreo y desde luego conocer los objetivos. 3. Considera usted que a veces se fracasa en el monitoreo, por no seguir ciertos criterios como los enumerados en la lectura? Es correcto porque muchas veces solo nos dejamos llevar por nuestro instinto o porque conocemos algo del proyecto y nunca nos enfocamos a conocer a fondo sus objetivos. 4. En una escala de 1 a 5, en dnde 1 es no estoy listo o lista para usar estas ideas y 5 es estoy listo o lista para usar estas ideas, cun preparado est usted, para utilizar en un proceso de monitoreo, las presentadas en la lectura? Aun necesito esclarecer algunos punto por lo tanto a un no estoy al cien por ciento preparado 5. Cmo se considera usted para iniciar el diseo de un proceso de monitoreo, considerando lo anterior en una escala de 1 a 5, dnde 1 es No estoy preparado y 5 es Si estoy preparado? Idem punto 4. 6. Qu esperaba encontrar en la lectura acerca de la evaluacin? Pues considero que es un proceso que nos muestra como encontramos un proyecto y sobre todo despus de haber realizado la evaluacin tomar acciones concretas para corregirlos. 7. Qu ideas tena usted acerca de la evaluacin? Que es una herramienta que nos muestra como se encuentra el desarrollo de los proyectos tanto econmicos como fsicos y de esa forma poder hacer correcciones. 8. Despus de realizar la lectura, que aspectos nuevos ha aprendido acerca de la evaluacin? Que cuenta con varias herramientas para poder realizarla 9. Para usted, cul de las fases o etapas de una evaluacin, es la ms importante y por qu? Que tenga sobre todo sostenibilidad porque la base de los proyectos es que no sea asistencialista ni paternalista 10. A qu le motiva la lectura anterior? A conocer ms a fondo estos conceptos porque nos muestra herramientas interesantes para que los proyectos tenga xito